Protokoll konstituerende Distriktsmøte 104 D 29. mai 2015 Thon Hotell Kirkenes (Riksmøtesalen) Kl. 18.15 Distriktsmøtepapirer DM 104D, 29. mai 2015 Side 1/9
1.1 Åpning av Distriktsmøtet for nytt distrikt 104D Distriktsguvernør i G, Magne Torrud, ønsket velkommen til konstituerende Distriktsmøte i nytt Distrikt 104 D og åpnet møteforhandlingene. Ut fra det vi vedtar i dag har vi et godt grunnlag for det videre arbeidet i det nye Distrikt 104 D. 1.2 Fastsettelse av delegatantall Sekretariatet opplyser om antall delegater og observatører Det var 31 antall delegater 1.3 Valg av møteleder Distriktsmøtet velger en møteleder. PDG Ola Eiklid Hølen, LC Hønefoss er foreslått Bisitter er Distriktsguvernør i F Geir Arve Ribe 1.4 Valg av 2 møtereferenter Distriktsmøtet velger to møtereferenter. Ina Skjævestad Voreland, LC Fevik og Tove Annexstad, LC Asker Røyrin 1.5 Valg av 2 delegater til å underskrive protokollen Distriktsmøtet velger to til å underskrive protokollen Disse er foreslått: Finn Einar Bredesen fra LC Tønsberg og Ellinor Allergoth fra LC Asker Røyrin 1.6 Godkjenning av innkalling og dagsorden Innkalling og dagsorden enstemmig godkjent 1.7 Godkjenning av forretningsorden Forretningsorden enstemmig godkjent 2 RAPPORTER 2.1 Ingen rapporter legges frem, da disse tidligere er lagt fram for distriktsmøtene i G og F 3 DISTRIKTSSAKER 3.1 Forslag til Lov og arbeidsordning for Distrikt 104 D Lovkomiteene i distriktene F og G har revidert lovverket til en ny Lov for 104D og Arbeidsordning for 104D. Alternativt forslag til Lov for 104D og Forslag til Arbeidsordning for 104D fra distrikt F, er vedlagt dette dokument. Distriktsstyrene i F og G anmoder distriktsmøtet om å vedta Lov for 104D og Arbeidsordning for 104D Disse hadde ordet: Jonny Steindal, LC Heradsbygd orienterte om endringer foretatt 28.april 2015 etter DM i 104F Revidert forslag til Lov og Arbeidsordning for 104 D vedtas med de endringer som er fremkommet Enstemmig vedtatt Distriktsmøtepapirer DM 104D, 29. mai 2015 Side 2/9
3.2 Organisasjonsplan i nytt distrikt 104 D ORGANISASJONPLAN DISTRIKT KOMMENTARER DISTRIKTSMØTET (DM) DM er distriktets øverste myndighet. DM avholdes ultimo april og minst 30 dager før Riksmøtet. DISTRIKTSSTYRET Distriktsstyret, som består av DG-VDG1-VDG2-IPDG-Distriktssekretær-Distriktskasserer og 1 soneleder, det vil si 7 personer og er overordnet DG og øverste beslutningsorgan i distriktet. Det skal normalt avholdes 4 styremøter (1 møte/kvartal) i Lionsåret. Disse møtene skal avholdes etter Distriktsrådsmøtene. LINJELEDERE Det er i linjen resultantene oppnås. Linjen har 3 nivåer: DG Soneledere klubbene v/ Presidenten. DISTRIKTSGUVERNØR / -LEDER (DG) DG er distriktets øverste leder og ansvarlig for distriktets daglige drift. DG er med i Distriktsledermøter og Guvernørrådsmøter og sitter i styret i MD104. SONELEDERE (SL) SL og Assisterende SL velges av og blant klubbene i den enkelte sonen. Valg skal gjennomføres før DM. SL er direkte underlagt DG for å ha det operative ansvaret for sitt nærområde dvs. sin sone. SL er den som kjenner klubbene og har lokalkunnskapen. SL