HiOA Fornyelsen av studieadministrasjonen Nåsituasjonsanalyse - Internasjonalisering Arbeidsdokument Arbeidsdokument 8.

www.pwc.no HiOA Fornyelsen av studieadministrasjonen Nåsituasjonsanalyse - Internasjonalisering Arbeidsdokument 8. November Arbeidsdokument

Nåsituasjonsanalyse Internasjonalisering 1. Bakgrunn 2. Tjenestetilbudet 3. Hvordan opplever studentene tilbudet? 4. Digitalisering 5. Oppsummering/forbedringer 2

Hvorfor fornyelse av studieadministrasjonen? Studieadministrasjonen har ansvaret for å forvalte studieadministrative tjenester til høyskolens studenter. Tjenestetilbudet er omfattende, og det er totalt 205 ansatte som bidrar til dagens løsning (samlet på fire fakultet og fellesadministrasjon). Utvikling av studieadministrative tjenester står sentralt som følge av ambisjonen om å oppnå status som universitet. - Skal HiOA utvikle dette tjenestetilbudet, må HiOA være tydelig på hvilke tjenester de ønsker å tilby studentene, med hvilken kvalitet, samt sikre en hensiktsmessig organisering og "leveranse" av dagens tjenestetilbud. Prosjektet har som formål å kartlegge kvalitet i dagens tjenestetilbud (brukernes behov) og å vurdere dette opp mot identifisert "beste praksis". Det vil videre identifiseres og prioriteres tiltak der HiOA ligger etter beste praksis / ønsket nivå. Forslag til forbedringstiltak og eventuelt ny organisering av enkelt tjenester vil leveres til OU-programmet for implementering. 3

Målsettinger for fornyelsen Informasjon og tilgjengelighet: Studentene skal ha tilgang til tjenestene «døgnet rundt», og informasjonen tilpasses studentene og tilsatte i større grad. Fleksibilitet: Studentene og ansatte skal i større grad kunne gjøre valg via selvbetjening. Effektivitet: Studieadministrasjonen skal drives mer effektivt med høy grad av automatisering, nye arbeidsformer og annen arbeidsdeling. Sikkerhet og kvalitet: Pålitelighet, korrekt og lik behandling er grunnleggende, også i den fremtidige studentforvaltningen. Økt kunnskap om studenter og studier: Økt kunnskap som grunnlag for beslutninger. 4

Organisering av Seksjon for IN og IN på fakultetene Sør-Afrika Nord-Amerika/Asia Latin-Amerika Australia Informasjonsarbeid Institusjonskoordinator for ulike programmer (eks. Erasmus, Nordhed, NordPlus etc) Systemer (FS, Questback, OTRS mm) Mottak av innreisende studenter Seksjon for internasjonalisering (IN) De tilsatte er organisert etter verdensdeler og støttefunksjoner på tvers. Enkelte i Seksjon for IN innehar begge roller. Antall TA-tilsatte: 9 TKD HF SAM Fakultet Institutt Institutt Institutt Institutt Institutt Institutt Institutt Institutt Institutt Institutt Institutt Institutt Institutt Institutt Institutt Institutt Fakultetene De administrative koordinatorene er hovedsakelig organisert etter institutt/utdanninger de har, med unntak av LUI, ansvar for administrativt arbeid på de tildelte instituttene fra A til Å. Antall TA-tilsatte: 16 (antall årsverk: 11) 6

Oversikt over tjenestetilbudet/oppgavene Mobilitet Overordnede tjenester Studentmobilitet Tilsattemobilitet Seksjon for IN Fakultetsnivå Ut X X Inn X X Ut Inn X X Informasjon, dialog og koordinering X X X Kommentar Fordelt veiledningsansvar og bistand vedr. søknadsprosessen avhengig av hvor avtalen med institusjonen er inngått. Se Forvaltning av avtaler. Fordelt mellom praktisk og faglig bistand ved hhv. IN og fakultetene UF- og TA-tilsatte søker IN om å få dra på stipend eller administrerer utreise på egen hånd IN kan være kontaktpunkt utad og bistå praktisk, mens fakultetene må tilrettelegge praktisk og faglig. Informasjonsarbeid knyttet til mobilitet på institusjonsog fakultetsnivå til studenter og tilsatte. Strategi og partnerskap Forvaltning av avtaler Koordinering av nasjonale og internasjonale program og satsninger Internasjonalisering hjemme Øvrig støtte til internasjonalisering Antall administrativt tilsatte internasjonalisering Institusjonsavtaler X Større avtaler utenfor EU, samt to avtaler i EU. Fakultetsavtaler Strategisk X X Avtaler i EU, samt avtaler inngått på fakultetsnivået utenfor EU. Kontaktperson for ekstern part og administrator på overordnet nivå Praktisk X Praktisk tilrettelegger og oppfølging av avtalene X X X Utvikling av engelskspråklige emner, grafer, fellesgrader mm. Eks. representasjon, administrativ støtte i prosjekter mm. Begrenset omfang, 9 16 Tilsammen ca. 20 årsverk 7

