Rutiner for administrasjon og forvaltning av UiBs internasjonale samarbeidsavtaler

Transkript

1 Rutiner for administrasjon og forvaltning av UiBs internasjonale samarbeidsavtaler 1. Formål Formålet med rutinene er å sikre en gjennomsiktig og forutsigbar saksbehandling i arbeidet med inngåelse og revisjon av UiBs internasjonale samarbeidsavtaler. Det er også et mål å oppnå en mest mulig ensartet utforming av tekst og innhold i avtalene. 2. Avtaletyper Følgende typer av internasjonale samarbeidsavtaler omfattes av rutinene: Utvekslingsavtaler Generelle avtaler Intensjonsavtaler (Memorandum of Understanding) Følgende avtaler omfattes ikke av rutinene: Avtaler om fellesgrad. Avtaler om felles veiledning (co-tutelle). Avtaler for eksternfinansierte prosjekter. For inngåelse av slike avtaler finnes det egne rutinebeskrivelser og prosedyrer Utvekslingsavtaler En utvekslingsavtale legger til rette for mobilitet av studenter, doktorgradskandidater eller ansatte (både vitenskapelige og administrative) mellom UiB og utenlandske samarbeidsinstitusjoner. Utvekslingsavtalene legger premissene for hvem som kan utveksles, hvor mange, og på hvilke vilkår, og innebærer derfor et sterkt element av forpliktelse for partene. Det er avtaler om studentutveksling man finner flest av i denne avtalekategorien. Avtale om studentutveksling kan basere seg på gjensidig utveksling av ikke-betalende studenter (exchange), utveksling av betalende studenter (study abroad), eller en kombinasjon av de to ordningene (exchange og study abroad). Studentutvekslingsavtaler inngås vanligvis enten i form av en bilateral avtale om utveksling av studenter direkte mellom UiB og utenlandsk partnerinstitusjon eller som en avtale om utveksling av studenter gjennom et organisert utvekslingsprogram (eksempelvis Erasmus+) Generelle avtaler Dette er avtaler som hovedsakelig brukes for å initiere, videreutvikle eller formalisere et bredere akademisk samarbeid mellom partnerne. Samarbeidsaktiviteter som kan omfattes av en generell avtale er for eksempel forskning, publisering og formidling, deling av informasjon og datamateriale, bruk av fasiliteter og utstyr, utdanning, undervisning m.m. En generell avtale om akademisk samarbeid er vanligvis lite forpliktende for partene i juridisk og økonomisk henseende. 1

2 2.3. Intensjonsavtaler (Memorandum of Understanding) En intensjonsavtale om samarbeid benevnes vanligvis Memorandum of Understanding og forkortes MoU. Avtalen brukes for å initiere et nytt samarbeid eller for å formalisere et eksisterende samarbeid som hittil har vært av uformell karakter. En MoUs avtaletekst vil som regel være kort, generelt utformet og uforpliktende for partene utover en erklært, felles interesse av å samarbeide. 3. Nivå for avtaleinngåelse En avtale kan inngås på UiB sentralt, på fakultet eller på institutt. I prinsippet skal det være samsvar mellom nivå, eierskap/forankring og signering av samarbeidsavtalen. Det kan vises slik: NIVÅ FORANKRING SIGNATUR Sentralt UiBs ledelse Rektor Fakultet Fakultetsledelse Dekan Institutt/Senter Instituttledelse Styrer Hovedprinsippet er at samarbeidsavtaler inngås, administreres og forvaltes på det nivået hvor eierskapet og forankringen til det faglige samarbeidet finner sted. Vanligvis vil dette være på et fakultet, institutt eller senter. Samarbeidsavtaler som inngås på UiB sentralt vil primært være studentutvekslingsavtaler og større, langsiktige rammeavtaler for institusjonelt samarbeid som er fag- og fakultetsoverskridende. Vær likevel oppmerksom på at det i enkelte tilfeller vil gjøres avvik fra hovedprinsippet for å kunne tilpasse oss krav fra samarbeidspartnere om nivå og signering for avtaleinngåelser. Sentrale avtaler forplikter i utgangspunktet hele universitetet og er fakultetsoverskridende. Likevel er det ofte slik at en sentral avtale ikke nødvendigvis omfatter alle fakultetene, men kanskje bare noen av dem. Særlig for sentrale utvekslingsavtaler er det nødvendig å spesifisere hvilke fakulteter som omfattes av en avtale. Fakultetsavtaler forplikter et helt fakultet. En fakultetsavtale inngås vanligvis dersom samarbeidet omfatter mer enn ett institutt, eller har potensiale til å omfatte flere institutter. En fakultetsavtale er ofte mer fleksibel i bruk enn en instituttavtale. Instituttavtaler regulerer samarbeidsaktiviteter som finner sted ved ett institutt. Avtalen vil være avgrenset til instituttets faglige virksomhet. 4. Administrativt ansvar ved inngåelse av samarbeidsavtaler I arbeidet med UiBs sentrale avtaler (både inngåelse, forvaltning og eventuell sanering) vil Forskningsadministrativ avdeling eller Studieadministrativ avdeling være ansvarlig avdeling. Sentralt inngåtte samarbeidsavtaler skal i prinsippet signeres av rektor. Studieadministrativ avdeling er ansvarlig for saksbehandling, administrasjon og forvaltning av sentrale samarbeidsavtaler som gjelder studentutveksling og utdanningssamarbeid. Kontaktperson: Nedelina Naydenova, nedelina.naydenova@uib.no 2

