ÅMLI KOMMUNE Møteinnkalling Utval: Møtestad: ARBEIDSMILJØUTVALET Rådhuset Dato: 14.09.2015 Tidspunkt: 08:30 Forfall for politisk valte medlemmar vert å melde til Åmli kommune sitt informasjonssenter på telefon 37 18 52 00. Forfall for medlemmar frå lag og organisasjonar må ordnast innan laget/organisasjonen. Varafolk møter berre etter spesiell innkalling.
SAKSLISTE: Saksnr.: PS 15/12 PS 15/13 PS 15/14 PS 15/15 PS 15/16 PS 15/17 Innhald: Godkjenning av protokoll frå forrige møte Arbeidstid og spisepauser i Åmli kommune Arbeidstid og gjeldende ordning med sommertid Risiko- og sårbarhetsanalyse for omorganiseringen Strukturelle endringer - samlesak på stillingsreduksjoner Strukturelle endringer i forhold til forhold til administrasjonsavdelingen (rådmannens stab i ny organsisasjonsmodell) PS 15/18 Budsjettregulering pr. august 2015
PS15/12Godkjenningavprotokollfråforrigemøte
ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING Utv.saksnr: Møtedato: Utval: 15/13 14.09.2015 Arbeidsmiljøutvalet 15/31 14.09.2015 Administrasjonsutvalet 15/56 14.09.2015 Formannskapet 24.09.2015 Kommunestyret Arkivref: 2015/641-1 Saksbeh.: Trine Krossbekk Agersborg, Rådgjevar Avdeling: Administrasjonsavdelinga Dir.tlf.: 37185208 E-post: trine.krossbekk.agersborg@amli.kommune.n o Saksordførar: # Arbeidstid og spisepauser i Åmli kommune RÅDMANNEN SITT FRAMLEGG: Arbeidstid for ansatte som har vanlig dagarbeidstid er fortsatt fra kl. 08.00 15.30 fra 15.09. til og med 14.05. (vintertid på 8 måneder) og fra kl. 08.00 15.00 i tidsrommet 15.05. til og med 14.09. (sommertid på 4 måneder). Ansatte med vanlig dagarbeidstid har fortsatt 20 minutters betalt spisepause i løpet av arbeidsdagen. Alle ansatte skal være tilgjengelig i forhold til henvendelser på telefon og besøk så langt det er praktisk mulig. Sikringsbestemmelsen i Hovedtariffavtalen kap. 1 pkt. 4.2.1 binder kommunen, det kan derfor ikke vedtas politisk å endre kontoradministrasjonens arbeidstid. Saksnr: 2015/641-1 Dato: 08.07.2015 Saksframlegg: Arbeidstid og spisepauser i Åmli kommune Side 1 av 3
SAKSVEDLEGG GENERERT I INNKALLING: 1 KS advokat Erna Larsens utredning til Lyngdal kommune SAKSVEDLEGG SOM LIGG PÅ NETTSIDA: Store saksvedlegg til saken blir lagt under Politikk og Dokument og linkar til politisk arbeid på kommunens nettside www.amli.kommune.no Til denne saka er det følgjande slike vedlegg: Ingen ANDRE SAKSDOKUMENT: Ingen. KORT OM SAKA: 18.6.2015 ble følgende vedtatt i kommunestyret: For å effektivisere driften gjennom økt produksjon, avvikles ordningen med at alle ansatte som hovedregel har betalt matpause. I Åmli kommune har ansatte med vanlig dagarbeidstid (kontoradministrasjon m.m.) arbeidstid fra kl. 08.00 15.30 i tidsrommet 15.09. 14.05 (vintertid 8 måneder) og fra kl. 08.00 15.00 i tidsrommet 15.05. 14.09. (sommertid 4 måneder). Ansatte som har vanlig dagarbeidstid har 20 minutters betalt spisepause i løpet av arbeidsdagen og skal være tilgjengelig for henvendelser på telefon og besøk så langt det er praktisk mulig. Kommunens sentralbord er betjent under spisepauser. Alle ansatte i Åmli kommune får betalt spisepause. I Åmli kommunes Arbeidsreglement kap 7 står følgende: Arbeidstakar som har spisepausa inkludert i arbeidstida må vere på arbeidsplassen og må kunne utføre tenester for publikum under spisepausa i den grad dette er praktisk mogleg. Ordningen gjelder nyansatte også. Alle ansatte som har 20 minutters betalt spisepause må også utvise fleksibilitet i forhold til når det er mulig å ta spisepausen i løpet av arbeidsdagen. Dette kan medføre at spisepause må legges til andre tidspunkt i arbeidsdagen når det er besøk eller oppgaver som må utføres på tidspunkter hvor det er planlagt spisepause. Både arbeidsgiver og den enkelte ansatte har et ansvar for å planlegge arbeidsdagen slik at det er mulig å få lagt inn en 20 minutters spisepause i løpet av arbeidsdagen/vakten. Går den ansatte ut og for eksempel. spiser på cafe, bakeri eller private ærend i spisepausa må dette føres som fravær i fleksitidsregnskapet eller føres som avspasering (minustid). Spisepausen er inkludert i arbeidstidsordningen i Åmli kommune. Vi har også tilfredsstillende spiserom i alle avdelinger. MERKNADER/VURDERING: Ved tariffrevisjonen i 1986 ble det avtalt en generell arbeidstidsreduksjon innen KS-området. I den sammenheng ble det avtalt en sikringsbestemmelse som sa at ingen skulle få lengre arbeidstid som følge av arbeidstidsreduksjonen. l tillegg lå det fra gammelt av en egen sikringsbestemmelse for kontoradministrasjonens arbeidstid som kommer til uttrykk i dagens pkt 4.2.1, som lyder: Kontoradministrasjonens ordinære arbeidstid skal være den som nå gjelder i den enkelte kommune, dog ikke ut over hva som følger av pkt. 4.2. Advokat i KS ( kommunenes sentralforbund) Erna Larsen utredet en lignende sak for Lyngdal kommune fra 2012. Med tillatelse fra Larsen og Lyngdal kommune legges utredningen ved denne saken. Vi har også fått en annen utredning fra en anonym kommune i en identisk sak som ikke blir gjengitt. Saksnr: 2015/641-1 Dato: 08.07.2015 Saksframlegg: Arbeidstid og spisepauser i Åmli kommune Side 2 av 3
Larsen skriver i sin utredning for Lyngdal kommune følgende ( gjengitt i kursiv): Denne sikringsbestemmelsen (HTA kap 4 2.1) medførte at alle bedre ordninger enn 37,5 timers arbeidstid på kontoret pr. uke som var praktisert, og eventuelt bygget på lokal særavtaler for kontoradministrasjonen, i realiteten ble tariffmessig låst til den som var praktisert lokalt i 1986. Som følge av hjemmelen for å inngå lokal særavtale i 1980 ble fjernet fra tariffavtalen, vil lokale parter i dag ikke kunne inngå en lokal protokoll som har den konsekvens at netto arbeidstid for kontoradministrasjonen endres. Dette følger av Hovedavtalen del A 4-5 første ledd som uttaler at lokal særavtale bare kan inngås med hjemmel i sentral tariffavtale eller for å regulere lokale forhold som ikke er regulert. Bestemmelser i lokal særavtale som strider mot sentral tariffavtale er ugyldig. Kommunen må også likebehandle sine ansatte. Det er ikke anledning til å forskjellsbehandle mellom de nytilsatte og de som allerede er det. Ut ifra de rådene andre kommuner har fått i nær identiske saker vil kommunen trolig tape en eventuell sak om den skulle bli fremmet for arbeidsretten. KS