Prosjekt: DMFs Handlingsplaner 2008 Økning i eksternt finansiert virksomhet

Det medisinske fakultet Prosjekt: DMFs Handlingsplaner 2008 Økning i eksternt finansiert virksomhet Sluttrapport SIST REVIDERT: 15.09.2008 Prosjektleder: Tone Woie Alstadheim

Sluttrapport Prosjekt: DMFs Handlingsplaner 2008 Økning i EFV Prosjektansvarlig: Are Holen, prodekanus Prosjektleder: Controller: Tone Woie Alstadheim, rådgiver Unni S. Iversen, konsulent/controller Prosjektsekretær: Tone Merete Follum, konsulent Prosjektgruppe: Stein Kaasa, professor, IKM Lars Jacob Stovner, professor, INM Olav Haraldseth, professor, ISB Jon Magnussen, professor, ISM

Sammendrag "Økning i eksternt finansiert virksomhet" er én av seks handlingsplaner ledelsen ved Det medisinske fakultet har identifisert for 2008. Ei prosjektgruppe, nedsatt i februar 2008, har utredet hvordan fakultetet kan oppnå en økning i eksternt finansiert virksomhet (EFV). Prosjektgruppen har identifisert følgende hovedutfordringer knyttet til økning i EFV ved DMF: Øke EFV innenfor strategisk viktige områder Større langsiktighet og forutsigbarhet Flere faste stillinger Øke administrativ kapasitet og inndekning av indirekte kostnader Prosjektgruppen har identifisert viktige delmål for at DMF skal oppnå økt EFV: 1. Øke antall gode søknader 2. Påvirke tematiske prioriteringer og utforming av utlysninger i tildelende organisasjoner 3. Profesjonalisere gjennomføring/drift av eksternt finansierte prosjekter 4. Ved intern fordeling av ressurser, belønne fagmiljøer som lykkes med å innhente eksternfinansiering Prosjektgruppen har i rapporten skissert flere aktuelle tiltak knyttet til delmålene og anbefaler at følgende prioriteres for gjennomføring i 2009 og 2010: Delmål 1: Øke antall gode søknader 1.3: Etablere interne økonomiske insentiver for samarbeid/nettverksbygging 1.6: Etablere samarbeid med NTNUs sentrale ledelse/administrasjon om profesjonalisering av det administrative støtteapparatet for søknadsarbeid 1.7: Prioritere å bruke ressurser på søknader innen DMFs satsingsområder 1.10: Etablere kurs i søknadsskriving for postdok og fast ansatte i vitenskapelige stillinger Delmål 2: Påvirke tematiske prioriteringer og utforming av utlysninger i tildelende organisasjoner 2.2: Utarbeide plan for strategisk kommunikasjon av DMF og det integrerte universitetssykehuset, nasjonalt og internasjonalt Delmål 3: Profesjonalisere gjennomføring/drift av eksternt finansierte prosjekter 3.1: Etablere samarbeid med NTNUs sentrale ledelse/administrasjon om profesjonalisering av det administrative støtteapparatet for gjennomføring av eksternt finansierte prosjekter Delmål 4: Ved intern fordeling av ressurser, belønne fagmiljøer som lykkes med å innhente eksternfinansiering 4.1: Etablere ordninger som medfører at fagmiljøer som lykkes med å innhente ekstern finansiering, belønnes ved intern fordeling av ressurser 3

Sluttrapport Innledning I februar 2008 nedsatte dekanus ved Det medisinske fakultet (DMF) ei prosjektgruppe som skulle utrede hvordan fakultetet kan oppnå en økning i eksternt finansiert virksomhet (EFV). "Økning i EFV" er én av seks handlingsplaner fakultetets ledelse har identifisert for 2008, blant annet på bakgrunn av bestilling fra rektor til fakultetene høsten 2007. Handlingsplanene er forankret i NTNUs og DMFs strategi og DMFs fokusområder, og er direkte eller indirekte knyttet til DMFs virksomhetsindikatorer. For å sikre medvirkning, forankring og faglig kompetanse i arbeidet med handlingsplanene ble instituttene og studentene bedt om å oppnevne representanter til prosjektgruppene. Se oversikt over medlemmer i prosjektgruppen for "Økning i EFV" på side 2 i denne rapporten. Gruppen har hatt tre møter i perioden mai-august 2008. Prosjektgruppens arbeid er basert på et begrenset forarbeid gjort av en administrativ arbeidsgruppe ledet av prodekanus forskning høsten 2007. Arbeidsgruppen la fram forslag til aktiviteter/tiltak knyttet til de ulike handlingsplanene. Foreliggende sluttrapport fra prosjektgruppen utdyper innledningsvis det overordnete målet og den strategiske forankringen for DMFs satsing på økt EFV. Videre blir status for EFV ved DMF beskrevet, samt hovedutfordringer knyttet til økning i EFV. Kjernen i rapporten er de delene som beskriver delmål og aktuelle tiltak samt anbefalingene som gis i slutten av rapporten. Prosjektgruppen har identifisert delmål for å oppnå økt EFV og aktuelle tiltak for å nå delmålene. Kostnadsberegning av tiltak har også blitt vurdert. Prosjektgruppen konkluderer med å anbefale et begrenset antall tiltak som DMF bør gjennomføre i nær framtid. Overordnet mål og strategisk forankring NTNUs og DMFs ønske om økning i EFV er nært knyttet til NTNUs visjon om å være internasjonalt anerkjent som et fremragende universitet innen 2020 (jf NTNUs strategi "NTNU 2020 Internasjonalt fremragende"). NTNU skal være i internasjonal toppklasse på et utvalg av faglige styrkeområder. DMF har følgende satsingsområder innen forskning fram mot 2020: Medisinsk teknologi Helseundersøkelser (HUNT), biobanker og registre Translasjonsforskning Tallfestede mål skal bidra til at forskning ved NTNU er på et høyt internasjonalt nivå. På området "Ekstern finansiering" er målene innen 2010 å oppnå 35% økning i eksternt finansiert forskning og 100% økning i EU-finansiert forskning (indeks 2005). Innen 2020 skal NTNU ha internasjonalt finansierte prosjekter innen alle utvalgte satsings- og styrkeområder. 4

