Saksliste styremøte 6. september 2016

Transkript

1 Saksliste styremøte 6. september 2016 Saksbehandler: Øyvind Juell Vår dato: Arkivnummer: 012 Bodø Daglig leder i Helseforetakenes nasjonale luftambulansetjeneste ANS (Luftambulansetjenesten ANS) kaller inn til styremøte 6. september 2016 på Radisson Blu Airport Hotel, Gardermoen kl Saksliste: Sak Godkjenning av innkalling Sak Godkjenning av saksliste Sak Godkjenning av protokoll fra styremøte 13. juni 2016 Sak Økonomisk status Sak Virksomhetsrapportering til styret Sak Oppdragsdokument 2016 status Sak Budsjett 2017 Sak Anskaffelse av ambulansehelikoptertjenester Sak Anskaffelse av ambulanseflytjenester Sak Hendelse ved redning i bratt lende Sak Kvalitet og miljø Sak Nasjonal standard for helsepersonell som transporterer syke nyfødte i luftambulansetjenesten Sak Basefasiliteter ambulanseflytjenesten Sak Daglig leders orientering Sak Eventuelt Med vennlig hilsen Øyvind Juell Daglig leder

2 PROTOKOLL Vår dato: 13. juni 2016 Arkivnummer: 012 Styremøte 13. juni 2016 Styret for Luftambulansen ANS avholdt styremøte 13. juni 2016 på Gardermoen. Til stede Daniel Haga (styreleder) Randi Midtgård Spørck (nestleder) Ingvild Skogseth Steinar Marthinsen Arild Østergaard Fra administrasjonen Øyvind Juell (daglig leder) Mariann M. Hunstad Bård Mortensen Pål Madsen STYRESAK Godkjenning av innkalling Innkalling til styremøtet er fremlagt. Styrets vedtak Innkalling til styremøte 13. juni 2016 er godkjent. STYRESAK Godkjenning av saksliste Sakslisten til styremøtet er fremlagt: Sak Godkjenning av innkalling Sak Godkjenning av saksliste Sak Godkjenning av protokoll fra styremøte 20. mai 2016 Sak Godkjenning av protokoll fra styremøte 30. mai 2016 Sak Økonomisk status Sak Anskaffelse av ambulanseflytjenester Sak Anskaffelse av ambulansehelikoptertjenester Sak Orienteringssaker Sak Eventuelt Styrets vedtak Sakslisten er godkjent. STYRESAK Godkjenning av protokoll fra styremøte 20. mai 2016 Protokoll fra 20. mai 2016 er fremlagt. Styrets vedtak Protokoll fra styremøte 20. mai 2016 er godkjent..

3 STYRESAK Godkjenning av protokoll fra styremøte 30. mai 2016 Protokoll fra 20. mai 2016 er fremlagt. Styrets vedtak Protokoll fra styremøte 30. mai 2016 er godkjent. STYRESAK Økonomisk status pr. 31. mai 2016 Bokført resultat ved utgangen av mai er 7,9 MNOK, 2,7 MNOK under budsjett. Styrets vedtak Styret tar økonomisk status pr. 31. mai 2016 til orientering. STYRESAK Anskaffelse av ambulanseflytjenester Historikk, status og planer framover for anskaffelsen av ambulanseflytjenester ble gjennomgått i detalj og diskutert. Styrets vedtak er gjengitt i referat fra styringsgruppemøtet. Mer detaljer finnes i det referatet. Styrets vedtak 1. Styret tar redegjørelse og status for prosjekt anskaffelse av nye ambulanseflykontrakter til orientering. 2. Daglig leder følger opp strategiarbeidet og anskaffelsesprosjektet i tråd med resultatet av AD-møtet 23. mai 2016, diskusjonene i styret samt tidsplanen for prosjektet. STYRESAK Anskaffelse av ambulansehelikoptertjenester Statusrapport fra anskaffelsesprosjektet ble fremlagt. Saken skal behandles i AD-møtet senere 13. juni Pressemelding ble fremlagt og justert. Styrets vedtak Styret tar status for Anskaffelse av ambulansehelikoptertjenester 2018 til orientering. STYRESAK Orienteringssaker Styret ble orientert om følgende saker: a. Anskaffelser av medisinsk teknisk utstyr. Kuvøse tilbyder er valgt. Første kuvøse blir levert til høsten og skal brukes til opplæring og testing. Leveransen fortsetter i Ultralyd tilbyder er valgt. Første leveranse skjer senhøsten. Den nasjonale avtalen for multimonitor endte med valg av Corpulse. Utstyret er under innføring i LAT. Det arbeides med brakettløsning for innfesting. b. Eierstyringsgruppen har bedt om møte med selskapet 2. september Agenda oversendes i forkant. c. Selskapet skal resertifiseres på kvalitet- og miljø (ISO 9001:2015 og ISO ) august d. Nasjonal standard for transport av syke nyfødte i luftambulansetjenesten. Utkast har vært ute til høring. Det er uenighet om innretningen av denne standarden, som i nåværende form handler om kompetansekrav. Prosjektgruppen følger opp saken gjennom sommeren.

4 e. Kommende styremøter: 6. september 2016 kl 1400 på Gardermoen. 20. oktober kl 1500, Tromsø. Følges opp med besøk på helikopterbasen 21. oktober. f. Helikopterlandingsplass ved sykehus. Prosjektet skal utbedre nødvendige landingsplasser for nye redningshelikoptre ved norske sykehus. Sykehusbygg HF driver prosjektet. Det har vært stillstand i prosjektet i påvente av vind og støydata for AW101, samt et behov for prøveflyging inn til enkelte sykehus med helikopteret for å avklare nødvendige tiltak. Styrets vedtak Styret tar saken til orientering. STYRESAK Eventuelt Intet. Daniel Haga Randi Midtgård Spørck Steinar Marthinsen Ingvill Skogseth Arild Østergaard

5 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Styresak Økonomisk status pr Saksbehandler: Mariann M. Hunstad Vår dato: Møtedato: Bakgrunn/fakta Regnskapet er avstemt pr 30. juni i år. Det er foretatt avsetning på 3,1 MNOK. Avsetningen gjelder drivstoff, timeuttak, baseleie og regnskapshonorar. 2. Regnskap pr Tekst Hittil i fjor Regnskap Budsjett % Avvik Budsjett Refusjoner og tilskudd ,0 % Andre inntekter DRIFTSINNTEKTER ,1 % Personalkostnader ,8 % Avskrivninger ,0 % Fast vederlag mm ,3 % Operative driftsutgifter ,5 % Risiko og sikkerhet ,0 % Indirekte kostnader ,3 % Drift, vedl. og service ,5 % Andre driftsutgifter ,5 % Adm. kostnader ,2 % Reise ,1 % Salgs/reklamekostnader ,0 % Kontigenter, gebyr ,2 % Forsikringer ,9 % Tap/gevinst o.l SUM KOSTNADER ,8 % DRIFTSRESULTAT ,6 %

6 Driftsresultat pr 31. juli 2016 er 16,7 MNOK. Sum kostnader hittil i år er noe lavere enn budsjettert, mens sum inntekter er omtrent som budsjettert. 2.2 Inntekter Kontogruppen inntekt følger budsjett. 2.3 Kostnader I det følgende kommenteres forbruk på kontogrupper som viser større avvik fra budsjett, enten i form av avvik i prosent eller beløp. 2.4 Indirekte kostnader Kontogruppen inkluderer kontiene Drivstoff, Diverse operative utgifter og Luftfartsavgifter. Kontogruppen viser et lavere forbruk enn budsjettert med 8,4 MNOK. I hovedsak skyldes det lavere forbruket lavere pris på drivstoff enn budsjettert. Vi budsjetterte med kr 9 til kr 12 avhengig av kontrakt. Hittil i år har laveste betalte literpris vært kr 6,11 og høyest betalte literpris kr 13,07, mens gjennomsnittlig literpris hittil i år er på kr Administrative kostnader Kontogruppen inkluderer en rekke konti knyttet til drift av selskapet samt konto for konsulenttjenester. Avviket i forhold til budsjett knyttes primært til konto for konsulenttjenester. Budsjett for kontoen inkluderer samtlige prosjekter selskapet skal gjennomføre. Budsjett for konto periodiseres etterskuddsvis. Vi forventer større faktura knyttet til begge anskaffelsesprosjektene, samt Nasjonal HEMS IFR struktur. 2.6 Finans Bankrenter er bokført til og med juni. 2.7 Konklusjon økonomi Tekst Hittil i fjor Regnskap Budsjett % Avvik Budsjett DRIFTSRESULTAT ,6 % Finansinntekter ,9 % Finanskostnader NETTO FINANS ,7 % RESULTAT FØR SKATT ,0 %

7 Bokført resultat ved utgangen av mai er 17 MNOK, som er høyere enn budsjettert. Likviditeten for selskapet er tilfredsstillende. 3. Flytimeproduksjon tom juli Flytimeproduksjon ambulansefly og ambulansehelikopter Måned Status Amb hkp Status Amb fly Kommentar Jan Ambulansehelikopterproduksjonen i januar var 38 timer over budsjett. Ambulanseflyproduksjonen for årets første måned var 37 timer over budsjett. Feb Ambulansehelikopterproduksjonen i februar var 161 timer over budsjett. Ambulanseflyene fløy 122 timer over budsjett. Mars Ambulansehelikopterproduksjonen i mars var 1 time over budsjett. Ambulanseflyene fløy 41 timer under budsjett. April Ambulansehelikopterproduksjonen i april var 54 timer over budsjett. Ambulanseflyene fløy 77 timer over budsjett. Mai Ambulansehelikopterproduksjonen i mai var 19 timer under budsjett. Ambulanseflyene fløy 57 timer over budsjett. Juni Ambulansehelikopterproduksjonen i juni var 39 timer under budsjett. Ambulanseflyene fløy 9 timer over budsjett. Juli Ambulansehelikopterproduksjonen i juli var 15 timer over budsjett. Ambulanseflyene fløy 81 timer under budsjett. Aug Sept Okt Nov Des

8 3.2 Kommentar pr RHF Framstillingen viser utvikling til og med juli sammenlignet med samme periode i fjor. Helse Nord RHF Budsjett Differanse Utført Differanse Utført Fly Helikopter Helse Midt-Norge RHF Utført 2016 Budsjett 2016 Differanse Utført 2015 Differanse 2016 Fly Helikopter Helse Vest RHF Utført 2016 Budsjett 2016 Differanse Utført 2015 Differanse 2016 Helikopter Helse Sør-Øst RHF Utført 2016 Budsjett 2016 Differanse Utført 2015 Differanse 2016 Fly Helikopter Kommentar produksjonsutvikling Ambulanseflyene har til og med juli flydd 6117 timer. Dette er 180 timer over budsjett. Til sammenligning var produksjonen på samme tid i fjor 5975 timer. Tilgjengeligheten for ambulanseflyene i juli var på 95,45 %. Ambulansehelikoptrene har pr juli flydd 5748 timer. Dette er 286 timer over budsjett. I fjor på samme tidspunkt var produksjonen 5402 timer. Tilgjengeligheten for Lufttransports ambulansehelikoptre var 94,91 % i juli. Tilgjengelighetstallet for NLA var 96,56 %. Styret for Luftambulansen ANS inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret tar økonomisk status pr. 31. juli 2016 til orientering. Øyvind Juell daglig leder

9 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Styresak Virksomhetsrapportering til styret Saksbehandler: Øyvind Juell, Vår dato: Møtedato: Bakgrunn/fakta Styret startet på styremøte en diskusjon rundt virksomhetsrapporteringen i selskapet. Daglig leder fremmer denne saken med bakgrunn i diskusjonene på siste styremøtet for eventuelt å justere og forbedre dagens virksomhetsrapportering til styret. Vedlagt følger et eksempel på dagens virksomhetsrapportering. Denne har utviklet seg over tid, men har stort sett vært uendret de siste par årene. Som tittelen på saken indikerer er det fokusert på økonomirapportering. I tillegg er aktivitet (flytimeuttak) og tilgjengelighet (fly/helikopter og besetning klar for utrykning i prosent) viet plass i rapporten. Dette har vært styrets viktigste elementer å ha oversikt over og kontroll med. Vedlagt følger også et eksempel på virksomhetsrapportering fra Pasientreiser ANS. Pasientreiser ANS og Luftambulansetjenesten ANS er to svært forskjellige selskaper. Det i seg selv betyr at deres rapportering ikke kan adopteres direkte av Luftambulansetjenesten ANS. Rapporten kan likevel bidra til diskusjon om mulige endringer i vår rapportering. 2. Vurdering Selskapet har ikke benyttet begrepsapparat som Key Performance Indicators (KPI)/nøkkeltallsindikatorer (IFN). Det ligger likevel indikatorer i rapporteringen. Selskapet har bare i liten grad innvirkning selv på disse faktorene: 1. Økonomirapportering. Selskapet har ikke kontroll med timeuttak, drivstoffpriser, luftfartsavgifter, prisstigning, lønnsinndeks (de to siste danner grunnlaget for økning av fast vederlag til operatørene). 2. Timeuttak fly. Timeuttak styres overordnet av Retningslinjer for bruk av luftambulanse, utgitt av Luftambulansetjenesten ANS Timeuttaket styres ellers av AMK-sentralene, medisinsk ledelse og vakthavende personell. Bruken gjenspeiler også blant annet struktur- og funksjonsfordelingsamt organisering av kommunal legevakttjeneste. 3. Timeuttak helikopter. Se kommentar timeuttak fly. 4. Tilgjengelighet fly. Tilgjengelighet i prosent er en kvalitetsparameter som sier noe om ressursenes teoretiske tilgjengelighet. Lav tilgjengelighet vil naturlig nok få spesiell oppmerksomhet. I tillegg vil en lav tilgjengelighet kunne utløse avkorting i fast vederlag til operatøren.

10 5. Tilgjengelighet helikopter. Se kommentar tilgjengelighet fly. Avkorting i fast vederlag er i helikoptertjenesten rettet mot antall timer sammenhengende der en base er av beredskap. Timeuttak fly og helikopter er i dagens rapportering blant annet presentert i en tabell med fargede piler som indikerer uttak i forhold til budsjett. Tilsvarende kan også andre indikatorer settes opp. Da må styret ta stilling til et måltall for tilgjengelighet for fly og helikopter. Sannsynligvis må måltall for tilgjengelighet spesifiseres for hver type luftfartøy. Eksempel: Økonomi x Budsjett Tilgjengelighet FW x % y % Tilgjengelighet RW x % y % Hittil i år Resultat Mål Avvik Farge Utvikling Prognose Oppdragsdokumentet blir behandlet særskilt. Første styremøte etter overlevering i selskapsmøtet blir dokumentet presentert for styret med daglig leders vurderinger. Over sommeren rapporteres status på aksjonspunktene. Spesielle rapporteringspunkter underveis i året behandles separat. I tillegg rapporteres spesielle hendelser i tjenesten. Styret bør ta stilling til om disse rapporteringspunktene er de rette, om de er tilstrekkelig for styrets behov, eventuelt enes om andre punkter. 3. Anbefaling Daglig leder anbefaler styret å enes om fremtidige parametere for virksomhetsrapportering som tilfredsstiller styrets behov for styring og kontroll med selskapet. Parameterne vil bli innarbeidet i kommende virksomhetsrapportering. Styret for Luftambulansetjenesten ANS inviteres til å fatte følgende vedtak: Virksomhetsrapporteringen skal omfatte følgende punkter: o (fylles inn etter diskusjoner i styret). Øyvind Juell daglig leder

11 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Styresak Økonomisk status pr Saksbehandler: Mariann M. Hunstad, Bård Mortensen Vår dato: Møtedato: Bakgrunn/fakta Regnskapet er avstemt pr 31. mars i år. Det er foretatt avsetning på 23 MNOK. Avsetningen gjelder drivstoff, timeuttak, luftfartsavgifter, regnskapshonorar, medisinske gasser, diverse operative utgifter og bruk av 330 skv. til og med april. 2. Regnskap pr Tekst Hittil i fjor Hittil i År Budsjett % Avvik Budsjett Refusjoner og tilskudd ,2 % Andre inntekter DRIFTSINNTEKTER ,2 % Personalkostnader ,3 % Avskrivninger ,0 % Fast vederlag mm ,4 % Operative driftsutgifter ,2 % Risiko og sikkerhet ,9 % Indirekte kostnader ,2 % Drift, vedlikehold og service ,9 % Andre driftsutgifter ,9 % Administrative kostnader ,7 % Reise, diett, bilgodtgjørelse ,5 % Salgs- og reklamekostnader ,6 % Kontigenter, gebyr ,3 % 7-52 Forsikringer ,6 % Tap/gevinst o.l SUM KOSTNADER ,5 % DRIFTSRESULTAT ,6 %

12 Driftsresultat pr 30. april 2016 er 8,4 MNOK. Dette er noe lavere en budsjettert hittil i år. Som informert i styremøte 25. april i år var det en summeringsfeil i sum kostnader budsjett 2016 (sak 54/2015). Denne ble delvis utlignet ved en feil i beregningsgrunnlaget for personalkostnader. Etter å ha sjekket med revisor er budsjettet korrigert for disse to. Det gir et korrigert budsjettert resultat på 0,8 MNOK i overskudd. Resultat ved utgangen av april 2015 var tilsynelatende mye høyere. Det skyldtes bl.a. feil periodisering av tilskudd fra Helse Nord RHF (Evenes ble betalt som del av det månedlige tilskuddet fra og med januar, mens leiekostnaden ble betalt etterskuddsvis etter oppstart 1. mai). 1. Inntekter Kontogruppen inntekt følger i budsjett. 2. Kostnader I det følgende kommenteres forbruk på kontogrupper som viser større avvik fra budsjett, enten i form av avvik i prosent eller beløp. 2.2 Indirekte kostnader. Kontogruppen inkluderer kontiene Drivstoff, Diverse operative utgifter og Luftfartsavgifter. Forbruk på disse kontiene følger timeuttaket. I og med at timeuttaket hittil i år er høyere enn budsjettert skulle kontoen vist et overforbruk. Men drivstoffprisen vi har betalt hittil i år er lavere enn budsjettert. Det gjør at avviket blir lavere. 2.3 Administrative kostnader Kontogruppen inkluderer en rekke konti knyttet til drift av selskapet samt konto for konsulenttjenester. Avviket i forhold til budsjett knyttes primært til konto for konsulenttjenester. Budsjett for konto periodiseres etterskuddsvis og forbruket kom tidligere enn forventet. 2.4 Finans Bankrenter er bokført til og med mars. 2.5 Konklusjon økonomi Tekst Hittil i fjor Hittil i År Budsjett % Avvik Budsjett DRIFTSRESULTAT ,6 % Finansinntekter ,6 % Finanskostnader NETTO FINANS ,3 % RESULTAT FØR SKATT ,7 %

13 Bokført resultat ved utgangen av mars er 8,5 MNOK, som er noe lavere enn budsjettert. Likviditeten for selskapet er tilfredsstillende. 3 Flytimeproduksjon tom april 2016 Rapporten inneholder ingen medisinske data og er ment som informasjon i forbindelse med budsjettoppfølgingen for de regionale helseforetakene. 3.1 Flytimeproduksjon ambulansefly og ambulansehelikopter Måned Status Amb hkp Status Amb fly Kommentar Jan Ambulansehelikopterproduksjonen i januar var 38 timer over budsjett. Ambulanseflyproduksjonen for årets første måned var 37 timer over budsjett. Feb Ambulansehelikopterproduksjonen i februar var 161 timer over budsjett. Ambulanseflyene fløy 122 timer over budsjett. Mars Ambulansehelikopterproduksjonen i mars var 1 time over budsjett. Ambulanseflyene fløy 41 timer under budsjett. April Ambulansehelikopterproduksjonen i mars var 54 timer over budsjett. Ambulanseflyene fløy 77 timer over budsjett. Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Flytimeproduksjon under budsjett Flytimeproduksjon over budsjett Flytimeproduksjon iht budsjett 3.2 Kommentar pr RHF Framstillingen viser utvikling til og med april sammenlignet med samme periode i fjor.

