DRAMMEN KOMMUNE MØTEINNKALLING. Utvalg: VALGSTYRET Møtested: Formannskapssalen Møtedato: Tid: Saksliste følger vedlagt.

Transkript

1 DRAMMEN KOMMUNE MØTEINNKALLING Utvalg: VALGSTYRET Møtested: Formannskapssalen Møtedato: Tid: Saksliste følger vedlagt.

2 SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 0001/03 03/ PROTOKOLL FRA MØTE I VALGSTYRET 10. DESEMBER /03 03/ KOMMUNESTYRE- OG FYLKESTINGSVALGET ÅPNINGSTIDER PÅ VALGDAGEN 0003/03 03/ KOMMUNESTYRE- OG FYLKESTINGSVALG VALGLOKALER 0004/03 03/ KOMMUNESTYRE- OG FYLKESTINGSVALGET UTLEGGING AV MANNTALL 0005/03 02/ ORGANISERING AV FORHÅNDSSTEMMEGIVNINGEN VED KOMMUNESTYRE- OG FYLKES TINGSVALGET /03 03/ INFORMASJONSSTRATEGI FOR KOMMUNESTYRE- OG FYLKESTINGSVALET /03 03/ SUPPLERING AV FREMSKRITTSPARTIETS VARAREPRESENTANTLISTE TIL BYSTYRE

3 Sak 0001/03 DRAMMEN KOMMUNE Saksnr: 0001/03 Saksbeh. Gerd Leversby Arkivsaksnr. 03/ Org.enhet Administrasjonstjenesten Møtedato Utvalg Valgstyret Saksnr. Utvalg Møtedato 0001/03 Valgstyret PROTOKOLL FRA MØTE I VALGSTYRET 10. DESEMBER 2002 INNSTILLING TIL: Valgstyret Administrasjonens innstilling: Protokoll fra møtet i valgstyret 10. desember 2002 godkjennes. Lise Christoffersen valgstyrets leder Side 3 av 19

4 Sak 0001/03 Saksutredning: Protokollen fra valgstyrets møte 10. desember forelegges valgstyret til godkjenning. Vedlegg: Valgstyrets protokoll følger vedlagt. Side 4 av 19

5 Sak 0002/03 DRAMMEN KOMMUNE Saksnr: 0002/03 Saksbeh. Liv Randi Woldhaug Arkivsaksnr. 03/ Org.enhet Administrasjonstjenesten Møtedato Utvalg Valgstyret Saksnr. Utvalg Møtedato 0002/03 Valgstyret KOMMUNESTYRE- OG FYLKESTINGSVALGET ÅPNINGSTIDER PÅ VALGDAGEN INNSTILLING TIL: Valgstyret Administrasjonens innstilling: Valglokalene har følgende åpningstider på valgdagen: Valglokalene åpner kl Valglokalene stenger kl Nils Fr. Wisløff rådmann Erik Brun-Pedersen administrasjonsleder Side 5 av 19

6 Sak 0002/03 Saksutredning: Valgstyret avgjør valglokalenes åpningstider, innenfor de bestemmelsene som er fastsatt i valglovens kapittel 9. Valglovens 9-3, pkt. 2 fastslår at valgstyret fastsetter tiden for stemmegivningen, men videre står det at stemmegivningen mandag ikke må foregå senere enn kl Åpningstiden blir trykket på valgkortene. Det framsettes en egen sak vedr. informasjonsstrategi for valget. Siden EU-valget i 1994 har Drammen kommunes valglokaler stengt kl For å være så tilgjengelig som mulig, anbefaler rådmannen at valglokalenes stengetid settes til det maksimalt tillatte tidspunkt, kl Side 6 av 19

