Presentasjon av veileder for tidligfase BA2015-konferanse 2016-01-26 B A 2 0 1 5 - E N B A E - N Æ R I N G I V E R D E N S K L A S S E
Innholdsfortegnelse Introduksjon Bakgrunn Prosjektmodell Faser og beslutningspunkter Behov, mål og krav Mulighetsstudie Alternativanalyse Beslutningsport Konseptvalg Utvikle konsept, avklare omfang Beslutningsport Investeringsbeslutning Verktøy Prosjektsikring Erfaringsoverføring Benchmarking Prosjektmodenhet Verdiforbedrende gjennomganger
Introduksjon
Bakgrunn Suksessen i et byggeprosjekt ligger i å velge riktig prosjekt og sikre en vellykket gjennomføring. Selv om gjennomføringen har vært vellykket, har mange prosjekter vist seg å være mislykket fordi selve konseptet var uhensiktsmessig eller feil I ettertid snakkes det om at man undervurderte arbeidet i tidligfase BA2015 har sett behovet for å etablere en veileder som kan bidra til strukturerte prosesser og gode valg i tidligfase
Veilederen Målgruppen for veilederen er byggherrer og oppdragsgivere av byggeprosjekter Veilederen baserer seg på kjente rammeverk, men skal presentere tidligfase på et nivå som gjør det anvendbart for mange Veilederen definerer tidligfase som alle aktiviteter fra ideen om et byggeprosjekt oppstår til investeringsbeslutning er tatt Den presenterer en stegvis gjennomgang av viktige faser og beslutningspunkter samt hensiktsmessige verktøy i tidligfase av byggeprosessen Den skal bidra til at det utvikles gode løsningsalternativer og tas riktige beslutninger Hensikten er nettopp å velge riktig byggeprosjekt!
Prosjektmodell Hensikten: styrke styringen av virksomhetens prosjekter med retningslinjer og krav som skal sikre gjentagende gode prosjekter Tidligfaseveilederen tar utgangspunkt i en prosjektmodell Generisk prosjektmodell for en kundevirksomhet/byggherre
Veilederens prosjektmodell
Faser og beslutningspunkter i tidligfase
Behov, Mål, Krav Mandat Analyse av behov, mål og krav skal avklare hvorfor et prosjekt bør gjennomføres og hva som ønskes oppnådd med prosjektet. Dette danner grunnlaget for gjennomføring av prosjektets mulighetsstudie. Analysere Behov Etablere Mål Fastlegge Krav Grunnlag for Mulighetsstudie
Behovsanalysen Bør besvare hvorfor prosjektet skal gjennomføres Må identifisere ulike typer av behov: - Interessenters behov - Etterspørselsbaserte behov - Normative behov Viktig ved behovsanalyse: - Knytte behov til det forretningsmessige eller virksomhetens formål - Utfordre behov som blir identifisert, slik at ikke prosjektet vokser seg unødig stort - Evne å beskrive det behovet som ligger til grunn for prosjektets idé Det prosjektutløsende behov
Mål Virksomhetsledelsen Samfunnsmål/strategiske mål Prosjekteier Effektmål Eksempler: høyere kapasitet, lavere driftskostnader, effektivitet Hvorfor Resultatmål Prosjektleder Tid Hva Hvor mye Når Kost Omfang/ Kvalitet Prosjekttrekanten
Krav Å fastlegge krav er å identifisere de betingelser som skal oppfylles ved gjennomføringen av prosjektet. Det anbefales å skille på to typer krav: - Absolutte krav (vedtatte planer eller lover og regler): Brukes til å avgjøre om løsningsalternativer som identifiseres i mulighetsstudiet, er gyldige. - Viktige krav (fra viktige behov og effektmålene): Kan brukes som grunnlag for å rangere ulike konsepter (f.eks sikkerhet, fleksibilitet, nærhet til kollektivknutepunkt) Mandat Analysere Behov Etablere Mål Fastlegge Krav Grunnlag for Mulighetsstudie
Mulighetsstudie Et mulighetsstudie bør belyse alle måter som kan løse virksomhetens identifiserte behov. Dette sikrer at videre innsats i prosjektet legges i verdiskapende arbeid. Behov, mål og krav Gjennomgang Idédugnad Analyse Alternativ nr. 1 2 3 Grunnlag for alternativanalyse
Alternativanalyse Målet med alternativanalysen er å velge riktig konsept for virksomheten som løser det identifiserte behov. Analysen skal (ved en objektiv tilnærming) sammenligne identifiserte muligheter med nåsituasjonen. Faren er ofte at man har bestemt seg før alternativanalysen har begynt! Løsningsforslag Beskrive alternativer Analyse kost/nytte Tilleggseffekter Anbefalt konsept
