Møteinnkalling. Regionrådet Værnesregionen. Kommunestyresalen, Stjørdal Rådhus

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 10:00 15:00 Regionrådet Værnesregionen Kommunestyresalen, Stjørdal Rådhus Eventuelt forfall må meldes snarest på mail til Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Møtedokumentene finnes på Stjørdal kommunes hjemmeside; Stjørdal, 19. august 2016 Ivar Vigdenes leder Rune Hegge sekretær

2 Saksliste for Regionrådet Værnesregionen i møte Innhold U.off. Utvalgssaksnr Arkivsaksnr PS 15/16 Anbudskonkurranse Evaluering av styring og ledelse i Værnesregionen 2016/7193 PS 16/16 Godkjenning av møteprotokoll

3 Arkiv: A52 Arkivsaksnr: 2016/ Saksbehandler: Rune Hegge Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Regionrådet Værnesregionen 15/ Anbudskonkurranse Evaluering av styring og ledelse i Værnesregionen Rådmannens forslag til vedtak: Forprosjektplan, Konkurransegrunnlag og Kravspesifikasjon for prosjektet Evaluering av styring og ledelse i Værnesregionen vedtas. Kostnadsrammen for prosjektet er inntil kr ,- ekskl. MVA. Kostnadene fordeles likt mellom de seks kommunene i VR. AU gis fullmakt til å velge ut minst tre relevante leverandører og utlyse begrenset anbudskonkurranse etter Lov om offentlige anskaffelse og Forskrift om offentlige anskaffelser til disse. Regionrådet ber om at sluttrapport med forslag til evt. ny organisering legges frem til politisk behandling i april/mai Vedlegg: Vedlegg: Forprosjektplan Evaluering av styring og ledelse i VR Konkurransegrunnlag Evaluering av styring og ledelse i VR Kravspesifikasjon Evaluering av styring og ledelse i VR

4 Saksopplysninger VR har lang tradisjon for å samarbeide på tvers av fylkes- og kommunegrenser for å kunne se tjenesteproduksjon i sammenheng, uavhengig av de strukturelle tradisjoner som er gitt gjennom kommune- og fylkesinndeling. På denne måten vil VR styrke regionen totalt og skape bedre tjenester, sikre robuste fagmiljø og gjennom dette være en tydelig aktør som har som mål å utvikle regionen og hver enkelt kommune videre. Som en del av prosessen i arbeidet med Kommunereformen har det blitt fremmet forslag om en bred gjennomgang av de interkommunale samarbeidene i VR. Noen av kommunene i samarbeidet har også gjort formelle vedtak om evaluering, noe som vil påvirke de prosessene som kjøres i VR-regi. Evaluering av VR må gjennomføres av og for alle involverte kommuner under ett for å sikre at den nødvendige kunnskapen kommer frem. Det er ikke tilstrekkelig å evaluere én enkelt kommunes andel av et samarbeid. Regionrådet og Arbeidsutvalget i VR vedtok i møte 22. juni 2016 følgende i sak PS13/16 Innspillsrunde relatert til evaluering av interkommunale samarbeid i Værnesregionen: AU utarbeider mandat for evalueringen. Det utarbeides kravspesifikasjon og forprosjektplan for en evalueringsprosess av styring og ledelse i VR. Evalueringen skal gjennomføres med ekstern prosjektledelse. Sak om evaluering inklusive kravspesifikasjon og forprosjektplan legges frem for vedtak i Regionrådet 23. august Blant andre Fylkesmannen i Sør-Trøndelag har betegnet VR som nasjonalt utstillingsvindu for interkommunale samarbeid. VR har kommet svært langt i å ta i bruk overordnede formelle samarbeid og i det å ta i bruk bestemmelsene i kommunelovens 28 om vertskommune med politisk nemnd for å løse kommunal tjenesteproduksjon uten formell kommunesammenslåing. Gjennom blant annet arbeidet med kommunereformen i VR er det avdekket at styring og ledelse i komplekse interkommunale samarbeid er krevende når volum på samarbeid og tjenesteproduksjon når et visst nivå. Dette medfører igjen behov for å se på de formelle strukturer som er etablert i et nytt lys. Det er en uttalt målsetting at samarbeidene i VR i denne omgang kun skal evalueres i et overordnet styrings- og ledelsesperspektiv og ikke relatert til tjenesteproduksjonen. I den grad det er mulig skal tidligere gjennomførte evalueringer i Værnesregionen som har relevans for styring og ledelse hensyntas i prosjektet. Prosjektet forutsetter at alle kommuner deltar i evalueringen som en samlet region. Vurdering Styring og ledelse i interkommunale samarbeid er et område som har både interesse for Værnesregionen og andre kommunesammenslutninger i Norge som etter kommunereformen ser etter nye strukturer for å utvikle gode tjenestetilbud. Med bakgrunn i dette vil rådmannen presisere at selv om vedtak fattes i regionrådet basert på de foreliggende dokumenter, er det mulig at Værnesregionens engasjement i utviklingen av god styring og ledelse kan bli etterfulgt av en nasjonal gjennomgang av de samme problemstillingene.

5 Rådmannen vil derfor utfordre regionrådet til å ta stilling til forventningene i et slikt hurtigarbeidende prosjekt og at Værnesregionen må anta at problemstillingene som dukker opp lokalt vil kunne forsterke behovet for et nasjonalt prosjekt. Værnesregionen bør være forberedt på å være en viktig bidragsyter nasjonalt om det skulle bli behov for dette.