Studentmobilitet utgående søknadsprosess Informasjon, veiledning og bistand i søknadsprosessen gjøres av både seksjon for IN og på alle fakultet. Seksjon for IN hjelper de studentene som søker på institusjonsavtaler, mens fakultetene har ansvaret for alle avtaler i EU, samt en rekke fakultetsavtaler i resten av verden. GENERELL Fakultet Instans Seksjon for internasjonalisering (IN) Administrativ koordinator fakultet Vitenskapelig koordinator fakultet Steg 1: Informasjon Steg 2: Veiledning før søking Steg 3: Mottak av søknad Steg 4: Distribusjon Steg 5: Vurdering Steg 6: Tilbakemelding Holder generelle orienteringmøter og arrangerer felles arrangementer Holder utdanningsvise informasjonsmøter sammen i de fleste tilfeller. I enkelte tilfeller deltar kun én av dis se Studenter henvender seg her, s pesielt ved s pørs mål om de sentrale institusjonsavtalene Studentene henvender seg her ved spørsmål om utveksling generelt Studentene henvender s eg gjerne hit ang. faglige spørsmål etter henvisning fra adm IN mottar søknader og sorterer etter ins titutt uten å gjøre vurderinger av søkerne IN sender søknadene videre til administrativ koordinator Administrativ koordinator sender i de fleste tilfeller søknadene videre til vitenskapelig koordinator med vedlegg og karakterer for vurdering Vurdering av søkerne skjer normalt i fellesskap mellom administrativ og vitenskapelig koordinator etter gitte kriterier. Disse varierer noe mellom fakultetene. I noen tilfeller vurderer administrativ koordinator alene. Gir tilbakemelding til studentene og til IN. Fullstendig liste over alle søkere som s endes til et flertall i IN. GENERELL Fakultet Instans Seksjon for internasjonalisering (IN) Administrativ koordinator fakultet Vitenskapelig koordinator fakultet Steg 7: Veiledning Steg 8: Avtaler Steg 9: Søknader/stipend Steg 10: Oppfølging i utlandet Steg 11: Evaluering i etterkant Studenter som skal utenfor Europa ved sentrale institsjuonsavtaler innkalles til veiledning gruppevis Studenter som skal innenfor Europa eller der det er fakultetsvise avtaler kalles inn til veiledning. Studenter med faglige spørsmål henvises normalt til vitenskapelig koordinator for veiledning. Tilrettelegger for at samtlige studenter får godkjent learning agreement og utreisekontrakt godkjent på fakultetet. Normalt vil vitenskapelig koordinator godkjenne denne. Opplevd usikkerhet ved faglig innhold i opphold utenfor de fakultetsvise avtalene i Europa og forøvrig. Hjelper studentene med søking ved behov Hjelper studentene med søking ved behov Noe generell oppfølging - studenter utenfor Europa med sentrale institusjonsavtaler Noe generell oppfølging - studenter innenfor Europa eller med fakultetsvise avtaler utenfor Europa Noe faglig oppfølging Evalueringsmøter ved noen fakulteter Ulikheter/ svakheter i prosessen 8

Utfordringer i søknadsprosessen Vi opplever at søknadsprosessen for utreisende studenter stort sett er "manuell" og at prosessen varierer mellom fakultetene og også internt på fakultetene: 1. Veiledning før søking studentene har mange ulike kontaktpunkter og må forholde seg til flere av disse gjennom søknadsprosessen. Ingen av kontaktpunktene sitter med "hele bildet". 2. Vurdering av søkerne involvering av vitenskapelige koordinatorer varierer mellom fakultetene ved vurdering av søknadene eksempelvis at vitenskapelige gjør vurderinger alene, at vitenskapelige fra flere institutter vurderer søknadene i felleskap eller at den administrative koordinatoren tar avgjørelsen alene. 3. Vurdering av søkerne ulik bruk av kriterier for å innvilge utveksling. Noen vurderer strengt etter institusjonskriteriene, noen legger til egne kriterier som egnethet, sykdom etc, mens andre firer noe på karakterkravene og avgjør basert på en helhetsvurdering. 4. Avtaler godkjenning av "learning agreements" gjøres i hovedsak av vitenskapelige koordinatorer eller av lærere/studieveiledere. Godkjenning av fagsammensetning på studier utenfor Europa oppleves ofte som vanskelig og er basert på studiestedets presentasjon av fag på internett, -som ofte kan være svært overordnet og mangelfull. Ut over dette vil fagsammensetningen godkjent i "learning agreements" gjerne endres basert på praktiske forhold ved timeplaner, fagavvikling mm ved de ulike utenlandske studiestedene. 5. Veiledning Studentene som skal benytte fakultetsavtaler får ofte mye og manuell veiledning i søknadsprosessen, ofte fyller administrative koordinatorer og studentene ut søknaden til vertsinstitusjonen sammen. 6. Evalueringssamtaler i etterkant av utenlandsoppholdet skjer bare på enkelte fakultet. En skikkelig evaluering vil kunne bidra til å styrke kvaliteten i studieveiledningen fra både administrative tilsatte (IN og fakultet) og ikke minst faglig veiledning fra vitenskapelige koordinatorer på bakgrunn av kunnskapservervelse fra studentene som har vært ute. 9