anbefaler derfor disse kommunene å ikke gjøre endringer i forhold til dagens ordning med at 20 minutters spisepause ( og hvor den ansatte skal være tilgjengelig) er medregnet i arbeidstiden. Etter en vurdering basert på utdrag av brev til en annen kommune (fortrolig informasjon da spørsmålene i denne konkrete saken ikke er prøvd for arbeidsretten) er det overveiende sannsynlig at det heller ikke her er adgang til å endre dagens ordning med 20 minutters betalt spisepause til ubetalt spisepause og legge den til arbeidstiden. KS advokat Erna Larsen skriver i sin vurdering at arbeidstiden ikke kan endres, men man kan lokalt inngå en prøvetidsordning gjennom avtale med arbeidstakerorganisasjonene. Denne ordningen vil da vare ut avtaleperioden. Dette krever enighet lokalt. Åmli kommune kan eventuelt be KS-advokatene om en juridisk vurdering i forhold til aktuelt vedtak her i kommunestyret i Åmli. Men man finner det lite hensiktsmessig å bruke tid og ressurser på dette da de andre kommunene har fått nær identiske saker vurdert. Saksnr: 2015/641-1 Dato: 08.07.2015 Saksframlegg: Arbeidstid og spisepauser i Åmli kommune Side 3 av 3
ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING Utv.saksnr: Møtedato: Utval: 15/14 14.09.2015 Arbeidsmiljøutvalet 15/32 14.09.2015 Administrasjonsutvalet 15/57 14.09.2015 Formannskapet 24.09.2015 Kommunestyret Arkivref: 2015/641-2 Saksbeh.: Trine Krossbekk Agersborg, Rådgjevar Avdeling: Administrasjonsavdelinga Dir.tlf.: 37185208 E-post: trine.krossbekk.agersborg@amli.kommune.n o Saksordførar: # Arbeidstid og gjeldende ordning med sommertid RÅDMANNEN SITT FRAMLEGG: Ordningen med sommertid for kontoradministrasjonen vil vedvare i henhold til sikringsbestemmelsen i HTA (hovedtariffavtalen) kap 1 4 punkt 4.2.1. Saksnr: 2015/641-2 Dato: 20.08.2015 Saksframlegg: Arbeidstid og gjeldende ordning med sommertid Side 1 av 2
SAKSVEDLEGG GENERERT I INNKALLING: Ingen. SAKSVEDLEGG SOM LIGG PÅ NETTSIDA: Store saksvedlegg til saken blir lagt under Politikk og Dokument og linkar til politisk arbeid på kommunens nettside www.amli.kommune.no Til denne saka er det følgjande slike vedlegg: Ingen ANDRE SAKSDOKUMENT: Ingen. KORT OM SAKA: Kommunestyret vedtok den 18.06.2015 følgende: Arbeidstiden for ansatte i Åmli kommune må harmoniseres med normal totalarbeidstid gjennom hele året, dvs. sommertid må jobbes inn i vinterhalvåret. I Åmli kommune har ansatte med vanlig dagarbeidstid (kontoradministrasjon m.m.) arbeidstid fra kl. 08.00 15.30 i tidsrommet 15.09. 14.05 (vintertid 8 måneder) og fra kl. 08.00 15.00 i tidsrommet 15.05. 14.09. (sommertid 4 måneder). Ordningen med sommertid ble innført av daværende ordfører Gunnar Halvorsen rundt 1978 / 1979. Det har vært vanskelig å oppdrive dokumenter fra den tid, det er rettet en forespørsel til Aust-Agder museum og arkiv. Tidligere Rådmann, Bjarte Nordås, som begynte i Åmli kommune i 1979 har gitt oss opplysningene om innføringen. MERKNADER/VURDERING: Saken har vært sendt til KS (kommunenes sentralforbund) til juridisk vurdering. Spesialrådgiver Kine Moland Brox skriver følgende: Med bakgrunn i den informasjon vi har mottatt er min vurdering at den såkalte sikringsbestemmelsen i HTA kap 1 4 punkt 4.2.1 innebærer at det ikke foreligger adgang til endring av sommertid/vintertid. Denne bestemmelsen lyder: «Kontoradministrasjonens ordinære arbeidstid skal være den som nå gjelder i den enkelte kommune, dog ikke ut over hva som følger av punkt 4.2». Utgangspunktet etter denne bestemmelsen er altså at arbeidstiden per i dag skal være den arbeidstiden som ble innført ved arbeidstidsreduksjonen 1. januar 1987, da denne bestemmelsen kom inn i HTA. Avgjørende for om bestemmelsen i 4.2.1 får anvendelse eller ikke, er den historiske bakgrunnen. Du har opplyst at ordningen ble innført av ordføreren rundt 1978. Det er således altså ikke adgang for kommunestyret til å endre denne ordningen. Hva gjelder sommertid/vintertid, vil det heller ikke være adgang til å innføre en annen ordning for nyansatte. Lignende saker har vært oppe i andre kommuner også, nevner Flekkefjord og Lyngdal kommuner. Sakene er ikke prøvd for arbeidsretten, men vurdert juridisk av KS advokater. Konklusjonen syntes allerede å være klar i forhold til spørsmålene rundt dagens ordning med sommer- og vintertid. Her er det et klart råd fra KS at en omlegging slik kommunestyrets vedtak tilsier vil være tariffstridig. Det er da som nevnt heller ikke adgang til å innføre en annen ordning for nyansatte. Saksnr: 2015/641-2 Dato: 20.08.2015 Saksframlegg: Arbeidstid og gjeldende ordning med sommertid Side 2 av 2
ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING Utv.saksnr: Møtedato: Utval: 15/15 14.09.2015 Arbeidsmiljøutvalet 15/33 14.09.2015 Administrasjonsutvalet Saksordførar: # Arkivref: 2014/895-46 Saksbeh.: Trine Krossbekk Agersborg, Rådgjevar Avdeling: Administrasjonsavdelinga Dir.tlf.: 37185208 E-post: trine.krossbekk.agersborg@amli.kommune.n o Risiko- og sårbarhetsanalyse for omorganiseringen RÅDMANNEN SITT FRAMLEGG: Risiko og sårbarhetsanalysen blir vedtatt slik den foreligger. Saksnr: 2014/895-46 Dato: 31.08.2015 Saksframlegg: Risiko- og sårbarhetsanalyse for omorganiseringen Side 1 av 2
SAKSVEDLEGG GENERERT I INNKALLING: 1 Risiko- og sårbarhetsanalyse for omorganiseringen/ omstillingen SAKSVEDLEGG SOM LIGG PÅ NETTSIDA: Store saksvedlegg til saken blir lagt under Politikk og Dokument og linkar til politisk arbeid på kommunens nettside www.amli.kommune.no Til denne saka er det følgjande slike vedlegg: Ingen ANDRE SAKSDOKUMENT: Ingen. KORT OM SAKA: Krav om risikovurdering i en omstillingsprosess finner vi i Arbeidsmiljølovens 3-1 første ledd, 3-1 andre ledd bokstav d) og e), 4 2 (c og e), 4-2 (3) samt Internkontrollforskriftens 5 andre ledd nr 6 og nr 7. Arbeidsmiljøloven pålegger både arbeidsgiver og arbeidstakere plikter ved omstillinger. Arbeidsgiver har plikt til å informere og involvere arbeidstakerne i omstillingsprosesser og endring som er av betydning for arbeidsmiljøet og de ansattes arbeidssituasjon. Ansatte har plikt til å ta ansvar for å vurdere sin egen og kollegaers arbeidssituasjon og å aktivt medvirke i arbeidet med å forebygge belastninger og forbedre arbeidsmiljøet. Åmli kommune har en egen rutine for endring og omstillingsprosesser som er godkjent av