BÆRUM KOMMUNE KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT MØTEPROTOKOLL Dato: 20.01.2016 KONTROLLUTVALGET 18.01.2016 kl. 18:00-20:00 Møteleder: Parti AP Følgende medlemmer møtte: Carl Wilhelm Tyrén Hilde Solberg Øydne Kaare Granheim Hulda Tronstad Parti AP FRP H KRF V Antall representanter: 5 Fra administrasjonen Karl Berg Morten Mjølsnes Per-Martin Svendsen Tittel forvaltningsrevisor fagansvarlig for forvaltningsrevisjon revisjonssjef Sekretær: Jannicke S. Hjelmervik SAKSLISTE Saksnummer Sakstittel 001/16 Godkjenning av protokoll 002/16 Revisjonens serviceerklæring til kontrollutvalget 2016 003/16 Kontrollutvalgets risiko- og vesentlighetsanalyse og plan for selskapskontroll 2016-004/16 Kontrollutvalgets risiko og vesentlighetsvurdering og overordnete plan for forvaltningsrevisjon
2 005/16 OPPFØLGING AV REVISJONSMERKNADER FRA 2014 006/16 Virksomhetsplan 2016 - Revisjonen 007/16 Virksomhetsplan 2016_Kontrollutvalget 008/16 Vurdering av forvaltningsrevisjon om nytt økonomisystem Eventuelt
3 001/16 : Godkjenning av protokoll Protokoll fra kontrollutvalgets møte 30.11.2015 godkjennes slik den foreligger. KONT - 001/16-18.01.2016 Vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 30.11.2015 godkjennes slik den foreligger. 002/16 : Revisjonens serviceerklæring til kontrollutvalget 2016 Revisjonens serviceerklæring tas til etterretning. KONT - 002/16-18.01.2016 Vedtak: Revisjonens serviceerklæring tas til etterretning. 003/16 : Kontrollutvalgets risiko- og vesentlighetsanalyse og plan for selskapskontroll 2016- Revisjonen bes på bakgrunn av gjennomført overordnet analyse utarbeide en plan for selskapskontroll til neste møte. KONT - 003/16-18.01.2016 Vedtak: Revisjonen bes på bakgrunn av gjennomført overordnet analyse utarbeide en plan for selskapskontroll til neste møte. 004/16 : Kontrollutvalgets risiko og vesentlighetsvurdering og overordnete plan for forvaltningsrevisjon 1. Etter å ha vurdert risiko- og vesentlighet mener kontrollutvalget det er størst behov for forvaltningsrevisjoner på følgene programområder:
4 2. Kontrollutvalget mener det er størst behov for forvaltningsrevisjoner innen følgende tema: 1. Kontrollutvalget ber revisjonen innarbeidet vedtaket i vedlagt forslaget til Overordnet plan for forvaltningsrevisjon 2016-2017. 2. Forslaget oversendes kommunestyret med kontrollutvalgets innstilling: 1. Kommunestyret vedtar overordnet plan for forvaltningsrevisjon 2016-17. 2. Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta de nærmere prioriteringer innen forvaltningsrevisjon, herunder å fastsette de konkrete undersøkelser, ressursrammer og frister for undersøkelsene. 3. Kontrollutvalget gis fullmakt til å prioritere undersøkelser utenom de fastsatte temaene og sektorer i planen dersom det skulle oppstå spesielle behov i perioden. Behandlingen i møtet: Saken ble behandlet som første sak, da Hulda Tronstad måtte forlate møtet litt tidlig. Det ble lagt frem innspill fra Funksjonshemmedes råd, BIOM, og et av kontrollutvalgets varamedlemmer angående tema for forvaltningsrevisjoner. KONT - 004/16-18.01.2016 Vedtak: Kontrollutvalget ber revisjonen utarbeide forslag til forvaltningsrevisjoner til neste møtet. 005/16 : OPPFØLGING AV REVISJONSMERKNADER FRA 2014 1. Revisjonens redegjørelse tas til orientering. KONT - 005/16-18.01.2016 Vedtak: Revisjonens redegjørelse tas til orientering.
5 006/16 : Virksomhetsplan 2016 - Revisjonen Revisjonens virksomhetsplan for 2015 tas til etterretning. Behandlingen i møtet: Det ble lagt frem en ny tidsplan for revisjonens arbeid. Virksomhetsplanen oppdateres på dette området. KONT - 006/16-18.01.2016 Vedtak: Revisjonens virksomhetsplan for 2016 tas til etterretning. 007/16 : Virksomhetsplan 2016_Kontrollutvalget 1. Kontrollutvalget vedtar den foreslåtte Virksomhetsplanen for 2016, med de eventuelle endringer som fremkommer i møtet. 2. saken sendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: -Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsplan for 2015 til orientering. KONT - 007/16-18.01.2016 Vedtak: 1. Kontrollutvalget vedtar den foreslåtte Virksomhetsplanen for 2016. 2. Saken sendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: -Kommunestyret tar kontrollutvalgets virksomhetsplan for 2016 til orientering. 008/16 : Vurdering av forvaltningsrevisjon om nytt økonomisystem Revisjonssjefens forslag til vedtak: Kontrollutvalget ber revisjonen legge frem et forslag til prosjektplan i tråd med utvalgets innspill til neste møte. KONT - 008/16-18.01.2016 Vedtak: Kontrollutvalget ber revisjonen legge frem et forslag til prosjektplan i tråd med utvalgets innspill til neste møte. utvalgsleder Jannicke Hjelmervik utvalgssekretær