Saksliste styremøte 20. oktober 2016 Saksbehandler: Øyvind Juell Vår dato: 13.10.16 Arkivnummer: 012 [Sted] Bodø Administrasjonen i Helseforetakenes nasjonale luftambulansetjeneste ANS (Luftambulansetjenesten ANS) kaller inn til styremøte 20.-21. oktober på Scandic Grand hotell i Tromsø kl 1500-1900 med besøk på helikopterbasen 21. oktober kl 0900-1300 Saksliste: Sak 71-2016 Sak 72-2016 Sak 73-2016 Sak 74-2016 Sak 75-2016 Sak 76-2016 Sak 77-2016 Sak 78-2016 Sak 79-2016 Godkjenning av innkalling Godkjenning av saksliste Godkjenning av protokoll fra styremøte 15. september Virksomhetsrapport pr. 1. oktober Virksomhetsrapportering Anskaffelse av ambulanseflytjenester Anskaffelse av basefasiliteter ambulansefly samt helikopterbasen på Evenes Daglig leders orientering Eventuelt Med vennlig hilsen Øyvind Juell
Vår dato: 16. september 2016 Arkivnummer: 012 PROTOKOLL Styremøte 15. september 2016 Styret for Luftambulansen ANS avholdt styremøte 15. september 2016 på telefon. Til stede Daniel Haga (styreleder) Randi Midtgård Spørck (nestleder) Ingvild Skogseth Arild Østergaard Forfall Steinar Marthinsen Fra administrasjonen Øyvind Juell (daglig leder) STYRESAK 67-2016 Godkjenning av innkalling. Innkalling til styremøtet er fremlagt. Styrets vedtak Innkalling til styremøte 15. september 2016 er godkjent. STYRESAK 68-2016 Godkjenning av saksliste. Sakslisten til styremøtet er fremlagt: Sak 67-2016 Godkjenning av innkalling Sak 68-2016 Godkjenning av saksliste Sak 69-2016 Godkjenning av protokoll fra styremøte 6. september 2016 Sak 70-2016 Budsjett 2017 Styrets vedtak Sakslisten er godkjent. STYRESAK 58-2016 Budsjett 2017 Nytt budsjettnotat som svar på epost fra økonomidirektørmøtet ble gjennomgått sammen med budsjett 2017. Budsjettert timeproduksjon er noe økt i forhold til økonomisk langtidsplan og budsjett 2016, dette basert på aktivitet i 2015 og hittil i år.
Styrets vedtak Styret vedtar budsjett for 2017. Styret stiller seg bak begrunnelse for justering fra økonomisk langtidsplan, og ber daglig leder videresende budsjett med utdypende begrunnelse til det nasjonale økonomidirektørmøtet. Daniel Haga Randi Midtgård Spørck Steinar Marthinsen Ingvill Skogseth Arild Østergaard Styremøter framover 20. oktober kl 1500, og 21. oktober (basebesøk) i Tromsø.
Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: +47 75 54 99 50 Styresak 74-2016 Virksomhetsrapportering pr 30.09.16 Saksbehandler: Mariann M. Hunstad Vår dato: 10.10.2016 Møtedato: 20. og 21.10.2016 1. Bakgrunn/fakta Regnskapet er avstemt pr 30. september i år. Det er foretatt avsetning på 9,4 MNOK. Avsetningen gjelder drivstoff, timeuttak, baseleie, luftfartsavgifter, div. operative utgifter og regnskapshonorar. Bankrenter er bokført tom. 30. september. 2. Regnskap pr 30.09.16 Regnskap 01.01.2015-30.09.2015 Regnskap 01.01.2016-30.09.2016 Budsjett 01.01.2016-31.12.2016 PROGNOSE 2016 Tekst Refusjoner og tilskudd 626 787 649 197 865 593 865 595 Andre inntekter - 511-681 DRIFTSINNTEKTER 626 787 649 707 865 593 866 277 Personalkostnader -13 596-16 268-23 919-23 947 Avskrivninger -3 780-3 891-7 129-5 189 Fast vederlag mm -475 931-499 874-666 114-673 212 Operative driftsutgifter -33 711-34 518-46 215-46 551 Risiko og sikkerhet -982-535 -1 982-1 714 Indirekte kostnader -66 463-63 745-97 045-84 993 Drift, vedlikehold og service -4 705-4 894-7 703-8 025 Andre driftsutgifter -50-1 -200-201 Administrative kostnader -7 151-7 679-13 259-14 384 Reise, diett, bilgodtgjørelse -1 242-1 379-1 830-1 839 Salgs- og reklamekostnader -55-12 -100-16 Kontigenter, gebyr -52-56 -52-75 Forsikringer -80-80 -160-107 Tap/gevinst o.l. - - - - SUM KOSTNADER -607 799-632 932-865 708-860 251