14 Helse Nord RHF Budsjett Differanse Utført Differanse Utført Fly Helikopter Helse Midt-Norge RHF Budsjett Differanse Utført Differanse Utført Fly Helikopter Helse Vest RHF Budsjett Differanse Utført Differanse Utført Helikopter Helse Sør-Øst RHF Utført 2016 Budsjett 2016 Differanse Utført 2015 Differanse 2016 Fly Helikopter Kommentar produksjonsutvikling Ambulanseflyene har til og med april flydd 3557 timer. Dette er 195 timer over budsjett. Til sammenligning var produksjonen på samme tid i fjor 3339 timer. Tilgjengeligheten for ambulanseflyene er i april var på 95,79 %. Andelen uforutsett teknisk er fortsatt noe høyere enn snittet de siste årene, og utgjorde i april 2,03 %. Ambulansehelikoptrene har pr april flydd 3014 timer. Dette er 330 timer over budsjett. I fjor på samme tidspunkt var produksjonen 2768 timer. Tilgjengeligheten for Lufttransports ambulansehelikoptre var 97,73 % i april. Tilsvarende tall for NLA er 97,77 %. Styret for Luftambulansen ANS inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret tar økonomisk status pr. 30. april 2016 til orientering. Øyvind Juell daglig leder

15 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 06/04/2016 SAK NR Virksomhetsrapportering per 29. februar 2016 Forslag til vedtak: Styret tar virksomhetsrapporteringen per 29. februar 2016 til etterretning. Skien, 1. april 2016 Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 12

16 1. Administrerende direktørs anbefalinger/konklusjon Rapporteringen for januar og februar viser gode resultater på selskapets leveranser, samtidig som det er høy aktivitet i prosjektporteføljen. Administrerende direktør anbefaler at styret tar virksomhetsrapporteringen per 29.februar 2016 til etterretning. 2. Faktabeskrivelse For januar var saksinngangen 3,8 % under budsjett, og for februar var saksinngangen 5,2 % over budsjett. Sammenlignet med tilsvarende periode i 2015 er det en økning på 0,7 %. Saksbehandlingstiden har en positiv utvikling i perioden. Gjennomsnittlig nasjonal saksbehandlingstid for januar er 18,8 dager og for februar 14,9 dager. Dette gir gul styringsindikator. I perioden er det målt god stabilitet i systemene PRO, NISSY og Radar. For PRO og Radar er det grønn styringsindikator i januar, mens det for NISSY er gul styringsindikator i januar. I februar er det grønn styringsindikator for alle systemene. Økonomirapporteringen per 29. februar 2016 er ikke korrigert i henhold selskapets MVA-unntak som ble fastsatt den 28. mars 2016, se mer omtale i punkt 2.6. Det har i perioden vært prioritert avleggelse av et nytt årsregnskap for 2015 og avklaringen av MVA i perioden Per. 29. februar viser regnskapet et positivt avvik på 0,4 millioner kroner. Tilstedeværelsen i januar er 95,5 % noe som gir grønn styringsindikator. I februar er tilstedeværelsen 94,1 %, dette gir gul styringsindikator. 2.1 Sammendrag styringsindikatorer Styringsindikator MÅL 2016 Jan16 Feb16 Hittil i 2016 Snitt saksbehandlingstid i dager < 14 18,8 14,9 16,9 God økonomistyring - overskudd > 0 % 3,8 % 6,3 % 5,1 % Oppetid NISSY 99,3 % 98,9 % 100,0 % 99,5 % Oppetid PRO 99,3 % 100,0 % 100,0 % 100,0 % Oppetid Radar 95,0 % 99,9 % 99,7 % 99,8 % Tilstedeværelse > 95 % 95,5 % 94,1 % 94,8 % Styringsindikatorer og grenseverdier forklares i vedlegg til denne virksomhetsrapporten. Side 2 av 12

17 2.2 Aktivitet Transaksjonstunge oppgaver Graf: Faktisk saksinngang 2016 vs. budsjett 2016 For januar var saksinngangen 3,8 % under budsjett, og for februar var saksinngangen 5,2 % over budsjett. Sammenlignet med tilsvarende periode i 2015 er det en økning på 0,7 %. 2.3 Saksbehandlingstid Styringsindikator MÅL 2016 Jan16 Feb16 Hittil i 2016 Snitt saksbehandlingstid i dager < 14 18,8 14,9 16,9 Saksbehandlingstiden har hatt en positiv utvikling fra januar til februar. På landsbasis var saksbehandlingstiden i januar 18,8 dager og i februar 14,9 dager. Ved utgangen av februar er det seks pasientreisekontor som har saksbehandlingstid innenfor målkravet på 14 dager. Saksbehandlingstiden varierer mellom kontorene fra 5,1 til 28,6 dager. Pasientreiser ANS har levert skanning, oppgaveregistrering og utbetaling i henhold til SLA-krav i perioden. Saksbehandlingstid Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Jan Feb Gjennomsnitt alle regioner 16,5 14,7 17,3 17,2 17,5 19,5 19,4 11,6 10,3 9,2 11,1 18,8 16,9 Helse Sør Øst RHF 12,2 10,3 14,7 14,5 14,0 16,3 12,9 6,8 7,9 7,3 10,1 17,5 13,5 Helse Vest RHF 16,6 14,2 15,2 16,2 16,2 16,1 17,1 7,2 6,8 8,5 11,7 18,8 14,9 Helse Midt Norge RHF 18,9 17,4 20,6 19,8 21,9 25,1 32,4 22,0 17,6 13,7 11,3 20,8 18,1 Helse Nord RHF 21,9 19,8 21,1 21,0 21,8 24,1 24,3 14,8 12,0 9,9 12,1 19,8 14,8 Tabell: Gjennomsnittlig saksbehandlingstid i regionene per måned i Side 3 av 12

18 2.4 Tilleggstjenester/Saksbehandlingstjenester I januar ble det levert saksbehandlingstjenester til tre forskjellige pasientreisekontor tilsvarende 8,8 månedsverk, og i februar ble det levert 11,5 månedsverk til fire pasientreisekontor. Graf: Leverte månedsverk saksbehandlingstjenester. For mars er det bestilt 10 månedsverk fra fire pasientreisekontor. Alle disse pasientreisekontorene har saksbehandlingstid over 14 dager. Graf: Saksbehandlingstid per pasientreisekontor i februar og bestilte tilleggstjenester i mars. Regnskap for tilleggstjenester per viser en omsetning på 1,1 millioner kroner og et positivt resultat på kroner. Det er budsjettert med et overskudd på 5 % som skal dekke overheadkostnader til Pasientreiser ANS. Side 4 av 12

19 2.5 IKT rapportering PRO, NISSY og Radar Oppetid PRO Styringsindikator MÅL 2016 Jan16 Feb16 Hittil i 2016 Oppetid PRO 99,3 % 100,0 % 100,0 % 100,0 % I januar og februar er det målt oppetid på 100 % og dermed grønn styringsindikator. Målkravet er 99,3 % oppetid i PRO Oppetid NISSY Styringsindikator MÅL 2016 Jan16 Feb16 Hittil i 2016 Oppetid NISSY 99,3 % 98,9 % 100,0 % 99,5 % I januar er det målt opptid i NISSY på 98,9 %. Dette gir gul styringsindikator. I februar er det målt 100 %. Målkravet er 99,3 % oppetid i NISSY. Graf: oppetid i NISSY Den 25. januar ble det registrert 255 minutter nedetid i NISSY. Årsaken var problemer med kartløsningen. NISSY var likevel tilgjengelig i hele perioden, og det var kun tjenester i tilknytning til kartserver som ble påvirket. To dager før feilen oppstod, ble det byttet disker på kartserveren. Feilen oppstod da Norsk Helsenett senere oppdaterte GAB og de nye diskene sto med feil rettigheter. Problemet ble løst ved å endre tilbake til gamle disker. Side 5 av 12

20 2.5.3 Oppetid Radar I januar er det målt opptid på 99,9 % og i februar er det målt oppetid på 99,7 % i Radar. Dette gir grønn styringsindikator. Målkravet er 95 % oppetid i Radar Annet tregheter og hendelser som ikke førte til vesentlig produksjonstap 20. januar manglet det enkelte kartutsnitt i NISSY for mindre deler av landet. Problemet ble løst samme dag. 2. februar var tjenesten HarBorgerFrikort utilgjengelig i 9,5 time på grunn av et fiberbrudd mellom Norsk Helsenett og NAV. Tjenesten er ikke med i vår SLA med Norsk Helsenett. I februar er det meldt om mer tregheter i NISSY enn de foregående månedene. Dette kan skyldes konsolidering av servere i januar og februar. Tiltak ble iverksatt ved at flere ressurser ble lagt på serverne. Tiltaket har så langt hatt positiv effekt Utførte og planlagte tiltak I februar ble arbeidet med konsolidering av NISSY servere ferdigstilt. NISSY 4.9 ble satt i produksjon lørdag 5. mars. Selve produksjonssettingen gikk feilfritt og ny NISSY versjon var tilgjengelig for alle fra kl samme dag. Det ble meldt om noen feil etterfølgende uke, og selv om disse ikke var kritiske i den forstand at det gikk ut over pasienter og eller rekvirenter, ble det besluttet å rette disse feilene umiddelbart. Ny versjon som inneholder feilrettingene ble satt i produksjon onsdag 16. mars. 2.6 Økonomirapportering Fritak for mva: Styringsindikator MÅL 2016 Jan16 Feb16 Hittil i 2016 Oppetid Radar 95,0 % 99,9 % 99,7 % 99,8 % 28. februar 2016 mottok selskapet svar på anmodning om revurdering av Skattedirektoratets bindende forhåndsuttalelse av 28. august I 2009 konkluderte direktoratet med at selskapets virksomhet ikke var omfattet av avgiftsunntaket for helsetjenester i merverdiavgiftsloven 3-2 første ledd bokstav a). Direktoratet er kommet til at den virksomhet som Pasientreiser ANS driver likevel er omfattet av avgiftsunntaket for helsetjenester, og avgift skal følgelig ikke svares av de beløp som Pasientreiser ANS fakturerer helseforetakene. Det finnes lite praksis for vurdering av avgiftsunntaket for helsetjenester. Søknadsbehandlingen har derfor tatt spesielt lang tid. Det har vært løpende dialog mellom Pasientreiser ANS og direktoratet gjennom hele saksbehandlingen. Avgift for de tre foregående år vil kunne korrigeres, men det blir også et spørsmål om foreldelsesfristen bør utvides tilbake til Selskapet er i samarbeid med revisor i dialog med Skatt Sør for å avklare dette spørsmålet. I samsvar med revisor er det i årsregnskapet for 2015 tatt høyde for en slik korrigering. Økonomirapporteringen per 29. februar 2016 er ikke korrigert iht. ny fastsettelse av selskapets MVAunntak. Det har i perioden vært prioritert avleggelse av et nytt årsregnskap for 2015 og avklaringen av for perioden Per. 29. februar viser regnskapet et positivt avvik på 0,4 millioner kroner sammenlignet med godkjent budsjett for 2016 eks. mva. Det tas sikte på å fremme et avgiftskorrigert budsjett for 2016 til neste styremøte. Side 6 av 12

21 MÅL Styringsindikator Jan16 Feb16 Hittil i God økonomistyring - overskudd > 0 % 3,8 % 6,3 % 5,1 % Resultat nasjonale oppgaver Regnskap 2016 Resultat HIÅ Budsjett HIÅ Avvik Avvik % DRIFTSINNTEKTER Inntekter tjenester % DRIFTSKOSTNADER Produksjonskostnader ,0 % Lønnskostnader, inkl.innleie ,3 % Arbeidsgiveravgift og pensjonskostnad ,3 % Andre personalkostnader ,6 % Avskrivninger ,6 % Trykkeritjenester ,2 % Nissy, PRO og ,9 % Andre driftskostnader ,2 % Sum driftskostnader ,0 % DRIFTSRESULTAT Netto finansinntekter RESULTAT ETTER FINANSPOSTER ,1 % 3,0 % Tabell: Foreløpig resultat per Tall i hele Regnskap per viser et overskudd på 0,4 millioner kroner. De mest sentrale avvikene per er relatert til disse momentene: Inntekter: Inntektene er faste og er periodisert i henhold til budsjettert aktivitet. Produksjonskostnader positivt avvik på 8 % /68 : Akkumulert er produksjonskostnadene lavere enn budsjettert på grunn noe lavere kostnader fra Posten. Lønnskostnader og innleie positivt avvik på 2,3 % /158 : Avviket skyldes i hovedsak vakante stillinger, samt periodisering av resurser allokert i prosjektporteføljen. Trykkeritjenester positivt avvik på 12,2 % / 26 : Positivt avvik skyldes noe færre bestillinger enn planlagt. NISSY/PRO/05515 positivt avvik på 0,9 % / 29 : Avviket skyldes reduksjon i leveranser fra Norsk Helsenett. Andre driftskostnader positiv avvik på 2,5 % /36 : Det positive avviket skyldes noe mindre reiseaktivitet enn planlagt. Side 7 av 12

22 2.7 Tilstedeværelse Styringsindikator MÅL 2016 Jan16 Feb16 Hittil i 2016 Tilstedeværelse > 95 % 95,5 % 94,1 % 94,8 % Etter fem måneder med tilstedeværelse i henhold til målsetningen på 95 % er det i februar noe økt sykefravær. Det økte fraværet skyldes både økt egenmeldt fravær som en konsekvens av sesongvirus, men også økt legemeldt sykefravær. Det er igangsatt tiltak i samarbeid med lege og bedriftshelsetjenesten i de tilfellene med legemeldt fravær. Sammenlignet med februar i 2015 er det likevel en betydelig bedring. Tilstedeværelsen var i samme periode i 2015 på 89,8 %, dette gir en nedgang i sykefraværet fra samme måned i fjor som tilsvarer 42 %. Graf: Tilstedeværelse Tallene for 2015 og 2016 inneholder ikke omsorgspermisjon ved barns sykdom. Side 8 av 12

23 Vedlegg: Styringsindikatorer og grenseverdier 2016 KPIer for Brukermedvirkning - Digitaliserte løsninger og selvbetjening for pasient - Sikre likebehandling Mål 2016 Grenseverdier 2016 Frekvens Saksbehandlingstid i dager <14 dager < 14 > 14 > 21 Mnd Andel omgjorte klager av Fylkesmannen < 15% < 15 % < 30 % > 30 % Halvårlig Finner bruker den informasjonen de søker på pasientreiser.no > 80% > 80 % > 70 % < 70 % Halvårlig KPIer for Kundeperspektivet (SLA) Grenseverdier Stabile og kostnadseffektive nasjonale løsninger og tjenester Frekvens - Forvaltning og utvikling av IKT- løsninger Mål Samhandling Oppetid NISSY iht SLA-krav 99,3 % > 99,3 % > 98,3 % < 98,3 % Mnd Oppetid PRO iht. SLA-krav 99,3 % > 99,3 % > 98,3 % < 98,3 % Mnd Oppetid Radar iht. SLA-krav 95,0 % > 95,0 % > 93,0 % < 93,0 % Mnd KPIer for Effektiv drift (Oppdragsdokument) Grenseverdier Kostnadseffektivisering gjennom digitaliserte løsninger og standardiserte arbeidsprosesser Frekvens Mål 2016 God økonomistyring 0 % > 0 % > 0 % Mnd Tilstedeværelse medarbeidere 95 % > 95 % > 93 % < 93 % Mnd Vedlegg: Plan for innhold i virksomhetsrapportering til styret i 2016 Innhold virksomhets rapporteringen Tema Frekvens 28.jan 06.apr 20.apr 09.jun 15.sep 31.okt 08.des Aktivitet Saksbehandlingstid og saksinngang Mnd x x x x x x x IKT-rapportering Oppetid PRO Mnd x x x x x x x IKT-rapportering Oppetid NISSY Mnd x x x x x x x IKT-rapportering RADAR- Rapporteringsverktøy Mnd x x x x x x x Tilleggstjenester Aktivitet og økonomi Mnd x x x x x x x Status plan investeringer/prosjekt Mot budsjett Ved behov x x x Kvalitet Finner bruker det den leter etter på Halvårlig x x Kvalitet Andel omgjorte klager av Fylkesmannen Halvårlig x x Økonomirapportering God økonomistyring Mnd x x x x x x x Økonomirapportering Likviditet Halvårlig x x Rapportering på gevinstrealisering Gevinstrealisering Halvårlig x x Tilstedeværelse Tilstedeværlse medarbeidere Mnd x x x x x x x Medarbeidertilfredshet Medarbeidertilfredshet Halvårlig x x SLA- driftsmøte SLA-rapportering Halvårlig x x Status avsjekk oppdragsdokument Status oppdragsdokument Årlig x Kvalitet/Pasienttilfredshetsundersøkelse Egen sak, og gjøres for første gang til høsten kanskje (målet) Egen sak Kartlegging av praksis Styret ønsket egen sak, Mål 90 % September Egen sak Kvalitet på vedtak, stikkprøver Styret ønsket egen sak, Mål 90 % September Egen sak Kostnadsutvikling pasientreiseområdet Styret ønsket egen sak, Mål 90 % September Egen sak Side 9 av 12

24 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Styresak Oppdragsdokument status Saksbehandler: Øyvind Juell, Vår dato: Møtedato: Bakgrunn/fakta Oppdragsdokument 2016 for Luftambulansetjenesten ANS (LAT ANS) ble overlevert i Selskapsmøte 8. februar Styret fikk presentert dokumentet med daglig leders vurderinger 31. mars 2016 (styresak ). 2. Vurdering Som vedlagte handlingsplan viser har selskapet god kontroll på oppgavene gitt i Oppdragsdokument I det etterfølgende kommenteres de viktigste punktene: a. Sertifisering iht. ISO 9001:2015 og ISO 14001:2015 vil bli gjennomført i uke 33 av DNV GL. b. Rapportering på revisjoner til styret har ikke vært gjennomført da årets revisjoner er utsatt grunnet helikopteranskaffelsen. Som forberedelse til resertifisering uke 33 er det gjennomført internrevisjon på Flykoordineringssentralen og Medisinsk teknisk verksted i tillegg til ledelsens gjennomgåelse ved hovedkontoret i Bodø. En viktig del av kommende revisjoner blir oppfølging av operatør fram mot oppstart av ny helikopterkontrakt. c. Eierstyring - Luftambulansetjenesten ANS deltar etter nærmere anvisning. Det er avtalt at styreleder og daglig leder møter eierstyringsgruppen fredag 2. september. Mulige konsekvenser av omdanning fra ANS til HF er svart ut. d. Nasjonal helse- og sykehusplan vurdere konsekvenser for luftambulansetjenesten. LAT ANS følger utviklingen, og har så langt ikke identifisert noen direkte konsekvenser for tjenesten. De regionale helseforetakene er gitt i oppdrag å gjennomgå basestrukturen i luftambulansetjenesten. Strukturen for både helikopter og fly er nylig gjennomgått som del av de større anskaffelsene. Fremtidige konsekvenser av implementeringen av planen kan føre til behov for en ny gjennomgang. e. Pasientsikkerhet er en integrert del av arbeidet med nye anskaffelser, samt i den løpende oppfølgingen av gjeldende avtaler. f. Anskaffelse av ambulansehelikopter- og ambulanseflytjenester går etter planen. Avtale helikoptertjenesten er tildelt Norsk Luftambulanse AS og er signert.

25 3. Anbefaling Styret er gitt en oversikt over status i arbeidet med Oppdragsdokument Daglig leder ber styret ta saken til orientering. Styret for Luftambulansetjenesten ANS inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret tar status på oppfølging av Oppdragsdokument 2016 til orientering. Øyvind Juell daglig leder

26 Handlingsplan - Oppdragsdokument 2016 Nr Oppgave Tidsfrist Referanse Merknad 1 Redusere unødvendig venting og variasjon i kapasitetsutnyttelsen definere og 2 Overordnet mål for gjennomføre tiltak spesialisthelsetjenesten 2 Prioritere psykisk helsevern og tverrfaglig spesialisert rusbehandling definere og gjennomføre tiltak 2 Overordnet mål for spesialisthelsetjenesten 3 Bedre kvalitet og pasientsikkerhet definere og gjennomføre tiltak 2 Overordnet mål for spesialisthelsetjenesten 4 Sertifisering iht ISO 9001: a Gjennomført uke 33 5 Sertifisering iht ISO 14001: a Gjennomført uke 33 6 Rapportering på revisjoner til styret Løpende 3b Ingen revisjoner gjennomført hittil i Eierstyring LAT ANS deltar etter nærmere anvisning 3c 8 Omdanning fra ANS til HF klargjøring av kostnader og andre konsekvenser d Ferdig 9 Regjeringens eierskapspolitikk 3e 10 Nasjonal helse- og sykehusplan vurdere konsekvenser for LAT 3f 11 Pasientsikkerhet standarder h 12 Lærings- og forbedringstiltak HMS og pasientsikkerhet Løpende 3i 13 Rekruttere kvinnelige ledere 3j 14 Lån til felleseide selskaper 3k Ikke aktuelt 15 Anskaffelse av ambulanseflytjenester l 16 Anskaffelse av ambulansehelikoptertjenester Juni 3m Ferdigstilt 17 Informasjonsteknologi og digitale tjenester Løpende 3n 18 Innføring av nøytral merverdiavgift Løpende 3o 19 Økonomisk langtidsplan rapporteres på eget format p Styresak Foreløpig årsregnskap q 21 Endelig årsregnskap q 22 Krav til aktivitet rapporteres styret Løpende 4 23 Årlig melding

27 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Styresak Anskaffelse av ambulansehelikoptertjenester Saksbehandler: Per Magne Tveitane Vår dato: Møtedato: Bakgrunn/fakta Luftambulansetjenesten ANS har gjennomført en anskaffelse av ambulansehelikoptertjenester og resultatet av denne konkurransen ble publisert 30. juni Etter publiseringen var det en karensperiode frem til 15, juni 2016 på å klage på tildelingen. Samme ettermiddag som karensperiode utløpte, ble avtalen mellom Luftambulansetjenesten ANS og Norsk Luftambulanse AS signert elektronisk. 18. juli 2016 ble avtalen bekreftet av partene gjennom parafering og utveksling av nødvendige dokumenter knyttet til avtalen. 2. Aktiviteter Tildelingen 30. juni 2016 ble gjennomført etter oppsatt plan. Alle tilbydere ble tilsendt egne tildelingsbrev, se vedlegg 1 Norsk Luftambulanse AS - Melding om tildeling, for den vinnende tilbudet. I forbindelse forberedelse av publisering av resultat av anbudskonkurransen og oppfølging i karensperioden, ble det benyttet en egen sjekkliste og logg. Denne ble løpende oppdatert i perioden, se Vedlegg 2 Sjekkliste og logg helikopteranbud, for detaljer. Det ble også gjennomført daglige møter mellom selskapet og HINAS AS. Medieoppslag i perioden ble håndtert av daglig leder. I karensperiode ble det fremmet flere begjæringer om innsyn, en klage på avvisning og en klage som hadde betydning for anskaffelsen. Alle disse henvendelsene ble behandlet innenfor karenstiden, og ingen av disse medførte utsettelse. Gjennom media ble en kjent med at en Tilbyder ville melde saken til Konkurransetilsynet og ESA, samt at en Tilbyder har forbeholdt seg retten til evt. å formelt klage, men ikke på nåværende tidspunkt. I tilknytning til fremdriftsplan, som formelt starter 1. september 2016, har selskapet opprettet et eget prosjekt for å følge opp Norsk Luftambulanse AS i implementeringsperioden. Det er allerede opprettet dialog med selskapet og flere aktiviteter er under planlegging. 3. Konklusjon Tildelingen av Avtale om Kjøp av ambulansehelikoptertjenester er gjennomført etter oppsatt plan og selskapet oppretter et eget prosjekt for å følge opp det vinnende selskapet i perioden frem til oppstart 1. juni 2018.

28 Styret for Luftambulansen ANS inviteres til å fatte følgende vedtak: Daglig følger opp at implementeringen av ny kontrakt gjennomføres som planlagt. Daglig leder holder styret orientert om fremdrift i implementeringsperioden. Øyvind Juell daglig leder

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39 Styrende dokument: N/A Dok. id.: ID Sjekkliste og logg, publisering av helikopteranbud Versjon: 7.00 Side: 1 av 4 Ansvarlig: RIJ, PMT, PMK Verifisert: - Godkjent: ØJ Dato: Sjekkliste og logg, publisering av helikopteranbud 1.1 Hensikt AD-møtets vedtak om tildeling i konkurransen om ambulansehelikoptertjenester 2018 er utsatt i påvente av styrebehandling av ADs fullmakt i hvert RHF. Sjekklisten benyttes for å forberede publisering resultatet av Ambulansehelikopter Målgruppe Prosjektledelsen. 1.3 Definisjoner N/A 1.4 Gjennomføring Grunnlag (input) Fremdriftsplan Kjøp av Ambulansehelikoptertjenester 2018 Kommunikasjonsplan for anskaffelse av Ambulansehelikoptertjenester Informasjon om utsatt tildeling ( ) Beskrivelse Se kapittel Resultat (output) Kommunikasjon av resultat av anbudsprosessen gjennomføres som planlagt.

