Ljungbyveien 17 - Godkjenning av forprosjekt Saksbehandler: Arne Egge Saksnr.: 16/00208-3 Behandlingsrekkefølge Møtedato: Plan- og byggekomiteen Formannskap 24.08.2016 Kommunestyret Rådmannens innstilling: 1. Forprosjektet for Ljungbyveien 17 godkjennes. Med bakgrunn i vedtatt forprosjekt, innstilles det på utarbeidelse av et konkurransegrunnlag for tre boligenheter. 2. Mulig fremdrift i prosjektet tilsier en åpning av tilbygget til Ljungbyveien 17 i desember 2017. 3. Prosjektet gjennomføres som en totalentreprise. 4. Forprosjektets estimerte prosjektkostnad er på kr. 14.987.000,- mill. eks. mva. (P 85). Det er høyere enn nåværende budsjett og nødvendig budsjettregulering innarbeides i HP 2017-2020. Prosjektkostnaden omfatter 3 stk. omsorgsleiligheter i tillegg til nødvendig oppgradering og utvidelse av administrasjonsarealene, samt nødvendige tilpasninger ifb. med parkering og utvendige boder. 5. Videre oppfølging av punkt 1-3 foretas av plan- og byggekomiteen. Ås, 08.08.2016 Trine Christensen Rådmann Nils Erik Pedersen Teknisk sjef Tidligere politisk behandling: - K-94/14, Handlingsprogrammet for 2015-2018 - PBK 15/03053-5, Godkjennelse av mulighetsstudiet Vedlegg: Vedlegg 1 - Tegninger og skisser Ljungbyveien 17 Ikrafttredelse av vedtaket: Omgående 16/00208-3 Side 1 av 6
SAKSUTREDNING: Sammendrag: Ljungbyveien 17 er et bolig- og avlastningshjem som tar imot beboere for helgeavlastning, samt beboere som bor der fast med bistand fra de ansatte i Ljungbyveien. I dag har Ljungbyveien 7 faste beboere, kapasitet til 7 helgebeboere og 12 ansatte. Ås kommunestyre har vedtatt at Ljungbyveien bolig og avlastning skal utvides med 2 eller 3 boliger. I byggeperioden skal Ljungbyveien fungere med dagens kapasitet. Med bakgrunn i godkjent mulighetsstudie, er det nå utarbeidet et forprosjekt for 3 boenheter. Utarbeidet kostnadsestimat er høyere enn bevilget ramme. Anbefalt løsning krever derved en budsjettregulering. Punkt 1-3 i innstillingen ligger innenfor plan- og byggekomiteens mandat, mens en gjennomføring av disse forutsetter at kommunestyret bevilger nødvendige økonomiske rammer gjennom punkt 4. Bakgrunn for saken: Eksisterende bygning består av 2 byggetrinn der 1. byggetrinn ble gjennomført i 1981 og 2. byggetrinn ble gjennomført i 2012. Eksisterende bygg har et fotavtrykk på tomten som utgjør 638 m 2. Tomten, gnr/ bnr - 73/276, er på 3 469 m 2. Vedtatt mulighetsstudie inneholder tre boenheter. Denne utvidelsen ligger inne i grøntområdet/hagen på eiendommen. Løsningen nødvendiggjør noe ombygging av eksisterende administrasjonsarealer, for å få tilfredsstillende arbeidsforhold for de ansatte. Tilbygget vil øke kapasiteten med 3 faste brukere og 4 ansatte. Ny kapasitet medfører 10 faste brukere, med 16 ansatte. Etter vedtak i saken fra Plan- og byggekomiteen den 08.10.2015, ble det igangsatt en tilbudskonkurranse på Doffin for innhenting av en komplett prosjekteringsgruppe, som skulle utarbeide et forprosjekt. Det kom inn 2 tilbud. Kontrahert gruppe består av Heggelund og Koxvold arkitekter AS, Union Consult AS (alle tekniske fagområder) og Bar Bakke AS (landskapsarkitekt). Prosjekteringsgruppen hadde som oppgave å utarbeide forprosjektet, samt å utarbeide et komplett tilbudsgrunnlag for totalentreprise. Ved tilbygg av nye omsorgsleiligheter vil behovet for parkering øke. Antall parkeringsplasser er økt til 14 stk., dette innebærer flytting av en utvendig bod. Eksisterende arkitektonisk uttrykk er ivaretatt videre i forprosjektet. Utomhus-arealet er noe omarbeidet for å ivareta kravene i Ås kommune sin blågrønne faktor, med bl.a. fordrøyning av alt overvann på egen tomt. Dagslys er godt ivaretatt ved at oppholdsrom i størst mulig grad ligger mot utvendig fasade. Krav i TEK10 og retningslinjer fra Husbanken HB 8.B.18 02.2015 inkl. NS 11001 er ivaretatt i forprosjektet. 16/00208-3 Side 2 av 6