6 side 1 Forprosjektplan: Evaluering av styring og ledelse i Værnesregionen Ekstern evaluering av styring og ledelse i Værnesregionen med mål om å skape strukturer som gjør regionsamarbeidet til et effektivt og beslutningsdyktig samarbeid 1

7 side 2 1 MÅL OG RAMMER 1.2 Bakgrunn Værnesregionen (VR) er et interkommunalt samarbeid mellom de seks kommunene Frosta, Malvik, Meråker, Selbu, Stjørdal og Tydal. Kommunene samarbeider på flere områder for å sikre innbyggerne et godt service- og tjenestetilbud. Videre skal samarbeidet gi robuste fagmiljøer som skal gi tilfredsstillende kvalitet i tjenesteproduksjonen og trygghet i saksbehandlingen. VR har lang tradisjon for å samarbeide på tvers av fylkes- og kommunegrenser for å kunne se tjenesteproduksjon i sammenheng, uavhengig av de strukturelle tradisjoner som er gitt gjennom kommune- og fylkesinndeling. På denne måten vil VR styrke regionen totalt og skape bedre tjenester, sikre robuste fagmiljø og gjennom dette være en tydelig aktør som har som mål å utvikle regionen og hver enkelt kommune videre. Som en del av prosessen i arbeidet med Kommunereformen har det blitt fremmet forslag om en bred gjennomgang av de interkommunale samarbeidene i VR. Noen av kommunene i samarbeidet har også gjort formelle vedtak om evaluering, noe som vil påvirke de prosessene som kjøres i VR-regi. Evaluering av VR må gjennomføres av og for alle involverte kommuner under ett for å sikre at den nødvendige kunnskapen kommer frem. Det er ikke tilstrekkelig å evaluere én enkelt kommunes andel av et samarbeid. Regionrådet og Arbeidsutvalget i VR vedtok i møte 22. juni 2016 følgende i sak PS13/16 Innspillsrunde relatert til evaluering av interkommunale samarbeid i Værnesregionen: AU utarbeider mandat for evalueringen. Det utarbeides kravspesifikasjon og forprosjektplan for en evalueringsprosess av styring og ledelse i VR. Evalueringen skal gjennomføres med ekstern prosjektledelse. Sak om evaluering inklusive kravspesifikasjon og forprosjektplan legges frem for vedtak i Regionrådet 23. august Blant andre Fylkesmannen i Sør-Trøndelag har betegnet VR som nasjonalt utstillingsvindu for interkommunale samarbeid. VR har kommet svært langt i å ta i bruk overordnede formelle samarbeid og i det å ta i bruk bestemmelsene i kommunelovens 28 om vertskommune med politisk nemnd for å løse kommunal tjenesteproduksjon uten formell kommunesammenslåing. Gjennom blant annet arbeidet med kommunereformen i VR er det avdekket at styring og ledelse i komplekse interkommunale samarbeid er krevende når volum på samarbeid og tjenesteproduksjon når et visst nivå. Dette medfører igjen behov for å se på de formelle strukturer som er etablert i et nytt lys. Det er en uttalt målsetting at samarbeidene i VR i denne omgang kun skal evalueres i et overordnet styrings- og ledelsesperspektiv og ikke ned på tjenestenivå. I den grad det er mulig skal tidligere gjennomførte evalueringer i Værnesregionen som har relevans for styring og ledelse innarbeides i prosjektet. Prosjektet forutsetter at alle kommuner deltar i evalueringen som en samlet region. 2

8 side Prosjektmål Hovedmålsetting Evaluere dagens styringslinjer og organisasjonsmodell for VR innenfor et vertskommunesamarbeid etter kommunelovens 28. Mål: - Foreslå en styringsmodell som gir vertskommunen mulighet til å utøve en handlekraftig ledelse med nødvendig påvirkningsmulighet i egen organisasjon - Foreslå en styringsmodell som gir samarbeidende kommuner tilstrekkelig innsikt og påvirkningsmulighet overfor vertskommunen. Evaluere politiske og administrative beslutningsprosesser, herunder analyse av rasjonalitet i prosessene, hastighet og forutsigbarhet både for vertskommunen og deltagerkommunene. Evaluere om dagens modell legger til rette for demokratiske prosesser og ivaretagelse av autonomien for kommunene. Mål: - Foreslå tydelige styringslinjer som er handlekraftige: o Administrativt, ned til enhetsnivå hvor det skilles mellom vertskommunen og samarbeidende kommuner. o Politisk, opp til den enkelte kommunes øverste politiske ledelse, kommunestyret - Foreslå gode delegasjonsrutiner som ikke hindrer den fleksibilitet som skal ligge til grunn i interkommunale samarbeid Mål for forprosjektet Målet for forprosjektet er å evaluere dagens modell for styring og ledelse i VR og foreslå ny modell dersom dagens modell ikke er den optimale. Dette for å skape et fremtidsrettet og robust interkommunalt samarbeid som kan videreutvikles i tråd med kommunenes ønsker Mål for hovedprosjektet Målet for hovedprosjektet er å etablere en ledelsesstruktur som balanserer den enkelte kommunes behov for demokratisk styring samtidig som vertskommunens delegerte myndighet sikrer handlekraft og effektivitet i beslutningsprosessene. 1.2 Rammer Total tidsramme Forprosjektet skal ferdigstilles innen utgangen av februar Ny modell for styring og ledelse (hovedprosjekt) implementeres umiddelbart etter vedtak i VR og den enkelte deltakerkommune Kostnader Kostnader med forprosjektet er prosjektmedarbeidernes arbeidstid, reiser og prosjektledelse. Alle kostnader må dekkes av den enkelte deltakerkommune. Prosjektkostnadene fordeles likt mellom alle de deltagende kommunene 3

9 side Ressursbruk Prosjektledelse skal innhentes eksternt og finansieres innenfor prosjektets økonomiske ramme. I den grad det er behov for prosjektbistand fra kommunene, skal den enkelte kommune stille sine medarbeidere til rådighet for prosjektet. 2 OMFANG OG AVGRENSNING 2.1 Mandat - Evaluere dagens modell for styring og ledelse ut i fra prosjektets målsettinger: o Gi rom for handlekraftig og effektiv ledelse sett fra vertskommunens side o Gi rom for tilstrekkelige påvirkningsmuligheter for samarbeidskommunene o Skape gode delegasjonsrutiner som ikke hindrer den fleksibilitet som skal ligge i bunn i interkommunale samarbeid o Sikre demokratisk styring i tråd med kommunelovens bestemmelser - Prosjektet skal munne ut i en rapport og et forslag til en eventuell ny modell for styring og ledelse i VR. 2.2 Avgrensning Utredningen skal ta utgangspunkt i organisasjonsformen interkommunalt samarbeid etter kommunelovens 28 og sikre at enkeltkommuners ansvar etter kommuneloven oppfylles i en samarbeidsmodell for tjenesteproduksjon. Prosjektet skal ikke drøfte fordeler og ulemper relatert til sammenslåtte kommuner kontra interkommunale samarbeid. I den grad det er grunnlag for å belyse styringsutfordringene i vertskommunemodellen, vil det likevel være relevant å nevne forhold av avgjørende betydning for god styring og ledelse. Tjenesteproduksjonen i skal ikke evalueres i dette prosjektet. Prosjektet skal fokusere på de styringsog ledelsesutfordringer som eksisterer eller som kan oppstå i relasjon til modellen i VR. I den grad interne faglige evalueringer avdekker styringsproblematikk som ligger innenfor eller i grenseland til dette prosjektets målbeskrivelse, så skal resultatene fra disse samordnes og tas inn i den overordnede evalueringen i dette prosjektet. 3 ORGANISERING 3.1 Prosjektledelse Prosjektansvarlig: Leder av arbeidsutvalget i Værnesregionen Prosjektleder: Ekstern prosjektleder 4

