TILLEGGSLISTE FOR KOMMUNESTYRET

Transkript

1 Aurskog-Høland kommune TID: kl. 17:00 STED: KOMMUNESTYRESALEN TILLEGGSLISTE FOR KOMMUNESTYRET Eventuelle forfall meldes til politisk sekretariat på telefon (servicekontoret)). SAKSLISTE: Sak nr. Innhold: 97/12 INTERNKONTROLL I AURSKOG-HØLAND KOMMUNE Bjørkelangen 6. desember 2012 Jan A. Mærli ordfører

2 SAK NR.: 97/12 Utvalg: KOMMUNESTYRET Lnr.: 18935/12 Møtedato: Arkivsaksnr.: 12/3436 Saksbeh.: Vigdis Tvete Arkivnøkkel.: 000 Styre/råd/utvalg: Møtedato: Sak nr: Kommunestyret /12 INTERNKONTROLL I AURSKOG-HØLAND KOMMUNE Saksopplysninger: Intern kontrollbegrepet brukes for å beskrive det ansvar og de oppgaver som ligger til administrasjonssjefen, dvs. rådmannen, etter kommuneloven 23 nr. 2. Der fremgår det at administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Den største utfordringen i forståelsen av denne paragrafen er hva som ligger i begrepet betryggende kontroll. Når har rådmannen betryggende kontroll, og er det mulig å ha betryggende kontroll, gitt kommunenes vide ansvarsområde? Etter kommuneloven er det ikke formelle formkrav eller krav om innhold til intern kontrollen. Ser en til prinsipper om god forvaltningsskikk og god praksis for intern kontroll, er det likevel nærliggende å tolke kommuneloven slik at betryggende kontroll innebærer et intern kontrollsystem som er etterprøvbart og som bidrar til at man er i stand til å føre en kontroll med virksomheten. Kontroll forutsetter at en har en overordnet oversikt over hvilke risikoer som påvirker om kommunen når sine mål eller ikke. Dette må følges opp av tilpassede styrings- og rapporteringssystemer, som gir oversikt og grunnlag for gjennomføring av tiltak ved avvik. Overordnet forståelse av risiko og adekvate styringssystemer kan dermed ses som forutsetninger for betryggende kontroll. Rådmannen bør årlig rapportere om arbeidet med intern kontroll til kommunestyret. Relevante bestemmelser: Kommuneloven 23 nr. 2. Vurderinger: Beskrivelse av intern kontrollsystemet i Aurskog Høland kommune Intern kontroll i Aurskog Høland kan deles inn i følgende hovedtemaer;

3 Målrettet og effektiv drift Pålitelig økonomirapportering Overholdelse av lover og forskrifter Risiko og sårbarhetsanalyser Systematisk HMS- arbeid Målrettet og effektiv drift Fra og med 2011 er kommunens virksomhet organisatorisk inndelt i 3 sektor og 4 staber. Kommunen har mange virksomheter under hver sektor noe som innebærer et betydelig kontrollspenn for rådmannen. Dette kontrollspennet er blitt mer håndterlig ved den nye organisasjonsmodellen og ansettelse av tre kommunalsjefer og fire stabssjefer. Mål og satsningsområder for sektorene, samt mål og tiltak for den enkelte virksomhet og stab fastlegges i økonomiplanen. Rapportering på måloppnåelse og tiltaksgjennomføring skjer gjennom tertialrapporter og årsmelding. Rapporteringen gir nyttig informasjon om måloppnåelsen i virksomhetene og stabene. Kommunen har i 2012 kjøpt Bedre Kommune sin modul for gjennomføring av brukerundersøkelser og medarbeiderundersøkelser. I modulen er det mulig å måle utviklingen både med hensyn til brukertilfredshet og objektive kvalitets og effektivitets indikatorer. Systemet er ment å bidra til systematiske forbedringer med hensyn til måloppnåelse og kvalitet i virksomhetene, samtidig som man måler effekten av de tiltakene som gjennomføres. Resultatoppnåelsen skal være tema i styringsdialogen mellom rådmann/kommunalsjef og den enkelte leder. Systemet med brukerundersøkelser og måling av objektive kvalitetsindikatorer skal gjennomføres fra og med Medarbeiderundersøkelsen, som også er del av systemet, gjennomføres i I tillegg er det fastsatt måleparametere knyttet til kommuneplanens mål. Resultatoppnåelsen rapporteres også her i forbindelse med tertialrapporter og årsmelding. Et annet viktig element for å sikre en effektiv og målrettet drift er oppfølgingen av politiske vedtak. Politikere fatter vedtak i sine respektive utvalg innenfor rammene av den myndighet utvalget er tildelt etter kommuneloven og kommunens reglementer. Rådmannen skal etter kommuneloven 23 nr. 2 påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Selv om oppfølging av vedtak delegeres til andre, ligger ansvaret for at vedtak følges opp på rådmannen. For å sikre at vedtak følges opp bør det utarbeides en rutine for hvordan ansvaret best ivaretas. Oppfølgingspunkter for styrket intern kontroll: Gjennomføre brukerundersøkelser og medarbeiderundersøkelser Rapportere på brukertilfredshet og utvikling i objektive kvalitets og effektivtetsindikatorer. Formaliserer styringsdialogen mellom rådmann/kommunalsjefsnivå og øvrige ledere Jevnlig rapportering om tiltaksgjennomføring og måloppnåelse Utarbeide rutiner som sikrer at politiske vedtak blir fulgt opp 3