Forprosjektet presenterer 3 nye omsorgsboliger, i tillegg til økte kontorarealer, møterom, garderober, lager, vaskerom m.m. Det bedrer i vesentlig grad de ansattes fysiske arbeidsmiljø. Det er nødvendig å etablere nye tekniske anlegg for tilbygget, med nytt strøminntak til ny hovedtavle, samt utvidet sprinkleranlegg til den nye delen av bygget. Videre må taket på mellombygget løftes fra tidligere 16 grader, til kravet om takvinkel innenfor 22-45 grader. Utomhusarbeider omfatter ny parkeringsløsning, private hager på terreng for de tre leilighetene, beplantning ved adkomstene og 3 nye sportsboder/uteboder. Med utgangspunkt i forprosjektet, tilrettelegges det for en konkurranse for å innhente tilbud på en totalentreprise. Arealer: Arealoppsettet fra mulighetsstudiet viser 331,6 m² brutto, mens et gjennomarbeidet forprosjekt har et bruttoareal på 365 m². Det tilsier en økning på 33,4 m². I samtale med Husbanken har kravet til carport og sportsbod endret seg fra å være separat for hver enhet til å kunne være felles. Dette vil gi større fleksibilitet i forhold til størrelse og form på utstyret til brukerne. Fremdrift / tentativ tidsplan: (forutsatt nødvendig budsjettregulering) Ferdig mulighetsstudie 18.09.2015 Politisk behandling 08.10.2015 Anskaffelse av prosjekteringsgruppe Oktober 2015 Ferdig forprosjekt 27.06.2016 Politisk behandling 17.08.2016 Oppstart anbudsbeskrivelse 18.08.2016 Innsendelse av rammesøknad 01.09.2016 Ferdig anbudsbeskrivelse 16.09.2016 Rammetillatelse 01.12.2016 Tilbudsfrist totalentreprise 20.12.2016 Ferdig kontrahering entreprenør 10.02.2017 16/00208-3 Side 3 av 6
Politisk behandling Februar 2017 Byggestart Mars 2017 Ferdigstillelse Desember 2017 Medbestemmelse: Brukergruppen fra Ljungbyveien bo og omsorg har vært med i utviklingen av forprosjektet, og de har deltatt på brukermøter, sammen med rådgivere i prosjekteringsgruppen. Byggefase og drift av Ljungbyveien bolig og avlastning: Nytt tilbygg foreslås tilkoblet fløy for helgebrukere. På dagtid praktiserer personalet aktivisering av de faste brukerne utenfor Ljungbyveien. Det vil si at byggingen vil kunne foregå uten at brukere blir forstyrret. Endringer på eksisterende bygg vil foregå i personalfløyen og noe i sørfløyen som bl.a. benyttes i helgene. Siden Ljungbyveien har kontinuerlig drift må det utvises forståelse fra både totalentreprenør og personale for å kunne gjennomføre byggeperioden på en hensiktsmessig og fornuftig måte. Støy: Byggeprosjektet skal følge retningslinjer for behandling av støy. Sikkerhet: Byggeprosjektet skal gjennomføres på en slik måte at den ikke utsetter beboere, personale eller andre berørte for fare i hele byggeperioden. Forprosjektgruppen har utarbeidet SHA-plan for prosjektet. Prosjekteringsforutsetninger: Til grunn for prosjekteringen av Ljungbyveien ligger Byggeteknisk forskrift (TEK10), Husbankens retningslinjer for tilskudd og Arbeidsmiljøloven. Regulering: Prosjektet planlegges gjennomført uten å forstyrre gjeldende bestemmelser i plan nr. R 56, datert 11.04.1983 med mindre vesentlig endring 10.07.09. LCC Life Cycle Costs: LCC-beregning er gjennomført for prosjektet. Miljømessige konsekvenser: Retningslinjer fra Ås kommune sin plan for blågrønn faktor er fulgt i forprosjektet. Vurdering: Kommunen har pr. dags dato 12 personer med funksjonshemninger på venteliste. De har søkt om bolig med bemanning. Kommunen har, etter lovverket, ansvaret for disse personene fra de fyller 18 år. Om foreldre/omsorgspersonene ikke kan eller ønsker å ivareta dette bo- og omsorgsansvaret etter at de er 18 år, må kommunen umiddelbart legge til rette for et bo og bemanningstilbud. 16/00208-3 Side 4 av 6