Kontaktpunkter for utreisende studenter Det er ingen av kontaktpunktene som sitter med "hele bildet". Seksjon for IN verdensdel 4 Servicetorg Seksjon for IN verdensdel 3 Nettsider S t u d e n t Seksjon for IN verdensdel 2 Lærere / VK Seksjon for IN verdensdel 1 Adm koor. på fakultet Er en student usikker på om han/hun ønsker å reise til Berlin, San Fransisco eller Australia, må hun snakke med minst to på Seksjon for internasjonalisering, administrativ koordinator og lærere for å få oversikt over de ulike alternativene. Det finnes heller ingen samlet database med studentenes erfaringer fra land og avtaleinstitusjonene, der både studenter og koordinatorer kan hente informasjon. 10

I følge DBH, dro til sammen 366 studenter på utenlandsopphold i studieåret 2012/ Tabellen til høyre viser studentmobiliteten ut fra HiOA i studieåret 2012/ basert på tall fra DBH i absolutte utreisetall og prosentandel som veiledes på fakultet eller hos Seksjon for IN avhengig av hva slags avtale vertsinstitusjonen har med HiOA Tallene for DBH gir ikke et korrekt bilde. Det er ikke alltid at studentene blir registret riktig i FS som er grunnlaget for DBH-tallene Hensikten er å se hvor studentene reiser opp i mot HiOAs strategi (IN-utvalget) og se hvor stor andel av de utreisende som må forholde seg til både fakultetsadministrasjonen og Seksjon for IN som veiledere i prosessen TKD skiller seg ut med stor andel på avtaler inngått på institusjonsnivå (70 %) SAM skiller seg ut med stor andel på avtaler inngått på fakultetsnivå (68 %) Totalt sett ser det ut til at cirka halvparten av studentene dro på avtaler inngått av fakultetene 2012 + Høs t + Vår Totalt Fak IN Sum 366 53 % 47 % HF 104 48 % 52 % - AV 10 0 % 100 % - EO 7 57 % 43 % - BF - 0 % 0 % - FYS 6 100 % 0 % - HEL 13 46 % 54 % - RT 7 43 % 57 % - SP 31 77 % 23 % - Us pes 30 23 % 77 % LUI 83 46 % 54 % - BLU 43 56 % 44 % - GLU 21 43 % 57 % - YFL - 0 % 0 % - IST 15 33 % 67 % - Us pes 4 0 % 100 % SAM 136 68 % 32 % - ABI 38 100 % 0 % - JM 40 25 % 75 % - OAV 6 0 % 100 % - SF 42 100 % 0 % - ØA 8 13 % 88 % - Us pes 2 100 % 0 % TKD 43 30 % 70 % - BE 9 11 % 89 % - EST 7 43 % 57 % - IU 1 0 % 100 % - IT 7 29 % 71 % - PD 6 50 % 50 % - Us pes 13 31 % 69 % 11

Det synes som om færre reiser på utveksling.. HiOA har hatt en vekststrategi på internasjonalisering siden fusjonen, men... Utreisende studenter har falt med 17 % fra studieåret 2011/12 til 2012/13 Innreisende studenter har falt med 9 % fra studieåret 2011/12 til 2012/13 Utveksling Studieåret 2012/ Studieåret 2011/2012 Studieåret 2010/2011 Totalt Høst Vår Totalt Høst Vår Totalt Høst Vår Sum 366 188 178 441 269 172 351 201 150 HF 104 42 62 - - 48 - - - LUI 83 18 65 - - 66 - - - SAM 136 102 34 - - 43 - - - TKD 43 26 17 - - 15 - - - Innveksling Studieåret 2012/ Studieåret 2011/2012 Studieåret 2010/2011 Totalt Høst Vår Totalt Høst Vår Totalt Høst Vår Sum 263 153 110 289 164 125 278 156 122 HF 29 16 13 - - 9 - - - LUI 94 58 36 - - 46 - - - SAM 75 45 30 - - 40 - - - TKD 65 34 31 - - 30 - - - 12

Mobilitet for faglige og administrativt tilsatte Seksjon for IN koordinerer stipendprogrammene, som f.eks. Nordplus- og Erasmusprogrammene som gir UF- og administrativt tilsatte mulighet til å reise/studere/jobbe i utlandet. Tilsatte som reiser på stipend søker Seksjon for IN direkte om stipend, se skisse av prosessen under Det er ingen felles koordinert satsning på tilsattmobilitet med FoU-seksjonen og Avdeling for HR Omfanget av tilsattmobilitet er uklart ved HiOA. Kun opphold over 4 uker fremkommer i DBH og siden mange lærere reiser uten at dette registreres eller rapporteres gir DBH-tallene et feilaktig bilde av mobiliteten TILSATTEMOBILITET - ERASMUSPROGRAMMET Fakultet Instans Seksjon for internasjonalisering (IN) Administrativ koordinator fakultet Ledelse med personalansvar på fakultetet Steg 1: Informasjon Steg 2: Mottak av søknad Steg 3: Vurdering Steg 4: Tilbakemelding Informerer hovedsaklig gjennom nettsiden og noe informasjon til administrativ koordinator på fakultet Informerer UF-tilsatte på sitt fakultet om muligheter og frister. Behovet reduseres som følge av bedre og oppdaterte nettsider. IN mottar søknader etter at lærere/tilsatte har søkt gjennom Questback. Én IN-tilsatt vurderer søkna dene opp i mot kriterier som er beskrevet på nettsiden. Kriteriene er utelukkende relatert til undervisning og studentmobilitet - ikke FoU. Sender vurdering til søkers leder. Søkerens nærmeste leder får henvendelse fra IN for å godkjenne at vedkommende søker har anledning til å reise ut. IN gir den tilsatte tilbakemelding på sin søknad. 13

