DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 1 av 10 FORESPØRSEL FSP FLO/IKT/2013/021 Katalogsynkroniseringsverktøy for digitale identiteter DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 2 av 10 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING... 3 1.1 Anskaffelsens formål... 3 1.2 Anskaffelsens omfang... 3 1.3 Forespørselens struktur... 3 2 ANSKAFFELSESPROSEDYRE... 4 2.1 Valgt prosedyre... 4 2.2 Kunngjøring av anskaffelsen... 4 3 FRISTER OG FREMDRIFTSPLAN... 4 3.1 Frister... 4 3.2 Fremdriftsplan... 5 4 KRAV TIL TILBYDER / KVALIFIKASJONSKRAV... 5 4.1 Krav til tilbyders organisatoriske og juridiske stilling... 5 4.2 Krav til tilbyders økonomiske og finansielle kapasitet... 5 4.3 Krav til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 6 4.4 Krav til sikkerhetsklarering... 6 5 FUNKSJONELLE MINIMUMSKRAV TIL VERKTØYET... 6 6 TILDELINGSKRITERIER... 6 7 KOMMUNIKASJON I TILBUDSPERIODEN... 6 7.1 Hovedprinsipp for kommunikasjon... 6 7.2 Kontaktpersoner... 7 7.3 Rettelse, supplering eller endring av forespørselen... 7 8 KRAV TIL TILBUDET... 7 8.1 Tilbudets struktur... 7 8.2 Reservasjoner, avvik og/eller tillegg... 7 8.3 Språk... 8 8.4 Innbinding, merking og antall kopier... 8 8.5 Adresse og leveringssted for tilbudet... 9 9 TILBYDERS DELTAKELSESKOSTNADER... 9 10 BEHANDLING AV TILBUD... 9 10.1 Åpning av tilbudene... 9 10.2 Alternative tilbud... 9 10.3 Tilbud på deler av leveringsomfanget... 9 10.4 Parallelle tilbud... 9 10.5 Avvisning av tilbudene... 9 10.6 Rett til å forkaste tilbudene... 10 10.7 Retur av tilbud... 10 10.8 Fortrolig behandling av informasjon... 10 11 BEGRUNNELSE VALG AV LEVERANDØR... 10
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 3 av 10 1 Innledning 1.1 Anskaffelsens formål Formålet med anskaffelsen er å etablere to kontrakter som dekker Forsvarets totale behov for kjøp og vedlikehold av katalogsynkroniseringsverktøy for digitale identiteter, som til enhver tid skal sikre korrekt data for informasjons -innhenting og utveksling. For nærmere beskrivelse av funksjonalitet vises det til forespørselens Del 3 Krav til leveransen. 1.2 Anskaffelsens omfang Forsvaret ønsker å inngå en kontrakt for kjøp av rettigheter til bruk av programvare herunder katalogsynkroniseringsverktøy for digitale identiteter. Videre ønsker Forsvaret å inngå en kontrakt som omfatter vedlikehold og support på det samme katalogsynkroniseringsverktøyet. Kontraktene skal inngås av Forsvaret ved FLO IKT-kapasiteter for å dekke Forsvarets behov innenfor ovennevnte område. 1.3 Forespørselens struktur Tilbyder skal utarbeide tilbudet basert på kravene og betingelsene som fremkommer av forespørselens fire deler. Del 1 Regler for anskaffelsen Denne delen inneholder kvalifikasjonskrav, regler og frister for hvordan selve anskaffelsen vil bli håndtert fram til tildeling av kontrakt, samt følgende vedlegg: Vedlegg A Tilbudsbrev Vedlegg B HMS-egenerklæring Vedlegg C Blankett 5101 Vedlegg D Personopplysningsblankett Vedlegg E Reservasjoner og forbehold Vedlegg F Underleverandører Vedlegg G Forpliktelseserklæring Del 2 Utkast til kontrakt Denne delen inneholder utkast til kontrakter som regulerer partenes forpliktelser og betingelser som gjelder for leveransen. Kontraktsutkastene er basert på Statens standardavtaler, herunder «Den lille kjøpsavtalen (SSA-K Lille, DIFI Juli 2012)» «Den lille vedlikeholdsavtalen (SSA-V Lille, DIFI Juli 2012)». Det gjøres oppmerksom på at standardavtalenes signaturside (side 2) ved kontraktsinngåelse vil bli erstattet av Forsvarets blankett 5101, jf. Del 1 Regler for anskaffelsen, vedlegg C. Vedlikeholdsavtalen inngås for 4 år med opsjon på forlengelse for 2 år av gangen så lenge verktøyet er i bruk i Forsvaret. Etter de første fire år skal videre opsjon kun utløses dersom det ikke finnes andre aktører i markedet som kan tilby tilsvarende vedlikeholdstjenester. Vedlikeholdsavtalen skal gi Forsvaret mulighet til å bestille annen bistand og/eller kurs relatert til programvaren anskaffet over kjøpsavtalen.
