Administrasjonsutvalget Godkjent referat fra møte i UHRs administrasjonsutvalg, 17.mars 2014 Sted: Møterom 101, 1. etasje hovedbygget til NTNU Tilstede: Medlemmer Direktør Ann Elisabeth Wedø, Høgskolen i Oslo og Akershus (leder) Rektor Frøystein Gjesdal, Norges Handelshøyskole (nestleder) Direktør Carl-Morten Gjeldnes, Høgskolen i Østfold Organisasjonsdirektør Ida Munkeby, Norges teknisk- naturvitenskapelige universitet Ass.direktør Britt Elin Steinveg, Universitetet i Tromsø Norges arktiske universitet Fra UHRs sekretariat: Kommunikasjonsrådgiver Ann Elin Brattebø Andersen Sekretær for administrasjonsutvalget Kjærstin Åstveit Gjester: I sak 24/14 Benchmarking, deltok driftssjef Jørn Wiggo Bergquist, NTNT I sak 26/14 Digitale eksamener, deltok leder for utdanningsutvalget/prorektor for utdanning ved NTNU, Berit Kjeldstad og prosjektleder Freddy Barstad, Uninett. 18/14 Godkjenning av innkalling og saksliste Innkalling og saksliste godkjennes. 19/14 Referat fra forrige møte i administrasjonsutvalget Møtet er godkjent per e-post og lagt ut på administrasjonsutvalgets nettsider: http://www.uhr.no/documents/referat_adm_utv_27_jan_14.pdf Møtereferatet er godkjent, ingen vedtak 20/14 Godkjenning av mål for administrasjonsutvalget i 2014 og 2015 (Diskusjons- og vedtakssak) Administrasjonsutvalgets leder presenterte notatet: Godkjenning av mål for administrasjonsutvalget i 2014 og 2015 på UHRs styremøte 12. mars. Det ble presisert at notatet ikke var drøftet i administrasjonsutvalget i forkant av møtet. Styrets tilbakemeldinger var positive.
Det ble gitt gode tilbakemeldinger til notatet fra administrasjonsutvalget. Et overordnet perspektiv er viktig for å rydde i hva vi skal bruke tiden vår på. Det må diskuteres hva vi bør ha felles løsninger for og om det skal settes ned arbeidsgrupper/undergrupper som kan se på spesifikke utfordringer. Er det noe av det vi gjør som kan prioriteres vekk eller effektiviseres? Det er viktig å få bedre oversikt over helheten av systemene i sektoren - en helhetlig funksjonsbeskrivelse av alle systemene. I tillegg bør vi se på hva som kan standardiseres og digitaliseres. Bør det settes ned arbeidsgrupper som har kompetanse på tvers? Eller kan det settes ut et oppdrag om å utarbeide en sektorbeskrivelse? Hva har utvalget selv kapasitet til å påta seg? Trenger vi mer sekretariatsressurser? Administrasjonsutvalget var enig i intensjonene i notatet fra utvalgsleder, og ønsker å følge dette opp videre. På representantskapsmøtet til UHR vil administrasjonsutvalget få ansvar for en del av programmet. Dette vil være en fin arena å få løftet diskusjonen opp på et nasjonalt plan. Administrasjonsutvalgets leder skriver utkast til sak som fremmes til diskusjon på UHRs representantskapsmøte 21/14 Målstruktur for universiteter og høyskoler På grunn av tidsnød, ble saken ikke grundig behandlet på administrasjonsutvalgets møte. Leder påtok seg å gi skriftlig tilbakemelding til Kunnskapsdepartementet. Saken skal også forelegges på UHRs styreseminar 28.-29. april. Administrasjonsutvalgets leder sender et notat som utvalgets medlemmer kan respondere på. Deretter sendes innspillene til Kunnskapsdepartementet og til UHRs styre. 22/14 Digitale eksamener. (Diskusjonssak) Administrasjonsutvalget diskuterte digitale eksamener på sitt forrige møte, og ønsket et møte med leder for utdanningsutvalget, Berit Kjeldstad, for å diskutere om og eventuelt hva administrasjonsutvalget bør gjøre på dette området. Freddy Barstad, som er ansatt ved Uninett for å ivareta arbeidet med digitale eksamener deltok også i denne diskusjonen. Utdanningsutvalget har diskutert digitale eksamener på flere av sine møter, og har også vært på studietur til København for å se hvordan Danmark arbeider med dette området. Utdanningsutvalget er per i dag litt på vent når det gjelder vurderinger om vi skal ha en nasjonal tilnærming. Freddy Barstads foiler som ble brukt i presentasjonen følger vedlagt referatet. 2