arbeidstilsynet. Risikovurderingen er foretatt i henhold til prosedyre for Risiko- og sårbarhetsanalyse i Åmli kommune og ved bruk av hjelpeskjema med handlingsplan (vedlagt). Risiko- og sårbarhetsanalysen har blitt foretatt av en arbeidsgruppe jfr. Prosedyre for gjennomføring av Risiko- og sårbarhetsanalyser i Åmli kommune. Arbeidsgruppen har bestått av Rådmann Christina Ødegård, Plan- og næringsleder Kristin Mood, Hovedverneombud Normann Sivertstøl og rådgiver Trine K Agersborg. Det er foretatt en enkel risikovurdering av hva som kan skje, hvor alvorlige konsekvensene kan bli, og hvor sannsynlig det er at noe går galt, og hva som kan gjøres for å forebygge og redusere risiko. MERKNADER/VURDERING: Tiltak som er viktige for å redusere risikoen ved omstillingsprosessen / omorganiseringsprosessen er informasjon, åpenhet og involvering. Rådmannen vil bruke den vedtatte kommunikasjonsstrategien og bruke de informasjonskanaler som finnes for å nå ut med informasjon til de ansatte i kommunen. Vi har følgende informasjonskanaler; ansattportalen, hjemmesiden og gruppa for ansatte i Åmli kommune på Facebook. Lederne får informasjon på mail og i ledermøter. Enhetslederne må informere sine ansatte i avdelingsmøter hvor det kan stilles spørsmål om prosessen. Det blir tatt opp med tillitsvalgtapparatet på jevnlige informasjons- og drøftingsmøter med arbeidstakerorganisasjonene. Rådmannen vil også kalle inn til ekstra informasjonsmøter ved behov. Vernetjenesten vil også få informasjon på sine møter. Hovedverneombudet blir innkalt på møter ved behov. Saksnr: 2014/895-46 Dato: 31.08.2015 Saksframlegg: Risiko- og sårbarhetsanalyse for omorganiseringen Side 2 av 2
Skjema 2C - Risikoanalyse med handlingsplan Virksomhet/bygg: Åmli kommune Risikoanalyse dato: 31.08.2015 Analyseområde: Omstilling Deltagere: Christina Ødegård Rådmann, Kristin Mood P/N-leder, Normann Sivertstøl HVO, Trine K Agersborg - rådgiver Revisjonsdato: Nr* Trussel/uønsket hendelse/ observasjon Risiko før tiltak* Frist Utført Risiko etter tiltak* Tiltak Prioritet Kostnad Ansvarlig S K Dato Dato S K 1 2 Sykefravær i ledergruppen Sykefravær som følge av omorganiseringen 3 3 9 Informasjon Åpenhet i prosessen Involvering Dialog 2 1 2 Informasjon Åpenhet Løpende Rådmannen 3 3 9 Løpende Enhetsleder 2 1 2 3 4 Oppsigelse som følge av omstillingen blant lederne Oppsigelse som følge av omstillingen generelt 3 1 3 Ta oppsigelsen til etterretning Løpende Rådmannen 3 1 3 3 1 3 Ta oppsigelsen til etterretning Løpende Enhetsleder 3 1 3 5 6 7 8 Forsinkelse i prosessen Tap av motivasjon for direkte berørte Jobbutilfredshet for direkte berørte Rettslig tvist ved uenighet om krav på stilling 3 2 6 Informasjon Løpende 2 2 4 Dialog Rådmann Åpenhet Tillitsvalgte inn i prosessen 3 6 Informasjon Løpende 3 2 6 2 Åpenhet i prosessen Rådmann Involvering Dialog 3 2 6 Åpenhet Løpende Rådmann 3 2 6 Dialog Ivaretagelse 2 3 6 Dialog med tillitsvalgte og berørte i prosessen Løpende Rådmannen 2 3 6 og de tillitsvalgte 9 Opplevelse av stress for de direkte berørte 2 3 6 Ivaretagelse Dialog Bedriftshelsetjenesten med oppfølging Løpende Rådmannen 2 2 4 10 Usikkerhet om framtiden 4 2 8 Informasjon Åpenhet Dialog Ivaretagelse Løpende Rådmannen 4 2 8 *(Ved bruk av faktor 1-3 for sannsynlighet og konsekvens er Risikotall 1-2 Grønn, Risikotall 3-4 Gul og Risikotall 6-9 Rød) *( Ved bruk av faktor 1-5 for sannsynlighet og konsekvens er Risikotall 1-4 Grønn, Risikotall 5-12 Gul og Risikotall 13-25 Rød) Skjema 2C - Risikoanalyse med handlingsplan
Skjema 2C - Risikoanalyse med handlingsplan Virksomhet/bygg: Åmli kommune Risikoanalyse dato: 31.08.2015 Analyseområde: Omstilling Deltagere: Christina Ødegård Rådmann, Kristin Mood P/N-leder, Normann Sivertstøl HVO, Trine K Agersborg - rådgiver Revisjonsdato: Nr* Trussel/uønsket hendelse/ observasjon Risiko før tiltak* Frist Utført Risiko etter tiltak* Tiltak Prioritet Kostnad Ansvarlig S K Dato Dato S K 11 Tjenestene påvirkes negativt 2 2 4 Informasjon Åpenhet Dialog Løpende Nærmeste leder 2 2 4 *(Ved bruk av faktor 1-3 for sannsynlighet og konsekvens er Risikotall 1-2 Grønn, Risikotall 3-4 Gul og Risikotall 6-9 Rød) *( Ved bruk av faktor 1-5 for sannsynlighet og konsekvens er Risikotall 1-4 Grønn, Risikotall 5-12 Gul og Risikotall 13-25 Rød) Skjema 2C - Risikoanalyse med handlingsplan
Skjema 2C - Risikoanalyse med handlingsplan Virksomhet/bygg: Åmli kommune Risikoanalyse dato: 31.08.2015 Analyseområde: Omstilling Deltagere: Christina Ødegård Rådmann, Kristin Mood P/N-leder, Normann Sivertstøl HVO, Trine K Agersborg - rådgiver Revisjonsdato: Nr* Trussel/uønsket hendelse/ observasjon Risiko før tiltak* Frist Utført Risiko etter tiltak* Tiltak Prioritet Kostnad Ansvarlig S K Dato Dato S K *(Ved bruk av faktor 1-3 for sannsynlighet og konsekvens er Risikotall 1-2 Grønn, Risikotall 3-4 Gul og Risikotall 6-9 Rød) *( Ved bruk av faktor 1-5 for sannsynlighet og konsekvens er Risikotall 1-4 Grønn, Risikotall 5-12 Gul og Risikotall 13-25 Rød) Skjema 2C - Risikoanalyse med handlingsplan
ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING Utv.saksnr: Møtedato: Utval: 15/16 14.09.2015 Arbeidsmiljøutvalet 15/34 14.09.2015 Administrasjonsutvalet 15/58 14.09.2015 Formannskapet 24.09.2015 Kommunestyret Arkivref: 2014/895-40 Saksbeh.: Terje Beruldsen, administrasjonsleiar Avdeling: Administrasjonsavdelinga Dir.tlf.: 37 18 52 02 E-post: terje.beruldsen@amli.kommune.no Saksordførar: # Strukturelle endringer - samlesak på stillingsreduksjoner RÅDMANNEN SITT FRAMLEGG: Følgende stillingsreduksjoner iverksettes: Pkt. 2 Pkt. 7 Avvikling av merkantil 40% stilling i Plan- og næringsavdelingen fra 01.09.2015. Årlig budsjettmessig innsparing er 238.500,- kr. 20% stilling innen vaskeri i omsorgsavdelingen videreføres ikke under forutsetning av at nåværende stillingsinnehaver tar ut pensjon 01.04.2016. Årlig budsjettmessig innsparing 125.000,- kr. Innsparingene legges inn som tiltak i rådmannens forslag til årsbudsjett for 2016 og økonomiplan for 2016-2019. Pkt. 3, 11 og 12, jfr. kommunestyrets vedtak i sak 2015/74 (strukturelle endringer i tjenesteenhetene) kan tidligst gjennomføres fra 01.08.2016 og disse tiltakene må vurderes og legges inn som egne tiltak i rådmannens forslag til årsbudsjett for 2016 og økonomiplan for 2016-2019. Pkt. 11 og 12: Under forutsetning av at nåværende elevprognoser for neste skoleår slår til, skal det gjennomføres stillingsreduksjoner i den størrelsesorden kommunestyrets vedtak i møte 18.06.2014 forutsetter. Saksnr: 2014/895-40 Dato: 27.08.2015 Saksframlegg: Strukturelle endringer - samlesak på stillingsreduksjoner Side 1 av 3