I DMFs strategiplan for forskning står det at DMF har som mål frem mot 2020 å vinne frem i konkurranse om SFF, SFI, EU-prosjekter og andre eksterne forskningsbevilgninger. Videre vil økning i EFV være av grunnleggende betydning for å nå målene på fakultetets tre fokusområder innen forskning i perioden 2007-2010: Utvikle fremragende miljø Utnyttelse av HUNT 1 og 2, samt forberede utnyttelse av HUNT 3 og biobanker PhD-gjennomføring Flere virksomhetsindikatorer ved DMF er relevante for økning i EFV, men følgende indikatorer er de eneste som er direkte knyttet til målet om økt EFV: Økning i EU-finansiert forskning Økning i eksternfinansiert forskning Økning i EFV er ikke et mål i seg selv, men anses viktig for å øke forskningsaktiviteten ved DMF, styrke satsingsområdene, utdanne flere forskere (PhD-stipendiater/postdocs), og delfinansiere infrastruktur som forutsetning for god forskning (HUNT, Avd. for komparativ medisin o.l.). Status for EFV ved DMF Eksternt finansiert virksomhet ved DMF omfatter Helseundersøkelsen i Nord- Trøndelag, Regionsenter for barn og unges psykiske helse, prosjekter finansiert av Norges forskningsråd og Helse Midt-Norge, og prosjekter finansiert av organisasjoner, fond, offentlige midler, private kilder, EU m.fl.. DMF har oppnådd en kraftig økning i EFV de siste årene. I 2007 utgjorde EFV 247 millioner kroner. Siden 2002 er EFV mer enn tredoblet (se fig. 1). Allerede i 2007 har EFV økt med 56% sammenliknet med 2005-nivå (jf NTNUs mål om innen 2010 å oppnå 35% økning i eksternt finansiert forskning (indeks 2005)). Sammenliknet med medisinske fakultet ved de andre universitetene hadde DMF den nest største økningen i EFV fra 2006 til 2007, etter UiO. DMF hadde den største økningen når det gjaldt tildelinger fra Forskningsrådet. Det er viktig å merke seg at avslutning av HUNT 3 og planlagt overføring av RBUP til St. Olavs Hospital vil påvirke utviklingen i EFV framover. EFV utgjør nå litt under halvparten av den totale omsetningen ved fakultetet (se tabell 1). DMF har siden 2004 hatt en målrettet satsing mot EUs rammeprogram for forskning. I 2008 har DMF i overkant av 7 millioner kroner i inntekter fra EU fordelt på syv prosjekter. To av disse koordineres av forskere ved DMF. Inntektene fra EU er mer enn firedoblet sammenliknet med 2005 (se fig. 2). Fig. 2 viser behovet for at forskere ved DMF fortsetter å søke om EU-prosjekter dersom fakultetet skal opprettholde nåværende nivå eller oppnå en ytterligere økning i EU-finansiering i årene framover. 5

Omsetningsutvikling 300 000 250 000 Omsetning (i 1000 kr) 200 000 150 000 100 000 50 000 Omsetning - 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 År Fig. 1: Eksternt finansiert virksomhet omsetningsutvikling ved Det medisinske fakultet i perioden 1998-2007 (tallene er inkludert bevilgning til RBUP, HUNT og HUNT 3). Tabell 1: Total omsetningsutvikling ved Det medisinske fakultet i perioden 2005-2007. Total omsetning/ kostnader 2005 2006 2007 NTNU-finansiert virksomhet 245 301 262 889 265 209 Utstyr nytt universitetssykehus 82 436 86 656 43 612 Eksternfinansiert virksomhet (inkl RBUP/ HUNT) 180 943 199 301 247 379 TOTALT 508 680 548 846 556 200 8000000 7000000 6000000 5000000 4000000 3000000 År Budsjett 2000000 1000000 0-1000000 1 2 3 4 5 6 7 År 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 Budsjett 1 689 2 754 5 164 7 184 5 173 2 490-271 Fig. 2: Budsjett for EU-prosjekter ved Det medisinske fakultet i perioden 2005-2011. 6