kan spille på DG teamet etter behov og i henhold til avtale med DG. SL skal ha et eget budsjett og føre soneregnskap. SL er de som har klubbkontaktene og fortrinnsvis gjennomfører klubbesøkene. Dette vil være mer effektivt og kostnadsbesparende med kortere reiser. Dessuten er muligheten for et tettere sone samarbeide bedre tilrettelagt. En SL sitter i Distriktsstyret. Alle SL sitter i DR. KLUBBENE V/PRESIDENTEN Klubbene er drivkraften og hjertet i Lions. Presidenten er ansvarlig for den daglige driften. Hver klubb har sitt styre. STABSFUNKSJONER Stabsfunksjonene er DGs støtteapparat for å drifte hele organisasjonen. Disse omfatter: Distriktsrådet, Fagsjefene, DK, DS og DG Team Distriktsmøtepapirer DM 104D, 29. mai 2015 Side 3/9
DISTRIKTSRÅDET (DR) Distriktsrådet er DG s rådgivende organ med hensyn til distriktets strategi og veivalg. DR består av Distriktsstyret, alle soneledere og alle fagsjefer. DR skal ha sine møter før Distriktsstyremøtene. Det er forslått 3 Distriktsrådsmøter (DRM) i den framtidige organisasjonen, ett før 15. september og ett i forbindelse med DM. Det tredje møtet bør avholdes sannsynligvis i omkring månedsskifte januar/februar eller når distriktsstyret føler sterkest behov for å samles. FAGSJEFER Vi har 7 fagsjefer med ansvar for sine fagområder. Disse sitter i DR. Fagsjefene utpekes av DG og velges på DM. Fagsjefene skal være DGs rådgivere innenfor sine fagområder. DISTRIKTSKASSERER (DK) OG DISTRIKTSSEKRETÆR (DS) Distriktskasserer og Distriktssekretær sitter i både i Distriktsstyret og Distriktsrådet. De er DG nærmeste medarbeidere. DG utpeker sin DK og DS. DG TEAM DG Team består av DG, VDG1 og VDG2 og IPDG som sitter både i Distriktsstyret og Distriktsrådet. Hovedtanken med å plassere DG teamet i stab er at disse er en ressurs for sonelederne som er direkte underlagt DG i operativ linje. Det nye distriktet er meget stort og sonelederne vil her ha en ressurs til hjelp i sine soner. DG Teamet kan spille en rolle i flere soner i samråd med SL og som DG s representant. 09.12.2014 / Magne Thorrud Rev. 23.01.2015 Rev. 27.02.2015 Distriktsstyrene i F og G ber distriktsmøtet vedta ny organisasjonsstruktur Det ble fremlagt et forslag med følgende ordlyd: «DM vedtar den forelagte organisasjonsplan, men ber samtidig om at Distriktsrådet arbeider fram et forslag basert på de internasjonale retningslinjene og fremlegger den organisasjonsplan for DM 2016 for votering» Disse hadde ordet: Arild Abrahamsen, LC Røyken Øst. Yngve Lindgaard-Berntsen, LC Tjøme. Kjell Tore Andersen, LC Arendal Det fremlagte forslaget til Organisasjonsplan for 104 D ble enstemmig vedtatt 3.3 Distrikts kontingent Distriktskontingenten har vært uendret siden 2006, og vært på kr. 100,- pr medlem i F-distriktet. G-distriktet har kr. 111,- pr medlem. Overføringer fra MD er blitt redusert gjennom årene, mens distriktets kostnader er stigende. På bakgrunn av dette foreslåes det en økning i distriktskontingenten på kr. 15,- pr. medlem. Distriktsstyrene i F og G foreslår en distriktskontingent i 104D til kr. 115,- pr medlem fra 01.07.2015. Distriktskontingent for 104 D4 vedtatt mot1stemme Distriktsmøtepapirer DM 104D, 29. mai 2015 Side 4/9
