Følgeevaluering av bruk av vertskommune med folkevalgt nemnd i Værnesregionen

Transkript

1 IINTERKOMMUNALT SAMARBEID MELLOM KOMMUNENE FROSTA-MALVIK-SELBU-TYDAL-MERÅKER-STJØRDAL I VÆRNESREGIONEN KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse Forskriftens del I og del II (for anskaffelser med verdi under EØS-terskelverdi og uprioriterte tjenester) for kjøp av utredningsoppdrag: Følgeevaluering av bruk av vertskommune med folkevalgt nemnd i Værnesregionen Utlyst på Doffin: Tilbudsfrist: , kl.12 Værnesregionen v/stjørdal kommune Postadresse: Kjøpmannsgt. 9, Postboks 133, 7501 Stjørdal Tlf. : Mobiltlf.: E-post: postmottak@varnesregionen.no

2 1. GENERELL BESKRIVELSE 1.1. Oppdragsgiver Værnesregionen på kortform VR - ble etablert i VR er et samarbeidsorgan mellom kommunene Frosta, Meråker, Malvik, Selbu, Stjørdal og Tydal og er organisert iht kommunelovens 27., men er ikke etablert som egen juridisk enhet. VR har sine hovedoppgaver knyttet til tjenestesamarbeid, regional utvikling og interessepolitikk. For mer informasjon om VR, se: Kommunene Stjørdal, Meråker, Selbu, Tydal i VR har inngått avtale om interkommunalt samarbeid om legevakt, noen helse/omsorgstjenester og barnevern. Frosta kommune deltar også i interkommunalt samarbeidet med disse kommunene om barnevern. Det er opprettet én nemnd for hver av de nevnte tjenesteområder; Legevakt 11 medlemmer, Helse/Omsorg 11 medlemmer, Barnevern 15 medlemmer. Det er gjennomgående representasjon fra kommunene i de tre nemndene og møter avholdes i hovedsak på samme dag. Stjørdal kommune er vertskommune. VR ønsker at det gjennomføres følgeevaluering av bruk av vertskommune med folkevalgte nemnder. VR v/stjørdal kommune er oppdragsgiver for dette prosjektet. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Postadresse: E-post: Asbjørn Brenne Postboks 133, 7501 Stjørdal postmottak@varnesregionen.no Telefon: / Anskaffelsens formål Ny politisk styringsstruktur i VR ved bruk av vertskommune med folkevalgt nemnd gjør regionen til en nasjonal pilot. Følgeevalueringen av det pågående samarbeidet vil ha interesse i både et lokalt/regionalt perspektiv og i et nasjonalt perspektiv. En hovedmålsetting med evalueringen vil derfor være å bidra med kunnskap om vertskommune med folkevalgt nemnd som styringsløsning for interkommunalt samarbeid. Nærmere utdypingen av formålet, hovedperspektiver m.m. ligger i vedlagte kravspesifikasjon for oppdraget Kontraktens omfang Anskaffelsens omfang følger forskriftens del I og del II, og har etter dette en verdi under EØSterskelverdi for varer og tjenester for offentlige anskaffelser (kr. 1,6 mill eks. mva). Side 2 av 15

3 Leverandør bes om å gi et pristilbud i norske kroner og med mva. spesifisert. Pristilbudet skal omfatte alle utgifter knyttet til oppdraget, så som lønn, reiser, og ferdig trykte rapporter. Leveransen skal i sin helhet formidles på norsk. Mer informasjon om anskaffelsens formål og problemstillinger er tatt inn i vedlegg 1, Kravspesifikasjon Kontraktsperiode Oppstart vil være ca. 1. februar 2013 (påvirkes av når første møte avholdes for politiske nemnder og prosjektets oppstart) og avsluttes medio april Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet samt Vedlegg 1 Kravspesifikasjon 1.6. Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i Doffin. Se Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Anbudskonkurranse PN i VR, og sendes til oppdragsgivers kontaktperson per e-post Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres elektronisk på DOFFIN. Side 3 av 15

4 1.9. Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i Doffin Frist for mottak av tilbud , kl. 12 Evaluering av mottatte tilbud Uke 51/12-1/13 Valg av leverandør og varsling til øvrige tilbydere Uke 51/12-1/13 Klagefrist Uke 2/13 Det understrekes at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 2. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1. Anskaffelsesprosedyre Denne avtalen inngås i hht. lov om offentlige anskaffelser av 16. Juli 1999 og gjeldende Forskrift om offentlig anskaffelser av 7. april 2006 nr Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse. Anskaffelsesprosedyren tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud. Prosedyren gjennomføres i samsvar med forskrift om offentlige anskaffelser del I og II, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget Offentlighet Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. Offentleglova av nr inntil valg av leverandør er bestemt. Leverandørene skal levere en utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. Forskrift om offentlige anskaffelser 3-6, jf. forvaltningsloven 13. Side 4 av 15