Dette berører mange aspekter i institusjonene, alt fra personvern til bygningsmasse/utstyr. Er det noe administrasjonsutvalget kan bidra med her? En god kobling mellom studieadministrasjonen og IT er avgjørende for et godt resultat på dette området. Hva vil vi med digital eksamen og hvem tar ansvar for hva? Sannsynligvis er det behov for et overordnet prosjekt om vurderingsformer. Den store utfordringen er kanskje å ivareta gode pedagogiske vurderingsformer i teknologiske løsninger. Det er viktig med et tett samarbeid mellom studieadministrativ utvikling og IT-utvikling, i dag jobber vi sannsynligvis litt for fragmentert. Det vil være behov for kompetanseheving også blant faglig ansatte på dette området. Administrasjonsutvalget takker for nyttige innspill og gode diskusjoner og ønsker å følge denne saken videre. 23/14 Arkitekturrådet-IKT Midlene som ble tildelt fra KD til drift av Arkitekturrådet-IKT høsten 2013, er brukt opp. Det er mulig driften kan startes opp ved å mobilisere til et spleiselag i sektoren. Dette vil i tilfelle bli en sak for UHRs styre, og deretter for UHRs representantskap. Det legges opp til at saken fremmes på styremøtet 28. og 29. april og deretter representanskapsmøtet til UHR 12. og 13. mai. Tidsmessig vil det kun være mulig å organisere ett møte for Arkitekturrådet-IKT før representantskapet møtes. Saken forberedes av sekretæren ved Uninett, som arbeider med dette prosjektet. Forslag til vedtak: Leder for Arkitekturrådet-IKT innkaller rådets medlemmer til møte og forbereder deretter en sak til UHRs styre og representantskap. 24/14 Neste møte i administrasjonsutvalget (Diskusjons- og beslutningssak) Administrasjonsutvalget har vanligvis møtt Riksrevisjonen i det siste møtet i vårsemesteret. KD har også deltatt på dette møtet. Det legges opp til et slikt møte 21. mai. Riksrevisjonen bes om å informere hva som er spesielt aktuelt for UH-institusjonene å vite om av pågående og planlagt arbeid. Det er mange ulike avdelinger som reviderer i Riksrevisjonen. Det ville være interessant å vite mer om hvordan den interne koordineringen er organisert. Rapporteringsfrist, offentlighet og personvern foreslås også løftet frem til diskusjon. Administrasjonsutvalget ønsker å invitere statssekretær Haugstad til sitt neste møte, og er først og fremst interessert i å diskutere arbeidet med finansieringssystemet og den varslede strukturmeldingen med statssekretæren. 3
Neste møte i administrasjonsutvalget planlegges i henhold til beslutninger fattet i møtet 25/14 Benchmarking. Møte med driftssjef Jørn Wiggo Bergquist ved NTNU (Diskusjonssak) Administrasjonsutvalget diskuterte benchmarking på sitt forrige møte, og bestemte da at de ønsket å ta dette opp som sak på neste møte. Driftsavdelingen ved NTNU er invitert til møtet for å orientere om det arbeidet de har gjort med effektivisering av tjenestene sine. Foilene som ble brukt i presentasjonen følger vedlagt referatet. Administrasjonsutvalget takker for orienteringen, og ønsker å opprettholde fokus på dette området. 26/14 Godkjenning av årsrapport for administrasjonsutvalget 2013 (Vedtakssak) Det er utarbeidet et kort utkast til årsrapport. Administrasjonsutvalget hadde ingen kommentarer til denne. Administrasjonsutvalget godkjenner det fremlagte utkastet til årsrapport. Rapporten legges ut på utvalgets nettside. 