3.4 VDG I Yngve Lindgaard-Berntsen, handlingsplan for 2015-2016 Mål Handling Virkemidler Ansv. 1 Organisasjon 1.1 Styrke klubbene - Sørge for at klubbene tilføres ressurser for å utvikle medlemmene og klubben - Arbeide aktivt mot klubbene for å styrke klubbmiljø 1.2 Styrke soneleddet - ASL gjennomfører RLLI - ASL gjennomfører SL opplæring - Etablere Sonelederforum 1.3 Opplæring av øvrige tillitsvalgte 1.4 Utvikle et troverdig rullerende planverk 1.5 Klubb- og medlemsutvikling 2 Barne- og ungdomsarbeide - Følge opp Sonelederforum - Starte oppbyggingen av nettbaserte opplæringsprogrammer - Forankre alle handlingsplaner i langtidsplaner - Klubbmiljø må prioriteres og forankres i klubbens handlingsplan - Sondere følger opp klubbene - Påtroppende presidenter tilbys og bør/skal gjennomføre LLLI-kurs - RLLI tilbys av MD - Levere Sonelederoppl ihht MD/LCI - Soneledere etabl. sitt eget forum, leder tiltrer Distriktstyret - Ta i bruk proaktive læringsmetoder med gyldighetstid - La Sonelederteamet delta aktivt i utviklingen av dette - Arbeide for at klubbene setter aktiviteter som gir glede i fokus DG / GLT SL DG / GLT DG/VDG! DG / GLT / ITC DG-teamet SL DG, SL 2.1 Tulipanaksjonen - Distriktets klubber deltar i Tulipanaksjonen 2.2 Det er mitt valg - øke antall kommuner som tar i bruk Mitt valg med 15% 2.3 Bry deg - Gjøre dette til soneaktiviteter der hvor dette faller naturlig - Oppfordre klubbene til å annonsere mål for aksjonen i god tid, evt. sammen med samarbeidspartnere - Fortsatt fokus på Mitt valg i kjølvannet av LRF 2015 - Etablere samarbeid med Norsk Narkotikapoltiforening i flere fylker DG-team, NAC NAC, DMVpiloter, klubbenes NAK DG-team, NAC, SL 2.4 Lions tegnekonkuranse - Lions tegnekonkurranse ti flere skoler i distriktet 3 Hjelpearbeid 3.1 Nasjonalt: - Følge opp Distrikts- og Riksmøtevedtak 3.2 Internasjonalt: - Følge opp distriktsprosjekter - Følge opp distrikts- og riksmøtevedtak - Oppfordre klubbene/sonene til IRsamarbeid 4 Kommunikasjon, informasjon, PR 4.1 Månedsbrev - DGs månedsbrev sendes klubbene innen den 21, i hver måned. 4.2 Videreføre Løvenytt i det - Utvide Løvenytt til å omfatte hele nye distriktet. det nye distriktet 4.3 IT som kommunikasjon og informasjonsplattform - Alle fagsjefer i distriktet skal legge ut informasjon på distriktets hjemmeside - Alle sonene legger ut informasjon på sin hjemmeside - Informere skolene ved besøk, e-post og nett. - La klubbene få forståelsen av at konkurransen kan være en døråpner for Mitt Valg i flere skoler - Informere klubber og soner ved besøk, e-post og hjemmeside - informere klubber og soner ved besøk, e-post og hjemmeside - Samarbeid med MD-IRC om IRprosjektbank - I tillegg til DGs informasjon, også fagsjefinformasjon - Etablere en radaksjonskomité på 3 personer i tillegg til PRC - Opplæring av Styret, fagsjefer, soneledere og klubbmedlemmer i bruk av IT-verktøy 4.4 Synliggjøring - Bruk av media og lokal presse - lokal informasjon om aktiviteter - Bruke Lionsmerket - Benytte profileringsutstyr/klær på stand - Soneledere bør ha som målsetting at alle klubbene i sonen har et eller flere innlegg i pressen. 4.5 Intern informasjon - Tilstrebe at alle klubber får all nødvendig informasjon Handlingsplan 2015-2016 for 104 D enstemmig vedtatt - Bruk av nyhetsbrev, månedsbrev, Lions quarterly, etc. YEC, NAC, SL, DMV-piloter DG, IRC, SL DG, IRC SL DG, fagsjefer DG, PRC GLT, ITC, ITK PRC, PRK, SL DG-teamet, PRC Distriktsmøtepapirer DM 104D, 29. mai 2015 Side 5/9
