HMS-PLAN FOR OSEN KOMMUNE Gjelder for perioden 01.01. 2015 31. 12. 2019
INNHOLDSFORTEGNELSE 1. POLITISK ORGANISERING... 3 2. ADMINISTRATIV ORGANISERING... 3 3. INTERNKONTROLL... 3 4. HMS-MÅL... 4 5. RISIKOVURDERING... 4 6. AVVIKSMELDING / BEHANDLING... 4 7. RUTINER... 5 8. LOVER OG FORSKRIFTER... 5 9. REGLEMENTER, RETNINGSLINJER, AVTALER... 5 10. HMS-ORGANISERING... 5 11. ROLLER OG ANSVAR... 6 11.1. Rådmannen... 6 11.2. Arbeidsmiljøutvalget... 6 11.3. HMS-ansvarlig... 6 11.4. Hovedverneombud... 6 11.5. Enhetsledere... 7 11.6. Brannvernledere... 7 11.7. Verneombud... 7 11.8. Ansatte... 8 12. VERNEOMRÅDER... 9 13. TIDSFORBRUK... 9 14. IA-BEDRIFT... 9 15. OPPLÆRING... 10
1. POLITISK ORGANISERING Utdanning, kultur og omsorg Kommunestyret Utvikling og Miljlø Formannskapet 2. ADMINISTRATIV ORGANISERING Rådmannen m/stab Sektorleder Utvikling og miljø m/stab Sektorleder Oppvekst og kultur m/stab Sektorleder Helse m/stab Strand skole Seter skole og barnehage Strand barnehage Ørin barnehage Pleie og omsorg 3. INTERNKONTROLL Plikten til å innføre og utøve internkontroll er nedfelt i Forskrift om systematisk helse -, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter, også kalt internkontrollforskriften. Internkontroll innebærer at virksomheten skal: sørge for at de lover og forskrifter i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som gjelder for virksomheten er tilgjengelig, og ha oversikt over de krav som er av særlig viktighet for virksomheten sørge for at arbeidstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er fordelt legge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt eide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene Dokumenteres Dokumenteres Dokumenteres Dokumenteres iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen foreta systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt Dokumenteres
4. HMS-MÅL Gjennom rutinemessige handlinger skal denne overordnede HMS-plan for Osen kommune sees i sammenheng med det øvrige planarbeidet i kommunen. HMS-planen skal rulles hvert 4. år og følger den politiske valgperioden i kommunen. Hovedmål Alle ansatte i Osen kommune skal ha en trygg og god arbeidsplass som fremmer god helse, arbeidsglede og trivsel. Delmål Osen kommune skal kjennetegnes ved: - Arbeidsglede, raushet og trivsel på arbeidsplassen - Trygg arbeidsutøvelse som hindrer helseskader og arbeidsulykker - Nulltoleranse for mobbing, trusler og vold - Trygge tilsettingsforhold og meningsfullhet i arbeidssituasjon - Å være en arbeidsplass som fremmer fysisk aktivitet - Ved at langtidssykefraværet ikke overstiger 6% - En nærværsprosent på minimum 95% Delmålene skal gjenspeiles i tiltak i de ulike sektor/enhetene, som oppsummeres i årsmeldinga 5. RISIKOVURDERING Alle enheter i vår kommune skal årlig gjennomføre risikovurderinger innen HMS ved bruk av risikomodulen i Kvalitetssystemet. Enhetsleder har ansvar for at det blir gjennomført. Vår kommune må kunne sies å drive en svært mangeartet virksomhet. En systematisk analyse av farene er derfor helt nødvendig om man skal ha kontroll på de farene som lurer. Hvilke farer er altså viktig å få kartlagt, men også konsekvensen er av de ulike farene. En systematisk oversikt over sannsynlighet og konsekvens for den enkelte fare, vil gi et bilde av hvor det er viktig å sette inn tiltak for å unngå den uønskede situasjonen. Resultatvurderingen skal gi svar på; o Hva kan gå galt? o Hvor stor er sannsynligheten for at det kan gå galt? o Hva er konsekvensen hvis det går galt? Hva skal vi gjøre for å minimere og redusere risiko for sannsynlighet og konsekvens. 6. AVVIKSMELDING / BEHANDLING Når det er behov for å melde avvik skal avviket meldes i avviksmodulen i Kvalitetssystemet. Alle ansatte har plikt til å rapportere avvik som oppdages å ha betydning for helse, miljø og sikkerhet i kommunen. Forbedring av prosesser, rutiner, metoder, utstyr m.m. på bakgrunn av registrerte avvik er en av de viktigste og enkleste metodene til kvalitetsforbedring. Avvikssystemet skal behandle reelle avvik. Bagateller eller trivialiteter håndteres straks og uten formalitet. Enhetsleder har ansvar for at avvik som avdekkes ved enheten behandles, at det planlegges og gjennomføres korrigerende tiltak, samt å vurdere om tiltakene virker etter sin hensikt før avviket lukkes. Kommunen skal ha definert gjennom veiledningsdokumentasjon hva som er avvik. Alle ansatte skal gis opplæring i hvordan melde avvik.
