Bruk av NMBUs kapitalreserver

US 97/2015 Bruk av NMBUs kapitalreserver Universitetsledelsen Saksansvarlig: Økonomi- og eiendomsdirektør Saksbehandler(e): Jan Aldal Arkiv nr: 15/03679 Forslag til vedtak: Universitetsstyret tar det framlagte forslag til orientering og ber rektor legge frem forslag til retningslinjer for bruk av NMBUs kapitalreserver med bakgrunn i følgende innspill fra styret: 12.10.2015 Mari Sundli Tveit Rektor

2 Bruk av NMBUs kapitalreserver. Frem mot 2020 vil NMBU stå foran betydelige endringer med nye bygg, oppgradering av Campus Ås, gjennomføring av flytteprosessen til nytt veterinærbygg, og modernisering og utvikling av eksisterende infrastruktur på Campus Ås. I en slik situasjon er det viktig for styret og organisasjonen å ha klart for seg hvilke økonomiske reserver institusjonen rår over og hvordan disse eventuelt kan benyttes. KDs regelverk sammen med sunne økonomiske prinsipper setter rammene for anvendelse. Praksis fra andre universiteter kan bidra med forståelse. 1. Virksomhetskapital. Kilde: Virksomhetskapital (VK) kommer hovedsakelig fra oppdragsprosjekter som er avsluttet med et regnskapsmessig overskudd. Ved avslutning av oppdragsprosjektene fordeles det regnskapsmessige overskuddet til prosjekteier. VK oppstår nesten utelukkende hos institutter og sentre siden det overveiende er disse enhetene som er prosjekteiere av oppdragsprosjekter. For at VK skal være tilgjengelig for styret blir opptjente VK i regnskapsperioden frikjøpt fra prosjekteierne. Styret avgir ordinære budsjettmidler til prosjekteier i bytte mot periodens opptjente VK. Unntaket fra regelen er den praksis som ble fulgt ved Norges Veterinærhøgskole frem til 31.12.2013. Der ble opptjent VK delt 50/50 mellom prosjekteier og høgskolen. Per 31. august 2015 disponerer NMBU en opptjent VK på 23,8 mill. kr. Av denne VK er fordelingen mellom Styret og instituttene ved Adamstuen: Opptjent virksomhetskapital per 31.8.2015 (i tusen kr) Kr Universitetsstyret 14 253 Veterinærinstituttene Adamstuen (opptjent før 1.1.2014) 9 547 Sum opptjent virksomhetskapital 23 800 Styret bør vurdere om VK opptjent hos veterinærinstituttene før fusjonen skal gjøres tilgjengelig for Styret. Dette må i så fall skje ved at de 4 instituttene får ordinære midler i retur for den VK de avstår til Styret. Anvendelse: KD har i rundskriv F-07-13 satt opp noen generelle retningslinjer for hva og hvordan universitetene og høgskolene kan anvende VK. Generelt er bruken av VK friere enn øvrige midler NMBU rår over. Blant annet er det kun VK som kan benyttes til erverv av aksjer eller som kapitalinnskudd når NMBU organiserer aktiviteter i egne rettssubjekt (aksjeselskap). VK kan også anvendes i den ordinære driften på samme vis som øvrige midler NMBU mottar fra KD. Bortsett fra dette regulerer KD ikke hvordan midlene anvendes av institusjonene. Historisk har VK blitt brukt til kjøp av aksjer, som kapitalinnskudd, engangsinvesteringer i vitenskapelig utstyr eller til å støtte tiltak utenfor samfunnsoppdraget.