3.5 VDG I Yngve Lindgaard-Berntsen, budsjettforslag for 2015-2016 LIONS DISTRIKT 104D Budsjettforslag fra VDG I Yngve Lindgaard-Berntsen INNTEKTER: Konto Kontonavn Budsjett Kommentarer 3111 Refusjon fra HK 50 000,00 3112 Refusjon til DG fra MD 80 000,00 3120 Refusjon distriktsråd fra MD 40 000,00 3130 Kontingent 199 500,00 2100 /95 3140 Avgift til distriktsmøte 42 000,00 2100 /20 3220 Renter 2 000,00 3320 Sponsormidler 15 000,00 3321 Utvikling Distrikt 40 000,00 3990 Andre inntekter UTGIFTER: SUM INNTEKTER 468 500,00 5111 Conventionreisen (Dgelect+led.) 35 000,00 5112 Riksmøte/GRM (Dgelect+led.) 10 000,00 5113 Riksmøte/guvernørrådsmøte DG 20 000,00 5114 Distriktsmøtet/Distr.rådsmøte DG/rådet 180 000,00 5115 Nordisk Råds-møte 10 000,00 5116 Klubb-besøk 50 000,00 5117 Ledsagerutgifter 10 000,00 5119 Div.utgifter 2 000,00 SUM UTGIFTER DG og Dgelect 317 000,00 5211 Møte- og reiseutg. 0,00 Alt under 5114 5212 Distriktsmøte Deltakersubsidiering 43 000,00 5219 Div.utgifter/utvikling av distrikt 45 000,00 SUM UTGIFTER DISTRIKTSRÅDET 88 000,00 5311 NAC / tegnekonkurranse 4 500,00 5312 IRC 3 500,00 5313 YEC 2 500,00 5314 GMT/GLT 7 500,00 Utvikling av distrikt tar kostnader her 5315 ITC 3 500,00 5319 Div.utgifter SUM UTGIFTER FAGANSVARLIGE 21 500,00 5411 Møte- og reiseutg/soneleder samling 30 000,00 5419 Div.utgifter SUM SLA- SONELEDERAPPARATET 30 000,00 5511 Telefon/Porto/Gebyrer 0,00 5512 Kontorutg./Brev, Konvolutter etc. 0,00 5513 Gaver og blomster 4 000,00 5514 Jubileum, banner og utmerkelser 5 000,00 5515 Utgifter ved etablering av klubber 0,00 5519 Div.utgifter 3 000,00 SUM ØVRIGE UTGIFTER SUM UTGIFTER RESULTAT DG og DGelect: DISTRIKTSRÅDET: FAGANSVARLIGE: SLA - SONELEDERAPPARATET: ØVRIGE UTGIFTER: 12 000,00 468 500,00 0,00 Budsjett 2015-2016 for 104 D enstemmig vedtatt Distriktsmøtepapirer DM 104D, 29. mai 2015 Side 6/9
3.6 Forslag fra LC Notodden/Telerosa og LC Notodden: Childrens Burn Care til distriktsprosjekt i nytt Distrikt 104D Lions Club Notodden/Telerosa og Lions Club Notodden Forslag til Distriktsmøtet om støtte til Children's Burn Care Foundation: BLI MED Å Gi 100 BARN ET NYTT LIV! Vi foreslår ut det fra LC Distrikt 104 F+G bevilges 100,-kr per medlem per år over en 3 års periode. Vi tar utgangspunkt i ca 2000 medlemmer. Dette utgjør en kostnadsramme på ca 600.000,- kr for perioden 1. juli 2015-30. juni 2018 og tilsvarer drift av to senger per år (100.000,- kr per seng per år). Budsjett: Gjennomsnitt behandling av 1 barn = 6000,- kr, 3-5 operasjoner og 6 ukers opphold. 