4 Pålitelig økonomirapportering Kommunens økonomirapportering er forankret i økonomireglementet. Her beskrives roller, ansvar og fullmakter. I tillegg omtales de mest sentrale styringsdokumentene og verktøyene, som kommuneplanen, økonomiplanen og årsrapporteringen. Det er også bestemt at det i løpet av året skal være to hovedrapporteringer til kommunestyret, ved utgangen av hvert tertial. For å styrke økonomistyringen, er administrativ månedsrapportering innført som kontrolltiltak de siste to årene. Målsettingen med rapporteringen er å gi administrasjon og folkevalgte relevant, pålitelig og rettidig styringsinformasjon som skal gi rimelig sikkerhet for at kommunen når sine mål. All rapportering skjer i utgangspunktet i økonomisystemet noe som er en styrke i forhold til tilgjengelighet, datakvalitet, etterlevelse og sporbarhet. Det er etablert detaljerte prosessplaner (årshjul) for de viktigste rapporteringene (økonomiplan, årsrapport og tertial- og månedsrapportering). Av andre sentrale kontrollelementer og nøkkelkontroller som ligger til grunn for rapporteringen nevnes: Arbeidsdeling innen utvalgte områder basert på en risiko- og vesentlighetsbetrakting. Som eksempler nevnes: o innkjøpsområdet, hvor ulike personer attesterer og anviser fakturaer. o likvidområdet, hvor det ved enhver utbetaling/remittering kreves dobbelt signering. Avstemminger. Beskrivelser som sier hvilke avstemminger som skal gjøres av hvem og når. Periodiseringskontroller Avvikskontroller Etterkontroller/stikkprøver av bokføringen innen moms etc. Oppfølgingspunkter for styrket intern kontroll: Gjennomgang av økonomireglementet. Videreutvikle prognosemodell(er). Intern kontrollgjennomgang av sentrale økonomiområder, som f.eks. innfordring kommunale krav og innkjøp. Kompetansehevende tiltak (interne/eksterne kurser/konferanser) Overholdelse av gjeldende lover og forskrifter 4

5 Innenfor flere av virksomhetene i kommunen finnes det egne forskrifter om intern kontroll, f.eks forskrift om intern kontroll etter lov om barneverntjenester, intern kontroll for kommunen i arbeidsog velferdsforvaltningen, intern kontroll i sosial og helsetjenesten, intern kontroll knyttet til arbeidet med det fysiske og psykologiske skolemiljø osv. Kommunal og regionaldepartementet har utarbeidet en oversikt over lover og forskrifter som omhandler krav om intern kontroll for kommunene. Selv om det ligger til rådmannen å etablere og vedlikeholde kommunens intern kontrollsystem, ligger den daglige oppfølgingen og kontrollen ute i virksomhetene. Da er det viktig at det etableres en klar ansvarsfordeling og delegering mellom nivåene i organisasjonen som en sentral del av intern kontrollen. Kommunestyre i Aurskog Høland skal høsten 2012 vedta delegeringsreglementet for kommunen. Videre vil det bli utarbeidet delegasjonsfullmakter fra rådmann/ kommunalsjefsnivå ned til den enkelte leder. I disse delegasjonsdokumentene skal det tydelig fremgå hvilket intern kontrollansvar nivået under rådmann/kommunalsjefene har. For å lette dette arbeidet og skape en god oversikt over delegeringer, har kommunen i 2012 kjøpt kommuneforlagets elektroniske delegeringsmodul. Innkjøp i kommunen er et stort område. Kommunen deltar i interkommunalt innkjøpsråd på Nedre Romerike IINR, og selve innkjøpsfunksjonen er styrket med til sammen 1,3 årsverk innværende år. En egen anskaffelsesstrategi er under utarbeidelse. Kommunestyre har videre vedtatt en eiermelding som tydeliggjør de kontrollordningene som er etablert for å følge opp kommunens eierinteresser i kommunale aksjeselskaper og øvrig selskaper. På kommunens elektroniske kvalitet og avvikssystem Qm+ har kommunen en samlet oversikt over gjeldende lover og forskrifter. For å styrke intern kontrollen i organisasjonen skal systemet bygges videre ut med oversikt over kommunens rutiner, prosedyrer og arbeidsprosesser (f.eks tildeling av barnehageplass, godkjenning av byggesøknad, godkjenning av lønnsbilag, reiseregninger, tilgang/avgang i IKT systemer etc). Systemet er tilrettelagt for avvikshåndtering dvs innmelding, oppfølging og lukking av avvik. Pr i dag benyttes systemet til innmelding av avvik knyttet til HMS forskriftene og for avvik knyttet til vedlikehold på kommunens bygningsmasse. Aurskog- Høland kommune legger vekt på at alle ansatte i kommunen utfører sitt arbeid i tråd med etiske verdier og de lover og regler som gjelder i samfunnet. Dersom det forekommer brudd ønsker kommunen å få kunnskap om dette slik at det som er kritikkverdig kan rettes opp. Eksempler på kritikkverdige forhold er bl.a. korrupsjon eller andre former for økonomiske misligheter, mobbing, trakassering, diskriminering eller rasisme. Som innbygger, leverandør eller ansatt i kommunen har man rett til å varsle om kritikkverdige forhold kommunen er ansvarlige for. Oppfølgingspunkter for styrket intern kontroll: 5

