Dato: 16. februar 2009 VALG /09 Valgstyret Informasjonsplan valg 2009 TOGE BYST-0630-200818245-5 Hva saken gjelder: I forbindelse med Stortings- og sametingsvalget 14. september 2009 fremmer Bystyrets kontor en samlet informasjonsplan for årets valg. Planen omhandler mål og virkemidler, målgrupper, informasjonskanaler (herunder hva slags informasjon til hvilke grupper) samt organisering av og budsjett til informasjonsarbeidet. Målet for informasjonsarbeidet er at en gjennom en helhetlig informasjonsstrategi skal nå frem til flest mulig med faktainformasjon om valget for slik å være med å bidra til at flest mulig velgere tar i bruk stemmeretten sin. Statens egne informasjonstiltak iverksettes av Kommunal- og regionaldepartementet. KRD vil som ved tidligere valg iverksette et eget informasjonsopplegg, som bl.a. inneholder annonser i aviser i hele landet, TV-spot, husstandsbrosjyre (som utgis på flere språk) og informasjon på Internett: www.valg.no. Sametinget iverksetter også egne informasjonstiltak vedrørende sametingsvalget. De informasjonstiltak som presenterer i denne planen skal være supplerende i forhold til statens informasjonstiltak og skal rettes spesielt mot Bergens velgere og grupper som har særlige behov. Informasjonsstrategien legger opp til Internett som en basiskilde for informasjon. Valgsidene på nett skal være den informasjonskanalen der en til enhver tid finner den totale informasjonen. De øvrige informasjonskanalene skal brukes til å spre den informasjon som til en hver tid er relevant for de ulike målgruppene. Det betyr at velgerne skal få vite det de trenger, når de trenger det, ut i fra milepælene i valggjennomføringen. Kostnadene til informasjonstiltak foreslått i denne planen ligger på samme nivå som ved valget i 2007. Utgifter til frikjøp av personell, produksjon av informasjonsmateriale, kostnader til annonsering og distribusjon, er de største kostnadene. Kostnadene belastes valgets budsjett. 1
Forslag til vedtak: 1. Valgstyret gir sin tilslutning til informasjonsplanen for Stortings- og sametingsvalget 14. september 2009. Roar Kristiansen bystyredirektør Elin Solberg leder valgorganisasjonen Trykte vedlegg Vedlegg 1 Valgkalender publikum - valg 2009 Vedlegg 2 Annonseringsplan - valg 2009 2
Saksutredning: I forbindelse med Stortings- og sametingsvalget 2009 fremmer Bystyrets kontor en samlet informasjonsplan for årets valg. Planen omhandler mål og virkemidler, målgrupper, informasjonskanaler (herunder hva slags informasjon til hvilke grupper) samt organisering av og budsjett til informasjonsarbeidet. 1) Mål og virkemidler Mål Målet for informasjonsarbeidet er at en gjennom en helhetlig informasjonsstrategi skal nå frem til flest mulig med faktainformasjon om valget for slik å være med å bidra til at flest mulig velgere tar i bruk stemmeretten sin. Statens egne informasjonstiltak iverksettes av Kommunal- og regionaldepartementet. KRD vil som ved tidligere valg iverksette et eget informasjonsopplegg, som bl.a. inneholder annonser i aviser i hele landet, TV-spot, husstandsbrosjyre (som utgis på flere språk) og informasjon på Internett: www.valg.no. Sametinget iverksetter også egne informasjonstiltak vedrørende sametingsvalget. De informasjonstiltak som Bystyrets kontor/valgorganisasjonen presenterer i denne planen skal være supplerende i forhold til statens informasjonstiltak og skal rettes spesielt mot Bergens velgere og de grupper som her har særlige behov. Virkemidler Informasjonsstrategien legger opp til Internett som en basiskilde for informasjon. Valgsidene på nett skal være den informasjonskanalen der en til enhver tid finner den totale informasjonen. De øvrige informasjonskanalene skal brukes til å spre den informasjon som til en hver tid er relevant for de ulike målgruppene. Det betyr at velgerne skal få vite det de trenger, når de trenger det, ut i fra milepælene i valggjennomføringen. 