DRIFTSRESULTAT 18 988 16 775-115 6 026 Finansinntekter 912 533 1 000 710 Finanskostnader -7-36 - -47 NETTO FINANS 905 497 1 000 663 RESULTAT FØR SKATT 19 893 17 272 885 6 700 Driftsresultat pr 30. september 2016 er 16,7 MNOK. Det største enkeltavvik fra budsjett er drivstoffkompensasjon med avvik på 9 MNOK. Likviditeten for selskapet er tilfredsstillende. 2.2 Prognose De største korrigeringene, i kroner, i prognosen sett opp mot budsjett kommenteres nedenfor: Avskriving reduseres. Årets anskaffelser gjennomføres senere enn planlagt og får mindre konsekvens for regnskapet enn budsjettert. Kontogruppen Fast vederlag m.m.økes med bakgrunn i økt timeproduksjon. Kontogruppen Indirekte kostnader reduseres som følge av redusert drivstoffpris. Kontogruppen Adm. Kostnader økes som følge av nytt prosjekt baseanskaffelser. Øvrige kostnader er beregnet som en videreføring av kostnader hittil i år. Basert på forutsetningene for prognosen estimeres resultat for 2016 til å bli et overskudd på 6,7 MNOK. Prognose er brutt ned til den enkelte base. Med grunnlag i finansieringsmodellen og budsjett 2016 er forbruket per rhf vurdert i forhold til budsjett. Kostnadene knyttet til Helse Nord RHF og Helse Midt-Norge RHF er større enn budsjettert, mens kostnadene knyttet til Helse Vest RHF og Helse Sør-Øst RHF er lavere enn budsjettert. Basert på dette anbefaler daglig leder at tilskudd for desember korrigeres i henhold til tabellen nedenfor. Korrigering desember Desember Oppr.tilskudd Differanse Helse Nord RHF 30 886 208 30 886 208 0 Helse Midt-Norge RHF 12 961 480 12 961 480 0 Helse Vest RHF 9 090 298 11 520 298 2 430 000 Helse Sør-Øst RHF 12 118 070 16 348 070 4 230 000 6 660 000
Styret for Luftambulansen ANS inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret tar økonomisk status pr. 30. september 2016 til orientering. Styret ber daglig leder justere tilskuddsfaktura for desember i henhold til prognosen. Øyvind Juell daglig leder
Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: +47 75 54 99 50 Styresak 75-2016 Virksomhetsrapportering - forslag Saksbehandler: Mariann M. Hunstad Vår dato: 12.10.2016 Møtedato: 20.10.2016 1. Bakgrunn Styret har diskutert innhold og form på virksomhetsrapportering for selskapet, senest i behandlingen av styresak 56-2016. Daglig leder ble bedt om å utarbeide et forslag. Vedlagte følger forslag til ny virksomhetsrapport. 2. Generelt til forslaget Dokumentet deles i fire hovedpunkt. De tre første beskriver økonomi, flytimeproduksjon og kvalitet. Disse punktene gjelder primært luftambulansetjenesten som tjeneste. Det fjerde punktet knyttes til intern drift i selskapet. Oppsettet for økonomirapporteringen er i tråd med økonomisk langtidsplan. For flyproduksjonen er det satt inn grafer som viser utviklingen. Punkt 2.1 og 2.2 viser nasjonal utvikling over flere år, mens 2.4 viser regionvis produksjon i forhold til budsjett. Punkt 3 knyttes til kvalitet, herunder selskapets arbeid med revisjoner samt informasjon fra internt avvikssystem. Punkt 4 knyttes til intern drift med informasjon om HMS, sykefravær og personellsituasjonen. Vedlagte forslag er ment som en skisse, det innebærer at informasjonen på noen punkter blir utviklet videre. Forslaget er utarbeidet med tanke på faktorer som enten kan brukes som styringsparameter eller som gir nyttig informasjon om tjenesten og eller selskapet. Styret for Luftambulansen ANS inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret ber daglig leder tilpasse mal for virksomhetsrapport i tråd med punktene som fremkom i møtet. Styret ber daglig leder rapportere i tråd med malen fra og med neste styremøte. Øyvind Juell daglig leder
Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: +47 75 54 99 50 Styresak XX-2016 Virksomhetsrapportering pr xx.xx.16 Saksbehandler: Mariann M. Hunstad Vår dato: xx.xx.2016 Møtedato: xx.xx.2016 1. Økonomi 1.1 Generelt Regnskapet er avstemt pr 30. juni 2016. Det er foretatt følgende avsetninger xxx. Rente på bankkonto er bokført pr 30. juni 2016. 1.2 Regnskap pr 31.07.16 Tekst Sum driftsinntekter Hittil i fjor 01.01.2015-31.07.2015 Regnskap 01.01.2016-31.07.2016 Budsjett 01.01.2016-31.07.2016 % Avvik Budsjett 01.01.2016-31.12.2016 486 181 505 339 504 929 100,1 % 410 865 593 Varekostnad/-forbruk -404 244-435 828-443 030 98,4 % 7 202-763 159 Lønnskostnad -9 690-11 780-12 424 94,8 % 645-23 919 Ordinære avskrivninger -2 930-3 036-3 372 90,0 % 336-7 129 Nedskrivning 0 - - - - - Andre driftskostnader -23 012-37 949-40 567 93,5 % 2 618-71 501 Sum driftskostnader -439 876-488 592-499 394 97,8 % 10 802-865 708 Driftsresultat Netto finansposter 46 306 16 747 5 535 302,6 % 11 212 629 333 500 66,7 % -167-115 1 000 Resultat 46 935 17 081 6 035 283,0 % 11 045 885
1.3 Større avvik Driftskostnader viser et samlet underforbruk i forhold til budsjett på 10,8 MNOK. Av dette knyttes 7,2 MNOK til direkte kostnader relatert til kontraktene for ambulansefly og ambulansehelikopter. I hovedsak skyldes dette lavere drivstoffpris enn budsjettert. 1.4 Konklusjon økonomi Resultat pr 31. juli er 17 MNOK, noe som er bedre enn budsjettert og primært begrunnet med lavere drivstoffpriser enn forventet. 2. Flytimeproduksjon tom juli 2016 Tabellen i 2.1 og 2.2 viser utvikling til og med juli sett i forhold til årsproduksjon tidligere år. 2.1 Flytimeproduksjon ambulansefly 2160 1920 1680 1440 1200 960 720 480 240 0 2012 2013 2014 2015 Budsjett 2016 2016 tom juli
2.2 Flytimeproduksjon ambulansehelikopter 1920 1680 1440 1200 960 720 480 240 0 Prod. 2012 Prod. 2013 Prod. 2014 Prod. 2015 Budsjett 2016 2016 tom juli 2.3 Kommentar produksjonsutvikling Ambulanseflyene har til og med juli flydd 6117 timer. Dette er 180 timer over budsjett. Til sammenligning var produksjonen på samme tid i fjor 5975 timer. Tilgjengeligheten for ambulanseflyene i juli var på 95,45 %. Ambulansehelikoptrene har pr juli flydd 5748 timer. Dette er 286 timer over budsjett. I fjor på samme tidspunkt var produksjonen 5402 timer. Tilgjengeligheten for Lufttransports ambulansehelikoptre var 94,91 % i juli. Tilgjengelighetstallet for NLA var 96,56 %. 2.4 Kommentar pr RHF Tabellene viser differansen mellom produserte og budsjetterte timer. Søyle under 0-streken viser produksjon lavere enn budsjettert. 120 96 Baser i region nord - timeproduksjon 2016 72 48 24 0 jan feb mar apr mai jun jul Netto helikopter Netto fly
36 Baser i region midt - timeproduksjon 2016 24 12 Netto helikopter Netto fly 0 jan feb mar apr mai jun jul Baser i region vest- timeproduksjon 2016 36 24 12 Netto helikopter 0 jan feb mar apr mai jun jul 120 Baser i region sør-øst - timeproduksjon 2016 96 72 48 Netto helikopter Netto fly 24 0 feb mar apr mai jun jul
3. Kvalitet 3.1 Revisjoner Grunnet anskaffelsesprosessene er det ikke gjennomført kvalitetsrevisjoner hos operatør hittil i år. Det er gjennomført interne revisjoner ved Flykoordineringssentralen og ved Medtek. Hos Flykoordineringssentralen ble det avdekket 13 avvik og ni forbedringspunkter. Ingen av avvikene anses som alvorlige. Hos Medtek ble det avdekket syv avvik og fire forbedringspunkter. Ingen av avvikene anses som alvorlige. Det er gjort tiltak i forhold til alle avvik. Det Norske Veritas gjennomførte en resertifisering av alle selskapets lokalisasjoner i august. Det ble ikke funnet avvik, men foreslått noen forbedringspunkter. 3.2 Avvikshåndtering internt i selskapet Grafene nedenfor er hentet i avvikssysemet Opscom. Disse viser oppsummert innmeldte avvik sortert på type. Ved registrering av avvik må en av disse fire kategoriene velges. 4. Intern drift i selskapet 4.1 Helse, miljø og sikkerhet Det har ikke vært kjente jobbrelaterte personskader i år. På forsommeren ble det gjennomført vernerunder ved samtlige lokalisasjoner. Det gav flere oppfølgingstiltak. Av disse gjenstår.. antall tiltak. Av disse er det antall hvor vi avventer ekstern bistand. 4.2 Personell Prosent sykefravær til og med juli er XX %. Stilling som operativ rådgiver er besatt. Ole Kristian Westberg startet 20. september. Flykoordineringssentralen har utlyst ett vikariat. Dette skyldes langtidssykemelding.