5 2.4. Innlevering av tilbud og tilbudsutforming Tilbudet skal være skriftlig, datert og underskrevet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Det skal leveres tilbud sammen med èn kopi i lukket forsendelse, enten direkte eller per post. I tillegg skal det leveres elektronisk kopi av tilbudet på et vanlig elektronisk lagringsmedium. Elektronisk kopi skal være uten virus. Tilbudet merkes Anbudskonkurranse PN i VR, og sendes/leveres til: Værnesregionen c/o Stjørdal kommune Postboks 133, Kjøpmannsgt. 9, 7501 Stjørdal Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Tilbudet skal besvares i følgende rekkefølge: 1. Aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold plasseres under dette punktet. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering framgå. 2. Prosjektbeskrivelse som angitt i kravspesifikasjonen. Følgende skal vedlegges tilbudsbrevet 1. Skatteattest for merverdiavgift fra skattefogden og skatteattest for skatt og arbeidsgiveravgift fra kemner/kommunekasserer (ikke eldre enn 6 mnd) 2. HMS-egenerklæring 3. Dokumentasjon på leverandørens juridiske stilling (firmaattest) 4. Faglige kvalifikasjoner Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere de uten kontakt med leverandørene. Forbehold og avvik skal referere til aktuelle punkt i konkurransegrunnlaget og tas inn i tilbudsbrevet, jf. omtalen i punkt 2.4. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom Side 5 av 15

6 - Tilbudet avvises - Samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for hvorfor tilbudet er avvist eller forkastet Alternative tilbud og minstekrav Alternative tilbud aksepteres ikke Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg tilbudet i 30 dager regnet fra tilbudsfristens utløp Tilbakekalling eller endring av tilbudet Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristen løper ut. Tilbakekalling av tilbud skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og må tilfredsstille samtlige formalkrav Kostnader Leverandøren ansvarer selv for kostnader i forbindelse med utarbeiding, levering og oppfølging av tilbudet Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud. 3. KVALIFIKASJONSKRAV 3.1. Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling Dokumentasjonskrav Skatteattest (ikke eldre enn 6 mnd) Merverdiavgiftsattest (ikke eldre enn 6 mnd) Leverandøren skal ha et fungerende HMS-system HMS-egenerklæring Side 6 av 15

7 3.2. Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Firmaattest 3.3. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren må ha erfaring med utredninger som er relevante for dette oppdraget, dvs. følgeforskning. Det forutsettes at prosjektlederen og prosjektdeltakerne som det framlegges dokumentasjon for skal være nøkkelpersoner i gjennomføringen av oppdraget. Prosjektleder/prosjektdeltakere som omfattes av tilbudet kan kun erstattes med personer med tilsvarende kompetanse. Skifte av personell kan kun skje etter oppdragsgivers samtykke. Leverandøren skal vedlegge en liste over de viktigste relevante leveransene de siste 2 år der de aktuelle medarbeiderne har vært prosjektledere eller vært sentrale medarbeidere (oppgi kontaktperson for evt referansesjekk). Opplysninger om kapasitet og kvalifikasjoner (CV) for personer som vil være sentrale i arbeidet med oppdraget. Beskrivelse av organisasjonen til leverandøren og oversikt over eventuelle underleveranser, samt beskrivelse av eventuelle samarbeidsparter/underleverandører sin kompetanse 4. KRAV TIL YTELSEN OG TILDELINGSKRITERIER 4.1. Kravspesifikasjon Se vedlegg Tildelingskriteriene Bare tilbud som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget, herunder kravspesifikasjonen, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildeling av kontrakt skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Side 7 av 15