2) Målgrupper Vår primære målgruppe Vår primære målgruppe er den stemmeberettigede del av Bergens befolkning. Målgrupper der vi vil sette inn ekstra informasjonstiltak Studenter I Bergen kommune bor der i dag i rundt 30 000 studenter. Samlet innbyggertall i Bergen er 250 000. Hvor mange av de 30 000 studentene som inngår i Bergen kommunes 250 000 innbyggere er uklart, da svært mange av studentene er folkeregisterført i sine hjemkommuner. Uansett utgjør studentene en stor velgergruppe der mange vil ønske å avgi forhåndsstemme fordi de er folkeregisterregistrert i sin hjemkommune. Mange av studentene bor i Bergen sentrum. Ca 25 % av Bergen sentrums beboere er studenter. Det er derfor viktig å nå ut med informasjon om forhåndsstemming til denne gruppen. Viktige tiltak vil være å informere om forhåndsstemmemottak ved universitet og høyskoler samt spredning av generell valginformasjon til denne gruppen. 3
Tiltak: Plakater om forhåndsstemming på studiestedene, annonsering i de viktigste studentavisene, reklamefilm på kino, webannonsering, og direkte kontakt med studentavisredaksjoner. Syke og gamle Informasjon om ambulerende stemmegivning (dvs. muligheten til å avgi stemme hjemme) og stemmegivning på institusjoner, er mest relevant for denne gruppen. De velgerne som kvalifiserer til å kunne nytte ambulerende stemmegivning, er vanskeligere å nå via de generelle informasjonskanalene. Tiltak: redaksjonelt stoff i fiin gammel, plakatoppslag på eldresenter/sykehjem der det skal foregå forhåndstemming og utsending av informasjonsskriv via hjemmesykepleien. Innvandrere Ved Kommunestyre- og fylkestingsvalget 2007 satte Bergen kommune / Valgorganisasjonen i verk flere informasjonstiltak for gruppen tidligere flyktninger / asylsøkere som hadde stemmerett ved kommunevalget. Vi produserte og distribuerte brosjyrer med praktisk informasjon om valget i Bergen på syv ulike fremmedspråk, vi hadde tolker i valglokalet på Bergen rådhus og vi annonserte i media vi vet innvandrere leser (Bergen byavis). Ved et Stortings- og sametingsvalg må en person være norsk statsborger for å ha stemmerett. For en innvandrer må en ha til sammen syv års opphold i Norge for å kunne få rett til norsk statsborgerskap. En må ut i fra dette regne med at norskkunnskapene hos innvandrere med norsk statsborgerskap bedre enn den innvandrergruppen som har stemmerett ved et kommunestyrevalg. Vi mener derfor at det ikke er behov for å lage egne språkbrosjyrer på mange ulike språk til et Stortings- og sametingsvalg, men at det er tilstrekkelig med en brosjyre på engelsk. Som ved sist valg, vil vi bestille og distribuere KRDs husstandsbrosjyrer på ulike språk. Vi ønsker også å videreføre de andre tiltakene som vi hadde mot denne gruppen ved valget i 2007. Vi vil i samarbeid med MOKS finne frem til de språkgruppene i Bergen som kan ha nytte av tolker på selve valgdagen. Tiltak: annonsering i Bergen byavis, utgivelse av en brosjyre på engelsk, distribusjon av KRDs husstandsbrosjyrer på ulike språk, valgfilm på kino og lokaltv og tolker i Bergen rådhus på valgdagen. Førstegangsvelgere Forskning viser at om en person ikke bruker stemmeretten sin de to-tre første valgene etter at han/hun har fått stemmerett, er sjansen stor for at personen aldri vil ta i bruk stemmeretten sin. Det er derfor viktig å få førstegangsvelgeren til å ta stemmeretten sin i bruk. Flere av våre informasjonstiltak er derfor spesielt rettet mot denne gruppen. Tiltak: utsendelse av brev til alle førstegangsvelgere i Bergen kommune med avsender leder i Valgstyret/ordfører Gunnar Bakke, reklamefilm på kino og webannonser. Bostedsløse Legitimasjonsplikt ble innført ved Kommunestyre- og fylkestingsvalget i 2007. I stemmestyrenes valgprotokoller etter 2007 valget i Bergen kommune blir det referert til et fåtall enkeltepisoder der folk ble avist pga manglende legitimasjon. Fra andre kilder (partiene, Megafon) har vi fått informasjon om at velgere valgte å ikke møte opp i et valglokale fordi de ikke hadde legitimasjon. Dette gjaldt oftest bostedsløse/rusavhengige. 4