7. RUTINER Alle rutiner skal produseres i kommunens MAL for rutiner og ligge lett tilgjengelige i Kvalitetssystemet, enten som fellesrutiner eller særskilte rutiner for sektor eller enhet. HMS-ansvarlig er ansvarlig for hvilke fellesrutiner som skal forefinnes. Sektorledere/enhetsledere har ansvar for rutiner innenfor sin sektor/enhet. 8. LOVER OG FORSKRIFTER Av sentrale lover og forskrifter vil vi henlede oppmerksomheten bla. på følgende; Arbeidsmiljøloven Internkontrollforskriften Arbeidsplassforskriften 9. REGLEMENTER, RETNINGSLINJER, AVTALER Osen kommune innehar i perioden følgende reglementer Akan-reglement Delegasjonsreglement Etiske retningslinjer IA-avtale Lokale arbeidsavtaler Personalreglement 10.HMS-ORGANISERING
11.ROLLER OG ANSVAR 11.1. Rådmannen Rådmannen har det overordnede ansvar for at det finnes et internkontrollsystem for HMS 11.2. Arbeidsmiljøutvalget Arbeidsmiljøutvalget består av 6 medlemmer, hvorav tre fra arbeidsgiversiden og tre fra arbeidstakersiden. Hvert medlem har personlig varamedlem. Gruppa har i tillegg egen sekretær. Arbeidsmiljøutvalget skal virke for gjennomføring av et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i virksomheten. Utvalget skal delta i planleggingen av verne- og miljøarbeidet, og nøye følge utviklingen i spørsmål som angår arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd. Arbeidsmiljøutvalget skal behandle; o spørsmål som angår bedriftshelsetjeneste og den interne vernetjeneste, o spørsmål om opplæring, instruksjon og opplysningsvirksomhet i virksomheten, som har betydning for arbeidsmiljøet o Planer som krever Arbeidstilsynets samtykke i hht. 18-9 o Andre planer som kan få vesentlig betydning for arbeidsmiljøet, så som planer om byggearbeider, innkjøp av maskiner, rasjonalisering, arbeidsprosesser og forebyggende vernetiltak. o Etablering og vedlikehold av kommunens systematiske helse-, miljø og sikkerhetsarbeid, Jfr. 3-1 o Helse og velferdsmessige spørsmål knyttet til arbeidsordninger o Utvalget kan også behandle spørsmål om arbeidstakere med redusert arbeidsevne. Utvalget skal hvert år avgi rapport om sin virksomhet til kommunens ledelse og arbeidstakerorganisasjonene. 11.3. HMS-ansvarlig Det er arbeidsgiveren som har ansvar for at arbeidsmiljøet er forsvarlig på alle måter og samsvarer med regelverket som er gitt i arbeidsmiljøloven, med tilhørende forskrifter. Det at det finnes andre roller med oppgaver innenfor arbeidet med helse, miljø og sikkerhet (HMS) endrer ikke dette. Ulike oppgaver tilknyttet HMS-arbeidet kan delegeres til andre, men arbeidsmiljøet forblir arbeidsgiverens ansvar. 11.4. Hovedverneombud Verneombudene velges for 4 år. Valgperioden er sammenfallende med den politiske valgperioden i kommunen. o Hovedverneombudets sentrale oppgave er å samordne verneombudenes arbeid. Hvis det er tvil om hvilket verneombud en sak hører inn under, kan hovedverneombudet avgjøre dette. o Ut over dette har ikke hovedverneombudet noen alminnelig myndighet til å styre eller bestemme over det enkelte verneombudets virksomhet. Hovedverneombudet skal med andre ord ikke utøve verneombudets funksjon når verneombudet fungerer tilfredsstillende på sitt område. o Hovedverneombudet skal sitte i arbeidsmiljøutvalget som en av de ansattes representanter. Hovedverneombudet kan velges blant ett av verneombudene
