Mandal Kommune Virksomhetsplan 2016 STAB
STAB Staben Virksomhetsområde Stab i Mandal kommune omfatter følgende avdelinger: Personal og lønnsavdelingen Økonomikontoret Tjenestetorvet I tillegg innbefatter område Stab kommunens sentrale innkjøpsfunksjon, politisk sekretariat og rådmannsnivået bestående av rådmann og de fire kommunalsjefene. Koordinering av kommunens beredskapsarbeid er også en del av stabens ansvar. Tjenestetilbud og oppgaver Personal og lønnsavdelingen Avdelingen har overordnet ansvar for å utvikle og gjøre kjent kommunens arbeidsgiverpolitikk, retningslinjer innen personal, lønn og helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Avdelingen forvalter elektroniske systemer som støtter prosessene innen ansvarsområdet. Forhandlingsfullmakten etter hovedavtalen ligger også til avdelingen. Personal og lønn har ansvar for alle lokale lønnsforhandlinger. Avdelingen skal sikre rett lønn til rett tid for alle ansatte. Videre står avdelingen for veiledning i lov, avtaleverk og lokale reglementer og retningslinjer. Avdelingen er også engasjert i organisasjonsutvikling, kompetanseutvikling, kvalitetssikring og internkontroll. Økonomiavdelingen Økonomikontorets oppgaver og ansvar omfatter regnskapsføring for Mandal kommune, samt flere kommunale og interkommunale selskap. Det omfatter bl.a. fakturering, registrering av innkomne fakturaer, oppfølging og innfordring kommunale krav, årsregnskap samt nasjonal regnskapsrapportering (KOSTRA). Samtlige ut- og innbetalinger fra og til kommunens bankkontoer følges opp og registreres sentralt. Økonomikontoret har et særskilt ansvar for avleggelse av lovpålagte planleggings- og styringsdokumenter som økonomiplan, års- og perioderapporter. Innen områdene regnskap og økonomi vil kontoret ha et særskilt opplærings- og veiledningsansvar for hele virksomheten. Økonomikontoret skal på vegne av rådmannen se til at kommunens internkontroll på økonomi- og regnskapsområdet fungerer tilfredsstillende. Tjenestetorvet Tjenestetorvet er det sentrale stedet for kontakt mellom publikum/politikere og kommunale tjenester og informasjon. Henvendelser til kommunen skjer ved personlig frammøte, på telefon, mail og via kommunens sosiale medier. Tjenestetorvet har et ansvar for at innbyggerne får nødvendig informasjon om saker og problemstillinger som er av betydning for innbyggerne i kommunen. Videre håndteres all post til og fra kommunen. Tjenestetorvet har ansvar for arkiv og kommunens saksbehandlingssystem. Videre administreres tjenestene knyttet til Husbankens startlån og ulike tilskuddsordninger av Tjenestetorvet. Kommunens skatteoppkrever inngår også i denne avdelingen. Behandling av eiendomsmeglerpakker, TT-kort, saker etter alkoholloven og serveringslovens bestemmelser, arrangementssøknader m.m er videre innenfor Tjenestetorvets ansvarsområde. Tjenestetorvet har ansvar for BU (barne- og ungdomsrådet) og koordinering av arbeidet med barn og unges deltakelse og innflytelse. Kommunens nettside og profil på sosiale media administreres av Tjenestetorvet. Elektroniske tjenester er et satsningsområde og målet er å legge til rette for at flest mulig benytter seg av nettsiden. Innkjøp Innkjøpssjefen har et overordnet ansvar for innkjøp, rutiner og internkontroll på innkjøpsområdet. Inngåelse og Side 1
oppfølging av rammeavtaler er også en del av innkjøpssjefens ansvar. Eiendomsskattekontor Oppgavene til eiendomsskattekontoret er fordelt mellom avdelingene i staben og Teknisk Forvaltning. Fakta om enheten 2014 2015 2016 Årsverk 51,0 56 Ansatte 66 42 Driftsbudsjett (mill) 81,2 79,2 80,9 Side 2