40 Før beslutning Styrende dokument: N/A Dok. id.: ID Sjekkliste og logg, publisering av helikopteranbud Versjon: 7.00 Side: 2 av 4 Ansvarlig: RIJ, PMT, PMK Verifisert: - Godkjent: ØJ Dato: Aktiviteter Trinn Fase Aktivitet Ansvar Merknad Utført 1 1 Daglige statusmøter (PL + KH) RIJ HINAS sender ut Løpende PMK invitasjon til møter. Koordinering med AD-møtet, RHF styremøter ØJ Avklare prosess og og styreleder. forventet dato for avklaring Oppdatert melding til tilbydere i Mercell og PMK Publiseres PG på e-post. Gjennomgang og oppdatering av: Tildelingsbrev (TD) RIJ Frist Mercell-melding (TD) PMK Frist Mercell-melding (forvarsel) PMK Frist Pressemelding KH Frist Nyhetsbrev RIJ Frist Utkast til melding til kommunikasjonspunkter i RHFene om tildeling og publisering. KH Lage utkast til melding E-post utvidet PG + styret PMK Frist Adresselisten for nyhetsbrev KH Frist Ferieliste PMK Forberedes innsynsbæringer og klargjøre for nedlastning på web. Gjennomgang av Avtale om Kjøp av ambulansehelikoptertjenester med underbilag og klargjøre disse. Kvalitetssikring av Avtale om Kjøp av ambulansehelikoptertjenester med underbilag. Skrive ut 2 x av Kontakt om Kjøp av Luftambulansetjenester, minnepinner og oversikt over bilag. Oppdater SharePoint. og planlegge for overføring av dokumenter. Overføre av dokumenter fra SharePoint til server hos Luftambulansetjenesten ANS. Oppdatere ephorte. Tilgang til SharePoint for utvidet PG lukkes og informeres til PG. Tilgang til SharePoint for kommunikasjonsrådgiver og oppdatere mapper innen området. Opprette mappe Tildeling på SharePoint og laste over dokumenter for utsendelse. PMK MH PMK MH PMK RIJ Lager pakker på det som bes om innsyn på. Vedlegg på en minnepinne (pdf). Tilbakemelding gis til MH på e-post, Lagt inn til daglig leder. Pågående Utføres når punkt over er utført. Pågående RIJ PMK PMK KN PMK Sett inn dato og initialer fortløpende som aktiviteten gjennomføres.

41 Etter bekjentgjøring Vedtak er fattet Styrende dokument: N/A Dok. id.: ID Sjekkliste og logg, publisering av helikopteranbud Versjon: 7.00 Side: 3 av 4 Ansvarlig: RIJ, PMT, PMK Verifisert: - Godkjent: ØJ Dato: Trinn Fase Aktivitet Ansvar Merknad Utført Daglig leder gir beskjed til PL om resultat ØJ Tentativt Kl av styremøte i RHFene og iverksettelse. kl Forhåndsmelding til tilbydere, publiseres PMK Benytte mal fra Kl i Mercell, om bekjentgjøring av tildeling i SharePoint løpet av dagen, med bekreftelse om Purring etter 30 min. mottak. 3. Informere kommunikasjonspunkter i RHFene om tildeling og publisering. 4. Melding om tildelingsbeslutning, publiseres i Mercell samme med (NN) Melding om tildeling. Sendes tilbyderne X timer etter Forhåndsmelding til tilbydere. 5. Melding til utvidet PG og LAT-styre på e- post til utvidet PG + styret. KH PMK PMK Benytte mal fra SharePoint. Benytte mal fra SharePoint og SharePoint. Benytte mal fra SharePoint. Kl X = kl Kl Kl Nyhetsbrev sendes 30 min etter melding om tildeling, e-post og nett. RIJ Benytte mal fra SharePoint. Kl Pressmelding publiseres 30 min etter melding om tildeling, e-post og nett. KH Benytte mal fra SharePoint. Kl Lage anbudsprotokoll. BRP PMK Utført Daglige statusmøter. PMT HINAS sender ut PMK invitasjon til møter. Opprette mappe 2016/25 Avtale kjøp av VS Utført ambulansehelikoptertjenester perioden , i ephorte. Alle mediehenvendelser ØJ koordineres/fordeles. KH Juridiske problemstillinger innsyn BRP oppfølgning. PMT Ny prosjektkoordinator (fra 4.juli). ØJ PMT Ny operatør PMK Vedlegg C2 Sende vedleggsliste for gjennomgang Påkravsgaranti lagers over skriftlig kopi av det vinnende tilbudet. Minne tilbyder om at Vedlegg C2 Påkravsgaranti må leveres i signert form før avtalen kan signeres. Ny operatør kontaktes og bes om å sende PMK Leveres i Bodø. over skriftlig kopi av det vinnende tilbudet. Avtale tidspunkt for signering av kontrakt ØJ med ny operatør. Signere Avtale om Kjøp av ØJ Signert avtale ambulansehelikoptertjenester etter lagers i ephorte. karenstidens utløp. Pressemelding ifm. kontraktsignering og KH kontakt med kommunikasjonspunkter i RHFene. 2 Sett inn dato og initialer fortløpende som aktiviteten gjennomføres.

42 Styrende dokument: N/A Dok. id.: ID Sjekkliste og logg, publisering av helikopteranbud Versjon: 7.00 Side: 4 av 4 Ansvarlig: RIJ, PMT, PMK Verifisert: - Godkjent: ØJ Dato: Registreringer Tildelingsbrev lagres i ephorte og på SharePoint. All kommunikasjon til tilbydere foregår gjennom Mercell. Oppdatert Sjekkliste publisering av helikopteranbud lagres på SharePoint (Hinas Samhandling > Prosjekter > Kjøp av ambulansehelikoptertjenester 2018 > Dokumenter > 5 Konkurransen > 5.8 Tildeling > Sjekkliste og ferieoversikt > Sjekkliste publisering av helikopteranbud) Møtereferat skrives av HINAS, lagres fortløpende på SharePoint (Hinas Samhandling > Prosjekter > Kjøp av ambulansehelikoptertjenester 2018 > Dokumenter > 3 Prosjektmøter > Del 2 Anskaffelsesprosjekt) 1.7 Kryssreferanser Referanse Dokumentnavn - Fremdriftsplan Kjøp av Ambulansehelikoptertjenester Kommunikasjonsplan for anskaffelse av Ambulansehelikoptertjenester - Informasjon om utsatt tildeling ( ) 1.8 Versjonsendringer Endringer merkes ved revisjonsstreker i venstre marg, samt versjonsnummer i topptekst.

43 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Styresak Kvalitet og miljø Saksbehandler: Per Magne Tveitane Vår dato: Møtedato: Bakgrunn/fakta Luftambulansetjenesten ANS gjennomfører kvalitets- og sikkerhetsrevisjoner etter oppsatt revisjonsplan. Styresaken gir en oppsummering av interne revisjoner som er gjennomført, resultat av resertifisering iht. NS-EN ISO 9001:2015 og NS-EN ISO 14001:2015 og rapport etter Ledelsens gjennomgåelse Aktiviteter Revisjonsaktivitet Selskapet utarbeidet i desember 2015 et revisjonsprogram, ref. vedlegg 1 Revisjonsplan 2016, for kommende års revisjonsaktiviteter. Resultatet av revisjonene blir presentert for daglig leder i form av revisjonsrapport fra den enkelte revisjon. Daglig ledere har ansvaret for å kommunisere videre med den reviderte part i oppfølging og frem til lukking av funn. Alle revisjoner gjennomførtes etter en fast prosedyre og etter prinsipper for revisjon av styringssystemer iht. NS-EN ISO 19011:2011 Retningslinjer for revisjon av styringssystemer. Internrevisjoner Internrevisjonen på Flykoordineringssentralen 21. juni 2016 avdekket ikke alvorlige avvik ved driften, men 13 avvik og ni forbedringspunkter knyttet til driften. Ny Service Level Agreement mellom Luftambulansetjenesten ANS og ambulanseflyoperatøren Lufttransport AS ble etablert i Denne beskriver tydeligere krav til begge parter og danner grunnlaget for mye av revisjonen. Lufttransport AS gjennomførte en revisjon av sentralen 9. oktober 2015, hvor det ble avdekket tre avvik og en observasjon. Disse avvikene er nå lukket. Målt opp mot egne krav og overgangen til nye krav i NS-EN ISO 9001:2015 og NS-EN ISO 14001:2015, er det avdekket flere avvik. Det gjenstår en del i praksisen og beskrivelsen for at sentralen er helt i samsvar. Dette gjelder i første rekke krav som knyttes opp mot kompetanse og kommunikasjon med Lufttransport AS. Sentralens miljøstyring støtter seg til del til UNN HF sitt miljøprogram, bla. knyttet til avfallshåndtering. Det er høy rapporteringsgrad av hendelser og avvik i sentralen. Disse hendelsene blir drøftet med Lufttransport AS i faste møter. Ledelsen ved sentralen har god oversikt over krav til egen leveranse og evne til å tilpasse styringssystemet til dette. Sentralen har et potensial for å systematisere bruken av opplæringsdager og få mer ut av disse dagene som arbeidsgiver disponerer. Det samarbeides tett med ledelsen ved AMK sentralen og FKS deltar på en rekke aktiviteter sammen med dem.

44 Dette skjer gjennom øvelser og samhandling ved større hendelser. Korrigerende tiltak skal være utført og akseptert av daglig leder innen 21. september Internrevisjonen av medisinskteknisk verksted 1. juli 2016 avdekket heller ingen ikke alvorlige avvik ved driften, men syv avvik og fire forbedringspunkter. MedTek har siste året flyttet inn i nye fasiliteter som har gitt bedre plass og rom for nødvendig vedlikehold. Det er foretatt en stor opprydning og kassasjon av gammelt materiell. Avdelingen har etablert gode systemer for avfallhåndtering. Verkstedet har hatt et langtidsfravær som er kompensert med innleie av en ekstra medisintekniker. Dette engasjementet videreføres ut året selv, om de nå er fulltallig. Denne ekstra ressursen gir rom for å utføre både planlagt vedlikehold og komme ajour med annet arbeid. I løpet av siste året er det nedlagt mye arbeid både i anskaffelse av nye kuvøser og ultralyd. Det medgår fortsatt mye tid til vedlikehold av de gamle kuvøsene, spesielt fordi dette krever at en tekniker ofte må reise ut til baser for uforutsett vedlikehold. I forbindelse med nye avtaler på helikoptertjenester skal også alle baser få oppsett av medisinskteknisk utstyr i alle 12 legebiler. Dette utstyret skal anskaffes og være på plass inne oppstart, 1. juni Korrigerende tiltak skal være utført og akseptert av daglig leder innen 1. oktober Eksterne revisjoner Det er planlagt fem ekstern utover høsten revisjoner Resultatet fra disse vil bli presentert for styret når revisjonsrapportene er ferdigstilt. Resertifiseringsrevisjon Resertifiserings- og overgangsrevisjon til NS-EN ISO 9001:2015 Ledelsessystemer for kvalitet og NS- EN ISO 14001:2015 Ledelsessystemer for miljø ble gjennomført i perioden 17. til 19. august Alle selskapets tre lokalisasjoner hadde inspeksjon fra DNV GL Business Assurance Norway AS. Luftambulansetjenesten ANS har fra 2013 vært sertifisert etter gamle standardene og besluttet i 2015 å benytte de nye reviderte standarden ved resertifisering. Både overgang til ny standard og bytte av revisjonsselskap medførte en utfordring for selskapet. Alle styringssystem innen kvalitet og miljø er oppgradert og tilpasset de nye standardene siste 6 måneder. Under sluttmøtet ble generelle konklusjoner og sentrale funn presentert, diskutert og bekreftet. Revisjonen ble gjennomført i henhold til revisjonsagendaen uten vesentlige endringer. Det ble ikke funnet avvik under revisjonen, kun seks observasjoner og fem forbedringsmuligheter. Det er ikke krav om at selskapet må behandle og gi tilbakemelding på disse, men det anbefales at selskapet behandler og gi tilbakemelding på observasjoner. På grad av styring scorer selskapet fire på en skala fra en til fem, på alle fokusområder. Revisjonsleder innstilte til utstedelse og fornyelse av sertifikat, da det ikke er registrert avvik under revisjonen. Som en del av resertifiseringen ble det også gjennomført en dokumentgjennomgang. Ingen funn ble identifisert. For mer detaljer, se vedlegg 2 Revisjonsrapport DNV GL Business Assurance Norway. Ny oppfølgingsrevisjon er planlagt 3. til 5. mai 2017.

45 Ledelsens gjennomgåelse Ledelsens gjennomgåelse ble gjennomført 29. juni Formålet med gjennomgåelsen er å sikre en årlig gjennomgang av ledelsessystemet for kvalitet og miljø med planlagte mellomrom for å sikre at begge systemene er velegnet, tilstrekkelig og virkningsfullt i tråd med selskapets strategiske retning. Selskapet har etablert en egen prosedyre for denne aktiviteten og denne er iht. NS-EN ISO 9001:2015 og NS-EN ISO 14001:2015. Gjennomgangen er registrert i et eget dokument vedlagt, Vedlegg 3 Ledelsens gjennomgåelse Innen området muligheter for forbedring, ble det identifisert syv områder: 1. Ledelsens gjennomgåelse gjennomføres to ganger pr.år, mot tidligere en gang pr.år. 2. Daglig leder iverksetter en gjennomgang av selskapets organisering og sammensetning av en evt. ledergruppe, samt behov for ressurser i organisasjonen. 3. Iverksetter prosesser for bedre å etablere resultatindikatorer for driften, dette diskuteres med eget styre. 4. Etablere bedre oppfølging av alle målsetninger, knyttet opp mot den etablerte selskapsstrategien. 5. Behov for i større grad å følge opp sentrale målsettinger i Oppdragsdokument og følge disse opp gjennom året. 6. Beslutte personellbehov på MedTek som får ansvar for mer utstyr. 7. Kvalitets og miljørådgiver gjennomfører en gjennomgang av kvalitets- og miljømål, og oversender dette til daglig leder. 3. Konklusjon Selskapet har etablert et system for miljø og kvalitetsledelse og som er gransket og akseptert av en tredje part. Dette har nå gjennomgått en resertifisering med gyldighet på tre år. Ledelsens gjennomgåelse er gjennomført og avdekker flere områder med muligheter for forbedring. Styret for Luftambulansen ANS inviteres til å fatte følgende vedtak: Daglig leder følger opp avvik og forbedringer avdekket i alle revisjonsrapporter samt i ledelsens gjennomgåelse. Daglig leder orienterer styret om resultat av revisjoner iht. oppsatt revisjonsplan for Øyvind Juell daglig leder

46 Revisjonsplan for Luftambulansetjenesten ANS 2016 Styrende dokument: P5-0 Styring av revisjonsprogram og utførelse av revisjon Dok. id.: Plan Versjon: 2.00 Side: 1 av 1 Ansvarlig: PMT Verifisert: N/A Godkjent: ØJ Dato: part-eksternrevisjon (Intern revisjon) Dato Reviderte part Omfang Revisjonsleder Fagrevisor FKS EASA Part OPS ORO.GEN.110 (c), Service Level Agreement, Driftshåndbok FKS, Håndbok for kvalitet og PMT - miljøstyring, egne kvalitets og miljømålsettinger, oppfølging av avvik og hendelser Medisinskteknisk Forskriftene om håndtering av medisinsk utstyr, medisinsk utstyr og systematisk helse-, miljø- og PMT - verksted sikkerhetsarbeid, Driftshåndbok MTU, Håndbok for kvalitet og miljøstyring, samarbeid med operatører/fagmiljø, egne kvalitets og miljømålsettinger, oppfølging av avvik og hendelser Administrasjon Håndbok for kvalitet og miljøstyring, oppfølging av Oppdragsdokument 2016 og egne kvalitets og PMT - miljømålsettinger, oppfølging av avvik og hendelser. 2. part-eksternrevisjon (Ekstern revisjon) Dato Reviderte part Omfang Revisjonsleder Fagrevisor Sept. NLA AS base Avtale kjøp Ambulansehelikoptertjenester med vedlegg, lokale samarbeidsavtaler, basehåndbok og PMT RIJ, DH Lørenskog oppfølging av MTU. Sept. NLA AS hovedkontor Avtale kjøp Ambulansehelikoptertjenester med vedlegg, oppfølging fra tidligere revisjoner og PMT RIJ, MH kontaktmøter. Okt. Lufttransport RW AS Avtale kjøp av Ambulanseflytjenester med vedlegg, lokale samarbeidsavtaler, Driftshåndbok og PMT RIJ, DH base Brønnøysund oppfølging av MTU. Okt. Lufttransport RW AS Avtale kjøp av Ambulanseflytjenester med vedlegg, oppfølging fra tidligere revisjoner og kontaktmøter. PMT RIJ, MH hovedkontor Arbeids og hviletid, Nov. Lufttransport FW AS Avtale kjøp Ambulansehelikoptertjenester med vedlegg, lokale samarbeidsavtaler, Driftshåndbok og PMT Ikke fastsatt base Ålesund oppfølging av MTU. Nov. Lufttransport FW AS Avtale kjøp Ambulansehelikoptertjenester med vedlegg, oppfølging fra tidligere revisjoner og PMT WS, MH hovedkontor kontaktmøter. Nov. Lufttransport RW og FW Økonomisk revisjon iht. Avtale kjøp av Ambulanseflytjenester punkt og Per Åge Hansen 1 MH, PMT AS hovedkontor Ambulansehelikoptertjenester punkt Nov. NLA AS hovedkontor Økonomisk revisjon iht. Avtale kjøp av Ambulansehelikoptertjenester punkt Per Åge Hansen MH, PMT 1 Innleid revisjonsleder fra BDO AS

47 Luftambulansetjenesten ANS Rapport fra resertifisering - RC Systemsertifisering ISO 9001:2015 & ISO 14001: til Sertifiseringsomfang: «Administrasjon og forvaltning av den nasjonale luftambulansetjenesten, vedlikehold av medisinsk utstyr til luftambulanse og operativ koordinering av ambulanseflytjenesten. Teamleder Inger-Marie Schytte Blix Skjemaref: AR-RBC-2.0 NOR/NOR 2.2 Dato:

48 Luftambulansetjenesten ANS Oppsummering for ledelsen Resultater fra fokusområdene Fokusområde 1 Implementering av ISO 9001:2015 Rapport fra resertifisering - RC ISO 9001:2015 & ISO 14001:2015 Høy Lav 1 Grad av styring Positive indikasjoner Kvalitets- og miljøstyringssystemet er godt dokumentert i «Håndbok for miljø og kvalitet kvalitetshåndbok», «Driftshåndbok MTV» og «Driftshåndbok FKS». Beskrevet kontekst og interesseparter og viser god oversikt og innsikt i ulike interesseparters behov, krav, herunder egne krav knyttet til samhandling og leveranse. Gjennomgående fokus på risikostyring og identifiserer også muligheter knyttet til utvikling og samarbeid. (kan utvikles ytterligere) Etablert robuste systemer for å sikre periodisk vedlikehold og sporbarhet på MTV. Har en årsplan som sikrer systematisk gjennomgang per base. Dokumentasjon gjøres i MTU-databasen Merida og på manuelle sjekklister. Gode rutiner for å sikre kalibrering av måleutstyr. Alle sjekkede apparater har kalibreringsbevis og det dokumenteres hvilket måleapparat som er benyttet for den enkelte arbeidsoperasjon. Startet arbeid med utvikling av en håndbok for «service» INDEKS MTV som et tiltak for å styrke organisatorisk kompetanse og redusere sårbarhet ved manglende funksjonalitet eller feil på utstyr. Gode rutiner for å sikre kompetanse og dokumentasjon av kompetanse på Side 2 av 13

49 Luftambulansetjenesten ANS Oppsummering for ledelsen Rapport fra resertifisering - RC ISO 9001:2015 & ISO 14001:2015 Fokusområde 1 Implementering av ISO 9001:2015 individnivå. FKS har et robust opplæringsprogram med autorisasjon av personell. Det gjennomføres CRM-trening regelmessig og man skal i tillegg gjennomføre «Threat error management training» (TEM) virkemiddel for å styrke awareness og risikotenkning i hverdagen. MTVs sjekkliste for årlig gjennomgang av kvalitetssystemet legger til rette for evaluering av styringssystemet som helhet og brukes som input til LGG. Robuste rutiner for evaluering og endring. Som eksempel oppdaterer men mal for prosjekter ved evaluering av gjennomførte prosjekter. Dette legger til rette for organisatorisk læring og forbedring av interne prosesser. Det er etablert robuste rutiner for gjennomføring av interne revisjoner, samsvarsvurderinger og andre «egenkontrolltiltak». Videre gjøres det systematiske 2.parterevisjoner av kritiske samarbeids-/interesseparter. Svært god meldekultur der man vektlegger at meldinger skal brukes som input til evaluering og prioritering av forbedringstiltak. FKS har som eksempel gode rutiner for bruk av registrerte hendelser som ledd i interessentdialogen. Ledelsens gjennomgåelse fungerer godt som verktøy for å vurdere styringssystemet og virksomhetens prestasjoner. Ønsker å øke intervallet for gjennomgang fra 1-2 per år. Side 3 av 13