10 side Øvrige roller Prosjekteier: Regionrådet i Værnesregionen. Styringsgruppe: Arbeidsutvalget i Værnesregionen, Fylkesmannen i Sør-Trøndelag, Fylkesmannen i Nord-Trøndelag, Sekretariatet i Værnesregionen Referansegruppe: Enhetsledere Prosjektgruppe: Ikke avklart 4 BESLUTNINGSPUNKTER, OPPFØLGING OG MILEPÆLER 4.1 Beslutningspunkter Dato Møtedeltakere Beslutningsgrunnlag (dokumentasjon) 12. august 2016 Arbeidsutvalget Vedtak om oppstart 23. august 2016 Arbeidsutvalget Vedtak: Regionrådet - Mandat - Forprosjektplan - Kravspesifikasjon/konkurransegrunnlag for prosjektledelse September 2016 Sekretariatet Initiere anbudsprosess Oktober 2016 Styringsgruppa Vurdere anbud og velge leverandør av prosjektledelse November 2016 Prosjektleder Oppstart forprosjekt Prosjektansvarlig Januar 2017 Styringsgruppa Prosjektleder Foreløpig rapport om funn og videre behov for utredning Prosjektansvarlig Februar 2017 Arbeidsutvalget Regionrådet Vedtak rapport og forslag til ny styringsmodell 5 RISIKOANALYSE OG KVALITETSSIKRING 5.1 Kritiske suksessfaktorer Tid: Forprosjektet bør ferdigstilles i løpet av februar En suksessfaktor er dermed at prosjektledelsen klarer å opprettholde nødvendig fremdrift i arbeidet. Kompetanse: Prosjektet stiller store krav til kompetanse og dette må gjenspeiles i prosjektledelsen og prosjektgruppen. 5

11 side Behov som vil styrke kvalitet i prosjektet Økonomi: Prosjektet fullfinansieres av deltakerkommunene med lik andel pr. kommune. I den grad det kan frigis andre midler i Værnesregionen, vil dette kunne redusere kommunenes andel tilsvarende Kvalitetssikring: Jevnlige møter i prosjektgruppa og forankring i styringsgruppa vil sikre kvalitet i arbeidet. 6 GJENNOMFØRING 6.1 Hovedaktiviteter Utrede og evaluere dagens modell for styring og ledelse i Værnesregionen. Utrede de demokratiske påvirkningsmuligheter som er og bør være tilstede i interkommunale samarbeid. Foreslå evt. alternativ modell for styring og ledelse av interkommunale samarbeid i VR i tråd med prosjektets målsettinger og mandat dersom dagens modell anses som ikke optimal. 6.2 Tids- og ressursplaner Forprosjektet gjennomføres i perioden november 2016 februar Ressursbehov som beskrevet i punkt 7. 7 ØKONOMI Prosjektets øvre budsjettramme er kr ,- eksklusive MVA. Endelig kostnad avklares etter at ekstern prosjektledelse er anskaffet. Prosjektkostnadene fordeles likt på alle seks samarbeidende kommuner. Det forutsettes at alle deltagende kommuner stiller sine medarbeidere til rådighet for prosjektledelsen i den grad dette er vurdert som nødvendig. Den enkelte kommune dekker selv eventuelle reise- og diettutgifter. Prosjektledelsen skal søke å fordele ekstra kostnader til dette tilnærmet jevnt på alle deltakerkommunene. 6

12 Side 1 Konkurransegrunnlag Anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del II for kjøp av Prosjektledelse for prosjektet Evaluering av styring og ledelse i Værnesregionen For levering til Værnesregionen Saksnummer: 2016/ Utlyst: Til forhåndsutvalgte leverandører Tilbudsfrist: XX. september 2016 Postadresse: Værnesregionen v/stjørdal kommune Postboks 133 Kjøpmannsgt Stjørdal Telefon: Epost: postmottak@stjordal.kommune.no Internett: Konkurransegrunnlag Prosjektledelse av Evaluering av styring og ledelse i Værnesregionen 1

13 Side 2 INNHOLD 1 OPPDRAGET OG ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER Om oppdragsgiver Oppdragsgivers kontaktperson Anskaffelsen Kontraktens omfang Kontraktsperiode Oppbygging av konkurransegrunnlaget Kunngjøring Tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Tidsplan KRAV TIL LEVERANDØRENE Obligatoriske og ufravikelige krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAV TIL YTELSEN OG TILDELINGSKRITERIER Kravsspesifikasjon/leveransebeskrivelse Generelt om leveransen Gjennomførings- og leveringstidspunkt Kontrakt Tildelingskriteriene Tildelingskriterium 1 - Oppdragsløsning Tildelingskriterium 2 - Pris Tildelingskriterium 3 - Kompetanse REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD Anskaffelsesprosedyre Anbudskonkurranse Offentlighet Taushetsplikt Innlevering av tilbud og tilbudsutforming Forbehold og avvik Opplysningsplikt Alternative tilbud og minstekrav Deltilbud Vedståelsesfrist Tilbakekalling eller endring av tilbudet Kostnader Retur av tilbud VEDLEGG Konkurransegrunnlag Prosjektledelse av Evaluering av styring og ledelse i Værnesregionen 2