Utfordringer knyttet til tilsattmobilitet Vi opplever at det er en manglende oversikt over omfanget av tilsattmobilitet, både blant UF- og administrativt tilsatte, og at mobilitet til en viss grad er resultat av eget initiativ og i liten grad er strategisk forankret. 1. Det er ingen felles koordinerte tiltak for å bruke tilsattmobilitet for å fremme internasjonalisering ved utdanningene, og styrke internasjonal kompetanse hos tilsatte. 2. Søknadsprosessen ved mobilitet med stipend foregår via Seksjon for IN, men oppleves ikke tilstrekkelig kvalitetssikret i og med at det i stor grad er enkeltpersoner i Seksjon for IN som vurderer søknader opp i mot gitte, svært generelle kriterier. Dette innebærer en risiko for at bruken av stipendmidler til tilsatte ikke benyttes på en måte som på best mulig måte gagner HiOA. 3. Manglende oversikt over mobiliteten kan begrense mulighetene for å fremme internasjonalisering ved høgskolen og kompetanseutvikling utover den enkelte tilsatte som har reist. Manglende oversikt kan også medføre at mye viktig internasjonaliseringsarbeid ved HiOA ikke reflekteres i rapporter og meldinger internt og eksternt. 4. "Handlingsplan for internasjonalisering 2015" fra Internasjonalt utvalg gir ingen strategiske føringer knyttet til tilsattmobilitet utover at det skal legges til rette for kompetanseutvikling for internasjonalisering gjennom språkkurs. Dette kan medføre at tilsattmobilitet i stor grad skjer på de tilsattes eget initiativ fremfor en koordinert og strategisk forankret mobilitet med tilhørende gevinster. 14

Forvaltning av avtaler og nettverk Dokument Overordnede føringer Seksjon for IN Fakultetsnivå "Handlingsplan for internasjonalisering -2015" fra Internasjonalt utvalg på institusjonsnivå Det synes som det foreligger begrenset grad av strukturert medfører en ris iko styring for manglene og kontroll faglig av "Prosedyre inngåelse og forvaltning av internasjonale samarbeidsavtaler" fra Seksjon for internasjonalisering forvaltningen av avtaler og nettverksbygging. Avtaler og nettverk er i stor grad resultat av initiativ fra dyktige enkeltmedarbeidere. HiOA s kal styrke det strategiske samarbeidet med et begrenset antall profesjonsuniversiteter. HiOA s kal prioritere samarbeid med Norden og Europa, men ogs å s amarbeide med land utenfor Europa der det foreligger nas jonale avtaler s om USA, Rus sland, Kina, India og utvalgte land i Latin- Amerika og Afrika. Alle avtaler s om inngås skal ha faglig forankring på ett eller flere fakultet. Erasmus-avtaler som dekker flere fakultet inngås på institusjonsnivå og undertegnes av rektor. IN inngår få institusjonsavtaler årlig og omfanget er begrenset i forhold til det totale antallet avtaler ved HiOA. Forvalter og utvikler avtaler utenfor EU. Basert på handlingsplanen er dette områder s om ikke er høyest prioritert for HiOA, men s om likevel kreves gjennom nasjonale føringer fra KD. Initiativ om inngåelse av nye avtaler kommer fra UFtils atte eller IN-seksjonen. UF-tilsatte involveres i faglig forankring ved inngåels e av nye institus jonsavtaler, men kun et begrenset antall utdanninger blir involvert. Studenter fra andre utdanninger kan imidlertid benytte avtalene, som forankring for diss e. Har to institusjonsavtaler innen Erasmusprogrammet. Overs ikten til IN over Eras mus avtaler viser midlertid at flere fakultet har avtaler med de samme institus jonene uten at institus jonsavtale er inngått. Har i liten grad satt kriterier eller valgt ut strategiske samarbeidspartnere for sine ins titutt. Har behov for et større antall avtaler generelt for å dekke etterspørs elsen etter dels tudier i utlandet fra s tudentene. Har strategis ke føringer internt om begrenset antall s trategiske s amarbeid, men er lite konkrete om hvordan dette skal oppnås. Forvalter og utvikler avtaler innenfor EU samt avtaler utenfor EU etter behov ved de ulike utdanningene. Initiativ til nye fakultetsavtaler kommer normalt fra UF-tilsatte, s om også sikrer den faglige forankring. Mangler oversikt over hvilke andre fakulteter og/eller institutter internt på fakultetet s om har avtale med s amme Erasmus -ins titusjoner som dem s elv. 15

