Bibliotekutvalget. Referat fra møte i UHRs bibliotekutvalg 29. mai 2013

Medlemmer: Bibliotekdirektør Dagmar Langeggen (leder), Handelshøyskolen BI Bibliotekdirektør Bente Andreassen, Universitetsbiblioteket i Oslo Bibliotekdirektør Helge Salvesen, Universitetet i Tromsø Bibliotekdirektør Lisbeth Tangen (nestleder), NTNU Universitetsbiblioteket Bibliotekdirektør Maria Carme Torras i Calvo, Høgskolen i Bergen 1. vara: Leder høgskolebiblioteket Anna Løken, Høgskolen i Hedemark 2. vara: Hovedbibliotekar Irene Hunskår, Haraldsplass diakonale høgskole Viserektor for FOU Erik Kyrkjebø, Høgskulen i Sogn og Fjordande Fra UHRs sekretariat: Seniorrådgiver Vidar Røeggen, UHR Forfall Bibliotekdirektør Espen Skjoldal, Universitetsbiblioteket i Stavanger 1. vara: Bibliotekdirektør Geir Arne Rosvoll, Universitetet for miljø- og biovitenskap 2. vara: Bibliotekleder Hege Underthun, Norges idrettshøgskole Seksjonssjef Sølvi Karlsen, Høgskolen i Sør-Trøndelag Hovedbibliotekar Sigbjørn Hernes, Høgskolen i Lillehammer Læringssenterdirektør Anne-Berit Gregersen vikarierer for Læringssenterdirektør Lars Egeland (permisjon/stortingsrepresentant), Høgskolen i Oslo og Akershus Underdirektør Tore Tungodden, Universitetet i Bergen Eksterne deltakere: Eystein Gullbekk, Universitetsbibliotekar ved UB, UIO Johannes Waage Løvhaug, Seniorrådgiver i Norges forskningsråd Rune Rambæk Schølberg, Seniorrådgiver i Norges forskningsråd Harald Bøhn, seksjonsleder ved NTNU, Sentral oppbevaring felles tjeneste (Depotgruppen) Referat fra møte i UHRs bibliotekutvalg 29. mai 2013 Tid: kl. 10.00 15.00 Sted: Universitets- og høgskolerådet, Pilestredet 46b, Oslo Saksliste Sak 12/13 Godkjenning av saksliste Sak 13/13 Oppfølging referat fra møtet i bibliotekutvalget 13. februar 2013 Sak 14/13 Bibliotekledermøtet under BIBSYS brukerforum Evaluering Sak 15/13 Bibliotekledermøtet 2014 Sak 16/13 Referat fra rådgivende utvalg 25. april Sak 17/13 Kontaktmøte mellom NB og UHR-B/AU 2. september Sak 18/13 Orienteringssaker Boklov Bibsys overtar biblioteklederlisten

Sak 19/13 Sak 20/13 Sak 21/13 Sak 22/13 Status Forhandlinger med Kopinor og NORWACO The 6th PhD Symposium, UIO (Open Access) Statsviterkonferansen 2013 (Open Access) Norsk forening for opphavsrett: Open Access en utfordring for forlag og akademia Invitasjon fra Fagbibliotekforbundet (FBF) Biblioteklederkonferansen 2013 MUNIN konferansen 2013 Konsortiedagen til CRISTIN 23. april. Sentral oppbevaring felles tjeneste (SOFT) Etablering av et nettverk for forskningsstøtte Utkast til OA-støtteordning for nasjonale vitenskapelige tidsskrifter Eventuelt Innkalling og sakspapirer ble sendt ut elektronisk. Oslo, 10. juni 2013 Dagmar Langeggen leder Vidar Røeggen sekretær

29.05.2013 12/13 Godkjenning av innkalling og saksliste Bakgrunn: Innkalling med saksliste ble sendt ut en uke før møtet. Innkalling godkjennes. Saksliste må nummereres løpende gjennom året og dette må endres i referatet. Ut over dette godkjennes sakslisten.