14 Side 3 1 Oppdraget og administrative bestemmelser Værnesregionen (VR) inviterer med dette "Navn på leverandør" til å delta i konkurranse om anskaffelse av Prosjektledelse for Evaluering av styring og ledelse av Værnesregionen 1.1 Om oppdragsgiver VR er et interkommunalt samarbeid mellom de seks kommunene Frosta, Malvik, Meråker, Selbu, Stjørdal og Tydal. Kommunene samarbeider på flere områder for å sikre innbyggerne et godt serviceog tjenestetilbud. Videre skal samarbeidet gi robuste fagmiljøer som skal gi tilfredsstillende kvalitet i tjenesteproduksjonen og trygghet i saksbehandlingen. VR har lang tradisjon for å samarbeide på tvers av fylkes- og kommunegrenser for å kunne se tjenesteproduksjon i sammenheng, uavhengig av de strukturelle tradisjoner som er gitt gjennom kommune- og fylkesinndeling. På denne måten vil VR styrke regionen totalt og skape bedre tjenester, sikre robuste fagmiljø og gjennom dette være en tydelig aktør som har som mål å utvikle regionen og hver enkelt kommune videre. Som en del av prosessen i arbeidet med Kommunereformen har det blitt fremmet forslag om en bred gjennomgang av de interkommunale samarbeidene i VR. Evaluering av VR skal gjennomføres av og for alle involverte kommuner under ett for å sikre at den nødvendige kunnskapen kommer frem. Det er ikke tilstrekkelig å evaluere én enkelt kommunes andel av et samarbeid. 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson Navn : Rune Hegge Postadresse : Postboks 133, 7501 Stjørdal E-postadresse : rune.hegge@varnesregionen.no : postmottak@stjordal.kommune.no Telefon : Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.3 Anskaffelsen Blant andre Fylkesmannen i Sør-Trøndelag har betegnet VR som nasjonalt utstillingsvindu for interkommunale samarbeid. VR har kommet svært langt i å ta i bruk overordnede formelle samarbeid og å ta i bruk bestemmelsene i kommunelovens 28 om vertskommune med politisk nemnd for å løse kommunal tjenesteproduksjon uten formell kommunesammenslåing. Gjennom blant annet arbeidet med kommunereformen i VR er det avdekket at styring og ledelse i komplekse interkommunale samarbeid er krevende når volum på samarbeid og tjenesteproduksjon når et visst nivå. Dette medfører igjen behov for å se på de formelle strukturer som er etablert i et nytt lys. Det er en uttalt målsetting at samarbeidene i VR i denne omgang kun skal evalueres i et overordnet styrings- og ledelsesperspektiv og ikke i forhold til tjenesteproduksjon.. Konkurransegrunnlag Prosjektledelse av Evaluering av styring og ledelse i Værnesregionen 3

15 Side 4 Målet for prosjektet er å evaluere dagens modell for styring og ledelse i Værnesregionen og foreslå ny modell for en fremtidsrettet organisasjon. I den grad det er mulig skal tidligere gjennomførte evalueringer i Værnesregionen som har relevans for styring og ledelse innarbeides i prosjektet. 1.4 Kontraktens omfang Anskaffelsens omfang følger forskriftens del I og del II, og har etter dette en terskelverdi under kr ,- eks mva. for varer og tjenester for offentlige anskaffelser og kunngjøres derfor kun til utvalgte leverandører. Aktuelle leverandører bes om å gi pristilbud i norske kroner med mva. spesifisert. Pristilbudet skal omfatte alle leverandørens utgifter knyttet til oppdraget, så som lønn, reiser og ferdig trykte rapporter. 1.5 Kontraktsperiode Oppstart av Prosjektet vil senest være 1. november 2016 og skal avsluttes ultimo februar Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet samt: - Vedlegg 1 Kravspesifikasjon 1.7 Kunngjøring Direkte invitasjon sendes aktuelle leverandører 1.8 Tilleggsopplysninger Dersom en leverandør finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Alle skriftlige henvendelser med svar fra oppdragsgiver vil anonymiseres og kunngjøres øvrige leverandører. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig. Skriftlige henvendelser om tilleggsopplysninger og evt. feil merkes «Anbud Evaluering av styring og ledelse i VR» og sende oppdragsgivers kontaktperson per epost. 1.9 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig art. Opplysninger om slik rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres elektronisk til alle aktuelle leverandører. Konkurransegrunnlag Prosjektledelse av Evaluering av styring og ledelse i Værnesregionen 4

16 Side Tidsplan Planlagt uke Aktivitet Uke 34 Invitasjonen sendt til tilbydere Uke 37 Tilbudsfrist Uke 38 Intervju av leverandører og foreslått prosjektleder Uke 40 Tilbudsevaluering og valg av tilbud Uke 41 Kontraktsinngåelse Uke 43 Oppstart av kontrakt Det understrekes at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 2 Krav til leverandørene 2.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling Dokumentasjonskrav Skatteattest (ikke eldre enn 6 mnd) Merverdiavgiftsattest (ikke eldre enn 6 mnd) Leverandøren skal ha et fungerende HMS-system HMS-egenerklæring 2.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Firmaattest 2.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren må ha erfaring med utredninger som er relevante for dette oppdraget, dvs. styring og ledelse i offentlig forvaltning. Det forutsettes at prosjektlederen og prosjektdeltakerne som det framlegges dokumentasjon for skal være nøkkelpersoner i gjennomføringen av oppdraget. Prosjektleder/prosjektdeltakere som omfattes av tilbudet kan kun erstattes med personer med tilsvarende kompetanse. Skifte av personell kan kun skje etter oppdragsgivers samtykke. Dokumentasjonskrav Leverandøren skal vedlegge en liste over de viktigste relevante leveransene de siste 2 år der de aktuelle medarbeiderne har vært prosjektledere eller vært sentrale medarbeidere (oppgi kontaktperson for evt referansesjekk). Opplysninger om kapasitet og kvalifikasjoner (CV) for personer som vil være sentrale i arbeidet med oppdraget. Beskrivelse av organisasjonen til leverandøren og oversikt over eventuelle underleveranser, samt beskrivelse av eventuelle samarbeidsparter/underleverandører sin kompetanse. Konkurransegrunnlag Prosjektledelse av Evaluering av styring og ledelse i Værnesregionen 5

