Blindern, 18.10.2010 Cristin-10-049 AFS Referat Møte i styret for Cristin 7. oktober 2010 Til stede: Leder Curt Rice, UiT Nestleder Ernst Omenaas, Haukeland universitetssykehus Styremedlemmer Trond Singsaas, NTNU Erlend Smeland, Oslo universitetssykehus (fra sak 6) Inga Fløisand, Norsk institutt for kulturminneforskning Susanne Sundnes, NIFU STEP Torunn Haavardsholm, NFR Bjørn Henrichsen, NSD UiOs observatør Lars Oftedal, UiO Sekretariat Tina Lingjærde, USIT (ikke til stede under punkt 10) Andora Sjøgren, USIT (ikke til stede under punkt 10) Forfall: Referent: Andora Sjøgren
Gjennomført dagsorden 1. Godkjenning av innkalling og dagsorden 2. Godkjenning av referat fra møtet i styret 31.8.2010 3. Form på og distribusjon av referat fra styremøtene 4. Referatsaker 5. Institusjoner som bruker Frida i dag, og som ikke tilhører de tre sektorene 6. Presentasjon av funksjonalitet i første versjon av Cristin 7. Organisering av Cristin 8. ABM oppgaver og stilling 9. Eventuelt 10. Utlysningstekst daglig leder
1. Godkjenning av innkalling og dagsorden Rekkefølgen på sakene ble noe endret i forhold til innkallingen. Dette er vist under gjennomført dagsorden. Følgende saker ble satt opp under eventuelt: - Møteplan vårsemesteret - Informasjonsbrev til institusjonene/brukerne fra Cristin og Kunnskapsdepartementet/HOD Innkalling og dagsorden ble godkjent med disse endringene. 2. Godkjenning av referat fra møtet i styret 31.8.2010 Forslag til referat var sendt ut med merknadsfrist. Innspillene er innarbeidet i referatet. Referat fra møtet i styret for Cristin 31.8.2010 ble godkjent. 3. Form på og distribusjon av referatene fra styremøtene Styret diskuterte hensikten med referatene, hvem som er mottakerne, og hvordan de bør distribueres. Referatene skal ikke sendes formelt til noen instanser, men være tilgjengelig på nettside. Det utarbeides korte referater der problemstillinger som diskuteres på møtene, blir referert i tillegg til vedtakene. Referatene sendes på sirkulasjon til styremedlemmene slik at eventuelle kommentarer kan innarbeides før de legges fram til godkjenning på neste styremøte. Deretter legges referatene ut på hjemmesiden til Cristin. 4. Referatsaker - Presentasjon av Cristin på seminar om åpen tilgang arrangert av Høgskolen i Østfold 13.9.2010 Både daglig leder og styreleder var til stede og holdt innlegg. Orienteringen tas til etterretning - Innlegg om Cristin på seminaret Fyll arkivene arrangert av Bibsys 27.9.2010 Daglig leder holdt innlegg om Cristin. Orienteringen tas til etterretning - Henvendelser til styreleder Styreleder har hatt flere henvendelser angående Cristin, blant annet fra NORA og Forskningsutvalget i UHR Cristin-10-049 Referat fra styremote 7.10.2010.doc AFS 1
Orienteringen tas til etterretning 5. Institusjoner som bruker Frida i dag, og som ikke tilhører de tre sektorene Uni Research og Forsvarets forskningsinstitutt er to institusjoner som i dag bruker Frida, men som ikke hører til en av de tre sektorene som i første omgang skal ta i bruk Cristin. Under styrets diskusjon kom det frem et behov for innspill fra Kunnskapsdepartementet om hvilke institusjoner som formelt tilhører instituttsektoren og i tillegg hvilke føringer departementet har når det gjelder økonomiske forpliktelser/ finansiering fra private forskningsinstitusjoner. Uni Research og Forsvarets forskningsinstitutt får benytte Cristin fra det tidspunkt Cristin erstatter Frida fordi disse institusjonene allerede har en funksjonell og veletablert bruk av eksisterende forskningsdokumentasjonssystem. 