TILGJENGELIGGJØRING AV INFORMASJON TILGJENGELIGGJØRING AV INFORMASJON BYGGESAKSARKIVET I ARENDAL BYGGESAKSARKIVET I ARENDAL
ELEKTRONISKE ARKIVLØSNINGER: Planarkiv 2000 Målebrevsarkiv 2004 Seksjoneringsarkiv 2004 Vann-og avløpsarkiv 2004 Byggesaksarkivet oppstart sept. 2006 SEFRAK-arkivet (AAFK) 2007 2
SKANNING BYGGESAKSARKIVET Forprosjekt Eksterne aktører Byggesaksavd. med i prosjektet Ryddeprossedyrer Skanningsproduksjon Nøkkelinformasjon Sensitiv informasjon
forts. Opsjon for de andre kommunene Grimstad og Froland Doffin
SKANNING AV BYGGESAKSARKIV PL 15 Elektronisk Byggesaksarkiv 2005 2006 2007 Aktiviteter juni juli aug sept okt nov des jan febr mar apr mai juni juli aug sept okt nov des Forprosjekt Komite/bystyrebehandling Utarbeide kravspesifikasjon (del 1 og 2) Kunngjøring i Doffinbase (del 1) Utsending av konkurransegrunnlag Kontraktsforhandlinger/valg av leverandør Scanning av eksisterende byggesaksarkiv Testperiode/godkjenningsperiode 5
SKANNING AV BYGGESAKSARKIVET ARKIVMENGDER Grimstad kommune: 106 løpemeter arkiv 10 200 arkivmapper 304 000 A4-format 6 000 > A3-format Froland kommune: 36 løpemeter arkiv 114 000 A4-format 3 000 > A3-format Arendal kommune 163 løpemeter arkiv 23 500 arkivmapper 1 000 000 A4-format 30 000 > A3-format 6
Skanning innkommen post Dokumentlagring eiendomsarkiv/gjenbruk Elektroniske skjema E-mail SAK/Arkiv Noarkformat Innsynsformat braarkiv Eiendomsarkiv Utgående/ Internnotat
Eiendomsarkivet braarkiv-løsningen er laget med tanke på lagring, forvaltning, gjenfinning og visning av elektroniske dokumenter. Alle typer dokumenter kan lagres i arkivet, og kan gjenfinnes uavhengig av hvilke fagarkiv de tilhører. Oppslag i braarkiv skjer ved direkte søk på registrert nøkkelinformasjon innenfor eller på tvers av definerte arkivdeler, samt oppslag via kart på for eksempel eiendom, bygning eller planområde.
Analoge arkiv må samordnes og gjøres tilgjengelig i digital form
Bakgrunn Innbygger- og Ansatteportaler Tjenester på nett (innbyggere,proff.brukere og ansatte) Tjenesteorientert arkitektur. Formål: døgnåpen forvaltning /effektiv drift samt frigjøring av ressurser. Tilrettelegging av digital informasjon.
BRUK AV DET SKANNEDE MATERIALET Integrasjon mot sakssystem Integrasjon mot kart internt. Tjenester på nett Min Eiendom Planarkiv InfoLand ( integrasjon InfoLand/braArkiv/Ephorte) Sanitærmeldingstjeneste (VA-arkiv) 11
Mine eiendommer Mål med tjenesten: Et steg på veien mot en brukerorientert innbyggerportal De kommunale eiendomstjenestene på nett Redusere arbeidspresset hos saksbehandlere/servicesenter Gjenbruk av tidligere anskaffelser og investeringer (MapServer, braarkiv, Matrikkelens innsyns-api, Geointegrasjon, Innbyggerportalene, Mellomvaren og lignende) En god grunn til å logge på med IDporten
Flere utviklingsfaser Fase 1 Fase 2 Fase3 Utviklingen av tjenesten Mine eiendommer er delt inn i flere faser. På denne måten blir det mulig å lansere tjenesten i etapper, og tilby publikum ny funksjonalitet etter hvert som den blir utviklet.
Fase 1: Gevinstrealisering Fase 1 Alle innbyggere som står oppført som eiere av en eller flere eiendommer får tilgang til eiendomsopplysninger i innbyggerportalen. Øker graden av selvbetjening for innbyggere, samtidig som det potensielt reduserer pågangen på kommunens servicetorg. Danner grunnlaget for kommende funksjonalitet i tjenesten Mine eiendommer.
Fase 1: Pålogging og tilgang til generell eiendomsinformasjon For at tjenesten Mine eiendommer skal kunne publiseres, er det en nødvendig forutsetning at innbyggerportalene er i stand til å identifisere brukeren på en sikker måte, siden tjenesten kommer til å inneholde personsensitive data.
Fase 2: Gevinstrealisering Fase 1 Fase 2 Alle innbyggere som står oppført som eiere av en eller flere eiendommer får tilgang til alle elektroniske dokumenter som er lagret i eiendomsarkivet (braarkiv) i innbyggerportalen. Øker graden av selvbetjening for innbyggere, samtidig som det potensielt reduserer pågangen på kommunens servicetorg Danner grunnlaget for videre funksjonalitet i tjenesten Mine eiendommer.
Fase 2: Tilgang til dokumenter fra eiendomsarkivet I den andre utviklingsfasen tilbys publikum en mulighet til å laste ned dokumenter og lignende fra kommunenes eiendomsarkiv.
Fase 3: Oversikt over eiendomsgebyrer og abonnement I den tredje utviklingsfasen ønsker vi å tilby publikum en oversikt over eiendomsgebyrer og abonnementer knyttet til eiendommen.
Gevinstrealisering Nærinsliv: bedre oversikt over sine saker Tilgjengelig 24/7 Kortere saksbehandlingstid; bedre kvalitet på søknader God kvalitet på ferdigmeldinger. Mindre purringer på ferdigmelding
Analoge arkiv må samordnes og gjøres tilgjengelig i digital form NB!!! NB!!! NB!!! NB!!! Viktig å tenke gjenbruk når man knytter egenskaper/nøkkel-informasjon til dokumenter som digitaliseres
Eiendomsinformasjon Kommunene har brukt mye tid og energi på å skanne de historiske eiendomsarkivene. Gjennom Felles IKTprosjekt har alle kommunene nå likt sak/arkiv system braarkiv braarkiv braarkiv Eiendomsarkiv Eiendomsarkiv Eiendomsarkiv ephorte ephorte ephorte ephorte Mål: All offentlig eiendomsinformasjon skal brukerne selv kunne hente ut via Innbyggerportalene.
Veien videre Hvor står vi i dag? Hva er målet?
HUSK : Vanskelige ting tar lang tid - Det umulige tar litt lengre tid Takk for meg Gro H. Jessen