8 Tildelingskriterier Vekting 1. Oppdragsløsning Pris Kompetanse/erfaring fra 20 følgeevaluering/ressursinnsats Sum 100 Tildelingskriterium nr 1: Oppdragsløsning (oppgaveforståelse og metode) Oppdragsgiver ønsker en operasjonalisering av hvordan leverandøren vil løse oppdraget. Det legges vekt på: Hvordan tilbudet har besvart de sentrale elementene og problemstillingen i kravspesifikasjonen, samt de avgrensninger og forutsetninger som er satt som ramme for oppdraget. Leverandørens evne til å tilnærme seg oppdraget på en prosessuell og veiledende måte som skal bidra til læring for deltakere, læring mellom aktører og ulike forvaltningsnivå (lokalt/regionalt og nasjonalt) inkludert læring for andre kommuner/regionsamarbeid. Leverandøren må oppgi kilder/informantgrupper som antas benyttet i oppdragsløsningen, samt grunngi hvorfor disse er valgt. Leverandøren må også gi en beskrivelse av opplegg for erfaringsutveksling og delrapporter samt gi en beskrivelse av sluttleveransen, jfr. vedlegg 1 Kravspesifikasjonen. Tildelingskriterium nr 2: Pris Vil bli vurdert ut fra total ramme for opplegget sammenholdt med hva som iht. vedlagte kravspesifikasjon vil bli levert innenfor rammen. Pris skal oppgis som totalpris for hele oppdraget, inkludert merverdiavgift, og pristilbud på ev tilleggstimer. Tildelingskriterium nr 3: Kompetanse, erfaring fra følgeevaluering og ressursinnsats Oppdragsgiver vil vektlegge at arbeidet skal ledes, og analysearbeidet utføres av personer med høy relevant kompetanse, helst også med realkompetanse fra lignende oppdrag. Tilbudet skal oppgi en oversikt over hvor mange arbeidstimer som er lagt inn i tilbudet, samt et anslag på hvordan dette fordeler seg mellom nøkkelpersoner, og eventuelt andre bidragsytere. Tilbudet skal vedlegges CV for å belyse kompetansen til hver av nøkkelpersonene i prosjektet. Tilbudets ryddighet og lesbarhet/tilgjengelighet. Side 8 av 15

9 Oppdragsgiver ser positivt på et eventuelt samarbeid mellom flere miljø. 5. OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 5.1. Registrering av tilbud Tilbudene påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil oppdragsgiver skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt Tilbudsåpning Tilbudsåpningen vil ikke være offentlig Avvisning pga forhold ved leverandøren Oppdragsgiver plikter å avvise leverandører dersom forhold som følger av Forskrift om offentlig anskaffelser første ledd foreligger. Oppdragsgiver kan avvise leverandører dersom forhold som følger av Forskrift om offentlig anskaffelser andre ledd bokstav a-d foreligger Avvisning pga forhold ved tilbudet Oppdragsgiver plikter å avvise tilbud dersom forhold som følger av Forskrift om offentlig anskaffelser første ledd bokstav a-f foreligger. Oppdragsgiver kan avvise tilbud dersom forhold som følger av Forskrift om offentlig anskaffelser andre ledd bokstav a-d foreligger. 6. AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 6.1. Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med kontrakt er inngått menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Side 9 av 15

10 Det gis en klagefrist på 7 dager. Når klagefristen er utløpt vil oppdragsgiver inngå kontrakt. 7. PRISTILBUD Leverandøren bes om å gi et pristilbud i norske kroner og med mva spesifisert. Pristilbudet skal omfatte alle utgifter knyttet til oppdraget, så som lønn, reiser, møtedeltakelse og ferdig trykt rapport. 8. KONTRAKT Det vil bli utarbeidet en kontrakt for arbeidet i henhold til Statens standardkontrakt for oppdragsforskning Værnesregionen Asbjørn Brenne sekretariatsleder Side 10 av 15