7 Sak 0003/03 DRAMMEN KOMMUNE Saksnr: 0003/03 Saksbeh. Liv Randi Woldhaug Arkivsaksnr. 03/ Org.enhet Administrasjonstjenesten Møtedato Utvalg Valgstyret Saksnr. Utvalg Møtedato 0003/03 Valgstyret KOMMUNESTYRE- OG FYLKESTINGSVALG VALGLOKALER INNSTILLING TIL: Valgstyret Administrasjonens innstilling: Følgende kretser og valglokaler skal benyttes ved kommunestyre- og fylkestingsvalget 2003: Kretsnr. Kretsnavn Valglokale 01 Kjøsterud Kjøsterud skole 02 Åssiden Åssiden skole 03 Landfalløya/Øren Øren skole 04 Bragernes Drammen folkebibliotek 05 Brakerøya Fjellheim skole 06 Strømsø Strømsø skole 07 Tangen Tangen arbeidskirke 08 Gulskogen/Strømsgodset SIF-huset 09 Danvik/Austad Danvik folkehøgskole 10 Åskollen Åskollen skole 11 Skoger øst Skoger skole 12 Skoger vest Vestbygda skole 13 Konnerud Konnerud skole 14 Fjell Fjell skole 15 Hallermoen Hallermoen skole Nils Fr. Wisløff rådmann Erik Brun-Pedersen administrasjonsleder Side 7 av 19

8 Sak 0003/03 Saksutredning: Hensikt: Hensikten med saken er å redegjøre for hvilke kretser og valglokaler som skal benyttes ved kommunestyre- og fylkestingsvalget Bakgrunn: I valgstyrets sak 23/01 (valgstyremøtet november 2001) ble valgkretsene redusert fra 18 til 15. Som en følge av sammenslutningen av kretser skal ikke Drammenshallen, HV-huset og Konnerud bibliotek lenger benyttes som valglokaler. Valgkretsene har til nå hatt samme navn som valglokalene. Valglokalene må av og til byttes, og det har medført at også kretsnavnet har blitt endret. For at kretsene skal beholde kretsnavnene sine ved skifte av valglokaler, finner administrasjonen det praktisk å gi kretsene navn etter bydelene. Både kretsnavn og valglokale trykkes på valgkortene. Nytt valglokale: Det er et nytt valglokale ved dette valget i forhold til stortingsvalget i Kjøsterud bibliotek erstattes med Kjøsterud skole. Årsaken til at dette byttet av valglokaler foretas, er at Kjøsterud bibliotek er nedlagt og det er usikkert hva som vil skje med bygningen. Kjøsterud skole er en god erstatning. Valglokalet der vil ha egen inngang, og være adskilt fra resten av skolebygningen. Det er en liten kort trapp ned til valglokalet, og lokalet gjøres tilgjengelig for bevegelseshemmede/rullestolbrukere ved at det her bygges en egnet rampe. I henhold til ovenstående anbefaler rådmannen at valglokalene og valgkretsene nevnt i innstillingen vedtas til bruk ved årets kommunestyre- og fylkestingsvalg. Side 8 av 19

9 Sak 0004/03 DRAMMEN KOMMUNE Saksnr: 0004/03 Saksbeh. Liv Randi Woldhaug Arkivsaksnr. 03/ Org.enhet Administrasjonstjenesten Møtedato Utvalg Valgstyret Saksnr. Utvalg Møtedato 0004/03 Valgstyret KOMMUNESTYRE- OG FYLKESTINGSVALGET UTLEGGING AV MANNTALL INNSTILLING TIL: Valgstyret Administrasjonens innstilling: Manntallsutkastet for kommunestyre- og fylkestingsvalget 2003 legges ut til offentlig ettersyn så snart det er ferdigstilt etter 31. mai. Det skal ligge ute til og med valgdagen 15. september 03. Manntallsutkastet legges ut på følgende steder: Informasjonssentret, Engene 1 Drammen folkebibliotek, Bragernes Fjell bibliotek Bragernes posthandel Strømsø postkontor Brakerøya posthandel Gulskogen posthandel Nils Fr. Wisløff rådmann Erik Brun-Pedersen administrasjonsleder Side 9 av 19