eller en annen person som har eller har hatt tillitsverv i virksomheten. Valget skjer ved at verneombudene velger hovedverneombud. 11.5. Enhetsledere Det praktiske ansvaret for HMS er tillagt den enkelte enhetsleder som skal: sørge for at lokaler og arbeidsplasser er i tråd med de kravene regelverket setter. sørge for løpende kartlegging av arbeidsmiljøet i henhold til risikoforhold, helsefare og velferd, og iverksette nødvendige tiltak. sørge for løpende kontroll av arbeidsmiljøet og arbeidstakernes helse, når det kan være fare for å utvikle helseskader på lang sikt. organisere og tilrettelegge arbeidet i forhold til de ulike arbeidstakernes alder, kyndighet og arbeidsevne. skaffe sakkyndig bistand til å foreta kontroller, målinger og så videre når det er nødvendig. sørge for at lovens bestemmelser om vernetjeneste gjennomføres. sørge for at arbeidstakerne får den opplæringen og instruksjonen som er nødvendig i arbeidet. Sørge for å utarbeide et årshjul for oppfølging av HMS. Denne sendes AMU til orientering. 11.6. Brannvernledere For ethvert særskilt brannobjekt skal det være en brannvernleder som skal ivareta brannvernet, og som tilsynsmyndigheten kan forholde seg til. Brannvernleder skal delta under varslet tilsyn og ha tilstrekkelig kunnskap om brannvernlovgivningen og om de branntekniske og organisatoriske forhold i objektet, samt brannvesenets innsatsmuligheter. 11.7. Verneombud Verneombudene velges for 4 år. Valgperioden er sammenfallende med den politiske valgperioden i kommunen. Verneombudet skal ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Verneombudet skal se til at virksomheten er innrettet og vedlikeholdt, og at arbeidet blir utført på en slik måte at hensynet til arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd er ivaretatt i samsvar med bestemmelsene i denne lov. o Verneombudet skal særlig påse: o at maskiner, tekniske innretninger, kjemiske stoffer og arbeidsprosesser ikke utsetter arbeidstakerne for fare, o at verneinnretninger og personlig verneutstyr er til stede i passende antall, at det er lett tilgjengelig og i forsvarlig stand o at arbeidstakerne får den nødvendige instruksjon, øvelse og opplæring, o at arbeidet ellers er tilrettelagt slik at arbeidstakerne kan utføre arbeidet på helse- og sikkerhetsmessig forsvarlig måte o at meldinger om arbeidsulykker mv. i henhold til 5-2 blir sendt o Blir et verneombud kjent med forhold som kan medføre ulykkes- og helsefare, skal verneombudet straks varsle arbeidstakerne på stedet, og arbeidsgiveren eller dennes representant skal gjøres oppmerksom på forholdet dersom verneombudet selv ikke kan avverge faren. Arbeidsgiveren skal gi verneombudet svar på henvendelsen. Er det ikke innen rimelig tid tatt
hensyn til meldingen, skal verneombudet underrette Arbeidstilsynet eller arbeidsmiljøutvalget. Verneombudet skal tas med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet innenfor ombudets verneområde, herunder etablering, utøvelse og vedlikehold av virksomhetens systematiske helse-, miljøog sikkerhetsarbeid, jf. 3-1 11.8. Ansatte Arbeidstaker skal medvirke ved utforming, gjennomføring og oppfølging av virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Arbeidstaker skal delta i det organiserte verne- og miljøarbeidet i virksomheten og skal aktivt medvirke ved gjennomføring av de tiltak som blir satt i verk for å skape et godt og sikkert arbeidsmiljø. Arbeidstaker skal: o bruke påbudt verneutstyr, vise aktsomhet og ellers medvirke til å hindre ulykker