SAKSVEDLEGG GENERERT I INNKALLING: 1 Strukturelle endringer Plan- og næringsavdelinga 2 Omsorgsavdelinga - strukturelle endringer som omhandler stillingskutt 3 Skuleavdelinga - strukturelle endringar SAKSVEDLEGG SOM LIGG PÅ NETTSIDA: Store saksvedlegg til saken blir lagt under Politikk og Dokument og linkar til politisk arbeid på kommunens nettside www.amli.kommune.no Til denne saka er det følgjande slike vedlegg: Ingen ANDRE SAKSDOKUMENT: Særutskrift av sak 2015/74 fra kommunestyrets møte 18.06.2015 vedr. strukturelle endringer i tjenesteenhetene KORT OM SAKA: I kommunestyremøte 18.06.2015, sak 74, behandlet kommunestyret en samlesak på forslag til strukturelle endringer i tjenesteenhetene i Åmli kommune. I vedtaket fra kommunestyret er det forutsatt at alle punkt i vedtaket og som omhandler stillingskutt må opp som egne saker. Nåværende enheter og hvor det i kommunestyresak 2015/74 er vedtak om stillingsreduksjoner gjelder plan- og næringsavdelingen, omsorgsavdelinga og skoleavdelinga. Rådmannen har valgt å legge frem en samlesak på disse stillingsreduksjonene. Det må også påpekes at det ligger føringer i forhold til mulige stillingsreduksjoner i Avdelingen for funksjonshemmede ( dreie deler av tjenesten mot en miljøarbeidertjeneste, med mål om å redusere bemanningen på sikt ), Helse- og familieavdelingen ( se på muligheten til å samarbeide med en nabokommune om en legestilling/alternativt innenfor samfunnsmedisin/kommuneoverlege ) og NAV ( rådmannen går i dialog med NAV stat om å redusere en stilling med 30%, og omdisponerer lederressursen til en saksbehandlerressurs ved kontoret ). I forhold til de føringer som er vist til i avsnittet ovenfor må de nye enhetslederne og rådmannen komme tilbake med saker på mulige stillingsreduksjoner her når de aktuelle forhold er nærmere avklart. Noen av stillingsreduksjonene vil også ligge frem i tid. I den grad dette blir nærmere avklart allerede høsten 2015 må mulige stillingsreduksjoner meldes inn som tiltak i rådmannens forslag til årsbudsjett for 2016 og økonomiplan for 2016-2019. Det gjøres også oppmerksom på at sak om strukturelle endringer i forhold til administrasjonsavdelingen (rådmannens stab i ny organisasjonsmodell) fremmes som egen sak for AMU, Adm.utvalget, Formannskapet og Kommunestyret i september. MERKNADER/VURDERING: Notatene fra plan- og næringsleder, omsorgsleder og skoleleder/rektor er vedlagt saken. I forhold til disse tre enhetene er kommunestyrets vedtak om stillingsreduksjoner følgende: Plan- og næringsavdelingen: Pkt. 2 Avvikling av merkantil 40% stilling fra 1.9.2015. Årlig budsjettmessig innsparing ca. kr. 238.500,- Pkt. 3 Reduksjon av 60% stilling innenfor landbruk fra 1.8.2016. Årlig budsjettmessig innsparing ca. kr. 361.000,- Saksnr: 2014/895-40 Dato: 27.08.2015 Saksframlegg: Strukturelle endringer - samlesak på stillingsreduksjoner Side 2 av 3
Pleie- og omsorg: Pkt. 7 20% stilling innen vaskeri blir ikke videreført når vedkommende går av med pensjon 01.04.2016. Budsjettmessig innsparing ca. kr.125.000,-. Skole: Pkt. 11 Pkt 12 Skolen har overforbruk av assistenter. Bemanning av assistenter ved skolen reduseres tilsvarende behovet for Skoleåret 2015/2016. Budsjettmessig innsparing ca. kr. 70.000,-. Dersom prognosene vedrørende elevtallet ved skolen blir som forutsatt reduseres det med en stilling ved skolen fra skoleåret 2016/17. Budsjettmessig innsparing ca. kr. 600.000,-. Generell kommentar: I forhold til pkt. 2,3,7,11 og 12 ovenfor må det legges inn tiltak på forslagene til stillingsreduksjoner i rådmannens forslag til årsbudsjett for 2016 og økonomiplan for 2016-2019. Det vises også til de kommentarer og vurderinger enhetslederne har gitt i forhold til disse stillingsreduksjonene i vedleggene til denne saken. Slik rådmannen vurderer det vil det være mulig og realistisk at pkt. 7 (reduksjon med 20% innen vaskeri) kan gjennomføres fra 01.04.2016 forutsatt at aktuell arbeidstaker tar ut Avtalefestet pensjon. Pkt. 2 (avvikling av 40% merkantil stilling innen plan- og næring) mener også rådmannen det er mulig å gjennomføre når nåværende arbeidstaker slutter innen utgangen av august 2015. Det vil gå utover andre oppgaver som andre ansatte har i avdelingen, og som påpekt av plan- og næringsleder, men rådmannen vurderer likevel omleggingen som forsvarlig. Jord- og skogbruksrådgiverne må da overta de oppgaver som må videreføres i denne 40% saksbehandlerstillingen som nå spares inn. Som påpekt av plan- og næringsleder vil det da blir en klarere prioritering i forhold til lovpålagte oppgaver og mindre tid/ressurser i forhold til utviklingsoppgaver. Når det gjelder pkt. 3, 11 og 12 er situasjonen foreløpig mer uklar og dette er heller ikke eventuelle stillingsreduksjoner som kan gjennomføres før 01.08. 2016. Det vil da være tid til vurdere disse tiltakene nærmere og vurdere om det er realistisk å se for seg at det kan gjennomføres stillingsreduksjoner på disse tre tiltakene. I forhold til pkt. 3 om 60% reduksjon på landbruk fra 01.08.2016, under forutsetning av at det da blir ledig stilling, vil det helt klart gi et dårligere tilbud i forhold til landbruk og satsingen på å opprettholde og videreutvikle landbruket i kommunen. Plan- og næringsleder fraråder en slik reduksjon utfra konsekvensene det vil få og om det er mulig og ønskelig å foreta stillingsreduksjoner på dette fagfeltet vil i stor grad bli opp til de folkevalgte å ta stilling til. Når det gjelder pkt. 11 og 12 og mulige innsparinger på assistentressurser og en undervisningsstilling fra neste skoleår vises det til vedlagte notat fra skoleleder/rektor. Under forutsetning av at nåværende elevprognoser for neste skoleår slår til kan det trolig gjennomføres stillingsreduksjoner i den størrelsesorden kommunestyrets vedtak i møte 18.06.2015 forutsetter. Men eksakt behov og mulige bemanningsmessige innsparinger vil være avhengig av at det ikke skjer store endringer i forhold til de elevprognoser skolen har på nåværende tidspunkt. Saksnr: 2014/895-40 Dato: 27.08.2015 Saksframlegg: Strukturelle endringer - samlesak på stillingsreduksjoner Side 3 av 3
