Balsfjord kommune for framtida Vår dato Vår referanse 13.09.2016 2016/459-11671/2016 Arkivkode: V13/&58 Vår saksbehandler Deres dato Deres referanse Jørgen Bjørkli, tlf 77722637 18.07.2016 FYLKESMANNEN I TROMS Postboks 6105 9291 TROMSØ Tilbakemelding på rapport etter gjennomført kontroll av Landbruksforvaltningen i Balsfjord og Tromsø kommune Det vises til forvaltningskontrollene av landbruksforvaltningen i Balsfjord og Tromsø kommune i mai 2016. Da Tromsø kommune ikke har egne ansatte innenfor landbruksforvaltningen, men kjøper tjenester gjennom vertskommunesamarbeidet mellom Balsfjord, Tromsø og Karlsøy, svarte for tidligere forvaltning av SMIL-saker som er gjennomført i Tromsø kommune før 1.12.2014. er organisert som en resultatenhet under rådmannen i Balsfjord kommune, og de 8 ansatte ved kontoret er ansatt i Balsfjord kommune, jfr unøyaktighet i Fylkesmannens rapport etter forvaltningskontrollen i Balsfjord kommune side 4. Det takkes for konstruktive tilbakemeldinger både under kontrollen og i etterkant, og Tromsøregionen tar dette som god veiledning på hvordan vi skal utføre forvaltningen på en bedre måte. Vi registrerer at Fylkesmannen i Troms tidligere i år ikke var klar til å ta i bruk digital post, da de ikke åpner brev vi sender digitalt fra Balsfjord kommune. Dette medfører økte kostnader for kommunene, og vi anmoder om at Fylkesmannen også retter seg etter kravet om at det offentlige skal kommunisere med omverdenen med digital post. Tilbakemeldinger på avvikene/merknadene etter kontrollen i Tromsø kommune: Avvik 1: Tiltak for å rette avviket er ikke gjennomført. skal få fastsatt overordnete retningslinjer for prioriteringer av søknader, samt utarbeide en lokal tiltaksstrategi over kommunens prioriteringer av midler til ulike formål innenfor jordbruk og skogbruk. Dette er en jobb som må gjøres opp mot faglagene med evt politisk forankring i Tromsø kommune. Retningslinjene og tiltaksstrategiene bør være gjenstand for høring, noe som vil medføre en viss saksbehandlingstid. Fylkesmannen vil få tilsendt kopi av overordnet retningslinje og lokal tiltaksstrategi. Ansvarlig for å få gjennomført dette: Jørgen Bjørkli og Lars Postadresse E-post/internett Telefon Telefaks Bankgiro Rådhuset postmottak@balsfjord.kommune.no 77 72 20 00 77 72 20 01 4710 04 00126 9050 Storsteinnes www.balsfjord.kommune.no 77 72 22 00(Malangstun) 77 72 20 02(helsesenteret) Org.nr. 940 208 580 77 72 10 35(legekontor)
2 av 7 Plan for gjennomføring: Innen februar 2017. Avvik 2: Avviket kan lukkes, da vi endrer praksis fra dags dato. Tromsøregionens landbruksforvaltning gir ikke utsatt arbeidsfrist på SMIL-saker, uten at det er søkt skriftlig om dette. Avvik 3: Avviket kan lukkes, da vi endrer praksis fra dags dato. Tromsøregionens landbruksforvaltning bruker ephorte til sin saksbehandling, og sender alle inngående dokumenter (brev, eposter og evt annet skriftlig materiell), som har betydning for vedtak om tilskudd, til interntjenesten for journalføring. Avvik 4: Tiltak for å rette avviket er ikke gjennomført. skal lage ny mal for vedtaksbrev for SMIL-tilskudd, slik at de oppfyller kravene til innhold. Som hjelpemiddel blir vi å bruke tidligere tilsendte maler fra Fylkesmannen og rundskriv 2015-17. Fylkesmannen vil få tilsendt kopi av oppdatert vedtaksmal. Ansvarlig for å få gjennomført endring av mal: Jørgen Bjørkli. Ansvarlig for å bruke ny mal: Den som til enhver tid saksbehandler SMIL-saker. For tiden Lars Plan for gjennomføring: Innen september 2016. Avvik 5: Tiltak for å rette avviket er ikke gjennomført. skal vurdere tilbakebetaling av for mye utbetalt tilskudd på kr 22 636 i sak 13/8284 i Tromsø kommune sitt saksbehandlingssystem. Avvik 6: Tiltak for å rette avviket er ikke gjennomført. skal vurdere omgjøring av vedtak om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket i sak 10/3457 i Tromsø kommune sitt saksbehandlingssystem. Avvik 7: Tiltak for å rette avviket er ikke gjennomført. skal utarbeide et kartotek for pågående saker med innvilget SMIL-stilskudd, hvor det sorteres på arbeidsfrist. Fylkesmannens landbruksavdeling blir å få en henvendelse for å få ut en oversikt.