og helseskader, o straks underrette arbeidsgiver og verneombudet og i nødvendig utstrekning andre arbeidstakere når arbeidstakeren blir oppmerksom på feil eller mangler som kan medføre fare for liv eller helse, og vedkommende ikke selv kan rette på forholdet, o avbryte arbeidet dersom arbeidstaker mener at det ikke kan fortsette uten å medføre fare for liv eller helse, o sørge for at arbeidsgiver eller verneombudet blir underrettet så snart arbeidstaker blir kjent med at det forekommer trakassering eller diskriminering på arbeidsplassen, o melde fra til arbeidsgiver dersom arbeidstaker blir skadet i arbeidet eller pådrar seg sykdom som arbeidstaker mener har sin grunn i arbeidet eller forholdene på arbeidsstedet, o medvirke ved utarbeiding og gjennomføring av oppfølgingsplaner ved helt eller delvis fravær fra arbeidet på grunn av ulykke, sykdom, slitasje eller lignende, o delta i dialogmøte etter innkalling fra arbeidsgiver, o rette se getter påbud fra Arbeidstilsynet. o Arbeidstaker som har til oppgave å lede eller kontrollere andre arbeidstakere, skal påse at hensynet til sikkerhet og helse blir ivaretatt under planleggingen og utførelsen av de arbeidsoppgaver som hører undere eget ansvarsområde.
12.VERNEOMRÅDER Verneområde Beskrivelse Arbeidsgivers repr. Verneombud Rådhuset Ansatte ved rådhuset, bygninger og uteområde Roar Leirset Kirsti Jakobsen Ørin barnehage Ansatte ved barnehagen, bygninger og uteområder Ann B. Hestmo Irene Moe Strand barnehage Ansatte ved skolen og SFO, bygninger og uteområder Helga Momyr Irene Moe Pleie og omsorg Ansatte ved sykehjem, hjemmetjenesten,aktivitet, kjøkken, Tove Haugen Solbjørg Svee Strand skole Ansatte ved skolen, bygninger og uteområde Liv Holand Bjørnar Mogren Seter skole og barnehage Ansatte ved oppvekstsenteret, bygninger og uteområder Lovise Angen Bjørnar Mogren Vaktmestertjenesten/ Renholdere Alle kommunale lokasjoner Hanne Skjæggestad Kirsti Jakobsen 13.TIDSFORBRUK Det er slått fast i loven at verneombudet har rett til å få tid til å utføre sine oppgaver på en forsvarlig måte. I denne forbindelse er det viktig at verneombudet dokumenterer hva som er nødvendig tid og således får aksept både fra ledelse og kolleger for dette tidsforbruket. For verneombudene ved Osen kommune betyr det bl.a. : Opplæring Deltakelse i årlig internkontroll Kvalitetsfremmende tiltak Øvrige oppgaver beskrevet i instruks. 14.IA-BEDRIFT (IA er forkortelsen for «inkluderende arbeidsliv», som har sin opprinnelse fra Intensjonsavtalen om et mer inkluderende arbeidsliv mellom arbeidstakerorganisasjonene, NAV og arbeidsgiver.) Osen kommunen er en IA-bedrift. Det utarbeides delmål og årlige tiltaksplaner som skal kunne brukes som innspill til neste års budsjettarbeid, jfr. delmålene for HMS.
15.OPPLÆRING Gjennom en planlagt og styrt prosess skal Osen kommunes ansatte få nødvendig opplæring for å utføre sine arbeidsoppgaver. Rådmannen har det overordnede ansvar for at det blir foretatt opplæringsplanlegging i h.t. Hovedavtalens bestemmelser. Ledere har ansvar for å drive opplæringsplanlegging, gjennomføre vedtatte opplæringstiltak i opplæringsplan og enkelte opplæringstiltak nevnt under rutiner. Verneombud skal være bindeleddet mellom ansatte og leder i opplæringsmessige spørsmål i HMS-sammenheng. Personalmedarbeider har ansvar for gjennomføring av tverrsektorielle opplæringstiltak. Denne planen er presentert i kommunestyret 17. des. 2014