SvarUt spørsmål inn? Endringer for offentlig avsender og privat mottaker Fagforbundets fagdager 3.september 2014 Anne Lund
Oslo kommunes program for utvikling av digitale tjenester 2014-2017 Mål Kommunen skal tilby effektive og brukerorienterte tjenester Tiltak Utvikle og tilgjengeliggjøre nye elektroniske tjenester, digital kommunikasjon og selvbetjening på nett 2
3
Plan- og bygningsetaten er en av pilotvirksomhetene i Oslo 4
Noen planlagte hovedleveranser Tjenesteorienterte nettsider basert på brukernes behov 5
Noen planlagte hovedleveranser Tjenesteorienterte nettsider basert på brukernes behov Økt mulighet for selvbetjening 6
Noen planlagte hovedleveranser Tjenesteorienterte nettsider basert på brukernes behov Økt mulighet for selvbetjening Flere karttjenester 7
Noen planlagte hovedleveranser Tjenesteorienterte nettsider basert på brukernes behov Økt mulighet for selvbetjening Flere karttjenester Elektroniske «skjema» koblet til fellesregistre og fagsystem 8
Noen planlagte hovedleveranser Tjenesteorienterte nettsider basert på brukernes behov Økt mulighet for selvbetjening Flere karttjenester Elektroniske «skjema» koblet til fellesregistre og fagsystem Vedtak til sikker elektronisk postkasse for elektroniske brukere = SvarUt 9
Etatens kommunikasjon per 2013 80 % av våre brev sendes som vedlegg på e-post Vedtak må sendes på papir i tillegg Andre brev sendes på papir hvis vi ikke har e-post adresse 10
Etatens kommunikasjon per 2013 80 % av våre brev sendes som vedlegg på e-post Vedtak må sendes på papir i tillegg Andre brev sendes på papir hvis vi ikke har e-post adresse Fullelektronisk dokumentprosess: Elektronisk produserte dokumenter Elektronisk godkjente dokumenter 11
Etatens kommunikasjon per 2013 80 % av våre brev sendes som vedlegg på e-post Vedtak må sendes på papir i tillegg Andre brev sendes på papir hvis vi ikke har e-post adresse Fullelektronisk dokumentprosess: Elektronisk produserte dokumenter Elektronisk godkjente dokumenter Sentral utsendelse via Dokumentsenteret i sak/arkivsystemet Etablert arbeidsflyt med «ekspedisjonsmodul» i Doculive Hovedkanal e-post og/eller papir 12
SvarUt Pilot Startet med funksjonelt enkle saker Kunngjøring om offentlig ettersyn i plansaker Varsel om oppmålingsforretning Byggesaker vedtak til en mottaker 13
SvarUt Pilot Startet med funksjonelt enkle saker Kunngjøring om offentlig ettersyn i plansaker Byggesaker vedtak til en mottaker 01.10.2014 Alle vedtak sendes med SvarUt 14
Hva måtte vi forberede Utvidet ekspedisjonsmodulen i Doculive Integrasjon mot Oslo kommunes felles grensesnitt mot SvarUt Ny kanal: SvarUt Felt i Doculive for registrering av: Fødselsnummer Organisasjonsnummer evt kontaktperson hos firma Henter foreløpig eier-informasjon ved oppslag i matrikkelen 15
Hvordan virker løsningen «Regelmotor» Foreslår kanal basert på dokumenttype og adressatinformasjon Dokumentsenteret kan overstyre 16
Status SvarUt Totalt 5336 brev er sendt ut 17
Tilbakemelding fra privatperson «Jeg har idag mottatt en SMS fra Altinn om at det er en melding til meg fra plan og byggningsetaten, Oslo Kommune "kunngjøring om offentlig ettersyn fra 17.2...«Er dette noe jeg burde lese så får dere sende det som mail eller SMS» 18