Helseundersøkelsen i Nord-Trøndelag (HUNT) er i en særstilling når det gjelder behov for ekstern finansiering. Driften av HUNT forskningssenter finansieres av NTNU, Helsedepartementet og Nord-Trøndelag fylkeskommune. Datainnsamlingen i HUNT 3, som nylig er avsluttet, ble finansiert av NTNU, Helsedepartementet, Helse Midt-Norge, Nord-Trøndelag fylkeskommune, Sparebank 1, Statoil og NTE. Andre prosjekter knyttet til HUNT er finansiert av ulike bidragsytere. Regionsenter for barn og unges psykiske helse (RBUP), Midt-Norge, har i sin helhet vært finansiert av Sosial- og helsedirektoratet. Fra 2009 vil sannsynligvis St. Olavs Hospital finansiere RBUP. En oversikt over eksternt finansiert virksomhet eksklusive HUNT og RBUP gis i tabell 2 nedenfor. Tabell 2: Eksternt finansiert virksomhet ekskl. HUNT og RBUP. Annen EFV Kostnader 2006 Lønn 2007 Drift 2007 Sum kostnader 2007 Norges forskningsråd 54 295 34 264 40 043 74 306 Helse Midt-Norge 72 061 50 204 18 048 68 252 Offentlige 11 337 7 496 2 971 10 466 Organisasjoner, fond og legater 11 907 6 805 7 598 14 404 Private 7 989 4 811 4 476 9 287 EU 2 973 4 125 3 779 7 904 Utland for øvrig 337 309 558 867 Diverse 2 854 1 062-322 739 SUM EFV 163 753 109 076 77 150 186 225 7

Hovedutfordringer for DMF knyttet til økning i EFV Prosjektgruppen har identifisert følgende hovedutfordringer knyttet til økning i EFV ved DMF: Øke EFV innenfor strategisk viktige områder Større langsiktighet og forutsigbarhet Flere faste stillinger Øke administrativ kapasitet og inndekning av indirekte kostnader Øke EFV innenfor strategisk viktige områder Å skaffe eksterne midler til mindre prosjekter er ikke nødvendigvis særlig krevende. Men å skaffe midler til store forskningsprosjekter eller oppbygging av forskningssentre er tidkrevende arbeid. Forskergrupper må jobbe målrettet over tid for å oppnå resultater. Det er viktig at forskergrupper innenfor DMFs satsingsområder, som har spesielle forutsetninger for å lykkes i konkurransen om eksterne midler, får oppmuntring og bistand. Det kan være behov for bistand fra administrasjonen ved NTNU og eksterne konsulenter, både i prosesser knyttet til strategisk posisjonering og i selve søknadsprosessene. Særlig viktig er det at rådgivning og veiledning i søknadsprosessen er rettet inn mot å bistå forskeren i alle deler av prosessen og å minimere jobben forskeren må gjøre for at søknaden skal kunne fullføres. Større langsiktighet og forutsigbarhet Eksternfinansiert virksomhet vil alltid være tidsbegrenset. For at gode forskergrupper skal kunne konsentrere seg om å forske, bør de ha størst mulig grad av langsiktighet og forutsigbarhet i sin finansiering. Dette taler for å satse på større prosjekter, med gode muligheter for videreføring av finansiering. Mer langsiktig EFV vil også gjøre det mulig å etablere flere faste stillinger. Flere faste stillinger Virksomheten ved fakultetet kan bli sårbar dersom den i for stor grad er basert på midlertidig ekstern finansiering. Blant vitenskapelig ansatte er andelen midlertidige stillinger spesielt høy; i 2007 utgjorde vitenskapelig ansatte med midlertidig tilsettingsforhold hele 75,9% av alle vitenskapelige årsverk (se fig. 3). Innen eksternt finansiert virksomhet har andelen vitenskapelig ansatte med midlertidig tilsettingsforhold ligget på rundt 93% (målt i årsverk) de siste tre årene. Det er flere utfordringer knyttet til at fakultetet har en stor andel midlertidige vitenskapelige stillinger. Det kan gjøre det vanskelig å rekruttere de beste kandidatene. Det er også vanskelig å basere langsiktig forskningsaktivitet og strategisk arbeid på midlertidige stillinger. Fakultetet bør vurdere muligheten for å opprette faste stillinger av stillinger med midlertidig eksternfinansiering. I denne forbindelse bør organiseringen av EVF utredes. En mulighet er å opprette et aksjeselskap ved fakultetet som tar eksternt finansierte forskningsoppdrag. Et slikt selskap ville kunne ansette forskere i faste stillinger og vil samtidig være avhengig av en jevn oppdragsmengde. Eksempler på dette er Rokkansenteret ved UiB og Frischsenteret ved UiO. Særlig det siste har maktet å kombinere høy oppdragsmengde med høy vitenskapelig kvalitet. 8

