Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Ballangen rådhus, 2. etasje 19.10.2010 Fra sak: Til sak: 16/2010 21/2010 Fra kl.: Til kl.: 12.00 14.30 Følgende medlemmer møtte: Olav H. Steinland (leder) Kjersti Dahlin Simonsen Oddny Bakke Karl-Otto Kaati Stein Tore Auran Vara for Odd Skogvold IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: Odd Skogvold (nestleder) FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Fra administrasjonen møtte: Til sak 19/10 møtte: Svenn Ole Wiik, rådmann Fra sekretariatet møtte: Espen Lund Håvard Nystad ANDRE: Fra KomRev NORD møtte: Ingen 5 av 5 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Ballangen 19_10_10 sak 22/10 til 25/10 Side 1
Sak 16/10 Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 22. juni 2010 Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 22. juni 2010 ble gjennomgått. Etter å ha gjennomgått protokoll fra kontrollutvalgsmøtet 22. juni 2010 fattet kontrollutvalget slikt : Protokoll fra møte i Ballangen kontrollutvalg den 22. juni 2010 godkjennes. Sak 17/10 Anskaffelser av servicetjenester for Ballangen kommune Lov om offentlige anskaffelser. Kontrollutvalgets leder orienterte om at det har kommet en del klager fra lokale næringsdrivende som mener at kommunen ikke har oppfylt sin veilednings- og opplysningsplikt i forbindelse med innkjøp av varer og tjenester til kommunen. Sekretariatet fikk overlevert en del kopier av korrespondanse mellom noen lokale næringsdrivende og Ballangen kommune som vil bli behandlet av kontrollutvalget i neste møte. Kontrollutvalget hadde også en generell drøfting rundt lov om offentlige anskaffelser i forhold til konkurranseutsetting og anbudsprosess. Kontrollutvalget fattet så slikt Sekretariatet gjennomgår korrespondanse overlevert fra leder og kommer med tilbakemelding for videre behandling i neste møte Sak 18/10 Protokoller fra formannskap og kommunestyre regelverk. Kontrollutvalgets leder orienterte om at han har fått noen henvendelser på at det har vært noen tilfeller med at det ikke har vært samsvar mellom vedtak som ble fattet i formannskap og kommunestyre og vedtak som er protokollført. Etter en generell drøfting rundt problemstillingen var kontrollutvalget enige om at det kan være en utfordring å få klarlagt hva som er vedtatt før man forlater møtet. Kontrollutvalget fattet så slikt Kontrollutvalget inviterer ordfører og formannskapssekretær til en orientering om saksgang i formannskapet og kommunestyret, herunder rutiner for protokollførsel. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Ballangen 19_10_10 sak 22/10 til 25/10 Side 2
Sak 19/10 Status kommuneregnskap Rådmann Svenn Ole Wiik var tilstede i møtet og orienterte om status for kommunens regnskap. Slik det ser ut nå ligger det an til at kommunen får et underskudd i regnskapet for 2010. Noe av årsaken til dette ligger i at kommunen har noen pågående prosjekter som har blitt forsinket, og får dermed en forskyvning i tid på momsrefusjoner med flere millioner. I tillegg har de et avvik på lønn hvor etterbetaling av lønnsoppgjør har blitt større enn budsjettert. Kommunen har hatt en god skatteinngang i 2010, rådmannen synes at fagansvarlig på skatt har vært flink å drive inn. På spørsmål fra kontrollutvalget om erfaringen med revisjon så synes rådmannen at det har vært litt problemer med stabilitet på bemanning, men synes at kommunikasjonen med revisor er bra. Rutiner på innfordring er forbedret og fungerer bra, og oppfølging av fordringer blir gjort. Kontrollutvalget fikk også en generell orientering fra rådmann om kommunens sykefravær, eldre omsorg og hms-arbeid hvor de nå har fått 5 søkere til stillingen som hms-ansvarlig og skal foreta intervjuer i nær fremtid. Etter at rådmannen hadde forlatt møtet fattet kontrollutvalget slikt Orienteringen fra rådmannen tas til etterretning. Enstemmig vedtak Sak 20/10 Eierskapsmelding Ballangen Kommune Kontrollutvalget fikk utlevert et arbeidsutkast på eierskapsmelding hvor endringene fra forrige møte er innarbeidet. Arbeidsutkastet ble gjennomgått og det ble gjort ytterligere endringer på noen punkter. Etter gjennomgangen ble det fattet slikt Sekretariatet innarbeider endringer som er gjort, og oversender utkast for innspill fra ordfører og rådmann og ber de om å fylle inn oversikt over selskaper Ballangen kommune har eierandeler i (punkt 7) og kommunens mål med eierskap i det enkelte selskap (punkt 9). Sak 21/10 Eventuelt/orienteringssaker - Orientering selskapskontroll Sekretariatet viste til kontrollutvalgets plan for selskapskontroll og kommunestyrets vedtak om å prioritere selskapskontroll i Bal Eiendom og Ofoten Brann IKS. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Ballangen 19_10_10 sak 22/10 til 25/10 Side 3
Sekretariatet vil til neste møte ha med en del dokumenter i forbindelse med selskapskontrollene som kan behandles av kontrollutvalget. Det ble deretter fattet følgende Orienteringen fra sekretariatet tas til etterretning. - Orientering om status i forvaltningsrevisjon. Sekretariatet orienterer om at forvaltningsrapporten kommunens arbeid med sykefravær i Ballangen kommune ble tilsendt på mail dagen før dette møtet. Rapporten ble delt ut på møtet, og kontrollutvalget ble enige om at rapporten blir lest gjennom for behandling i neste møte. Sekretariatet tar kontakt med forvaltningsrevisor og vurderer om det er behov for at hun skal komme og presentere denne eller om det er tilstrekkelig at kontrollutvalget selv gjennomgår denne. Det ble deretter fattet følgende Kontrollutvalget leser gjennom rapporten og forbereder seg til behandling av denne i neste møte. - Habilitetsregler, drøfting Kontrollutvalget hadde en generell gjennomgang/ oppdatering av habilitetsregler. Sekretariatet har tidligere levert ut til kontrollutvalget et diskusjonsnotat som ble brukt som bakgrunn for gjennomgangen. Det ble ikke fattet noe formelt vedtak i denne saken, men habilitetsforhold ble gjennomgått generelt. - Møteplan høst 2010 På bakgrunn av at forvaltningsrapporten er ferdigstilt besluttet kontrollutvalget å ta et nytt møte for å få behandlet den relativt raskt. Kontrollutvalget fattet slikt Neste kontrollutvalgsmøte blir tirsdag 2. november kl.12.00. Enstemmig vedtak Møtet ble etter dette hevet. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Ballangen 19_10_10 sak 22/10 til 25/10 Side 4
Ballangen, 25. oktober 2010 Olav H. Steinland Leder i Ballangen kontrollutvalg Protokoll Kontrollutvalgsmøte Ballangen 19_10_10 sak 22/10 til 25/10 Side 5