Ved en utvidelse i Ljungbyveien utnyttes kommunenes egen tomt og eksisterende personale på en rasjonell og økonomisk gunstig måte. Med utgangspunkt i forprosjektet tilrettelegges det for en konkurranse for å innhente tilbud fra totalentreprenører. Evalueringsrapporten med innstilling på valg av totalentreprenør fremlegges Plan- og byggekomiteen for beslutning. Utarbeidet kostnadsoverslag i forprosjektet er over bevilget økonomisk ramme. Dette medfører behov for budsjettregulering. Økonomiske konsekvenser: I 2015 ble det vedtatt et budsjett på kr 5,6 mill. ekskl. mva. for utvidelse av Ljungbyveien bolig og avlastning. Videre ble det overført 1,6 mill. ekskl. mva. fra budsjett for 2014. Totalt kr 7,2 mill. ekskl. mva. Kostnadsoverslaget utarbeidet av A2 arkitekter AS for mulighetsstudiet viste P85 på kr 11.200.000,- ekskl. mva. Etter ferdigstillelse av forprosjektet viser det seg at kalkylen for entreprisekostnad har vært for lav. Kostnadsøkningen skyldes bl.a. takløft på mellombygget, etablering av nye tekniske anlegg for tilbygget, nytt strøminntak til ny hovedtavle, og utvidelse av sprinkleranlegg for ny del. Utomhus med ny parkeringsløsning, hager på terreng, oppfyllelse av blågrønn faktor etc. Bruttoarealet har også økt med ca. 10 %. Kostnadsoverslaget fra prosjekteringsgruppen som har utarbeidet forprosjektet viser en kostnadskalkyle på kr. 10.436.713,- ekskl. mva. for postene 1-7, sum entreprisekostnader. Posten for generelle kostnader var også kalkulert for lavt, da den antatt var basert på erfaringstall fra Norsk Prisbok fra A2 arkitekter as sin side. Denne posten er blitt betydelig økt i forprosjektet. I denne type prosjekter hvor arealet som ønskes utbygget fra kommunes side er lite, vil de generelle kostnader som omfatter utvikling av mulighetsstudie, forprosjekt, tilbudsgrunnlag for offentlig anskaffelser osv., bli relativt høye sett i forhold til selve entreprisekostnaden. For dette prosjektet er retningslinjene for gjennomføring av byggeprosjekter for Ås kommune fulgt. Det må videre bemerkes at dette er spesialboliger for klienter med stor grad av funksjonshemming, slik at pris pr. boenhet vanskelig kan sammenlignes med ordinære boliger. Arbeidsforholdene for ansatte har ikke vært tilfredsstillende, og bedring i det fysiske arbeidsmiljøet er det tatt høyde for i forprosjektet. De ansatte har vært med i utviklingsprosessen. En økonomisk oppstilling ut ifra bygningsdelstabellen og med totalramme P85, blir som følgende: Entreprisekostnad: kr. 10.437.000,- (kalkyle fra prosjekteringsgruppen) Generelle kostnader: kr. 3.100.000,- Prosjektkostnad: kr. 13.537.000,- 16/00208-3 Side 5 av 6
Avsatt forventet tilleggskostnad kr. 800.000,- P50 kr. 14.337.000,- Avsatt usikkerhetsmargin kr. 650.000,- P85 kr. 14.987.000,- Usikkerhet knyttet til tallene på forprosjektnivå, +/-10 15 % - P85. Husbanken gir normalt tilskudd på 45 % av anleggskost pr. omsorgsbolig, med maksimalbeløp oppad til kr. 1 337 400,-. Det tas forbehold om endelig godkjenning, som må foreligge før en evt. signering av kontrakt med totalentreprenør. Bygging av 3 leiligheter, samt tilrettelegging av administrasjonslokalene slik at de oppfyller kravet til arbeidsmiljøloven, vil medføre en estimert nettokostnad for Ås kommune på kr. 10.974.800,- ekskl. mva. når en tar høyde for evt. tilskudd. Konklusjon: Det foreligger et gjennomarbeidet forprosjekt med et kostnadsoverslag som indikerer at det er mulig å bygge et tilbygg med 3 omsorgsleiligheter, inkludert forbedring av dagens administrasjonslokaler, til en fornuftig kvadratmeterpris. Det er et stort behov for etablering av denne type omsorgsboliger med bemanning, og en utvidelse i Ljungbyveien er en praktisk og økonomisk fornuftig løsning. Forprosjektet anbefales videreført, og det tilrettelegges for innhenting av en totalentreprise. Det anbefales en hurtig avgjørelse, da det forutsettes at det fortsatt er mulig å oppnå gode tilbud i entreprenørmarkedet. 16/00208-3 Side 6 av 6