Request for information (RFI) Digital arbeidsflate for Trondheim kommune Saksnr. 16/47626 15. Des 2016 Trondheim kommune Introduksjon 2 Bakgrunn og formål 2 Tentativ tidsplan 2 Beskrivelse av kunden og eksisterende løsning 3 Trondheim kommune 3 Dagens løsning 4 Ambisjoner for Digital Arbeidsflate avtale 5 Spørsmål til tilbyder 6 Utforming og levering av besvarelse 8 Informasjon om innsending 8 Utforming av svar 8 Leverandørkonferanse 8 Dialogmøter 8 Kostnader 8 Spørsmål til RFI-dokumentet 8 Konfidensiell informasjon og offentlighet 9 1
1. Introduksjon 1.1.Bakgrunn og formål Trondheim kommune inviterer interesserte leverandører i markedet til å besvare denne forespørselen om informasjon (RFI) rundt Digital Arbeidsflate avtale for Trondheim kommune. På bakgrunn av en sammenslåing av Trondheim kommune og Klæbu kommune så kan avtalen potensielt også omfatte Klæbu kommune. Formålet med denne RFI-en er å innhente informasjon om hvilke muligheter som foreligger for helhetlig leveranse av digital arbeidsflate utstyr og tjenester, basert på Trondheim kommunes ambisjoner. I tillegg så ønsker vi å forberede potensielle tilbydere på TK sin anskaffelsesprosess iht tidsplan. Vi understreker at vi på dette tidspunktet ikke ønsker å begrense noen muligheter eller løsninger som går ut over de oppgitte områder som omtales i dette dokumentet. Dette betyr at det er fritt opp til leverandøren å informere om og beskrive muligheter som leverandøren mener kan være interessant, utover det som er skissert i dette dokumentet. For å sikre hensynet til likebehandling, gjennomsiktighet og forutsigbarhet i prosessen, lyses denne RFIen ut på Doffin som en veiledende kunngjøring. Merk at besvarelser på denne RFIen ikke er en del av den forestående anskaffelsesprosessen og vil ikke forplikte verken leverandør eller Trondheim kommune i forhold til en eventuell senere anskaffelse. Aktuelle leverandører bes merke seg at informasjonen om anskaffelsen som gis i dette dokumentet skal sees på som foreløpig og ikke bindende for Trondheim kommune. 2
1.2. Tentativ tidsplan Milepæl: Dato: 1 Utlysning av RFI og invitasjon til leverandørkonferanse på Doffin 15.12.2016 2 Frist for innsending av besvarelse RFI 06.01.2017 3 Dialogmøter. Gjennomføres hvis behov. Ikke fastsatt 4 Kunngjøring av konkurransen - prekvalifisering og utsending av konkurransegrunnlag 03.04.2017 5 Søknadsfrist prekvalifisering 03.05.2017 6 Beslutning prekvalifisering - informasjon til prekvalifiserte 08.05.2017 7 Tilbudsfrist 08.06.2017 8 Første forhandlingsrunde 15.06.-15.07.20 17 9 Andre forhandlingsrunde Aug 2017 10 Kontraktsinngåelse Aug/Sept 2017 11 Etableringsprosjekt Sept-Des 2017 12 Ny avtale på plass/oppstart 01.01.2018 3
2. Beskrivelse av kunden og eksisterende løsning 2.1.Trondheim kommune Trondheim kommune er landets tredje største kommune, og en av Norges største arbeidsplasser nord for Dovre. Hver dag arbeider om lag 15 000 medarbeidere, fordelt på ca 212 enheter, med å gi byens innbyggere gode helse- og velferdstjenester, utviklende oppvekst- og utdanningsmuligheter, et godt bymiljø og en rekke kultur- og fritidstilbud. Trondheim kommune er en framtidsrettet og moderne arbeidsgiver som samarbeider nært med byens forsknings-, universitets- og høyskolemiljø. Kommunens visjon er åpen kompetent modig. Trondheim kommune har i flere år benyttet eksterne partnere til IT-driftsoppgaver innenfor applikasjonsdrift, nettverk, desktop og telefoni. Det vurderes om dette skal videreføres innenfor hvert av områdene som del av Trondheim kommunes virksomhetsplanlegging. En forutsetning for at et område fortsatt skal betjenes av eksterne aktører er at det både gir både høyere kvalitet og lavere pris enn om Trondheim kommune selv skulle håndtere dette ved hjelp av egne ressurser. 2.2.Dagens avtaler relatert til digital arbeidsflate Dagens Desktop-avtale omfatter følgende hovedområder, og vår leverandør på dette området er i dag Evry: 1. Kjøp av PC-er og tilhørende utstyr som skjermer, mus/tastatur m.m., utstyrstjenester og driftstjenester 2. Applikasjonspakking og -distribusjon. 3. Programvarekatalog hvor ansatte selv kan velge, og installere, forhåndsgodkjent programvare på egen PC Alt innhold i dagens Desktop-avtale planlegges videreført i ny Digital Arbeidsflate avtale. Dagens avtale Trafikk, utstyr og tjenester omfatter følgende hovedområder, og vår leverandør på dette området er i dag ATEA: For mobiltelefoni omfatter avtalen blant annet 1. Samtaletrafikk i mobilnettet 2. Meldingstjenester og dataoverføring i mobilnett 3. Mobildekning 4