institutt (All) Finansiering (All) BOA spes (All) 80,00 % Årsverk 60,00 % 40,00 % 20,00 % Kategori Tilsettingsforhold Vit - F Vit - M 0,00 % 2005 2006 2007 År Fig. 3: Prosentvis fordeling mellom faste (Vit-F, v. søyle) og midlertidige (Vit-M, h. søyle) vitenskapelige stillinger ved DMF i perioden 2005-2007 (målt i årsverk). Øke administrativ kapasitet og inndekning av indirekte kostnader DMF må sikre at fakultetets-/instituttnivået og/eller sentralt nivå har et administrativt apparat med tilstrekkelig kompetanse og kapasitet til profesjonell håndtering av eksternt finansierte prosjekter og støtte i søknadsprosesser. Trenden de siste ti årene har vært en gradvis nedgang i andelen administrative årsverk ved fakultetet (se fig. 4). Fra 2003 til 2007 gikk andelen ned fra 17,1% til 13,8%. Behovet for administrative støttefunksjoner på instituttnivå/fakultetsnivå/sentralt nivå knyttet til eksternt finansiert virksomhet ved DMF bør utredes nærmere, i samarbeid med sentralt nivå. Fig. 4: Prosentvis fordeling av stillingsgrupper ved DMF i perioden 1996-2007 (målt i årsverk). 9

Flere aspekter knyttet til indirekte kostnader i eksternt finansierte prosjekter er viktig å ta hensyn til: Faktiske indirekte kostnader knyttet til prosjektet (arealer, infrastruktur/ikt etc.) må dekkes av eksternfinansiering. Det må settes av midler til forlengelse av stipendiatstillinger som følge av lovfestede permisjoner og sykmeldinger (jf forslag fra annen arbeidsgruppe om å sette av 2,5% av lønnskostnader til å dekke slike kostnader). Andre utfordringer Prosjektgruppen har identifisert flere utfordringer knyttet til økning i EFV som gruppen ikke ønsker å karakterisere som hovedutfordringer: Tilstrekkelig veilederkapasitet God og ansvarlig prosjektledelse Eksternt finansierte prosjekter må være en integrert del av DMFs virksomhet (gode rutiner for økonomistyring, rapportering, evaluering/institusjonell læring) Delmål for økning i EFV Prosjektgruppen fant det hensiktsmessig å identifisere delmål for å oppnå økning i EFV. I neste hovedavsnitt er aktuelle tiltak knyttet til delmålene listet opp. Følgende er viktige delmål for at DMF skal oppnå økt EFV: Delmål 1. Øke antall gode søknader 2. Påvirke tematiske prioriteringer og utforming av utlysninger i tildelende organisasjoner 3. Profesjonalisere gjennomføring/drift av eksternt finansierte prosjekter 4. Ved intern fordeling av ressurser, belønne fagmiljøer som lykkes med å innhente eksternfinansiering Aktuelle tiltak for økning i EFV Delmål 1: Øke antall gode søknader Samarbeid og nettverksbygging lokalt, nasjonalt og internasjonalt Prosjektgruppen ser samarbeid og nettverksbygging mellom forskergrupper som en viktig forutsetning for å få fram flere gode søknader om eksterne midler. Store og gode forskergrupper, eller forskergrupper som samarbeider med anerkjente forskergrupper andre steder, har i de fleste tilfeller større mulighet til å vinne 10

konkurransen om forskningsmidler enn små grupper og grupper som ikke samarbeider med andre. Potensialet for samarbeid mellom forskergrupper internt ved DMF er stort. Det samme gjelder potensialet for bredere samarbeid mellom forskere innen basalfag og klinikk (translasjonsforskning). Tverrfaglig samarbeid mellom fakulteter bør også i en del tilfeller oppmuntres. En del eksternfinansiering betinger samarbeid på nasjonalt og/eller internasjonalt plan. For å få midler til forskningsprosjekter fra EUs rammeprogram for forskning må institusjoner i minst to andre land inngå i konsortiet. Strategisk nettverks- /konsortiebygging er avgjørende for å lykkes med søknader til EUs rammeprogram. For å nå delmål 1 har prosjektgruppen identifisert følgende aktuelle tiltak relatert til samarbeid/nettverksbygging: Tiltak 1.1: Stimulere forskere til strategisk nettverks-/konsortiebygging 1.2: Synliggjøre forskeres kompetanse/samarbeidspotensial 1.3: Etablere interne økonomiske insentiver for samarbeid/nettverksbygging Kommentarer til tiltakene: 1.1: Vurdere ulike tiltak: F.eks. arrangere møter mellom forskergrupper ved DMF eller ved DMF/St. Olavs Hospital for å diskutere samarbeidspotensial, tilrettelegge for møter mellom forskergrupper ved DMF og ved andre fakultet, tilrettelegge for møter mellom forskergrupper ved DMF og ved andre institusjoner i Norge eller utlandet. 1.2: CV og publikasjonsliste til alle vitenskapelig ansatte og kliniske forskere bør gjøres tilgjengelig på nettet, f.eks. i tilknytning til NTNUs telefonkatalog ("Personlige sider"). Rutiner for oppdatering av informasjonen må etableres. 1.3: Noen økonomiske insentiver for samarbeid/nettverksbygging finnes i dag i tilknytning til EUsøknader (PES-midler) eller for samarbeid med utvalgte institusjoner (f.eks. Harvard/MIT innen medisinsk teknologi), men eksemplene er få. Nye insentiver kan for eksempel knyttes til etablering av langsiktig samarbeid med internasjonalt fremragende institusjoner (jf Handlingsplan 2008 om dette temaet). Det kan være aktuelt å dekke utgifter knyttet til f.eks. reiser og organisering av møter. Profesjonalisere søknadsprosess Det er en forutsetning at forskerne har kunnskap om ulike finansieringskilder og utlysninger for at de skal sende søknader om prosjektfinansiering. Prosjektgruppen mener DMF bør etablere rutiner og iverksette tiltak for å sikre at alle forskere har grunnleggende kunnskap om dette. Søknadsprosessene forskerne ved NTNU går gjennom, er ulike og avhenger av finansieringskilde og størrelse på søknaden. Administrasjonen gir støtte i store søknadsprosesser, men støtten varierer fra fakultet til fakultet og fra søknadstype til søknadstype. Prosjektgruppen mener at NTNU og DMF ville tjene på mer 11