17 Side 6 3 Krav til ytelsen og tildelingskriterier 3.1 Kravsspesifikasjon/leveransebeskrivelse Generelt om leveransen Se også vedlegg 1 Kravspesifikasjon. Leveransen består av prosjektledelse, utforming av del- og sluttrapport og forslag til ny organisasjonsmodell for sikrer god styring og ledelse i Værnesregionen i henhold til følgende vedtatte mandat og prosjektmål for prosjektet Evaluering av styring og ledelse i Værnesregionen: Mandat - Evaluere dagens modell for styring og ledelse ut i fra prosjektets målsettinger: o Gi rom for handlekraftig og effektiv ledelse sett fra vertskommunens side o Gi rom for tilstrekkelige påvirkningsmuligheter for samarbeidskommunene o Skape gode delegasjonsrutiner som ikke hindrer den fleksibilitet som skal ligge i bunn i interkommunale samarbeid o Sikre demokratisk styring i tråd med kommunelovens bestemmelser - Prosjektet skal munne ut i en fagrapport og et forslag til evt. ny modell for styring og ledelse i Værnesregionen. Prosjektmål Evaluere dagens styringslinjer og organisasjonsmodell for VR innenfor et vertskommunesamarbeid etter kommunelovens 28 i Værnesregionen, samt å foreslå ny modell for en fremtidsrettet organisasjon. Mål: - Foreslå en styringsmodell som gir vertskommunen mulighet til å utøve en handlekraftig ledelse med nødvendig påvirkningsmulighet i egen organisasjon - Foreslå en styringsmodell som gir samarbeidende kommuner tilstrekkelig innsikt og påvirkningsmulighet overfor vertskommunen. Evaluere politiske og administrative beslutningsprosesser, herunder analyse av rasjonalitet i prosessene, hastighet og forutsigbarhet både for vertskommunen og deltagerkommunene. Evaluere om det legges til rette for demokratiske prosesser og ivaretagelse av autonomien for kommunene. Mål: Foreslå tydelige styringslinjer som er handlekraftige innenfor: - Administrativt, ned til enhetsnivå hvor det skilles mellom vertskommunen og samarbeidende kommuner. - Politisk, opp til den enkelte kommunes øverste politiske ledelse, kommunestyret Etablere gode delegasjonsrutiner som ikke hindrer den fleksibilitet som skal ligge til grunn i interkommunale samarbeid Gjennomførings- og leveringstidspunkt Prosjektet skal utføres i perioden 1. november 2016 til 28. februar 2017 og sluttrapport med forslag til modell for styring og ledelse i Værnesregionen legges frem ved prosjektets slutt. Rapporten og prosjektet skal presenteres i Regionrådet av prosjektleder etter dette. Konkurransegrunnlag Prosjektledelse av Evaluering av styring og ledelse i Værnesregionen 6

18 Side Kontrakt Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontraktsvilkår. 3.2 Tildelingskriteriene Bare tilbud som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget, herunder kravspesifikasjonen, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildeling av kontrakt skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Tildelingskriterier Vekting 1. Oppdragsløsning Pris Kompetanse/erfaring 10 fra evaluering av styring og ledelse i offentlig sektor Sum Tildelingskriterium 1 - Oppdragsløsning Oppdragsgiver ønsker en operasjonalisering av hvordan leverandøren vil løse oppdraget. Det legges vekt på: Hvordan tilbudet har besvart de sentrale elementene og problemstillingen i kravspesifikasjonen, samt de avgrensninger og forutsetninger som er satt som ramme for oppdraget. Leverandørens evne til å tilnærme seg oppdraget på en prosessuell og veiledende måte som skal bidra til læring for deltakere, læring mellom aktører og ulike forvaltningsnivå (lokalt/regionalt og nasjonalt) inkludert læring for andre kommuner/regionsamarbeid. Leverandøren må oppgi kilder/informantgrupper som antas benyttet i oppdragsløsningen, samt grunngi hvorfor disse er valgt. Leverandøren må også gi en beskrivelse av opplegg for erfaringsutveksling og delrapporter samt gi en beskrivelse av sluttleveransen, jfr. vedlegg 1 Kravspesifikasjonen. Som grunnlag for tildelingskriterium 1 vurderes leverandørens beskrivelse av valgt løsning av oppdraget kvalitativt sammen med påfølgende intervju hvor leverandørens prosjektleder og evt. andre sentrale prosjektmedarbeidere skal delta. På grunn av prosjektets tidsbegrensning er det avgjørende at prosjektansvarlig, kontaktperson og leverandørens prosjektleder/-medarbeidere kommuniserer godt Tildelingskriterium 2 - Pris Pris vil bli vurdert ut fra hva som iht. vedlagte kravspesifikasjon vil bli levert innenfor rammen. Pris skal oppgis som totalkostnad for prosjektet hvor mva. synliggjøres. Pris skal inneholde alle leverandørens kostnader i henhold til konkurransegrunnlagets pkt Konkurransegrunnlag Prosjektledelse av Evaluering av styring og ledelse i Værnesregionen 7

19 Side Tildelingskriterium 3 - Kompetanse Leverandørens erfaring med tilsvarende utredninger ut over minimumskrav gir tillegg etter de kriteriene for utvelgelse og ellers med følgende vektlegging: Oppdragsgiver vil vektlegge at arbeidet skal ledes, og analysearbeidet utføres av personer med høy relevant kompetanse, helst også med realkompetanse fra lignende oppdrag. Tilbudet skal oppgi en oversikt over hvor mange arbeidstimer som er lagt inn i tilbudet, samt et anslag på hvordan dette fordeler seg mellom nøkkelpersoner, og eventuelt andre bidragsytere. Tilbudet skal vedlegges CV for å belyse kompetansen til hver av nøkkelpersonene i prosjektet. Oppdragsgiver ser positivt på et eventuelt samarbeid mellom flere miljø. 4 Regler for gjennomføring av konkurransen og krav til tilbud 4.1 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen reguleres av lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Denne anskaffelsens anslåtte verdi er under den nasjonale terskelverdi på kr ekskl. mva. og er fritatt fra kunngjøringsplikten. Konkurransen gjennomføres etter forskriftens alminnelige bestemmelser (del I) og de bestemmelsene som følger av dette konkurransegrunnlag. 4.2 Anbudskonkurranse Konkurransen vil bli gjennomført som en begrenset anbudskonkurranse. Forhandlinger er ikke tillatt. Leverandøren oppfordres til å gi sitt beste tilbud. 4.3 Offentlighet Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. Offentleglova av nr inntil valg av leverandør er bestemt. Leverandørene skal også levere en utgave av eget tilbud hvor det som anses å være leverandørens forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 4.4 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. Forskrift om offentlige anskaffelser 3-6, jf. forvaltningsloven Innlevering av tilbud og tilbudsutforming Tilbudet skal være skriftlig, datert og underskrevet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Det skal leveres tilbud sammen med èn kopi i lukket forsendelse, enten direkte eller Konkurransegrunnlag Prosjektledelse av Evaluering av styring og ledelse i Værnesregionen 8