11 Vedlegg 1 Kravspesifikasjon Følgeevaluering av bruk av vertskommune med folkevalgte nemnd i Værnesregionen kravspesifikasjon Bakgrunn Et hovedformål med lovfestingen av vertskommunemodellen (2007) var å tilby en mer hensiktsmessig lovregulering av interkommunalt samarbeid om lovpålagte individrettede tjenester. I motsetning til de etablerte samarbeidsformene som var hjemlet i kommuneloven på dette tidspunktet skulle vertskommunemodellen gjøre det forsvarlig å overføre beslutningsmyndighet til interkommunalt organ, også for oppgaver som medfører offentlig myndighetsutøvelse. For å ivareta demokratiske og rettssikkerhetsmessige hensyn har de nye samarbeidsmodellene etter vertskommuneregelverket innebygde mekanismer for at deltagerkommunene kan delta i politikkutforming og ivareta egne interesser på en annen måte enn ved mer tradisjonelle samarbeidsmodeller basert på kjøp og salg av tjenester mellom kommunene. Kommuneloven (KL) skiller mellom to hovedmodeller for vertskommunesamarbeid: Administrativt vertskommunesamarbeid (KL 28 1-b) Vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt nemnd (KL 28 1-c) Valg av modell henger nøye sammen med hvilke typer oppgaver det skal samarbeides om. I kommuneloven angis det at saker som ikke er av prinsipiell betydning kan legges til administrativt vertskommunesamarbeid. I KRDs veileder til det nye regelverket er slike saker nærmere presisert til å gjelde kurante saker som i stor grad er regelstyrt og der det er liten grad av skjønn. Dersom det skal delegeres til vertskommunen å treffe vedtak i saker av prinsipiell betydning, må vertskommune med felles folkevalgt nemnd velges. Etter at lovendringen trådte i kraft har kartlegginger vist at kommunene i all hovedsak velger administrativt vertskommunesamarbeid (KL 28 1-b) når det initieres vertskommunesamarbeid. Ny politisk styringsstruktur I Værnesregionen er det gjort vedtak om en ny politisk styringsstruktur som gjør regionen til en nasjonal pioner når det gjelder bruk av vertskommune med nemnd. I Værnesregionen (VR) er det valgt å opprette en vertskommune med tre folkevalgte nemnder for hhv. barnevern, legevakt og helse/omsorg. Dette er sentrale velferdsoppgaver for kommunene som kjennetegnes av at det både fattes myndighetsvedtak/enkeltvedtak og at det kan oppstå saker/problemstillinger av prinsipiell karakter. Gjennom valget av denne samarbeidsmodellen har kommunene Tydal, Selbu, Meråker, Frosta og Stjørdal markert at de ønsker et tett og forpliktende samarbeid om disse oppgavene, samtidig som kommunene skal sikres innflytelse og politisk styring gjennom samarbeidet. Stjørdal er vertskommune for alle de tre oppgaveområdene og nemndene. Modellen som er valgt i Værnesregionen kan beskrives som en sentralisert nemndsmodell som innebærer: Delegasjon av både politisk og administrativ vedtakskompetanse fra kommunestyrene til de tre nemndene Samling av vertskommuneansvar til én vertskommune (Stjørdal) Side 11 av 15

12 Variabel deltakelse fra forskjellige kommuner i de ulike vertskommuneordningene Folkevalgt nemnd fatter politiske vedtak på delegerte oppgaveområder og iht. samarbeidsavtale Regionrådet består og skal ivareta overordnet politisk koordinering og interessepolitikk på alle områder som ikke omfattes av nemndene, og uten beslutningsansvar på områder som er delegert til de aktuelle nemndene Formål med evalueringen av politiske nemnder En evaluering av det pågående samarbeidet vil ha interesse i både et lokalt/regionalt perspektiv og i et nasjonalt perspektiv. En hovedmålsetting med evalueringen vil derfor være å bidra med kunnskap om vertskommune med folkevalgt nemnd som styringsløsning for interkommunalt samarbeid. Evalueringen skal tjene to formål: For det første skal den svare på hvor godt den valgte styringsløsningen fungerer med de oppgaveområder og med den organisering som er valgt i Værnesregionen. Evalueringen skal gi grunnlag for å vurdere endringsbehov og om den valgte styringsordningen skal videreføres i Værnesregionen etter kommunevalget i Evalueringen skal legges opp som en følgeevaluering hvor det skilles mellom erfaringer underveis i evalueringsperioden og erfaringer ved avslutningen av oppdraget i første halvdel av For det andre skal evalueringen redegjøre for generelle betingelser for at en slik styringsløsning skal kunne fungere og peke på fordeler og ulemper med en slik løsning sammenlignet med alternative samarbeidsmodeller. En drøfting av generelle læringspunkter og suksesskriterier vil være av verdi for andre kommuner som vurderer vertskommune med nemnd som styringsløsning for interkommunalt samarbeid. Nærmere spesifikasjon av oppdraget Det forventes at oppdragstaker knytter evalueringen til følgende fem hovedperspektiver: 1. Læringspunkter for Værnesregionen og generelle suksesskriterier Gjennom evalueringen er det ønskelig at evaluator oppsummerer sterke og svake sider ved dagens styringsløsning i Værnesregionen, samt peker på aktuelle endringer som kan foretas. Det er ønskelig at det legges opp til dialog om erfaringer og tiltak underveis i evalueringsperioden. Erfaringer som kartlegges i evalueringsperioden skal formidles til oppdragsgiver fortløpende og det skal legges fram minst 3 delrapporter i perioden med forslag til eventuelle endringer, jfr. de fem hovedperspektiver i evalueringen beskrevet i denne kravspesifikasjonen. Ved avgivelse av sluttrapport er det ønskelig at evaluator gjør en konkret vurdering av om ordningen bør videreføres. Dette bør gjøres ut fra de erfaringer som er høstet i Værnesregionen, utfordringsbilde for kommunene, samt egenskaper og erfaringer med alternative styringsordninger. Side 12 av 15