3 Forskningsadministrativ avdeling har det samme ansvaret for sentrale intensjonsavtaler (MoU) og generelle avtaler om samarbeid. Kontaktperson: Bjørn Erik Andersen, Samarbeidsavtaler inngått på fakultet skal signeres av dekan. Fakultetsadministrasjonen er ansvarlig for saksbehandling, administrasjon og forvaltning av samarbeidsavtalene. Samarbeidsavtaler inngått på institutt/senter skal signeres av instituttleder/senterledelsen. Instituttets/senterets administrasjon er ansvarlig for saksbehandling, administrasjon og forvaltning av samarbeidsavtalene. 5. Rutiner for avtaleinngåelse Inngåelse av generelle avtaler og intensjonsavtaler (MoU) Generelle avtaler og intensjonsavtaler (MoU) om samarbeid som inngås på fakultet/institutt signeres av henholdsvis dekan/instituttleder. Administrasjonen på fakultet/institutt er ansvarlig saksbehandler. Generelle avtaler og intensjonsavtaler (MoU) om samarbeid som inngås sentralt signeres av rektor. Ansvarlig saksbehandler er FA eller SA avhengig av avtalens innhold og formål. Inngåelse av bilaterale avtaler om studentutveksling Institusjonelle studentutvekslingsavtaler (som omfatter to eller flere fakultet) skal signeres av rektor. Forslag om oppretting av en ny avtale sendes til SA sammen med en kort skriftlig redegjørelse for bakgrunnen for avtalen og planlagte aktiviteter, jf. Pkt. 9 lenger ned. SA har ansvaret for å innhente rektors signatur. Avtaler om studentutveksling inngått på fakultet eller institutt trenger ikke å bære rektors signatur. De signeres henholdsvis av dekan eller instituttleder. Administrasjonen på fakultetet/instituttet er administrativ saksbehandler. Dersom partneruniversitetet likevel krever at avtalen signeres av rektor, er det administrasjonen på fakultetet/instituttet som innhenter rektors signatur. SA har en rådgivende funksjon og kan bistå fakultetene og instituttene med utarbeidelse av avtaletekst. Inngåelse av Erasmus+ avtaler Erasmus+-avtaler inngås på fakultet/institutt og signeres av dekan/instituttleder. Administrasjonen på fakultetet/instituttet er ansvarlig saksbehandler. Fornyelse av Erasmus+-avtaler utføres av SA v/ Erasmus-koordinator Kristin Torp Skogedal. Erasmuskoordinator kan kontaktes for utsendelse av mal for Erasmus+-avtaler. Kopi av nye Erasmus+-avtaler skal alltid sendes til den institusjonelle Erasmus-koordinatoren. Inngåelse av Erasmus+ Global Mobility avtaler Erasmus+ Global Mobility-avtaler som omfatter kun én fagenhet signeres av fagenhetens ledelse. Erasmus+ Global Mobility-avtaler som omfatter hele UiB signeres av den institusjonelle Erasmus-koordinatoren. 3

