Til interesserte tilbudsgivere Vår referanse: 15/00117 Vår dato: 10.12.15 Åpen anbudskonkurranse Konkurransegrunnlag Forskrift om offentlige anskaffelser DeI I og Del II Tjenester knyttet til organisasjonsutvikling og leder- og medarbeiderutvikling. Saksnummer 15/00117 1
INNHOLDSFORTEGNELSE 1. Oppdraget... 4 1.1. Generelt om avtalen... 4 1.2. Om oppdragsgiver... 4 1.3. Kontraktsbestemmelser... 5 1.4. Kunngjøring... 5 1.5. Leverandørens kontaktperson... 5 1.6. Antall eksemplarer... 5 1.7. Tilleggsopplysninger - oppdragsgivers kontaktperson... 5 1.8. Rettelser, supplering eller endring... 6 1.9. Tentativ fremdriftsplan... 6 2. Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen... 6 2.1. Regler for konkurransen... 6 2.2. Anskaffelsesprosedyren... 7 2.3. Offentlighet... 7 2.4. Taushetsplikt... 7 2.5. Habilitet... 7 3. Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon... 7 3.1. Innledning... 7 3.2. Leveransen... 7 3.3. Omfang... 8 4. Krav til leverandøren... 9 4.1. Lovbestemte kvalifikasjonskrav... 9 4.2. Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 9 4.3. Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet... 9 4.4. Organisatorisk og faglig kapasitet... 10 5. Administrative bestemmelser og krav til tilbudet... 10 5.1. Tilbudets utforming og levering... 10 5.2. Tilbudsfrist... 11 5.3. Vedståelsesfrist... 11 5.4. Innleveringssted... 11 5.5. Forbehold... 11 5.6. Endring og tilbakekall av tilbud... 11 2
5.7. Komplett tilbud skal bestå av... 11 6. Oppdragsgivers behandling av tilbudene... 12 6.1. Registrering av tilbud... 12 6.2. Tilbudsåpning... 12 7. Avgjørelsen av konkurransen... 12 7.1. Avlysning av konkurransen og totalforkastelse... 12 7.2. Tildelingskriterier... 12 7.3. Tildeling av kontrakter innenfor rammeavtalen... 13 3
Konkurransegrunnlag 1. Oppdraget 1.1. Generelt om avtalen Senter for IKT i utdanningen ønsker å inngå en rammeavtale for anskaffelse av tjenester knyttet til organisasjonsutvikling og leder- og medarbeiderutvikling. Delområdene rammeavtalen skal dekke er: 1. Organisasjonsutvikling 2. Leder- og medarbeiderutvikling 3. Karriererådgiving/omstilling ved behov Formålet med anskaffelsen er å dekke oppdragsgivers behov for slike tjenester, i den grad disse ikke utføres internt hos oppdragsgiver. Det skal inngås avtale med inntil 2 leverandører på hvert av delområdene. Oppdraget har et antatt omfang på mellom kr 150 000 250 000 eks. mva per år. 1.2. Om oppdragsgiver Norge er et høyteknologisk samfunn der teknologien stadig er i utvikling. Barn og unge i dag vokser opp med en nærhet til digitale verktøy som ingen annen generasjon før har gjort. Svært mange yrker krever digital kompetanse, og arbeidsgivere forventer at dagens og morgendagens arbeidstakere er digitalt kompetente. Digitale ferdigheter og digital kompetanse blir stadig viktigere for å delta i samfunnet. Målet er at barn, elever og studenter tilegner seg nødvendig digital kompetanse og lærer mer ved hjelp av smart teknologibruk. Hovedmålet for senterets arbeid er bruk av IKT for økt kvalitet i utdanningen bedre læringsutbytte og læringsstrategier for barn i barnehagene, elever og lærlinger i grunnopplæringen og studenter i barnehagelærer- og lærerutdanningene I dag har senteret prosjekter, tjenester og driftsoppgaver på følgende områder: forskning, analyse og kartlegging av den digitale tilstanden hos målgruppene utviklingsprosjekter og nettverkssamarbeid i praktisk-pedagogisk bruk av IKT kompetanseutvikling i bruk av IKT for utdanningssektoren utvikling og bruk av digitale læringsressurser og tjenester samordning av infrastruktur, IKT-drift, IKT-arkitektur, identitetsforvaltning og standardisering digital dømmekraft, personvern og informasjonssikkerhet utdannings- og yrkesinformasjon og karriereveiledning på nett innspill til politikkutvikling i feltet IKT i utdanningen veiledninger og anbefalinger innenfor senterets fagområder 4
