VERRAN KOMMUNE Kontrollutvalget

VERRAN KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Dato: Torsdag 8. mars 2012 Tid: Kl. 10.00 (merk tida) Sted: Verran servicekontor, møterom Fosdalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Verran kontrollutvalg har vedtatt at utvalgets møter er åpne. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 005/12 Referatsaker 006/12 Orientering fra administrasjonen 007/12 Oppfølging av eksterne tilsyn 008/12 009/12 010/12 011/12 012/12 013/12 Kontrollutvalgets budsjett for 2012 Plan for selskapskontroll 2012-2015 Plan for forvaltningsrevisjon 2012 2015 innspill (vedlegg blir ettersendt) Gjennomgang av møteprotokoller 3.tertial 2011 Skatteoppkreverfunksjonen 2011 Mediestrategi for kontrollutvalget Steinkjer 29.02.2012 Hanna Mollan leder Per Helge Genberg kontrollsekretær E-post: per.helge.genberg@komsek.no Dir.tlf. 74 11 14 73 Mob. 41 68 99 12

SAK 005/12 REFERATSAKER Kontrollutvalget 08.03.2012 Per Helge Genberg 005/12 419-1724-5.3 Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Referat 1 KomRev Trøndelag IKS Engasjementsbrev Verran kommune Vedlagt 2 KomSek Trøndelag IKS Notat frå kontaktmøte med KomRev Blir utdelt i Trøndelag IKS I.off., Offl. 13, Fvl. 13 møtet SAK 006/12 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN Kontrollutvalget 08.03.2012 Per Helge Genberg 006/12 419-1724-5.3 Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. Kontrollutvalget har bedt administrasjonen orientere om: Omorganiserings- og innsparingsprosessen Arbeidet med eiermelding SAK 007/12 OPPFØLGING AV EKSTERNE TILSYN Kontrollutvalget 08.03.2012 Per Helge Genberg 007/12 419-1724-5.3 Kontrollutvalget tar administrasjonens informasjon til orientering. Vedlegg 1. Helsetilsynets rapport fra tilsyn med legemiddelbehandling i sykehjem, Verran helsetun, 07.03.2011. 2. Fylkesmannens rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i NAV Verran, 06.05.2011

Helsetilsynets rapport fra oppfølgingstilsyn (etter tilsyn i 2010) med legemiddelhåndteringen ved Verran helsetun viser at det til tross for tidligere pålagte krav om oppretting, også i 2011 ble konstatert avvik. Rapporten fra tilsynet med sosiale tjenester (økonomisk stønad etter lov om sosiale tjenester) i NAV Verran påpeker også avvik. Kontrollutvalget vil be administrasjonen orientere om hvordan avvikene i de to systemrevisjonene er blitt fulgt opp og rettet. SAK 008/12 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT FOR 2012 Kontrollutvalget 08.03.2012 Per Helge Genberg 008/12 419-1724-5.3 Kontrollutvalget vil påpeke at Verran kommunes budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i 2012 er vedtatt i strid med 18 i Forskrift om kontrollutvalg, ettersom kontrollutvalgets oversendte budsjettforslag ikke ble gjort kjent for kommunestyret. Reduksjonen på i alt kr 28.500 i forhold til forslaget er derfor formelt ugyldig, og kontrollutvalget forutsetter at det innenfor rammen til Politisk område stilles til rådighet et ekstra beløp på kr 28.500 for kontroll og tilsyn på 2012-budsjettet. Behandlingsmåten for kontrollutvalgets budsjett er fastsatt i Forskrift om kontrollutvalg, 18: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Budsjettet for kontroll og tilsyn består av tre deler ; kjøp av sekretariatstjenester fra KomSek Trøndelag IKS, kjøp av revisjonstjenester fra KomRev Trøndelag IKS og midler til driften av kontrollutvalget (møte/ledergodtgjørelse, tapt arbeidsfortjeneste, midler til kurs/opplæring, reiseutgifter osv.). Budsjettene for de to interkommunale selskapene blir vedtatt på selskapenes representantskapsmøter og kan ikke endres av kommunestyret. Ved budsjettbehandlingen har kommunestyret formelt sett anledning til å endre den summen som går til kontrollutvalgets drift, forutsatt at utvalgets budsjettforslag er kjent for kommunestyret og at vedtaket definerer reduksjonen spesielt. Regnskapsteknisk skal alle kostnader til kontroll og tilsyn føres på funksjon 110.