4 Inngåelse av EEA/EØS-avtaler EEA/EØS-avtaler inngås på fakultet/institutt og signeres av dekan/instituttleder. Administrasjonen på fakultetet/instituttet er ansvarlig saksbehandler. Kopi av avtalen sendes Erasmus-koordinator. 6. Fornyelse av internasjonale samarbeidsavtaler I god tid før en avtale utløper bør det gjøres en vurdering av om samarbeidsavtalen skal fornyes eller ikke. Den sentrale avdeling (SA eller FA), fakultet eller institutt som hadde ansvaret for inngåelse av avtalen, er også ansvarlig for arbeidet med eventuell fornyelse. Et unntak er Erasmus+-avtaler. Erasmus+-avtaler fornyes av SA, men avtaleeier (fakultetet eller instituttet) gjør en vurdering av om avtalen skal fornyes eller avsluttes. 7. Sanering av avtaler Evaluering om videreføring eller avvikling av avtaler foretas av avtaleeier. Sanering av sentralt inngåtte avtaler foretas av SA eller FA etter samråd med berørte fagmiljøer. Dersom en avtale blir sanert er det avtaleiers ansvar å informere partner om det. 8. Avtaleadministrasjon Avtaleadministrasjonen består av: Arkivering hver enkelt avtale og tilhørende korrespondanse legges inn i ephorte under eget saksnummer. Original signert papirutgave av avtalen sendes til Dokumentsenteret for arkivering. Utsendelse til partner - avtaleeier sørger for at et eksemplar av original signert papirutgave av avtalen sendes til avtalepartner. Registrering -alle avtaler registreres i FS. Utvekslingsavtaler registreres av SA. Fagenheter som inngår lokale avtaler er selv ansvarlige for å sende kopi av inngåtte avtaler til SA. Generelle avtaler og Intensjonsavtaler om samarbeid registreres i FS av avtaleeier, dvs. enten FA (sentrale avtaler), fakultet (fakultetsavtaler) eller institutt (instituttavtaler). Forlengelse av periode i FS avtaleeier (altså SA/FA, fakultet eller institutt) har ansvar for å forlenge avtaleperioden i Utvekslingsavtale samlebilde. Publisering FS er UiBs autoritative avtaledatabase. Alle avtaler skal registreres i FS og vil deretter bli publisert på UiBs nettsider. Alle studentutvekslingsavtaler publiseres på UiBs nettside om utveksling. Tilsvarende vil generelle samarbeidsavtaler og MoU-er bli publisert på UiBs nettsider. Avtaleeier (altså SA/FA, fakultet eller institutt) har ansvaret for å beskrive avtalen gjennom infotyper i FS. Se egne rutiner for dette på ansattsidene. 4

5 9. Retningslinjer for vurdering og kvalitetssikring av avtaler Flere momenter bør vurderes ved inngåelse av internasjonale samarbeidsavtaler for å forsikre at avtalen har den nødvendige forankringen ved institusjonen og at det foreslåtte samarbeidet lar seg gjennomføre i praksis. I en vurdering av et foreslått samarbeids «levedyktighet» og gjennomførbarhet bør følgende punkter tas i betraktning: 1. Samarbeidsuniversitetet status og profil. Tidligere samarbeid/ erfaringer med universitetet. 2. Bakgrunn for etableringen av den nye forbindelsen og forankring i fagmiljøet ved UiB Hva er historien med hensyn til samarbeid mellom de to institusjonene? Hvorfor ønsker man å etablere en ny forbindelse med dette universitetet? Har det foreslåtte samarbeidet tilstrekkelig forankring i fagmiljøet? 3. Det faglige opplegget Hva er det faglige formålet med avtalen? Hvordan vil denne nye forbindelsen utfylle det eksisterende tilbudet på instituttet/fakultetet/studieprogrammet? 4. Den foreslåtte aktiviteten Hvilke aktiviteter skal skje under avtalen (studentutveksling, forsker- eller ansattutveksling, forskningsprosjekter)? Hvordan skal de foreslåtte aktivitetene finansieres? For studentutvekslingsavtaler bør det i tillegg tas med informasjon om: Hvor mange studenter planlegges å sendes ut gjennom avtalen, på hvilket nivå og innenfor hvilke(t) fagfelt. Hva er planene for rekruttering av studenter til denne avtalen? Skal studentene utveksles toveis på friplasser eller enveis på betalende plasser (og hva er i så fall skolepengesatsene)? Hvordan er kurs- og undervisningskvaliteten ved institusjonen? Hvilke kurs er tilgjengelige for studentene, og hvilket språk er de undervist på? I hvilken grad har man undersøkt de praktiske forholdene (søknadsprosessen, bolig, sikkerhet, velferdstilbud, semesterdatoer osv.) Hvordan er sikkerhetssituasjonen på campus og i nærmiljøet? Hvordan er sikkerhetssituasjonen i området/landet? Jf. UDs reiseråd. 10. Avtalemodeller UiB har en fleksibel holdning til hvorvidt UiB eller samarbeidsinstitusjonens avtalemodell benyttes. Det viktige er at avtalen som skal signeres har et format og innhold som er i tråd med UiBs policy og retningslinjer for avtaleinngåelse, og ikke hvorvidt det er UiBs avtalemodell som benyttes eller ikke. SA og FA kan bistå fagenhetene med råd og hjelp i utforming av avtaletekst når dette er ønskelig og hensiktsmessig. Det er også laget standard UiB avtalemodeller som fagenhetene kan få fra SA og FA til bruk ved avtaleinngåelser. 5