27/14 Direktørsamling høsten 2014 (Diskusjons- og vedtakssak) Det er vedtatt at studietur for direktørene skal arrangeres i Gøteborg, 4. og 5. september 2014. Det blir et halvdagsbesøk ved Universitetet i Gøteborg. Universitetets direktør og generalsekretæren for UHRs svenske søsterorganisasjon, SUHF, vil holde innlegg. Den andre dagen blir det holdt internt møte for direktørene. Administrasjonsutvalgets kommentarer tas med i den videre planleggingen av studieturen. 28/14 Orienteringssaker Rapport fra Inventura, utarbeidet på oppdrag fra innkjøpsutvalget: Universitets- og høgskolesektorens plassering i anskaffelsesregelverket (vedlagt som egen pdf-fil) Første møte i økonomiutvalget og innkjøpsutvalget, 27. mars Disse møtene er tenkt som korte oppstartsmøter for utvalgene, der det diskuteres status for saker utvalgene har arbeidet med og hvilke saker det blir viktig å ta tak 4
i nå. For innkjøpsutvalget blir det særlig viktig å bringe videre informasjon fra det store innkjøpsprosjektet. Økonomiutvalget har gjort en stor jobb med TDImodellen. Dette arbeidet er ikke sluttført. Det bør også diskuteres om utvalget kan brukes som støtte for administrasjons- utvalget i det varslede kommende arbeidet med finansieringsmodellen for UH-sektoren. For øvrig vil innholdet i disse møtene være avhengige av administrasjonsutvalgets diskusjon om mål for arbeidet i 2014-15, jf. sak 20/14. Arbeidsgruppe for mobilitet og karriereutvikling, første møte 24. mars UHRs forskningsutvalg og administrasjonsutvalg har oppnevnt følgende personer til en arbeidsgruppe som skal utarbeide et inspirasjonsnotat om attraktive karriereveier og økt mobilitet i forskning: o Kari Melby, prorektor NTNU (leder) o Roland Jonsson, professor UiB o Vibeke Helén Moe, nestleder i NARMA o Odd Arne Paulsen, personaldirektør UiT o Hege Rudi Standal, stipendiat SiN o Ann Elisabeth Wedø, direktør HiOA Arbeidsgruppen skal utarbeide et inspirasjonsnotat om karriere og mobilitet for forskere i UH-sektoren. Målet med notatet er å inspirere til et mer systematisk og helhetlig arbeid på dette området ved institusjonene.arbeidsgruppen skal, med utgangspunkt i eksisterende oversikter, eller ved selv å innhente informasjon: A. Konkretisere og eventuelt avgrense temaet B. Identifisere eksisterende eksempler på god praksis for forskere når det gjelder mobilitet og karriereutvikling C. Identifisere punkter som fremmer og hemmer arbeidet med karrierepolitikk og forskermobilitet D. Bruke de innhentede eksemplene, egne og andres erfaringer til å foreslå hvordan institusjonene kan utvikle mer systematisk tenkning på området mobilitet og karriereutvikling E. Vurdere hvordan UH-institusjonene kan styrke sitt internasjonale arbeid for å fremme mobilitet og karriereutvikling, herunder følge relevante prosesser i EU-regi, bl.a. knyttet til det europeiske Charter og Code (The European Charter for Researchers and the Code of Conduct for the Recruitment of Researchers) 1 F. Vurdere behov for faste møteplasser eller andre tiltak som kan styrke nasjonalt samspill på dette området På det første møtet er det lagt opp til en grundig gjennomgang av mandatet og diskusjon av arbeidsform for arbeidsgruppen. 1 http://ec.europa.eu/euraxess/index.cfm/rights/europeancharter 5