13 Det er videre ønskelig at evaluator avleder og drøfter generelle begrensinger og muligheter ved bruk av vertskommune med nemnd, med tanke på råd og veiledning overfor andre kommuner. Arbeidet med praktiske læringspunkter og generelle suksesskriterier bør skje i lys av foreliggende veileder om vertskommunemodellen fra KRD. 2. Politisk styring og demokratisk forankring Et ankepunkt mot interkommunalt samarbeid generelt er at det innebærer indirekte demokrati. Et interkommunalt samarbeid, uansett samarbeidsform, innebærer at den enkelte kommunestyre avgir beslutningsmyndighet og styringsmuligheter og at den demokratiske koblingen mellom de som styrer og de som blir styrt dermed blir svekket. Vertskommune med folkevalgt nemnd opphever heller ikke denne grunnleggende innvendingen, men innebærer samtid et forsøk på i større grad å sikre politisk innflytelse på oppgaveløsning enn ved annet interkommunalt samarbeid. Det samme gjør samkommunemodellen som nylig ble innarbeidet som lovlig samarbeidsmodell i kommuneloven. Et kjernespørsmål i evalueringen blir derfor å frambringe kunnskap om hvordan de politiske representantene opplever og ivaretar sin politiske styringsrolle i den folkevalgte nemnda. Det krever en nærmere informasjonsinnhenting og vurdering av flere forhold, blant annet: Nemndenes oppgaver og myndighet, herunder en vurdering av hva den politiske styringsrollen i de ulike nemndene består i, hvordan nemndene opptrer som politiske organ på ulike saksfelt, hvilke hensyn som ivaretas, betingelser for lokal og regional samordning etc. Rekruttering til nemndene, herunder vurdering av nemndenes størrelse og forankring i kommunestyrene, hvilken type kompetanse som bør være representert, samt vurdering av fordeler og ulemper med gjennomgående representasjon på de aktuelle oppgaveområdene Rutiner for rapportering og samordning mot hhv. kommunestyrene, regionrådet, andre vertskommuneordninger i Værnesregionen og eksterne samhandlingspartnere Administrativ støtte og praktiske arbeidsbetingelser for de politiske nemndene Representantene fra vertskommunen (Stjørdal), samarbeidskommunene, regionrådet og viktige samhandlingspartnere kan ha ulike oppfatninger og vurderinger av disse forholdene. Det er ønskelig at eventuelle ulikheter i perspektiver blir dokumentert og drøftet. I vurderingen av betingelsene for politisk styring er det viktig å anlegge et dynamisk perspektiv. Egenskapene ved den valgte styringsmodellen bør vurderes i lys av at det kan oppstå endringer i det regionale samarbeidsbehovet for den enkelte kommune. Følgende problemstillinger bør vies særskilt oppmerksomhet: Mulighetene for politisk styring av kommunenes oppfølging av Samhandlingsreformen og det samlede interkommunale samarbeidet om helse og omsorg Grad av fleksibilitet og evt. endringsbehov i gjeldende styringsmodell dersom det er ønskelig å utvide den politiske styringen til nye oppgavefelt Konsekvenser for den politiske styringen av variabel deltakelse i samarbeidet, herunder spørsmålet om fleksibel deltakelse oppleves som en kvalitet eller en ulempe ved den valgte styringsmodellen Side 13 av 15