29.05.2013 13/13 Oppfølging fra referat møte i bibliotekutvalget 13. februar 2013 Bakgrunn: Referatet lå vedlagt sakspapirene. Til sak 04/13 i referat fra 13. februar ble det bemerket at prosjektet «Digitalt pensum» nå er satt i gang. Prosjektgruppen hadde sitt første møte på Blindern 8. mars under ledelse av Håvard Kolle Riis. På grunn av innføring av nytt Discovery verktøy for hele UH-sektoren mener prosjektet det er nødvendig å forskyve fremdriftsplan for prosjektet. Dette skyldes at de pensumsystemene som skal testes vil integreres med institusjonenes biblioteksystemer. I praksis betyr dette at prosjektet forskyves et halvt år frem i tid. Det er lagt frem en revidert aktivitetsplan for prosjektet hvor det fremkommer at prosjektet skal være ferdig og levere sluttrapport 1. mars 2014 og presentere resultatene i forbindelse med et dagsseminar 15. mai 2014. Se også prosjektets webside: http://www.ub.uio.no/om/prosjekter/digitalt-pensumsystem/ På BIBSYS brukermøte ble prosjekteier (UHR-B) kjent med at HIB hadde fått en bevilgning på et tilsvarende prosjekt og det er nå avklart med NB at HIB fases inn i prosjektgruppen for «Digitalt pensum» som en ny deltaker. UHR-B tar gjennomgangen av referat til orientering og inviterer Håvard Kolle Riis til møtet i UHR-B 12. september.

29.05.2013 14/13 Bibliotekledermøtet under BIBSYS brukerforum - Evaluering Oppsummering av tilbakemeldinger: De eksterne innleggene var interne men fungerte mest som orienteringssaker. Det bør avsettes tid til å orientere om arbeidet i UHR B. Flere understreket at seksjonen om «institusjonell» tilknytning fungerte bra. Det var relevant for mange og fikk opp temperaturen. Det ble gitt innspill til hvordan møtet bl.a. gjennom oppsett av bordene bedre kunne tilrettelegge for diskusjon og dialog. Ingen hadde kommentarer til teknisk gjennomføring. Arrangementskomiteen takker for tilbakemeldingene og tar innspillene med i arbeidet til neste års møte.

29.05.2013 15/13 Bibliotekledermøtet 2014 Hvor skal møtet være: I år ble møtet arrangert i forbindelse med BIBSYS brukermøte av praktiske grunner. BIBSYS har ytret ønske om at UHR B som en fast ordning kan legge møtene i tilknytning til brukermøte. Vanligvis avholdes BIBSYS brukermøtet annethvert år, men på grunn av «discovery» ser det ut til at det blir nødvendig med BIBSYS brukermøte også neste år. Dette er planlagt avholdt 11.-12. mars 2014. Det avklares om HiST/NTNU ved det nye Bibliotek for medisin og helse (helsebiblioteket) kan være vertskap for møtet. Forslag om å legge bibliotekledermøtet til Høgskolen i Bergen i forbindelse med at de skal over i nye lokaler. Første mulighet for å legge møtet her vil bli i 2015. Hvilke tema skal vi ta opp: Forslag til tema var «Nye bibliotekkonsepter», Utvikling av det fysiske rom og tjenester. Organisere en sesjon rundt såkalte «Hot topics» (ref oppsummeringen fra årets møte). Andre tema som ble diskutert «bibliotekundervisning». Hva skal studentene lære? Det var enighet om at «Digitalt pensum» og «Forskningsstøtte» gjennomføres som egne seminarer og ikke deler av et ledermøte. Det ble vedtatt at bibliotekledermøtet 2014 legges til 10. mars i forbindelse med BIBSYS brukermøte i Trondheim og at bibliotekledermøtet i 2015 legges til Høgskolen i Bergen. Innspill til tema og program for 2014 blir tatt med videre og spilt inn til organisasjonskomiteen straks denne er sammensatt.