50 Luftambulansetjenesten ANS Oppsummering for ledelsen Rapport fra resertifisering - RC ISO 9001:2015 & ISO 14001:2015 Fokusområde 1 Implementering av ISO 9001:2015 Hovedområder for forbedring Det er utarbeidet mål og handlingsplaner på overordnet nivå. Disse er i liten grad konkretisert mht. operative og pågående forbedringsmål og utviklingsprosjekter. Vurder hvordan gjeldende mål kan gjøres målbare, samt hvordan man kan sikre at handlingsplaner angir vurdert ressursbehov, ansvar, frister og metode for evaluering av måloppnåelse. På strategisk nivå er det gjort kartlegging og relevansvurdering av ulike interesseparter. Det er videre klargjort hvilke interesseparter som er relevante for den enkelte avdeling. Det er noe variasjon mht. hvordan man sikrer klargjøring av behov, krav, samsvarsforpliktelser og gjensidig forventningsavklaring med interesseparter, samt hvordan man skal legge til rette for kommunikasjon med disse. Det er god systematikk for å bestemme og dokumentere krav til kompetanse for ulike roller i organisasjonen og for organisasjonen som helhet. Det er ikke utviklet tilsvarende systematikk for å sikre oversikt og kompetansebehov og tilgjengelig kompetanse på gruppe- og organisasjonsnivå. Vurder om det kan være nyttig å utvikle en overordnet kompetanseoversikt som grunnlag for vurdering av sårbarhet og utvikling av organisatorisk kompetanse. FoU og vurdering av muligheter for gjensidig leverandørsamarbeid for utvikling av MTU. Organisasjonen har en utstrakt samhandling med sine interesseparter og kunder. Det gjennomføres ikke regelmessige brukerundersøkelser, men input Side 4 av 13

51 Luftambulansetjenesten ANS Oppsummering for ledelsen Rapport fra resertifisering - RC ISO 9001:2015 & ISO 14001:2015 Fokusområde 1 Implementering av ISO 9001:2015 fra samarbeidspartnere brukes i noen grad til forbedring. Vurder hvordan man kan styrke systematikken for innhenting og bruk av innspill fra interesseparter slik at dette kan brukes for evaluering og identifikasjon av bevarings- og forbedringsområder. Side 5 av 13

52 Luftambulansetjenesten ANS Oppsummering for ledelsen Rapport fra resertifisering - RC ISO 9001:2015 & ISO 14001:2015 Fokusområde 2 Implementering av ISO 14001:2015 Høy Lav 1 Grad av styring Positive indikasjoner Kvalitets- og miljøstyringssystemet er godt dokumentert i «Håndbok for miljø og kvalitet kvalitetshåndbok», «driftshåndbok MTV» og «Driftshåndbok FKS». Beskrevet kontekst og interesseparter og viser god oversikt og innsikt i ulike interesseparters behov, krav, herunder egne krav knyttet til samhandling og leveranse. Gjennomgående fokus på risikostyring og identifiserer også muligheter knyttet til utvikling og samarbeid. Miljørisiko er identifisert og innarbeidet i beredskapsplaner der det er relevant. Miljøstyringssystemet er implementert sentralt og lokalt. I den grad det er mulig og hensiktsmessig gjøres det miljømessige og livsløpsvurderinger ved anskaffelser. Det stilles krav til system for miljøstyring hos underleverandører og miljøaspekter vektlegges. MTV har god systematikk for kildesortering der man også skiller mellom ulike batterityper. Høy miljø- og ressursbevissthet ved FKS mht. planlegging av oppdrag. Det gjennomføres målinger og evaluering av miljøprestasjon. Side 6 av 13

53 Luftambulansetjenesten ANS Oppsummering for ledelsen Rapport fra resertifisering - RC ISO 9001:2015 & ISO 14001:2015 Fokusområde 2 Implementering av ISO 14001:2015 Hovedområder for forbedring Vurder å publisere miljøpolicy eksternt. Side 7 av 13

54 Luftambulansetjenesten ANS Oppsummering for ledelsen Rapport fra resertifisering - RC ISO 9001:2015 & ISO 14001:2015 Vesentlige endringer som har påvirket styringssystemet siden forrige revisjon Ingen vesentlige endringer siden forrige revisjon. Funn fra revisjonen Antall avvik identifisert under denne revisjonen: 0 Antall kategori 1 (vesentlige) avvik: Antall kategori 2 (mindre) avvik: 0 0 Antall observasjoner identifisert under denne revisjon: Antall forbedringsmuligheter identifisert under denne revisjonen: 6 5 Status på korrigerende tiltak på avvik fra forrige revisjon ble gjennomgått. Antall avvik fra forrige revisjon som fortsatt ikke er lukket: 0 Kommentarer: 1) For detaljert beskrivelse av avvik, observasjoner og forbedringsmuligheter se vedlagt funnliste. 2) Se "Definisjon av funn og betingelser for håndtering av avvik" under. Side 8 av 13

55 Luftambulansetjenesten ANS Oppsummering for ledelsen Konklusjon Under sluttmøtet ble generelle konklusjoner og sentrale funn presentert, diskutert og bekreftet. Revisjonen ble gjennomført i henhold til revisjonsagendaen uten vesentlige endringer. Rapport fra resertifisering - RC ISO 9001:2015 & ISO 14001:2015 Det er ikke funnet avvik under revisjonen. Det er ikke krav om at organisasjonen må behandle og gi tilbakemelding på observasjoner og forbedringsmuligheter, men det anbefales også å behandle og gi tilbakemelding på eventuelle observasjoner. Revisjonsleder vil innstille til utstedelse/fornyelse av sertifikat da det ikke er registrert avvik under revisjonen. Som en del av resertifiseringen ble det gjennomført en dokumentgjennomgang. Ingen funn ble identifisert. Neste revisjon 3. til 5. mai mai: MTV Tiller 4. mai: FKS Tromsø 5. mai: Hovedkontor - Bodø. Fokusområder for neste revisjon: Ledelsen bes å vurdere fokusområder for neste revisjon. Side 9 av 13

56 Luftambulansetjenesten ANS Oppsummering for ledelsen Rapport fra resertifisering - RC ISO 9001:2015 & ISO 14001:2015 Konfidensialitet Informasjon fra revisjonen inkludert denne rapporten og eventuelle notater og sjekklister vil bli behandlet konfidensielt, og vil ikke bli utlevert til tredjepart uten skriftlig samtykke fra organisasjonen. Unntak gjelder for relevant akkrediteringsmyndighet under utøvelse av kontroll med DNV GL. Forbehold En systemrevisjon bygger på kontroll av et utvalg av tilgjengelig informasjon. Følgelig finnes det et element av usikkerhet i bildet gjenspeilet ved funnene fra revisjonen. Selv om ingen avvik ble identifisert behøver det ikke bety at det ikke finnes avvik innen det reviderte og/eller andre områder. Før utstedelse eller fornyelse av et sertifikat vil denne rapporten bli underlagt en uavhengig DNV GL-intern gjennomgang. Gjennomgangen kan påvirke rapportens innhold og konklusjoner. Vedlegg Tilleggsinformasjon fra revisjonen Funnliste (separat dokument) Definisjon av funn og betingelser for håndtering av avvik Kommentar: I tillegg oppbevarer DNV GL registreringer av deltagere på åpnings- og sluttmøtet. Side 10 av 13

57 Luftambulansetjenesten ANS Oppsummering for ledelsen Rapport fra resertifisering - RC ISO 9001:2015 & ISO 14001:2015 Vedlegg - Tilleggsinformasjon fra revisjonen Revisors uttalelser Verifiserte standardkrav Objektive bevis og resultat basert på stikkprøver under revisjonen Virkningen av prosessene for ledelsens gjennomgåelse og interne revisjoner Grunnlagsdata og referat fra ledelsens gjennomgåelse 29. juni 2016 ble gjennomgått. Gjennomgangen avdekket ingen avvik i forhold til standardens krav. Program for interne revisjoner for perioden 2016 og registreringer fra gjennomførte interne revisjoner ble gjennomgått. Gjennomgangen avdekket ingen avvik i forhold til standardens krav. Virkningen av prosessen for håndtering av klager fra kunder eller andre interessenter, inkludert virkningen av iverksatte korrigerende tiltak. Registreringer av klager siste år og registreringer fra gjennomførte korrigerende tiltak for et utvalg klager ble gjennomgått. Gjennomgangen avdekket ingen avvik i forhold til standardens krav. Ledelsens overvåking av planlagte aktiviteter og mål for å sikre kontinuerlig forbedring. Intervjuer med aktuelle ledere avdekket ingen avvik knyttet til oppfølging av forbedringsaktiviteter og mål. Styringssystemets evne til å sikre at organisasjonen er i stand til å møte krav i relevante lover og forskrifter og kontraktsmessige krav. Revisjonen avdekket ingen avvik relatert til overholdelse av relevante krav i lover og forskrifter og kundekrav. Side 11 av 13

58 Luftambulansetjenesten ANS Oppsummering for ledelsen Rapport fra resertifisering - RC ISO 9001:2015 & ISO 14001:2015 Definisjon av funn og betingelser for håndtering av avvik Definisjon av funn: Følgende gjelder for flere standarder inkludert ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, ISO og ISO/IEC Enkelte standarder kan likevel ha andre definisjoner og betingelser. Vesentlige avvik (kategori 1) Fravær av ett eller flere kravelement eller en situasjon som reiser betydelig tvil om hvor vidt produkter eller tjenester oppfyller spesifiserte krav. Flere kategori 2 avvik innen samme kravelement i standarden som indikerer mangelfull iverksettelse eller virkning av styringssystemet. Et kategori 2 avvik som gjentar seg (eller hvor korrigerende tiltak ikke er iverksatt som avtalt) skal oppgraderes til kategori 1. Mindre avvik (kategori 2) En enkeltstående svikt i styringen eller implementeringen av et krav, men som ikke indikerer mangelfull iverksettelse eller virkning av styringssystemet eller reiser tvil om hvor vidt produkter eller tjenester vil oppfylle spesifiserte krav. Overordnede systemkrav er definert, implementert og virkningsfulle. Observasjon En observasjon er ikke et avvik, men noe som vil kunne føre til et avvik dersom det ikke blir iverksatt korrigerende tiltak; eller en uønsket tilstand uten objektive bevis på at et avvik foreligger. Forbedringsmulighet Forbedringsmuligheter relaterer seg til områder og/eller prosesser i organisasjonen som kan oppfylle minimumskrav, men som bør kunne forbedres. Side 12 av 13

59 Luftambulansetjenesten ANS Oppsummering for ledelsen Rapport fra resertifisering - RC ISO 9001:2015 & ISO 14001:2015 Betingelser for håndtering av avvik: Organisasjonen forventes å ha gjennomført følgende innen fristen satt av Teamleder: Umiddelbare tiltak for å eliminere/rette avvik (dersom relevant). Årsaksanalyse for å identifisere rotårsakene til avvik, og korrigerende tiltak for å hindre gjentagelse av avvikene. Implementere korrigerende tiltak samt verifisere virkningen av tiltakene. Fylle ut aktuelle deler av Funnlisten og sende den til DNV GLs Teamleder sammen med dokumentasjon som bevis på gjennomførte tiltak (der dette er relevant). Innen den maksimale tidsfristen, og som forutsetning for at et sertifikat kan utstedes/fornyes, gjelder følgende betingelser: Vesentlige avvik (kategori 1): Bevis for gjennomført årsaksanalyse og iverksettelse av virkningsfulle rettelser og korrigerende tiltak må fremlegges. Mindre avvik (kategori 2): Behandles fortrinnsvis på samme måte som vesentlige avvik. For enkelte avvik kan DNV GLs Teamleder likevel akseptere en plan for iverksettelse av identifiserte korrigerende tiltak. Iverksettelsen av planlagte tiltak vil senest bli verifisert ved neste revisjon. Frist for tilbakemelding etter en resertifisering avhenger av utløpsdato for sertifikatet. Dette er for å sikre tilfredsstillende oppfølging og fornyelse av sertifikatet innen utløpsdatoen og der igjennom sikre kontinuerlig gyldighet av sertifikatet. Om sertifikatets utløpsdato overskrides uten at fornyet sertifisering er godkjent vil sertifikatet ikke kunne forlenges og vil bli suspendert inntil fornyelsen er godkjent. Det er ingen formelle krav til analyse eller tilbakemelding på observasjoner eller forbedringsmuligheter. For å sikre kontinuerlig forbedring av organisasjonens styringssystem anbefaler DNV GL likevel at organisasjonen behandler og gir tilbakemelding på observasjoner. Ved vesentlige avvik vil DNV GL normalt gjennomføre en oppfølgingsrevisjon hos organisasjonen. Mindre avvik vil normalt bli fulgt opp ved gjennomgang av tilsendt dokumentasjon. Utilstrekkelig tilbakemelding eller mangelfulle korrigerende tiltak kan gi grunnlag for midlertidig suspensjon eller trekking av sertifikatet. Side 13 av 13

60 Kunde:Helseforetakenes nasjonale luftambulansetjeneste ANS Prosjektnummer:PRJC MSC-NOR Kunde Prosjektnummer Dato for Type revisjon revisjon Helseforetakenes nasjonale luftambulansetjeneste ANS PRJC MSC-NOR Funn nr. Status Kategori av funn Beskrivelse (avvik og bevis) Lokasjon Prosess/ Område/ Avdeling Standard Paragraf 17-aug-2016 TRANS_RC TRANS_RC IMAB-1I2 Open Observation Mål og handlingsplaner - MTV og FKS MTV og FKS har etablert kvalitets- og miljømål. Målene fremstår i stor grad som tiltak. Vurder å utarbeide mer konkrete forbedringsmål som er målbare og tidsavgrensede, samt relevante for prioriterte forbedringsprosjekter. Helseforetakenes Nasjonale Luftambulansetjeneste n ANS, MTV ISO 14001:2015 ISO 9001:2015 ISO 14001: ISO 9001: aug-2016 TRANS_RC TRANS_RC IMAB-1I2 Open Observation Kommunikasjonsplan - interesseparter MTV har beskrevet kontekst og relevante interesseparter. Kan vise til en rekke tiltak og arenaer for kommunikasjon og samhandling med relevante interesseparter. Vurder om det kan være hensiktsmessig å utvikle en oversikt og plan for hvordan man skal sikre nødvendig dialog og samhandling med disse. Helseforetakenes Nasjonale Luftambulansetjeneste n ANS, MTV ISO 14001:2015 ISO 9001:2015 ISO 14001: ISO 14001: ISO 9001: ISO 9001: aug-2016 TRANS_RC TRANS_RC IMAB-1I2 Open Observation Kompetansestyring - MTV MTV har oversikt over sertifisert personell, samt registrering av kompetanse på individnivå. Kan vurdere å utarbeide en samlet oversikt over hvilke personer som har kompetanse for vedlikehold av ulikt utstyr som grunnlag for oppgavefordeling, kompetanseutvikling og overlapp ved evt. fravær. Helseforetakenes Nasjonale Luftambulansetjeneste n ANS, MTV ISO 9001:2015 ISO 9001: ISO 9001: Page 1 of 4

61 Kunde:Helseforetakenes nasjonale luftambulansetjeneste ANS Prosjektnummer:PRJC MSC-NOR 17-aug-2016 TRANS_RC TRANS_RC IMAB-1I2 Open Opportunity For Improveme nt Muligheter og utviklingsarbeid MTV har gode rutiner for identifikasjon og styring av risiko/områder med fare for svikt. Det er et generelt behov for MTU som i større grad er tilpasset de særskilte behov som luftambulansetjenesten har. Kan vurdere om det i større grad er muligheter knyttet til samarbeid med industrien for utvikling og tilpasning av utstyr - f.eks. som OFUprosjekter. Helseforetakenes Nasjonale Luftambulansetjeneste n ANS, MTV ISO 9001:2015 ISO 9001: aug-2016 TRANS_RC TRANS_RC IMAB-1I2 Open Opportunity For Improveme nt Oppfølging av risikovurderinger Har etablert rutiner for vurdering av risiko og opfølging av risikovurderinger. Vurder om rutinene i tilstrekkelig grad sikrer dynamikk og oppfølging av risikoreduserende tiltak mht effekt og evt restrisiko over tid. Kommentar: Gode rutiner for aktivering av beredskapsplan som sikrer håndtering av operativ risiko. HelseCIM brukes som verktøy ved krisehåndtering. Gjennomfører øvelser ihht identifisert risiko med "dreiebok". Ved evaluering av gjennomførte prosjekter identifiseres forbedringsmuligheter og disse innarbeides i prosjektmal. Helseforetakenes Nasjonale Luftambulansetjeneste n ANS, System ISO 9001:2015 ISO 9001: aug-2016 TRANS_RC TRANS_RC IMAB-1I2 Open Opportunity For Improveme nt Ekstern kommunikasjon Har utarbeidet kommunikasjonsstrategi og har gode rutiner for sikre kommunikasjon i interne og eksterne prosesser. Kvalitets- og miljøpolitikk er ikke kommunisert eksternt. vurder å publisere på ekstranett. Helseforetakenes Nasjonale Luftambulansetjeneste n ANS, System ISO 14001:2015 ISO 9001:2015 ISO 14001: ISO 14001: ISO 9001: Page 2 of 4

62 Kunde:Helseforetakenes nasjonale luftambulansetjeneste ANS Prosjektnummer:PRJC MSC-NOR 19-aug-2016 TRANS_RC TRANS_RC IMAB-1I2 Open Observation Handlingsplaner for oppnåelse av Helseforetakenes kvalitets- og miljømål Nasjonale Det er sett eksempel på overordnet Luftambulansetjeneste miljømål og handlingsplan der man n ANS, angir tiltak, ansvar og frist for det enkelte forbedringsmål. I tillegg utarbeides det detaljerte prosjektplaner for vesentlige utviklings- og forbedringsprosjekter. Vurder å justere mal for overordnet handlingsplan med angivelse av tiltak, ressursbehov, ansvar, frist samt når og hvordan man skal evaluere måloppnåelse. System ISO 14001:2015 ISO 9001:2015 ISO 14001: ISO 9001: aug-2016 TRANS_RC TRANS_RC IMAB-1I2 Open Opportunity For Improveme nt Konklusjoner fra ledelsens gjennomgåelse (LGG) Beskriver en god prosess og har en gjennomarbeidet rapport fra LGG. Vurder å inkludere sentrale bevaringsområder i rapport og konklusjoner. Helseforetakenes Nasjonale Luftambulansetjeneste n ANS, System ISO 14001:2015 ISO 9001:2015 ISO 14001: ISO 9001: aug-2016 TRANS_RC TRANS_RC IMAB-1I2 Open Observation Input til ledelsens gjennomgåelse Helseforetakenes (LGG) Nasjonale MTV utarbieder en årlig rapport som Luftambulansetjeneste kan benyttes som input til LGG. FKS n ANS, har ikke en tilsvarende samlet gjennomgang av sine prosesser og resultater. Vurder hvordan man kan sikre relevant input til LGG fra MTV og FKS. System ISO 14001:2015 ISO 9001:2015 ISO 14001: ISO 9001: Page 3 of 4

63 Kunde:Helseforetakenes nasjonale luftambulansetjeneste ANS Prosjektnummer:PRJC MSC-NOR 19-aug-2016 TRANS_RC TRANS_RC IMAB-1I2 Open Observation Systematikk for håndtering av Helseforetakenes kundetilbakemeldinger Nasjonale Luftambulansetjenesten har en rekke Luftambulansetjeneste arenaer der de innhenter og mottar n ANS, tilbakemeldinger fra interesseparter og "kunder". Det gjennomføres ikke regelmessige brukerundersøkelser, men man har tett dialog på prosjektnivå og på ulike faste møtearenaer. Vurder hvordan man samlet sett kan bruke innspill fra ulike aktører som grunnlag for bevaring og skjerming av velfungerende prosesser, samt til forbedring. System ISO 14001:2015 ISO 9001:2015 ISO 14001: ISO 14001: ISO 9001: ISO 9001: aug-2016 TRANS_RC TRANS_RC IMAB-1I2 Open Opportunity For Improveme nt Plan for interne revisjoner Det utarbeides årlig revisjonsplan basert på risiko. Planen inkluderer revisjon av underleverandører. Vurder om det kan være hensiktsmessig med en rullerende plan over tre år der man samtidig legger til rette for justering basert på aktuelle behov. Helseforetakenes Nasjonale Luftambulansetjeneste n ANS, System ISO 14001:2015 ISO 9001:2015 ISO 14001: ISO 14001: ISO 9001: Page 4 of 4

64 Ledelsens gjennomgåelse 29. juni 2016 Helseforetakenes Nasjonale Luftambulansetjeneste ANS

65 Ledelsens gjennomgåelse 2016 Styrende dokument: Kvalitetshåndbok 5.6 Ledelsens gjennomgåelse Dok. id.: Mal Versjon: 1.00 Side: 2 av 11 Ansvarlig: PMT Verifisert: MH Godkjent: ØJ Dato: Innhold 1. Formål Sammendrag Tidligere gjennomgåelser Endringer i eksterne og interne forhold Selskapsform Nasjonal helse- og sykehusplan Først og fremst Lover og forskrifter Standarder for miljø og kvalitet Endring i miljø Interessepartnere Informasjon om prestasjonen og virkningen av ledelsessystemet for kvalitet Kundetilfredshet og tilbakemelding fra relevante interessepartnere Oppdragsdokument Kvalitets- og miljømål Prosesser, prestasjon og samsvar for produkter og tjenester Avvik og korrigerende tiltak Resultater av overvåking og måling Revisjonsresultater Årlig oppfølgingsrevisjon Revisjonsprogram Internrevisjoner Økonomisk revisjon Helse, miljø og sikkerhet (Vernerunder) Eksterne revisjoner Revisjon fra Lufttransport på FKS Eksterne leverandørers prestasjon Informasjon om organisasjonens miljøprestasjon Ressursers tilstrekkelighet Virkningen av tiltak truffet for å ta hensyn til risikoer og muligheter Muligheter for forbedring... 11

66 Ledelsens gjennomgåelse 2016 Styrende dokument: Kvalitetshåndbok Dok. id.: Mal 5.6 Ledelsens gjennomgåelse Versjon: 1.00 Side: 3 av 11 Ansvarlig: PMT Verifisert: MH Godkjent: ØJ Dato: Formål Ledelsens gjennomgåelse ble gjennomført i Bodø 29. juni Formålet med gjennomgåelsen er å sikre en årlig gjennomgang av ledelsessystemet for kvalitet og miljø med planlagte mellomrom for å sikre at begge systemene er velegnet, tilstrekkelig og virkningsfullt i tråd med selskapets strategiske retning. En viktig del av gjennomgåelsen er fokus på mulighetene for og behovet for forandringer, inkludert i politikk og mål. Luftambulansetjenesten ANS har etablert en ny prosedyre for en slik gjennomgang med underbilag. Denne ble benyttet både i forberedelse og gjennomføring av møtet. Deltakere på møtet var daglig leder, økonomisk rådgiver (stedfortreder for daglig leder) og ledelsens representant ved kvalitets- og miljørådgiver. 2. Sammendrag Gjennomgangen viser at selskapet har et godt kvalitets- og miljøstyringssystem, men hvor det fortsatt er områder for forbedring. Arbeidet med å etablere selve styringssystemet for kvalitet og miljø ble avsluttet etter sertifiseringsrevisjonen fra NEMKO AS i juni I årene etter har det vært større fokus på videreutvikling og forbedringer. Det er påpekt noen utfordringer knyttet til kommende resertifisering og bytte av sertifiseringsselskap. Det er gjennomført årlig oppdateringer av styrende dokumentet. Administrasjon og Flykoordineringssentralen (FKS) synes å ha velfungerende system, men på medisinskteknisk verksted (MedTek) har vi fortsatt noen forbedringsområder, spesielt knyttet til anskaffelser. Gammelt utstyr (kuvøser) er vedlikeholdskrevende. Luftambulansetjenesten ANS strategiprosess fra 2014 bør settes på dagsordenen. Selskapet har, som tidligere påpekt, behov for en bedre prosess for å måle oppnåelse av vedtatte målsetninger. Dagens system er ikke godt nok. Siste året er det tilsatt flere rådgivere, noe som har økt selskapets totale kapasitet. 3. Tidligere gjennomgåelser Oppsummering etter gjennomgåelsen fra 7. mai 2015; Tiltaksansvarlige i Opscom må følge opp behandlingen av rapporter etter angitte frister og må bli bedre til å benytte funksjonene. Status på avviksmeldinger settes opp som fast agenda på ukentlig stabsmøte, ansvar tillegges kvalitetsrådgiver. Definere kundeklage og bevisstgjøre organisasjonen på dette, slik det tidligere er bemerket. Konkret gjennomgang av målsetninger og sette opp reviderte målsetninger innen kvalitet og miljø. Etablere en mer hensiktsmessig metode for oppfølging av sentrale målsetninger. Ny undersøkelse gjennomføres andre halvår 2015 på MedTek. Gjennomføre måling av kundetilfredshet hos medisinsk personell som bemanner ambulanseflyene andre halvår Daglig leder fortsetter å promotere politikk og mål ut i organisasjonen. Ansatte må få innføring i og informasjon om målsetninger, og bidra til oppnåelse. Det er behov for å se på selskapets politikk i forbindelse med ny strategi i 2015.