strømlinjeformede søknadsprosesser, med interne frister for tidlig kvalitetssikring av søknader og tilbud om skrivehjelp til de deler av søknaden som ikke direkte omhandler det vitenskapelige forskningsprosjektet. Å motivere forskere til å skrive store søknader kan ofte være vanskelig. Særlig er det viktig å vurdere tiltak for å få flere forskere innen DMFs satsingsområder til å utarbeide store søknader. For å nå delmål 1 har prosjektgruppen identifisert følgende aktuelle tiltak relatert til profesjonalisering av søknadsprosess: Tiltak 1.4: Synliggjøre viktige nasjonale og internasjonale finansieringskilder for forskere 1.5: Etablere rutiner for effektiv formidling av utlysninger 1.6: Etablere samarbeid med NTNUs sentrale ledelse/administrasjon om profesjonalisering av det administrative støtteapparatet for søknadsarbeid 1.7: Prioritere å bruke ressurser på søknader innen DMFs satsingsområder 1.8: Etablere interne økonomiske insentiver for å motivere forskergrupper til å utarbeide store søknader 1.9: Vurdere ulike ikke-økonomiske insentiver for å motivere forskergrupper til å utarbeide store søknader 1.10: Etablere kurs i søknadsskriving for postdok og fast ansatte i vitenskapelige stillinger Kommentarer til tiltakene: 1.4: Vurdere ulike tiltak: F.eks. arrangere årlig seminar ved DMF med presentasjon av ulike finansieringskilder og aktuelle utlysninger, lage nettside etc. 1.5: Det er viktig å vurdere ulike formidlingskanaler (nett, e-post, møter) og ulike nivå (sentralt, fakultet, institutt, faggruppe). 1.6: Det administrative støtteapparatet for søknadsarbeid ved NTNU ligger både sentralt og på fakultets-nivå. Det tilbys rådgiving, veiledning og kvalitetssikring i store søknadsprosesser (EU, Forskningsrådet) innen økonomi, juridiske spørsmål (intellektuelle rettigheter, samarbeidsavtaler, kontrakter) og generell søknadsutforming. Støtteapparatet tilbyr i liten grad skrivehjelp. NTNU har avtale med en ekstern konsulent som bistår EU/SFF/SFI-søkere med søknadsutforming. Et spørsmål som bør utredes, er om det vil være hensiktsmessig å opprette et "Grants office" ved NTNU for å oppnå økt EFV. 1.7: Søknader innenfor satsingsområdene med potensial for suksess, bør prioriteres når det gjelder administrativ og økonomisk støtte. Dette kan omfatte støtte til posisjoneringsarbeid. 1.8: DMF har i dag ingen ordning med økonomiske insentiver knyttet til innsendte søknader og innvilgede søknader. DMF bør vurdere om insentivordningen ved IME-fakultetet også kan være aktuell for DMF (se avsnittet "Kostnadsberegning av tiltak"). 12

1.9: F.eks. skrivehjelp eller frigjøre tid til søknadsskriving. 1.10: Søknadsskriving er blitt en viktig del av forskernes hverdag. Derfor bør det tilbys kompetansehevende kurs på feltet. Kurset bør i tillegg til opplæring i søknadsskriving og orientering om selve søknadsprosessene, også gi en innføring i hvilke muligheter forskere har til å påvirke utforming av utlysningstekster. Delmål 2: Påvirke tematiske prioriteringer og utforming av utlysninger i tildelende organisasjoner I dag har DMF ingen strategi for å påvirke tematiske prioriteringer og utforming av utlysninger i tildelende organisasjoner. DMF har imidlertid flere ansatte i sentrale verv i tildelende organisasjoner eller innflytelsesrike internasjonale organer/organisasjoner (se vedlegg). Dersom kontakten mellom disse og fakultetsledelsen styrkes, vil DMF i større grad kunne oppnå flere innvilgede søknader og bli tatt hensyn til når utlysninger formes. Arbeidet som gjøres for å profilere DMF og det integrerte universitetssykehuset er i dag ikke koplet til målet om å påvirke viktige beslutningstakere. Prosjektgruppen anbefaler at denne koplingen bedres og at det utarbeides planer for arbeidet. For å nå delmål 2 har prosjektgruppen identifisert følgende aktuelle tiltak: Tiltak 2.1: Etablere strategisk(e) forum/fora for ansatte med verv i tildelende organisasjoner/interesseorganisasjoner og fakultetsledelsen 2.2: Utarbeide plan for strategisk kommunikasjon av DMF og det integrerte universitetssykehuset, nasjonalt og internasjonalt Kommentarer til tiltakene: 2.1: Et slikt forum vil sikre bedre informasjonsflyt mellom fakultetsledelsen og ansatte med viktige verv i eksterne organisasjoner/råd/utvalg. Fakultetsledelsen vil kunne formidle DMFs prioriteringer og samtidig få orientering om hva som rører seg i viktige organisasjoner/råd. Hovedformålet med et slikt forum bør være å bedre mulighetene til å påvirke tematiske prioriteringer/utlysninger. Froumet bør utforme forslag til strategi for påvirkningsarbeid. 2.2: Kommunikasjonslederen ved DMF er en sentral person i dette arbeidet. Aktuelt er kommunikasjon av forskningsresultater, prosjekter/tildelinger, priser, avlagte PhD-grader, deltakelse på internasjonale konferanser m.m.. 13