Samordnet praksis for budsjettering av forsknings- og utviklingsprosjekter KD har mottatt brev fra Universitetet i Oslo og notat fra Samarbeids-organet mellom Helse Sør-Øst RHF og Universitetet i Oslo. I notatet henstiller Samarbeidsorganet departementene om å initiere en prosess for en felles praksis for budsjettering av forsknings- og utviklingsprosjekter etter totalkostnadsprinsippet. Kunnskapsdepartementet imøteser forslaget fra samarbeidsorganet og har i samråd med Helse- og omsorgsdepartementet utarbeidet et utkast til mandat for en arbeidsgruppe bestående av representanter fra begge sektorer, herunder én representant fra Universitets- og høgskolerådet (UHR) og tre representanter fra tre forskjellige UH-institusjoner. Et oppstartsmøte for arbeidet skal avholdes i Helse- og omsorgs-departementets lokaler, 25. mars. UHRs utdanningsutvalg (UU) har fått stadig flere saker, og har en stor bredde i saksfeltet. Spesielt har andel strategiske saker økt som en følge av økt nasjonalt fokus på utdanningspolitikk i UH sektoren. Samtidig er også de administrative sakene veldig viktige, ettersom UHR har fått en tydeligere koordinator- og informasjonsrolle for sektoren. For å ivareta begge disse store områdene, ønsker UU at det skal etableres et eget studieadministrativt utvalg, under utdanningsutvalget. UU har vedtatt at de vil ha mest oppmerksomhet rettet mot dimensjonering, gjennomføring og arbeidslivsrelevans i 2014. UU vil levere et skriftlig innspill om dimensjonering til UHRs styre. Innspillet knyttes til den kommende vurderingen av finansieringssystemet for UH-institusjonene. Det settes ned en egen arbeidsgruppe som skal jobbe med konferanse og seminar om gjennomføring og arbeidslivsforståelse. UU behandlet et utkast til veiledende retningslinjer for UH-pedagogisk basiskompetanse. UU vil gjerne signalisere et tydelig ambisjonsnivå når det gjelder å stille krav om denne typen kompetanse til undervisere i sektoren. Utkastet til veiledende retningslinjer vil bli sendt på høring i sektoren. Deretter vil UU behandle saken på nytt, før den sendes til behandling i UHRs styre. Administrasjonsutvalget trakk en parallell til NARMA, nettverket for forskningsadministratorer, som ligger under administrasjonsutvalget. Er det rimelig at også et studieadministrativt utvalg ligger under administrasjonsutvalget, eller bør NARMA ligge under forskningsutvalget og et eventuelt studieadministrativt utvalg ligge under utdanningsutvalget. Administrasjonsutvalget var enige om at det, uavhengig av valg av organisering, er viktig med tett kontakt mellom de ulike utvalgene og undergruppene i UHR- systemet. Fra møte mellom bibliotekutvalget og utdanningsutvalget: Bibliotekutvalget har satt ned tre arbeidsgrupper, knyttet til læringstjeneste, 6
statistikk og styringsdata, og forskningsdata. Bibliotekutvalget har i senere tid bidratt til to utredninger Fra papir til digitalt pensum i 2012, som var en gjennomgang av bibliotekenes ressurser. Kartlegging av pensum i regi av NIFU, der åtte ulike fag ble kartlagt, og det viste seg at 95% av pensum som ble benyttet ved disse fagene er fra bøker. Biblioteket ønsker å bidra der de kan for å sikre kvalitet i utdanningene. Det viser seg at institusjonene i svært liten grad gjør bruk av ressursene som finnes ved bibliotekene. Her er det gjort store investeringer som benyttes lite. Bibliotekutvalget søkte Nasjonalbiblioteket om støtte til å utvikle et digitalt pensumverktøy. Det skal leveres en rapport om dette innen utgangen av juli, og rapporten skal presenteres på et seminar i august. I fremtiden ønsker bibliotekutvalget at alle institusjonene presenterer sitt pensum på en mer enhetlig måte, og at bibliotekenes ressurser brukes bedre i arbeidet med pensum- og læringsressurser. Kopinor ønsker også å tilby et digitalt pensumverktøy, «Bolk». Det vil bli satt ned en arbeidsgruppe i fellesskap mellom UU og bibliotekutvalget som skal utrede læringstjenester på vegne av begge utvalgene. Ulike oppfatninger om hva som er plagiering, basert blant annet på kulturelle forskjeller, vil bli vurdert tatt inn i mandatet. 29/14 Eventuelt 7