Til: Terje Beruldsen Administrasjonsavdelinga NOTAT Avdeling: Plan- og næringsavdelinga Saksbeh.: Kristin Mood Direkte tlf.: 37185253 E-post: kristin.mood@amli.kommune.no Vår ref.: 2015/479-1 Lnr.: 3986/2015 Dato: 22.06.2015 Strukturelle endringer Plan- og næringsavdelinga: Pkt. 2 Avvikling av merkantil 40 % stilling fra 1.9.2015. Årlig budsjettmessig innsparing ca. kr. 238 500,-. KORT OM SAKA: Dette er en 50 % stillingsressurs på Plan- og næringsavdelinga som opprinnelig var en sekretærstilling, men som ble omgjort til konsulentstilling under lønnsoppgjøret i 2013. 10 % av stillinga videreføres og blir lagt til en deltidsstilling med tilnærmet like arbeidsoppgaver, fakturering og behandling av innkomne fakturaer. 40 % av stillinga omfatter arbeidsoppgaver innen landbruk, både jord- og skogbruk og videreføres ikke. MERKNADER/VURDERINGER: Jord- og skogbruksrådgiverne må overta oppgavene innenfor den 40 % som ikke videreføres, noe som selvfølgelig fører til merbelastning for de to personene dette gjelder. Jordbruksrådgiver har som kjent en 60 % stilling og en økning i arbeidsoppgaver på ca. 20 % må naturligvis merkes både internt og eksternt. I tillegg til sin 60 % har jordbruksrådgiver en 40 % ressurs innen næring/samfunnsutvikling. Det er ikke tvil om at det er utviklingsarbeidet som blir lidende når arbeidsmengden øker. De arbeidsoppgavene som evt. blir overført fra den merkantile stillingen er i all hovedsak lovpålagte oppgaver. Skogbruksrådgiver har en 100 % stilling. Når oppgaver evt. blir overført fra den merkantile stillingen er dette lovpålagte oppgaver. De ikke lovpålagte oppgavene er knyttet til fiskekortordningen, en ordning som fra kommunens side utfases i 2015. Fra 1.1.2016 er dette det enkelte fiskelagets ansvar. En naturlig konsekvens for skogbruksrådgiver ved evt. økning i arbeidsoppgaver på 20 % er mer fokus på lovpålagt og mindre på utvikling. Med bedrifter som Bergene Holm og AT Skog og ikke minst satsingen på utvikling av Åmli Næringspark på Jordøya, vil det være et merkelig signal til skognæringa å redusere kommunens innsats på dette området. Pkt. 3 Reduksjon av 60 % stilling innenfor landbruk fra 1.8.2016. Årlig budsjettmessig innsparing ca. kr. 360 000,-. KORT OM SAKA: Landbruket i Åmli har i dag 160 % stillingsressurs. De to rådgiverne får i juni tilført oppgaver tilsvarende 40 % stilling i tillegg til dagens oppgaver. Jordbruksrådgiver har varsla at det kommer en oppsigelse sommeren 2016, med mulig virkning fra 1.8.16 MERKNADER/VURDERINGER:
Denne evt. reduksjonen må sees i sammenheng med reduksjonen av 40 % merkantil stilling der oppgavene blir lagt til jord- og skogbruksrådgiverne. De ulike fagavdelingene ved fylkesmannsembetene i Aust- og Vest-Agder vil i nær fremtid bli slått sammen og lagt enten til Arendal eller Kristiansand. Deretter vil hele embetet bli lagt til et av stedene. Uavhengig av lokalisering vil dette innebære at støtte og oppfølging fra fylkesmannens landbruksavdeling vil bli mindre omfattende enn i dag. Kommunen må i større grad klare seg selv. Landbruket i Åmli er inne i en positiv utvikling sammenliknet med det som skjer i distrikta rundt oss. For de som har etablert seg eller vurderer å gjøre det er det et dårlig signal å bygge ned tjenesten. Landbruksforvaltninga er viktig for å opprettholde og videreutvikle landbruket. Uten et levedyktig landbruk i Åmli forsvinner en viktig pilar for å holde oppe bosetting og sysselsetting. I tillegg til selve landbruksproduksjonen kommer levering av varer og tjenester til landbruksnæringa og de som bor på gårdsbruka som gir ringvirkninger for hele Åmlisamfunnet. I diskusjoner som har gått mellom Åmli og enkelte andre kommuner har landbruksforvaltning blitt pekt på som en av tjenestene som kunne vært lagt til Åmli ut fra den tyngde og det omfang landbruket har hos oss. Det ville være å sende ut feil signal å bygge ned tjenesten nå dersom det fremdeles er et ønske å få lagt den hit. Tidligere gjennomganger i samband med organisering og ressursbruk har vist at Åmli slett ikke kommer dårlig ut sammenlikna med nabokommuner/-distrikter når en sammenlikner produksjonsomfang og tilsatte i landbruksforvaltninga. F.o.m. 2004 har følgende kriterier i inntektssystemet inngått i det som kalles landbrukskriteriet: - Dyrka areal (30 %) - Antall landbrukseiendommer (40 %) - Antall driftsenheter (20 %) - Areal på kommunen (10 %) Landbrukskriteriet inngår i utgiftsutjevningen med en vekt på 3,1 % i delkostnadsnøkkelen. I 2015 er rammeoverføringa til landbruket budsjettert med kr. 846 000,-. I Aust-Agder har de fleste kommunene egen fagperson innen jordbruk og egen fagperson innen skogbruk enten for egen kommune eller i samarbeid med nabokommune. Åmli er den største skogkommunen i Agderfylkene. I Telemark er det kun 2 kommuner som har mer produktiv skog enn Åmli. I gjennomsnitt er skogeiendommene i privat eie hos oss blant de største i hele landet, kun passert av Rendalen. Forholdene ligger derfor godt til rette for en aktiv og bærekraftig forvaltning, men det kreves bl. a. et offentlig forvaltnings- og tjenesteapparat for å få dette til. Dagens stillingsressurs på 160 % innen landbruk får en økning i arbeidsoppgavene tilsvarende en 40 % stilling dersom den merkantile stillingen ikke blir videreført høsten 2015 (ref. pkt. 2). En gjennomgang i avdelinga i 2014 viste at 140 % av arbeidsoppgavene i den 160 % store stillingshjemmelen er lovpålagte oppgaver. Når det er sagt må det også sies at noe av utviklingsarbeidet som gjøres er sterkt knyttet opp mot lovpålagte oppgaver og er vanskelig å skille ut. Med et evt. tillegg på 40 % lovpålagt oppgaver høsten 2015 (ref. pkt. 2) vil det å redusere landbruksressursen i Åmli fra 160 % (med «200 %» oppgaver) til 100 % svekke alt arbeidet innen landbruket i Åmli. Da er det ikke engang ressurser nok til lovpålagte oppgaver. Med helsing NOTAT: Strukturelle endringer Plan- og næringsavdelinga Vår ref: 2015/479-1 Side 2 av 3
Kristin Mood Plan- og næringsleiar Kopi til interne mottakarar: Christina Ødegård Rådmannen NOTAT: Strukturelle endringer Plan- og næringsavdelinga Vår ref: 2015/479-1 Side 3 av 3