20 Side 9 per post. Evt kopi hvor leverandørens forretningshemmeligheter er sladdet skal leveres i tillegg til det ovenstående. Det skal leveres elektronisk kopi av tilbudet på et vanlig elektronisk lagringsmedium. Ved innlevering skal det følge med et tilbudsbrev (følgebrev) som skal være datert og signert av bemyndiget person hvor det skal tydelig fremgå: - Virksomhetens navn - Adresse - Organisasjonsnummer - Kontaktperson med e-postadresse og telefonnummer - Eventuelle forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet. Tilbudet skal merkes Anbudskonkurranse Styring og ledelse i VR, og sendes/leveres til: Værnesregionen c/o Stjørdal kommune Postboks 133, Kjøpmannsgt Stjørdal Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Tilbudet skal besvares i følgende rekkefølge: 1. Aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold plasseres under dette punktet. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering framgå. 2. Prosjektbeskrivelse som angitt i kravspesifikasjonen. Følgende skal vedlegges tilbudsbrevet 1. Skatteattest for merverdiavgift fra skattefogden og skatteattest for skatt og arbeidsgiveravgift fra kemner/kommunekasserer (ikke eldre enn 6 mnd) 2. HMS-egenerklæring 3. Dokumentasjon på leverandørens juridiske stilling (firmaattest) 4. Faglige kvalifikasjoner Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. 4.6 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere de uten kontakt med leverandørene. Forbehold og avvik skal referere til aktuelle punkt i konkurransegrunnlaget og tas inn i tilbudsbrevet, jf. omtalen i punkt 2.4. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. Konkurransegrunnlag Prosjektledelse av Evaluering av styring og ledelse i Værnesregionen 9

21 Side Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom - Tilbudet avvises - Samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for hvorfor tilbudet er avvist eller forkastet. 4.8 Alternative tilbud og minstekrav Alternative tilbud aksepteres ikke. 4.9 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget hvis dette ikke er eksplisitt nevnt i konkurransegrunnlaget Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg tilbudet i 30 dager regnet fra tilbudsfristens utløp Tilbakekalling eller endring av tilbudet Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristen løper ut. Tilbakekalling av tilbud skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og må tilfredsstille samtlige formalkrav Kostnader Leverandøren svarer selv for kostnader i forbindelse med utarbeiding, levering og oppfølging av tilbudet Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud. 5 Vedlegg Vedlegg 1 Kravspesifikasjon Vedlegg 2 Forprosjektplan Vedlegg 3 Kontraktsvilkår Vedlegg 4 HMS-egenerklæringsskjema Vedlegg 5 Tilbudsskjema Konkurransegrunnlag Prosjektledelse av Evaluering av styring og ledelse i Værnesregionen 10

22 Side 1 Kravspesifikasjon Anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del II for kjøp av Prosjektledelse for prosjektet Evaluering av styring og ledelse i Værnesregionen For levering til Værnesregionen Saksnummer: 2016/ Utlyst: Til forhåndsutvalgte leverandører Tilbudsfrist: XX. september 2016 Postadresse: Værnesregionen v/stjørdal kommune Postboks 133 Kjøpmannsgt Stjørdal Telefon: Epost: postmottak@stjordal.kommune.no Internett: Kravspesifikasjon Prosjektledelse av Evaluering av styring og ledelse i Værnesregionen

23 Side 2 Kravspesifikasjon Evaluering av styring og ledelse i Værnesregionen (VR) 1. Bakgrunn Et hovedformål med lovfestingen av vertskommunemodellen (2007) var å tilby en mer hensiktsmessig lovregulering av interkommunalt samarbeid om lovpålagte individrettede tjenester. I motsetning til de etablerte samarbeidsformene som var hjemlet i kommuneloven på dette tidspunktet skulle vertskommunemodellen gjøre det forsvarlig å overføre beslutningsmyndighet til interkommunalt organ, også for oppgaver som medfører offentlig myndighetsutøvelse. For å ivareta demokratiske og rettssikkerhetsmessige hensyn har de nye samarbeidsmodellene etter vertskommuneregelverket innebygde mekanismer for at deltagerkommunene kan delta i politikkutforming og ivareta egne interesser på en annen måte enn ved mer tradisjonelle samarbeidsmodeller basert på kjøp og salg av tjenester mellom kommunene. Kommuneloven (KL) skiller mellom to hovedmodeller for vertskommunesamarbeid: Administrativt vertskommunesamarbeid (KL 28 1-b) Vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt nemnd (KL 28 1-c) Valg av modell henger nøye sammen med hvilke typer oppgaver det skal samarbeides om. I kommuneloven angis det at saker som ikke er av prinsipiell betydning kan legges til administrativt vertskommunesamarbeid. I KMDs veileder til regelverket er slike saker nærmere presisert til å gjelde kurante saker som i stor grad er regelstyrt og der det er liten grad av skjønn. Dersom det skal delegeres til vertskommunen å treffe vedtak i saker av prinsipiell betydning, må vertskommune med felles folkevalgt nemnd velges. Etter at lovendringen trådte i kraft har kartlegginger vist at kommunene i all hovedsak velger administrativt vertskommunesamarbeid (KL 28 1-b) når det initieres vertskommunesamarbeid. I VR er det gjort vedtak om en politisk styringsstruktur som gjør regionen til en nasjonal pioner når det gjelder bruk av vertskommune med nemnd og VR er også ledende i omfanget av administrative samarbeidsområder. I VR er det valgt å opprette vertskommunesamarbeid med folkevalgte nemnder for deler av oppvekstfeltet og deler av helse og omsorg. Dette er sentrale velferdsoppgaver for kommunene som kjennetegnes av at det både fattes myndighetsvedtak/enkeltvedtak og at det kan oppstå saker/problemstillinger av prinsipiell karakter. Kommunene i VR ønsker i noe varierende grad et tett og forpliktende samarbeid om disse oppgavene, samtidig som alle de deltakende kommunene skal sikres innflytelse og politisk styring gjennom samarbeidet. I VR er det i stor grad Stjørdal kommune som i dag innehar vertskommunerollen. Malvik kommune er vertskommune for to av regionens administrative samarbeid, Skatteoppkrever og Arbeidsgiverkontroll. Arbeidsgiverkontrollen er en større enhet bestående av 15 Kommuner i Trøndelagsfylkene hvor kommunene i VR igjen er deltakere. Dette samarbeidet er derfor ikke et rent VR anliggende og kan ikke styres som øvrige interkommunale samarbeid. Modellen som er valgt i Værnesregionen kan beskrives som en sentralisert modell som innebærer: Kravspesifikasjon Prosjektledelse av Evaluering av styring og ledelse i Værnesregionen