Styret for Luftambulansen ANS inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret tar virksomhetsrapport pr. xx 2016 til orientering. Øyvind Juell daglig leder
Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: +47 75 54 99 50 Styresak 78-2016 Daglig leders orientering Saksbehandler: Øyvind Juell, 926 53 078 Vår dato: 13.10.2016 Møtedato: 20.10.2016 1. Bakgrunn/fakta Daglig leder ønsker å informere styret om følgende saker: a. Prosjekt Digital landingsplassoversikt Styret er tidligere orientert om prosjektet. RIJ b. IFR-prosjekt (prosjekt EILAT Enroute IFR Luftambulansetjenesten) Styret er tidligere orientert om at Avinor planlegger å utgi en low-level nasjonal IFR struktur innen utgangen av 2016. Arbeidet er nå kommet så langt at rutestrukturen kan aktiveres og tas i bruk. Dato for aktivering er satt til 10.11.2016. Se vedlagte AIC. c. PLIVO PLIVO er iverksatt med virkning fra 01.10.2016. Ambulanseflyene vil ikke kunne transportere politi med alle tenkelige våpen. d. Mottaksprosjekt ambulansehelikoptertjenester 2018 Gjennomført første oppfølgingsmøte med Norsk Luftambulanse AS knyttet til oppfølging i etableringsperioden og første prosjektrapport fra selskapet er mottatt etter plan. Deres vurdering er at organiseringen er på plass, roller og ansvar er fordelt og i rute. Det er ikke meldt om negative avvik på kritiske milepæler med forfall i høst, og selskapet ligger foran tidsplanen på flere aktiviteter og kvaliteten på utførte aktiviteter anses å være god. Neste oppfølgingsmøte er primo desember. Det er i prosjektet løpende kontakt mellom partene og det har vært behov for endel avklaringer. e. Personell - Operativ rådgiver fly Ole Kristian Westberg er tilsatt og startet i jobben 20. september, foreløpig i en 40 % stilling. Han har bakgrunn både som flykoordinator på FKS og flyger på ambulansefly både i Norge og Sverige. Lufttransport AS har leid han inn som kvalitetsrevisor på sine operasjoner. Han er i dag flyger i Widerøe der han også har hatt en tilleggsfunksjon innen flysikkerhets- og etterforskningsarbeid. - Flykoordineringssentralen har langtidsfravær som gjør det nødvendig å ansette en vikar. f. Lufttransport AS (RW) Selskapet har gjennom sommeren mistet to langsiktige kontrakter.
Ambulansehelikopterkontrakten med oss og kontrakt på flyging av los for Kystverket. Ingen større hendelser. g. Norsk Luftambulanse AS Det har vært stor aktivitet på alle baser i ferieperioden. Bakvakt Lørenskog har vært løpende benyttet, fasiliteter og tilpasninger har fungert innenfor rammene som er satt. Ny AD er ansatt (Rune Midtgaard), begynner senest 1.11.2016. I perioden frem til dette og i en overgangsperiode vil Lars Kobberstad være konstituert AD. Ingen større hendelser. 2. Anbefaling Daglig leder anbefaler at styret tar sakene til orientering. Styret for Luftambulansetjenesten ANS inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret tar orienteringene fra daglig leder til orientering. Øyvind Juell daglig leder