3 Mulige kriterier for strategisk bruk av virksomhetskapital. Bortsett fra bestemmelsene i F-07-13 står NMBU relativt fritt til å anvende VK. Årlige tilgang på VK er lav og kan variere betydelig. I den grad styret ønsker å vurdere en mer offensiv bruk av VK bør disse derfor betraktes som engangsmidler og kun anvendes til engangskostnader og -investeringer. Innkjøp av vitenskapelige utstyr, oppgradering av infrastruktur eller oppfølging av byggeprosjektene er eksempler på slik mulig disponering. En annen mulighet er disponering til tyngre strategiske formål knyttet til kjernevirksomheten ved NMBU. Praksis i sektoren. Praksis i Universitets- og høyskolesektoren følger de samme hovedlinjer som hos NMBU. Det meste av VK disponeres av styrene og midlene anvendes enten til erverv av aksjer eller til strategiske tiltak av engangskarakter. Jo mer aktiv institusjonene er i å organisere aktiviteter i egne rettssubjekt (aksjeselskap), jo mer restriktiv er de til å bruke VK til andre formål (investeringer osv.). Enheter med stor årlig tilgang til ny VK er mere tilbøyelig til å anvende VK i den ordinære driften. 2. Ubrukte midler («likviditetsreserven»). Beskrivelse. NMBU er i besittelse av betydelige likvide midler, ved 2 tertial 2015 var samlet kasse og bankbeholdning på 630,5 mill. kr. Dette inkluderer avsetninger til opptjente feriepenger, skattetrekk, skyldige offentlige avgifter og diverse ubrukte bevilgningsmidler fra KD, Forskningsrådet og andre aktører. I den videre omtale av ubrukte midler er det de ulike bevilgningsmidler som inngår i beløpet. Øvrige ubrukte midler (skattetrekk, feriepenger osv.) sees på som forpliktet til formål som gjør dem uegnet til anvendelse til andre formål. Per. 2 tertial 2015 hadde NMBU totalt 445,7 mill. kr i ubrukte bevilgningsmidler (note 15 i tertialregnskapet). Av disse var 248,7 mill. kr ubrukte midler bevilget fra KD, herav var 100,4 mill. kr øremerket formål relatet til byggeprosjektene. I tillegg hadde NMBU 107,2 mill. kr i ubrukte forskningsrådsmidler, og 89,9 mill. kr ubrukte midler av diverse andre bevilgninger (EU, fylkeskommuner, stiftelser og gaver). Midlene ligger fordelt i varierende grad ved ulike enheter ved NMBU og med ulike tidshorisont på når de vil bli satt i aktivitet. Noen blir brukt neste budsjettår, andre kan ligge udisponert over lengre tid. Etter hvert som noen midler blir brukt kommer det inn nye som ikke har blitt brukt i perioden de ble tildelt. NMBU vil således kontinuerlig ha en viss mengde ubrukte midler som venter på å komme til sin endelige anvendelse. Den historiske utviklingen i ubrukte midler mot KD (figur 1) illustrerer den reserve som NMBU til enhver tid har.

4 Figur 1: Utvikling ubrukte midler mot KD mill kroner 250,0 240,0 230,0 220,0 210,0 200,0 190,0 180,0 170,0 160,0 150,0 140,0 130,0 120,0 110,0 100,0 90,0 80,0 70,0 60,0 50,0 40,0 30,0 20,0 10,0 0,0 31.12.2011 31.12.2012 1. tertial 2013 2. tertial 2013 31.12.2013 1. tertial 2014 2. tertial 2014 31.12.2014 1. tertial 2015 2. tertial 2015 Gitt den varige karakter kan bevilgningsmidlene betraktes som en del av en likviditetsreserve som Styret midlertidig kan disponere til andre formål. Men midlene må ikke sees på som reserver som kan støtte ordinær drift, all disponering av midlene er å betrakte som lån og må tilbakebetales. Ved slutten av hvert budsjettår vil enkelte budsjettenheter sitte igjen med ubrukte midler. Midlene er ubrukte i den forstand at de ikke settes i aktivitet i samme periode de er tildelt. Vanligvis er dette midler som ikke er øremerket til et formål fra KD. Internt ved NMBU kan midlene være øremerket formål. Dette medfører at de ikke automatisk kan trekkes inn for omdisponering. Gitt prinsippet om rammestyring hos enhetene er det uansett ikke praksis ved NMBU å trekke inn ubrukte midler fra institutter og sentre. Praksis i sektoren. A. Universitet i Oslo. Lik øvrige enheter i sektoren har UiO etter hvert akkumulert en større menge ubrukte midler, totalt over 1,2 mrd. kr (inkl. tildelte infrastruktur- og forskningsrådsmidler). I forståelse med KD har UiO vedtatt et sett regler for hvordan denne likviditetsreserven kan anvendes uten å bryte økonomireglementet i Staten. Sentralt er at midlene utelukkende skal gå til engangskostnader og der dette primært fører til besparelser over tid eller bidrar til å realisere større satsninger. UiO har etablert det de kaller for UiO Bank til å håndtere lånevirksomheten på en ryddig måte ovenfor KD og styret. Fra 2015 er lånevirksomheten drastisk utvidet med kjøp av bygg, per. 3. tertial er det planlagt en samlet forhåndsdisponeringen på ca. 855 mill. kr av likviditetsreserven. Dette utgjør over 17 % av UiOs årlige KD-ramme. Universitetet