10 Sak 0004/03 Saksutredning: Valglovens 2-6 har bestemmelser om utlegging av manntall. Det er ikke fastsatt dato for når manntallet skal legges ut. I henhold til valglovens 2-6, pkt. 1 skal det legges ut "så snart det lar seg gjøre". Det vil si så snart det lar seg gjøre etter den 31. mai i valgåret. 2-6, pkt. 1 fastslår at manntallet skal ligge ute til og med valgdagen. I henhold til 2-6, pkt. 2 skal valgstyret kunngjøre tid og sted for utlysningen, med opplysninger om hvordan feil kan rettes. Manntallet vil være tilgjengelig elektronisk. Det vil i kunngjøringen bli opplyst at manntallsinformasjon kan fås ved telefonhenvendelse til informasjonssentret eller valgsekretariatet. Side 10 av 19

11 Sak 0005/03 DRAMMEN KOMMUNE Saksnr: 0005/03 Saksbeh. Liv Randi Woldhaug Arkivsaksnr. 02/ Org.enhet Administrasjonstjenesten Møtedato Utvalg Valgstyret Saksnr. Utvalg Møtedato 0005/03 Valgstyret ORGANISERING AV FORHÅNDSSTEMMEGIVNINGEN VED KOMMUNESTYRE- OG FYLKES TINGSVALGET 2003 INNSTILLING TIL: Valgstyret Administrasjonens innstilling: Følgende lokaler benyttes til forhåndsstemmegivning: Landfalløya bo- og servicesenter Konnerud bo- og servicesenter Fjell bo- og servicesenter Åskollen bo- og servicesenter Strømsø bo- og servicesenter Drammen Folkebibliotek Drammen kommune, Rådhuset Nils Fr. Wisløff rådmann Erik Brun-Pedersen administrasjonsleder Side 11 av 19

12 Sak 0005/03 Saksutredning: Hensikt: Hensikten med saken er å redegjøre for hvordan Drammen kommune tar sikte på å gjennomføre forhåndsstemmegivningen. Målsettingen er å gjøre tilgjengeligheten til å kunne forhåndsstemme tilnærmet lik som da Posten BA hadde ansvaret, dvs å ha et tilbud i de fleste bydeler. Bakgrunn: Ved de tre siste valgene har Posten BA hatt ansvaret for mottak av forhåndsstemmer innenriks, og for gjennomføring av forhåndsstemmegivning i institusjoner og ambulerende stemmegivning. I henhold til ny valglov av 17. juni 2002, kapittel 8, er det vedtatt at ansvaret for all forhåndsstemmegivning føres tilbake til kommunene. Tidspunktet for forhåndsstemmegivning innenriks er satt fra 10. august til fredagen før valgdagen ( ). Fram til og med 1995 lå ansvaret for forhåndsstemmegivningen hos kommunene, og da var det i Drammen kun anledning til å avgi forhåndsstemme i Rådhuset. De tre etterfølgende årene hadde Posten BA ansvaret. I og med at det var anledning til å forhåndsstemme på alle postkontor, økte tilgjengeligheten for velgerne. Antallet forhåndsstemmer har økt siden Ved stortingsvalget i 1993 ble det avgitt stemmer, mens det i 1997 og 2001 ble avgitt henholdsvis og stemmer. Ved kommunestyrevalget i 1995 ble det avgitt stemmer mot i Den totale oppslutningen om valget har ikke økt tilsvarende. Med unntak av stortingsvalget i 1997; 79,31% frammøte mot 77,92% i 1993, har oppslutningen gått ned. Den økte tilgjengeligheten av forhåndsstemmesteder kan antas å være noe av forklaringen på hvorfor det er avgitt flere forhåndsstemmer i den perioden Posten BA hadde ansvaret. Forhåndsstemmesteder: Sekretariatet har vurdert flere muligheter for hvor kommunen skal ha forhåndsstemmemottak. For å få dekket opp så mange bydeler som mulig, har vi i samarbeid med omsorgstjenesten valgt å satse på bruk av noen av kommunens bo- og servicesentre. Vi har funnet at disse er hensiktsmessige av flere årsaker: Tilgjengeligheten for funksjonshemmede er bra De er elektronisk tilknyttet til kommunen sentralt, både PC-er og telefoner Det er bemanning på stedet som kan ta i mot forhåndsstemmene Det forenkler institusjonsstemmegivningen Det er gode parkeringsmuligheter I tillegg er det en unik måte å vise fram kommunens flotte bo- og servicesentre! De bo- og servicentrene som vi tenker å benytte er: Landfalløya, Konnerud, Fjell, Åskollen og Strømsø. For å dekke opp Bragernes, har vi valgt å satse på Rådhuset og biblioteket. Rådhuset er valgt ut fordi det tidligere er benyttet til forhåndsstemmegivning, og er av den grunn kjent. Det er dessuten praktisk å ha et stemmelokale der hvor valgsekretariatet befinner seg. Biblioteket har ved tidligere Side 12 av 19