1: Alvorlige brannskadde barn som vil få hjelp hvert år: 200.000 kr : 6000 kr = rundt 33 barn 2: Lions Distriktsprosjekt vil gi totalt over 3 år: 600.000 kr : 6000 kr = 100 barn får et nytt liv Alle foto: CBCF CBCF's arbeid er nå blitt ganske godt kjent i Etiopia, og på Afrikas horn, så tilgang på midler vil være avgjørende for hvor mange brannskadde barn som kan behandles. Derfor vil pengene Lions bidrar med komme til nytte fra første stund. Presidentene i både LC Notodden og LCNotodden/Telerosa har vært på besøk hos CBCF i Addis Abeba for ved selvsyn å ha sett det arbeidet som utføres. I tillegg har så langt 2 elever fra Notodden videregående skole vært på besøk i 2014 og 2 elever besøker arbeidet i februar 2015 som en del av sitt Alternative Dagsverk-prosjekt. CBCF vil holde oss løpende orientert om hvordan pengene disponeres, det vil si at vi kan motta rapporter fra utførte operasjoner og behandlinger hvert kvartal. Om ønskelig er det mulighet for å besøke Children's Burn Care Foundution i Addis Abeba. Distriktsprosjekt 2015-2018 for 104 D enstemmig vedtatt Distriktsmøtepapirer DM 104D, 29. mai 2015 Side 7/9
3.7 Presentasjon av distriktsmøte 2016 på Tjøme. LC Tjøme presenterer distriktsmøtet for 2016 Dette blir arrangert på hotell Scandic Havna Tjøma 22. 24. april 2016 4 VALG Valgkomiteens innstilling: Valg av DG - Distriktsguvernør for 2015-2016 Yngve Lindgaard-Berntsen LC Tjøme 2015-2016 Bekreftelse av valget i 2014. 4.1 Valg av VDG I Første Vise Distriktsguvernør for 2015-2016 Jonny Steindal LC Heradsbygda 2015-2016 Bekreftelse av valget i 2014. 4.2 Valg av VDG II Andre Vise Distriktsguvernør for 2015-2016 Finn Einar Bredesen LC Tønsberg 2015-2016 4.3 Valg av YC leder av ungdomsarbeid for 2015-2017 Jo Henriksen LC Hole 2015-2017 4.4 Valg av NAC leder for Rusforebyggende tiltak for 2015-2017 Annar Bottegård LC Øvre Eiker 2015-2017 4.5 Valg av IRC leder for internasjonalt arbeid for 2015 2017 Øyvind Rose LC Arendal 2015-2017 4.6 Valg av PRC leder for mediekontakt for 2015-2017 Mangler kandidat styret jobber videre for å finne kandidat 2015-2017 4.7 Valg av ITC leder for Informasjonsteknologi for 2015-2017 Asbjørn Larsen LC Risør 2015-2017 4.8 Valg av GLT leder for opplæring for 2015-2017 Sigmund Kjos LC Røyken Øst 2015-2017 4.9 Valg av GMT leder for medlemspleie for 2015-2017 Eugenie Horn Enge LC Sandefjord/Hjertnes 2015-2017 Distriktsmøtepapirer DM 104D, 29. mai 2015 Side 8/9
4.10 Valg av tre medlemmer til Lovkomiteen, Lionsårene 2015-2017 Borgar Aasterud LC Heradsbygda 2015-2017 Arne Martin Gjøseid LC Tvedestrand 2015-2017 Finn Stenberg LC Krødsherad 2015-2017 4.11 Valg av tre medlemmer til Valgkomiteen for 2015-2016 Valgkomiteen består av 3 komiteemedlemmer. Forslag på tre komiteemedlemmer er: Erika Kjos LC Røyken Myrahvarf 2015-2018 Britt Søreid LC Sauherad 2015-2017 Mangler kandidat styret jobber videre for å finne kandidat 2015-2016 4.12 Valg av revisor 2015-2016 Terje Holst LC Arendal 2015-2016 4.13 Utpeke Distriktssekretær DS og Distriktskasserer DK for 2015-2016 DS Distriktssekretær Ina Skjævestad Voreland LC Fevik 2015-2016 DK Distriktskasserer Jan Solberg LC Asker 2015-2016 Kirkenes, 29. mai 2015. Distriktsmøtepapirer DM 104D, 29. mai 2015 Side 9/9