I St.meld.nr.33 "Eit sterke lokaldemokrati" heter det: "Utgifter til legitimasjon er ikkje noko ein utan vidare har krav på å få dekt i samband med økonomisk sosialhjelp. Men sosialstyresmaktene har mogelegheit til å vurdera økonomisk stønad i tillegg til ordinær støtte til livsopphold, dersom særskilde grunnar for dette ligg føre". Tiltak: Bystyredirektøren vil i Valgstyrets marsmøte legge frem en egen sak om denne problemstillingen. 3) Informasjonens innhold Bergen kommunes valginformasjon vil ha fokus på følgende: Bruk stemmeretten! Hvordan stemme? Generell valginformasjon som vil være tilknyttet milepælene i valggjennomføringen (se egen valgkalender for publikum, vedlegg 1) Husk legitimasjon også i år! Redaksjonelt stoff om valget Tidspunkt og utsendelse av valgkort Valglokaler og stemmekretser Åpningstider Endringer i valgloven Resultatservice Historiske valgresultater 4. Informasjonskanaler og innhold Bergen kommunes valginformasjon for Stortings- og sametingsvalget 2009 skal dekke både generell valginformasjon og informere om de sidene ved valget som er spesifikke for Bergens velgere. I valg av informasjonskanaler ligger en vurdering av hvilke informasjonskanaler som treffer målgruppen (-e) mest presist. Bergen kommune har definert følgende fire ulike informasjonskanaler; presse, publikasjon, portal og person. Under hver av disse kanalene er det definert ulike tiltak en kan ta i bruk for å nå ut med informasjon. Ved valget i 2007 ble det utviklet et grafisk design til bruk i gjennomføring av valg i Bergen kommune. Det felles designet ble brukt i annonsering, valgfilm som ble vist på kino, plakater til forhåndsstemmelokalene, språkbrosjyrer med mer. Ved Stortings- og sametingsvalget 2009 vil vi fortsette å bruke det grafiske designet i vårt informasjonsmateriell. PORTAL Internett Internett skal til enhver tid være den informasjonskanalen som har den totale informasjonen. Det vil si at nettsidene skal inneholde all valginformasjon fra Bergen kommune samlet på et sted og at øvrige informasjonstiltak skal henvise til valgsidene på Internett. Den sist oppdaterte valginformasjonen skal alltid ligge på Internett. Sidene vil også lenkes opp til statens informasjonssider vedrørende valg. Tiltak: Enge nettsider på internett om valg Nyheter på nett 5
Resultatservice Resultatene skal som ved tidligere valg oversendes elektronisk til Kommunal- og regionaldepartementets valgnattsystem og deretter presenteres på våre egne internettsider. Web-løsning for våre valgsider vil bli klarlagt i samarbeid med leverandør av den tekniske løsningen. Mediene vil i god tid før valget bli orientert om hvordan resultatservicen blir lagt opp. PUBLIKASJON Annonser / webannonser I følge valgloven er den enkelte kommune ved Stortings- og sametingsvalg pålagt å kunngjøre følgende: Stortingsvalg o Utlegging av manntall. o Søknadsfrist for ambulerende stemmegivning. o Tid og sted for forhåndsstemmingen. o Tid og sted for stemmegivningen på valgdagen Sametingsvalg o Utlegging av Sametingets valgmanntall. o Kunngjøring om tid og sted for forhåndstemmegivningen. o Kunngjøring om tid og sted for stemmegivningen på valgdagen. De lovpålagte annonsene vil alle stå på trykk i Kommunetorget i BA / BT. I tillegg til den lovpålagte annonseringen vil det bli rykket inn følgende annonser: o bydelsvise annonser i byens lokalaviser. Disse vil informere om forhåndsstemmelokaler og stemmesteder på valgdagen i den enkelte bydel. o annonsering i byens studentaviser. Disse vil informere om alle forhåndsstemmelokalene, stemmelokaler på valgdagen, samt en oppmodning til å bruke stemmeretten. o annonsering særlig rettet mot byens innvandrerbefolkning i Bergen byavis. o webannonser i BA og BT som informerer om forhåndstemmingen og stemming på selve valgdagen. Vi vil prøve å ha minst mulig detaljerte annonser da detaljer ofte endrer seg raskt. Oppdatert detaljinformasjon vil finnes på Internett. Detaljinformasjon