13 Sak 0005/03 valg hatt stor pågang med spørsmål om valg og har også hatt en del valgmateriell tilgjengelig. Det er dessuten mange personer som besøker biblioteket. Planlegging og praktisk tilrettelegging overfor de berørte virksomhetene vil foregå kontinuerlig fram til forhåndsstemmegivningen tar til. Ut fra ovenstående anbefaler rådmannen at ovennevnte bo- og servicesentre samt Rådhuset og biblioteket benyttes til forhåndsstemmegivning. Sekretariatet vil i en senere sak komme tilbake til bemanning av forhåndsstemmelokalene og et opplegg for institusjons- og ambulerende stemmegivning. Side 13 av 19

14 Sak 0006/03 DRAMMEN KOMMUNE Saksnr: 0006/03 Saksbeh. Karianne Fjeldstad Arkivsaksnr. 03/ Org.enhet Administrasjonstjenesten Møtedato Utvalg Valgstyret Saksnr. Utvalg Møtedato 0006/03 Valgstyret INFORMASJONSSTRATEGI FOR KOMMUNESTYRE- OG FYLKESTINGSVALGET 2003 INNSTILLING TIL: Valgstyret Administrasjonens innstilling: Redegjørelsen om Drammen kommunes informasjonsstrategi ved gjennomføring av kommunestyreog fylkestingsvalget 2003 tas til orientering. Nils Fr. Wisløff rådmann Erik Brun-Pedersen administrasjonsleder Side 14 av 19

15 Sak 0006/03 Saksutredning: Hensikt I denne saken vil det redegjøres for Drammen kommunes informasjonsstrategi ved gjennomføringen av kommunestyre- og fylkestingsvalget 2003, med særlig vekt på de utfordringene som knytter seg til endringer i ny valglov. Bakgrunn Valgstyret har i tidligere forelagt sak 0001/02, fått en grunnleggende gjennomgang av ny valglov. Endringene i ny valglov innebærer utfordringer for kommunens informasjonsarbeid. Mål for informasjonsarbeidet Målet er å informere alle stemmeberettigede i Drammen om hvor og hvordan de skal gjennomføre sin stemmegiving, samt hvor de kan henvende seg ved eventuelle spørsmål. Målgruppen kan deles inn i: unge/studenter, voksne, eldre, innvandrere og syke/uføre/funksjonshemmede. Til tross for at informasjonen målgruppene skal ha er relativt lik, er det store forskjeller på hvilke informasjonskanaler som er mest hensiktsmessig for å nå den aktuelle gruppen. Hovedmålsettingen i informasjonsarbeidet er å nå flest mulig gjennom internett, hvor det planlegges valgsider med all informasjon vedr. valget, samt lenker til politiske partier, Buskerud fylkeskommune og departementets valgsider. Ettersom ikke alle innbyggerne har tilgang til internett, prioriteres det også å gi grundig og tilstrekkelig informasjon i form av en brosjyre til alle husstander. For øvrig utarbeides spesielle informasjonstiltak rettet mot hver enkelt målgruppe. Når det gjelder de store informasjonsutfordringene som følger av endringene i ny valglov, så satser vi i tillegg på redaksjonelle oppslag i lokale media for å dekke disse. Med lokale media menes annonser i Drammens Tidende, samt reportasjer på lokalradio og TV Drammen. Det legges stor vekt på å utarbeide et informasjonsprogram til alle som skal arbeide ved valglokalene, samt administrasjonstjenesten og informasjonstjenestens ansatte som vil svare på publikumhenvendelser underveis. Det er en forutsetning for effektiv informasjon til innbyggerne at de ansatte og personellet ved valglokalene er godt orientert. Utfordringer i informasjonsarbeidet I det følgende presenteres de endringer i ny valglov som får konsekvenser for velgerne, samt beskrivelse av hvordan Drammen kommune planlegger å håndtere disse informasjonsutfordringene. Forhåndsstemmegivningen Velgerne må informeres om at at det ikke lenger er anledning til å forhåndsstemme ved postkontorene, samt hvilke nye forhåndsstemmesteder man nå skal benytte. Tidspunkt for forhåndsstemmegivningen er endret og informasjon om dette vil finnes på våre valgsider, samt suppleres med informasjonstiltak i lokale media. Det er ønskelig med et samarbeid med Posten slik at vi kan få ut informasjon på postkontorene hvor folk er vant til å forhåndsstemme og det samme gjelder også deres Internettsider. Side 15 av 19