6. Presentasjon av funksjonalitet i første versjon av Cristin Daglig leder presenterte Cristin med den funksjonalitet som vil være i systemet ved oppstart. UH-sektoren bruker Feide-pålogging, men dette er i dag ikke tilgjengelig for de to andre sektorene. Styret ber sekretariatet undersøke om det er mulig å få til en felles løsning med Feide-pålogging for alle institusjonene. Det er ønskelig å få en oversikt over hvor mye som publiseres i tidsskrift som er Open Access. Styret vil senere komme tilbake til offentlighetens tilgang til data i Cristin. Styret tok presentasjonen til orientering. 7. Organisering av Cristin Sak 7 og 8 ble diskutert under ett. Et notat om forslag til organisering var sendt ut. Notatet tok blant annet for seg fordelingen av ressurser til Cristin-sekretariatet og utviklingsoppgaver. Forholdet mellom en strategi som går på ansettelse versus kjøp av tjenester ble også drøftet. Det ble ikke redegjort for kostnader ved å leie ressurser kontra å ha dem ansatt i en egen enhet. Rammebetingelsene for Cristin er fortsatt uklare. Statsbudsjettet ble lagt fram få dager før styremøtet, og konsekvensene er derfor ikke utredet. Styret vil gå i drøftinger med UiO om lønnskostnadene, både for de som blir direkte ansatt i Cristin, og ressurser som leies inn. Styret vil oppnevne en arbeidsgruppe som representerer Cristin i denne sammenheng. Før dette arbeidet kan starte, må styret ha Cristin-10-049 Referat fra styremote 7.10.2010.doc AFS 2
mer detaljert informasjon. Forslag til arbeidsoppgaver og budsjett 2011må fremlegges på neste styremøte. Det utsendte notatet tas til etterretning. Aktiviteten i Cristin opprettholdes på nåværende nivå. Innføringen av NVI har høyeste prioritet. På neste møte i styret legges det fram forslag til arbeidsoppgaver og budsjett 2011. 8. ABM / oppgaver og stilling Se også sak 7. Et notat om status på overføring av seks stillinger/personer fra ABM-utvikling var sendt ut. Tre stillinger skal overføres med nåværende ansatte og tilhørende oppgaver. Oppgavene er knyttet til lisensiering og konsortieavtaler. To av de tre siste stillingene er også avklart med hensyn til overføring. Det gjenstår imidlertid å avklare hvilke føringer som gjelder for den siste stillingen. Vedtak Styret vil se den siste stillingen i sammenheng med budsjett 2011 og ønsker derfor ikke å utlyse denne nå. 9. Eventuelt - Styremøter i vårsemesteret 2011 blir: Torsdag 3. februar Torsdag 24. mars Onsdag 25. mai Møtested: Gardermoen Tidspunkt: 11.00 15.00 - Informasjonsbrev Det skal sendes et informasjonsbrev til alle institusjonene som skal benytte Cristin. Kunnskapsdepartementet og Helse- og omsorgsdepartementet jobber også med et brev til institusjonene, og i denne forbindelse har rapporteringsfrister for de enkelte sektorer igjen blitt diskutert. Det er lagt opp til at UH-sektoren rapporterer data til DBH for 2010 fra Cristin innen fristen 1. april 2011. Det vil ikke være gjennomførbart å kunne rapportere fra alle sektorene innen denne fristen. Det legges opp til en prøverapportering 1. september 2011 for alle sektorer. Daglig leder sender ut brev der tidsfrister og aktiviteter blir skissert som i prosjektplanen. 10. Utlysningstekst daglig leder Forslag til utlysningstekst for stillingen som daglig leder av Cristin var sendt ut. Styret delegerer oppgavene til en arbeidsgruppe/komité blant styremedlemmene, inkludert relevant person fra UiO, med å ferdigstille samt gjennomføre prosessarbeidet. Cristin-10-049 Referat fra styremote 7.10.2010.doc AFS 3
1. Det oppnevnes en komité bestående av styrets leder, nestleder og ass.dir. v/ UiO. 2. Komitéen kan bruke et eksternt byrå for å bistå komitéen i prosessen. 3. Komitéen har myndighet til å ferdigstille utlysningsteksten. Cristin-10-049 Referat fra styremote 7.10.2010.doc AFS 4