Til: Terje Beruldsen Administrasjonsavdelinga NOTAT Avdeling: Omsorgsavdelinga Saksbeh.: Laila Nylund Direkte tlf.: 37185282 E-post: laila.nylund@amli.kommune.no Vår ref.: 2014/895-24 Lnr.: 4641/2015 Dato: 05.08.2015 Omsorgsavdelinga - strukturelle endringer som omhandler stillingskutt Pkt. 9 20% stilling innenfor vaskeri blir ikke videreført når vedkommende går av med pensjon 01.04.2016, jf. Pkt. 3.8. Budsjettmessig innsparing ca. kr. 125.000,-. KORT OM SAKA: Omsorgsavdelinga har ved kjøkken, vaskeri og renhold i dag 4,8 årsverk. Ved vaskeriet er der 0,8 årsverk, som drifter vaskeriet 4 dager i uken. Ved å samordne vaskeri og reinhold vil der være mulig å spare 0,2 årsverk. Dette kan gjøres ved naturlig avgang. Dette vil gi en innsparing på kr. 125.000,-. MERKNADER/VURDERING: Kjøkken, vaskeri og reinhold har i dag en turnus med 4,8 årsverk fordelt på 7 ansatte. Ved å ha en fellesturnus gir det de ansatte et fleksibelt arbeid, som minsker arbeidsrelaterte skader hos de ansatte. En av de ansatt har sagt at hun vurderer og ta ut AFP i løpet av våren 2016. Når vedkommende slutter vil der være mulig å redusere med 0,2 årsverk innen kjøkken, vaskeri og reinhold. Omsorgsavdelinga har sett på ulike løysinger ut fra dagens arbeidsmengde. Den ene kan bli at de ansatte må utføre ulike oppgaver i løpet av dagen, der vil bli en kombinert vakt med vaskeri og renhold oppgaver. Ved reduksjon på vaskeri kan konsekvensen bli at de ikke kan ta i mot oppdrag fra private aktører, eller hjemboende eldre. Oppdrag fra private aktører gir omsorgsavdelinga inntekt, men arbeidsmengden er også større. Kjøkken, vaskeri og renhold vil ivareta de oppgavene de har, og gi den servicen de gir i dag våre eldre og uføre brukere i kommunen. Med helsing Laila Nylund Omsorgsleiar
NOTAT: Omsorgsavdelinga - strukturelle endringer som omhandler stillingskutt Vår ref: 2014/895-24 Side 2 av 2
Til: Terje Beruldsen Administrasjonsavdelinga NOTAT Avdeling: Skuleavdelinga Saksbeh.: Tore Flottorp Direkte tlf.: 37081072 E-post: tore.flottorp@amli.kommune.no Vår ref.: 2014/895-36 Lnr.: 4898/2015 Dato: 21.08.2015 Skuleavdelinga - strukturelle endringar Pkt. 11 Skolen har overforbruk av assistenter. Bemanning av assistenter ved skolen reduseres tilsvarende behovet for skoleåret 2015/2016, jfr. pkt. 6.5. Budsjettmessig innsparing ca. 70.000. KORT OM SAKA: Skulen hadde, då forslaget blei laga, eit overforbruk av assistentar som for dette skuleåret ville utgjere ei årleg ramme på om lag 70.000,- MERKNAD: Det er ofte vanskeleg og gje eit eksakt tal på behova for assistent i skulen. Situasjonen er ofte dynamisk med jamnleg tilflytting og fråflytting. Det har kome inn elevar i SFO, på barnesteget og på ungdomssteget, dette er elevar med tilråding frå PP-tenesta og som krev tett oppfylging. To av desse fekk skulen melding om så seint som i juni og juli/august. Vi har, for dette skuleåret, sytt for at elevane får eit godt opplæringstilbod, dette har vi greidd gjennom god organisering innanfor gjeldande rammer. Det er og positivt at etterspørselen og påmeldinga til SFO har auka med 20 %. Vi har fått meir inntekter og får utnytta eksisterande personale betre. Skulen held nøye oversikt og rekneskap over SFO-bruk i feriar. Om SFO blir brukt lite dette skuleåret må ein sjå på endringar i vedtektene til våren. Skulen legg alltid vinn på og gje eit best mogleg tilbod ut frå dei utfordringane som er. Vi organiserer opplæringa med god ressursutnytting i tråd med vedteken opplæringsplan. Slik det er i dag er det høgt forbruk av assistentar i 10. klasse, for neste skuleår vil ein ikkje ha dette behovet. Då vil der bli ei endring som fort kan vere over kr 70.000,-
Pkt. 12 Dersom prognosene vedrørende elevtallet ved skolen blir som forutsatt reduseres det med en stilling ved skolen fra skoleåret 2016/2017 jfr. pkt. 6.6. Budsjettmessig innsparing ca. kr. 600.000,-. KORT OM SAKA: I dag er 10. klasse stor og der er stort behov for delingstimar. Klassene neste år vil bli mindre og det vil bli mindre behov for deling. Dette vil gje ei innsparing på budsjettet på om lag 600.000,-. MERKNAD/VURDERING: Ein må ta høgde for at det kan bli endringar i elevgruppa som kan slå begge vegar. Slik situasjonen ser ut i dag vil ressursbehovet i åra framover stadig gå noko ned. Med helsing Tore Flottorp Skuleleiar/rektor NOTAT: Skuleavdelinga - strukturelle endringar Vår ref: 2014/895-36 Side 2 av 2
ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING Utv.saksnr: Møtedato: Utval: 15/17 14.09.2015 Arbeidsmiljøutvalet 15/35 14.09.2015 Administrasjonsutvalet 15/59 14.09.2015 Formannskapet 24.09.2015 Kommunestyret Arkivref: 2014/895-22 Saksbeh.: Terje Beruldsen, administrasjonsleiar Avdeling: Administrasjonsavdelinga Dir.tlf.: 37 18 52 02 E-post: terje.beruldsen@amli.kommune.no Saksordførar: # Strukturelle endringer i forhold til forhold til administrasjonsavdelingen (rådmannens stab i ny organisasjonsmodell) RÅDMANNEN SITT FRAMLEGG: Lærlingestillingen som kontorfaglærling i rådhuset (50% produksjon) kan avvikles fra 01.09.2016. Det vil gi en reduksjon i 2016 på kr. 82.000,- og 197.000,- fra 2017. Denne reduksjonen legges inn som et tiltak i rådmannens forslag til årsbudsjett for 2016 og økonomiplan for 2016-2019. Det vil bli en omfordeling av arbeidsoppgaver mellom de ansatte for å frigjøre mer tid til sentrale støttefunksjoner når ny organisasjonsmodell iverksettes fra 01.01.2016. Saksnr: 2014/895-22 Dato: 17.07.2015 Saksframlegg: Strukturelle endringer i forhold til forhold til administrasjonsavdelingen (rådmannens stab i ny organisasjonsmodell) Side 1 av 3