Delmål 3: Profesjonalisere gjennomføring/drift av eksternt finansierte prosjekter Profesjonell gjennomføring og drift av eksternt finansierte prosjekter er viktig for NTNUs omdømme. Eventuelle framtidige tildelinger til forskergrupper vil i stor grad avhenge av at tidligere prosjekter er godt gjennomført. For å nå delmål 3 har prosjektgruppen identifisert følgende aktuelle tiltak: Tiltak 3.1: Etablere samarbeid med NTNUs sentrale ledelse/administrasjon om profesjonalisering av det administrative støtteapparatet for gjennomføring av eksternt finansierte prosjekter 3.2: Etablere tilbud om kompetanseheving for prosjektledere 3.3: Etablere rutiner for evaluering av gjennomførte/pågående prosjekter for å fremme institusjonell læring Kommentarer til tiltakene: 3.1: Det administrative støtteapparatet for prosjektgjennomføring ved DMF ligger både på sentralt nivå, fakultets- og instituttnivå. Lokal prosjektstøtte/lp (økonomi) for de fleste prosjekter er plassert i fakultetsadministrasjonen, men for EU-prosjekter er det EU-LP-funksjonen på sentralt hold som følger opp økonomien i prosjektene. Ordningen med lokal prosjektstøtte bør evalueres etter en viss tid. Et spørsmål som bør utredes, er om det vil være hensiktsmessig at håndteringen av alle store prosjekter ved NTNU sentraliseres (f.eks. prosjekter med internasjonale samarbeidspartnere). 3.2: Enkelte prosjektledere ved DMF har nok fått tilbud om kompetanseheving, men det er i dag lave forventninger i organisasjonen om at prosjektledere skal utvikle denne kompetansen. 3.3: Evaluering av prosjekter er i dag ikke standard rutine ved NTNU. Dersom organisasjonen ønsker å bli bedre på prosjektgjennomføring, bør rutiner for evaluering av større prosjekter etableres. Delmål 4: Ved intern fordeling av ressurser, belønne fagmiljøer som lykkes med å innhente eksternfinansiering For å motivere fagmiljøene til å bruke tid på søknader om eksternfinansiering, er det viktig at ekstra ressurser som tilføres NTNU over Statsbudsjettet som følge av økning i EFV, kommer fagmiljøene som har skaffet de eksterne midlene til gode. Dette kan være i form av stillinger, utstyr, administrativ støtte eller tilføring av økonomiske ressurser. Den resultatbaserte finansieringsmodellen som ligger til grunn for NTNUs økonomi(styring), innebærer at institutter med høy andel EFV blir tildelt mer midler enn institutter med liten andel EFV. Instituttledelsen beslutter hvordan midlene skal fordeles videre til fagmiljøene. Forskeres kunnskap om den resultatbaserte finansieringsmodellen og om hvordan midler tilflyter fagmiljøene kan synes å være 14