Utfordringer knyttet til forvaltning av avtaler og nettverk Det foreligger i begrenset grad strukturert styring og kontroll av arbeidet med internasjonalisering. Dette medfører at mye av arbeidet og mange av avtalene med utenlandske institusjoner er basert på personlige relasjoner og tenderer til å forbli personlige. De administrative kjenner til "sine" fakultetsavtaler, mens seksjon for IN kjenner til institusjonsavtalene. Det er liten bevissthet hos de administrative koordinatorene og seksjon for IN hvilke samarbeidsavtaler som anses som strategiske på fakultetene. (finnes dette?) Dagens organisering vanskeliggjør strategisk styring og kontroll av avtale forvaltning. Seksjon for IN inngår avtaler utenfor EU som skal dekke flere fakultet og deres utdanninger. Ikke alle fakultetene kjenner til og involveres i nye avtaleinngåelser og avtalene kan mangle strategisk forankring. Fakultetene opplever at mange av de institusjonelle avtalene ikke er faglig forankret for sine utdanninger, men at disse likevel fremstår attraktive for studentene. Dette innebærer en risiko for at studentene ikke får det faglige utbyttet av delstudiene i utlandet som er ønsket, nødvendig eller bestemt i rammeplaner. Fakultetene inngår også avtaler med studiesteder utenfor EU og disse avtalene håndteres av fakultetet selv. Selv om avtalene kun gjelder ett fakultet og det dermed er rimelig at avtalen ikke inngås som institusjonsavtale kan studentene oppleve det som forvirrende at to som skal til samme land likevel må henvende seg til to ulike instanser for å få veiledning og bistand. Seksjon for IN kjenner i varierende grad til fakultetenes avtaler og det forekommer tilfeller der fakultetene selv opplever å ikke ha full oversikt over egne avtaler. Manglende avklaring av hva strategiske samarbeid og partnerskap skal være, hvordan strategiske samarbeid skal organiseres internt samt hvor mange strategiske samarbeid HiOA skal ha gir utfordringer for avtaleinngåelse og veiledning av studentene på Seksjon for IN og på fakultetene. 16

Forvaltning og koordinering av de ulike programmene Vi opplever at organiseringen av internasjonalisering og de øvrige fagområdene ved HiOA legger begrensninger for effektiv bruk av ulike program HiOA er knyttet til, samt utnyttelse av synergier mellom disse. Utvekslingsprogram, stipendprogram og nasjonale utlysninger Arbeidsfordeling Samarbeid/samkjøring med FoU Seksjon for IN IN er hovedkontakt for programmene og står for overordnet adminis tras jon av programmene. Informerer fakultetene fortløpende. Svært begrens et s amarbeid med FoU-seksjonen. Kjenner ikke godt til hverandres s tipendutdelinger. Innretninger i nye program kan/bør gi mer s amarbeid. Fakultetene Erasmus, Nordplus, NORHED, Charter and Code, Kvoteprogrammet mm. Gjelder for hele HiOA. Samarbeid med HR Ikke kjent. Ikke kjent. Fakultetene får informasjon fra IN Eventuelt samarbeid kommer s om følge av at UF-tilsatte på fakultetet kobler forskning med stipender mottatt fra INs eksjonen. 1. Manglende samarbeid og møteplasser mellom internasjonalisering på den ene siden og FoUseksjonen og Avdeling for HR på den andre siden oppleves som en hemsko for effektiv utnyttelse av synergier mellom de ulike utvekslings- og stipendprogrammene, samt nasjonale utlysninger. 17

Øvrig organisering av IN-arbeid ved HiOA IN-utvalget på institusjonelt nivå skal drive rådgivning overfor ledelsen, men er ikke et vedtaksorgan eller en formell høringsinstans på lik linje med andre utvalg ved HiOA. Institusjonelt nivå Koordinatormøte (IN + adm.koor.) IN-utvalget på institusjonelt nivå utformer handlingsplaner for internasjonalisering, men basert på utvalgets rolle er det uklart hvorvidt denne skal følges ved HiOA. Fakultetene har organisert IN-grupper på ulike måter og det varierer hvorvidt representanter fra IN-utvalget på institusjonelt nivå er involvert på fakultetsnivå. Det er variasjon i hvilken grad de administrative som jobber praktisk med INarbeid er involvert i de strategiske INprosessene på fakultetsnivå. Koordinatormøtet er en månedlig møteplass mellom Seksjon for IN og de administrative som jobber med IN på fakultetene. Internasjonalt utvalg TKD LUI HF SAM Internasjonalt utvalg (Jobber i all hovedsak praktisk med mobilitet) Internasjonalt utvalg Studieutvalget Internasjonalt forum (ikke igangsatt) Vi opplever at organiseringen av IN-utvalg/forum mangler en helhetlig tanke om roller, samordning og informasjonsflyt horisontalt og vertikalt ved HiOA. Dette hindrer konkretisering, effektiv kommunikasjon og oppfølging av den overordnede strategien for internasjonalisering.

Studentenes syn på mobilitetsprosessen Studentenes syn på mobilitetsprosessen Vi har gjennom spørreundersøkelse innhentet vurderinger og kommentarer knyttet til studentmobilitet. Fakta om studentene Questback ble sendt til 446 studenter med en responsgrad på cirka 15 % - 64 studenter o o Studenter med utenlandsopphold studieåret 2012/ Prosjekt, praksis eller teoretisk semester Fokus for undersøkelsen var studentenes opplevelse av prosessen og organiseringen av denne knyttet til delstudier i utlandet I det følgende presenteres noen kvantitative funn samt enkelte av kommentarene som ble gitt 20