67 Ledelsens gjennomgåelse 2016 Styrende dokument: Kvalitetshåndbok Dok. id.: Mal 5.6 Ledelsens gjennomgåelse Versjon: 1.00 Side: 4 av 11 Ansvarlig: PMT Verifisert: MH Godkjent: ØJ Dato: Kvalitetsrådgiver tilbyr bistand til å bygge videre på det etablerte systemet for kvalitet og miljøstyring til de ulike virksomhetsområdene med fokus på NS-EN 14001:2015 og NS-EN 9001:2015. MedTek får støtte via HINAS til innkjøpsprosjekt av medisinskteknisk utstyr Arbeide for et nytt system for medisinsk virksomhetsregistrering i samarbeid med ulike aktører, pågående. Kompetansebehov vurderes fortløpende og er et fast agendapunkt i medarbeidersamtale. Vurdere fortløpende behovet for en tydeligere kompetanseplanlegging. Ressursbehovet beskrives når resultatet av strategiprosessen er ferdigstilt. Ansettelse av personell i inneværende år (2015). Utarbeide skisser til arbeidsbeskrivelser før stillingsutlysninger 4. Endringer i eksterne og interne forhold 4.1 Selskapsform Endring av organisasjonsform fra et ansvarlig selskap til et helseforetak er under vurdering. Konsekvensen av dette vil ikke medføre de store endringene, men vil kreve bytte av profil og diskusjon på bytte av navn. Selskapet har utredet dette i tråd med Oppdragsdokumentet for 2016 og konklusjonen på dette er at det rent praktisk vil være liten forskjell på om selskapet videreføres som ansvarlig selskap eller omdannes til helseforetak. En omdanning vil, avhengig av navnevalg utløse kostnader opp til ca. 1 mil. MNOK. 4.2 Nasjonal helse- og sykehusplan Det er i ny Nasjonal helse- og sykehusplan ( ) 1 beskrevet en del forhold som kan påvirke luftambulansetjenesten; Sykehusstruktur og ambulansetjenester må ses i sammenheng. Dersom det skal gjøres endringer i akuttberedskapen ved sykehus, må det samtidig gjøres en gjennomgang og styrking av bil-, båt og luftambulansetjenesten. Den må ha nødvendig kapasitet, kompetanse, utstyr og tilgjengelighet til å kunne håndtere at flere pasienter må stabiliseres lokalt og transporteres videre til annet sykehus. Det har vært stilt spørsmål ved om antall baser og kapasiteten i tjenesten er tilstrekkelig til å dekke behovet. Luftambulansetjenesten må derfor gjennomgås særskilt som en del av planleggingen av det akuttmedisinske tilbudet regionalt og lokalt. Regjeringen vil at kapasitet og basestruktur for luftambulansetjeneste i helseregionen skal gjennomgås i lys av føringene i Nasjonal helse. Det er nødvendig at luftambulansetjenesten gjennomgås særskilt som en del av planleggingen av det akuttmedisinske tilbudet regionalt og lokalt, spesielt dersom det planlegges endringer i oppgavedelingen mellom sykehus og sykehusplan og akuttutvalgets endelige rapport med tilbakemelding til Stortinget i Prop. 1 S ( ). Planen ble behandlet i Stortinget 17. mars 2016 og hvor Stortinget har bedt regjeringen komme tilbake til Stortinget med egen sak om basestrukturen for luftambulansen i Norge. 1 Meld. St. 11 ( )

68 Ledelsens gjennomgåelse 2016 Styrende dokument: Kvalitetshåndbok Dok. id.: Mal 5.6 Ledelsens gjennomgåelse Versjon: 1.00 Side: 5 av 11 Ansvarlig: PMT Verifisert: MH Godkjent: ØJ Dato: Først og fremst Regjeringen oppnevnte i 2013 et offentlig utvalg med mandat å beskrive et helhetlig system som skal ivareta befolkningens behov for trygghet ved akutt sykdom og skade. I utredningen 2, Først og fremst Et helhetlig system for håndtering av akutte sykdommer og skader utenfor sykehus, har utvalget sett på den akuttmedisinske kjede og har et eget kapittel om luftambulansetjenesten. Utvalget foreslår blant annet at offentlig drift av den operative delen av luftambulansetjenesten bør utredes. Det er ikke kjent for selskapet hvorledes regjeringen vil følge opp utvalgtes utredning. 4.4 Lover og forskrifter Selskapet abonnerer på Lovdata og relgeverk.no. Det er ikke registrert endringer i norsk lov eller forskrift som har hatt konsekvenser for selskapet siste år. Det er varslet nye regler for offentlige anskaffelser, men disse er ennå ikke vedtatt. 4.5 Standarder for miljø og kvalitet Lanseringen av ISO 9001:2015 og ISO 14001:2015, kom høsten Revisjon av disse har fått vesentlig betydning for selskapet. ISO Retningslinjer for revisjon av styringssystemer, er under revisjon, men denne antas ikke å bli vedtatt kommende år. 5. Endring i miljø Det er ikke registrert vesentlige endringer i miljøaspekter eller risikoer og muligheter innen miljø. Selskapets lokalisasjoner har ikke hatt endringer i drift som medfører endringer, siste kartlegging av miljøaspekter ble gjennomført 1. april Interessepartnere Selskapet har en rekke interessenter. Disse blir i varetatt gjennom faste rapporteringer som Årlig melding til eiere, selskapsmøter, styremøter og fastsatte kommunikasjonslinjer. Siste året har det vært spesielt fokus på interessenter. Både strategien for anskaffelse av nye ambulansehelikopter og ambulanseflytjenester har vært på en bred høring. Det er også gjennomført en rekke møter med de ulike gruppene for å få innspill. Videre ble også kravspesifikasjonen for ambulansehelikoptertjenester sendt på høring. 2 NOU 2015:17 3 Miljøregnskap 2016

69 Ledelsens gjennomgåelse 2016 Styrende dokument: Kvalitetshåndbok 5.6 Ledelsens gjennomgåelse Dok. id.: Mal Versjon: 1.00 Side: 6 av 11 Ansvarlig: PMT Verifisert: MH Godkjent: ØJ Dato: Informasjon om prestasjonen og virkningen av ledelsessystemet for kvalitet 7.1 Kundetilfredshet og tilbakemelding fra relevante interessepartnere Det er ikke gjennomført kundeundersøkelse i 2015, slik det var oppsatt. Selskapet har regelmessig møter med ulike fagmiljøer og får en rekke tilbakemeldinger på forventet oppgaveløsning og på egen rolle. Det er ikke fremkommet klager fra relevante interessepartnere siste år. Resultat av ledelsens gjennomgang for 2015 ble presentert for styre i sin helhet i styresak Selskapets kvalitets- og miljøstyringssystem. Det er også vært to saksfremlegg knyttet til kvalitets- og sikkerhetsrevisjoner, Styresak og Styresak Oppdragsdokument 2016 Det ble som vanlig laget et handlingsplan for oppfølging av Oppdragsdokument. Se vedlegg 2 Oppdragsdokument 2016 for detaljer i styringskrav fra eiere. 7.3 Kvalitets- og miljømål Selskapets målsetninger er angitt i Kvalitetshåndbok og de ulike Driftshåndbøker. En målsetning at våre tjenester og varer skal kjøpes fra organisasjoner som har tilsvarende kvalitets- og miljøstyringssystem. 1. mai 2015 startet Evenesbasen opp, og i denne kontrakten var det konkrete krav til miljø. Ny kravspesifikasjon for anskaffelse av ambulansehelikoptertjenester stiller en rekke krav til miljø, samt at den/de som får kontrakt skal være sertifisert innen kvalitet og miljø innen 31.desember Samme krav vil bli stilt til tilsvarende konkurranse ved kjøp av ambulanseflytjenester. Begge kontaktene vil kunne ha en varighet på 10 og 11 år. MedTek stiller også krav til miljø og kvalitet i sine anskaffelser. Det er behov for en årlig gjennomgang av målsetningene. 7.4 Prosesser, prestasjon og samsvar for produkter og tjenester Selskapets primære og prioriterte oppgave er den flyoperative ambulansetjenesten, bidra til nasjonalt samarbeid knyttet til luftambulansetjenesten med vekt på nettverksbygging mellom helseforetakene, være faglig kompetansesenter, bidra til sikkerhet i tjenesten, stimulere til risikoreduserende tiltak, og arbeide for bedre kvalitet, koordinering samt kostnadseffektivisering av tjenesten. Resultat av dette arbeidet fremkommer i Årlig melding 2015 (vedlegg 1 Årlig melding for 2015 Luftambulansetjenesten ANS). 7.5 Avvik og korrigerende tiltak Selskapet har et elektronisk rapporteringsverktøy for hendelser (Opscom). Alle ansatte og nytilsatte har fått opplæring i verktøyet. Flesteparten av hendelsene er som tidligere, knyttet opp til FKS og ansattes gode rapporteringsvilje. Den oppfattes som meget god. Det er fortsatt behov for at tiltaksansvarlige for de enkelte hendelsene har fokus på behandling av rapportene. Flere hendelser blir derfor ikke behandlet innenfor tidsfristen. FKS benytter også Opscom som et administrasjonsverktøy for hendelser. Rapporter blir derfor ikke lukket før aktiviteter er iverksatt. MedTek har rapportert hendelser til DSB, slik det er krav om.

70 Ledelsens gjennomgåelse 2016 Styrende dokument: Kvalitetshåndbok 5.6 Ledelsens gjennomgåelse Dok. id.: Mal Versjon: 1.00 Side: 7 av 11 Ansvarlig: PMT Verifisert: MH Godkjent: ØJ Dato: Tabell 1 Oversikt over hendelser 7.6 Resultater av overvåking og måling Se kapittel Revisjonsresultater Årlig oppfølgingsrevisjon Selskapet ble førstgangssertifisert etter NS-EN ISO 9001:2008 Systemer for kvalitetsstyring og NS-EN ISO 14001:2004 Miljøstyring I mai 2015 ble den årlige og siste oppfølgingsrevisjonen gjennomført av sertifiseringsorganet, NEMKO AS. Denne gangen var det medisinskteknisk verksted i Trondheim, samt administrasjonen i Bodø som fikk besøk. Under revisjonen ble det avdekket fire avvik og foreslått ni forbedringsområder. Alle avvikene ble lukket innenfor den avtalte fristen. I august 2016 har selskapet ny resertifisering og denne vil være etter de nye standardene, NS-EN ISO 9001:2015 og NS-EN ISO 14001: Revisjonsprogram Selskapets revisjonsprogram ble noe utsatt i 2015 og revisjoner i 2016 gjennomføres tredje til fjerde kvartal. Årsaken til dette er de pågående anskaffelser med tilhørende arbeidsbelastningen hos både oppdragsgiver og tilbydere Internrevisjoner Revisjon på FKS 21. juni 2016 avdekket 13 avvik og 9 forbedringsområder. Det ble ikke avdekket alvorlige avvik. Ny Service Level Agreement mellom Luftambulansetjenesten ANS og ambulanseflyoperatøren Lufttransport AS ble etablert i Denne beskriver tydeligere krav til begge parter og danner grunnlaget for mye av revisjonen. Lufttransport AS gjennomførte en revisjon av FKS 9. oktober 2015 hvor det ble avdekket tre avvik og en observasjon. Disse avvikene er nå lukket. Målt opp mot egne krav og overgangen til nye krav i NS-EN ISO 9001:2015 og NS-EN ISO 14001:2015, er det avdekket flere avvik. Det gjenstår en del i praksisen og beskrivelsen for at sentralen er helt i samsvar. Dette gjelder i første rekke krav som knyttes opp mot egen kompetanse samt kommunikasjon med Lufttransport AS. Sentralens miljøstyring støtter seg i stor grad på UNN HF sitt miljøprogram, bla. knyttet til avfallshåndtering. Det er høy rapporteringsgrad av hendelser og avvik i sentralen. Disse hendelsene blir drøftet med Lufttransport AS i faste møter.

71 Ledelsens gjennomgåelse 2016 Styrende dokument: Kvalitetshåndbok 5.6 Ledelsens gjennomgåelse Dok. id.: Mal Versjon: 1.00 Side: 8 av 11 Ansvarlig: PMT Verifisert: MH Godkjent: ØJ Dato: Ledelsen ved sentralen har god oversikt over krav til egen leveranse og evne til å tilpasse styringssystemet til dette. Sentralen har et potensial for å systematisere bruken av opplæringsdager og få mer ut av disse dagene som arbeidsgiver disponerer. Det samarbeides tett med ledelsen ved AMK sentralen og FKS deltar på en rekke aktiviteter sammen med dem. Dette bl.a gjennom øvelser og samhandling ved større hendelser. Revisjon av MedTek er planlagt 1. juni 2016 og administrasjon 31. august 2016 iht. oppsatt revisjonsplan Økonomisk revisjon Økonomiske revisjoner av operatørene ble gjennomført som planlagt høsten 2015 uten at det ble avdekket alvorlige avvik eller anmerkninger som tilsier videre tiltak fra selskapets side Helse, miljø og sikkerhet (Vernerunder) Det er gjennomført HMS vernerunder på alle lokalisasjoner i Det er ikke avdekket alvorlige avvik på disse Eksterne revisjoner Revisjon av ambulansehelikopterbasen til Norsk Luftambulanse AS på Evenes ble gjennomført 26. mai Den avdekker 14 avvik og 8 forbedringspunkter med referanse til avtale om Kjøp av Ambulansehelikoptertjenester med underbilag. Det ble ikke avdekket alvorlige avvik. Flere avvik burde selskapet selv ha avdekket og lukket i forbindelse med sin egen internrevisjon før oppstart av basen. Under revisjon ble det avdekket flere avvik som viser at det ikke er samsvar mellom inngått avtale, beskrivelse i tilbud og den faktiske leveransen. Flere avvik knytter seg til at leveranser ikke er i henhold til de tidsfrister som ble angitt i leverandørens egen fremdriftsplan. Grunnet kort tid fra avtaleinngåelse til oppstart på Evenes var fremdriftsplanen et viktig evalueringspunkt i anbudsprosessen. Et av de viktigste evalueringskriteriene fra anskaffelsen er dermed ikke oppfylt. Selskapet burde selv hatt kontroll på mangler i henhold til fremdriftsplanen og varslet oppdragsgiver om manglene uten opphold. Det var bl.a. ikke utført risikovurderinger etter den fremdrift som var skissert, og egen fremdriftsplan er ikke fulgt på sentrale områder Revisjon fra Lufttransport på FKS FKS utfører oppgaver som understøtter Lufttransport AS sin ambulanseflyoperasjon. I den forbindelse gjennomførte selskapet en varslet revisjon 9. oktober Revisjonen avdekket tre avvik og en observasjon. Disse er lukket innenfor avtalt frist. 7.8 Eksterne leverandørers prestasjon I 2015 ble det satt ny rekord i antall flydde timer for både ambulanseflyene og -helikoptrene. Ambulanseflyene fløy timer, mot timer året før, og produksjonen endte 116 timer over budsjett. Tilgjengeligheten var 95,11 %, omtrent uendret fra året før. De største enkeltårsakene til utmeldingene er manglende reservekapasitet på besetningsmedlemmer, uforutsette tekniske hendelser og arbeids og hviletidsbestemmelser. Ambulansehelikoptrene fløy timer i 2015, mot timer i 2014 (oppgang på 9,2 %). Dette var 185 timer over budsjett, og er det det høyeste tallet i tjenestens historie.

72 Ledelsens gjennomgåelse 2016 Styrende dokument: Kvalitetshåndbok Dok. id.: Mal 5.6 Ledelsens gjennomgåelse Versjon: 1.00 Side: 9 av 11 Ansvarlig: PMT Verifisert: MH Godkjent: ØJ Dato: Den nye basen på Evenes er hovedårsaken til den store oppgangen. Basen ble operativ 1. mai 2015, og fløy 519 timer (109 timer over budsjett). Tilgjengeligheten i 2015 var meget god: Norsk Luftambulanse AS: På den nye basen på Evenes var tilgjengeligheten 98,0 %. På de øvrige åtte basene var tilgjengeligheten i gjennomsnitt 97,8 % (ned 0,1 %). Lufttransport AS: På de tre basene var tilgjengeligheten i gjennomsnitt 96,0 % (opp 0,4 %). De to primære årsakene til utmeldinger var, som tidligere år, uventede tekniske hendelser samt arbeids og hviletidsbestemmelser. Tilgjengeligheten på 330 skvadronens seks baser var til sammenligning 98,3 % (ned 0,3). 8. Informasjon om organisasjonens miljøprestasjon Selskapet produserer årlig et Miljøregnskap (vedlegg 3 Miljøregnskap 2015). Siste år er følgende aktiviteter gjennomført: Gjennomgang av avfallsprosedyrene i administrasjonen, nye oppslag og innkjøp av nytt system for avfallshåndtering. Dialog med utleier i Bodø for å tilpasse selskapets håndtering av avfall. Dialog med leverandører, både Norsk Luftambulanse AS og Lufttransport AS ble miljøsertifisert i siste året iht. NS-EN ISO Norsk Luftambulanse AS tilfredsstiller miljøkravene etter oppstart på Evenes (ny kontrakt fra 1. mai 2015). Etablert miljøkrav i ny anskaffelse av ambulansehelikoptertjenester fra 2017, det ble satt krav både til miljøstyringssystem i evalueringen, krav om sertifisering innen 31. desember 2017, miljøkrav til utslipp legebil og helikoptre, samt støy. Tilsvarende krav etableres i kravspesifikasjon til anskaffelse av ambulanseflytjenester. Det er ikke registrert alvorlige miljøavvik eller hendelser. 9. Ressursers tilstrekkelighet Selskapet er ønsket i stadig flere prosjekter og aktiviteter hos samarbeidspartnere. Kapasiteten i selskapet er godt utnyttet. Tilsetting av flere medarbeidere med kompetanse selskapet ikke tidligere har hatt vil medføre at andre medarbeidere får frigitt tid og ressurser til større bidrag overfor naturlige samarbeidspartnere. Selskapet gjennomfører to store anskaffelser (helikopter- og flytjenester) delvis i parallell uten å øke staben. Samtidig går normal daglig drift og mindre anskaffelser sin gang. Som en følge av at legebilene tas inn i tjenesten vil det bli behov for å øke kapasiteten ved MedTek før de nye kontraktene starter 1. juni Verkstedet har ikke klart å komme ajour med anskaffelser av medisinskteknisk utstyr. Det har også vært en langtidssykemeldt i hele I denne perioden har vi hatt innleie av en medisintekniker for å gjennomføre vedlikehold. Det må vurderes å utvide verkstedet med ytterligere en person allerede i Dette for å komme ajour, samt være forberedt til ny kontraktsperiode skal start opp.