SAKSVEDLEGG GENERERT I INNKALLING: 1 Spørsmål til Fylkesmannen om ny organisasjonsmodell 2 Svar fra Fylkesmannen om ny organisasjonsmodell 3 Brev fra Utdanningsdirektoratet om skolefaglig kompetanse i kommuneadministrasjonen ANDRE SAKSDOKUMENT: Vedtatt ny organisasjonsplan fra 01.01.2016 KORT OM SAKA: I kommunestyrets møte den 18.06.2015, sak 2015/74 ble sak om strukturelle endringer i tjenesteenhetene behandlet. Kommunestyret tok da inn følgende punkt i vedtaket: Administrasjonsavdelingen Det må også vurderes strukturelle endringer innenfor dagens administrasjonsavdeling, og legges frem som sak for kommunestyret så snart som mulig. Kommunestyret vedtok også i møte 18.06.2015 ny organisasjonsmodell for Åmli kommune fra 01.01.2016. Den tidligere administrasjonsavdelingen har i vedtatt organisasjonsmodell blitt omdefinert til rådmannens stab. Her er også funksjon og oppgaver som folkehelsekoordinator flyttet fra tidligere Helse- og Familieavdeling til den nye rådmannens stab. Kommunens psykososiale kriseteam er ført opp både under den nye enheten for Helse- og velferd og under Rådmannens stab. Rådmannens stab utfører nesten utelukkende oppgaver som er lovpålagte. De eneste oppgaver/stilling som kan vurderes avviklet fra høsten 2016 er lærlingestillingen innenfor kontorfaget slik administrasjonsleder vurderer saken. Det må også bemerkes at da konsulentfirmaet Kaupang v/bjørn Brox ble engasjert i 2011 for å se på kommunens oppgaver og vurdere ressursbruk opp mot sammenliknbare kommuner viste rapporten at de sentrale støttefunksjoner og overordnet ledelse (rådmann) da hadde betydelig mindre stillingsressurser enn de fleste kommunene i referansegruppen (kommuner under 5.000 innbyggere) og opp mot 40% mindre stillingsressurser på enkelte tjenester enn det snittet for referansegruppen hadde. MERKNADER/VURDERING: LÆRLINGEPLASS I RÅDHUSET (50% PRODUKSJON): Den eneste stillingsressursen som kan vurderes avviklet høsten 2016 er nåværende lærlingeplass her i rådhuset. Denne stillingen ble i sin tid lagt inn av kommunestyret i forbindelse med behandlingen av årsbudsjett for 2014 og økonomiplan for perioden 2014 2017. Det må også påpekes at det er en utfordring å få nok lærlingeplasser i kommunene i forhold til det behovet det er for å få elever fra videregående skole ut i et lærlingeløp over 2 år i forhold til fagprøve. Kommunenes Sentralforbund oppfordrer kommunene til å opprette flere læreplasser, men dette er ingen lovpålagt oppgave. I de to årene lærlingene er her skal produksjonen utgjøre 50% av en reell stilling. Ved å fjerne lærlingeplassen vil det medføre at andre ansatte må ta en større del av de oppgaver læringen utfører og det kan medføre at rådmannens stab- og støttefunksjon i mindre grad enn ellers kan påta seg serviceoppgaver som ikke er lovpålagte. Saksnr: 2014/895-22 Dato: 17.07.2015 Saksframlegg: Strukturelle endringer i forhold til forhold til administrasjonsavdelingen (rådmannens stab i ny organisasjonsmodell) Side 2 av 3
Omfordeling av arbeidsoppgaver mellom ansatte i administrasjonsavdelingen (rådmannens stab) for å frigjøre mer tid til på sentrale støttefunksjoner: Når den nye organisasjonsmodellen skal gjennomføres vil det være naturlig å gå gjennom og se om det er oppgaver som skal omfordeles blant ansatte i rådmannens stab. Det kan eks.vis være i forhold til å frigjøre mer tid og ressurser til overordnede personaloppgaver, hmsk, beredskap m.m. Administrasjonsleder ser for seg at dette blir gjennomganger som må gjøres administrativt og i dialog med de ansatte. Disse omleggingene vil ligge innenfor rådmannens ansvar og beslutningsmyndighet. Saksnr: 2014/895-22 Dato: 17.07.2015 Saksframlegg: Strukturelle endringer i forhold til forhold til administrasjonsavdelingen (rådmannens stab i ny organisasjonsmodell) Side 3 av 3
ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING Utv.saksnr: Møtedato: Utval: 15/18 14.09.2015 Arbeidsmiljøutvalet 15/36 14.09.2015 Administrasjonsutvalet 15/60 14.09.2015 Formannskapet 24.09.2015 Kommunestyret Arkivref: 2015/367-4 Saksbeh.: Vidar Kyrdalen, Økonomisjef Avdeling: Administrasjonsavdelinga Dir.tlf.: 37185212 E-post: vidar.kyrdalen@amli.kommune.no Saksordførar: # Budsjettregulering pr. august 2015 RÅDMANNEN SITT FRAMLEGG: Rådmannen sitt framlegg til budsjettendring for resultateiningane vert vedteke slik den ligg føre. Netto driftsrammer for einingane endrast som følgjer; Budsjett 2015 % av nto. Endringsframlegg Revidert % av nto. Resultateining i kr dr.bud. rådmannen i kr budsjett 2015 i kr dr.bud. Administrasjonsavdelinga 24 883 375 19,10-385 000 24 498 375 18,80 Plan- og næringsavdelinga 846 426 0,65-10 000 836 426 0,64 Kulturavdelinga 3 531 439 2,71-35 000 3 496 439 2,68 Skuleavdelinga 25 196 144 19,34-400 000 24 796 144 19,03 Barnehageavdelinga 4 589 875 3,52-30 000 4 559 875 3,50 Omsorgsavdelinga 30 347 342 23,29-140 000 30 207 342 23,18 Tenester for funksjonshemma 13 294 152 10,20-150 000 13 144 152 10,09 NAV 2 562 018 1,97-50 000 2 512 018 1,93 Helse- og familieavdelinga 12 794 107 9,82 1 450 000 14 244 107 10,93 Teknisk avdeling 9 176 359 7,04-250 000 8 926 359 6,85 Reinhaldsavdelinga 3 076 854 2,36 0 3 076 854 2,36 Økonomisjef/Skatteoppkrever -130 298 092 100,00 0-130 298 092 100,00 Sum 0 0 0 Saksnr: 2015/367-4 Dato: 31.08.2015 Saksframlegg: Budsjettregulering pr. august 2015 Side 1 av 3
SAKSVEDLEGG GENERERT I INNKALLING: 1 Notat frå Administrasjonsavdelinga - budsjettregulering august 2015 2 Notat frå Plan og næringsavdelinga - budsjettregulering august 2015 3 Notat frå NAV-avdelinga - budsjettregulering august 2015 4 Notat frå Skuleavdelinga - budsjettregulering august 2015 5 Notat frå Barnehageavdelinga - budsjettregulering august 2015 6 Notat frå Tenesta for funksjonshemma - budsjettregulering august 2015 7 Notat frå Helse - og familieavdelinga - budsjettregulering august 2015 8 Notat frå Teknisk avdeling - budsjettregulering august 2015 9 Notat frå Kulturavdelinga - budsjettregulering august 2015 10 Notat frå Omsorgsavdelinga - budsjettregulering august 2015 SAKSVEDLEGG SOM LIGG PÅ NETTSIDA: Store saksvedlegg til saken blir lagt under Politikk og Dokument og linkar til politisk arbeid på kommunens nettside www.amli.kommune.no Til denne saka er det følgjande slike vedlegg: Ingen. ANDRE SAKSDOKUMENT: Ingen. KORT OM SAKA: I tråd med gjeldande økonomireglement skal kommunestyret orienterast om verksemda drivast innanfor dei vedtekne økonomiske rammene. Dersom det ikkje er tilfellet må det settast i verk tiltak for å vinne tilbake budsjettbalansen. Det er i saka teke omsyn til kjente interne og eksterne forhold som påverkar budsjettbalansen. MERKNADER/VURDERING: Barnevernstenesta har, etter budsjettreguleringssaken som var til politisk behandling i juni, jfr. K-sak 15/76, varsla budsjettsprekk i størrelsesorden kr 1,5 mill for inneverande år. Formannskapet vart varsla om situasjonen før ferien og fekk i møte 17. august 2015 ei grundigare orientering om saka frå einingsleiaren for Helse- og familieavdelinga. Rådmannen fekk i oppgåve å dekke beløpet innanfor driftsrammene til dei ulike avdelingane. Budsjettoverskridinga gjeld for tenestene ; 2440 Barnevern (administrasjon, drift, juridisk bistand, konsulenttenester mv.) 2510 Barneverntiltak i familien (ulike forebyggjande hjelpetiltak i familien) 2520 Barneverntiltak utanfor familien (barn i fosterheim, institusjon og i ettervern etter fylte 18 år) Dei ulike resultateiningane kan bidra med for å dekke budsjettunderskotet på kr 1,5 mill som følgjer; Saksnr: 2015/367-4 Dato: 31.08.2015 Saksframlegg: Budsjettregulering pr. august 2015 Side 2 av 3