14 Etter vurdering av de ulike problemstillingene vil det være viktig å drøfte hvordan den politiske styringen på best mulig måte kan reguleres og ivaretas i forhold til vertskommunen og samarbeidskommunene. Endringsbehov i etablerte samarbeidsavtaler skal vurderes nærmere. 3. Innbyggerperspektivet Innbyggernes relasjoner til vertskommunesystemet kan ses fra (minst) to synsvinkler. Den første gjelder innbyggerne som brukere av de kommunale tjenestene/saksbehandling som vertskommunen med nemnd har ansvar for. En viktig problemstilling i evalueringen blir å vurdere om innføringen av samarbeidsmodellen innebærer et bedret tilbud overfor brukerne på de aktuelle områdene. Det gjelder kvaliteten på tjenestene som ytes direkte overfor sluttbruker, men også om den nye strukturen legger til rette for en styrket saksbehandlings- og rettssikkerhetsfunksjon. Det er ønskelig at evaluator dokumenterer og vurderer innbyggernes bruk av etablerte klageordninger for de interkommunale ordningene. Etablerte systemer for brukermedvirkning bør gjennomgås og vurderes. Den andre synsvinkelen gjelder innbyggerne som demokratisk borger innenfor det geografiske området som den interkommunale samarbeidsordningen omfatter. Sammenlignet med oppgaveløsning i regi av egen kommune kan interkommunalt samarbeid innebære en mer kompleks og uoversiktlig ansvars- og styringsordning. Evaluator skal på denne bakgrunn gjøre en vurdering av behovet for informasjon til innbyggerne og evt. tiltak for å sikre en god innbyggerdialog. 4. Administrativ og faglig styring I en løsning med vertskommune med politisk nemnd vil rådmannen og øvrig administrasjon i vertskommunen ivareta flere roller. Vertskommunerollen innebærer regionalt oppgaveansvar overfor alle kommunestyrene og alle innbyggerne i deltakerkommunene, samtidig som rådmann og administrasjonen skal ivareta oppgaver overfor egen kommune og innbyggere. Det innebærer et komplekst sett av relasjoner, hvor det kan oppstå gråsoner og behov for rolleavklaring. Evaluator skal beskrive og vurdere de rutiner som er etablert for ledelse og organisering av det administrative og faglige arbeidet, med særlig fokus på følgende spørsmål: Er den administrative og faglige myndighet tilstrekkelig definert, synliggjort og forstått blant involverte aktører? Er det foretatt en god grensedragning mellom politisk/administrativ styring og administrativ /faglig styring, herunder tilstrekkelige og gode rutiner for samhandling og dialog mellom: - Rådmannen i vertskommunen og politikere i nemndene? - Rådmann og faglig leder av de regionale fellestjenestene i vertskommunen? - Rådmannen i vertskommunen og rådmennene i deltagerkommunene? Er det lagt til rette for tilfredsstillende økonomistyring og rapportering fra fellestjenestene, sett fra vertskommunen og deltakerkommunenes side? Også for den administrative styringen bør det gjøres vurderinger av robusthet i forhold til evt. nye oppgaver eller endringer i den geografiske deltakelsen i samarbeidet. 5. Beslutningseffektivitet og gevinstrealisering Side 14 av 15

15 Det er ønskelig at evaluator gjør en vurdering av den nye styringsløsningens betydning for beslutningseffektivitet og gevinstrealisering på de konkrete oppgaveområder hvor nemndene er tillagt ansvar. Særskilt oppmerksomhet bør vies etablerte fellestjenester og styringsorganer for oppfølging av Samhandlingsreformen. Faglig tilnærming og gjennomføring Evalueringen skal i første rekke rettes mot de politiske nemndene og rådmannen i vertskommunen. Kommunestyrene, den administrative ledelsen i deltakerkommunene, ledere av fellestjenestene legevakt, barnevern, samhandlingsleder, leder av forvaltningskontoret, leder av Værnesregionen DMS og tillitsvalgte trekkes inn i nødvendig grad. Oppdragsgiver ønsker at evaluator skal gjennomføre prosjektet i nært samråd med en styringsgruppe som er sammensatt med sekretariatsleder, samhandlingsleder, rådmannen i vertskommunen, Fylkesmannen i Sør-Trøndelag, Fylkesmannen i Nord-Trøndelag og KS. Som nevnt i pkt. 1 skal det legges til rette for dialog om erfaringer og tiltak underveis i evalueringsperioden. Det forutsettes at evaluator deltar på inntil 15 møter i hhv. styringssgruppen (inntil 5 møter) og politiske nemnder (inntil 10 møter), samt bidrar på ett erfaringsseminar ved aktuell milepæl i evalueringsperioden. Evalueringen skal startes opp 1.februar 2013 og være avsluttet innen 1. mars Evaluator legger fram skriftlig sluttrapport i 30 eksemplarer + PDF-versjon ved avslutningen av oppdraget, senest 1.april Evaluator skal delta i oppsummeringsseminar i medio april 2015 for å presentere sluttrapporten og formidle erfaringer. Side 15 av 15