Tilbakemelding fra firma «Fikk følgende SMS til min mobil fra ALTINN: LILLESRTØM ARKITEKTE..har mottatt en forsendelse fra Plan- og bygningsetaten Oslo kommune på www.altinn.no «Ferdigattest Lørenveien 50» Får ikke videresendt SMSen, får den heller ikke helt opp. Jeg har prøvd ALTINN ved XXXX Arkitekter AS, XXXXX Arkitektkontor v/kari Nordmann. Hva har skjedd? Vennligst send Ferdigattesten til post@xxx.no med kopi til xxx@xxx.no. For dette er vel ikke en ny form for datasnoking» 19
Veien videre for næringsliv 20
Veien videre for næringsliv Etterlyser bedre informasjon og kampanjer fra «statlig hold» særlig til næringslivet og offentlige virksomheter som mottakere Hva må næringslivet gjøre for å motta posten sin i Altinn istedenfor som papirpost eller som firma-epost? Hvorfor må de gjøre det Bedre informasjon fra Plan- og bygningsetaten til våre mottakere 21
Veien videre for privatpersoner Privatpersoner må velge digital postkasse i høst og ta den i bruk Forutsetter statlige informasjonskampanjer Alt blir mye bedre når innbyggerne får ny digital postkasse for offentlig post? 22
Gevinster Internt Mindre papir, utskrifter, trykking, konvolutter og pakking Enklere prosess Ekstern utskrift Varslingsinformasjon oppdateres av mottaker (e-post og telefonnummer for varsling om mottatt post) Kontaktregisteret Altinn For kundene Digital forsendelse Raskere mottak av vedtak hvis man logger seg på Sikker forsendelse All post fra det offentlige skal leveres på samme måte (etter hvert!) 23
Utfordringer Private Altinn vs e-post Organisasjoner Roller og tilganger i Altinn Tilgang og kontaktpersoner samsvarer ikke Næringsliv kan ikke reservere seg når slutter vi å skrive ut? Internt Innhenting av personnummer/organisasjonsnummer 24
Vår konklusjon Står fast på strategien vår om videre utrulling av SvarUt Gjennomfører en brukerundersøkelse etter utrulling 01.10.14 Vurderer å revidere planer basert på resultatene fra brukerundersøkelsen 25
Anbefaling for kommuner som vurderer innføring av SvarUt Lag en innføringsstrategi: Vurder nåsituasjonen for interne prosesser - Hvor langt har man kommet med digitale prosesser? Benytt anledningen til å tenke nytt Rutineendringer og systemtilpassinger Fangst av fødselsnummer og organisasjonsnummer hvordan kan man få til det Tenk gjennom hvilke brukergrupper det gir mest nytte å begynne med Brukerstøtte må være parat 26
Digital kommunikasjon Endret e-forvaltningsforskrift fra 01.02.2014 Digital kommunikasjon hovedregel Forutsetter registrert digital kontaktinformasjon til Endring fra krav om samtykke reservasjonsrett Private: Kan reservere seg Næringsdrivende: Kan ikke reservere seg Dette trer i kraft i løpet av 2014 27
SvarUt Hva er SvarUt? Kommunal felleskomponent som sender brev elektronisk Eies av KS Varsel: E-post og/eller SMS Selve brevet i Altinn Papirpost etter 2 dager hvis brevet ikke blir lest I løpet av 2014: Offentlig digital postkasse for privatpersoner 28
Næringsliv Daglig leder (eller tilsvarende) må delegere roller og rettigheter til de som skal motta og distribuere posten for bedriften Medarbeidere som betjener virksomhetens e-postmottak/vanlig postmottak Må ha rollen kommunale tjenester for tilgang til post fra SvarUt) Daglig leder (eller tilsvarende) må sørge for at varsling om ny post fra Altinn sendes postmottak (e-postadresse) og evtuelt enkeltpersoner Det må etableres rutiner for mottak, distribusjon og arkivering av post i Altinns meldingsboks 29