side 1 Forprosjektplan: Evaluering av styring og ledelse i Værnesregionen Ekstern evaluering av styring og ledelse i Værnesregionen med mål om å skape strukturer som gjør regionsamarbeidet til et effektivt og beslutningsdyktig samarbeid
side 2 1 MÅL OG RAMMER 1.1 Bakgrunn Værnesregionen (VR) er et interkommunalt samarbeid mellom de seks kommunene Frosta, Malvik, Meråker, Selbu, Stjørdal og Tydal. Kommunene samarbeider på flere områder for å sikre innbyggerne et godt service- og tjenestetilbud. Videre skal samarbeidet gi robuste fagmiljøer som skal gi tilfredsstillende kvalitet i tjenesteproduksjonen og trygghet i saksbehandlingen. VR har lang tradisjon for å samarbeide på tvers av fylkes- og kommunegrenser for å kunne se tjenesteproduksjon i sammenheng, uavhengig av de strukturelle tradisjoner som er gitt gjennom kommune- og fylkesinndeling. På denne måten vil VR styrke regionen totalt og skape bedre tjenester, sikre robuste fagmiljø og gjennom dette være en tydelig aktør som har som mål å utvikle regionen og hver enkelt kommune videre. Som en del av prosessen i arbeidet med Kommunereformen har det blitt fremmet forslag om en bred gjennomgang av de interkommunale samarbeidene i VR. Noen av kommunene i samarbeidet har også gjort formelle vedtak om evaluering, noe som vil påvirke de prosessene som kjøres i VR-regi. Evaluering av VR må gjennomføres av og for alle involverte kommuner under ett for å sikre at den nødvendige kunnskapen kommer frem. Det er ikke tilstrekkelig å evaluere én enkelt kommunes andel av et samarbeid. Regionrådet og Arbeidsutvalget i VR vedtok i møte 22. juni 2016 følgende i sak PS13/16 Innspillsrunde relatert til evaluering av interkommunale samarbeid i Værnesregionen: AU utarbeider mandat for evalueringen. Det utarbeides kravspesifikasjon og forprosjektplan for en evalueringsprosess av styring og ledelse i VR. Evalueringen skal gjennomføres med ekstern prosjektledelse. Sak om evaluering inklusive kravspesifikasjon og forprosjektplan legges frem for vedtak i Regionrådet 23. august 2016. Blant andre Fylkesmannen i Sør-Trøndelag har betegnet VR som nasjonalt utstillingsvindu for interkommunale samarbeid. VR har kommet svært langt i å ta i bruk overordnede formelle samarbeid og i det å ta i bruk bestemmelsene i kommunelovens 28 om vertskommune med politisk nemnd for å løse kommunal tjenesteproduksjon uten formell kommunesammenslåing. Gjennom blant annet arbeidet med kommunereformen i VR er det avdekket at styring og ledelse i komplekse interkommunale samarbeid er krevende når volum på samarbeid og tjenesteproduksjon når et visst nivå. Dette medfører igjen behov for å se på de formelle strukturer som er etablert i et nytt lys. Det er en uttalt målsetting at samarbeidene i VR i denne omgang kun skal evalueres i et overordnet styrings- og ledelsesperspektiv og ikke ned på tjenestenivå. I den grad det er mulig skal tidligere gjennomførte evalueringer i Værnesregionen som har relevans for styring og ledelse innarbeides i prosjektet. Prosjektet forutsetter at alle kommuner deltar i evalueringen som en samlet region.
side 3 1.2 Prosjektmål 1.2.1 Hovedmålsetting Evaluere dagens styringslinjer og organisasjonsmodell for VR innenfor et vertskommunesamarbeid etter kommunelovens 28. Mål: Foreslå en styringsmodell som gir vertskommunen mulighet til å utøve en handlekraftig ledelse med nødvendig påvirkningsmulighet i egen organisasjon Foreslå en styringsmodell som gir samarbeidende kommuner tilstrekkelig innsikt og påvirkningsmulighet overfor vertskommunen. Evaluere politiske og administrative beslutningsprosesser, herunder analyse av rasjonalitet i prosessene, hastighet og forutsigbarhet både for vertskommunen og deltagerkommunene. Evaluere om dagens modell legger til rette for demokratiske prosesser og ivaretagelse av autonomien for kommunene. Mål: Foreslå tydelige styringslinjer som er handlekraftige: Administrativt, ned til enhetsnivå hvor det skilles mellom vertskommunen og samarbeidende kommuner. Politisk, opp til den enkelte kommunes øverste politiske ledelse, kommunestyret Foreslå gode delegasjonsrutiner som ikke hindrer den fleksibilitet som skal ligge til grunn i interkommunale samarbeid. 1.2.2 Mål for forprosjektet Målet for forprosjektet er å evaluere dagens modell for styring og ledelse i VR og foreslå ny modell dersom dagens modell ikke er den optimale. Dette for å skape et fremtidsrettet og robust interkommunalt samarbeid som kan videreutvikles i tråd med kommunenes ønsker. 1.2.3 Mål for hovedprosjektet Målet for hovedprosjektet er å etablere en ledelsesstruktur som balanserer den enkelte kommunes behov for demokratisk styring samtidig som vertskommunens delegerte myndighet sikrer handlekraft og effektivitet i beslutningsprosessene. 1.3 Rammer 1.3.1 Total tidsramme Forprosjektet skal ferdigstilles innen utgangen av februar 2017. Ny modell for styring og ledelse (hovedprosjekt) implementeres umiddelbart etter vedtak i VR og den enkelte deltakerkommune.
