MØTEPROTOKOLL Høgskolestyret VID Dato: 14.06.2016 kl. 14:00 Sted: Konferanserommet DH Arkivsak: 16/00042 Tilstede: Forfall: Andre: Protokollfører: Paul Erik Wirgenes, Anne Sissel Faugstad (fra kl 1515), Irene Dahl Andersen (fra kl 1515), Ingvill Hagesæther Foss (fra kl 1515), Roar G. Fotland, Rune Jørgensen, Bodil Tveit, Irene Hunskår (fra kl 1515), Berit Båtsvik (fra kl 1515), Jon Helge Løken Sigrid Seim Ingunn Moser, rektor og Ståle Søbye, direktør administrativ støtte/økonomisjef Karen Sikveland SAKSKART Side ssaker 14/16 16/00042-23 Godkjenning av innkalling og saksliste høgskolestyremøte 14. juni 2016 2 15/16 16/00228-17 16/16 16/00228-16 Økonomiske forutsetninger for sammenslåing av Høyskolen Diakonova med VID - Unntatt etter offentlighetsloven Offl 13 jfr Fvl 13.1pkt2 Avtale om sammenslåing av Høyskolen Diakonova med VID - Unntatt etter offentlighetsloven Offl 13 jfr Fvl 13.1pkt2 2 3 17/16 16/00426-1 Plan for arbeidet med strategiplan for VID 2017-2027 3 18/16 16/00042-20 19/16 16/00153-4 20/16 15/01329-4 Møteplan for høgskolestyret VID høst 2016 og 2017 og rutiner for rapportering til høgskolens eiere Innspill til varslet stortingsmelding om kvalitet i høyere utdanning - saksframlegg til høgskolestyret Rapport fra prosjekt Lokalisering av campus og hensiktsmessig utforming av lokaler og infrastruktur i 4 4 5 1
21/16 16/00736-1 VID - saksframlegg til høgskolestyret Kreering av Beth E. Elness-Hanson til philosophiae doctor 6 22/16 16/00344-25 Beredskapsplan for VID vitenskapelige høgskole - sak til høgskolestyret 6 23/16 16/00362-5 Informasjonssikkerhet i VID 6 24/16 16/00357-3 Regnskap pr. mars 2016 7 25/16 Eventuelt 8 Orienteringssaker 14/16 15/16 16/00042-14 16/00042-19 Protokoll Høgskolestyret VID 17.03.2016 8 Protokoll Høgskolestyret VID 18.05.2016 8 16/16 16/00327-8 Engelske navn på organisatoriske enheter i VID - orientering til styret 8 17/16 15/01101-2 Reglement for valg av ansatte til styret for VID 8 18/16 16/00753-2 Orientering om søkertall for studieåret 2016-2017 8 14/16 Godkjenning av innkalling og saksliste høgskolestyremøte 14. juni 2016 1 Høgskolestyret VID 14.06.2016 14/16 Tilføyelse til sak 25/16 Eventuelt; Orientering om arbeidet med studentdemokratiet i VID v/jon Helge Løken På grunn av flyforsinkelser fra Vestlandet var flere styremedlemmer forsinket til møtet og deltok fra ca kl 1515. ssakene 14/16 og 21/16 24/16, samt orienteringssakene 14/16-17/16 ble behandlet med 6 stemmeberettigede til stede. Innkalling og saksliste til høgskolestyrets møte 14. juni 2016 godkjent med disse endringene. 2
15/16 Økonomiske forutsetninger for sammenslåing av Høyskolen Diakonova med VID Unntatt etter offentlighetsloven Offl 13 jfr Fvl 13.1pkt2 1 Høgskolestyret VID 14.06.2016 15/16 Det er utarbeidet et langtidsbudsjett (LTB) for en sammenslått høgskole basert på styregodkjente budsjetter for begge høgskolene hver for seg. Styret kommenterte ulike sider ved analysen og var særlig opptatt av forholdet mellom LTB for en sammenslått høgskole versus LTB for VID alene. Sammenslåingen med Diakonova påvirker i liten grad den risikovurderingen en ville hatt for VID uten Diakonova. Styret drøftet analysen og utfordringer knyttet til forutsetninger som inntektsøkning ved å øke studentopptak uten tilsvarende kostnadsøkning og forventet kostnadsøkning på grunn av kompetansehevingsbehov, men konkluderte med at det likevel er økonomisk grunnlag for sammenslåing. 1. Høgskolestyret har drøftet de økonomiske effektene ved sammenslåing av Høyskolen Diakonova med VID og finner at det er økonomisk grunnlag for å godkjenne avtalen om aksjetegning og sammenslåing. 