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 4 av 10 Del 3 - Krav til leveransen Denne delen inneholder beskrivelse av og fullstendig krav til leveransen. Del 4 Dokument for kvalifisering og evaluering Denne delen inneholder en oversikt over kvalifikasjonskravene samt en oversikt over tildelingskravene som vil telle med i evalueringen. Del 4 inneholder også de dokumentasjonsbilag tilbyder skal benytte ved innlevering av tilbud. Besvarelsene i henhold til disse bilagene vil bli benyttet av Forsvaret ved tilbudsevaluering, og lagt til grunn for valg av leverandør. 2 Anskaffelsesprosedyre 2.1 Valgt prosedyre Anskaffelsen er av et omfang som antas å overstige EØS-terskelverdi. Anskaffelsen vil gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69, samt forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402. 2.2 Kunngjøring av anskaffelsen Anskaffelsen er kunngjort på Database for offentlige innkjøp (Doffin) og på Tenders Electronic Daily (TED). 3 Frister og fremdriftsplan 3.1 Frister 3.1.1 Spørsmål Eventuelle spørsmål til forespørselen må rettes til Forsvaret innen 20.5.2014, kl. 12:00. 3.1.2 Tilbudsfrist Tilbudet skal være Forsvaret i hende senest innen 27.5.2014, kl. 12:00. 3.1.3 Vedståelsesfrist Tilbud skal være gyldig fram til 30.6.2014, kl. 24.00.
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 5 av 10 3.2 Fremdriftsplan Forsvaret planlegger fremdrift etter følgende tentative plan: Dato: 10.4.2014 Kunngjøring Aktivitet 20.5.2014 Siste frist for eventuelle spørsmål før tilbudet skal leveres 27.5.2014 Tilbudsfrist Uke 23-25 Evaluering Uke 23-25 Demonstrasjon av verktøyet i Forsvarets lokaler jf. Del 4 pkt. 2,3. Uke 26 Kontraktsinngåelse 30.6.2014 Vedståelsesfrist 4 Krav til tilbyder / Kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskravene til tilbyder er angitt i punkt 4.1 til 4.4 nedenfor. Samtlige kriterier må være oppfylt for at tilbyder skal kunne anses som kvalifisert til å delta i konkurransen. Tilbyder skal i sitt tilbud vedlegge dokumentasjon for oppfyllelse av kvalifikasjonskravene. 4.1 Krav til tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for skatt (RF-1244 B) som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til skatter. Attesten skal ikke være eldre enn seks måneder når tilbudet leveres. Dokumentasjonskrav: Skatteattest for skatt skal fremlegges sammen med tilbudet som Vedlegg nr. 1 Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift (RF-1244) som bekreftelse på at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn seks måneder når tilbudet leveres. Dokumentasjonskrav: Skatteattest for merverdiavgift skal fremlegges sammen med tilbudet som Vedlegg nr. 2 Det må leveres inn HMS-egenerklæring for Helse, miljø og sikkerhet, jf. vedlegg B, Alle tilbydere skal fremlegge egenerklæring om at de oppfyller lovfestede krav innen helse, miljø og sikkerhet. Dokumentasjonskrav: HMS-egenerklæring skal fremlegges sammen med tilbudet som Vedlegg nr. 3 Det må leveres inn attest for registrering i faglig register, handelsregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i