21. 22. september 2015 OVERTAKELSE OG DRIFT AV BYGNINGER Morten Johansen seniorrådgiver Arbeids- og velferdsdirektoratet Eiendomsforvaltning i NAV - Avklaring av eiers og leiers ansvar - involvering i ulike faser - Opplæring i og drift av tekniske anlegg
Avklaring av eiers og leiers ansvar 1. Leiekontrakt Selve kontraktsteksten Kravspesifikasjon Andre typer krav 1. Universell utforming 2. Sikkerhetskrav 3. Arealutforming 4. Samhandling i tiden frem til overtakelse NAV, 21.09.2015 Side 3 Avklaring av eiers og leiers ansvar 1. Involvering i ulike faser forut for overtakelse - Nybygg, store bygg, totalrehabilitering, prosjekteringsfase - Mindre lokaler, begrenset omfang av ombygging 2. Forskjellige former for medvirkning 1. Fargevalg mv. 2. Belysningsplan 3. Plassering av el.punkter, uttaksgrupper osv NAV, 21.09.2015 Side 4
Avklaring av eiers og leiers ansvar 1. Overlevering av et Iokale ved oppstart av et leieforholdet 1. Selve befaringen 1. Håndverksmessige kvaliteter 2. Renhold 3. Enkeltmangler og gjennomgående feil 4. Feil- og mangellister 2. Krav til dokumentasjon NAV, 21.09.2015 Side 5 Avklaring av eiers og leiers ansvar 1. Opplæring i og drift av tekniske anlegg - Grensedragning - Utstyr vi drifter selv - AV-utstyr, nøkler, avfallshåndtering - Utsyr vi ikke ønsker å ha ansvar for - Ventilasjonsanlegg, brannalarm, el.kraft - Plikt til å levere og gi undervisning NAV, 21.09.2015 Side 6
Virkemidler for effektiv drift av lokalene Fokus på egen drift Egen strømmåler Frekvenser ved renhold Strømsparing/ENØK Vedlikehold Kontroll av felleskostnader Hva som er avtalt mht. Omfang Samhandling NAV, 21.09.2015 Side 7 Hvorfor føre kontroll av felleskostnader Kontrollere at det betales riktige felleskostnader - Det stilles i statlig økonomiinstruks at virksomhetene er pålagt krav til kontroll av alle utbetalinger, dette omfatter også avregning av felleskostnader - Kontrollere ned på hver enkelt faktura for å kunne vurdere kostnadstypen Gir bedre grunnlag for å sammenligne nivået for felleskostnader over år, og få oversikt over hvilke tjenester vi trenger/ikke trenger NAV, 21.09.2015 Side 8
Påvirke kostnadsnivået Men ikke kun for å kontrollere at de førte kostnadene er riktig : Innspill om rimeligere tjenester for eksempel ved å utlyse konkurranse. Være en aktiv leietaker. Viktig å diskutere hvilke tjenester vi ønsker skal leveres som felleskostnader og hvilket kostnadsnivå det skal være på disse. NAV, 21.09.2015 Side 9 10- punkter - Oppfølging av felleskostnader 1. Hva er avtalt om felleskostnader i leiekontrakten 2. Sørg for å motta avregning av felleskostnader hvert år (hva er avtalt) 3. Kontroller at avregningen stemmer i forhold til hva som er innbetalt á konto. 4. Kontroller om det er en vesentlig endring i felleskostnadene mot tidligere års kostnadsnivå. Hvis det er store avvik fra tidligere be om forklaring på avviket. Kostnad per kvm 5. Kontroller kostnadsnivået mot nøkkeltall i markedet. Kostnad per kvm. Se for eksempel Basale.no 6. Be om utskrift av hovedbok for å kontrollere at det kun er felleskostnader som er tatt med i avregningen. 7. Be om justering av á kontoinnbetalingen hvis den ligger vesentlig høyere eller lavere enn det avregningen viser at er normalnivået. 8. Hold møte eller ha en samtale med gårdeier en gang i året hvor tema er om det gjøres noen tiltak med felleskostnadene i inneværende år, og budsjett for kommende år. Diskutere tiltak for å redusere felleskostnadene. Kopi av Enøk- rapport. 9. Snakk med vaktmester eller annen person som kjenner bygget. Det er nyttig å ha kjennskap til fakta om bygget når man skal ta stilling til om kostnadsnivået er høyt eller lavt. NAV, 21.09.2015 Side 10
Typiske feil i avregningen Kostnader som normalt ikke er felleskostnader: Eiendomsskatt Forsikring Utskifting av teknisk anlegg Ikke tatt hensyn til angivelse av kostnadsnivå på felleskostnader Sameier/kjøpesenter kostnader som ikke skal være med Andre tjenester som ikke er avtalt i den konkrete leieavtalen Feil i arealberegningen endring av brøken Tolking av avtalen motstrid i avtalen. Tunge prosesser og handler om mye penger Feil i beregning av administrasjonshonorar/påslag Forsinkelsesgebyrer og renter NAV, 21.09.2015 Side 11 Noen erfaringer en oppsummering Detaljert konkurransegrunnlag Kravspesifikasjon Herunder både prosjekteringsforutsetninger som Innvendig; varmeproduksjon, antall arbeidsplasser osv. Utvendig; middeltemperaturer, antall dager med avvik Funksjonsbeskrivelse, ikke prosjekteringsanvisning Krav til universell utforming NAV, 21.09.2015 Side 12
Noen erfaringer en oppsummering Endringshåndtering før innflytting Formalia knyttet til å bestille en endring Skjema og underskrift Samlet endringsoversikt Når står bygget ferdig? NAV, 21.09.2015 Side 13 Noen erfaringer en oppsummering Kontroll av felleskostnader Detaljert konkurransegrunnlag Kravspesifikasjon Herunder både prosjekteringsforutsetninger som Innvendig; varmeproduksjon, antall arbeidsplasser osv. Utvendig; middeltemperaturer, antall dager med avvik Krav til universell utforming Avtale om endringshåndtering NAV, 21.09.2015 Side 14
Noen erfaringer en oppsummering Eie eller leie bygg? NAV, 21.09.2015 Side 15 Noen erfaringer en oppsummering Noen spørsmål? Takk for oppmerksomheten NAV, 21.09.2015 Side 16