4. Kjøp av mobilt utstyr med tilbehør 5. Tjenester knyttet til mobilt utstyr som klargjøring, levering til/fra brukerens lokasjon, feilretting, omdisponering til annen bruker eller enhet, lån og utfasing 6. Tilpasset mobil bedriftsløsning på enhet (automatisk sentralbord, ringesløyfe osv) 7. Nummer/abonnementsforvaltning både for mobil (overføring/nytt mobilnummer, oppsigelse av mobilabonnement, og oversikt over blant annet utstyr, mobilnummer, forbruk osv) 8. Driftstjenester for mobilt utstyr - tjeneste for forvaltning og sikring av Kundens mobile utstyr og data i henhold til Rådmannens bestemmelser. I dette inngår blant annet a. Låsekode, sporing, fjernsletting, ubrukeliggjøring, gjenfinning og lignende b. Brukeradministrasjon, distribusjon og installasjon av TKs applikasjoner 9. Sikker tilgang til TKs applikasjoner (eksempelvis tilgang til Gerica fra PDA ved bruk av sikker mobil data aksess) For fasttelefoni omfatter avtalen Abonnement fasttelefon Samtaletrafikk i fastnett Nummer-/abonnementsforvaltning for fasttelefoni Det er primært punkter som går på utstyrskjøp- og utstyrstjenester for mobilområdet, samt tilhørende driftsoppgaver som ønskes flyttet over til ny Digital Arbeidsflate avtale. Aktuelle punkter er i kursiv og uthevet. 2.3.Klienter TK har idag følgende Desktop-klienter som er vår eiendom 15643(totalt for ansatte og elever) PC er av ulike modeller og årgang (maks 4 år) 6300 Chromebooks 5618 mobiltelefoner 2601 nettbrett 320 LMP-er LMP er en forkortelse for Lifecare Mobil Pleie, som gir tilgang til arbeidslister for Trygghetspatrulje og hjemmetjeneste i Trondheim kommunes EPJ-system Gerica. EPJ-systemet krever Windows phone, og det benyttes Nokia Lumia 1520/650/640. 5
Totalt så kjøpte vi i 2016 følgende: 3679 nye PC-er og 5200 Chromebooks 1205 mobiltelefoner og 425 nye nettbrett. I tillegg så er det forventet en gradvis introduksjon av privateide enheter (BYOD) som vi vil ha et visst driftsmessig forhold til i den forstand at vi ønsker å sikre TK innhold som aksesseres på disse enhetene. Prognose for volum av utstyr for 2018 og påfølgende år er ikke klar på dette tidspunkt, men dette vil inngå i konkurransegrunnlaget. Det kan imidlertid forventes en dreining i volum over fra tradisjonelle PC-er over til alternative og mer moderne desktop løsninger som eksempelvis nettbrett og chromebooks. Administrasjonsverktøy Dagens leverandører og TK benytter i dag følgende verktøy for administrasjon og driftsfunksjoner: Microsoft SCCM 2012 HP Service Manager 9.41 XenMobile Google MDM Google administrasjonskonsoll Bomgar XenMobile benyttes som MDM-løsning for fellesdevicer, både i skole (klassesett), LMP (windowstelefoner med Gerica tilgang) og fellesdevicer ellers i organisasjonen. Google MDM er en løsning for personlige brukere, da policyene er knyttet mot bruker. For ios er vi i ferd med å innføre DEP og VPP for fellesdevicer noe som krever en MDM-løsning som XenMobile eller tilsvarende. Google MDM har ikke støtte for DEP og VPP per nå. Vi har også flere spesialgrupper av fellesdevicer som renholdere, Clean Pilot, HelsaMi+ etc som krever XenMobile eller tilsvarende. Google administrasjonskonsoll styrer Chromebooks samt policyer for trådløsprofiler for alle administrerte chromedevicer. Det er også videokonferanseutstyr (Chromebooks for Meeting enheter) i løsningen som styres på samme måte. Cisco ISE 2.1 (forventes at vi er på denne versjonen fra Feb. 2017) brukes til autentisering og distribusjon av sertifikater, og legger føringer til hvilke administrasjonsverktøy som kan benyttes. 6