16 Sak 0006/03 Det er inngått samarbeid med Drammen bibliotek vedr. valginformasjon. Biblioteket er en vikig arena som når mange innbyggere i alle aldersgrupper. Biblioteket skal lage utstillinger med plakater, partibrosjyrer etc. både på Bragernes og på filialen på Fjell. I tillegg skal biblioteket på Bragernes brukes som forhåndsstemmelokale. Valglokalenes endrede åpningstider Det at valglokalene vil stenge en time tidligere enn velgerne i Drammen har vært vant til, er en stor informasjonsutfordring. Erfaringsmessig vet vi at mange har benyttet timen mellom kl og kl til å stemme. Valglokalenes åpningstid skal trykkes på valgkortene, samt utheves i husstandsbrosjyre. I tillegg vil dette koordineres med innslag i de lokale mediene. Endret fremgangsmåte ved stemmegivningen Med den nye valgloven er det ikke anledning til å foreta strykninger på stemmeseddelen og det vil ikke lenger benyttes stemmeseddel-konvolutter på valglokalene. Slike endringer i fremgangsmåten ved stemmegivingen vil bli informert om på våre valgsider, via husstandsbrosjyre, samt gjennom reportasjer i lokale media. I tillegg trykkes plakater til alle valglokalene hvor fremgangsmåten beskrives. Valg av informasjonskanaler I tillegg til utfordringene som knytter seg til ny valglov, inneholder informasjonsstrategien viktige valg i forhold til informasjonskanal. I det følgende presenteres administrasjonens vurderinger. Internett Administrasjonen vil arbeide for å gjøre internett til en av hovedinformasjonskildene ved gjennomføringen av kommunestyre- og fylkestingsvalget Innbyggerne og mediene i Drammen skal vite at kommunens nettsider skal være oppdatert til enhver tid. Det vil også sendes informasjonsmateriell elektronisk til andres nettsider, feks. skolene i Drammen. Annonser/kunngjøringer Valgloven omfatter lovbestemte tidspunkter for offentliggjøring/kunngjøring av listeforslagene, utleggelse og klagefrist vedrørende manntallet, tidspunkt for utsendelse av valgkort (samt hva som gjøres ved tap av valgkort), tidspunkt og lokaler for forhåndsstemmegivningen, valglokaler og stemmekretser, fremgangsmåte ved stemmegiviningen, samt åpningstider. Denne type kunngjøringer gjøres i Drammens Tidende og de samme annonsene legges for øvrig ut på våre valgsider på Internett. Husstandsbrosjyre Drammen kommune har inngått et samarbeid med fylkeskommunen i Buskerud vedr. en felles husstandsbrosjyre. Tanken er å informere kort om lokaldemokratiet og de to ulike valgene velgerne står overfor, samt presentere den praktiske informasjonen omkring stemmegivingen. Kostnadene i forbindelse med husstandsbrosjyren vil deles med fylkeskommunen i Buskerud. Valgkort Informasjonen på selve valgkortet er antagelig den informasjonskilden som når flest. På bakgrunn av valgkortets fysiske format er det ikke mulig å formidle store mengder informasjon på kortet. Side 16 av 19