formidling til og kommunikasjon med målgrupper og samarbeidspartnere Senter for IKT i utdanningen ble opprettet i 2010 og er underlagt Kunnskapsdepartementet. Senteret har hovedkontor i Tromsø og avdelingskontor i Oslo. Senteret har i dag om lag 75 ansatte. Mer informasjon om Senter for IKT i utdanningen finnes på våre hjemmesider www.iktsenteret.no 1.3. Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet reguleres i det vesentligste av bestemmelsene som fremgår av Statens standardavtaler Bistandsavtalen SSA-B. Det tas forbehold om at det kan foretas endringer i standarden. 1.4. Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort på DOFFIN den 10.12.15. 1.5. Leverandørens kontaktperson Oppdragsgiver ber leverandøren innen kort tid etter mottak av dette konkurransegrunnlaget å sende inn navn og adresse på kontaktperson. Opplysningene kan sendes til oppdragsgivers kontaktperson i henhold til punkt 1.7. 1.6. Antall eksemplarer Leverandøren kan laste ned konkurransegrunnlaget på DOFFIN. 1.7. Tilleggsopplysninger - oppdragsgivers kontaktperson Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan denne skriftlig, per post eller e-post, be om tilleggsopplysninger hos Senter for IKT i utdanningen ved: Navn: Postadresse: E-post: Philippa Kristiansen Postboks 530, 9256 Tromsø pk@iktsenteret.no All slik kommunikasjon vedrørende anskaffelsen skal rettes til oppdragsgiver innen de angitte frister, beskrevet i punkt 1.9. Hvis forespørsel om tilleggsinformasjon i tilknytning til konkurransegrunnlaget er fremsatt i tilstrekkelig tid før tilbudsfristens utløp, skal oppdragsgiverens svar sendes samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget, senest 6 dager før tilbudsfristens utløp. 5
Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: «15/00117» 1.8. Rettelser, supplering eller endring Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysningene som oppdragsgiveren gir på forespørsel fra én leverandør, skal umiddelbart og samtidig meddeles alle leverandørene. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene som nevnt i første ledd kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører skal varsles om forlengelsen. 1.9. Tentativ fremdriftsplan Kunngjøring av konkurranse 10.12.15 Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget 17.12.16 kl. 12.00 Tilbudsfrist 15.01.16, kl. 12.00 Evaluering 16.01.16-29.01.16 Tildeling 29.01.16 Klagefrist og kontraktsignering 09.02.16 2. Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen 2.1. Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 med senere endringer. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og II. 6
2.2. Anskaffelsesprosedyren Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse. Dette innebærer at alle interesserte leverandører kan inngi tilbud, men at det ikke tillates forhandlinger. 2.3. Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 19. mai 2006 nr. 16, offentleglova. 2.4. Taushetsplikt Oppdragsgiver og dens ansatte plikter å hindre at andre får tilgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår. 2.5. Habilitet En ansatt hos oppdragsgiver kan ikke delta i konkurransen. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgiverens ansatte. Ved gjennomføringen av konkurransen gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr.3. 3. Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon 3.1. Innledning Senter for IKT i utdanningen er et statlig forvaltningsorgan under Kunnskapsdepartementet. Senteret består av ca 75 medarbeidere fordelt på fire fagavdelinger og tre stabsavdelinger. Senteret har hovedkontor i Tromsø og avdelingskontor i Oslo. 3.2. Leveransen Senter for IKT i utdanningen ønsker å inngå avtale om leveranse av konsulenttjenester til organisasjonsutvikling, leder- og medarbeiderutvikling og karriererådgiving/omstilling ved behov. Leveranseområde 1: Organisasjonsutvikling Senter for IKT i utdanningen har behov for bistand innenfor området organisasjonsutvikling. Senteret er en ung organisasjon i utvikling og det vil være behov for bistand i varierende grad. Det er på nåværende tidspunkt ikke planlagt større endringer av organisasjonen men vi antar at det fremover vil bli behov for rådgivning. Tilbyder skal bidra med faglig innsikt og kompetanse og gjennom en prosessdriverrolle tilrettelegge for at relevante problemstillinger blir belyst og drøftet. Målsettingen ved denne type prosesser vil bl.a. være å videreutvikle og optimalisere organisasjonen gjennom endringer i organisasjonsstrukturen. 7