Gjennomgående målekort Samfunn God integrering Tilbyr enheten språkpraksisplass? Økonomi God økonomistyring Lite avvik i forhold til budsjett -9,8% 0,0% 0,0% Utarbeide årsoppgjørsplan, tidsplan med oppgaver og arbeidsfordeling Etablere ny rutine for annonsering som sentraliserer denne funksjonen Regnskapsmessig behandling av tilskudd utbetalt fra IMDI- innen februar 16 Utarbeide rutiner på kritiske områder for regnskapsfunksjonen Forventet avvik budsjett årets slutt -0,0% 0,0% 0,0% Medarbeidere Godt arbeidsmiljø med tilfredse medarbeidere Sykefravær 7,7% 4,0% Gjeninnføre "handlingsplan for høyt sykefravær over tid" Fravær som tema på medarbeiderdagen Foreta HMS-gjennomgang av alle arbeidsplasser i stab Helhetsvurdering trivsel 4,2 3,9 4,6 Gjennomføre tavlemøte på medarbeiderdagen om hvordan trivsel kan økes Gjennomføre kommunefest i Buen for alle ansatte Gjennomsnitt indikatorer ledelse 4,4 4,0 4,5 Etablere nytt system for lederevaluering Side 3
Arbeidsmiljø uten mobbing 5,5 5,0 5,3 Medarbeiderundersøkelsen: Organisering av 4,6 4,4 4,7 arbeidet Vurdere tiltak for bedret samhandling mellom avdelinger Svarprosent på medarbeiderundersøkelsen 98 Medarbeidertilfredshet, gjennomsnitt hele undersøkelsen Rekruttere og beholde arbeidskraft Stolthet over egen arbeidsplass 4,5 4,0 4,9 Turnoverintensjon - jobbe i Mandal om tre år 4,5 4,5 5,0 Brukere Gode tjenester med fokus på kvalitet, tilgjengelighet og brukermedvirkning Gjennomført brukerundersøkelse i enheten/området Gjennomføre intern brukerundersøkelse i stab Kvalitet Ivareta betryggende kontroll over virksomheten Gjennomførte risikovurderinger 2 3 Andel ansatte som bruker Kvalitetslosen aktivt 23 70% 90% Kvalitetslosen tas opp som tema på medarbeiderdagen Gjennomføre kampanje for økt bruk/kjennskap til Kvalitetslosen Antall avvik rapportert gjennom Kvalitetslosen Side 4
Utarbeide rutiner/prosedyrer for datautveksling mellom Fasett og Kvalitetslosen Avvikskultur tas opp som tema på stabsmøte i løpet av året Andel avvik som er lukket innen tre uker 75% 90% Målekort Stab Samfunn Agder har valgdeltakelse over landssnittet Valgdeltagelse kommunevalget 60,5% 60,0% 66,0% BU: Barnekonvensjonens nr 12 og 13 - samarbeid på tvers av enheter Demokrati og medvirkning - etablere samarbeid elevråd-bu Vurdere flytting valglokale til Buen Vurdere søknad om stemming på internett Opprettholde samarbeid med Videregående skole Foreslå innføring av 2-dagers valg Valgdeltagelse stortingsvalget 77,3% 77,0% 80,0% En forvaltning preget av mangfold inkludering og åpenhet Antall kriterier fra «Åpenhetsindeksen» som er 10 9 11 innarbeidet Øke antall elektroniske skjema fra dagens 25 til 30 Utvikle brukerundersøkelse om kommunens nettsider Universelt utformet rådhus og bystyresal Universell utforming av kjøkken på rådhuset Norge.no: Vurdering av kommunens nettside 3 3 4 Innføre rutine der hver enhet kvalitetssikrer innhold på hjemmesiden to ganger i året Delta i UFIX-prosjekt Side 5
De globale utslippene av klimagasser reduseres Rådhuset sertifisert som Miljøfyrtårn Vurdere rådhuset som hovedkontor jf hovedkontormodellen Innføre "husråd" på rådhuset Sertifiseringen som Miljøfyrtårn tema på medarbeiderdagen Økonomi Effektiv drift og ressursbruk Andel inngående faktura som er elektroniske 34% 25% 45% Informere på lederforum om EHF-format Informere på stabsmøte om EHF-format Utarbeide informasjon til kommunens nettside og MIA om EHF-format Anskaffet nytt ERP system Utarbeide fremdriftsplan for opprydding og forberedelser til ny versjon ERP-system Anskaffet nytt sak/arkivsystem Integrasjon med fagsystem "Oppadd" i Oppvekst Innført systemet «KS Svar ut» for elektroniske utgående brev fra kommunen Gjennomførte kampanje med informasjon ut til innbyggere/brukere om ordningen Vurdering av status for eiendomsskattekontor Revidere rutinene for eiendomsskattekontoret etter første hele driftsår Etablere rutiner for renteberegning av tilbakebetalinger Gjennomføre kompetanseheving i forbindelse med utskriving for 2016 Sikre løsning for fagsystem for 2016 og videre Medarbeidere Godt arbeidsmiljø med tilfredse medarbiedere Side 6
