Balsfjord kommune for framtida

Transkript

1 Balsfjord kommune for framtida Balsfjord kommune Vår dato Vår referanse / /2016 Arkivkode: 400 Vår saksbehandler Deres dato Deres referanse Mette Toftaker, tlf Tromsøregionens landbruksforvaltning v/jørgen Bjørkli - for videre oppfølging Særutskrift: Statusrapport Tromsøregionens landbruksforvaltning Saksgang: Utvalgssaksnummer Utvalg Møtedato 142/16 Kommunestyret Saksopplysninger: Vertskommunesamarbeidet Tromsøregionens landbruksforvaltning ble for et år siden evaluert av firmaet Utviklingskompetanse AS og det ble laget en evalueringsrapport med forbedringspunkter. Oppsummert var disse: 1) Restansen på jordlovssaker må prioriteres redusert/fjernet før årsskiftet. 2) Styrk begrepet Tromsøregionens landbruksforvaltning i folks bevissthet. 3) Styrk fagmiljøet gjennom bedre arbeidsfordeling og bedre utnyttelse av personellressursene. 4) Jobb for å tydeliggjøre landbruksforvaltningens rolle i arealforvaltningen i de tre kommunene. 5) Etabler utviklings og næringsprosjekter for landbruket på tvers av kommunegrensene. 6) Økonomi 7) Samlokalisering av regional landbruksforvaltning og Landbruk Nord. Kommunestyret hadde evalueringsrapporten til behandling i møtet og vedtok følgende: 1. Balsfjord kommunestyre tar rapporten til orientering. 2. Tromsøregionens landbruksforvaltning driftes videre som i dag. Forbedringspunktene i evalueringsrapporten følges opp, og for å kunne måle forbedringer bes rådmannen om å legge fram en statusrapport av oppfølging av forbedringspunktene for kommunestyret innen utgangen av Til punkt 3 i rapporten: «Styrk fagmiljøet gjennom bedre arbeidsfordeling og bedre utnyttelse av personellressursene» inngås det en midlertidig ordning ut 2016 om bedre ressursutnyttelse og fleksibilitet i kontoret. Det innebærer at ansatte som ble overført fra Postadresse E-post/internett Telefon Telefaks Bankgiro Rådhuset postmottak@balsfjord.kommune.no Storsteinnes (Malangstun) (helsesenteret) Org.nr (legekontor)

2 2 av 5 Tromsø kommune ikke har faste kontordager i Balsfjord, men skal være til stede i landbrukskontoret ved faste møter, fagutviklingsarenaer og øvrig ved behov. Herunder er det særskilt viktig at rådmannen følger opp: a. Sørge for at nødvendige digitale og tekniske løsninger som bidrar til styrking av fagmiljøet, og som øker ansattes tilgjengelighet, skal tas i bruk. b. Ledelsen skal tilrettelegge for felles arenaer til faglig utvikling og samarbeid for de ansatte ved Tromsøregionens landbruksforvaltning. c. Erfaringer med den midlertidig ordningen tas opp i statusrapport i slutten av året. d. Det forutsettes at det ikke påløper økte utgifter for landbrukskontoret med prøveordningen. Vurdering: De ansatte ved Tromsøregionens landbruksforvaltning har gitt uttrykk for å være fornøyd med sin arbeidssituasjon, hvor de som er bosatt i Tromsø kommune har rådhuset i Tromsø som sitt faste kontorsted. Det går litt ut over kontaktpunktene mellom de ansatte Balsfjord - Tromsø, men dette kan kompenseres med å ta i bruk verktøy som Skype for business. Dette er programvare for videosamtale, med mulighet for deling av dokumenter, slik at de som deltar i samtalen kan alle se det på egen skjerm. Det koster kr 4500 i investeringskostnader og kr 1632 i årlige driftskostnader for å få dette på plass for de åtte ansatte ved landbrukskontoret. Dette kan også være et nyttig verktøy i lederutøvelsen. Vertskommunesamarbeidet bidrar til at landbruksforvaltningen blir mindre sårbar ved fravær. Et siste eksempel så man høsten 2016 hvor kontoret fikk et uforutsett fravær rett før en absolutt frist i saksbehandling innen et fagfelt. Da hadde man personalressurser til å kunne omfordele enkelte arbeidsoppgaver, slik at noen andre kunne gjennomføre en nødvendig befaring som gikk inn som saksopplysning før fristen. Et vertskommunesamarbeid gjør det i tillegg mer robust i forhold til å kunne ta på seg ekstra oppgaver fra andre kommuner, noe landbrukskontoret har gjort for bl.a. Storfjord kommune. Det er gjennomført et møte mellom ledelsen i Tromsø, Karlsøy og Balsfjord, der samarbeidet ble evaluert. Tilbakemeldingene er i hovedsak at Tromsø kommune er fornøyd med det som blir produsert, men etterspør at kontoret tar i bruk tekniske hjelpemidler og går over til mobiltelefoner for å øke tilgjengelighet for de ansatte. Karlsøy kommune er fornøyd med det faglige innholdet i det som leveres, men påpeker at ting tar for lang tid. Det er også ønskelig med koordinering med en ansatt i Karlsøy kommune, ved befaringer i kommunen. Hjemmesidene til kommunene må oppdateres med informasjon om landbrukskontoret. Ledelsen ved de tre kommunene ønsker at de ansatte i vertskommunesamarbeidet skal ha en fast dag i uka der alle ansatte i landbrukskontoret er samlet i Balsfjord. Kommunene signaliserte ønske om å videreføre samarbeidet også i 2017, og at de resterende forbedringspunktene må følges opp. En utfordring med ansatte på flere lokasjoner er å ha oversikt og kontroll på ressursdisponeringen, og ift styring og prioritering av ressursene. Med å ha kontordager begge steder for ansatte og ledelse, vil det i større grad enn i dag kunne gi en opplevelse av tilhørighet, og en opplevelse av å bli sett. De ansatte ved landbrukskontoret vil gå over fra fasttelefon til mobiltelefon. De ansatte i Tromsø vil være først ute på grunn av en tidligere omlegging i hele Tromsø kommune. En fordel med