Beslutningspunkt: Konseptvalg Prosjekteier beslutter om prosjektet skal gå videre med det anbefalte konsept fra alternativanalysen Beslutningsgrunnlaget bør inneholde: - Beskrivelse av prosjektprosessen og vurderinger frem til anbefalt konsept - Leveranser fra foregående fase - Plan for neste fase
Videreutvikle konsept Fasen skal sikre at virksomheten får et tilstrekkelig grunnlag til å vurdere prosjektets berettigelse forut for planleggingsfasen. To hovedleveranser: Business case - Dokumenterer grunnlaget for å sette i gang prosjektet (kostnader i prosjektets levetid vs gevinster) - Dokumentet videreutvikles/oppdateres i neste prosjektfaser og godkjennes av prosjekteier ved beslutningspunktene Prosjektforslag: - Prosjektbeskrivelse inkl. mål og omfangsbeskrivelse - Kostnader, tidsplan, usikkerhet, organisering, strategier, plan for gevinstrealisering - Erstattes av styringsdokumentasjonen i etterfølgende faser
Beslutningspunkt: Investeringsbeslutning Prosjekteier tar avgjørelse om prosjektet skal igangsettes. Neste fase vil være Planlegge gjennomføring. Beslutningsgrunnlaget bør inneholde: - Leveranser fra foregående fase - Plan for neste fase NB! Selv om beslutning om investering er tatt vil virksomheten fortsatt ha anledning til å stanse prosjektet etter fasen Planlegge gjennomføring hvis det viser seg at forutsetninger som er lagt til grunn ikke lenger er gyldige.
Verktøy Prosjektsikring Erfaringsoverføring Benchmarking Prosjektmodenhet Verdiforbedrende gjennomganger
Prosjektsikring Med prosjektsikring i veilederen menes eiers prosjektsikring (dvs. prosjekteier er ansvarlig). Den skal bidra til at: Kvalitetssystem for prosjektgjennomføring følges Kvaliteten i beslutnings- og styringsunderlaget økes Eksempler: Teknisk gjennomgang Modenhetsmåling Usikkerhet identifiseres og håndteres tidlig Man får erfaringsoverføring og læring i organisasjonen Suksessoppskriften gjentas hver gang Usikkerhetsanalyse Plangjennomgang Benchmarking Lessons learned
Erfaringsoverføring Erfaringsoverføring er å dele kunnskap og å se til egne og andres prestasjoner for å: Lære av tidligere suksesser, og unngå å gjøre feil som andre har gjort tidligere Sørge for kontinuerlig forbedring av prosjektet og virksomheten Hindre at samme problem må løses gjentatte ganger Øke effektiviteten i prosjektgruppen Sikre at kunnskap forblir i organisasjonen selv om ansatte slutter
Benchmarking Benchmarking skal: Gi prosjekteier en forståelse for hvordan viktige parametere for prosjektet forholder seg til relevante erfaringsdata Være et bidrag for å vurdere prosjektets risiko og besparelsespotensial Omfang som skal analyseres Samle inn datagrunnlag Tilpasse datagrunnlag Sammenligne og analysere Rapport med anbefalinger
Prosjektmodenhet Usikkerheten i et prosjekt er gitt av prosjektets modenhet eller definisjon. En bevisst tilnærming til prosjektmodenhet betyr å definere hvilken informasjon prosjektet skal fremskaffe i de ulike prosjektfaser. Dette gir: Forutsigbarhet i prosjektgjennomføringen Kostnadsrammer på riktig grunnlag Bedre eierstyring Fokus er å etablere prosjektinformasjon og prosjektleveranser som gir størst verdi gitt fasen prosjektet er i.
Verdiforbedrende gjennomganger Hensikt: Øke nytte og redusere kostnad Rette fokus mot suksesskritiske tema for å sikre at prosjektet baseres på best mulige forutsetninger og/eller løsninger Gjøres på utsiden av det løpende prosjektarbeidet Utføres av relevant prosjektpersonell med spesialistassistanse etter behov Eks: energioptimalisering, byggbarhet, driftsvennlighet, Identifiserte tema for gjennomganger Inkludere i planer Forberede gjennomgang Gjennomføre workshop Anbefalte tiltak og løsninger
Takk for oppmerksomheten!