MAU : Er din arbeidsplass integrerende når det gjelder kjønn, etnisk tilhørighet, religion osv? Gjennomføre medarbeiderdag innen stab Oppdatering av ansettelsesreglement for å bidra til bevisstgjøring 4,2 4,5 5,0 MAU: Kan du varsle om kritikkverdige forhold på 4,3 4,5 5,0 din arbeidsplass? Synliggjøre kommunens verdigrunnlag: Hva betyr respekt, tillit, åpenhet og service for meg som ansatt Gjennomføre kursing av enhetsledere i varsling Revidere kommunens rutiner for varsling Revidert kommunens arbeidsgiverpolitikk Revisjon av AKAN-rutiner Utarbeide rutine for bruk av sosiale media utenom arbeidstid Innføre nytt system for lederevaluering Innføre ny medarbeiderundersøkelse Revidere lønnspolitisk plan Revidere permisjonsreglement Utarbeide arbeidsgiverpolitisk dokument Utarbeide nytt ansettelsesreglement Nytt flexitidsreglement Det er nok læreplasser En lærlingplass for kontorfag Idemyldring på stabsmøte om arbeidsoppgaver for lærling Avklare rolle som veileder Brukere Gode tjenester med fokus på kvalitet, tilgjengelighet og brukermedvirkning Brukerundersøkelse Personal og lønn 5,1 4,0 5,0 Intern brukerundersøkelse planlegges for gjennomføring i 2017 Brukerundersøkelse økonomi 5,2 4,0 5,0 Intern brukerundersøkelse planlegges for gjennomføring i 2017 Brukerundersøkelse Tjenestetorvet 5,2 4,0 5,0 Side 7
Vurdering av ulike løsninger for sentralbord Standardisering av rutiner på sentralbordet Samarbeid med brukere for vurdering av nettsiden Utredet og vurdert mulighet for ekstern brukerundersøkelse Utredet og vurdert system for tilbakemelding fra politisk nivå Sjekke ut forslag til brukerundersøkelse med gruppeledere Gjennomføre brukerundersøkelse Lage utkast til brukerundersøkelse rettet mot folkevalgte Kvalitet Kontinuerlig forbedring og innovasjon Antall LEAN-prosjekt gjennomført innen stab 1 1 2 Gjennomføre LEAN-prosjekt rundt innføring av nytt økonomi- og sak/arkivsystem Gjennomføre et stabsmøte med tavlemetodikk Lean 5S-prosjekt rundt rot på rådhuset God kvalitet på saksbehandlingen Utarbeidet en informasjonsstrategi Andel politiske vedtak som er iverksatt 97% 80% 90% Avholdt årlig kurs for kvalitet i saksbehandlingen Ivareta "betryggende kontroll" over virksomheten Tatt i bruk verktøy for ROS-analyser Informere alle ansatte i Stab om pilotprosjekt Sak til ledergruppa om innføring av ROS-modul Pilotprosjekt i Stab med bruk av ROS-modul Lederopplæring med bistand fra Compilo Side 8
Andel ansatte i kommunen som har brukt 42,0% 80,0% 90,0% Kvalitetslosen siste 3 mnd. Revidere sentrale reglementer og rutiner Sak til ledergruppa om videreføring av investeringsinstruks Nytt finansreglement behandlet av bystyret Nytt økonomireglement behandlet av bystyret Nye etiske retningslinjer for ansatte og folkevalgte behandlet av bystyret Drifte og utvikle kommunens styringssystem Utarbeide dokumentasjon på kommunens styringssystem Utarbeide årshjul for virksomhetsstyring Legge frem utkast for ledergruppen Antall enheter med virksomhetsplan i Fasett 0 5 10 Legge inn data for oppvekstområdet Sak til ledergruppa om fordeling av ansvar ift Fasett Gjennomføre pilot i Stab med virksomhetsplan i Fasett Side 9