Organisering av veiledningstilbudet Sentrale funn Tre av fem av studentene mener at veiledningstilbudet vedrørende delstudier i utlandet er lite tilfredsstillende Blant studentene som reiste på institusjonsavtaler mener hele 48 % at antall kontaktpunkter i forbindelse med delstudiene i utlandet er forvirrende, mot 35 % av studentene uavhengig av utreiseavtale Kommentarer "Det var forvirrende til tider hvem man skulle snakke med, kontaktperson på instituttet eller ansvarlig for landområdet" "(...) Veiledere burde ha god kunnskap om forskjellige universiteter og deres tilbud, så en kan bli veiledet mot en universitet som passer ditt fagfelt godt. Jeg snakket med 3 4 forskjellige folk fra HiOA i løpet av året i Canada, men ingen visste hvem som hadde hovedansvar for kommunikasjon med meg." 21

Kontakt med administrative og vitenskapelige adm. Sentrale funn De fleste studentene var i kontakt med administrativ koordinator på fakultetet, og Seksjon for IN i de tilfellene der studentene reiser på institusjonsavtaler Kun 40 % av studentene var i kontakt med sin lærer/vitenskapelig koordinator i forbindelse med delstudiene i utlandet en utfordring for kvalitetssikring av fagvalgene til studentene? Kun fire av ti studenter får faglig veiledning av lærer/vitenskapelig koordinator i forbindelse med delstudier i utlandet. 22

Servicegrad og søknadsprosess Sentrale funn Studentene kommer relativt enkelt i kontakt med de administrative på fakultetene og ved Seksjon for IN Én av tre studenter er imidlertid ikke fornøyd med den praktiske bistanden fra de administrativt tilsatte Kommentarer "Studieveilederen er en viktig kontakt i forkant, under og etterkant av utenlandsoppholdet. Viktig at de sitter på oppdatert informasjon." 23

Faglig veiledning institusjoner og emner Sentrale funn Kun 40 % av studentene var i kontakt med lærer/vitenskapelig koordinator og av disse opplevde kun 50 % at lærer/vitenskapelig koordinator hadde tilstrekkelig og god oversikt over fagene studentene kunne velge det er med andre ord kun 1 av 5 studenter som opplever at de får god faglig veiledning ved valg av studiested og fagportefølje To av tre opplever i tillegg at heller ikke de administrative har tilstrekkelig og god oversikt over hvilke fag vedkommende kan velge Delstudier i utlandet i regi av HiOA er i liten grad faglig kvalitetssikret. 24

Faglig veiledning Manglende faglig veiledning eller kvalitet på den faglige veiledningen er hyppigst kommentert blant studentene. "(...) Jeg hadde fått godkjent fagene jeg skulle ta, men da jeg kom hjem måtte jeg ta opp ekstra fag for å fylle kompetansen og kravet som ligger til grunn for å bli bygg-ingeniør." "Jeg skulle gjerne hatt mer informasjon om universitetet og fagene i forkant. Arbeidsmengden og arbeidsmåtene var helt annerledes enn forventet, noe jeg gjerne skulle hatt anelse om før jeg dro" "(...) Endte opp med fag på altfor høyt nivå, noe som var svært uheldig. Veileder burde tydeligere forklart til ulike nivåene på fagkoder i USA..." "Ønsker litt bedre oversikt over hvilke fag vi kan velge.. Kanskje HiOA burde sette opp en liste over godkjente fag basert på studenter som har vært på utveksling der tidligere. Og koordinator bør vite litt mer om hvilke fag som kan velges og som blir godkjent som en del av studiet." "(...) Jeg forsøkte å forhøre meg før vårt første møte om hvilke universiteter i Nord-Amerika som kunne passe best for en som skulle ta fagene jeg skulle ta. Svaret jeg fikk var: Det må du sjekke opp på internett og hjemmesidene til skolene, og se hva de kan tilby. Det betød da at jeg fikk beskjed om å gå gjennom 20-30 universiteters hjemmesider for å finne informasjon om fag, da jeg egentlig følte at et slikt generelt spørsmål som hva de forskjellige universitetene fokuserer på burde kunne vært besvart av studieveileder..." 25

Nettsidene for delstudier i utlandet Sentrale funn: Syv av ti mener at det er vanskelig å finne frem til ønsket informasjon på nettsidene, og opplevde informasjonen som lite oppdatert og relevant Hele 21 % av studentene som besvarte undersøkelsen benyttet ikke HiOA sine nettsider til å innhente informasjon (en andel av disse var på praksisopphold) Kommentarer: "(...) søker man på utveksling får man 718 treff, men ikke de man er ute etter. Søker man derimot på delstudier kommer man litt lenger. Det er heller ikke så lett å navigere seg frem til siden." "Jeg tror det kunne vært enklere for meg å huske hva jeg trengte å gjøre hvis jeg hadde funnet frem til informasjonen selv. (...) Informasjon fra møtet med studieveileder var nyttig, men kunne likesågreit vært sendt per mail/post e.l. med mulighet til å stille spørsmål tilbake" 26

Studentenes valg av skoler og fag Sentrale funn: Studentenes motivasjon for delstudier i utlandet dreier seg i stor grad om å oppleve nye kulturer, egenutvikling og faglig utvikling 69 % av studentene som har vært i kontakt med lærer/vitenskapelig koordinator oppgir imidlertid at de vektlegger deres råd i valg av land og vertsinstitusjon og 57 % ble oppfordret til å velge på bakgrunn av faglig innhold 27