17 Sak 0006/03 Administrasjonen legger vekt på følgende informasjon på valgkortet: valglokalenes åpningstid, hvilket valglokale vedkommende skal stemme ved, telefonnummeret til valgsekretariatet, samt kommunens internettadresse. Mediene Mediene blir i passende tidsrom før valget orientert om våre valgsider og vårt valgarbeid. Administrasjonen jobber direkte mot mediene med informasjon slik at vi får redaksjonelle oppslag på nyhetssendinger om den viktigste valginformasjonen. Opplæring Administrasjonen legger stor vekt på den informasjonen som gis personellet og politikere som skal bemanne valglokalene. Det utarbeides et eget opplæringsprogram og instruks i denne sammenheng. Språk En del av innbyggerne i Drammen, spesielt i bydelen Fjell, vil ha problemer med å forstå informasjon på norsk. Valgprosjektet har løpende dialog med introduksjonssenteret for utlendinger for å tilrettelegge informasjonen på best mulig måte. Fjell bibliotek vil i stor grad benyttes som informasjonsarena for å nå denne gruppen. Her vil all valginformasjon, samt eventuell oversatt informasjon fra departementet og fra politiske partier legges ut. Oversettelse av partiprogram til ulike språk må, ifølge Kommunal- og regionaldepartementet og UDI, initieres og bekostes av de politiske partiene selv. Resultatservice Kommunens resultatservice vil organiseres slik den har vært gjort ved tidligere valg, med pressesenter i Storstua i Rådhuset. Valgprosjektet vil samarbeide aktivt med informasjonstjenesten med formidling av valgresultater etterhvert som disse er klare. Kostnader Utstrakt bruk av internett som informasjonskanal innebærer at store deler av informasjonen til innbyggerne er kostnadsfritt. Husstandsbrosjyren vil innebære noe utgifter, men disse vil som nevnt deles med fylkeskommunen i Buskerud. I tillegg vil annonseutgifter, samt annet informasjonsmateriell innbære kostnader. Totalt sett vil utgiftene dekkes inn under valgbudsjettet. Side 17 av 19

18 Sak 0007/03 DRAMMEN KOMMUNE Saksnr: 0007/03 Saksbeh. Liv Randi Woldhaug Arkivsaksnr. 03/ Org.enhet Administrasjonstjenesten Møtedato Utvalg Valgstyret Saksnr. Utvalg Møtedato 0007/03 Valgstyret SUPPLERING AV FREMSKRITTSPARTIETS VARAREPRESENTANTLISTE TIL BYSTYRET INNSTILLING TIL: Valgstyret Administrasjonens innstilling: Vararepresentantlista til Fremskrittspartiet suppleres med følgende personer: Trond Bjerke Paul Solstrand Svein A. Aaserud Ketil Sørli Randi Schea Nils Fr. Wisløff rådmann Erik Brun-Pedersen administrasjonsleder Side 18 av 19

19 Sak 0007/03 Saksutredning: Valglovens kapittel 14 omhandler suppleringsvalg. Når en vararrepresentantplass er blitt ledig, skal i hht. valglovens 14 2 nye vararepresentanter velges av valgstyret. Fremskrittspartiet har bedt om å få fem nye vararepresentanter. Av de personene som skal erstattes er en person død, andre årsaker er fritak og flytting. Grunnet ovennevnte suppleres Fremskrittspartiets vararepresentantliste med fem personer. Side 19 av 19