lav. Dette kan være en motivasjonsfaktor for å skrive søknader som bør synliggjøres og utnyttes bedre. Instituttene har i dag ulik praksis ved fordeling av ressurser til fagmiljøene. En mer lik praksis kan gjøre det lettere å markedsføre dette insentivet overfor forskerne og trolig øke bevisstheten om intern fordeling av ressurser ved DMF. For å nå delmål 4 har prosjektgruppen identifisert følgende aktuelle tiltak: Tiltak 4.1: Etablere ordninger som medfører at fagmiljøer som lykkes med å innhente ekstern finansiering, belønnes ved intern fordeling av ressurser 4.2: Bevisstgjøre fagmiljøene om implikasjoner av den resultatbaserte finansieringsmodellen Kommentarer til tiltakene: 4.1: Et tiltak kan være å utforme felles retningslinjer for instituttene om fordeling av ressurser til fagmiljøene. 4.2: Controllerne ved fakultetet (med ansvar for hver sine institutt) har en sentral rolle her. Kostnadsberegning av tiltak Prosjektgruppen har vurdert hvorvidt de foreslåtte tiltakene ovenfor kan kostnadsberegnes og har konkludert med at dette bare delvis er mulig. En del av tiltakene må konkretiseres før det vil være mulig å kostnadsberegne dem. Videre er det for mange av de ovennevnte tiltakene ikke forbundet kostnader utover det som allerede ligger inne i DMFs ordinære budsjett. Kostnadsberegning/kommentarer er knyttet til følgende tiltak: 1.6: Etablere samarbeid med NTNUs sentrale ledelse/administrasjon om profesjonalisering av det administrative støtteapparatet for søknadsarbeid 3.1: Etablere samarbeid med NTNUs sentrale ledelse/administrasjon om profesjonalisering av det administrative støtteapparatet for gjennomføring av eksternt finansierte prosjekter Tiltak 1.6 og 3.1 kan medføre store kostnader. De mest kostnadskrevende tiltakene vil kunne komme først i neste runde, dersom utredningene som er foreslått konkluderer med at nye enheter eller stillinger må opprettes. De største kostnadene vil trolig ligge på sentralt nivå. 15

1.8: Etablere interne økonomiske insentiver for å motivere forskergrupper til å utarbeide store søknader Prosjektgruppen har valgt å ta utgangspunkt i IME-fakultetets tall da de allerede gjennomfører tilsvarende tiltak. IME-fakultetet tildeler insentivmidler for søknader om eksterne forskningsprosjekt. De deler de eksterne forskningsprosjektene i to grupper: 1) Nasjonale søknader til Norges forskningsråd og andre organ med kvalitetsevaluering 2) Søknader til EU og andre internasjonale organ med kvalitetsevaluering Kostnader knyttet til nasjonale prosjekt: Søknader med minst én stipendiat knyttet til fakultetet: 25. 000 Innvilget søknad: 75.000 Til sammen utbetalt fra fakultet pr søknad/prosjekt 100.000 Kostnader knyttet til EU- og internasjonale prosjekt: Insentivmidler fra fakultet umiddelbart etter søknad sendt inn: 25.000 Insentivmidler innvilget søknad med mer ekstern finansiering enn tilsvarende én PhD-kandidat 175.000 For mindre enn én PhD-kandidat (75.000) Til sammen utbetalt fra fakultet pr søknad/prosjekt 200.000 Detaljerte retningslinjer for utbetaling av insentivmidler finnes på IME-fakultetets hjemmeside. 1.9: Vurdere ulike ikke-økonomiske insentiver for å motivere forskergrupper til å utarbeide store søknader For eksempel kan frikjøp av tid for en postdok være aktuelt. Lønnskostnader for en postdok-stilling ligger på anslagsvis 566 000 kr (eksl overhead) per år. 1.10: Etablere kurs i søknadsskriving for postdok og fast ansatte i vitenskapelige stillinger Estimerte kostnader for dette tiltaket ligger i om en skal ansette konsulentbistand for å opprette kurs eller bruke interne krefter, lønn til ekstern kursleder eller bruk av vitenskapelige ansatte ved DMF. 3.2: Etablere tilbud om kompetanseheving for prosjektledere NTNU tilbyr "Program for faglig ledelse", kurs i "Prosjektarbeid/prosjektmetodikk" og andre ledelseskurs. Disse er gratis for ansatte. Kanskje er det behov for kurs som er mer skreddersydd for prosjektledere ved DMF. Det vil være kostnader forbundet med deltakelse på eksterne kurs. 16

Prosjektgruppens anbefaling om prioritering av tiltak Prosjektgruppen anbefaler at følgende tiltak prioriteres for gjennomføring i 2009 og 2010: Delmål 1: Øke antall gode søknader 1.3: Etablere interne økonomiske insentiver for samarbeid/nettverksbygging 1.6: Etablere samarbeid med NTNUs sentrale ledelse/administrasjon om profesjonalisering av det administrative støtteapparatet for søknadsarbeid 1.7: Prioritere å bruke ressurser på søknader innen DMFs satsingsområder 1.10: Etablere kurs i søknadsskriving for postdok og fast ansatte i vitenskapelige stillinger Delmål 2: Påvirke tematiske prioriteringer og utforming av utlysninger i tildelende organisasjoner 2.2: Utarbeide plan for strategisk kommunikasjon av DMF og det integrerte universitetssykehuset, nasjonalt og internasjonalt Delmål 3: Profesjonalisere gjennomføring/drift av eksternt finansierte prosjekter 3.1: Etablere samarbeid med NTNUs sentrale ledelse/administrasjon om profesjonalisering av det administrative støtteapparatet for gjennomføring av eksternt finansierte prosjekter Delmål 4: Prioritere fagmiljøer som lykkes med å innhente eksternfinansiering i intern fordeling av ressurser 4.1: Etablere ordninger som medfører at fagmiljøer som lykkes med å innhente ekstern finansiering, belønnes ved intern fordeling av ressurser Forslag til oppfølging og evaluering av handlingsplanen Prosjektgruppen foreslår at det nedsettes en arbeidsgruppe som får ansvar for å konkretisere og iverksette tiltakene som er anbefalt i denne rapporten. For at en handlingsplan skal være operasjonaliserbar, må tiltakene være konkrete, det må identifiseres milepæler og settes tidsfrister, og ansvar for oppfølging av ulike tiltak må fordeles. For enkelte tiltak som er foreslått i denne rapporten vil det være nødvendig med videre utredning av konsekvenser og kostnader. Arbeidsgruppen bør trolig inkludere en representant fra fakultetsledelsen, en administrativt ansatt/mellomleder som arbeider med EFV på strategisk nivå, og en controller. Arbeidsgruppen bør etter to år evaluere i hvor stor grad den har lykkes med å iverksette planlagte tiltak. Den bør også ha ansvar for å lage et system for å måle resultatene av tiltakene på lang sikt. 17