73 Ledelsens gjennomgåelse 2016 Styrende dokument: Kvalitetshåndbok Dok. id.: Mal 5.6 Ledelsens gjennomgåelse Versjon: 1.00 Side: 10 av 11 Ansvarlig: PMT Verifisert: MH Godkjent: ØJ Dato: FKS sine ressurser dekker behovet slik oppgaven er definert i dag. Dersom sentralen blir tillagt flere oppgaver, eller bruken av fly-ressurser på kveld/natt og helg utvides må sentralen bemannes opp. Effektene av ny ambulanseflykontrakt fra medio 2019 kan føre til behov for å styrke bemanningen ved FKS. Administrasjonen har tilsatt en spesialsykepleier og en kommunikasjonsrådgiver. Spesialsykepleier startet høsten 2015, mens kommunikasjonsrådgiver begynte i februar Begge disse har kompetanse som er ny for selskapet og dermed styrker selskapet. Medisinsk rådgiver hadde høsten 2015 overlegepermisjon, og hvor det ble leiet inn en stedfortreder i anskaffelsesprosjektet for ambulansehelikopter. Denne personen hadde fortsatt en avtale på timebasis frem til utgangen av mai Operativ rådgiver RW går tilbake i redusert stilling, fra 100 % ned i en 30 % stilling. Daglig leder vil følge dette opp videre over høsten. Sykefravær i 2015 utgjorde 5,3 prosent. 10. Virkningen av tiltak truffet for å ta hensyn til risikoer og muligheter Selskapet har en Beredskapsplan som aktiveres når det er hendelser som kan medføre konsekvenser målsetningen om å tilby befolkningen luftambulansetjenester og medisinske tjenester hele døgnet. Beredskapsnivået har vært høynet og Krisestab er aktivert to ganger siste år i reelle hendelser, snøskredulykken på Svalbard 19. desember 2015 og i uke 24/2016 i forbindelse med arbeidskonflikten hos Lufttransport FW AS. Andre hendelser som løpende har blitt håndtert fra selskapet har vært den pågående arbeidskonflikten hos drivstoffleverandører og en arbeidskonflikt hos underleverandør for teknisk vedlikehold hos 330 skvadron. Det er gjennomført en kriseøvelse i 2016, IT-svikt. Selskapet har krav i kontraktene både for ambulansefly og helikopter om at vi skal ha kopi av alle flysikkerhetsrelaterte rapporter til luftfartsmyndighet (NF-2007) og havarikommisjon. Vi mottar årlig en rekke slike rapporter. Prosedyrene hos oss er at vi får disse oversendt og gjør en vurdering av alle funn. Denne vurderingen gjøres av våre to operative rådgiver og kvalitets- og miljørådgiver. Daglig leder blir også informert. Om vi ikke vurderer dette som kritisk eller at antall funn ikke er mange, blir rapportene lagret. Om vi har behov for mer informasjon eller oppfølging, samt om avvik får konsekvenser for deres leveranse til oss, følges operatørene opp også fra oss. Luftfartstilsynet gjennomfører regelmessig inspeksjoner av våre operatører. Hovedkontorene har inspeksjon selektivt hvert andre år på både Part M (kontinuerlig vedlikehold), Part 145 (flyteknisk verksted) og av flyoperasjonen (intervallene på operativ blir ikke alltid overholdt). Alle baser har i tillegg egne inspeksjoner hvert andre år på Part 145 (flyteknisk verksted) av flyoperasjonen. Totalt over en to års perioden utgjør dette for begge våre operatører på ambulansefly og helikopter ca. 9 inspeksjoner på hovedkontor og 36 inspeksjoner ute på basene (inkl. LT Tech). Prosedyrene hos selskapet for å følge opp dette, er som angitt i avsnittet ovenfor. Det har siste året vært flere hendelser som har vært viktig å følge opp eller så alvorlig at selskapet har bedt om videre oppfølging både med hensyn på NF-2007 og tilsynsrapporter.

74 Ledelsens gjennomgåelse 2016 Styrende dokument: Kvalitetshåndbok Dok. id.: Mal 5.6 Ledelsens gjennomgåelse Versjon: 1.00 Side: 11 av 11 Ansvarlig: PMT Verifisert: MH Godkjent: ØJ Dato: Muligheter for forbedring Følgende forbedringer er identifisert og må følges opp i kommende periode: 1. Ledelsen gjennomgåelse gjennomføres to ganger pr.år, mot tidligere en gang pr.år. 2. Daglig leder iverksetter en gjennomgang av selskapets organisering og sammensetning av en evt. ledergruppe, samt behov for ressurser i organisasjonen. 3. Iverksetter prosesser for bedre å etablere resultatindikatorer for driften, dette diskuteres med eget styre. 4. Etablere bedre oppfølging av alle målsetninger, knyttet opp mot den etablerte selskapsstrategien. 5. Behov for i større grad å følge opp sentrale målsettinger i Oppdragsdokument og følge disse opp gjennom året. 6. Beslutte personellbehov på MedTek som får ansvar for mer utstyr. 7. Kvalitets og miljørådgiver gjennomfører en gjennomgang av kvalitets- og miljømål, og oversender dette til daglig leder.

75 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Styresak Nasjonal standard for helsepersonell som transporterer syke nyfødte i luftambulansetjenesten Saksbehandler: Pål Madsen, tlf Vår dato: Møtedato: Bakgrunn/fakta Behandling av syke nyfødte foregår ved alle landets 20 barneavdelinger. Høyspesialisert intensivbehandling foregår primært ved de større nyfødtenhetene. En slik sentralisert struktur medfører et behov for at syke nyfødte kan transporteres trygt og rimelig raskt fra fødestuer og fødeavdelinger på sykehus uten barneavdeling inn til adekvat behandlingsnivå, samt overflyttes mellom behandlende enheter. I noen tilfeller vil luftambulansetransport være den raskeste, mest skånsomme eller mest hensiktsmessige transportmåten. Vanligvis benyttes transportkuvøse, men noen transporter skjer i barnebag. Transport av syke nyfødte i fly eller helikopter er en høyspesialisert oppgave som medfører en del spesielle utfordringer når det gjelder organisering, utstyr, kommunikasjon, kompetanse og trening av involvert personell. Luftambulansetjenesten gjennomførte 269 kuvøsetransporter i Dette er nær gjennomsnittet de ti siste årene. Se figur RW Rhkp FW Totalt Figur 1. Gjennomførte kuvøsetransporter fordelt på fartøytyper

76 De fleste neonataltransporter med luftambulanse utføres i dag med ordinær luftambulansebesetning (ambulanse- og redningshelikopter: anestesilege og redningsmann; ambulansefly: flysykepleier og anestesilege). Dette innebærer at en anestesilege har behandlingsansvaret og assisteres av flysykepleier eller redningsmann. Ved noen baser er det etablert et samarbeid med barnelege, som kan være med ved behov. Tre steder (Tromsø, Bodø og Stavanger) er hovedkonseptet at transporten utføres av lege og sykepleier fra sykehusets nyfødtenhet ( kuvøsetransportteam ). De ni aktuelle «kuvøsetransportmiljøene», oppsatt med våre avanserte transportkuvøseoppsett, benytter det luftambulansefartøyet som er tilgjengelig og mest egnet for det enkelte oppdraget. Eksempelvis er ambulansehelikopter og ambulansefly tilgjengelig for Tromsø- og Ålesundmiljøene, mens ambulansefly og redningshelikopter benyttes av Bodø-miljøet. Oppdragsmengden varierer meget mellom disse ni miljøene, som tabell 1 viser. RHF Transportkuvøsemiljø Antall oppdrag 2015 Gjennomsnitt de ti siste år Helse Nord Tromsø Bodø SUM Helse Midt-Norge Trondheim/Ørland 6 11 Ålesund/Vigra SUM Helse Vest Førde/Florø 1 6 Bergen 9 9 Stavanger/Sola 0 6 SUM Helse Sør-Øst Arendal 10 8 Lørenskog/Gardermoen/Rygge SUM Tabell 1. Gjennomførte kuvøsetransporter i 2015 og gjennomsnitt fordelt på RHF og baser 2. Vurdering 2.1 Faglige forhold De medisinske utfordringene under kuvøsetransporter varierer. Enkelte nyfødte transporteres i kuvøse bare for å hindre nedkjøling under transport, mens andre er kritisk syke og trenger full intensivbehandling. Vi har ikke god statistikk på dette, men Arendalbasen rapporterte at 60 % av barna transportert i kuvøse de siste ti årene, var på respirator. Dette kan indikere at en ganske stor andel av transportene kunne ha blitt gjennomført med enklere kuvøsemateriell enn våre intensiv-kuvøseoppsett.

77 Medisinsk personell som deltar i neonataltransporter må ha nødvendige og relevante ferdigheter og trening i nyfødtmedisin så vel som i transportmedisinske forhold. Det er åpenbart en stor utfordring for standard luftambulanseteam (anestesi/intensivpersonell, som ikke har jevnlig praksis på nyfødtseksjoner) å opprettholde nødvendig kompetanse i avansert nyfødtbehandling. Det gjelder særlig for de miljøene som har et lavt oppdragsvolum, noe som gjelder de fleste. Tilsvarende er det en utfordring for personell ved barneavdelingene å oppnå tilstrekkelig erfaring i transporttekniske forhold. I luftambulansetjenesten har dette også et flysikkerhetsmessig aspekt. Det beste faglige konseptet virker derfor umiddelbart å være at avanserte kuvøsetransporter gjennomføres med både luftambulansebesetning og «kuvøseteam» fra en nyfødtenhet. Dette er imidlertid en organisatorisk løsning som må utredes og eventuelt etableres i det enkelte regionale helseforetaket Nasjonal standard for helsepersonell som transporterer syke nyfødte i luftambulansetjenesten Siden 2012 har en arbeidsgruppe bestående av luftambulansepersonell og barneleger, alle med omfattende neonataltransporterfaring, arbeidet med en Nasjonal standard for helsepersonell som transporterer syke nyfødte i luftambulansetjenesten. Hensikten med en slik standard er å anbefale en faglig fundert norm for de aktuelle miljøene. Arbeidet har vært krevende. Den vitenskapelige litteraturen dokumenterer betydningen av at (alle typer) intensivtransporter gjennomføres i henhold til et godt beskrevet konsept med godt forberedt personell. Men det mangler kunnskap om hvilket konkrete faglige nivå og hvilket oppdragsvolum den enkelte utøver bør ha for å holde et forsvarlig nivå. Anbefalingene er derfor basert på «beste skjønn». Utkast til standard var på en omfattende høring våren Vi fikk 19 høringssvar, herunder fra Legeforeningen, Norsk sykepleierforbund, flere barneavdelinger, Statens helsetilsyn og Helsedirektoratet. Dessverre var tilbakemeldingene sprikende. Det er en særlig stor uenighet om den faglige verdien av hospitering ved nyfødtenhet. Den endelige versjonen av standard anses å være en balansert norm, der de viktigste tilbakemeldingene er hensyntatt. 2.2 Organisatoriske forhold Erfaringene gjennom de siste årene, prosjektarbeidet og høringsrunden har vist at de regionale helseforetakene bør gjennomgå problematikken med neonataltransporter, både på vei og i luftambulansetjenesten. Daglig leder vurderer at kuvøsetransporter i luftambulansetjenesten i noen grad bør sentraliseres. Særlig Helse Vest bør vurdere om behovet i sin region kan dekkes fra Bergen-basen alene. Et større oppdragsvolum ved denne basen, som fra sommeren 2018 får et større og mer egnet ambulansehelikopter, bør kunne gi grunnlag for et nært samarbeid med nyfødtmiljøet ved Haukeland universitetssykehus. Føring for et slikt samarbeid er beskrevet i standarden. Helse Vest dekkes også av transportmiljøene i Ålesund og OUS, både med fly og helikopter. Disse to miljøene er godt faglig rustet fordi de har et ganske stort oppdragsvolum allerede.

78 Daglig leder har også vurdert om ikke hele Helse Sør-Øst kunne dekkes av OUS-miljøet (Lørenskog/Gardermoen/Rygge). Luftambulansetjenesten ANS har hatt en korrespondanse med Helse Sør-Øst om saken og erfarer at Arendal-basen fortsatt skal ha kuvøseberedskap på nivå 2. Daglig leder ser derfor ingen grunn til å gå videre med det nå. 3. Konklusjon og anbefaling Daglig leder anbefaler at vedlagte Nasjonal standard for helsepersonell som transporterer syke nyfødte i luftambulansetjenesten gjøres gjeldende som en faglig norm for aktuelle helseforetak og luftambulansebaser. Daglig leder anbefaler videre at de regionale helseforetakene utreder organiseringen av neonataltransporter på vei og i luften, med særlig vekt på barneavdelingenes involvering. Styret for Luftambulansetjenesten ANS inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret stiller seg bak foreliggende Nasjonal standard for helsepersonell som transporterer syke nyfødte i luftambulansetjenesten som en anbefalt faglig norm Styret anbefaler at standarden framlegges for nasjonalt AD-møte med anbefaling om at den implementeres i aktuelle helseforetak. Styret anbefaler at de regionale helseforetakene utreder organiseringen av neonataltransporter på vei og i luften, med særlig vekt på barneavdelingenes involvering. Styret ber om at daglig leder retter en formell henvendelse til Helse Vest RHF med anbefaling om at transportkuvøseberedskapen i regionen dekkes fra Bergen, med støtte fra Helse Midt-Norge og Helse Sør-Øst. Øyvind Juell daglig leder Vedlegg: Nasjonal standard for helsepersonell som transporterer syke nyfødte i luftambulansetjenesten

79 UTKAST til styremøte 6. september 2016 Nasjonal standard for helsepersonell som transporterer syke nyfødte i luftambulansetjenesten 1 Innledning 1.1 Gyldighet Denne standarden er en veiledende norm for leger, sykepleiere og redningsmenn som utfører transport av syke/premature nyfødte barn i ambulanse/redningshelikopter og ambulansefly. Denne standarden er en kompetansenorm for nivå 2-transporter (se forklaring under). Vedtatt (dato) av styret i Helseforetakenes nasjonale luftambulansetjeneste ANS. Skal revideres etter senest fem år. 1.2 Bakgrunn Behandling av syke nyfødte foregår ved alle landets 20 barneavdelinger. Høyspesialisert intensivbehandling foregår primært ved de større nyfødtenhetene. En slik sentralisert struktur medfører et behov for at syke nyfødte kan transporteres trygt og rimelig raskt fra fødestuer og fødeavdelinger på sykehus uten barneavdeling inn til adekvat behandlingsnivå, samt overflyttes mellom behandlende enheter. I noen tilfeller vil luftambulansetransport være den raskeste, mest skånsomme eller mest hensiktsmessige transportmåten. Vanligvis benyttes transportkuvøse, men noen transporter skjer i barnebag. Transport av syke nyfødte i fly eller helikopter er en høyspesialisert oppgave som medfører en del spesielle utfordringer når det gjelder organisering, utstyr, kommunikasjon, kompetanse og trening av involvert personell. Transport innebærer en økt belastning for barnet, samtidig som arbeidsbetingelsene for ledsagerne er dårligere. Stikkord er: Inn- og utlastinger i forskjellige fartøy 1

80 UTKAST til styremøte 6. september 2016 Trange arbeidsforhold Begrenset tilgang til barnet og behandlings/overvåkningsutstyret Stressfaktorer som støy og vibrasjoner G-krefter som kan påvirke barnet Begrensede muligheter for sikker fiksering av barn og ledsagere Flymedisinske utfordringer (hypoksi, barotraumer og fare for hypotermi) Reduserte muligheter for kommunikasjon og assistanse ved behov for hjelp Krav til medisinskfaglig kompetanse ved neonataltransport varierer mellom forskjellige typer oppdrag. Helsepersonellbemanningen må derfor tilpasses pasientens kliniske tilstand og risiko for komplikasjoner. En utfordring er at barnets sykdom ofte ikke er avklart når transport bestilles. Tilstanden kan lett undervurderes, for eksempel ved medfødte misdannelser. De fleste neonataltransporter med luftambulanse utføres i dag med ordinær luftambulansebesetning (ambulanse- og redningshelikopter: anestesilege og redningsmann; ambulansefly: flysykepleier og anestesilege). Dette innebærer at en anestesilege har behandlingsansvaret og assisteres av flysykepleier eller redningsmann. Ved noen baser er det etablert et samarbeid med barnelege, som kan være med ved behov. Andre steder er hovedkonseptet at transporten utføres av lege og sykepleier fra sykehusets nyfødtseksjon ( kuvøsetransportteam ). En del transporter av nyfødte med stabile vitale funksjoner uten potensiale for forverring (nivå 1), for eksempel enkelte tilbakeføringsoppdrag, utføres i ambulansefly uten lege. En transportkyndig neonatalsykepleier eller flysykepleier er da hovedansvarlig for pasientbehandlingen. Ved alle transporter hvor pasienten er i en manifest eller truende ustabil respiratorisk, sirkulatorisk, nevrologisk eller metabolsk tilstand (nivå 2 og 3) skal en luftambulanselege eller transportkyndig barnelege delta som hovedansvarlig fagperson. Det gjelder alltid dersom barnet trenger respirator eller vasoaktive medikamenter. Ordinære besetningsmedlemmer vil delta ved alle luftambulansetransporter, enten som medisinsk ansvarlige eller i tillegg til et eget kuvøsetransporteam, der barnelege er hovedansvarlig for pasientbehandlingen. På denne måten dekkes både logistisk, transportmedisinsk, medisinteknisk og neonatologisk kompetanseområde. Medisinsk personell som deltar i neonataltransporter må ha nødvendige og relevante ferdigheter og trening i nyfødtmedisin så vel som i transportmedisinske forhold. Dette dokumentet er en nasjonal kompetansestandard for leger, sykepleiere og redningsmenn ved 2

81 UTKAST til styremøte 6. september 2016 luftambulansetransport. Det er imidlertid viktig å være klar over at mange neonataltransporter også kombineres, eller gjennomføres helt, med transport i ambulansebil. Et sømløst system med like krav til kvalitet på tjenesten både i luftfartøy og bil er viktig for å sikre alle pasienter tilgang til likeverdig, sikker og trygg transport uansett avstander, operative forhold eller tider på døgnet. Etablerte neonataltransportteam i luftambulansetjenesten, med kompetanse i henhold til gjeldende standard, må derfor organiseres for også å kunne gjennomføre transport i bilambulanse når dette er mest hensiktsmessig eller nødvendig med tanke på flyoperative begrensninger. Helseforetakenes prehospitale planer bør inneholde en rutine for hvordan luftambulansetjenestens neonataltransportkompetanse også kan utnyttes i bilambulansetransport, noe som er særlig viktig for de sykehusene som ikke selv kan stille med kompetent følgepersonell. 1.3 Forklaring Behandlingsbehov - nivåer Neonataltransporter kan, på bakgrunn av barnets behandlingsbehov, klassifiseres i tre nivåer: Nivå 1: nyfødte som er stabile respiratorisk, sirkulatorisk, nevrologisk og metabolsk og som ikke krever intensivbehandling. Stabile barn på CPAP med GA > 32 uker og vekt > 2000 g kan også vurderes å tilhøre denne kategorien. Nivå 2: nyfødte som har behov for medisinsk og/eller teknisk støtte av vitale funksjoner. Eksempler er respiratorbehandling, invasiv medisinering og monitoreringsbehov. Nivå 3: kritisk syke nyfødte og spedbarn som krever avansert tilleggsbehandling i form av høyfrekvent ventilering/oscillator, NO-gass eller ECMO. Transport av små barn på nivå 3 krever helt spesiell medisinsk- og transportkompetanse og utføres for tiden av bare ett transportmiljø i landet (OUS) Helsepersonell kategorier Standard luftambulansebesetning (helse): Ambulanse/redningshelikopter: Lege og redningsmann. Legen er i henhold til Nasjonal standard for luftambulanseleger spesialist i anestesiologi. Redningsmannen er i henhold til Nasjonal standard for redningsmenn sykepleier eller ambulansearbeider. Ved én ambulansehelikopterbase (Ålesund) er det i tillegg en anestesisykepleier i besetningen. 3

82 UTKAST til styremøte 6. september 2016 Ambulansefly: Flysykepleier. Sykepleieren er i henhold til Nasjonal standard for flysykepleiere enten anestesi- eller intensivsykepleier. Flylege (anestesilege) er med i tillegg ved behov. Flysykepleier er fast besetning i ambulansefly og har oppgaver som besetningsmedlem i kabinen. Helsepersonell fra barneavdeling, evt. nyfødtseksjon: Barnelege: Lege som er spesialist i pediatri Neonatalsykepleier: Sykepleier med spesialopplæring i nyfødtsykepleie Transportkyndighet Luftambulansepersonell (leger, sykepleiere og redningsmenn) er trenet i transportmedisin og praktiske forhold knyttet til planlegging og sikker gjennomføring av transport i luftfartøy. Slik kompetanse er viktig for å ivareta både pasientsikkerhet og flysikkerhet. Leger og sykepleiere fra barneavdeling må, for å kunne utføre neonataltransporter i luftambulanse og dermed være «transportkyndige», ha en grunnleggende kunnskap om transporttekniske og flyoperative forhold. 2 Kompetansekrav for leger, sykepleiere og redningsmenn Det medisinskfaglige nivået under neonataltransport bør ligge på minst samme nivå som under tryggere omgivelser på sykehus. Ved sekundærtransport fra fødestuer og fødeavdelinger uten nyfødtseksjon, bør transportteamet ha kompetanse på høyere nivå enn på avleverende enhet, slik at nødvendig stabilisering/tiltak kan iverksettes (se nedenfor). Transportteamet skal gjøre gode medisinske vurderinger og ta kvalifiserte beslutninger. Dette krever erfaring og jevnlig deltakelse/oppdatering innen nyfødtmedisin og transport. 2.1 Basiskrav til medisinskfaglig kvalifikasjon Luftambulansepersonell skal oppfylle de til enhver tid gjeldende krav i de respektive nasjonale standardene: Nasjonal standard for luftambulanseleger (helikopter) Nasjonal standard for flysykepleiere 4

83 UTKAST til styremøte 6. september 2016 Nasjonal standard for redningsmenn Leger og sykepleiere som deltar i neonataltransportteam utgående fra barneavdeling har spesialutdanning innen faget. I tillegg kreves: Transportkyndig neonatalsykepleier Spesialsykepleier innen pediatri Minst 2 års arbeidserfaring fra nyfødtseksjon Krav om spesialutdanning kan fravikes hvis sykepleieren kan dokumentere langvarig (5 år) tjeneste på en nyfødtseksjon og dermed fylle krav til nødvendige ferdigheter (se under) Dersom ikke regelmessig tjeneste på nyfødtseksjon, skal sykepleieren gjennomgå minst 1 ukes hospitering årlig på en nyfødtseksjon med definert innhold (se eget punkt om vedlikehold av kompetanse) Gjennomført kurs i kuvøsetransport Regelmessig erfaring med/deltagelse på intensivtransporter av syke nyfødte, slik at man er erfaren i å bruke utstyr/behandle pasienter i en transportsituasjon med andre fysiske forhold enn på sykehus Luftambulanselege og transportkyndig barnelege Barnelege: Spesialist i pediatri og minst 2 år med tilknytning til en nyfødtseksjon, fortrinnsvis på regionsykehusnivå Luftambulanselege: Spesialist i anestesiologi og god erfaring innen barneanestesiologi. Fortrinnsvis bør man ha sin sideutdannelse innen pediatri eller praksis fra barneavdeling med egen nyfødtseksjon God kjennskap/innsikt i basal nyfødtfysiologi samt nyfødtes sykdomstilstander og indikasjoner for transport av nyfødte God kunnskap om undersøkelse av syke nyfødte samt behandling av aktuelle tilstander Gjennomført kurs i kuvøsetransport Flysykepleier Spesialsykepleier innen anestesi- eller intensivmedisin Skal jevnlig tjenestegjøre ved slike avdelinger. Fylle kravene i Nasjonal standard for flysykepleiere, som blant annet krever at det skal foreligge en kompetanseplan som sikrer kontinuerlig fagutvikling og trening. 5