29.05.2013 16/13 Referat fra møte i rådgivende utvalg 25. april Bakgrunn: Fra UHR-B deltok Dagmar Langeggen, Lisbeth Tangen og Vidar Røeggen. Referat fra møtet følger med sakspapirene. Det var et ønske fra UHR-B å få se Nasjonalbibliotekets «spesifiserte mandat» slik det fremkommer av referatet. Dette kan leses her: http://www.nb.no/om-nb/fakta/mandat Nasjonalbibliotekets rådgivende utvalg har egne sider med mandat, innsatsområder, søknadsfrister og søknadskriterier. Informasjon finnes her: http://www.nb.no/bibliotekutvikling/utviklingsmidler/raadgivende-utvalg UHR-B tok referatet fra rådgivende utvalg 25. april 2013 til orientering.

29.05.2013 17/13 Kontaktmøte mellom NB og UHR-B/AU 2. september Bakgrunn: Som oppfølging av møtet i rådgivende utvalg har både fylkesbibliotekene og universitets- og høgskolenes representanter egne kontaktmøter med Nasjonalbiblioteket (NB). UHR-B vil møte NB 2. september. Neste frist for å søke om prosjekt- og utviklingsmidler fra Nasjonalbiblioteket er 1. oktober 2013. Møte AU har med NB den 2. september kommer derfor på et gunstig tidspunkt i forhold til å diskutere søknader vi vil sende inn innen denne søknadsfristen. De konkrete søknader vi ønsker å legge inn ved i forbindelse med denne søknadsrunden er: Forskningsstøtte (se sak 20/13) Seminar om søknadsskriving Seminar om kompetanseutvikling Disse tre søknadsområdene ble vedtatt i møte 13. februar 2013 og kan leses i sak 8/13 i referatet. UHR-B tar saken til orientering.

29.05.2013 18/13 Orienteringssaker Boklov Sekretær i UHR-B har vært saksbehandler for UHR i forbindelse med høring av ny boklov. UHRs høringsforslag datert 15. mars 2013 følger vedlagt til orientering. BIBSYS overtar biblioteklederlisten Klaus Jøran Tollan ved Høgskolen i Gjøvik har vært administrator for biblioteklederlisten etter at Halfdan Wiik pensjonerte seg fra Høgskolen Stord / Haugesund i fjor. Listen har vært driftet av Kulturrådet ved «www.kulturnett.no» og Klaus Jøran Tollan har vært vår administrator for denne listen. Kulturnett er allerede avviklet og vi måtte finne ny leverandør om listen skulle videreføres. Det ble vedtatt under møtet i UHR-B 13. februar at det var viktig å videreføre en slik liste. Under bibliotekledermøtet i Trondheim tok Dagmar Langeggen saken opp på ny og BIBSYS meldte seg umiddelbart. BIBSYS overtar vertskapet for listen og oppdatering og administratorrolle legges inntil videre til sekretær i bibliotekutvalget. E-post listen får navnet: uh-bibliotekleder@bibsys.no Status Forhandlinger med Kopinor og NORWACO Det legges opp til forhandlinger med KOPINOR og NORWACO i løpet av 2013. Som ledd i dette arbeides det med undersøkelser som skal kartlegge den reelle bruken av rettighetsbasert materiale. På grunn av økt digitalisering både når det gjelder skriftlig materiale og bruk av film og bilder innebærer dette metodiske og prinsipielle utfordringer. Kopinor og UHR har allerede etablert et samarbeid med NIFU om kartlegging av pensum. Denne kartleggingen skal være avsluttet før sommeren 2013. Norwaco og UHR har målsetning om å ha valgt samarbeidspartner for kartlegging av opptak av tv og film til bruk i undervisningen før sommerferien 2013. For videre framdrift legges det opp til forhandlinger med KOPINOR høsten 2013, med målsetning om å ha en ny avtale på plass fra og med 1. januar 2014. For NORWACO legges det opp til forhandlinger i 2014, men mål om en ny mønsteravtale fra og med 1. januar 2015. The 6th PhD Symposium (Medisinsk fakultet, UIO, 23. mai 2013) UHR er bedt om å holde et innlegg om «What is open access publishing?» og ble invitert hit på bakgrunn av innlegget Sigrid Tollefsen holdt under UIOs seminar «Slipp forskningen fri!». PhD-forumet holder et symposium for alle doktorgradsstipendiater ved Det Medisinske fakultet, Institutt for Helse og Samfunn. I bestillingen til UHR sier de at de har merket seg et pressende behov og ønske både hos stipendiater og deres veiledere om å få mer informasjon om Open Access. Program følger vedlagt. Statsviterkonferansen 2013 (23-24. mai) Under årets Statsviterkonferanse har de i år en egen sesjon om Open Access. Tittel på sesjonen er: «Forskning, tilgjengelighet og finansiering: Hvordan sikre kvalitet i forskning og spredning av forskningsresultater?». Innleder er Katrine Weisteen Bjerde fra CRIStin og i