side 4 1.3.2 Kostnader Kostnader med forprosjektet er prosjektmedarbeidernes arbeidstid, reiser og prosjektledelse. Alle kostnader må dekkes av den enkelte deltakerkommune. Prosjektkostnadene fordeles likt mellom alle de deltagende kommunene 1.3.3 Ressursbruk Prosjektledelse skal innhentes eksternt og finansieres innenfor prosjektets økonomiske ramme. I den grad det er behov for prosjektbistand fra kommunene, skal den enkelte kommune stille sine medarbeidere til rådighet for prosjektet. 2 OMFANG OG AVGRENSNING 2.1 Mandat Evaluere dagens modell for styring og ledelse ut i fra prosjektets målsettinger: Gi rom for handlekraftig og effektiv ledelse sett fra vertskommunens side Gi rom for tilstrekkelige påvirkningsmuligheter for samarbeidskommunene Skape gode delegasjonsrutiner som ikke hindrer den fleksibilitet som skal ligge i bunn i interkommunale samarbeid Sikre demokratisk styring i tråd med kommunelovens bestemmelser Prosjektet skal munne ut i en rapport og et forslag til en eventuell ny modell for styring og ledelse i VR. 2.2 Avgrensning Utredningen skal ta utgangspunkt i organisasjonsformen interkommunalt samarbeid etter kommunelovens 28 og sikre at enkeltkommuners ansvar etter kommuneloven oppfylles i en samarbeidsmodell for tjenesteproduksjon. Prosjektet skal ikke drøfte fordeler og ulemper relatert til sammenslåtte kommuner kontra interkommunale samarbeid. I den grad det er grunnlag for å belyse styringsutfordringene i vertskommunemodellen, vil det likevel være relevant å nevne forhold av avgjørende betydning for god styring og ledelse. Tjenesteproduksjonen i skal ikke evalueres i dette prosjektet. Prosjektet skal fokusere på de styringsog ledelsesutfordringer som eksisterer eller som kan oppstå i relasjon til modellen i VR. I den grad interne faglige evalueringer avdekker styringsproblematikk som ligger innenfor eller i grenseland til dette prosjektets målbeskrivelse, så skal resultatene fra disse samordnes og tas inn i den overordnede evalueringen i dette prosjektet.
side 5 3 ORGANISERING 3.1 Prosjektledelse Prosjektansvarlig: Leder av arbeidsutvalget i Værnesregionen Prosjektleder: Ekstern prosjektleder 3.2 Øvrige roller Prosjekteier: Regionrådet i Værnesregionen. Styringsgruppe: Arbeidsutvalget i Værnesregionen, Sekretariatet i Værnesregionen. KS forespørres om deltakelse. Referansegruppe: Enhetsledere Prosjektgruppe: Ikke avklart 4 BESLUTNINGSPUNKTER, OPPFØLGING OG MILEPÆLER 4.1 Beslutningspunkter Dato Møtedeltakere Beslutningsgrunnlag (dokumentasjon) 12. august 2016 Arbeidsutvalget Vedtak om oppstart 23. august 2016 Arbeidsutvalget Regionrådet Vedtak: Mandat Forprosjektplan Kravspesifikasjon/konkurransegrunnlag for prosjektledelse August 2016 Sekretariatet Initiere anbudsprosess Oktober 2016 Styringsgruppa Vurdere anbud og velge leverandør av prosjektledelse November 2016 Prosjektleder Oppstart forprosjekt Januar 2017 Februar 2017 Prosjektansvarlig Styringsgruppa Prosjektleder Prosjektansvarlig Arbeidsutvalget Regionrådet Foreløpig rapport om funn og videre behov for utredning Vedtak rapport og forslag til ny styringsmodell
side 6 5 RISIKOANALYSE OG KVALITETSSIKRING 5.1 Kritiske suksessfaktorer Tid: Forprosjektet bør ferdigstilles i løpet av februar 2017. En suksessfaktor er dermed at prosjektledelsen klarer å opprettholde nødvendig fremdrift i arbeidet. Kompetanse: Prosjektet stiller store krav til kompetanse og dette må gjenspeiles i prosjektledelsen og prosjektgruppen. 5.2 Behov som vil styrke kvalitet i prosjektet Økonomi: Prosjektet fullfinansieres av deltakerkommunene med lik andel pr. kommune. I den grad det kan frigis andre midler i Værnesregionen, skal dette redusere kommunenes andel tilsvarende Kvalitetssikring: Jevnlige møter i prosjektgruppa og forankring i styringsgruppa vil sikre kvalitet i arbeidet. 6 GJENNOMFØRING 6.1 Hovedaktiviteter Utrede og evaluere dagens modell for styring og ledelse i Værnesregionen. Utrede de demokratiske påvirkningsmuligheter som er og bør være tilstede i interkommunale samarbeid. Foreslå evt. alternativ modell for styring og ledelse av interkommunale samarbeid i VR i tråd med prosjektets målsettinger og mandat dersom dagens modell anses som ikke optimal. 6.2 Tids- og ressursplaner Forprosjektet gjennomføres i perioden november 2016 februar 2017. Ressursbehov som beskrevet i punkt 7. 7 ØKONOMI Prosjektets øvre budsjettramme er kr. 500.000,- eksklusive MVA. Endelig kostnad avklares etter at ekstern prosjektledelse er anskaffet.
side 7 Prosjektkostnadene fordeles likt på alle seks samarbeidende kommuner. Det forutsettes at alle deltagende kommuner stiller sine medarbeidere til rådighet for prosjektledelsen i den grad dette er vurdert som nødvendig. Den enkelte kommune dekker selv eventuelle reise- og diettutgifter. Prosjektledelsen skal søke å fordele ekstra kostnader til dette tilnærmet jevnt på alle deltakerkommunene.