3 av 7 Ansvarlig for å følge opp dette: Jørgen Bjørkli. Plan for gjennomføring: Innen september 2016. Merknad 1: Fylkesmannen anbefaler kommunen å innhente utskrift av hovedbok for å forsikre seg om at det har foregått et reelt fôrsalg. Ansvarlig for å følge dette opp: Den som jobber med produksjonstilskudd og sender ut varsel om kontroll, og den som utfører den faktiske kontrollen. For tiden Arnhild Steinsvik, Kurt Olsen og Jørgen Bjørkli. Kommentar: I noen spesielle tilfeller kan kjøper ha dårlig betalingsevne, slik at det er avtalt forlenget betalingsfrist for rundballer som er solgt på våren/sommeren. I disse tilfellene vil ikke selger kunne ha et bankbilag å fremvise. Merknad 2: og interntjenesten må være nøye med å datostemple søknader/dokumenter som kommer inn, da det kan ha betydning for trekk i tilskudd dersom de leveres for seint inn. Ansvarlig for å følge opp dette: Interntjenesten og alle ved Tromsøregionens landbruksforvaltning som mottar inngående dokumenter. Kommentar: det blir kjøpt inn datostempel til alle de ansatte ved kontoret. Merknad 3: Interntjenesten må være nøye med å journalføre søknader om produksjonstilskudd og regionalt miljøtilskudd på saksmapper som starter og avsluttes med hver ny søknadsomgang. Ansvarlig for å følge opp dette: Interntjenesten. Kommentar: Vi har foreløpig valgt å ha en samlemappe for hvert foretak, og blir å fortsette med det til søknadsomgangene endres i 2017. Begrunnelsen for dette er at søknadsomgangene i produksjonstilskudd delvis overlapper hverandre, slik at det er vanskelig for interntjenesten som ikke jobber med disse sakene å holde oversikt over hvilket dokument som skal i hvilken mappe. Etter omleggingen av søknadsfrister, vil det være mere kurant å endre praksis. Merknad 4: Det er anbefalt at kommunen sender ut skriftlig varsel før kontroll. Praksis har vært å varsle muntlig per telefon. Vi kan gjerne avtale kontrollen per telefonen, men skal bekrefte kontrollen skriftlig og journalføre dette. jordbruket, for tiden Arnhild Steinsvik, Kurt Olsen og Jørgen Bjørkli. Kommentar: Jørgen Bjørkli vil lage en mal for brev om varsel av kontroll, som vi bruker sender i varsling per epost eller med digital post til de som er trukket ut. Tilbakemeldinger på avvikene/merknadene etter kontrollen i Balsfjord kommune: Avvik 1: Tiltak for å rette avviket er ikke gjennomført. skal få fastsatt overordnete retningslinjer for prioriteringer av søknader, samt utarbeide en lokal tiltaksstrategi over kommunens prioriteringer av midler til ulike formål innenfor jordbruk og
4 av 7 skogbruk. Dette er en jobb som må gjøres opp mot faglagene med evt politisk forankring i Balsfjord kommune. Retningslinjene og tiltaksstrategiene bør være gjenstand for høring, noe som vil medføre en viss saksbehandlingstid. Fylkesmannen vil få tilsendt kopi av overordnet retningslinje og lokal tiltaksstrategi. Ansvarlig for å få gjennomført dette: Jørgen Bjørkli og Lars Plan for gjennomføring: Innen februar 2017. Avvik 2: Avviket kan lukkes, da vi endrer praksis fra dags dato. Tromsøregionens landbruksforvaltning gir ikke utsatt arbeidsfrist på SMIL-saker, uten at det er søkt skriftlig om dette. Avvik 3: Avviket kan lukkes, da vi endrer praksis fra dags dato. Tromsøregionens landbruksforvaltning skal etterspørre et oppsatt sluttregnskap som skal godkjennes før saken sendes videre som anmodning om sluttutbetaling av tilskuddet. Avvik 4: Avviket kan lukkes, da vi endrer praksis fra dags dato. Tromsøregionens landbruksforvaltning skal kreve en skriftlig anmodning om sluttutbetaling av SMIL-midler med sluttregnskap, før tilskuddet utbetales. Avvik 5: Tiltak for å rette avviket er ikke gjennomført. skal følge opp utgått arbeidsfrist på SMILsak med saksnr 2013/882. Avvik 6: Avviket kan lukkes, da vi endrer praksis fra dags dato. Tromsøregionens landbruksforvaltning sender fortløpende dokumenter som har betydning for vedtak om tilskudd til interntjenesten for journalføring. Avvik 7: Avviket kan lukkes, da vi endrer praksis fra dags dato. Tromsøregionens landbruksforvaltning skal fatte eget vedtak om avvisning i saker der de formelle vilkårene for å behandle søknader om produksjonstilskudd ikke er oppfylt.