24 Side 3 Delegasjon av både politisk og administrativ vedtakskompetanse fra kommunestyrene til politiske nemnder og administrativt til vertskommunerådmannen. Variabel deltakelse fra forskjellige kommuner i de ulike vertskommuneordningene Folkevalgt nemnd fatter politiske vedtak på delegerte oppgaveområder og iht. samarbeidsavtale Regionrådet har vedtakskompetanse og skal ivareta overordnet politisk koordinering og interessepolitikk på alle områder som ikke omfattes av nemndene, og uten vedtakskompetanse på områder som er delegert til de til enhver tid gjeldende nemndene Vertskommunerådmannen er delegert myndighet til å fatte beslutninger i drift av alle samarbeider under VR. 2. Værnesregionens organer I de ulike organene i VR er det i varierende grad delegert formell myndighet, og nedenfor er det forsøkt oppsummert representasjon og funksjon i de ulike råd, utvalg og funksjoner. Kommunale organer (Kommunestyre, Formannskap og utvalg) er ikke berørt da disse har det overordnede ansvaret for all kommunal virksomhet. Regionråd Valgte medlemmer er kommunenes ordførere og en representant fra opposisjonen eller fra formannskapet for øvrig fra hver av de representerte kommunene. Ikke representativt sammensatt. Politisk nemnd Valgte medlemmer fra hvert kommunestyre. Tilnærmet representativt sammensatt, men antallet fra hver kommune er avtalefestet og utgår ikke direkte fra innbyggertall eller partitilhøringhet. Politisk arbeidsutvalg Sammensatt av leder av Regionråd, nestleder av regionråd og ordfører fra den største vertskommunen (Stjørdal) og sekretariatet i Værnesregionen. Ikke representativt sammensatt og har liten, til dels ingen delegert myndighet. Arbeidsutvalg Sammensatt av Rådmenn i de samarbeidende kommunene og to representanter fra arbeidstakerorganisasjonene. Kollegialt organ med delegert beslutningsmyndighet i saker innenfor budsjettrammene uten prinsipiell betydning. Vil i praksis være det organet som samlet best kan likestilles med rådmannsfunksjonen i en enkelt kommune. Fagråd Enhetsledere Samhandling Sammensatt av etatssjefer og nøkkelpersoner innen for de to store samarbeidsområdene i VR, Omsorg og oppvekst. Rådgivende organ uten direkte delegert myndighet. Pådriver for nye utviklingsprosjekter og drift innenfor vedtatte rammer i VR. Ansatte i vertskommunen med ordinær delegert myndighet innen eget fagfelt. Rapporterer til rådmann i vertskommunen gjennom linjen som i enkelte fagområder ligger under vertskommunens etatsstruktur. Kravspesifikasjon Prosjektledelse av Evaluering av styring og ledelse i Værnesregionen

25 Side 4 Ansatte i vertskommunen og med ansvar for koordinering og oppfølging innenfor områdene omsorg og oppvekst inklusive utviklingsansvar for nye samarbeidsfelt i disse. Sekretariat Ansatte i vertskommunen med ansvar for tilrettelegging for råd og utvalg, regional utvikling, interessepolitiske saker og med utviklingsansvar for nye samarbeidsfelt. Sekretariatsleder er administrativ leder for regionrådet. I relasjonene mellom disse etablerte organisasjonsstrukturene kan det oppstå tilfeller hvor styring og ledelse blir utfordret når samarbeidet er av et visst volum. Spesielt gjelder dette den enkelte kommunes påvirkningsmulighet i etablerte avtalefestede samarbeider. Når en kommune ikke lenger direkte kan påvirke egne oppgaver eller budsjettføringer, kan kommunens autonome styringsrett og styringsplikt føles krevende å håndheve. Dette gjelder både for vertskommunen og for de deltakende kommunene. I utvikling av nye avtalefestede samarbeider er det få til ingen problemer med direkte innflytelse da dette i stor grad dreier som om å etablere gode enheter for tjenesteproduksjon, noe VR har lang erfaring med. Kurskorrigering underveis er således den største opplevde utfordringen. 3. Formål med evalueringen av styring og ledelse i Værnesregionen Blant andre Fylkesmannen i Sør-Trøndelag har betegnet VR som nasjonalt utstillingsvindu for interkommunale samarbeid. VR har kommet svært langt i å ta i bruk overordnede formelle samarbeid og også i det å ta i bruk bestemmelsene i Kommunelovens 28 om vertskommune med politisk nemnd for å løse kommunal tjenesteproduksjon, uten formell kommunesammenslåing. Gjennom blant annet arbeidet med kommunereformen i VR er det avdekket at styring og ledelse i komplekse interkommunale samarbeid er krevende når volum på samarbeidet og tjenesteproduksjonen når et visst nivå. Dette medfører igjen behov for å se på de formelle strukturer som er etablert i et nytt lys. Det er en uttalt målsetting at samarbeidene i VR i denne omgang kun skal evalueres i et overordnet styrings- og ledelsesperspektiv og ikke ned på tjenestenivå. Tjenesteproduksjonen i VR er stort sett god og vil bli evaluert som en del av det enkelte samarbeids avtalefestede evalueringsprosess. En evaluering av det pågående samarbeidet vil ha interesse i både et lokalt/regionalt perspektiv og i et nasjonalt perspektiv da denne styringsmodellen etter signalene om ny kommunelov vil stå igjen som det eneste reelle alternativet for overordnet politisk og administrativt samarbeid ut over individuell organisering som frittstående kommune. En hovedmålsetting med evalueringen vil derfor være å bidra med kunnskap om vertskommune som styringsløsning for interkommunalt samarbeid. Fra å ha full råderett og styring med egne ressurser i egen kommune er det gjennom delegasjonsvedtak i hvert kommunestyre overført mye formell myndighet til interkommunale organer etter Kommunelovens 28 Vertskommunesamarbeid. Likevel er ansvaret og beslutningsmyndigheten i årsbudjett, økonomiplan og regnskap tillagt kommunestyret selv og kan derfor ikke delegeres videre etter kommuneloven. Styringslinjer og beslutningsprosesser i egen kommune er historisk sett godt innarbeidet i Norge, men når delvis myndighet delegeres ut av egen kommune til en vertskommune følger det av delegasjonen at man samtidig avstår fra en del direkte påvirkning. Dette gjelder spesielt i en situasjon hvor samarbeidsformen forutsetter likelydende Kravspesifikasjon Prosjektledelse av Evaluering av styring og ledelse i Værnesregionen