84 UTKAST til styremøte 6. september 2016 Vektlegging og prioritering av tjeneste og faglig aktivitet skal vurderes individuelt og på bakgrunn av basens oppdragsprofil. Gjennomført kurs i kuvøsetransport Regelmessig erfaring med/deltagelse på intensivtransporter av syke nyfødte, slik at man er erfaren i å bruke utstyr/behandle pasienter i en transportsituasjon med andre fysiske forhold enn på sykehus Redningsmann Redningsmann i ambulansehelikopter (HEMS Technical Crew Member) eller redningshelikopter er fast medlem av besetningen og assisterer luftambulanselegen ved oppdrag. De har autorisasjon som ambulansearbeider eller sykepleier. Redningsmenn har normalt omfattende tilleggskompetanse og god erfaring i transportmedisin samt god kunnskap om alt medisinskteknisk utstyr om bord i luftfartøyet. For å kunne delta i neonataltransporter skal de i tillegg ha grunnleggende kunnskap om prosedyrer som er aktuelle å utføre før og under slik transport. 2.2 Spesifikke krav til faglige ferdigheter Krav til alle yrkesgrupper Kunne yte akutt medisinsk behandling inkludert algoritmen ved resuscitering av nyfødte Kunne forebygge varmetap og hypotermi Sikkerhetsmessig utsjekk for luftfartøy inkl. regelmessig gjennomgang av luftfartøy, utstyr og nødprosedyrer Teknisk kunnskap om kuvøseoppsettet inkludert påmontert elektromedisinsk utstyr, spesielt strøm- og gasskoplinger. God kjennskap til sjekkeprosedyrer, bruk og feilsøk på alt elektromedisinsk utstyr aktuelt for transporten. (Ref. krav om brukeropplæring i Forskrift om håndtering av medisinsk utstyr 8) Mht ventilator, er krav til kunnskap om bruk/innstillinger høyere for legen enn annet personell fordi bruk av slikt utstyr krever deltagelse av ansvarlig lege Krav til transportkyndig sykepleier Kunne utføre medisinske tiltak, dokumentert i avdelingens prosedyrer, på egen hånd når dette er påkrevet 6

85 UTKAST til styremøte 6. september 2016 Kunne utføre kontroll og funksjonstesting av medisinsk og elektromedisinsk utstyr under og etter oppdrag Kjenne de legemidler som brukes i tjenesten, samt kunne bruken av disse, inkludert utblanding Kunne oppkopling av infusjonsutstyr og sprøytepumpe Kunne medikamentadministrering etter forordning av ansvarlig lege Kunne bruke tjenestens elektromedisinske monitoreringsutstyr Kunne beregne forbruk av gass for oppdraget Kjenne til alternative strømkilder/batterimuligheter for alt aktuelt elektromedisinsk utstyr i de aktuelle fartøy som skal benyttes Beherske innfesting av alt nødvendig utstyr i de aktuelle fartøy Kjennskap til betydningen av hypobare forhold Luftambulanselege og transportkyndig barnelege Beherske luftveishåndtering hos nyfødte, inkludert endotrakeal intubasjon Beherske surfactantbehandling (indikasjoner og utførelse av prosedyren) Beherske innledning/vedlikehold av anestesi/sedasjon hos nyfødte Beherske respiratorbehandling av nyfødte, inkludert betydning av varm og fuktet inspirasjonsluft Beherske non-invasiv respirasjonsstøtte hos nyfødte Beherske innleggelse av vene- og intraossøs kanyle på nyfødte Kunne anlegge navlevenekateter Kunne anlegge thoraxdren Ha god kunnskap til basale prinsipper for væskebehandling og akutte medikamenter som brukes i behandlingen av nyfødte (dette inkluderer utblanding, administrering og på selvstendig grunnlag kunne iverksette dette) Beherske indikasjonsstilling for samt kunne iverksette alprostadil-behandling (inkludert utblanding/dosering («lav» vs. «høy» dose) Beherske iverksettelse av andre vasoaktive medikamenter Kunne beregne forbruk av gass for transporten Kjenne til alternative strømkilder/batterimuligheter for alt aktuelt elektromedisinsk utstyr i de aktuelle fartøy som skal benyttes Beherske innfesting av alt nødvendig utstyr i de aktuelle fartøy 7

86 UTKAST til styremøte 6. september 2016 God kunnskap om betydning av hypobare forhold, spesielt sett i forhold til aktuelle sykdomstilstander Kunnskap om generelle prinsipper for varmetap og forebygging av hypotermi Kjennskap til betydning av G-krefter i forhold til pasientens fysiologi 2.3 Vedlikehold av kompetanse For å sikre vedlikehold og oppdatering av kompetanse og ferdigheter skal personellet gjennomføre jevnlig trening, gjerne i form av simulerte pasientsituasjoner. Jo færre transporter som gjennomføres, desto hyppigere må slik trening finne sted. Uansett skal det gjennomføres minst én gang årlig. Programmet kan gjennomføres i vakt, ved hospitering eller på annen hensiktsmessig måte. Programmet skal utarbeides i samarbeid med medisinsk ansvarlig for tjenesten og bør inneholde minimum følgende momenter: Transportkyndig sykepleier A. Dersom ikke fast tilsatt på nyfødtseksjon Årlig hospitering på en nyfødtseksjon med definert innhold (1 uke). Når det er mer hensiktsmessig, kan deler av hospiteringen erstattes av simulatortrening eller relevante kurs. Sonding av nyfødte Sikring av venøse tilganger Sikring av endotrakealtuber Temperaturregulering Lære/få innføring i å tolke nyfødte barns signaler (smerte, sult, uro etc.) Medikamentadministrering til nyfødte Monitorering av syke nyfødte (teoretisk og praktisk) Gjennomgang av prosedyre for surfactantbehandling Gjennomgang av: utblanding av alprostadil B. Alle Gjennomgang av resuscitering av nyfødte Gjennomgang av transportkuvøse og respirator, sprøytepumper Gjennomgang av: blanding av vasoaktive medisiner, trekke opp/blande ut medisiner aktuelle for innledning/vedlikehold av anestesi/sedasjon, utblanding av alprostadil 8

87 UTKAST til styremøte 6. september dager prehospital trening knyttet til aktuell luftambulansefartøy. Momenter: Gjennomgang regelmessig av betydningen av hypobare forhold, G-krefter etc Gjennomgang av kommunikasjonsutstyr i fly/helikopter Gjennomgang av ut/innlasting samt innfesting av utstyr Luftambulanselege og transportkyndig barnelege A. Dersom ikke fast tilsatt på nyfødtseksjon Årlig hospitering på en større nyfødtseksjon med definert innhold (1 uke). Når det er mer hensiktsmessig, kan deler av hospiteringen erstattes av simulatortrening eller relevante kurs. Temperaturregulering Lære/få innføring i å tolke nyfødte barns signaler (smerte, sult, uro etc.) Medikamentadministrering og hensiktsmessige konsentrasjoner til nyfødte Monitorering av syke nyfødte (teoretisk og praktisk) B. Alle Gjennomgang av resuscitering av nyfødte Trening på å venøse tilganger, evt. inkl. navlevenekateter og intraossøs kanyle Gjennomgang av transportkuvøse og respirator, sprøytepumper Gjennomgang av: utblanding av alprostadil, programmering av sprøytepumpene. Gjennomgang av prosedyre for surfactantbehandling, alprostadilbehandling og respiratorbehandling (inkludert cpap) Barneleger: 1 2 dager prehospital trening knyttet til aktuell luftambulansefartøy. Momenter: Gjennomgang regelmessig av betydningen av hypobare forhold, G-krefter etc Gjennomgang av kommunikasjonsutstyr i fly/helikopter Gjennomgang av ut/innlasting samt innfesting av utstyr Redningsmann Gjennomgang av resuscitering av nyfødte Gjennomgang av transportkuvøse og respirator, sprøytepumper Gjennomgang av ut/innlasting samt innfesting av utstyr "Gjennomgang av alle aktuelle lokale prosedyrer for medikamentell behandling av nyfødte under transport, med spesiell vekt på de vanligste " 9

88 UTKAST til styremøte 6. september 2016 Det anbefales også at lege, sykepleier og redningsmann deltar på kurs i kuvøsetransport minimum hvert 5. år for å få oppdatert/ekstern kunnskap. 3 Avtale som regulerer samarbeid mellom luftambulanseavdeling og barneavdeling/neonatalseksjon Luftambulanseavdeling med ansvar for transport av nyfødte skal inngå en forpliktende samarbeidsavtale med aktuell barneavdeling med nyfødtseksjon. Avtalen skal som et minimum beskrive: Samarbeid om opplæring, trening, hospitering m.v. Rutiner for varsling og kommunikasjon ved kuvøsetransportoppdrag Kriterier for valg av kompetansenivå (hvem skal delta og hvem skal ha behandlingsansvaret) Kriterier for når mer kompetent/spesialisert transportteam bør overta oppdraget Sjekklister og annen støttedokumentasjon 4 Aktuelle kurs (kan være gjenstand for endring) De mest relevante kursene bør gjennomføres før eller tidlig i tjenesteforholdet. APLS kurs Kurs i Kuvøsetransport (Lørenskog) Kurs i Nyfødtmedisin, arrangeres årlig ved Universitetsklinikkene Kurs i flymedisin (Flymedisinsk Institutt/OUS) Nyfødt BEST 5 Referanser og førende dokumenter Helsepersonelloven Spesialisthelsetjenesteloven Internkontrollforskriften 10

89 UTKAST til styremøte 6. september 2016 Akuttmedisinforskriften 2015 Nasjonal standard for luftambulanseleger Nasjonal standard for flysykepleiere Nasjonal standard for redningsmenn Norsk standard for anestesi, 4. rev (revideres i 2016) Standard for prehospital akuttmedisin 2003 Gjeldende avtaler mellom Luftambulansetjenesten ANS og operatørene Supplerende litteratur: A C Fenton, A Leslie, C H Skeoch. Optimising neonatal transfer Arch Dis Child Fetal Neonatal Ed 2004; 89: F215 F219 Skeoch CH, Jackson L, Wilson AM, et al. Fit to fly: practical challenges in neonatal transfers by air. Arch Dis Child Fetal Neonatal Ed 2005; 90: F456-F460 Jackson L, Skeoch CH. Setting up a neonatal transport service: Air transport. Early Human Development 2009; 85: Lang A, Brun H, Kaaresen PI, Klingenberg C. A population based 10-year study of neonatal air transport in North Norway. Acta Paediatr Jul;96(7): Van den Berg J, Olsson L, Svensson A, Håkansson S. Adverse events during air and ground neonatal transport: 13 years experience from a neonatal transport team in Northern Sweden. J Matern Fetal Neonatal Med, 2015; 28(10): American Academy of Pediatrics. Guidelines for Air & Ground Transport of Neonatal and Pediatric Patients Manual, 4th Ed. 11

90 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Styresak Basefasiliteter ambulanseflytjenesten Saksbehandler: Mariann M. Hunstad Vår dato: Møtedato: Bakgrunn/fakta I dagens ambulanseflykontrakt er basefasilitetene inkludert i kontrakten. I arbeidet med kravspesifikasjonen ble dette problematisert og prosjektgruppen ba HINAS utrede om denne ordningen kunne videreføres. HINAS anbefalte at basefasilitetene ble skilt ut som egen anskaffelse. AD-møtets protokoll for sak Anskaffelse ambulanseflytjenester, godkjenning av strategi/strukturdokument punkt 4 presiserer «Leiekontrakt for basebygg utlyses separat». Ved etablering av ambulansehelikopterbasen på Evenes i 2015 ble det inngått en midlertidig leieavtale med Forsvarsbygg. Denne utløper ultimo mai Det innebærer at det er behov for å gjennomføre en anskaffelse av nye fasiliteter også på Evenes. 2. Status anskaffelse basefasiliteter HINAS ble engasjert og har publisert en veiledende kunngjøring om anskaffelse basefasiliteter for fly. Kunngjøringen har satt frist for å melde interesse til 30. august. Foreløpig har fem interessenter meldt seg. Videre planlegges det å gjennomføre en dialogkonferanse for påmeldte interessenter 8. september. Parallelt har vi kontaktet Evenes kommune og informert om anskaffelsen, samt bedt kommunen informere mulige interessenter i forhold til helikopterbasen på Evenes. Luftambulansetjenesten ANS planlegger å se denne basen i tilknytning til alle flybasene. Luftambulansetjenesten ANS er leietaker ved samtlige lokalisasjoner for eget selskap og for basene, og skal fortsatt være leietaker. Det innebærer at anskaffelsen gjelder leiekontrakter. Dette fremgår av kunngjøringen. Etter møte med Avinor er det klart at det er mulig å bygge nye basefasiliteter på alle aktuelle lufthavner.

91 3. Kontraktslengde Ved etablering av nye leiekontrakter settes perioden normalt til 10 år med mulighet for forlengelse. I forbindelse med anskaffelsen forventer vi at denne periodelengden kan bli utfordret. En tilbyder som må etablere nye fasiliteter, eller totalrenovere eksisterende bygningsmasse ønsker sikkerhet for inntjening. En leieperiode på maksimalt 10 år gir tilbyder større risiko med tanke på etterbruk og kan medføre høyere leiepris. 4. Standard for luftambulansebaser I styremøte 30. januar 2014, sak , ble Standard for luftambulansebaser helikopter vedtatt. Dette er en anbefalt funksjonell norm for infrastruktur og fasiliteter ment til bruk ved nybygg, ombygging og restaurering av luftambulanse helikopterbaser. Det eksisterer ingen tilsvarende standard for flybaser. For å gi tilbydere en best mulig oversikt over hvilke behov som følger av baseetablering har vi omskrevet Standard for luftambulansebaser helikopter slik at den nå gjelder både fly- og helikopterbaser. Tekst fra helikopter er beholdt, dokumentet er kun tilpasset slik at det nå også inkluderer behovene som flytjenesten har. Dokumentet er lest og kommentert av flysykepleier ved flybasene i Bodø og på Gardermoen. Den nye standarden vil erstatte dokumentet fra Standarden følger vedlagt. 5. Anbefaling Daglig leder anbefaler at vedlagte standard danner grunnlaget for utlysning av leiekontrakter for luftambulansebaser (fly og helikopter). Styret for Luftambulansen ANS inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret tar status for basefasiliteter ambulanseflytjenesten 2016 til orientering. Styret ber daglig leder inkludere anskaffelse nye fasiliteter for Evenes. Styret gir daglig leder fullmakt til å inngå leieavtaler med inntil 20 års lengde. Styret vedtar Standard for luftambulansebaser. Øyvind Juell daglig leder

92 Standard for luftambulansebaser Anbefalt norm knyttet til infrastruktur & fasiliteter - for bruk ved nybygg, ombygging og restaurering av luftambulansebaser Vedtatt i styremøte i Luftambulansetjenesten ANS XXX Erstatter Standard luftambulansebase helikopter fra

93 Innhold 1 Luftambulansetjenesten Forskriftsforankring Luftambulansetjenesten ANS Standardens hensikt Forutsetninger Lokalisering og miljø Helikopter Fly Bygningsmasse Funksjonsbehov Operasjonsrom Garderobefasiliteter Medisinsk lager Redningsteknisk lager (gjelder kun helikopter) Forlegningsrom Treningsfasiliteter Garasje for legebil (gjelder kun helikopter) Hangarfasiliteter Dimensjon hangar Port Personelldør i hangar Skinnesystem for helikoptertralle (gjelder kun helikopter) Tekniske fasiliteter (Part 145) Landingsplass (gjelder kun helikopter) Aktuelt regelverk Annen infrastruktur og systemer Drivstoffanlegg (gjelder kun helikopter) Aktuelt regelverk: Snø-smelteanlegg Nødstrøm Sikkerhetssystemer Sikring av landingsplass (spesielt for helikopter) Sikring av basebygg Sikring av tankanlegg (spesielt for helikopter) Tele og data Branntekniske krav

94 8.7 Varme og ventilasjon Miljø

95 1 Luftambulansetjenesten 1.1 Forskriftsforankring Luftambulansetjenesten er beskrevet i Forskrift om krav til og organisering av kommunal legevaktordning, ambulansetjeneste, medisinsk nødmeldetjeneste mv. (FOR ), kapittel 3. 2 Luftambulansetjenesten ANS Luftambulansetjenesten ANS er et heleid datterselskap av de fire regionale helseforetakene(rhf). Selskapet har det operative ansvaret for all sivil luftambulansevirksomhet i Norge, og er en del av den prehospitale kjeden. Selskapet har kontrakt med operatører som leverer helikopter og ambulansefly-tjenester. Helikopterbasene er lokalisert i Tromsø, Evenes, Brønnøysund, Trondheim, Ålesund, Førde, Bergen, Stavanger, Ål, Arendal, Lørenskog og Dombås. Flybasene er lokalisert i Kirkenes, Alta, Tromsø, Bodø, Brønnøysund, Ålesund og Gardermoen. Som datterselskap av de regionale helseforetakene er vi en del av spesialisthelsetjenesten og defineres som offentlig virksomhet. Luftambulansetjenesten ANS er formell leietaker av basebygg ved samtlige luftambulansebaser i Norge. Hele luftambulansetjenesten i Norge, både fly og helikopter, er fullfinansiert av de fire regionale helseforetakene. For mer informasjon om Luftambulansetjenesten ANS: 3 Standardens hensikt Luftambulanseoperasjoner er svært komplekse, og krever en rekke omfattende støttefunksjoner knyttet til bygningsmasse og infrastruktur for at tjenesten skal kunne operere sikkert, med god funksjonalitet, samt tilfredsstille samfunnets behov. Luftambulanseoperasjoner med fly skjer mellom flyplasser, og krever derfor hente/tilbringertjeneste med ambulansebil. Standard luftambulansebaser heretter kalt «standarden» har til hensikt å legge føringer, rammer og anbefalinger for å oppnå akseptable og funksjonelle løsninger knyttet til fremtidig nyetablering, modernisering, ombygging eller restaurering av infrastruktur og bygningsmasse. Standarden er dynamisk i den forstand at den skal revideres, dette basert på dialog mellom byggherre og Luftambulansetjenesten ANS, slik at nyttig erfaringer fra bygge-prosesser i tjenesten videreføres. Luftambulansetjenesten ANS forventer at byggherre som planlegger oppføring, restaurering eller ombygging av infrastruktur eller fasiliteter hvor Luftambulansetjenesten ANS er, eller skal bli, leietaker, benytter standarden som et grunnlagsdokument. 4 Forutsetninger Standarden tar utgangspunkt i luftambulansetjenesten sin egenart i Det innebærer blant annet følgende forutsetninger: 3

96 Standarden omfatter en helikopterbase med en besetning på tre personer, henholdsvis pilot, redningsmann og lege. For flybasene er besetningen på tre personer, henholdsvis to piloter og en flysykepleier. Andre besetningskonsepter vil kreve endringer i forhold til standarden. Standarden beskriver behovene ut fra helikopterbaser der vaktene er av 24 timers varighet eller lenger. Eventuelle endringer i arbeids- og hviletidsbestemmelsene som krever to- eller tredelt døgn vil føre til endrede krav til basefasilitetene. På flybasene er vaktene på 12 timers varighet. Eventuelle endringer i arbeids- og hviletidsbestemmelsene som krever tredelt døgn vil føre til endrede krav til basefasilitetene. Standarden beskriver behovene ut fra en beredskap der fasiliteter for teknisk vedlikehold er ivaretatt på en slik måte at beredskapen kan opprettholdes til enhver tid. 5 Lokalisering og miljø 5.1 Helikopter Helikopteroperasjoner representerer en ikke ubetydelig miljøbelastning, både i form av støy, eksosutslipp og vindeffekt fra rotorbladene (down-wash). Dersom en luftambulansebase lokaliseres i tettbygd strøk, vil miljøbelastningen også kunne ramme private hjem og arbeidsplasser. Som hovedregel øker miljøbelastningene med økt helikoptervekt. Dagens erfaring i luftambulansetjenesten er at den største helikoptertypen (AW 139) også representerer den største miljøutfordringen. Det er en risiko for at down-wash volder annen skade i nærområdet ved at løse gjenstander velter eller blåser bort, vinduspersienner ødelegges osv. Mennesker kan dessuten skades ved at de blåses overende. Det er derfor viktig at landingsplassen sikres og avskjermes godt. Vektingen av miljøbelastningen må vurderes opp mot nytten av ønsket lokalisering. Det må også tas i betraktning hvilken helikoptertype som er mest aktuell for bruk i området samt aktivitetsmengden. Ved nyetablering av luftambulansebase utenfor område som er regulert for luftfart, bør eier av fasiliteter og infrastruktur, så tidlig som mulig, etableres dialog med flyplass-seksjonen i Luftfartstilsynet mht. konsesjonssøknad for helikopterlandingsplass. Konsesjonsprosessen gir samfunnet en mulighet til å påvirke prosjektet, blant annet ut fra miljøhensyn. Ved endring av eksisterende landingsplass gjelder det samme. I tillegg bør det tidlig i prosjekteringsprosessen vurderes å utarbeide støyrapport for området, dette basert på alternative helikoptertyper samt inn- og utflygingsretninger. Slike forhold vil også bli ivaretatt ifm Søknad om konsesjon knyttet til operasjoner med helikopter. For ytterligere informasjon knyttet til landingsplass, se punkt Fly Flyoperasjonene skjer mellom lufthavner. Støy og eksosutslipp vil ikke i samme grad som helikopter ramme bebyggelse utenfor lufthavnene. Ved vintervær vil det være behov for de-ice. Luftambulansetjenesten ANS benytter lufthavnenes tilbud om de-ice og brann og havariberedskap. Det vil ikke være behov for eget opplegg tilknyttet basen. Det kan være hensiktsmessig at boenhetene legges utenfor sikkerhetsområde Critical Security Restricted Area (CSRA) inne på lufthavnen. 4