5 av 7 Avvik 8: Tiltak for å rette avviket er ikke gjennomført. skal gjennomgå aktuell sak som ble tatt opp på kontrollen og vurdere avkorting der søker eventuelt ikke har oppfylt driveplikten/omlegging av arealer. skal også utarbeide en oversikt over hvilke søkere og arealer som gir grunnlag for driveplikt i 2016 og 2017. Fylkesmannen vil få en kopi av oversikten. Avvik 9: Avviket kan lukkes, da vi endrer praksis fra dags dato. Tromsøregionens landbruksforvaltning skal innhente all nødvendig dokumentasjon for utbetaling av tilskudd til skogsvegprosjekter, herunder også dokumentasjon på godkjent egeninnsats. tilskuddsutbetaling ved skogsvegbygging. For tiden Gunnar Kvaal og Lars Merknad 1: og interntjenesten må være nøye med å datostemple søknader/dokumenter som kommer inn, da det kan ha betydning for trekk i tilskudd dersom de leveres for seint inn. Ansvarlig for å følge opp dette: Interntjenesten og alle ved Tromsøregionens landbruksforvaltning som mottar inngående dokumenter. Kommentar: det blir kjøpt inn datostempel til alle de ansatte ved kontoret. Merknad 2: Interntjenesten må være nøye med å journalføre søknader om produksjonstilskudd og regionalt miljøtilskudd på saksmapper som starter og avsluttes med hver ny søknadsomgang. Ansvarlig for å følge opp dette: Interntjenesten. Kommentar: Vi har foreløpig valgt å ha en samlemappe for hvert foretak, og blir å fortsette med det til søknadsomgangene endres i 2017. Begrunnelsen for dette er at søknadsomgangene i produksjonstilskudd delvis overlapper hverandre, slik at det er vanskelig for interntjenesten som ikke jobber med disse sakene å holde oversikt over hvilket dokument som skal i hvilken mappe. Etter omleggingen av søknadsfrister, vil det være mere kurant å endre praksis.
6 av 7 Merknad 3: Det er anbefalt at kommunen sender ut skriftlig varsel før kontroll. Praksis har vært å varsle muntlig per telefon. Vi kan gjerne avtale kontrollen per telefonen, men skal bekrefte kontrollen skriftlig og journalføre dette. jordbruket, for tiden Kurt Olsen, Arnhild Steinsvik og Jørgen Bjørkli. Kommentar: Jørgen Bjørkli vil lage en mal for brev om varsel av kontroll, som vi bruker sender i varsling per epost eller med digital post til de som er trukket ut. Merknad 4: Kommunen skal alltid sende skriftlig tilbakemelding til foretaket etter kontrollen av søknad produksjonstilskudd i jordbruket. Det er tilstrekkelig å sende kopi av kontrollskjemaet. Oversendelsen skal journalføres i ephorte. jordbruket, for tiden Kurt Olsen, Arnhild Steinsvik og Jørgen Bjørkli. Merknad 5: Kommunen skal alltid bruke kommentarfeltet i Wespa for å forklare endringer som er gjort i søknader om produksjonstilskudd. Kommunen skal vurdere avkorting det det avdekkes avvik mellom søknad og faktiske forhold. Også der kommunen kommer til at det ikke skal avkortes, skal de skriftlige vurderingene sendes til foretaket med kopi til Fylkesmannen i Troms. jordbruket, for tiden Kurt Olsen, Arnhild Steinsvik og Jørgen Bjørkli. Merknad 6: skal utarbeide et kartotek for pågående saker med innvilget SMIL-stilskudd, hvor det sorteres på arbeidsfrist. Det vil gi bedre rutiner for å følge opp saker både før utgått arbeidsfrist og for søknader hvor arbeidsfristen er gått ut. Fylkesmannens landbruksavdeling blir å få en henvendelse for å få ut en oversikt. Ansvarlig for å følge opp dette: Jørgen Bjørkli. Plan for gjennomføring: Innen september 2016. Jørgen Bjørkli Enhetsleder landbruk Dette brevet sendes elektronisk uten underskrift.
7 av 7 Ekstern kopi til: TROMSØ KOMMUNE Postboks 6900 9299 TROMSØ Intern kopi til: Ellen Beate Lundberg Kurt Olsen Svanhild Sandnes Magne Haugstad Gunnar Kvaal Lars Petter Granmo Arnhild Steinsvik John Harald Johansen Hans Hugo Henriksen Einar Nøstvik Guleng Rådmannen Økonomi og intern Rådmannens stab