16/16 Avtale om sammenslåing av Høyskolen Diakonova med VID Unntatt etter offentlighetsloven Offl 13 jfr Fvl 13.1pkt2 1 Høgskolestyret VID 14.06.2016 16/16 Se egen protokoll. 17/16 Plan for arbeidet med strategiplan for VID 2017-2027 1 Høgskolestyret VID 14.06.2016 17/16 Styret drøftet den foreslåtte planen for arbeidet med strategi for VID. Styret stiller seg bak tenkningen om strategiarbeid som en dynamisk og kontinuerlig prosess, som aktivt svarer på endring og gjennomføres i linjen. Styret foreslo at det nedsettes en «kjernegruppe» som holder tak i arbeidet gjennom hele prosessen, oppnevnt av og forankret i linjen. Betydningen av å sikre innspill fra de «riktige» miljøer/personer eksternt ble understreket. Ansattevalgte framhevet involvering, informasjon og eierskap til prosessen i organisasjonen som viktig. Styret uttrykte ønske om å være delaktig i strategiarbeidet i ulike faser av prosessen. 3
1. Høgskolestyret slutter seg til beskrivelsen av forutsetninger, tilnærming og prosess for strategiarbeid i VID. 2. Høgskolestyret slutter seg til den foreslåtte prosessen for å utarbeide en strategi for VID, med anbefalinger framkommet i møtet. 3. Høgskolestyret delegerer til rektor å organisere og gjennomføre arbeidet med ny strategi. 4. Styret ønsker å delta aktivt i prosessen fram mot endelig vedtak av strategiplan for VID våren 2017 18/16 Møteplan for høgskolestyret VID høst 2016 og 2017 og rutiner for rapportering til høgskolens eiere 1 Høgskolestyret VID 14.06.2016 18/16 Styreleder redegjorde for den foreslåtte rapporteringsordningen til eierne. Rapportering til eierne skjer via styret i VID Holding AS og etter behandling i høgskolestyret. Unntaksvis rapporteres det til majoritetseier forut for behandling i høgskolestyret og da i forståelse med styreleder. Det ble foreslått følgende justerte møteplan: Møteplan høsten 2016 og vår/høst 2017 UKE 2016 Dato Tidsramme: Sted 37 13.09.16 (tirsdag) Kl 14-19 Oslo 43 Mandag 24.10.16 kl 15 tirsdag 25.10.16 kl 17 - Styreseminar, Oslo 50 12.12.16 (mandag) Kl 12-17 Oslo 2017 10 07.03.17 (tirsdag) Kl 14-19 Oslo, Fredensborgveien 24q 18 02.05.17 (tirsdag) Kl 14-19 Bergen 24 13.06.17 (tirsdag) Kl 14-19 Stavanger 36 21.09.17 (torsdag) Kl 14-19 Oslo 43 24.10.17 (tirsdag) Kl 14-19 Oslo 50 12.12.17 (tirsdag) Kl 14-19 Oslo Møteplan for høgskolestyret VID høst 2016 og 2017 og foreslåtte rutiner for rapportering til høgskolens eiere godkjennes. 4
19/16 Innspill til varslet stortingsmelding om kvalitet i høyere utdanning 1 Høgskolestyret VID 14.06.2016 19/16 Styret drøftet utkast til innspill fra VID og kommenterte at uklarheter i bestillingen fra departementet gjør det utfordrende å svare godt på invitasjonen. Styret ga føringer og innspill til sluttføringen av svarbrevet både med hensyn til innhold og struktur. Svaret bør være kortfattet og poengtert under hvert av de 10 spørsmålene som stilles. Mer vekt på hvordan internasjonalt samarbeid og samarbeid med arbeidslivet kan bedre kvalitet i utdanningene ble etterlyst. 1. Høgskolestyret har drøftet forslag til innspill fra VID til arbeidet med Stortingsmeldingen om kvalitet i høyere utdanning. 2. Høgskolestyret ber rektor ferdigstille høringsuttalelsen og oversende den til Kunnskapsdepartementet innen høringsfristen. 