Verran kontrollutvalgs vedtatte budsjettforslag for 2012 ble oversendt i brev til ordføreren og rådmannen i Verran 12.09.2012. I punkt 2 i vedtaket heter det at forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Kontrollutvalget har nå blitt kjent med at utvalgets budsjett for 2012 er redusert med kr 28.500 (gjelder samlet for detaljpostene til drift av utvalget, som i forslaget var på kr 52.000). Denne nedskjæringen er ikke vedtatt av kommunestyret. Kommunens administrasjon bekrefter at kontrollutvalgets budsjettforslag ikke fulgte med saksdokumentene til formannskap og kommunestyre, slik forskriften fastsetter. I kontrollutvalgets budsjettforslag for 2012 var det satt av kr 23.000 til kurs. Opplæring er spesielt viktig i starten av en ny valgperiode, og utvalgets 3 medlemmer deltok i februar på en landskonferanse for kontrollutvalg, arrangert av Norsk Kommunerevisorforbund, med en samlet utgift på kr 21.300. Med den reduksjonen administrasjonen i Verran kommune har gjort på de enkelte poster i kontrollutvalgets budsjett, er midlene til utvalgets drift for 2012 nå nesten i sin helhet brukt opp. Vurdering Budsjettet for kontroll og tilsyn for 2012 i Verran kommune er ikke behandlet etter regelverket. Feilen må rettes opp ved at det innenfor budsjettansvaret Politisk område overføres kr 28.500 fra andre detaljnivå over til funksjon 110 kontroll og tilsyn. SAK 009/12 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2012-2015 Kontrollutvalget 08.03.2012 Per Helge Genberg 009/12 419-1724-5.3 Saksbehandlerens forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget slutter seg til Plan for selskapskontroll 2012 2015 i Verran kommune med følgende forslag til prioriteringsliste: 1. Jekta AS 2. Verran Næringsutvikling AS m/underselskap 3. Inn-Trøndelag Brannvesen IKS 2. Eierskapskontroll og ev. forvaltningsrevisjon i tilknytning til selskapskontroll utføres av KomRev Trøndelag IKS 3. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret vedtar: 1. Kommunestyret vedtar Plan for selskapskontroll 2012 2015 i Verran kommune med følgende prioriteringsliste: 1. Jekta AS 2. Verran Næringsutvikling AS m/underselskap 3. Inn-Trøndelag Brannvesen IKS 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta endringer i planen i planperioden.