Status digitalisering Mål for fornyelsen HiOA Best practise Informasjon og tilgjengelighet -studentene skal ha tilgang til tjenestene "døgnet rundt" og være tilpasset til studentene og tilsatte Fleksibilitet -valg via selvbetjening Effektivitet -effektiv drift med høy grad av automatisering Sikkerhet og kvalitet -pålitelig, korrekt og lik behandling er grunnleggende Kunnskap og studenter og studier -økt kunnskap som grunnlag for beslutninger HiOAs nettsider gir overordnet informasjon om utreisemuligheter, men omfanget og kvaliteten på informasjonen varierer i betydelig grad mellom fakultetene. Det virker ikke å være en fast mal for hva nettsidene om delstudier i utlandet skal inneholde. Studentene trenger i stor grad veiledning som supplement til informasjonen på nettet, og det henviser til ulike rådgivere for ytterligere informasjon. Felles informasjonsmøter og feltforberedende kurser. Studenter søker delstudier i utlandet elektronisk. Søknad på den aktuelle skolen og Erasmusstipend gjøres i etterkant i samarbeid med rådgiver enten på papir eller elektronisk. Veiledning og oppfølging av studentene gjøres i stor grad manuelt og er fordelt etter avtaleeierskap mellom Seksjon for IN og fakultetene. Ineffektivt at studenter som skal på institusjonsavtale må veiledes om det praktiske på fakultet og Seksjon for IN i tillegg til faglig veiledning hos vitenskapelig koordinator på fakultetet. Oppdatering av nettsider gjøres av flere, for eksempel skal administrative koordinatorer oppdatere "sine" sider. Ingen kvalitetssikring og samlet oversikt over muligheter. Vurderinger av søknadene gjøres manuelt og ulike kriterier benyttes for innvilgelse av delstudier i utlandet. Ingen automatisk siling på eks. karakterer eller normert studieløp. Ingen samlet oversikt, ingen statistikk som alle tror på, ingen erfaringsutveksling i etterkant av utenlandsopphold. 1. Enhetlig nettsider, med all tilgjengelig informasjon studentene trenger om prosessen ved HiOA - hvilke skoler som er tilgjengelig ved ulike institutt, akseptable fagkombinasjoner, FAQ, sjekklister for forberedelse og praktisk informasjon mm. 2. Informasjon om hvordan søke til de ulike institusjonene ligger beskrevet på nett med alle nødvendige linker etc. 3. Førstelinjesupport via chat som er tilgjengelig fra f.eks. 07-23 (driftet av studenter som har vært på utveksling tidligere) 4. Standard rutiner for vurdering av hvem som skal reise, samt faste kalibreringsmøter med vitenskapelige koordinatorer og administrative Redaktør/webansvarlig for sidene har ansvaret for at disse til en hver tid er oppdatert og følger en felles mal som sikrer fullstendig og oppdatert informasjon. Sett med kriterier som er absolutt og som kan benyttes i en automatisert siling av søknader før manuell behandling. Felles database, som viser hvem som har reist, hvilke fagkombinasjon med vurderinger, karakterer etc. 29

Eksempler på digitale løsninger Prosess Aktivitet Forslag digitalisering Eksempler (trykk på link) Informasjon utreisende og innreisende WebEx live stream Lyd eller videopodcast Presentasjoner på nettsidene (illustrasjonsvideo) E-campus HiOA NHH Veiledning før søking Mer informasjon på nettsidene NHH Studentmobilitet Søking, distribusjon og vurdering Utreiseseminar Feltforberedende kurs (obligatorisk) FS utforske og benytte de mulighetene som finnes Game/e- og m-learning med test Prosjekt pågår (game) eller introvideo (e-læring) Utreiseseminar (frivillig) Game/e- og m-learning Se over Oppfølging ute WebEx (gruppe eller individuelt) Se tidl. eksempel Skype Etterevaluering Database fellesløsning for samtlige involverte NHH (eksempelrapporter Danmark) Generell informasjon til nåværende studenter "Min side" BI Generell informasjon besvare henvendelser fra studenter og andre Chat ubetjent Chat betjent Ring meg Kontaktskjema IKEA BI BI HiOA Telefon HiOA Interne møter sikre deltakelse (effektiv involvering av særlig med Kjeller) WebEx - konferansesystem Se tidl. eksempel 30

Oppsummering Manglende kommunikasjon og konkretisering av høgskolens strategi for internasjonalisering fører til usikkerhet om retning og prioriteringer blant tilsatte som arbeider praktisk med internasjonalisering på fakultetene og i Seksjon for IN. Det synes som om de tilsatte mangler felles mål, og i større grad jobber etter hva de selv oppfatter som riktig for HiOA. Begreper som "strategiske partnerskap" og "begrenset antall samarbeid med profesjonsuniversiteter" fremstår ikke klart definert på institusjons- eller fakultetsnivå, og det virker ikke som fakultetene og seksjon for IN har et aktivt forhold til dette i inngåelse og forvaltning av sine avtaler. Det er behov for både bredde og konsentrasjon i avtaleporteføljene, der konsentrasjonen er om strategisk prioriterte samarbeidspartnere. Organiseringen av roller og ansvar internt i Seksjon for IN etter verdensdeler og øvrige funksjoner speiler ikke organiseringen på fakultetsnivå, der de administrativt tilsatte i stor grad har ansvar for et eller flere institutt. Dette oppleves som et hinder for god kommunikasjon mellom de administrativt tilsatte, og gir mange kontaktpunkter for studentene. Organisering av internasjonale utvalg og forum på institusjonsog fakultetsnivå synes å mangle en helhetlig tanke om roller, samordning og informasjonsflyt. Dette hindrer konkretisering, effektiv kommunikasjon og oppfølging av den overordnede strategien for internasjonalisering. 32