panelet sitter UHR ved Vidar Røeggen og Henrik Urdal, redaktør for Journal of Peace Research. Program: http://statsviterforeningen.no/wpcontent/uploads/2013/05/statsviterkonferansen_2013-endelig-program.pdf Open Access en utfordring for forlag og akademia. Norsk forening for opphavsrett arrangerer et seminar om Open Access tirsdag 4 juni og har invitert Olav Torvund for forskerforbundets opphavsrettsutvalg og UHR ved Vidar Røeggen til å innlede. Invitasjon fra Fagbibliotekforbundet (FBF) FBF har styremøte torsdag 30. mai og ønsker at UHR-B stiller for å orientere om viktige saker det arbeides med i bibliotekutvalget. Biblioteklederkonferansen 2013 Biblioteklederkonferansen 2013 finner sted 30.-31. oktober. Konferansen er i år lagt til Holmenkollen Park Hotel Rica. Mer informasjon om program legges etter hvert ut her: http://www.nb.no/hva-skjer/aktuelt/nyheter/biblioteklederkonferansen-2013 Vi har mottatt forespørsel fra arrangør om UHR-B ønsker å disponere et møterom i forkant av konferansen. MUNIN konferansen 2013 Avholdes som vanlig i Tromsø. I går konferansen av stabelen 25.-26. november og årets «main topics» er: Open Access mandates Scholarly communication in the humanities and social sciences Licensing Programmet oppdateres her: http://www.ub.uit.no/baser/ocs/index.php/munin/mc8 Konsortiedagen til CRIStin CRIStin gjenopptok tradisjonen med et Vårmøte for konsotiedeltagerne. Tittel på årest møtet var «Med en fot i bakken» og møtet ble avhold på Lysebu i Oslo den 22. og 23. april 2013. Fullt program kan leses her: http://www.cristin.no/konsortieavtaler/arrangement/varmotet2013/varmotet_2013.html Etablering av arkiv for forskningsdata ved Handelshøgskolen BI Dagmar Langeggen orienterer om refleksjonene som er gjort i tilknytning til etablering av arkiv for forskningsdata ved Handelshøgskolen BI og hvordan institusjonens rettighetsutvalg ser på disse problemstillingene. Moms på fjernlånskopier På NTNU har spørsmålet om moms på fjernlånskopier dukket opp igjen. Lisbeth Tangen orienterte. I forbindelse med fjernlån av papirkopier/digitale kopier har det vært usikkerhet om dette skulle faktureres som «salg av tjenester» eller som ekspedisjonsgebyr. Ved å definere dette som «salg av tjenester» vil man måtte legge mva i forbindelse med fakturering, men ved å definere dette som ekspedisjonsgebyr slipper man klar. Derfor: Denne type fakturering defineres som ekspedisjonsgebyr. Etablering av biblioteksindikatorer UHR-B besluttet i møte i desember 2010 å opprette en arbeidsgruppe med følgende mandat:

«Arbeidsgruppen får i oppgave å velge ut 3-4 indikatorer med formål at UHR-B kan anbefale alle UH-bibliotek å ta disse i bruk fra 2012. Arbeidet bygger på rapporten «Indikatorer for norske universitets- og høgskolebibliotek» som ble publisert i ABM-skrift nr. 63» Se nærmere vedlagte brev til KD for ytterliggere historikk. UHR-B fikk i mars 2013 signaler fra DBH at det nå var kapasitet hos dem til å ta tak i biblioteksindikatorene, men at de behøvde et formelt brev fra UHR-B til deres eier KD. 5. april 2013 ble det avholdt et møte mellom UHR-B og Bente Saxrud (BI) fra arbeidsgrupen. Her ble det utarbeidet en skisse til brev som skulle sendes til KD og vedlagte brev ble sendt til KD 24. april. Per 29. mai 2013 har ikke KD besvart henvendelsen Det ble vedtatt at UHR-B ønsker å takke ja til invitasjonen fra biblioteklederkonferansen om å benytte et møterom i forkant av konferansen. Vi ønsker å benytte et møterom med kapasitet til 50 personer i to timer, der den første timen går med til å orientere fra UHR-B og der den neste timen settes av tid til orientering fra BIBSYS. UHR-B tar de øvrige sakene til orientering.