Budsjettregulering pr august 2015 Kr Prosent Underdekning 2015 1 500 000 Administrasjonsavdelinga -385 000 25,67 Plan og næringsavdelinga -10 000 0,67 Kulturavdelinga -35 000 2,33 Skuleavdelinga -400 000 26,67 Barnehageavdelinga -30 000 2,00 Omsorgsavdelinga -140 000 9,33 Tenesta for funksjonshemma -150 000 10,00 NAV-avdelinga -50 000 3,33 Helse-og familieavdelinga -50 000 3,33 Teknisk avdeling -250 000 16,67 Reinholdsavdelinga 0 0,00 Skatt, overf. renter og avdrag 0 0,00 Sum 0 0,00 I tillegg følgjer eigne notat frå einingane som vedlegg til saka med forklaring om korleis budsjettoverskridinga er tenkt dekt. Saksnr: 2015/367-4 Dato: 31.08.2015 Saksframlegg: Budsjettregulering pr. august 2015 Side 3 av 3
Til: Vidar Kyrdalen Administrasjonsavdelinga NOTAT Avdeling: Administrasjonsavdelinga Saksbeh.: Terje Beruldsen Direkte tlf.: 37 18 52 02 E-post: terje.beruldsen@amli.kommune.no Vår ref.: 2015/235-6 Lnr.: 5069/2015 Dato: 31.08.2015 Budsjettregulering august 2015 - notat fra Administrasjonsavdelingen Viser til e-post fra økonomisjefen datert 17.08.2015 og gjennomgang i ledermøte 26.08.2015. Etter gjennomgang av budsjett og forbruk pr. august 2015 kan Administrasjonsavdelingen bidra med totalt kr. 385.000,-. De innsparte beløp fordeler seg på følgende tjenester: Tjeneste 1200 Administrativ styring Til sammen er det mulig å spare inn kr. 150.000,- på poster avsatt til kjøp av konsulenttjenester og juridisk bistand. Tjeneste 1800 Diverse fellesutgifter/inntekter Forutsatt at vi klarer å gjennomføre kap. 5 og 3-forhandlingene i høst innenfor en økonomisk ramme mellom 3 og 3,2% på årsbasis vil det være midler som tas fra posten avsatt til lønnsoppgjør. Virkningstidspunkt 01.05. og 7/12-dels årsvirkning i 2015 vil gi en økonomisk ramme i år på 1,9%. Total innsparing: kr. 135.000,-. Tjeneste 2110 spesialundervisning etter opplæringsloven og tjeneste 2113 Almenpedagogisk styrking Disse to postene som gjelder tiltak i forhold til barn i barnehagene må sees i sammenheng. Etter ledermøte 26.08.2015 er det nå også kommet en tilråding fra PP-rådgiver på å sette inn en 50% stillingsressurs i forhold til tiltak i Klokkargarden barnehage fra 01.09.2015 31.07.2016. Det er også en god del sykepengerefusjon på disse tjenestene og for begge tjenestene under ett vil det være mulig å spare inn: Kr. 100.000,-. Men om det senere skulle komme nye tiltak i forhold til disse to tjenestene kan Administrasjonsavdelingen få utfordringer i forhold til å overholde budsjettet. Totalt gir dette innsparinger på kr. 385.000,-. Med helsing Terje Beruldsen administrasjonsleiar Kopi til interne mottakarar: Christina Ødegård Rådmannen
Plan- og næringsavdelinga, notat vedr. budsjettsituasjonen august 2015 26.8.15 Budsjettansvarlig Kristin Mood Tjeneste 3000, Kart og oppmåling Det ble kjent i forrige uke at scanningprosjektet Gårds- og bruksnummer allikevel blir belastet kommunene. 2014 budsjetterte PN prosjektet med 46. Ved årsslutt var det ikke registrert noen kostnad og IKT opplyste at dette skulle de ta på «fellesen». De 46 ble derfor ikke avsatt for belastning i 2015. Budsjettet for 2015 var vedtatt og prosjektet budsjettert med 46. Når vi nå får en faktura på 92 for 2014 og 2015 gir dette en budsjettsprekk på 46. PN har tatt høyde for å dekke inn denne kostnaden innenfor eget budsjett. Tjeneste 3001, Plan- og byggesaksbehandling Ingen kjente utfordringer Tjeneste 3200, Konsesjonskrafttilskudd Ingen kjente utfordringer Tjeneste 3250, Nærings- og landbrukskontor Ingen kjente utfordringer Tjeneste 3253, Åmli kraftfond Ingen kjente utfordringer Tjeneste 3255, Tilrettelegging og bistand for arbeidslivet Ingen kjente utfordringer Tjeneste 3259, Veterinærtjenesten Ingen kjente utfordringer Tjeneste 3600, Fiske, jakt og viltstell Ingen kjente utfordringer
Til: Vidar Kyrdalen Administrasjonsavdelinga NOTAT Avdeling: Administrasjonsavdelinga Saksbeh.: Terje Beruldsen Direkte tlf.: 37 18 52 02 E-post: terje.beruldsen@amli.kommune.no Vår ref.: 2015/235-7 Lnr.: 5078/2015 Dato: 31.08.2015 Budsjettregulering august 2015 - notat fra NAV Viser til e-post fra økonomisjefen datert 17.08.2015 og gjennomgang i ledermøte 26.08.2015. Etter gjennomgang av budsjett og forbruk pr. august 2015 kan NAV bidra med totalt kr. 50.000,-. De innsparte beløp kan tas på følgende tjeneste: Tjeneste 2760 Kvalifiseringsordningen Det er p.t. ingen nye brukere som går på kvalifiseringsprogrammet. Vi går utfra at det trolig ikke kommer nye brukere på kvalifiseringsprogrammet i resterende del av 2015. Med helsing Terje Beruldsen administrasjonsleiar Kopi til interne mottakarar: Christina Ødegård Rådmannen
BUDSJETTRGULERING FOR SKULEAVDELINGA PR 28. august 2015 Det var nokre tiltak som før hausthalvåret var uavklart med tanke på kostnader. Dette grunna m.a. gjesteelev i annan kommune. Det kan sjå ut som at det blir mindre utgifter enn det ein fyrst hadde rekna med grunna nye vedtak som vart fatta i barnevernet i juli. Vi ventar framleis på sakkyndig vurdering frå ein kommune slik at det er noko som framleis er usikkert. Sjølv om vi har sett i gang tiltak med dei utfordringane som dukka opp i mai/juni har vi klart med god organisering og ressursutnytting å dekke behova innanfor gitte rammer. På Dølemo vert det ikkje noko spesialundervising denne hausten, slik at det blir noko innsparing. Vi har fått nye lærarar med mindre ansiennitet enn dei som gjekk av i vår, dette sparer vi og inn noko på. Vi har i dag uteståande overføringar til vaksenopplæringa frå staten. Store delar av desse middela må vi bruke til budsjettreguleringa. Tabellen under viser kva for kontoar som vert korrigert for skuleavdelinga. Konto Ansvar Teneste Beløp 14500 210 2131 Kr -270.000,- 11706 210 2230 Kr -54.000,- 10100 260 2021 Kr -76.000,- Kr -400.000,- Åmli 28. august 15 Tore Flottorp