den stat hvor tilbyder er etablert. (For norsk tilbyder er dette Foretaksregistret i Brønnøysund). Dokumentasjonskrav: Attest skal fremlegges sammen med tilbudet som Vedlegg nr. 4 4.2 Krav til tilbyders økonomiske og finansielle kapasitet Fremleggelse av foretakets årsregnskap. Tilbyder må fremlegge siste års komplette årsregnskap, inkludert styre- og revisjonsberetning. Ved negative bemerkninger i revisjonsberetningen, som kan ha betydning for leverandørens evne
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 6 av 10 til å oppfylle kontraktsforpliktelsene, vil tilbyder ikke være kvalifisert til å delta i konkurransen. Dokumentasjonskrav: Foretakets årsregnskap skal fremlegges sammen med tilbudet som Vedlegg nr. 5. 4.3 Krav til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Tilbyder skal ha erfaring og kompetanse på oppdrag av samme art som denne forespørselen beskriver. Tilbyder skal sammen med sitt tilbud vedlegge minimum tre (3) relevante referanser for tilsvarende leverte løsninger som denne forespørselen beskriver. Dokumentasjonskrav: Oversikt over de viktigste leveranser av tilsvarende karakter eller utførte tjenester på området de siste tre år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt samt navn på oppdragsgiver, skal fremlegges sammen med tilbudet som Vedlegg nr. 6. 4.4 Krav til sikkerhetsklarering Nøkkelpersonell hos leverandør som skal arbeide med konfigurering og optimalisering av løsning hos Forsvaret, skal kunne sikkerhetsklareres for HEMMELIG og NATO SECRET i henhold til kapittel 6 i Lov om forebyggende sikkerhetstjeneste. For å være kvalifisert til å delta videre i konkurransen, må tilbyder sammen med tilbud fremlegge en bekreftelse på at krav til sikkerhetsklarering i henhold til ovenstående er eller vil bli innfridd før oppstart av arbeidet. Se forespørselens Del 1, Vedlegg D - Personellopplysningsblankett, for nærmere informasjon om de krav som må være innfridd for at personer skal kunne bli sikkerhetsklarert. Dokumentasjonskrav: Bekreftelse skal fremlegges sammen med tilbud som Vedlegg nr. 7 5 Funksjonelle minimumskrav til verktøyet De funksjonelle minimumskravene til verktøyet er beskrevet i forespørselens Del 4, pkt. 1.5. Dokumentasjonskrav: Leverandøren må skriftlig bekrefte at det tilbudte verktøyet oppfyller disse kravene for å være kvalifisert til å delta i konkurransen. Kravtabellen under i forespørselens Del 4, pkt. 1.5 skal fylles ut. Vedlegges som vedlegg nr. 8. i tilbudet. Forsvaret forbeholder seg retten til å validere besvarelsen. 6 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt vil skje på bakgrunn av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, der følgende kriterier vil legges til grunn i vurderingen: Pris utgjør 40 % av evalueringen, Kvalitet utgjør 60 % av evalueringen. 7 Kommunikasjon i tilbudsperioden 7.1 Hovedprinsipp for kommunikasjon All kommunikasjon skal være på norsk. Alle spørsmål og henvendelser angående denne forespørselen skal rettes til Forsvarets kontaktpersoner, jf. artikkel 7.2 Kontaktpersoner.