29.05.2013 19/13 Sentral oppbevaring felles tjeneste (SOFT) Bakgrunn: UH bibliotekene har en utfordring i forhold til oppbevaring av trykt materiale, med spesiell vekt på utenlandsk materiale. Institusjonene sliter med at det samles for mye, det mangler kriterier for hva som samles og også for hva som lagres. Denne problemstillingen er særlig aktuell for universitetsbibliotekene. I mandatet fra 27. mars 2012 heter det at UHR og Nasjonalbiblioteket etablerer en arbeidsgruppe som skal utarbeide forslag til en plan for avlevering til Nasjonalbibliotekets depotbibliotek. Se fullt mandat vedlagt. Februar 2013 la gruppen fram rapporten «Sentral oppbevaring felles tjenester» Rapporten kan leses her: http://www.uhr.no/documents/rapport_depotprosjekt.pdf UHR-B har bedt arbeidsgruppen presentere rapporten i møtet 29. mai 2013 og rapporten ble presentert av leder av arbeidsgruppen, seksjonssjef Harald Bøhn ved seksjon for humaniora og samfunnsvitenskap, NTNU. UHR-B ønsker å takke arbeidsgruppen for et flott arbeid og slutter seg til anbefalingene i rapporten. AU vil følge opp NB om denne saken i kontaktmøte 2. september.

29.05.2013 20/13 Etablering av et nettverk for forskningsstøtte Bakgrunn: I bibliotekutvalgets handlingsplan for 2013 heter det vi skal bidra til å etablere gode rutiner for forskningsstøtte ved institusjonene: Det er en kjerneoppgave for bibliotekene å yte best mulig støtte til sine forskere i en tid preget av nye publiseringsordninger, nye finansieringsordninger og ny teknisk infrastruktur for registrering og oppbevaring av forskningsresultater. UHR-B vil: Følge opp etablering av bibliotekfaglig nettverk for forskningsstøtte. Det vises til behandling i tidligere møter i UHRs bibliotekutvalg (UHR B) hvor det har blitt fremmet forslag om å etablere et nasjonalt nettverk for bibliotekenes forskningsstøtte. Etter UHR B-møtet 5. desember 2011 ble det etablert en mindre arbeidsgruppe i UHR B som skulle jobbe videre med saken. Arbeidsgruppen har bestått av Else-Margrete Bredland, Kjell-Ove Kjølaas og Sigbjørn Hernes. Arbeidsgruppen hadde i februar 2012 et møte med initiativtakerne til nettverket for forskningsstøtte, Eystein Gullbekk, UBO og Susanne Mikki, UBB. UHR B diskuterte saken videre i møtet 5. mars og ønsket da å se på om fagreferentkonferansen og andre aktiviteter kunne få en mer bestandig organisering. UHR B/Au mener imidlertid at det mest ryddige vil være å ikke blande de to sakene, og går inn for at det etableres et nettverk for forskningsstøtte som forankres i UHR B, men at UHR B ikke går inn i organiseringen av Fagreferentkonferansen. Vedtak fra møtet 29. mai: UHR B foreslår å nedsette en fast komité som får ansvar for å bygge opp et nettverk for forskningsstøtte, men at komiteen er selvdreven både økonomisk og faglig. Sammensetning av komiteen behandles av UHR B på sirkulasjon. Videre behandling i møte den 10. september 2012 I bibliotekutvalgets møte den 10. september 2012 (sak 31/12) ble saken behandlet på nytt. Gruppen som foreslo et nettverk har en ganske klar ide om nettverkets formål, aktiviteter og sammensetning av en styringsgruppe. Men gruppen finner det vanskelig å ta stilling til hvordan nettverket eventuelt skal finansieres og driftes. UHR B diskuterte saken og utvalget mener det er viktig å trekke inn personer fra flere institusjoner for å avhjelpe «ildsjelene» fra også å skulle ta ansvar for å etablere nettverket. UHR kan bidra til at et nettverk møtes og kommer i gang, og kan også være med på å dra i gang en mer formell organisering av nettverket gjennom å legge til rette for et seminar/møte der dette settes på dagsorden.