Vedlegg DMF-representanter med verv i eksterne organisasjoner, råd og utvalg (tildelende organer/interesseorganisasjoner/evalueringspanel) - FORELØPIG OVERSIKT - Norge Organ/organisasjon/panel Representant Verv Periode Norges forskningsråd - Divisjonsstyret for vitenskap Stig A. Slørdahl Styremedl. 2007-2011 - Divisjonsstyret for innovasjon Toril A. Nagelhus Hernes (Sintef Styremedl. xxxx-2011 Helse) - FUGE programstyret Ole-Jan Iversen; Leder; 2007-2010; Marit Otterlei - FUGE regionalt styre Helge Klungland; Magne Børset; Marit Otterlei - FUGE regional komité Magne Børset; Finn Drabløs; Frank Skorpen Varamedlem Nestleder; Observatør; Observatør Leder; Medlem; Medlem 2005-2007? 2008-2011 2008 - Programstyret for helse- og Beate M. Huseby Varamedlem 2006-2011 omsorgstjenester - Programstyret for rusmiddelforskning Gunnar Morken Leder? - NevroNor styringsgruppen Hanna Mustaparta Medlem 2006- - Frittstående prosjekter fagkomité for klinisk medisin og folkehelse (FRIMED) Olav Haraldseth Medlem? 2007-2010 Samarbeidsorganet Helse Midt- Norge RHF og NTNU Stig A. Slørdahl; Helge Klungland; Are Holen Medlem; Medlem; Medlem 2005-2007- 2005- Kontaktutvalget St. Olavs Hospital og DMF/NTNU Helge Klungland; Are Holen Leder; Medlem 2007-2005- Den norske kreftforening - Representantskapet Terje Espevik Medlem? 2008-2012 - DVR (Det vitenskapelige råd?) Hans Krokan Medlem? - Faggruppe D Finn Drabløs Medlem 2003-2010 18

Den norske legeforening - Landsstyret Anna Midelfart Medlem 2007-2009 - Forskningsutvalget Stein Kaasa Medlem? 2006- Universitets- og høgskolerådet - styret i Sigurd K Thoresens legat Hjernerådet Marit Antonsen Lars Jacob Stovner Nasjonale teknologiplattformer (f.eks. nanomedisin) Nettverk for forskning og kunnskapsutvikling om bruk av tvang i det psykiske helsevernet Roger Almvik Medlem 2008- Norsk flowcytometriforening Kjartan W. Egeberg Styremedlem 2005- Hva med andre frivillige organisasjoner/råd? f.eks. Rådet for psykisk helse, Nasjonalforeningen for folkehelsen, Hjerte-/kar-rådet, Landsforeningen for hjerte- og lungesyke, Helse og Rehabilitering Norden Organ/organisasjon/panel Representant Verv Periode Nordisk samarbeidsnemnd for medisin (NOS-M)/ Joint Committee of the Nordic Medical Research Councils Stig Slørdahl Medlem 2008-2011 Europa Organ/organisasjon/panel Representant Verv Periode EU (el. EU-relatert) - Eur. Research Council (ERC) evalueringspanel Starting Grant - Eur. Research Council (ERC) evalueringspanel Advanced Grant - ESFRI - BMS Roadmap Working Group - Eur. Technology Platform (ETP) Nanomedicine May-Britt Moser Medlem 2007- Hans Krokan Medlem 2009-2011 Hans Krokan Medlem ca. 2006- Olav Haraldseth; Toril A. Nagelhus ca. 2006-19

Hernes - EU-prosjektkoordinator* Stein Kaasa 2006- - EU-prosjektkoordinator* Edvard Moser 2008- European Science Foundation (ESF) - Eur. Medical Research Councils (EMRC) - Standing Committee Stig A. Slørdahl Medlem (no. repr.) 2008-2010 Europeiske organisasjoner - Eur. Association of Palliative Stein Kaasa Care - Eur. Society of Cardiology/Eur. Øyvind Ellingsen Assoc. for Prevention and Rehab. of Cardiovasc. Disease - European Brain Council Lars Jacob Stovner * Koordinatorer for EU-prosjekter er med fordi de har direkte kontakt med Scientific Officers i Europakommisjonen. Annet internasjonalt Organ/organisasjon/panel Representant Verv Periode International Association of Forensic Mental Health Services Advisory Board Roger Almvik Medlem 2007-2013 20