kan publikum også få ved å kontakte Bystyrets kontor/valgorganisasjonen og / eller det enkelte forhåndsstemmemottak / institusjon. Annonser vedrørende rekruttering av valgmedarbeidere Til gjennomføring av et Stortings- og sametingsvalg skal det rekrutteres en stor mengde valgmedarbeidere til å jobbe i valglokalene på selve valgdagen. I arbeidet med å rekruttere disse vil vi sette i verk egne informasjonstiltak. Følgende annonser vil bli rykket inn: o annonsering i Komunetorget i BT og BA o annonsering i studentaviser o "annonsering" på kommunens intranett og internettsider der en kan melde sin interesse via e-post. Avisene Bergenseren og fiin gammel 6
I samarbeid med Seksjon informasjon vil det bli produsert redaksjonelt stoff til avisene Bergenseren og fiin gammel. Mai/juni nummeret av Bergenseren vil inneholde oppvarmingsartikler mot valget. Aktuelle tema vil være forhåndsstemmegivningen (evt. informasjon om tidlig stemming viss dette blir vedtatt), ulike måter å stemme på, kommunens valgsider på internett og hvor en skal ringe om en har spørsmål vedrørende valg (valgtelefon). Augustnummeret av Bergenseren vil være en egen Valgbergenser. Dette er et ekstranummer av bergenseren. Denne utgaven vil blant annet inneholde informasjon om valgdagen, åpningstider, valglokalenes beliggenhet og adresse, fremgangsmåte i valglokalene og rettelser på stemmesedlene. I forkant av valget vil vi i fiin gammel publisere redaksjonelt stoff med seniorer som målgruppe. Tema her vil være generell valginformasjon men med vekt på de ulike måtene å forhåndstemme på. Trykksaker på ulike språk For å ha stemmerett ved et stortingsvalg, må en ha bodd i Norge i syv år. En må derfor regne med at innvandrere som har stemmerett ved et stortingsvalg, har bedre norskkunnskaper enn deler av innvandrergruppen som har stemmerett ved et kommunestyre- og fylkestingsvalg. Vi mener derfor at det ikke er behov for å lage egne språkbrosjyrer på mange ulike språk til et Stortings- og sametingsvalg, men at det er tilstrekkelig med en brosjyre på engelsk. Som ved sist valg, vil vi bestille og distribuere KRDs husstandsbrosjyrer på ulike språk. Reklamefilm på kino, lokaltv og Internett Ved Kommunestyre- og fylkestingsvalget 2007 fikk Bergen kommune produsert en valgfilm. Responsen på filmen har vært god. Filmen vil bli brukt ved årets valg med mindre justeringer. Med en reklamefilm på kino, lokaltv og Internett ønsker en særlig å nå ungdommen og innvandrerbefolkningen Dette er to grupper som ikke er like representert når det gjelder eksponering for nyhetsstoff. Plakater Plakater vil bli produsert til bruk ute ved forhåndsstemmelokalene og ved forhåndstemming på institusjonene. Personlig I forbindelse med årets valg vil publikum ta kontakt via den personlige kanalen på to måter: o kontakt med informasjonsskranken i rådhusets 1. et. o kontakt med Bystyrets kontor/valgorganisasjonen Informasjonssenteret i rådhusets 1. et De som bemanner informasjonssenteret i 1. et vil få opplæring i hvordan de skal håndtere henvendelser vedrørende valg, hvilke hjelpemidler de har til rådighet og rene faktaopplysninger omkring valget. Enkle henvendelser skal kunne besvares direkte i informasjonsskranken. Vanskeligere henvendelser skal sluses til fagansvarlige ved Bystyrets kontor/valgorganisasjonen. Eventuell oppbemanning av rådhusets informasjonsskranke vil bli vurdert. Rådhusets infoskranke vil ha følgende treffpunkt med publikum; personlig møte, telefonsamtale og sentralbordtjenester. 7