Vedtak fra møtet 10. september 2012: UHR Bs sekretariat tar kontakt med Eystein Gullbekk og Susanne Mikki og bidrar i planlegging av et første møte i et nettverk. UHR B vil legge til rette for at spørsmålet om forpliktende deltakelse i et nettverk tas opp på møtet, på den måten kan vi bidra til at det etableres en programkomite som aktivt bidrar og deltar i nettverksarbeidet. Da halvparten av UHR-Bs medlemmer er byttet ut siden sist saken ble behandlet i utvalget bestemte UHR-B ved AU å invitere Eystein Gullbekk til å orientere bibliotekutvalget om ideen bak prosjektet og for å diskutere veien videre. Presentasjon under møtet 29. mai 2013 Gullbekk argumenterte for hvorfor vi trenger et slikt nettverk og reflekterte rundt hvordan et slikt nettverk kunne se ut, hvordan det kunne organiseres og hvilke aktiviteter som kunne knyttes til nettverket. En konkret søknad kunne knyttes til å arrangere et oppstartseminar der vi satte oss som mål å sette sammen et styre for nettverket. Et styre som kunne ta nettverket fra idéfasen til driftsfasen. En søknad burde også inneholde midler til etablering av et nettsted. Etter Gullbekks gjennomgang ble det diskutert hvordan et slikt nettverk kunne / burde posisjonere seg i forhold til eksisterende nettverk/konferanser som Fagreferentkonferansen, Emtacl, Munin og bibsys brukermøte. Det var enighet om UH-Bibliotekene egentlig manglet en bred forskningskonferanse og at det var behov for å se helhetlig på de konferanser som allerede eksisterer, for om mulig å stokke kortene litt på nytt. UHR-B støtter initiativet om å etablere et nettverk for forskningsstøtte og AU vil samarbeide med Eystein Gullbekk og Susanne Mikki om utformingen av en søknad til Nasjonalbiblioteket i forbindelse med søknadsfristen 1. oktober 2013.

29.05.2013 21/13 Utkast til OA-støtteordning for nasjonale vitenskapelige tidsskrifter Bakgrunn: I bibliotekutvalgets handlingsplan for 2013 heter det vi skal bidra til å etablere gode rutiner for forskningsstøtte ved institusjonene: Det er en kjerneoppgave for bibliotekene å yte best mulig støtte til sine forskere i en tid preget av nye publiseringsordninger, nye finansieringsordninger og ny teknisk infrastruktur for registrering og oppbevaring av forskningsresultater. UHR-B vil: Støtte opp under Norges forskningsråds arbeid for en OA basert finansieringsordning for nasjonale vitenskapelige tidsskrifter. Derfor har UHR-B ved AU valgt å invitere Johannes Waage Løvhaug og Rune Rambæk Schølberg fra Norges forskningsråd til å orientere om status i dette arbeidet. UHR-B var svært positive til forslaget fra Norges forskningsråd. En viktig betenkning som må besvares er at dette vil være en modell som muligens skaper liten forutsigbarhet i betaling for insitusjonene. UHR-B ønsker å se en simulering av kostnadsbildet basert på historiske publiserigstall, slik at det blir mulig å sammenlikne «før» og «nå» kostnader. Norges forskningsråd inviteres tilbake til UHR-B når slik simulering er klar.

29.05.2013 22/13 Eventuelt Maria Carme Torras i Calvo, ved HIB orienterte om program for OA-dagen i Bergen 25.-26. september: Program: http://openaccessbergen.b.uib.no/ UHR-B tar saken til orientering.