PROSJEKTPLAN Prosjektfase 3: Implementering av utviklet kvalitetssystem i avd. for tjenester til funksjons/utviklingshemmede i Fyllingsdalen og Årstad bydel. Et samarbeidsprosjekt mellom Årstad bydel, Fyllingsdalen bydel og, vernepleierutdanningen. Bergen 07.08.2001
BYDELENS IMPLEMENTERING AV KVALITETSSYSTEMET. Bakgrunn Vi har nå gjennomført to prosjektfaser; først har vi kartlagt konkrete kjennetegn for kvalitet, deretter har vi utviklet og testet et kvalitetssystem som gir retningslinjer for kvalitetsutvikling og kvalitetssikring av tjenestene. Det virkelige kvalitetsarbeidet starter først til høsten da kvalitetssystemet skal implementeres i bydelene. Ressurser brukt i de to første fasene legitimeres først hvis suksess i implementeringsfasen. Det er viktig at det her satses. Som nevnt i referat fra sist styringsgruppemøte skal kvalitetssystemet være informativt nok til at det kan taes i bruk. Her vises hvilke interne kvalitetskrav som bydelene på bakgrunn av første prosjektfase nå stiller til tjenestene. Det beskrives en arbeidsprosess for kontinuerlig forbedring av tjenestene, og retningslinjer i form av prosedyrer viser hvordan gjennomføre arbeidet med kvalitetsutvikling og kvalitetssikring av tjenestene. Bydelene har ikke gitt tilbakemeldinger som skulle tilsi at kvalitetssystemet er utilnærmelig, eller vanskelig å forstå. Underforstått oppfattes det som oversiktlig og tilgjengelig. I implementering forutsettes det altså at bydelene selv kan ta i bruk kvalitetssystemet slik det nå foreligger da etter bolker med opplæring og støttende bistand fra. HIB vil til høsten med andre ord ikke være så aktivt deltakende som i de to foregående prosjektfaser. Av dette vil ansvar og oppgaver i implementering hovedsakelig måtte plasseres hos avdelingssjefene og avdelingslederne, HIB sin rolle vil stort sett gå på opplæring og oppfølging i dette arbeidet. Opplæring (HIB sitt ansvar) Opplæring av alle avdelingslederne og avdelingssjefer i bydelene: De må få inngående kjennskap til de ulike delene i kvalitetssystemet, og til viktige kvalitetsprinsipper. Fokus på kvalitetsstyring og ledelse i arbeid etter retningslinjer i kvalitetssystemet. Informasjon og opplæring av nøkkelpersoner i boligene; hoved/primærkontakter, miljøterapeuter, uformelle ledere. Med andre ord de som i kraft av sin formelle og uformelle posisjon i praksis har stor innflytelse over brukernes hverdag. De må få kjennskap til hva kvalitetssystemet inneholder og hva det betyr for måten å arbeide på. I tillegg også kjennskap til grunnleggende kvalitetsprinsipp. Opplæring av personer med grunnleggende kjennskap til data: Når kvalitetsarbeidet starter i bydelene gjennomføres kvalitetsvurderinger. Informasjonen fra disse må behandles slik at den bli anvendelig når den skal presenteres på planleggingsdagen. Databehandling av kvalitetsvurderingene skjer i dataprogrammet Excel. To personer i hver bydel må læres opp i hvordan gjøre dette.