Vedlegg Forslag til Plan for selskapskontroll 2012 2015 i Verran kommune Hjemmelen for selskapskontroll finnes i 77, pkt. 5 i Kommuneloven: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper mm Kommunelovens 80 inneholder formuleringer om innsynsrett ved selskapskontroll. 13, 2.ledd i Forskrift om kontrollutvalg hjemler planprosessen: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Forskriftens 14 definerer innholdet i selskapskontrollen: ( )kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, ( ) I stadig større grad velger kommunene å bruke ulike selskap for å nå sine mål. Eierstyringen er formelt regulert i de forskjellige selskapslovene. Styret og den daglige ledelse i selskap som er organisert etter lov om aksjeselskap har relativt stor handlefrihet i forretningsmessige disposisjoner. Men også i interkommunale selskap har styret/daglig ledelse mer ansvar og frihet enn etatsledere i kommunen. Selskapenes ledelse representerer selskapet og ikke eier(ne), og det enkelte selskap skal forholde seg til en rekke interessenter i tillegg til eier(ne), feks lokale og sentrale myndigheter, kreditorer og ansatte. Kommunenes selskap forvalter betydelige verdier, og det trengs overordnede eierstrategier og retningslinjer med definerte mål. Kommunestyret må utøve eierskapet ved å kommunisere krav og forventninger gjennom sin(e) representant(er) i eierorganet. For aksjeselskaper er dette generalforsamling og for interkommunale selskap representantskap. Behovet for å gjennomføre selskapskontroll vil normalt være større i selskap som har et samfunnsmessig ansvar enn et rent forretningsmessig formål. I slike selskap kan det - i tillegg til en eierskapskontroll også være aktuelt å vurdere måloppnåelsen, ved å gjennomføre forvaltningsrevisjon. Selskapskontroll omfatter ikke en regelmessig kontroll med forretningsmessige disposisjoner. Dette kommer inn under styrets ansvarsområde. I Verran ble det ikke foretatt noen selskapskontroll i valgperioden 2004 2007, og i perioden 2008 2011 gikk førsteprioritet i planen, Verran kultur- og næringspark, konkurs. Kontrollutvalget hadde bestilt kontroll, men konkluderte med at bobestyrers sluttrapport ga tilstrekkelige svar.

Vurdering Hvordan kommunen ivaretar eierinteressene kan virke inn på tjenestene innbyggerne mottar fra selskapene, og kontroller bør prioriteres ut fra faktorer som risiko, eierandel, samfunnsmessig ansvar og tjenestetilbud. I løpet av en valgperiode kan kommunen gå ut av selskap eller inn i nye, eller det kan oppstå situasjoner som gjør en rask selskapskontroll nødvendig. Kontrollutvalget bør da ha mulighet til å gjøre andre prioriteringer enn planvedtaket inneholder. SAK 010/12 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2012-2015 - INNSPILL Kontrollutvalget 08.03.2012 Per Helge Genberg 010/12 419-1724-5.3 Saksbehandlerens forslag til vedtak: Kontrollutvalget drøftet saken og ga innspill til revisjonen om innhold i planen. : Kontrollutvalget hadde denne saken oppe i møte 10.01.2012, sak 001/12. Ettersom det nå skal legges fram et diskusjonsgrunnlag fra KomRev Trøndelag IKS (dokumentet blir ettersendt), er det naturlig at kontrollutvalget igjen får muligheten til drøfting og innspill. SAK 011/12 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER 3.TERTIAL 2011 Kontrollutvalget 08.03.2012 Per Helge Genberg 011/12 419-1724-5.3 Kontrollutvalget tar rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 3.tertial 2011 til orientering. Vedlegg Gjennomgang av saker behandlet av formannskapet og kommunestyret 3.tertial 2011 Rapporten omfatter en gjennomgang av møteprotokoller fra avholdte møter 3. tertial 2011 for formannskapet og kommunestyret.

Målsettingen med denne gjennomgangen er å se til at vedtak er fattet av riktig organ og at saker av vesentlige, økonomiske disposisjoner ikke strider mot lov, forskrift, regelverk eller vedtak. Det skal ikke vurderes om politiske vedtak er hensiktsmessige. Denne rapporten har ingen funn. SAK 012/12 SKATTEOPPKREVERFUNKSJONEN 2011 Kontrollutvalget 08.03.2012 Per Helge Genberg 012/12 419-1724-5.3 1. Kontrollutvalget tar Skatteoppkreverens årsrapport for skatteregnskapet 2011 til orientering. 2. Kontrollutvalget tar Skatteetatens kontrollrapport 2011 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Verran kommune til orientering. 3. Saken oversendes kommunestyret. 4. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret vedtar: 1) Kommunestyret tar Skatteoppkreverens årsrapport for skatteregnskapet 2011 til orientering. 2) Kommunestyret tar Skatteetatens kontrollrapport 2011 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Verran kommune til orientering. Vedlegg 1. Skatteoppkreverens årsrapport om Verran kommunes skatteregnskap for 2011 2. Skatteetatens kontrollrapport 2011 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Verran kommune Skatteoppkreverens årsrapport om Verran kommunes skatteregnskap for 2011 Den totale skatteinngangen for 2011 utgjorde kr. 166.101.875. Tilsvarende tall for 2010 er kr 158.901.585. Tallmaterialet er nærmere forklart i skatteoppkreverens årsrapport. Skatteetatens kontrollrapport vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Verran kommune Skatteetaten gjennomfører jevnlig kontroll med skatteoppkreveren, og utarbeider hvert år en kontrollrapport som sendes til kommunestyret, med gjenpart til kontrollutvalget. Grunnlaget er Instruks for skattekontorenes kontroll av skatteoppkreverne av 01.02.2011. Rapporten skal avklare om skatteoppkreverfunksjonen blir utøvd tilfredsstillende i forhold til regelverket på disse områdene: Internkontroll Regnskapsføring, rapportering og avleggelse av skatteregnskapet