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 7 av 10 Spørsmålene i henhold til artikkel 3.1.1 skal være skriftlige, med referanse til forespørselsnummer. Alle spørsmål og svar i forbindelse med forespørselen vil bli anonymisert og kunngjort på Doffin/TED. 7.2 Kontaktpersoner Merkantil saksbehandler: Camilla Rukke Bryhn eller Hege Aak Telefon: +47 67 86 29 55 / +47 48 12 26 86 eller + 47 67 86 23 94 E-post: crbryhn@mil.no eller haak@mil.no Telefaks: +47 67 86 29 79 7.3 Rettelse, supplering eller endring av forespørselen Rettelser, suppleringer eller endringer av forespørselen vil bli meddelt skriftlig, og kunngjort på Doffin/TED. 8 Krav til tilbudet 8.1 Tilbudets struktur Krav til tilbudets innhold og struktur er som følger: 1. Tilbyder skal fylle ut og signere tilbudsbrevet, jf. vedlegg A til denne del, og fremlegge tilbudsbrevet sammen med tilbudet. 2. Tilbyder skal vedlegge dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav i henhold til artikkel 4 til denne del. 3. Tilbyder skal oppgi priser for leveransen i henhold til Del 4 Dokumenter for evaluering, punkt 2.1. 4. Tilbyder skal dokumentere Kvalitet i henhold til Del 4 Dokumenter for evaluering, punkt 2.2. Kravtabellen i Del 4, punkt 2.2 fylles ut og vedlegges tilbudet. 5. Ved eventuelle reservasjoner, avvik og/eller tillegg til forespørselens Del 2 og Del 3 skal disse spesifiseres i Vedlegg E til denne del og vedlegges tilbudet, jf. artikkel 8.2. 6. Dersom deler av kontrakten skal utføres av underleverandør, skal tilbyder fylle ut Vedlegg F og oppgi et anslag over hvor stor del av kontrakten som vil bli utført av underleverandør, samt informere om hvilke underleverandører som tenkes benyttes. I tillegg må det fremlegges en forpliktelseserklæring for hver enkelt underleverandør som benyttes, jf. forespørselens Del 1, Vedlegg G. Utfylte vedlegg skal vedlegges sammen med tilbudet. 7. Dersom tilbyder ikke velger å besvare eventuelle krav/elementer i forespørselen, skal dette begrunnes i tilbudsbrevet. 8.2 Reservasjoner, avvik og/eller tillegg Det gjøres oppmerksom på at anskaffelsen er en åpen anbudskonkurranse. Det er således ikke anledning til å gjennomføre forhandlinger. Prisene som skal føres inn i Del 4 - Dokument for evaluering anses således som tilbyders endelige pristilbud. Tilbud om forhandling kan ikke aksepteres. Les derfor nedenstående nøye!
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 8 av 10 Dersom tilbud er ment å avvike fra konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudet, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 20-3. Avvikene skal spesifiseres i tilbudet. De skal være presise og entydige, kunne verdifastsettes, og skal være beskrevet slik at Forsvaret kan vurdere avvikene uten kontakt med tilbyder. Tilbud som ikke tilfredsstiller dette kravet vil bli avvist. Videre vil tilbud som har vesentlige avvik fra konkurransegrunnlaget bli avvist. Med mindre leverandøren uttrykkelig uttaler at reservasjoner, avvik og/eller tillegg ikke er innkalkulert i prisvedlegget, anses dette som innkalkulert. Dersom tilbyder har reservasjoner, avvik og/eller tillegg til vilkårene som er definert i forespørselens Del 2 og 3, skal disse spesifiseres i Vedlegg E til denne del, jf. artikkel 8.1, punkt 5. Det skal gis en referanse til de vilkår som reservasjonen gjelder, samt en konsis beskrivelse av hvilke reservasjoner eller forslag til tillegg som gjøres. Reservasjoner/avvik eller tillegg kan føre til at tilbudet må eller kan avvises jf. forskrift om offentlige anskaffelser 20-13. 8.3 Språk Tilbudet skal være på norsk. Standard prefabrikkert dokumentasjon som vedlegges tilbudet kan eventuelt også være på engelsk. 