Sikkerhetsmekanismer Dagens leverandør og TK benytter i dag i hovedsak følgende sikkerhetsmekanismer knyttet til arbeidsflatene: Harddiskkryptering på de fleste arbeidsstasjoner og bærbare pc er, Krav til kryptering av mobile enheter Antivirusverktøy på windows-klienter Sikkerhetskonfigurasjon og begrensninger i sluttbrukers rettigheter på windows-klienter 3. Ambisjoner for Digital Arbeidsflate avtale Trondheim kommune ønsker en ny digital arbeidsflate avtale som sikrer oss en fremtidsrettet løsning med lave kostnader og høy brukertilfredshet. Vår visjon for digital arbeidsflate er å understøtte prinsippet om alle tjenester på alle arbeidsflater, over alt. På et overordnet nivå er vi opptatt av følgende: Alle tjenester på alle arbeidsflater, over alt Leveranse og drift av alle digitale arbeidsflater under en felles avtale Driftsplattform for alle tjenester skal plasseres på virtualisert infrastruktur under TK s driftsavtale for applikasjonsdrift En driftsplattform som gir helhetlig støtte for alle ulike typer arbeidsflater, og fungerer uavhengig av hvor enheten befinner seg TK skal selv eie Asset Management og vi må ha på plass en løsning som til enhver tid er integrert og oppdatert med underliggende CMDB eller lignende systemer som benyttes av leverandører. Vårt system må vise siste oppdaterte statuser på alle devicer TK har. Leverandørens Asset Management løsning må derfor ha integrasjon mot TK s Service desk verktøy (som pt. er basert på ServiceNow) for å understøtte blant annet Incident og Changeprosessen i TK, for eksempel ved oppgraderingsprosjekter av infrastruktur- komponenter og utskifting av digitale arbeidsflater, samt ved feil i drift eller ved utrulling. Tilgang på både markedsledende og innovative digitale arbeidsflater, samt tilgang til testutstyr. Tilby utstyr basert på Trondheim kommunes behov og forventninger. Tilby utstyr som gir en lav miljøbelastning gjennom hele livsløpet. Vi skal ha dynamiske sikkerhetsløsninger tilpasset et skiftende trusselbilde, og med fokus på brukskvalitet. Sikkerhetsløsninger må være tilpasset våre arbeidsflater og gode nok for de arbeidsprosesser de skal understøtte, både på sikkerhetskritiske 7
områder som helse og samfunnskritiske tjenester, og for generell administrativ bruk. Våre løsninger for sikkerhet må også gi et helhetlig bilde av trusler og sårbarheter på tvers av leverandører. Kvalitet i alle ledd og forutsigbarhet for oss som kunde med tanke på kostnader og andre konsekvenser av valg som gjøres både med hensyn til avtale for Digital arbeidsflate og Trondheim kommunes øvrige avtaler. Dette krever samhandling mellom leverandør/leverandør og leverandør/kunde som kunde. Riktige verktøy og samhandlingsrutiner er nødvendig. Digitale som samskriving, chat, video og deling der det er formålstjenlig, men også direkte dialog og personlige møter der det trengs. Digital samhandling med alle leverandører skal skje i kommunens valgte kontorstøtteverktøy, G.Suite.. Tilrettelegging for sannsynlig økt omfang av BYOD innenfor flere områder. Innledningsvis primært på mobil, men etterhvert også for andre arbeidsflater. Jobbe for økt samhandling i kommunen: Fellesløsninger for funksjonalitet og standarder for arkitektur skal deles på tvers av de kommunale enhetene. Frigjøre ressurser i kommunen ved å effektivisere arbeidsprosesser og innføre selvbetjening gjennom digitale tjenester. Øke den digitale kompetansen. Kommunens medarbeidere skal få et kompetanseløft som sørger for at vi er i stand til å kostnadseffektivt utnytte og bruke infrastrukturen og verktøyene som er tilgjengelige. 4. Spørsmål til tilbyder Trondheim kommune ønsker tilbakemelding fra markedet på følgende: 1. Hvilke gevinster kan vi forvente oss gjennom å samle både leveranse og drift av alle digitale arbeidsflate løsninger? 2. Per i dag ivaretar avtalen for Trafikk, utstyr og tjenester, abonnement og trafikk både for fast og mobil telefoni i tillegg til kjøp av mobilt utstyr. Trondheim kommune vurderer om abonnement (fast og mobil) skal være en separat avtale, og altså ikke inngå som del av ny Digital Arbeidsflate avtale. Hva er leverandørens vurdering av dette? 3. Er det utfordrende for dere som leverandør at driftsplattformen/verktøy ønskes plassert på virtualisert infrastruktur hos vår applikasjonsdrift leverandør? Hvilke utfordringer ser dere eventuelt med dette? 4. Dersom dere skal overta drift av Win7 baserte PC klienter - vil dette kreve full re-tanking av operativsystem? Hvis ikke, beskriv hvordan dette alternativt kan gjøres. 8