5 betaler ned en fast sum årlig (per i dag 50 mill. kr). Gevinster av ulik type (effektivisering drift, energibesparing, sparte husleiekostnader) bidrar også i nedbetalingen. Styret har satt forventet nedbetalingstid til 25 år. UiO orienterer KD ved hver styringsdialog om den nedbetalingsplan som er for de ulike lånene av likviditetsreserven. UiOs styret informeres en gang årlig om lånevirksomheten, rapportering er koblet sammen med orientering om realisering av UiOs masterplan for Campus og bygg. B. Universitet i Bergen (UiB) UiB ser på likviditetsreserve som «et handlingsrom» og har over lang tid benyttet reservene til å gjøre investeringer i infrastruktur. UiB har en mindre formalisert og strukturert praksis til dette enn hva UiO har. Per 2014 hadde UiB forhåndsdisponert 100 mill. kr til ulike byggeprosjekter, dette er i underkant 4 % av KD-rammen. Nedbetaling av likviditetslånet skjer delvis ved å øke internhusleien hos enhetene (realøkning i internhusleien), delvis ved en fast årlig avsatt sum. C. Norges teknisk-naturvitenskapelig Universitet (NTNU) Ved NTNU følges samme praksis som ved de to andre universitetene, der likviditetsreserven sees på som en del av det langsiktige handlingsrommet for styret. Lik de to øvrige universitetene disponeres lånene til bygg, infrastruktur og i mindre grad satsninger. Av en likviditetsreserve på 321 mill. kr per 31.12.14 planlegger NTNU å anvende ca. 55 mill. kr i samlet likviditetslån for 2015. I langtidsutsikten frem mot 2018 øker forhåndsdisponeringen til ca. 154 mill. kr. Lån vil da utgjøre ca. 5 % av den årlige KD-rammen, altså en lavere belåningsgrad enn det UiO praktiserer. Også NTNU orienter KD og sitt eget styre årlig om forhåndsdisponeringen. Forslag NMBU. Gitt de utfordringer men også muligheter NMBU står ovenfor kan det være på sin plass å utrede nærmere hvordan likviditetsreserven kan benyttes på en økonomiske forsvarlig måte. En utredning vil kunne gi forslag til maksimal låneramme (årlig og totalt), nedbetalingsprinsipper og formål midlene kan benyttes til. Videre bør det vurderes hvordan KD og styrets informasjonsbehov ivaretas gjennom periodisk rapportering. Løksa-utvalget har i sin rapport stilt spørsmål ved om en mer aktiv og målrettet bruk av likviditetsreserven kan bidra til bedre løsninger på de økonomiske utfordringer NMBU står ovenfor frem mot 2020. Et alternativ for Styret kan være å opprette en NMBU bank etter modell fra UiO. Det kan settes opp et formelt rammeverk som Styret må forholde seg til, dette vil sette grenser for formål og disponering. Rammeverket og praksis bør etableres i samråd med KD.

6 3. Øvrige disponible reserver Foruten kapitalreservene omtalt foran disponerer Styret og Rektor ordinære avsatte reserver tildelt gjennom budsjettprosessen. For 2015 ble det satt av følgende reserver: a) Rektors reserve: 2,950 mill. kr b) Universitetsstyrets reserve 5,0 mill. kr Også disse reserver kan bidra til å realisere strategi, satsninger eller andre prioriterte formål. I forhold til de andre store universitetene er Rektors reserve relativt liten. Ved UiO disponerer rektor 100 mill. kr i 2015; dog er det uklart hvor mye av dette som er ny årlig bevilgning og hva som er overførte midler fra tidligere år. Ved NTNU disponerer rektor to budsjettposter, på henholdsvis 3,5 og 21 mill. kr, til å håndtere behov som trenger rask finansiering. 4. Rektors vurdering. Rektor ber Styret vurdere en mer offensiv og målrettet bruk av likviditetsreserven. Praksis hos de andre store universitetene viser at slik forhåndsdisponering av midler kan være et viktig strategisk verktøy til å bedre realisere strategi og satsninger. Hvis Styret finner en slik bruk av likviditetsreserven akseptabel er Rektor opptatt av at det etableres et formelt regelverk, både til hvilke formål midlene kan anvendes og hvordan lån av likviditetsreserven finansieres.