De viktigste hovedoppgaver der senteret vil ha behov for bistand er: Kartlegging, vurdering og anbefaling av organisasjonsmodeller og/eller arbeidsprosesser/former. Kartlegging av de ansattes kompetansebakgrunn og fremtidig kompetansebehov. Analyse av fremtidig kompetansebehov i senteret Rådgivning/metodikk innenfor strategisk kompetanseutvikling Metoder og verktøy innenfor området organisasjonsutvikling Prosessledelse/prosessbistand Planlegging og deltakelse i møter med arbeidsgrupper og prosjekter i forbindelse med utarbeidelse av strategi m.m. Leveranseområde 2: Leder- og medarbeiderutvikling Senter for IKT i utdanningen har behov for bistand innenfor området leder- og medarbeiderutvikling. Senteret ønsker å videreføre arbeid og prosesser innen ledelses- og medarbeiderutvikling for kontinuerlig å ha fokus på videreutvikling av organisasjonen. Prosesser og tiltak skal bygge på senterets plattform for leder- og medarbeiderskap og skal vektlegge relevante tiltak og områder sett i lys av medarbeiderundersøkelser. Det vil være aktuelt med både fellestiltak for ledergruppen og tilpassede teamprosesser innenfor respektive avdelinger. I tillegg vil det også være aktuelt å tilby individuelle coaching-opplegg for ledere ved behov. De viktigste hovedoppgaver der senteret vil ha behov for bistand er: Lederveiledning/coaching Lederutviklingsprogram Opplæring i omstilling/endringsledelse Team og medarbeiderutvikling Metoder og verktøy innenfor ledelses- og medarbeiderutvikling Leveranseområde 3: Karriererådgivning/omstilling Senter for IKT i utdanningen vil kunne ha behov for faglig rådgivning og bistand knyttet til karriere- og omstillingsprosesser. I dette ligger blant annet utvikling og gjennomføring av programmer for karriereendring/omstilling og coaching ved behov. Det er ønskelig at tilbyder har erfaring fra denne type prosesser og at dette området er et godt etablert tjenesteområde hos tilbyder. Senter for IKT i utdanningen ønsker at leverandøren gjennom avtaleperioden tilbyr en fast kontaktperson som er kvalifisert til å velge konsulent/kompetanse som oppfyller krav til forespurt tjeneste. Vi forventer at denne kontaktpersonen setter seg godt inn i senterets rolle, struktur og drift og de muligheter og utfordringer virksomhetens står overfor. 3.3. Omfang Rammeavtalen vil ha en varighet på 2 år med opsjon på forlengelse 1+1 år. Oppdraget har et antatt omfang på mellom kr 150 000 250 000 eks. mva per år. 8
4. Krav til leverandøren 4.1. Lovbestemte kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav: Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsbetaling. Dokumentasjonskrav: Attest for skatt og MVA, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av kompetent myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og merverdiavgift. (Næringsdrivende kan bestille skatteattest for skatt og for merverdiavgift på ett sted. Du kan enten henvende deg direkte til ditt lokale skatte oppkreverkontor eller til skattekontoret; se www.skattetaten.no.) Tilbydere med skatte- og/eller avgiftsrestanser vil som hovedregel bli avvist. Det vil kunne gjøres unntak fra denne regelen i tilfelle tilbyder er i en tvistesak med skattemyndighetene. I så fall må det legges frem dokumentasjon rundt saken som en del av tilbudet. 4.2. Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav: Lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav: Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Dokumentasjon som viser at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor tilbyderen er etablert. 4.3. Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Kvalifikasjonskrav: Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre kontraktsforpliktelsene. Dokumentasjonskrav: Årsrapport og revisorbekreftet årsregnskap for siste regnskapsår. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap. 9
4.4. Organisatorisk og faglig kapasitet Kvalifikasjonskrav: Foretaket skal ha solid og dokumenterbar erfaring fra etterspurte tjenester. Ha god formalkompetanse på strategi- og HR-relaterte områder Ha svært gode kommunikasjons-, samarbeids- og formidlingsevne på norsk Beskrive ulike former for veiledning/opplæring leverandør har erfaring med. Leverandøren skal ha et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem. Dokumentasjonskrav: Beskrivelse av leverandørens generelle organisatoriske og faglige kapasitet. Dokumentere betydelig innsikt i og erfaring med organisatoriske utfordringer i offentlig sektor. Dokumentere betydelig innsikt i og erfaring med å gi lederstøtte i ulike deler av en lederrolle. Foretakets viktigste relevante leveranser de siste 3 år, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker. Relevant utdannelse og faglig kompetanse på tilbudte konsulenter. Redegjørelse for foretakets kvalitetssikrings-/styringssystem for å sikre at oppdrag blir gjennomført på en mest mulig effektiv og formålsrettet måte. 5. Administrative bestemmelser og krav til tilbudet 5.1. Tilbudets utforming og levering Leverandøren er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som skal være datert, undertegnet av ansvarlig representant, og være stemplet med firmaets navn. Tilbudsbrevet skal også angi kontaktperson for konkurransen med e-postadresse og postadresse. All kommunikasjon og dokumenter, herunder tilbudet, som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk. Det gis likevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. Tilbudet skal være merket: 15/00117, og oversendes i nøytral og lukket konvolutt med tilsvarende merking. Tilbud som ikke tilfredsstiller disse kravene vil bli avvist. Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes per post, jf. punkt 5.4. Tilbudet skal leveres i 2 originale eksemplarer. Tilbudet kan avgis med elektronisk middel, og sendes til e-postadressen post@iktsenteret.no. 10
5.2. Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er 15.01.16 klokken 12.00. Tilbudet skal være oppdragsgiveren i hende på innleveringsstedet, jf. punkt 5.4, før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud skal avvises. 5.3. Vedståelsesfrist Med mindre leverandøren setter en lengre frist er leverandøren bundet av tilbudet til den 15.03.16 klokken 12.00. 5.4. Innleveringssted Postadresse: Senter for IKT i utdanningen v/resepsjonen Postboks 530 9256 Tromsø Besøksadresse: Senter for IKT i utdanningen Killengrensgate 6 9256 Tromsø e-postadr.: post@iktsenteret.no 5.5. Forbehold Leverandøren har ikke anledning til å ta forbehold i tilbudet. Tilbud som inneholder forbehold, vil bli avvist. 5.6. Endring og tilbakekall av tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes og leveres i samsvar med punkt 5.1. 5.7. Komplett tilbud skal bestå av Tilbudsbrev i tråd med kravene som stilles i dette konkurransegrunnlaget Dokumentasjonskrav på kvalifikasjoner o Attest for skatt (attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift) og MVA (attest på betalt merverdiavgift) o Firmaattest o Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap, o Årsrapport og revisorbekreftet årsregnskap for siste regnskapsår, o Beskrivelse av leverandørens generelle organisatoriske og faglige kapasitet o Foretakets viktigste relevante leveranser de siste 3 år, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker o Relevant utdannelse og faglig kompetanse o Redegjørelse for foretakets kvalitetssikrings-/styringssystem o Priser o Eventuell annen dokumentasjon 11
Innkomne tilbud hvor en eller flere av disse dokumentene mangler skal avvises. 6. Oppdragsgivers behandling av tilbudene 6.1. Registrering av tilbud Innkomne tilbud skal umiddelbart påføres tidspunkt for mottakelse. På anmodning skal oppdragsgiver skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. 6.2. Tilbudsåpning Tilbudsåpning finner sted den 15.01.16, klokken 14:00. Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. Minst to representanter for oppdragsgiveren vil forestå åpningen. 7. Avgjørelsen av konkurransen 7.1. Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, eksempelvis ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra overordnet myndighet. Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. 7.2. Tildelingskriterier Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige blant de leverandører som er kvalifisert. Leverandørene rangeres etter en helhetsvurdering basert på følgende kriterier: Kompetanse og erfaring - 50 % Organisasjonsforståelse; inngående kjennskap til statlige etaters styringsformer, forhold mellom departement og ytre etater og grunnleggende forståelse for politiske prosesser. Erfaring fra utdanningssektoren er en fordel. Grad av erfaring fra tilsvarende arbeid med organisasjons-, leder- og medarbeiderutvikling i staten Grad av kunnskap om moderne ledelsesprinsipper Grad av kjennskap til Plattform for ledelse i staten Grad av kunnskap om moderne former for medarbeiderskap CV for tilbudt personell Prosesskompetanse; solid kompetanse i prosessforståelse i utvikling av individer/team og organisasjon. 12
Metodikk 30% Beskrivelse av arbeidsmetodikk for hvert leveranseområde. Beskrivelsen for hvert leveranseområde skal inneholde eksempler på hvordan metodikken kommer til anvendelse i oppdraget. Eksemplene kan være reelle (anonymiserte) eller fiktive. Pris 20% Det ønskes kun time- og dagspris pr. konsulent som fylles ut i vedlagte prismatrise (bilag 2). Tilbudene sammenlignes basert på prisene oppgitt i bilag 2. 7.3. Tildeling av kontrakter innenfor rammeavtalen Kontrakt tildeles etter gjennomføring av minikonkurranse. Tildeling etter minikonkurranse vil skje på grunnlag av kriterier gitt ved tildeling av rammeavtalen. 13