5. Hvor lang tid forventer dere å bruke på en eventuell overtagelse av dagens driftsfunksjoner for våre eksisterende løsninger? 6. Vi vurderer om innkjøp av periferutstyr til digital arbeidsflate bør legges utenfor denne avtalen da vi er usikker på om vi oppnår gunstige priser ved å legge det inn. Hva er leverandørens tanker rundt dette? 7. Trondheim kommune benytter seg av Snow som SAM verktøy. Hvilken rolle kan dette eventuelt ha i avtalen for Digitale Arbeidsflater, og på hvilken måte vil dette bidra til å øke kvalitet og/eller redusere kostnader? 8. Vi ønsker en beskrivelse av hvordan distribusjon og oppdatering av applikasjoner kan gjøres på en mest mulig effektiv måte som gir minimum av påvirkning for brukerne 9. Hvilke sikkerhetsmekanismer bør benyttes for å gi en sikker arbeidsflate i stand til å håndtere dagens trusselbilde, samtidig som enkelhet og fleksibilitet ivaretas? Herunder hvordan sikkerhet ivaretas på en helhetlig måte på tvers av ulike operativsystemer, med god støtte for mobilt utstyr, chromebooks, Windows-pc-er og BYOD. 10. Hva tenker dere om at Trondheim kommune ønsker å ha sin egen Asset Management løsning (potensielt basert på vår eksisterende ServiceNow løsning) og at dere må levere innhold til denne, samt at dere må benytte dette som en datakilde ifm deres driftstjenester? 9
5. Utforming og levering av besvarelse 5.1.Informasjon om innsending Skriftlig besvarelse på RFIen skal være innsendt jfr. pkt. 2 i kap. 1.2 Tidsplan. Besvarelsen samt spørsmål knyttet til denne RFIen sendes elektronisk til it-tjenesten.postmottak@trondheim.kommune.no og merkes «DIAF 2018 saksnr. 16/47626». 5.2.Utforming av svar Det er ikke noe krav til at samtlige spørsmål i dokumentet besvares, men leverandørene oppfordres til å svare så utfyllende som mulig på samtlige spørsmål. Det er opp til leverandøren selv å velge struktur og detaljeringsnivå på besvarelsen. 5.3.Dialogmøter Det gjennomføres dialogmøter (en-til-en møter) mellom Trondheim kommune og leverandører som har levert besvarelse på RFI (jfr. pkt 3 i kap. 1.2 Tidsplan for RFI-prosessen), dersom enten leverandøren eller Trondheim kommune ønsker dette. Eventuelle møter vil bli gjennomført i Trondheim. Den enkelte leverandør som har levert besvarelse på RFI vil bli kontaktet pr. e-post med tidspunkt og sted for gjennomføring av dialogmøte. 5.4. Kostnader Eventuelle kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av RFI, og eventuell deltagelse på dialogmøte vil ikke bli refundert av Trondheim kommune. 5.5.Spørsmål til RFI-dokumentet Eventuelle spørsmål knyttet til RFI-en kan rettes skriftlig pr. e-post til it-tjenesten.postmottak@trondheim.kommune.no og merkes «DIAF 2018 saksnr. 16/47626». Trondheim kommune forbeholder seg retten til å gjøre rettelser, suppleringer eller endringer av dette RFI-dokumentet. Slike justeringer vil bli publisert på Doffin. Trondheim kommune forbeholder seg også retten til å komme med ytterligere spørsmål i perioden før konkurransegrunnlaget offentliggjøres. 5.6.Konfidensiell informasjon og offentlighet Informasjon gitt fra leverandører som en del av besvarelsen på denne RFI-en vil unntas offentlighet i henhold til Offentleglova og Forvaltningsloven. Dette innebærer bl.a. at informasjon som er konkurransesensitiv vil være underlagt taushetsplikt og unntatt offentligheten. Leverandører skal markere eventuell konfidensiell informasjon som gis i sin besvarelse. 10