6 Utarbeide og samle dokumentasjon om kommunens interne rutiner og arbeidsprosesser på Qm+ Opplæring og bevisstgjøring i bruk av QM+ blant ledere og øvrige medarbeidere Utarbeide et nytt og oppdatert delegeringsdokument hvor det blant annet tydelig fremgår hvilket intern kontrollansvar nivået under rådmannen har Vurdere å innføre et system for varsling som omfatter varsling fra eksterne og anonyme Risiko og sårbarhetsanalyser Risiko kan forstås som summen av sannsynlighet og konsekvens for en hendelse. I arbeid med intern kontroll er det naturlig å fokusere på hendelser som kan ha negativ konsekvens for virksomheten. En kommune sin virksomhet er mangeartet, og risikobilde er sammensatt. For å kunne etablere en helhetlig og effektiv intern kontroll er det viktig å ha kunnskap om kommunens risikobilde. Hva kan gå galt? Det finnes flere metoder for å identifisere og vurdere risiko. Her må kommunen velge den fremgangsmåten som passer organisasjonen best. Det gjennomføres årlige risiko og sårbarhetsanalyser på alle virksomheter i kommunen knyttet til HMS (se punktet under). Resultatet av analysene ligger tilgjengelig på kommunens elektroniske kvalitet og avvikssystem Qm+. Oppfølgingspunkter for styrket interkontroll: Gjennomføre en ny overordnet risikoanalyse knyttet til samfunnssikkerhet Gjennomføre risikoanalyser på alle virksomheter (også på forhold utenfor HMS) Gjennomføre øvelser Resultatet av risikoanalysene på virksomhetsnivå tas inn som et sentralt element i styringsdialogen mellom rådmannen/kommunalsjefenes og den enkelte leder Systematisk HMS arbeid Kommunens systematiske HMS-arbeid er forankret i eget styringsdokument. Styrings- dokumentet er vedtatt i AMU, og tatt til orientering i Administrasjonsstyret. Styringsdokumentet bygger på kommunens visjon og verdigrunnlag, forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, og på aktuelle lover og forskrifter på HMS-området. Av konkrete tiltak som gjennomføres i alle sektorer og avdelinger er bl.a.: Krav om gjennomført HMS grunnopplæring hvert 5. år for ledere, verneombud og medlemmer i AMU Årlige utviklings-/medarbeidersamtaler for alle ansatte Årlige vernerunder 6

7 Årlige risikovurderinger Kartlegging av medarbeidertilfredshet annet hvert år Avvik knyttet til hms-området og eiendomssiden skal meldes gjennom det elektroniske verktøyet QM+ Personalavdelingen gjennomfører årlig internrevisjon i forhold til resultatoppnåelse og gjennomføring av tiltak. Egen rapport utarbeides i etterkant av revisjonen, og legges fram for AMU til sluttbehandling. Rapporten er et viktig grunnlagsdokument for kommunens årsmelding på HMSområdet. Oppfølgingspunkter for styrket intern kontroll Sikre kompetanse, forståelse og forpliktelse hos ledere og verneombud gjennom halvårlige HMS-dager og konkrete kompetansetiltak knyttet til bl.a. bruk av elektronisk verktøy. Rapporten etter den årlige internrevisjonen legges fram for Administrasjonsstyret til orientering Økonomiske konsekvenser: Oppfølgingspunktene vil ikke ha direkte behov for bevilgninger, men vil kreve en resurssintsats særlig i kommunens stab og støtteavdelinger. Konklusjon: Det gjøres mye bra arbeid i administrasjonen innenfor område intern kontroll. Mye av arbeidet er imidlertid ikke satt i system og dokumentert på en oversiktlig måte. Ovenstående gjennomgang viser områder / elementer hvor systematisk intern kontroll er viktig, og hva slags oppfølging rådmannen foreslår. Arbeidet vil ta tid da flere av momentene er tidkrevende og krever god administrering og oppfølging. Rådmannen foreslår at det rapporteres på status for arbeidet og de ulike oppfølgingspunktene i en egen internkontroll melding. En slik melding legges frem i løpet av 1. halvår Rådmannens innstilling:. 1. Rådmannens redegjørelse om internkontroll i Aurskog - Høland kommune tas til orientering. 2. Rådmannen bes å rapportere status for arbeidet og de ulike oppfølgingspunktene i en egen internkontroll melding. En slik melding legges frem i løpet av