20/16 Rapport fra prosjekt Lokalisering av campus og hensiktsmessig utforming av lokaler og infrastruktur i VID 1 Høgskolestyret VID 14.06.2016 20/16 Utredning av framtidig lokalisering og samlokalisering av VIDs virksomhet er bestilt av styret. Styret drøftet den foreliggende rapporten grundig. Rapporten skisserer status og gir få konkrete konklusjoner og anbefalinger. Styret diskuterte hvordan det er hensiktsmessig å bruke rapporten videre i beslutningen av lokalisering i VID. En eventuell høring på rapporten i høgskolen og hos eierne ble diskutert og forlatt, da det neppe vil tilføre prosessen ytterligere informasjon eller bringe den videre. Styret ønsket også ideelt sett å knytte dette prosjektet til det forestående strategiarbeidet og framhevet betydningen av at rapporten gjøres kjent i organisasjonen. Ansattevalgte styremedlemmer understreket at behovet blant ansatte for samlokalisering, og at dette skjer så raskt som mulig, er stort. Noen av prosjektene bør trolig derfor landes før strategiprosessen er ferdig. Det ble foreslått å gå i dialog med eierne for å avklare hva disse ønsker å realisere gjennom et slikt prosjekt og hvordan det kan oppnås synergier utover å leie lokaler til høgskolen. 1. Styret har drøftet rapportens konklusjoner og forslag til alternativer for framtidig lokalisering. 2. Styret delegerer til rektor å gå i dialog med eierne med sikte på å arbeide fram et beslutningsgrunnlag. Rapporten legges til grunn for drøftingen med eierne. 5
3. Videre arbeid med framtidig lokalisering av campus og utforming av lokaler og infrastruktur inkluderes i arbeidet med ny strategi for VID. 21/16 Kreering av Beth E. Elness-Hanson til philosophiae doctor 1 Høgskolestyret VID 14.06.2016 21/16 Styret uttrykte at det er en glede og ære å kunne foreta den første kreering til philosophiae doctor i VID. Det ble etterspurt hvorvidt det planlegges en seremoni i høgskolen for å markere kreeringer og med vekt på formidlingsformål. Rektor bekreftet at dette vil bli fulgt opp. Høgskolestyret kreerer Beth E. Elness-Hanson til philosophiae doctor. Enstemmig vedtatt og applaudert. 22/16 Beredskapsplan for VID vitenskapelige høgskole - sak til høgskolestyret 1 Høgskolestyret VID 14.06.2016 22/16 Beredskapsplanen skal sikre at høgskolen er i stand til å håndtere alle typer hendelser som krever krisehåndtering og beskriver høgskolens organisering og fordeler ansvaret ved håndtering av kriser. Rektor orienterte om at omdømmekrise, som styret tidligere har framhevet som et område det er viktig å ha beredskap på, foreløpig ikke er innarbeidet i planen og at det arbeides med tiltakskort for å møte en eventuell slik krise. Styret drøftet planen og mente at den var god og sakssvarende. Styret understreket behovet for å øve på kriseberedskap og at det minimum bør være en øvelse pr campus pr år, med særlig vekt på kommunikasjonen. Det ble også framhevet at det er umulig å forutse omfanget av informasjonsbehovet ved en krisesituasjon og at håndtering av informasjonsbehovet eventuelt bør utvikles og konkretiseres noe mer i beredskapsplanen. 1. Styret vedtar beredskapsplan for VID vitenskapelige høgskole. 2. Styret gir høgskolens ledelse fullmakt til å gjøre løpende oppdateringer og mindre endringer i beredskapsplanen. 6
