Internkontroll i Bergen kommune Liv Røssland Byråd for finans, eiendom og eierskap
TILSYNSFUNKSJON KONTROLLFUNKSJON Bystyrets tilsyn og kontroll Byrådets rapportering og informasjon til bystyrets organer, gjennom meldinger, rapporter, handlingsplaner etc. Bystyrets organer tar stilling til om fremlagte saker er forsvarlig utredet Kontrollutvalget Forvaltnings- og regnskapsrevisjoner Høringer Bystyrets organer ber om informasjon og setter saker på dagsorden 2
Byrådets tilsyn og kontroll Internkontroll er en nødvendig del av byrådets ledelsesansvar. Internkontroll omfatter både systemer og tilsynsaktiviteter i samtid og kontrollaktiviteter og oppfølging i ettertid. 3
Internkontroll en definisjon Internkontroll handler om styring. Alt hva virksomheten gjør av forskjellige tiltak for å nå disse målene. 4
Hvorfor har vi internkontroll? God styring gir systematiske grep for effektiv og målrettet utførelse av oppgavene reduserer risiko for feil og misligheter øker muligheter for ønsket måloppnåelse Systematisk arbeid med internkontroll og risikovurderinger gir grunnlag for god styring, læring og forbedring. 5
Hvor etablerer vi internkontroll? INTERNKONTROLL I HELE VIRKSOMHETEN Det er et lederansvar å etablere god internkontroll og å etterse at denne etterleves. Ansvaret for å gjennomføre og følge opp nødvendige interkontrolltiltak følger av delegasjonslinjen. RISIKOVURDERINGER Må ha størst oppmerksomhet på områder med høy risiko; det vil si der hvor sannsynligheten for uønskede hendelser er stor og hvor konsekvensene av feil og avvik er betydelige. TVERRSEKTORIELLE OG SEKTORSPESIFIKKE SYSTEMER For å sikre god systematikk i styringen har vi både systemer for hele virksomheten (tverrsektorielle) og systemer for enkelte sektorer eller fag. 6
Oversikt over lover og forskrifter En rekke lover og forskrifter har bestemmelser som definerer krav til internkontroll på ulike områder, bl.a: Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten Forskrift om miljørettet helsevern 12 Internkontroll Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester Personopplysningsloven 14 Internkontroll Helseregisterloven 17 Internkontroll Forskrift om internkontroll for å oppfylle lov om vassdrag og grunnvann 7
Elementer i byrådets arbeid med styring Organisasjonsplan Delegasjon av fullmakter Stillingsinstrukser og lederavtaler Reglementer og vedtak Retningslinjer, rutiner, veiledere, håndbøker, verktøy, maler etc. Opplæring av ledere og medarbeider (kompetanse) Styringsdialog HR-system (Agresso) Økonomisystem (Agresso) Balansert målstyring (BMS) Andre kvalitetssystemer Økonomirapportering Annen rapportering Årlig internkontrollundersøkelse (sjekkliste) Prosedyrer for avvikshåndtering Kontroll Ettersyn av systemer og verktøy Gransking 8
Tverrsektorielle tiltak og systemer Kommunen har satt i verk en rekke tiltak for å tydeliggjøre styring og håndtere risikoutfordringer: Etisk standard, med opplæring for ledere Varslingsrutiner og varslingsordning Anskaffelsesstrategi Felles økonomirutiner Ehandel i Agresso Veileder IKT-Handlingsplan og IKT-prosjekthåndbok Systematisk søkelys på IKT-sikkerhet Lederutviklingsprogrammer for etablerte ledere og nye ledere Ny organisering av bygg og eiendomsforvaltningen HMS-opplæring for ledere og verneombud, herunder søkelys på risikovurdering 9
Aktuelle saker Prosjekt forbereder anskaffelse av nytt sak og arkiv system. HMS. Instruks og veileder forankret i arbeidsmiljøloven og internkontrollforskriften. (Byrådsak 1455-13) Antikorrupsjonsprogram for kommunens administrative og faglige virksomhet. Bystyresak kommer. Prosjekt for innføring av overordnet metode/verktøy for risikovurdering starter opp i regi av BFEE høst 2013. Risikomodul i Corporater (elektronisk styringssystem som benyttes til BMS) er anskaffet og skal prøves ut. 10
Videreutvikling av internkontrollsystemet I Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap arbeides det med å tydeliggjøre krav til internkontroll på flere sektorovergripende områder Ansvar for internkontroll gjøres mer eksplisitt i fullmaktsdokumenter og andre styrende dokumenter Økt fokus på kontrolltiltak på områder hvor risikoen er høy Etterse om systemer følges opp i praksis (f.eks. stikkprøvekontroll) Etterse om systemene virker og er dekkende (evaluering/revisjon av systemer) Dokumenterbarhet 11
Samspill mellom byrådet og bystyret På bakgrunn av gjennomførte forvaltningsrevisjoner og Kontrollutvalgets rammeplan for forvaltningsrevisjon vurderer byrådet tiltak for å styrke internkontrollen Byrådet ønsker å bidra til at forvaltningsrevisjoner på bystyresiden skal gjennomføres ut fra et best mulig kunnskapsgrunnlag og vil gi Kontrollutvalget ytterligere informasjon om videreutvikling av internkontrollen. 12