Bystyrets kontor/valgorganisasjonen På all informasjon vedrørende årets valg, vil det bli oppgitt et valgtelefonnummer. Dette nummeret vil gå direkte til Bystyrets kontor/valgorganisasjonen. Det vil bli laget et system (telefoniløsning) for hvordan telefonsamtaler skal loses til rett person ved Bystyrets kontor/valgorganisasjonen. Bystyrets kontor/valgorganisasjonen vil ha følgende treffpunkter med publikum: personlig møte, telefonsamtale, sentralbordtjenester og personlig e-post. Valgkort Valgkort vil tradisjonelt informere om at man er manntallsført, hvilke valg det gjelder og hvilket valglokale en hører til. Hvilken informasjon som utover dette trykkes på valgkortene vil bli vurdert både ut ifra viktighet og hvilke andre informasjonskanaler som er aktuelle. På bakgrunn av valgkortets begrensede format vil seleksjon av informasjon bli grundig vurdert slik at den viktigste informasjonen prioriteres. Personlig brev Til førstegangsvelgere Sende ut brev til alle førstegangsvelgere i Bergen kommune med avsender leder i Valgstyret/ordfører Gunnar Bakke med oppmoding om å bruke stemmeretten.. Til samer bosatt i Bergen kommune som er registrert i Sametingets valgmanntall I forskrift om Valg til Sametinget heter det i 48. Kunngjøring av stemmegivningen; "Samevalgstyret kunngjør tid og sted for stemmegivningen. I kommuner der lokale forhold tilsier det, kan kunngjøring i stedet skje i form av direkte meddelese til hver enkelt stemmeberettigede". I Bergen kommune er det vel 50 stemmeberettigede til Sametingsvalget. Å sende et personlig brev til disse, med informasjon om tid og sted for de ulike måtene å stemme på, er en svært effektiv måte å nå ut med informasjon til denne gruppen. Presse Valg er alltid godt nyhetsstoff. Vi vet derfor at interessen fra media vil bli stor. Ved å forberede en del informasjon til media på forhånd, kan håndteringen av media når pågangen er som størst, gå lettere. Pressemelding I mars/april sendes det ut en pressemelding om: våre valgsider på Internett historiske valgresultater på våre nettsider utarbeidet i samarbeid med SSB om eventuelle endringer i valgloven som berører pressen (for eksempel begrensing av pressens tilgang til selve valgtinget) Uken før valget sendes ut en pressemelding om: om eventuelle endringer i valgloven som berører pressen (for eksempel begrensing av pressens tilgang til selve valgtinget) hvordan resultatservicen skal legges opp fremgangsmåte når radio og fjernsyn ønsker å besøke sentrumsnære valglokaler for å lage reportasjer ordførerens kjørerute Pressemeldinger som virkemiddel vil også bli brukt til å få ut annen informasjon i forbindelse med valget. 8
Presserelasjon Tett kontakt med pressen er et virkemiddel vi vil ta i bruk for å få redaksjonell omtale i media på valginformasjon som vi ønsker å nå ut med. Vi ser det som viktig å nå ut både til bydekkende media og lokalaviser. En strategi for å oppnå dette kan være å få ordfører eller andre heltidspolitikerne til å fronte budskapet vi vil nå ut i media med (Husk å stemme / Bruk stemmeretten). Pressemøter På selve valgdagen håndteres media løpende ved at de som er klarert for å uttale seg stiller opp ved ulike intervjuer eller at det tilrettelegges for andre typer redaksjonelle innslag. 5) Informasjonsarbeidet organisering Bystyrets kontor er ansvarlig for informasjonsarbeidet før, under og etter valget. Seksjon informasjon bistår Bystyrets kontor i arbeidet. Et informasjonsteam vil bli bygd opp rundt nøkkelpersoner fra Bystyrets kontor og Seksjon informasjon. 6) Budsjett Ved valget i 2007 ble det brukt ca 0,55 mill til informasjonstiltak. De største enkeltutgiftene den gang var: o kr. 130 000 produksjon av reklamefilm for kino/lokaltv o kr. 150 000 produksjon av en egen Valgbergenser o kr. 80 000 elektronisk manntallstjeneste på Internett o kr. 100 000 annonsering Informasjonsplan for valget 2009 viderefører i all hovedsak informasjonstiltakene fra 2007. I årets informasjonsplan har vi også lagt til noen nye tiltak som vil medføre ekstra kostnader: o ca. kr. 40 000 utsendelse av personlig brev til alle førstegangsvelgere fra leder i valgstyret/ordfører o ca kr. 30 000 webannonsering i BA + BT På noen områder vil vi få lavere kostnader enn ved sist valg: o Reklamefilm for kino/lokaltv fra 2007 vil bli brukt igjen ved årets valg. Her må det gjøres tilpassninger til årets valg, noe som koster mindre enn produksjon av ny film. 9