3/16 Informasjonssikkerhet i VID 1 Høgskolestyret VID 14.06.2016 23/16 Styringssystemet for informasjonssikkerhet skal sikre at VIDs informasjonsverdier håndteres på en systematisk, planmessig og tilfredsstillende måte. I styringssystemet beskrives mål, strategi og organisering av arbeidet med informasjonssikkerhet. Styret kommenterte at systemet virker betryggende, men at den foreliggende beskrivelsen av systemet bør gjennomgås med tanke på tydelige ansvarsforhold uten overlappende roller. Styret imøteser utarbeidelsen av retningslinjer og prosedyrer/rutiner som konkretiserer systemet. Styret orienteres gjennom årlig rapport om arbeidet med informasjonssikkerhet. 1. Høgskolestyret vedtar styringssystemet for informasjonssikkerhet for VID 2. Høgskolestyret ber rektor implementere og følge opp styringssystemet for informasjonssikkerhet i høgskolen 24/16 Regnskap pr. mars 2016 1 Høgskolestyret VID 14.06.2016 24/16 Regnskapet viser et underskudd pr mars på ca 2,5 MNOK som er 5,3 MNOK bedre enn budsjett. Inntektene pr mars er på ca 79 MNOK som er ca 2,6 MNOK lavere enn budsjett. Kostnadene er på ca 81,6 MNOK som er ca 7,9 MNOK lavere enn budsjett. Balansen viser at VID har ca 149,9 MNOK i eiendeler, hvorav 15 MNOK i anleggsmidler og 130,1 MNOK i bankinnskudd. Økningen i bankinnskudd sammenlignet med 31.12.15 skyldes at statstilskuddet er utbetalt på forskudd. VID har 36,8 MNOK i EK som er en reduksjon fra 39,3 MNOK sammenlignet med 31.12.15 som skyldes underskudd per 1. kvartal. Den kortsiktige gjelden er på ca 115,8 MNOK og skyldes at statstilskuddet og studieinntektene er periodisert. Likviditeten i VID er god og skyldes at store deler av inntektene kommer på forskudd. Det positive avviket i forhold til budsjett antas å fortsette ut året. Styret er tilfreds med den økonomiske situasjonen, men stilte spørsmål ved de store avvikene i personalkostnader og hva de er uttrykk for. Styret drøftet i denne forbindelse utfordringene knyttet til å rekruttere personer med riktig kompetanse til vitenskapelige stillinger og lederstillinger, samt å få effektive tilsettingsprosesser, slik at det sikres tilstrekkelig bemanning til å gjennomføre planlagt aktivitet. Disse utfordringene deles i sektoren. Konkurransen om de best kvalifiserte er økende. Å lykkes her er avgjørende for VID med tanke på å beholde akkreditering til vitenskapelig høgskole ved neste tilsyn i 2018/19. Styret ba om at det 7
ble satt søkelys på utfordringene knyttet til rekruttering og kompetanse i en egen sak, eventuelt i forbindelse med strategiarbeidet. Styret tar framlagte regnskap per mars 2016 til etterretning. 25/16 Eventuelt: Orientering om arbeidet med studentdemokratiet i VID Studentvalgt styremedlem Jon Helge Løken orientert om arbeidet med å etablere studentdemokratiet i VID. Utfordringer knyttet til flere studiesteder og ulik tid tilgjengelig for studentpolitisk arbeid i de ulike studiene har gjort at arbeidet har tatt lenger tid enn antatt. Det foreligger nå forslag til vedtekter for studentdemokratiet i VID som skal vedtas på generalforsamling/årsmøte i august. Utkast til samarbeidsavtale mellom høgskolen og studentdemokratiet er utarbeidet og skal ferdigforhandles innen oppstart av studieåret 2016-2017. Styret tar saken til orientering. ORIENTERINGSSAKER: Saknr Arkivsak Tittel 14/16 16/00042-14 Protokoll Høgskolestyret VID 17.03.2016 15/16 16/00042-19 Protokoll Høgskolestyret VID 18.05.2016 16/16 16/00327-8 Engelske navn på organisatoriske enheter i VID - orientering til styret 17/16 15/01101-2 Reglement for valg av ansatte til styret for VID Reglementet er godkjent av AU for tillitsvalgte. Det er vedtatt en valgperiode på 2 år også for ansatte. Dette endres når nye vedtekter trer i kraft etter sammenslåing med Høyskolen Diakonova, der det er presisert at ansatte til styret velges for 4 år i tråd med uh-loven. 18/16 16/00753-2 Orientering om søkertall for studieåret 2016-2017 Høgskolestyret tok orienteringssakene 14-18/16 til orientering. 8