3 3 av 5 denne omleggingen vil være at to av de ansatte fra Tromsø da vil ha ett telefonnummer, som publikum skal forholde seg til, mot to telefonnummer som de har i dag. Tilgjengeligheten vil bli bedre for publikum. De syv forbedringspunktene i evalueringsrapporten blir kommentert i det følgende: 1. Restansene på jordlovssaker og konsesjonssaker økte på i 2015, da kontoret hadde en ansatt mindre samlet sett enn før samarbeidet som jobbet på fagfeltet. Det ble gjort en ansettelse i slutten av 2015 for å kompensere for dette. Restansene gikk noe ned til å begynne med, men økte igjen da viltforvaltningen ble flyttet fra plan og forvaltning i Balsfjord kommune til Tromsøregionens landbruksforvaltning på vårparten uten at det fulgte med stillingsressurser. I siste del av 2016 ser man at saksbehandlingstiden på restansene igjen går ned. 2. Det er vedtatt en felles logo for vertskommunesamarbeidet. Denne er i bruk i e- postsignaturer og på dørskilt/veggskilt. Denne må også tas i bruk på kommunenes hjemmesider og på brevmalene i ephorte. Sistnevnte gjenstår. 3. Som en del av å få ned saksbehandlingstid på enkelte saksfelt, samt noe omorganisering i forbindelse med skifte i personell, må man se på oppgavene for alle ansatte og på rollefordelingen. Blant annet skal lovpålagte skogbruksoppgaver løses i framtida. 4. Oppgavefordeling er en viktig del for at landbruksforvaltningen skal bli en synlig aktør i arealforvaltningen. Det er ansatte som skal ivareta planarbeid for alle kommunene, og andre som har enkeltsaksbehandling. Det skal arrangeres faste møtepunkt i alle tre kommunene hvor problemstillinger i arealforvaltningen skal bli tatt opp. 5. Tromsøregionens landbruksforvaltning har søkt om UT-midler fra Fylkesmannen til tre landbruksrelaterte prosjekt i regionen. Det er signaler om at det tildeles midler til alle tre prosjektene. Rådmannen har gitt uttrykk for at næringsarbeidet i kommunen i større grad må knyttes opp mot landbruk som er en viktig del av næringsgrunnlaget. For å legge til rette for mer ivaretakelse av landbruksplan og innovasjon i landbruket, vurderer rådmannen å legge fram forslag til kommunestyret i februar 2017, at deler av stillingen som næringskonsulent i Balsfjord knyttes tettere til Tromsøregionens landbruksforvaltning. Næringskonsulent vil da kunne jobbe interkommunalt med landbruksrelatert næringsutvikling, blant annet i landbruksplansammenheng og med tiltaksdelen. I tillegg rettet mot prosjektarbeid og skaffe ekstern finansiering. 6. I forhold til økonomi er leasingbilen meldt inn som et innsparingstiltak i økonomiplanen. Dersom de ansatte skal ha en fast kontordag i Balsfjord, vil litt av argumentasjonen for å si opp leasingavtalen falle bort. Et alternativ kan være å lease en rimeligere bil. Husleie vil måtte belastes Tromsøregionens landbrukskontor, uavhengig av lokalisering. Det foreligger vedtak om flytting fra lokaler i Landbruk Nord til rådhuset. Karlsøy kommune går inn med et driftstilskudd på kr og Tromsø kommune med et driftstilskudd på kr ,-. Etter årets slutt gjøres det en avregning i forhold til differanse mellom regnskap og budsjett og gebyrinntektene som tilfaller den kommunen som saken tilhører. For Tromsø kommune viste utregningen for 2015 et avvik på kr som ble fakturert sammen med kravet for driftstilskuddet for For Karlsøy var tilsvarende beløp for 2015 kr som ble motregnet driftstilskuddet for Det er ikke spesifisert i avtalen mellom kommunene hvordan avregningen skal skje. Det er derfor tatt utgangspunkt i de årsverk Tromsø og Balsfjord hadde før samarbeidet, korrigert med Karlsøy kommune sitt ønske om tjenester tilsvarende en 40 % stilling. Denne modellen må brukes som frem til kommunene eventuelt blir enig om en annen