26 Side 5 overordnede vedtak i i alle de samarbeidende kommunestyrer. De overordnede økonomiske beslutningene i interkommunale samarbeid vil derfor i stor grad fortsatt være knyttet til det enkelte kommunestyret og det er ikke i nevneverdig grad mulig å gjennomføre delegasjon av myndighet i slike anliggender. VR har over tid utviklet seg til å bli en kompleks organisasjon som leverer tjenester både innen tjenesteproduksjon (både lovpålagte og ikke lovpålagte tjenester) og administrative støttefunksjoner. Med over 190 årsverk utgjør organisasjonen i omfang tilnærmet det man kan finne i mange andre mindre kommuner i Norge. Likevel styres regionen på mange måter kollegialt via rådmannsutvalget (AU) og ikke representativt sammensatte organer som Regionrådet (med lik representasjon fra alle kommuner). Det er i VR også etablert samarbeid med Politisk nemnd, og disse har direkte og utvidet delegert myndighet da de til en viss grad er representativt valgt fra hver kommune. Likevel er heller ikke politisk nemnd sammensatt gjennom forholdstallsvalg, men gjennom avtalevalg som resultat av den enkelte samarbeidsavtale innen feltet. Dette medfører at enkelte av kommunene ikke har et antall representanter som man kunne forvente om det hadde vært gjennomført direkte valg. Beslutningsmyndighet er på mange områder som nevnt delegert, men i alle overordnede saker, spesielt av økonomisk art, er det det enkelte kommunestyre som selv har beslutningsmyndigheten. Dette kan føre til at det fattes avvikende vedtak mellom de ulike kommunestyrene, og dette er ikke forenlig med modellen som er valgt for samarbeidet. I slike situasjoner vil man kunne komme til at saker må til regional behandling i flere runder før endelig og likelydende vedtak kan fattes. Slike behandlingsrunder medfører en forsinkelse og kan også påvirke det ønskede resultatet direkte og indirekte på en måte som ikke er etter intensjonen med samarbeidet. Perspektivene i denne evalueringen varierer fra vertskommunens effektivitet og styringsevne til deltakerkommunens behov for påvirkning og innflytelse. I tillegg vil det enkelte avgivende kommunestyre ha behov for demokratisk kontroll og påvirkning i en slik grad at lokaldemokratiet styrkes og i det minste ikke svekkes. 4. Nærmere spesifikasjon av oppdraget 4.1. Mandat for utredningen Evaluere dagens modell for styring og ledelse ut i fra prosjektets målsettinger: Gi rom for handlekraftig og effektiv ledelse sett fra vertskommunens side Gi rom for tilstrekkelige påvirkningsmuligheter for samarbeidskommunene Skape gode delegasjonsrutiner som ikke hindrer den fleksibilitet som skal ligge i bunn i interkommunale samarbeid Sikre demokratisk styring i tråd med kommunelovens bestemmelser Prosjektet skal munne ut i en sluttrapport og et forslag til ny modell for styring og ledelse i Værnesregionen i det tilfellet at evaluator finner at dagens løsning ikke er den optimale for interkommunale samarbeid etter kommunelovens 28. Kravspesifikasjon Prosjektledelse av Evaluering av styring og ledelse i Værnesregionen

27 Side Prosjektmål for utredningen Evaluere dagens styringslinjer og organisasjonsmodell for VR innenfor et vertskommunesamarbeid etter kommunelovens 28. Mål: - Foreslå en styringsmodell som gir vertskommunen mulighet til å utøve en handlekraftig ledelse med nødvendig påvirkningsmulighet i egen organisasjon - Foreslå en styringsmodell som gir samarbeidende kommuner tilstrekkelig innsikt og påvirkningsmulighet overfor vertskommunen. Evaluere politiske og administrative beslutningsprosesser, herunder analyse av rasjonalitet i prosessene, hastighet og forutsigbarhet både for vertskommunen og deltagerkommunene. Evaluere om det legges til rette for demokratiske prosesser og ivaretagelse av autonomien for alle kommuner i samarbeidet. Mål: Foreslå tydelige styringslinjer som er handlekraftige innenfor: - Administrativt, ned til enhetsnivå hvor det skilles mellom vertskommunen og samarbeidende kommuner. - Politisk, opp til den enkelte kommunes øverste politiske ledelse, kommunestyret Etablere gode delegasjonsrutiner som ikke hindrer den fleksibilitet som skal ligge til grunn i interkommunale samarbeid Læringspunkter for Værnesregionen og generelle suksesskriterier Gjennom evalueringen er det ønskelig at evaluator oppsummerer sterke og svake sider ved dagens styringsløsning i Værnesregionen, samt peker på aktuelle endringer som kan foretas innenfor rammene som gis av lov og forskrift. Ved avgivelse av sluttrapport er det ønskelig at evaluator gjør en konkret vurdering av om dagens ordning bør videreføres eller foreslå ny modell for politisk og administrativ styring. Dette bør gjøres ut fra de erfaringer som er høstet i VR, utfordringsbilde for kommunene, erfaringer høstet gjennom arbeidet med kommunereformen samt egenskaper og erfaringer med alternative styringsordninger. Det er videre ønskelig at evaluator avleder og drøfter generelle begrensinger og muligheter relatert til de utfordringer som er funnet i VR relatert til styring og ledelse i et effektivitetspespektiv kontra demokratiske påvirkningsmuligheter. Arbeidet må ta utgangspunkt i de føringer som er gitt gjennom lov og forskrift som regulerer de ulike samarbeidene i VR Administrativ styring og en handlekraftig organisasjon I en løsning med vertskommune med en blanding av politisk nemnd og administrative samarbeider, vil rådmannen og øvrig administrasjon i vertskommunen ivareta flere roller. Vertskommunerollen innebærer regionalt oppgaveansvar overfor alle kommunestyrene og alle innbyggerne i deltakerkommunene, samtidig som rådmann og administrasjonen skal ivareta oppgaver overfor egen Kravspesifikasjon Prosjektledelse av Evaluering av styring og ledelse i Værnesregionen