Oppfølging på avdelingsnivå (HIB sitt ansvar) Fra og med medio september og ut året skal det utføres handlinger i avdelingen som skissert i kvalitetssystemet. møtene må avsette tid for å oppsummere hvordan det enkelte bofellesskap ligger an jamfør etterlevelse av kvalitetssystemet, erfaringer bør utveksles, og eventuelle hinder i gjennomføring diskuteres og elimineres. Fra og med medio september bør det avsettes tilstrekkelig tid til dette på avdelingsledermøte. Det er naturlig at HIB veileder og bistår på disse møtene. Hvis boligene skulle lure på hvordan utføre handlinger jamfør prosedyrer, eller andre retningslinjer i kvalitetssystemet kontaktes først nærmeste overordnet som er Gunn eller Tom. Hvis nødvendig henviser disse da spørsmål videre til HIB v/johan. Dette på bakgrunn av LEON prinsippet. Laveste effektive omsorgsnivå. Selvsagt bør det være mulig for avdelingssjef å kontakte HIB hvis de ser det som nødvendig. PROSJEKTPLAN: Gjennomføring i implementering (Bydelens ansvar) Prosjektplan på de to neste sidene viser hva som skal gjøres av hvem når bydelene skal ta i bruk kvalitetssystemet. Etterlevelse av denne prosjektplanen forutsetter aktiv og engasjert ledelse, og at en internt i bofellesskapene og på avdelingssjefsnivå prioriterer tid til dette arbeidet. Suksess betinger selvsagt også at lederne kjenner til kvalitetsprinsipper og innhold i kvalitetssystemet. Av dette må avdelingslederne og avdelingssjef i bydelen ha lest gjennom foreliggende kvalitetssystem og prosjektrapport før prosjektoppstart. Skulle en sitte igjen med ubesvarte spørsmål kan disse avklares på opplæringsdager, eller ved å kontakte Johan Bruland (HIB) på telefon 55587907. Denne planen kan brukes som et redskap i styring av arbeidet med å implementere kvalitetssystemet. ne må sørge for at oppgaver/gjøremål utføres som skissert, og avdelingssjef må følge opp og kontrollere at oppgaver gjennomføres som planlagt. Ønsker dere LYKKE TIL i dette spennende og viktige arbeidet ;-) Med vennlig hilsen, vernepleierutdanningen v/johan Bruland
PROSJEKTPLAN: Implementering av kvalitetssystem i tjenester til utviklingshemmede - FYLLINGSDALEN Hva skal gjøres Ansvarlig 36 SEPTEMBER OKTOBER NOVEMBER DESEMBER 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 Utført Planlegge møtetidspunkter mellom avd.leder/ass og hver av brukernes hoved/primærkomtakt for gjennomføring av KV 1 og 2. Kontakte pårørende og hjelpeverge for hver bruker og avtale når brukermøte i oktober. Avklare når, hvor og hvem av personalet som skal være med på planleggingsdag primo November. Opplæring av nøkkelpersoner i boligene. Opplæring av avdelingslederne i Årstad og Fyllingsdalen bydel. Opplæring av personer med grunnleggende kjennskap til data KV3: Kopiere opp og dele ut dette skjemaet til ansatte som arbeider i 50% stilling eller mer. Svarfrist 14 dager. KV 1 og 2: Avd.leder/ass. og hoved/primærkontakt ta stilling til påstander i disse skjemaene. Avvikle brukermøter. Et for hver bruker. KV 4: Kopiere opp og dele ut dette skjemaet til ansatte som arbeider i 50% stilling eller mer. Svarfrist 14 dager.
Hva skal gjøres Ansvarlig 36 SEPTEMBER OKTOBER NOVEMBER DESEMBER 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 Utført Behandle og systematisere informasjonen fra KV 3 Behandle og systematisere informasjonen fra KV 4 Avvikle planleggingsdag Utarbeide resultatmelding for hver av brukerne (RM1) og sende til avdelingssjef Utarbeide resultatmelding (RM2) og sende til avdelingssjef Utarbeide og sende tilbakemeldinger (TM 1 og 2) til bofellesskapene. Avdelingssjef Avd.leder/ass og hoved/primærkontakt for brukerne (alle) samles en dag for utarbeidelse av årsplanler (P 1 - en for hver bruker). Sender disse til avdelingssjef til orientering. og avdelingssjef sammen utarbeide årsplan for bedring av boligenes rammer og støttesystemer (P2). Avdelingssjef JANUAR UTARBEIDES OG SENDES EN RESULTATMELDING TIL BYRÅDSAVDELING Avdelingssjef