4 4 av 5 modell for å avregne saker. 7. Dette punktet er tidligere utredet og kommentert til kommunestyrets behandling i sak 26/16. Evalueringsrapporten ble presentert i regionrådet Rapporten ble tatt til orientering. Fylkesmannen i Troms gjennomførte forvaltningskontroll av landbruksforvaltningen i Balsfjord og Tromsø. Tilbakemeldingen gikk på at det leveres tjenester av høy kvalitet. Resultat etter forvaltningskontrollen viste avvik og merknader på saksbehandlingen. Dette går på rutiner innenfor ordningen SMIL og søknader om produksjonstilskudd. Dette er besvart til Fylkesmannen, hvor det er en plan for å rette opp avvikene. Enheten hadde en del sykefravær i den første perioden etter oppstart i desember Sykefraværet gikk så ned utover året. I løpet av det siste året er sykefraværet høyt (mellom 10-12%), og det skyldes i hovedsak langtidssykefravær. Dette vil ikke være en vedvarende situasjon, men har hatt innvirkning på kontorets saksbehandlingstid. En kort oversikt over saksmengder for et lite utvalg av kontorets oppgaver: Antall saker 2015 Balsfjord Tromsø Karlsøy Søkere produksjonstilskudd Antall jordlovs/konsesjonssaker Antall saker hittil 2016 Balsfjord Tromsø Karlsøy Søkere produksjonstilskudd Antall jordlovs/konsesjonssaker Jordlovsbehandling for Balsfjord kommune gjøres av plan og forvaltning som en del av samlebehandling. Denne ordningen skal revideres. Rådmannens innstilling: 1. Kommunestyret tar statusrapporten til orientering. 2. Da det gjenstår noen utfordringer som må på plass, ber kommunestyret om en ny statusrapport som legges frem for behandling i kommunestyret innen juni Etter prøveordning ut 2016 om fleksibilitet for oppmøte i Balsfjord for de ansatte i kontoret, skal tilstedeværelsen i felles fagmiljø økes. De ansatte ved Tromsøregionens landbruksforvaltning skal ha minst 1 felles kontordag i Balsfjord hver uke. Behandling i Kommunestyret : Ap v/gunda Johansen fremmet følgende forslag: 2. Da prosessen i forbindelse med etablering av interkommunalt landbrukskontor og forutsetninger ikke synes å være klar, bes rådmannen om å gå i dialog med Tromsø

5 5 av 5 og Karlsøy kommuner med sikte på å oppløse Tromsøregionens Landbruksforvaltning, i henhold til vedtatt avtale pkt Avtale om oppløsning av det interkommunale samarbeidet godkjennes av kommunestyret. Pkt 1 Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt Pkt 2 og 3 Rådmannens innstilling mot forslag fra Ap v/gunda Johansen Ap v/gunda Johansen s forslag vedtatt med 11 mot 7 stemmer Vedtak fra Kommunestyret : 1. Kommunestyret tar statusrapporten til orientering. 2. Da prosessen i forbindelse med etablering av interkommunalt landbrukskontor og forutsetninger ikke synes å være klar, bes rådmannen om å gå i dialog med Tromsø og Karlsøy kommuner med sikte på å oppløse Tromsøregionens Landbruksforvaltning, i henhold til vedtatt avtale pkt Avtale om oppløsning av det interkommunale samarbeidet godkjennes av Kommunestyret. Rett utskrift Mette Toftaker sekretær