Oppsummering Studentmobilitet Informasjon, veiledning og bistand i søknadsprosessen gjøres av både seksjon for IN og på alle fakultet. Seksjon for IN hjelper de studentene som søker på institusjonsavtaler, mens fakultetene har ansvaret for alle avtaler i EU, samt en rekke fakultetsavtaler i resten av verden. Studentene har mange kontaktpunkter å forholde seg til i forbindelse med søknad og veiledning. Tre av fem studenter mener at veiledningstilbudet vedrørende delstudier i utlandet er lite tilfredsstillende Et fåtall av studentene er i kontakt med lærere/vitenskapelig koordinator i forbindelse med utarbeidelse av fagportefølje på utveksling, og i enkelte tilfeller er vitenskapelig koordinator heller ikke involvert i godkjenning av Learning Agreements. Dette betyr at studentene ikke får faglig veiledning ved valg av fag. I tillegg endres gjerne den avtalte fagporteføljen når studentene først er i utlandet. Fakultetene varierer i etterlevelsen av institusjonskriteriene for å innvilge delstudier i utlandet og dette medfører at studentene opplever å ikke bli behandlet likt og rettferdig. Tilsattmobilitet Det mangler overordnede strategier og føringer for kompetanseutvikling og kvalitetssikring ved tilsattemobilitet ved høgskolen, og tilsatte som ønsker det reiser i stor grad på eget initiativ uten at mobiliteten trenger å være knyttet til strategiske samarbeid. Manglende oversikt over omfanget av tilsattemobilitet, både på stipend og uten ekstern finansiell støtte, medfører at mye godt og viktig samarbeid med utenlandske institusjoner ikke synliggjøres internt på HiOA og overfor høgskolens interessenter. 33

Oppsummering Forvaltning av avtaler og nettverk Ingen sitter med «hele bildet» over den totale avtaleporteføljen av fakultets- og institusjonsavtaler. Seksjon for IN og fakultetene samkjører i liten grad avtalene mot de ulike utdanningene, og opererer i stor grad selvstendig overfor de utenlandske lærerstedene og studentene. Faglig kvalitetssikring og strategisk forankring av avtaler som inngås på institusjonsnivå gjennomføres i varierende grad. Avtalene skal dekke flere fakultet og omfatter flere utdanninger. Instituttene blir i varierende grad involvert i de faglige vurderingene ved avtaleinngåelsen, og dermed risikerer HiOA å sende studenter til institusjoner som ikke tilbyr riktige eller gode nok fag til studentene. Forvaltning av program Manglende samarbeid og møteplasser mellom internasjonalisering på den ene siden og FoU-seksjonen og Avdeling for HR på den andre siden oppleves som en hemsko for effektiv utnyttelse av synergier mellom de ulike utvekslings- og stipendprogrammene, samt nasjonale utlysninger. Digitalisering Studentene opplever at nettsidene for delstudier i utlandet mangler fullstendig og oppdatert informasjon. Én femtedel av studentene benyttet ikke nettsidene til informasjonsinnhenting i forbindelse med deres delstudier i utlandet. Bortsett fra elektronisk søknadsskjema for studenter og tilsatte som ønsker utenlandsopphold og internettsider med informasjon er IN-arbeidet i svært liten grad digitalisert og automatisert. 34

Forslag til organisering forvaltning av avtaler og mobilitet utgangspunkt: forbedre tjenesten (mobilitet) Forslag 1 Fortsette med AS IS Forutsetning Fakultetene beslutter hvilke utdanningssteder som er strategiske partnere og hvilke andre utdanningssteder studenter skal kunne velge mellom Tydeliggjøre roller og ansvar mellom IN og fakultet Automatiserer manuelle oppgaver gjennom større bruk av FS Utnytter internett i langt større grad, slik at mer informasjon om skoler og søknadsprosessen finnes der Forslag 2 Sentralisering Alle oppgaver rundt mobilitet og koordinering flyttes til seksjon for IN Forutsetninger Fakultetene beslutter hvilke utdanningssteder som er strategiske partnere og andre utdanningssteder studenter skal kunne velge mellom Det etableres et team pr fakultet. Disse må knyttes tett opp mot institutt/fakultet og gjerne sitte i instituttets/fakultetets ledergruppe Forslag 3 Desentralisering Alle oppgaver i IN som vedrører mobilitet flyttes til fakultet. Alt arbeid som er på tvers av fakultet, som koordinering av programmer, informasjon, utvikling av webløsninger etc. styrkes i seksjon for IN Forutsetninger Seksjon for IN vil være pådriver og spesialist på felles automatiserte søknadsprosesser/rutiner Det må etableres nettverk av spesialister innen de ulike verdensdeler, som også kan bistå utenfor "sitt" fakultet Det må etableres spesialistforum på tvers av fakultet 35

Spørsmål til diskusjon 36