Skatte- og avgiftsinnkreving Arbeidsgiverkontroll Kontrollrapporten for skatteoppkreverfunksjonen i 2011 finner regnskapsføringen og utførelsen av oppgavene i det alt vesentlige i samsvar med gjeldende regelverk, og arbeidsgiverkontrollen er gjennomført i det omfang som kreves. På ett punkt har kontrollen funnet forhold som bryter med regelverket. Dette gjelder brudd på retningslinjene i lempningsmeldingene vedr. skatteoppkrevers saksbehandling og overholdelse av fullmaktsgrenser. Lempning er en betegnelse for betalingsutsettelse og ettergivelse av skyldig beløp, og skatteoppkreveren er delegert fullmakt til å lempe, dvs. ettergi, opp til en viss beløpsgrense og etter visse kriterier. Reglene går fram av Skattedirektoratets melding 13/08, 19.12.2008 (nylig erstattet av SKD-melding 3/12, 08.02.2012). Vurdering Det er ingen krav til kommunens formelle behandling av kontrollrapporten. Kontrollutvalget har likevel plikt til å følge opp at kommunen ivaretar skatteoppkreverfunksjonen på en tilfredsstillende måte, og at den utøves i samsvar med regelverket og eventuelle pålegg fra skatteetaten. Kontrollutvalget kan ta rapporten til orientering. SAK 013/12 MEDIESTRATEGI FOR KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalget 08.03.2012 Per Helge Genberg 013/12 419-1724-5.3 Kontrollutvalget drøftet prinsipper for kontakten med media. : Som lovpålagt kommunalt organ har kontrollutvalget en viktig funksjon, både gjennom å ivareta definerte oppgaver (jfr. kommuneloven) og å sikre innbyggernes tillit til den offentlige forvaltningen. Også kontroll- og tilsynsarbeidet vil i økende grad bli fokusert i media, og dette gir store muligheter og utfordringer. Skal kontrollutvalget lykkes med en positiv markedsføring av egen virksomhet og samtidig stå rustet til å kunne møte et sterkt mediepress i visse situasjoner, er det nyttig å drøfte en form for mediestrategi. Vurdering Kontrollutvalgene har oftest vært svært lite synlige i mediebildet. Dette kan gjøre det lettere å løse problemer uten uro og høyt konfliktnivå, men samlet sett finnes et betydelig forbedringspotensiale med tanke på å spre informasjon til innbyggerne om kontroll- og tilsynsarbeidet. I første omgang bør utvalget se nærmere på hvordan kommunenes egne nettsider og lokale media (kanskje særlig lokalaviser, men også radio og TV) kan brukes her.

Samtidig må kontrollutvalget være forberedt på saker der media tar styringen og eventuelt gir utvalget en rolle i konflikt- og sensasjonspregete oppslag. At lederen er den som uttaler seg på vegne av utvalget, at leder eller medlemmer ikke konkluderer før en sak er behandlet osv. er eksempler på prinsipper som bør ligge fast.