97 6 Bygningsmasse Funksjonsbehov ved en standard luftambulansebase er beskrevet i understående tabell med påfølgende utdypninger. Det presiseres at funksjonsbehov vil kunne endres i fremtiden knyttet til regionale helsestrategiske behov, fremtidige lovendringer m.m. Fellesfunksjoner, kontorfunksjoner og forlegningsfunksjoner er dimensjonert for døgnkontinuerlig tilstedevakt. Helikopter En besetning består av tre personer, lege, redningsmann/hcm og pilot. Det fjerde forlegningsrommet er tiltenkt brukt av personell som er under utsjekk, reisetekniker, hospitant m.fl. Ved nyetablering av en luftambulanse bør det, rent byggeteknisk, legges til rette for en fremtidig utvidelse av disse funksjonene, dette av hensyn til eventuelle fremtidige endringer knyttet til behov og lovverk. Fly For flybasene med tilstedevakt (pr 2016) vil det til enhver tid være to besetninger tilstede på vakt. Dette gjelder basene Kirkenes, Alta og Tromsø. For øvrige baser vil det være en besetning til stede på vakt. Hver besetning for fly består av tre personer, to piloter og en flysykepleier. Hangar er dimensjonert etter samme rammer som legges til grunn ved dimensjonering av landingsplasser for ambulansehelikopter. Teknisk funksjonsbehov er dimensjonert for teknisk drift definert som «line maintenance» i EASAforskrifter. I praksis vil dette bety retting av oppdukkende teknisk feil, samt daglige inspeksjoner. Større vedlikehold utføres normalt ved selskapenes hovedvedlikeholdsbase. 6.1 Funksjonsbehov Beskrivelse Helikopter Fly Kommentarer Fellesfunksjoner Stue - oppholdsrom 1 1 Kjøkken spisestue 1 1 HC-Toalett 1 1 Plasseres i tilknytting til stue/ kjøkken Gjestetoalett H/D 1 1 Plasseres i tilknytting til stue/ kjøkken Vaskerom 1 1 Dimensjonert for vaskemaskin og tørketrommel Lintøyrom 1 1 Oppbevaring av sengetøy, håndduker etc. Treningsrom 1 1 Se også punkt 6.7 Arbeidsplass Redningsmann 1 0 Lege 1 0 Pilot 1 2 Flysykepleier 0 1 Basesjef 1 1 Kopi/arkiv/ lager 1 1 Tilstrekkelig tilrettelagt for oppbevaring av sensitiv dokumentasjon. 5

98 Forlegningsfunksjoner Forlegningsrom (sovefasiliteter) 4 6 Hvilefasiliteter skal tilby mulighet for kvalifisert søvn og hvile hele døgnet. Se punkt 6.6 Bad/ WC/ Dusj 4 6 I tilknytning til hvert forlegningsrom Operative funksjoner Operasjonsrom 1 1 Se punkt 6.2 Møterom/briefing-rom/ undervisningsrom 1 1 Felles garderobe 1 1 Se punkt 6.3 Medisinsk lager 1 1 Se punkt 6.4 Redningsteknisk lager 1 0 Se punkt 6.5 Rengjøringsrom medisinsk/ redningsteknisk 1 1 For rengjøring av medisinsk- og redningsteknisk utstyr Garasje legebil 1 0 Se punkt 6.8 Nødnettdekning Det bør sikres optimal sambandsdekning på hele basen Tekniske funksjoner Utstyrslager/ delelager 1 1 Hangar 1 1 Se punkt 6.9, 6.10, 6.11 og 6.12 Teknisk kontor og teknisk bibliotek 1 1 EASA part 145.A.25 Facility requirements Teknisk verksted 1 1 EASA part 145.A.25 Facility requirements Lager for løsemidler og kjemikalier Toalett Kan løses med ventilerte, godkjente skap som plasseres i 1 1 hangar. 1 1 I tilknytting til hangar 6.2 Operasjonsrom Bør plasseres strategisk mellom sovefasiliteter/oppholdsrom og hangar for å oppnå så kort utrykningsvei som mulig for vakthavende besetning Tilgang på digitalt kartverk- og flåtestyringssystem tilsvarende som ved AMK-LA-sentral (AMIS og TransMed i dag) (dette gjelder kun helikopter) Kartvegg med plass til relevant kartverk (dette gjelder kun helikopter) Konferansetelefon God bredbånd-kapasitet for Internett (sjekk av aktuelt vær, sende flight plan, sjekke webkamera m.m). Her må det legges vekt på stabilitet og høy hastighet på linjer og nettverk God radiodekning for alarmering og kommunikasjon mellom crew og AMK Nødvendig instrument for avlesning av innhold i drivstofftank (dette gjelder kun helikopter) Mulighet for demping av lys 6.3 Garderobefasiliteter Det bør være en felles garderobe som ligger i tilknytning til hangar, dette for å oppnå nærhet til helikopter/fly, og for å spare tid ved oppdrag samt klargjøring etter oppdrag Planløsning på garderobe bør legge til rette for skille mellom damer og herrer 6

99 Hver ansatt ved basen bør ha eget garderobeskap hvor det er plass til alt nødvendig fly-utstyr og bekledning Det bør være tilgang på dusj i garderobe, dette fordi en blir svett og klam når en opererer med survival suit (smokk) (dette gjelder kun helikopter) Det bør være tilgang på tørkefasiliteter for smokk og undertøy i felles garderobe, alternativt i tilslutning til denne (dette gjelder kun helikopter) Vaskemaskin og tørketrommel for vask av uniformer 6.4 Medisinsk lager Forskrift om smittevern i helsetjenesten(for ) regulerer utforming og kvalitet for denne type fasiliteter. Det er bl.a. krav til miljø på lager, samt at det bør være separasjon mellom rent og skittent område ifm vask av medisinsk utstyr. Utover dette bør følgende punkter tilfredsstilles: Dedikert rom for lagring av medisinsk forbruksutstyr ved basen Kapasitet til ladning av elektromedisinsk utstyr(1-fase 16 A strømuttak)(antall uttak avtales før etablering) Fasiliteter for vask og desinfisering av medisinsk utstyr Bør ligge i tilslutning til hangar Nødvendig ventilasjon (luftkvalitet) Nødvendig belysning Regulerbar romtemperatur Fasiliteter for forskriftsmessig oppbevaring av de medikamenter(a,-b og C-preparater) som til enhver tid benyttes i luftambulansetjenesten Fasiliteter for forskriftsmessig oppbevaring av medisiner som trenger kjøling Inneholde dedikerte fasiliteter for rengjøring av medisinsk utstyr 6.5 Redningsteknisk lager (gjelder kun helikopter) Dedikert rom for lagring av redningsteknisk beredskapsutstyr Arbeidsbenk for pakking, sjekking og reparasjon av utstyr Må ligge i tilslutning til hangar Nødvendig ventilasjon Nødvendig belysning Regulerbar romtemperatur 1-fase 16 A strømuttak s for ladning av diverse batteri Punktavsug for bruk av løsemidler i små mengder Fasiliteter for tørking av vått utstyr og materiell 6.6 Forlegningsrom Forlegningsrom skal tilby mulighet for kvalifisert søvn og hvile hele døgnet, og i overenstemmelse med EASA ORO.FTL.105. Dette betyr at støyisolasjon av sovefasiliteter må dimensjoneres tilstrekkelig i forhold til aktuell støy. Forskriftskrav skal møtes i forhold til målt støy fra støykilder som er i området. Ventilasjon skal tilfredsstille krav og forskrifter, med særlig vekt på optimalisering av kjøling, oppvarming og luftsirkulasjon. Muligheter for demping av lys. 7

100 6.7 Treningsfasiliteter Nasjonal Standard for redningsmenn stiller krav til fysisk yteevne for redningsmenn. Standarden beskriver at arbeidsgiver plikter å legge til rette for fysisk trening. Alle luftambulansebaser bør ha tilgang på treningsfasiliteter for hele vaktbesetning. Slike fasiliteter bør bestå av: Dedikert rom som tilbyr nødvendig treningsapparater knyttet til styrke og kondisjon Dimensjonert ventilasjon Nødvendig belysning Regulerbar romtemperatur 6.8 Garasje for legebil (gjelder kun helikopter) Det er etablert legebil-beredskap ved samtlige baser. Hensikten med denne type beredskap er å ha et utrykningsalternativ når været ikke tillater flyging, eller når det er behov for å rykke ut i nærområdet. I så måte er legebilen et alternativ når basens helikopter er av beredskap, eller at værforholdene er av en slik karakter at en ikke kan benytte helikopter. Det bør etableres tilpasset garasjeløsning for legebil som bidrar til smidig drift og redusert responstid. En slik løsning bør tilfredsstille følgende: Dedikert garasje med strategisk plassering mtp. utrykningsvei Dimensjoneres for SUV Automatisk port-åpner Isolert, med mulighet for temperatur regulering Nødvendig belysning 1-fase 16 A strømuttak Dette fordi bilen er avhengig av strømtilslutning når den ikke er i bruk Mulighet for vask(utvendig og innvendig) av bil 6.9 Hangarfasiliteter Hangaren skal fungere som en beredskapshangar og en hangar hvor det er lagt til rette for lett vedlikehold, definert som «line maintenance». Utover dette bør hangar oppfylle følgende: Industrigulv med god kvalitet (tilsvarende epoxy/ Acryl) lys farge God drenering av gulv fall i gulv slukrist innenfor dør og over gulv (hele gulvets lengde) Oljeutskiller for drenering i gulv pga fuel/ olje Rom for teknisk arbeid Rom for oppbevaring av deler hvor det er fysisk skille mellom nye og brukte komponenter Teknisk kontor Skap med ventilasjon for oppbevaring av olje og løsemidler Dimensjonert og tilrettelagt uttak for strøm ved arbeidsposisjoner God belysning God ventilasjon og varmeregulering, det må her legges særlig vekt på energieffektive løsninger der det raskt oppnås minimum 18 grader romtemperatur Vannslange med varmt og kaldt vann som rekker ut til landingsplass Stor utslagsvask med varmt og kaldt vann Trykkluftanlegg med 10 bar trykk og flow på l/min Strømuttak på 3x63 A (til inverter), i hangar og på vegg utenfor(nærhet til landingsplass) hangar Brann CO2-apparater, Ikke pulver (skader restverdi på flymaskin ved en eventuell brann) 8

101 Spesielt for helikopter gjelder at hangar bør tillate operasjoner med helikopter med både hjul og skid. Dette betyr at det ved nybygg bør etableres skinner i hangargulv(se punkt 7.13). Spesielt for fly gjelder at det bør være mulighet for ambulansebil til å kjøre inn i hangar slik at omlasting mellom bil og fly kan skje innendørs Dimensjon hangar Dimensjon på hangar fastsettes ut i fra de behov som gjelder for den enkelte luftambulansebase. Behovsrammer utarbeides av berørte RHF og Luftambulansetjenesten ANS Port Hangarport dimensjoneres ut i fra største fartøytype som forventes benyttet. Dette besluttes av berørte RHF og Luftambulansetjenesten ANS. For å minimalisere muligheten for at det oppstår bakke-uhell i forbindelse med inn- og uttauing/kjøring av luftfartøyet, bør det være sikkerhetsmargin på hangarportens bredde. Utover dette bør hangarport inneha følgende funksjonaliteter: Heve-/ senke-port (gjelder kun helikopter) Tillate normal operasjon i aktuelle temperaturer Tillate normal operasjon i vindhastighet opptil 35 knop Isolasjonsverdi som bidrar til minimalt varmetap Mulighet for vindu i port Automatisk motorstyring med hurtig åpning Tillate manuell operasjon av en person ved feil på motorstyring Sikkerhetssystemer som stopper portoperasjon ved obstruksjon, dette for og hindrer skade på objekter som befinner seg i portåpning når opereres Personelldør i hangar Det bør etableres personelldør i hangar. Denne døren bør tilfredsstille gjeldende krav for rømningsvei. Døren bør plasseres slik at det er enkel ferdsel og kort avstand mellom hangar og landingsplass Skinnesystem for helikoptertralle (gjelder kun helikopter) Det bør etableres sammenhengende skinnegang i hangargulv og landingsplass. Dette for bruk av helikoptertralle ved operasjon med skid-maskiner. Skinnesystem må etableres slik at det er sikret mot nivåendringer i grunnen og tåler kontinuerlig vektbelastning av aktuelle helikoptre i tillegg til tralle. samt annen trafikk i området (tankbil o.l.) 6.14 Tekniske fasiliteter (Part 145) Krav til tekniske verkstedsfasiliteter ved en luftambulansebase reguleres gjennom EASA Part 145.A.25 Facility requirements og nasjonale krav gjennom f.eks. HMS-forskriften og andre relevante lover og forskrifter innenfor arbeidsmiljø. Det er flyteknisk organisasjon hos operatøren som er eier av godkjenningen for verkstedsfasiliteter, dette gjennom tillatelse fra luftfartsmyndighetene med hjemmel i EASA Part OPS og Part 145 forskriften. Operatør må svare overfor luftfartsmyndighetene knyttet til utforming av tekniske verkstedsfasiliteter ved en luftambulansebase. Det er derfor viktig å ha en løpende kontakt med operatør om kravene knyttet til samsvar med deres håndbøker. Luftfartsmyndighetene vil sannsynligvis kreve adgangskontroll i henhold til begge forskriftene før operatørene får lov til å flytte inn. Operatøren skal varsle luftfartsmyndighetene og bestille tilsyn. 9

102 7 Landingsplass (gjelder kun helikopter) Luftfartsloven og forskrifter gitt ut som Bestemmelser for Sivil Luftfart (BSL). BSL regulerer krav til konsesjon, godkjenning og utforming av helikopterlandingsplasser i Norge. Landingsplass ved en luftambulansebase er en tilrettelagt landingsplass, og er konsesjonspliktig, uavhengig av antall landinger på plassen. Det er Flyplasseier som har ansvar for drift og konsesjon for plassen, og må forholde seg til Luftfartstilsynet. I tillegg til konsesjon kreves det en teknisk- og operativ godkjenning av landingsplassen. 7.1 Aktuelt regelverk BSL E 1-1, Forskrift om konsesjon for landingsplasser BSL E 1-2, Forskrift om krav til teknisk/ operativ godkjenning av flyplasser BSL E 3-6, Forskrift om utforming av små helikopterplasser BSL E 4-1, Forskrift om bakketjeneste ved flyplasser BSL E 4-4, Forskrift om brann og redning ICAO Annex 14, Vol 2, Heliports 8 Annen infrastruktur og systemer 8.1 Drivstoffanlegg (gjelder kun helikopter) Understående punkter for drivstoffanlegg er forankret i erfaringer og samarbeid med luftambulanseoperatører og leverandører av drivstoff og drivstoffanlegg. Drivstoffanlegg må være spill-sikkert i henhold til gjeldende lover og forskrifter Må tilfredsstille aktuelle forskrifter for drivstoffanlegg Drivstoffanlegg bør tilby Fjernpeiling, med det menes elektronisk tankmåling som kan leses av på OPS-rom på basen Drivstoffanlegg bør tilby slangelengde som tillater fylling av helikopter på alle landingspunkter Det bør legges til rette for hensiktsmessig tilkomst for tankbil Tankbil bør kunne fylle drivstoffanlegg uavhengig av helikopteroperasjon fra landingsplass Drivstoffanlegg bør tilby tilkobling for tankbil innenfor oppsamlingsområde (skap med tett bunn) Drivstoffanlegg bør tilby kabinetter med tett bunn for oppsamling av søl Drivstoffanlegg bør tilby lukket prøvetaking Aktuelt regelverk: Forskrift om begrensning av forurensning (FOR ) For brannvern henvises det til Veiledning om oppbevaring av brannfarlig væske i stasjonære lagertanker, utgitt av Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap(dsb) 8.2 Snø-smelteanlegg For å oppnå god operasjonell funksjonalitet hele året bør det etableres snø-smelteanlegg. Et slikt anlegg skal besørge god funksjonalitet i aktuelle temperaturer. Det bør etableres snø-smelteanlegg på følgende områder: Gulvflate under hangarport i hele portens lengde, hvor bredden skal dekke hele arealet av gulvet som berøres av hangarport og en meter på utsiden av port. Dette for å unngå at hangarport fryser fast, samt at det ikke legger seg is på gulvet. 10

103 Foran alle dører som er definert som rømningsvei eller beredskapsvei, bør det etableres snøsmelteanlegg utenfor dørene. Dette for å unngå at snø og is hindrer åpning og lukking av denne type dører. I Skinnesystem for helikoptertralle (se punkt 6.13) (gjelder for helikopter) Område på landingsplass hvor omlasting av pasient(er) vil foregå (gjelder for helikopter) Drenerings-kum for vann må etableres på enden av skinner og være tilkoblet oljeutskiller. 8.3 Nødstrøm Det bør være nødstrømsaggregat tilgjengelig for levering av strøm ved strømbrudd. Følgende funksjoner bør ha prioritet på leveranse fra nødstrømsaggregat: Strømtilførsel OPS Lys hangar Belysning for opplysning av landingsplass Belysning for utvendig hindermarkering på hangarbygg (gjelder helikopter) Ladefasiliteter for medisinteknisk utstyr Hangarport inkludert snø-smelteanlegg på gulvflate under hangarport Drivstoffanlegg (gjelder helikopter) Tralleanlegg (gjelder helikopter) Snø-smelteanlegg tilknyttet skinnegang for helikoptertralle (gjelder helikopter) Brannvarslingsanlegg 8.4 Sikkerhetssystemer Sikring av landingsplass (spesielt for helikopter) Sikring kan gjøres med skilting, markeringer og fysiske hinder for å hindre adgang for uvedkommende ved avgang og landing, samt unngå risiko for skade på 3. part. Valg av sikringsmetoder bør baseres på en risikoanalyse for den gjeldende plass (i flg. luftfartsmyndighetene gjeldende krav) Sikring av basebygg Det bør etableres system for adgangskontroll for å hindre uønsket adgang til basens fasiliteter. Krav til adgangskontroll for verksted og tilhørende verktøy/utstyr er beskrevet i EASA Part Sikring av tankanlegg (spesielt for helikopter) Tankanlegg bør sikres med gjerde for å hindre adkomst til tank med tilhørende komponenter. Hvis mulig legges anlegg inn i base- og/eller flyplass sone. 8.5 Tele og data En luftambulansebase er avhengig av robuste tele og dataløsninger. Tjenesten baserer planlegging av oppdrag på flere online datakilder. Ved dimensjonering av robusthet og kapasitet knyttet til linjekapasitet bør det utføres en analyse av behovet. 8.6 Branntekniske krav Basebygg, hangar, landingsplass og drivstoffanlegg skal tilfredsstille de til en hver tid gjeldende normer og forskrifter for brann og eksplosjonsvern. 8.7 Varme og ventilasjon Varme og ventilasjon skal dimensjoneres for det enkeltes rom sin funksjonalitet, dette i henhold til gjeldende normer og forskrifter. 11

104 9 Miljø Basefasiliteter skal tilfredsstille gjeldende regelverk knyttet miljø og utslipp. Spesialisthelsetjenesten er omfattet av krav til miljøsertifisering iht. ISO 14001, og dette gjelder også operatører som opererer på vegen av Luftambulansetjenesten ANS. Basebygg bør tilpasses og videreføre denne miljøprofilen tjenesten har. 12

105 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Styresak Daglig leders orientering Saksbehandler: Øyvind Juell, Vår dato: Møtedato: Bakgrunn/fakta Daglig leder ønsker å informere styret om følgende saker: a. Prosjekt Digital landingsplassoversikt Etter en anbudskonkurranse ble Stavanger-firmaet ECC (Electronic Chart Center) valgt til å utvikle en digital landingsplass-oversikt for luftambulanse- og redningshelikoptertjenesten. Dette er et viktig tiltak for å øke sikkerheten ved landinger, og er et av flere tiltak som er iverksatt som oppfølgning av rapporten etter havariet på Sollihøgda Prosjektet har som mål å ha en beta-versjon av appen (til bruk på Ipad, mobiltelefoner) tilgjengelig innen utgangen av året. b. IFR-prosjekt (prosjekt EILAT Enroute IFR Luftambulansetjenesten) Avinor planlegger å utgi en low-level nasjonal IFR struktur innen utgangen av Våre operatører deltar aktivt i dette arbeidet. c. PLIVO Ref rundskriv fra Helse- og Politidirektoratet. Luftambulansetjenesten skal i følge rundskrivet innen 1. oktober i år ha på plass prosedyrer som sikrer at politiet kan forespørre helsetjenesten om transportstøtte når det er erklært PLIVO-aksjoner. Våre operatører er informert, og arbeider med å få dette på plass så snart som mulig. Det vil være behov for å endre retningslinjene for rekvirering av luftambulanse slik at disse samsvarer med det nye pålegget. d. Personell - Operativ rådgiver fly begynner i ny jobb 1. oktober. Tre kandidater har vært på intervju. Pål Madsen overtar som intern koordinator for ambulanseflyanskaffelsen. - Operativ rådgiver helikopter er tilbake som aktiv flyger på 330 skvadron, og har redusert til en 30 % stilling hos oss. Daglig leder vurderer tiltak for å styrke funksjonen. Per Magne Tveitane overtar som prosjektleder for mottaksprosjektet fram mot oppstart av ny avtale 1. juni Medisinsk teknisk verksted har over tid vært presset for ressurser. Ansatte med langtidsfravær er nå tilbake. Vikar som nå er i full produksjon på verkstedet videreføres i første omgang ut året for å ta unna vedlikehold, samt at en da kan komme ajour med andre saker. Utviklingen framover sannsynliggjør at vikariatet gjøres om til fast stilling.

106 e. Lufttransport AS (RW) Selskapet har gjennom sommeren mistet to langsiktige kontrakter. Ambulansehelikopterkontrakten med oss og kontrakt på flyging av los for Kystverket. Ingen større hendelser. f. Norsk Luftambulanse AS Det har vært stor aktivitet på alle baser i ferieperioden. Bakvakt Lørenskog har vært løpende benyttet, fasiliteter og tilpasninger har fungert innenfor rammene som er satt. Ny AD er ansatt (Rune Midtgaard), begynner senest I perioden frem til dette og i en overgangsperiode vil Lars Kobberstad være konstituert AD. Ingen større hendelser. 2. Anbefaling Daglig leder anbefaler at styret tar sakene til orientering. Styret for Luftambulansetjenesten ANS inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret tar orienteringene fra daglig leder til orientering. Øyvind Juell daglig leder