8.4 Innbinding, merking og antall kopier 8.4.1 Innbinding, emballering og merking Tilbudet skal være i brevordner/perm med skilleark for hver del og hvert vedlegg Hver brevordner/perm skal merkes med tilbyders navn, nummer og forespørselsnummer Arkene skal ikke stiftes Brevordner/perm skal legges i dobbel konvolutt/innpakning Tilbudet skal merkes med: «TILBUD PÅ FORESPØRSEL FSP-FLO/IKT/2013/021» og «ÅPNES KUN AV ADRESSAT» 8.4.2 Antall kopier og programvare format Tilbudet skal fremsendes med to originaler, hvorav det ene skal være sladdet, jf. 8.4.3. Tilbudet skal også leveres på CD-ROM. Filene skal være lagret som MS Office format, PDF eller ODF. Eventuelle andre formater må godkjennes av Forsvaret. 8.4.3 Forholdet til offentlighet og taushetsbelagt informasjon Ny offentlighetslov trådte i kraft 1. januar 2009. Det fremgår av lovens 23 tredje ledd at det ikke lenger gjelder noe generelt unntak for innsyn i tilbud og protokoller, etter at valg av leverandør er foretatt. På bakgrunn av dette anmoder Forsvaret om at det ene tilbudet som leveres i henhold til 8.4.2 sladdes for opplysninger som tilbyder mener skal unntas offentlig innsyn. Det tenkes her særlig på forretningssensitiv og annen taushetsbelagt informasjon. Forsvaret gjør i denne forbindelse oppmerksom på at ved mottak av eventuell innsynsbegjæring, er det Forsvaret som tar stilling til hvilke opplysninger som faktisk kan unntas offentlighet. Tilbyders sladding vil imidlertid bli brukt som et utgangspunkt i denne vurderingen.
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 9 av 10 8.5 Adresse og leveringssted for tilbudet Tilbudet sendes til: Att: Camilla Rukke Bryhn Forsvarets logistikkorganisasjon Divisjon for IKT-kapasiteter Postboks 811 1306 Sandvika NORGE NB: På grunn av intern postfordeling i Forsvaret er det viktig at kontaktpersonens navn settes foran adressen som vist over. Tilbudet kan også leveres direkte til følgende adresse på hverdager mellom kl. 08:00 og 15:00 etter avtale med saksbehandler; Att: Camilla Rukke Bryhn Forsvarets logistikkorganisasjon Divisjon for IKT-kapasiteter Kolsås leir / Resepsjonen FLO IKT-kapasiteter Rødskiferveien 20 1352 Kolsås NORGE 9 Tilbyders deltakelseskostnader Kostnader som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølging av tilbudet dekkes i sin helhet av tilbyder. 10 Behandling av tilbud 10.1 Åpning av tilbudene Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. Åpningen vil bli foretatt av minst to representanter fra Forsvaret. Åpningsprotokoll vil bli utarbeidet. 10.2 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på alternative utførelser. 10.3 Tilbud på deler av leveringsomfanget Det er ikke adgang til å gi tilbud på bare deler av leveringsomfanget. 10.4 Parallelle tilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på parallelle utførelser. 10.5 Avvisning av tilbudene Forsvaret forbeholder seg retten til å avvise forsinkede eller mangelfulle tilbud, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 20-13. Se også artikkel 8.2.
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 10 av 10 10.6 Rett til å forkaste tilbudene Forsvaret forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 22-1 (2). 10.7 Retur av tilbud Forsvaret vil ikke returnere tilbudsdokumentene. 10.8 Fortrolig behandling av informasjon Forsvaret vil behandle all informasjon fra tilbyder fortrolig. Se imidlertid artikkel 8.4.3 hva gjelder innsyn etter offentlighetsloven i tilbud og protokoller. Tilbyder kan ikke offentliggjøre hele eller deler av forespørselen uten skriftlig tillatelse fra Forsvaret. 11 Begrunnelse valg av leverandør Samtlige deltakere i konkurransen vil bli meddelt hvilken av disse som blir tildelt kontrakten, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 22-3. Meddelelsen skal inneholde en begrunnelse for valget og angi frist for å klage over beslutningen.