LOV OG ARBEIDSORDNING FOR LIONS CLUBS INTERNATIONAL DISTRIKT 104 H, NORGE

Transkript

1 LOV OG ARBEIDSORDNING FOR LIONS CLUBS INTERNATIONAL DISTRIKT 104 H, NORGE VEDTATT PÅ DISTRIKTSMØTET REVIDERT PÅ DISTRIKTSMØTET REVIDERT PÅ DISTRIKTSMØTET REVIDERT PÅ DISTRIKTSMØTET REVIDERT PÅ DISTRIKTSMØTET REVIDERT PÅ DISTRIKTSMØTET REVIDERT PÅ DISTRIKTSMØTET REVIDERT PÅ DISTRIKTSMØTET REVIDERT PÅ DISTRIKTSMØTET REVIDERT PÅ DISTRIKTSMØTET REVIDERT PÅ DISTRIKTSMØTET REVIDERT PÅ DISTRIKTSMØTET Kapitel 1 Navn henvisninger A. LOV FOR DISTRIKT 104 H 1 Betegnelse Denne organisasjon skal betegnes som Distrikt 104 H i The International Association of Lions Clubs (herunder referert til som Lions Clubs International). 2 Lovkilde Denne lov er gitt i medhold av Constitution and By-laws Art. VII 10, og av lov for MD 104. Kapitel II Mål 3 Distriktets mål Det å gi distriktet en administrativ oppbygging som kan fremme hensikten med og målet for Lions Clubs International i distriktet. Kapitel III Medlemskap distriktsgrenser 4 Medlemskap Det er Lionsklubbene i distrikt 104 H som er medlemmer i organisasjonen. 5 Distriktsgrenser

2 Distriktet omfatter Oslo og Bærum. Kapitel IV Distriktsorganisasjon 6 Styre og tillitsvalgte Distriktet skal ha et distriktsstyre sammensatt av distriktsguvernøren (DG), forrige års distriktsguvernør (IPDG), visedistriktsguvernør l (VDG l), visedistriktsguvernør 2, (VDG 2), distriktssekretær (DS) og distriktskasserer (DK). Distriktsguvernøren, visedistriktsguvernør l og visedistriktsguvernør 2 velges på det årlige distriktsmøtet. 6.1 Distriktsguvernør: For å bli valgt som Distriktsguvernør, må vedkommende ha: - innbetalt sine økonomiske forpliktelser i sin Lionsklubb - være medlem av en av distriktets Lionsklubber som har ordnet sine økonomiske forpliktelser pr. 31. mars det året valget finner sted - være foreslått av sin egen klubb eller av et flertall av distriktets klubber. - ha vært president i en Lionsklubb i minst ett år, og i tillegg ha vært medlem av styret i en Lionsklubb i minst 2 år - ha vært enten soneleder, distriktssekretær, eller distriktskasserer for et helt Lionsår - være VDG 1 det året valget finner sted. 6.2 Visedistriktsguvernør 1 og 2: For å bli valgt til visedistriktsguvernør 1 eller 2, må vedkommende: - ha innbetalt sine økonomiske forpliktelser til sin Lionsklubb - være medlem av en av distriktets Lionsklubber som har ordnet sine økonomiske forpliktelser pr. 31.mars det året valget finner sted - være foreslått av sin egen klubb eller et flertall av distriktets klubber - ha vært president i en Lionsklubb i minst ett år, og i tillegg ha vært medlem av styret i en Lionsklubb i minst 2 år - ha vært enten soneleder, distriktssekretær eller distriktskasserer for et helt Lionsår. For VDG1 og VDG2 gjelder at ingen av ovennevnte tillitsverv kan innehas samtidig. 6.3 Før distriktsguvernøren tiltrer skal denne utnevne distriktssekretær og distriktskasserer. Funksjonstiden kan være lik funksjonstid for fagsjefer. 6.4 Om distriktsguvernøren i løpet av Lionsåret ikke kan bekle vervet, skal visedistriktsguvernør 1 automatisk overta som guvernør for den gjenstående periode. Dersom dette ikke er praktisk mulig, overtar visedistriktsguvernør 2 for den gjenstående periode. Kan ingen av disse løsningene gjennomføres, skal dette meddeles skriftlig til distriktsstyret. I så fall skal det internasjonale styret oppnevne ny distriktsguvernør i henhold til de internasjonale lover og bestemmelser.

3 6.5 Hvis en tillitsvalgt innenfor distriktsrådet av en eller annen grunn ikke lenger kan bekle det verv vedkommende er gitt, skal distriktsguvernøren utnevne en etterfølger til å inneha vervet for gjenværende del av Lionsåret. 6.6 Alle tillitsverv i distriktsorganisasjonen er ulønnet. 6.7 Soneleder kan velges hvert år på et sonemøte avholdt før distriktsmøtet. Forslagsrett til soneledervervet har DG, VDG1, VDG2, soneleder og klubbene i sonen. Valget skjer skriftlig og ved simpelt flertall der hver klubb har en stemme. Ved stemmelikhet avgjøres valget ved loddtrekning. 7 Distriktsstyremøter 7.1 Det skal avholde minst ett ordinært styremøte i kvartalet. 7.2 Distriktsguvernøren fastsetter tid og sted for de ordinære styremøter og leder disse. 7.3 Distriktsguvernøren eller et flertall av styremedlemmene kan forlange innkalling til et distriktsstyremøte. 8 Distriktsråd 8.1 Distriktsguvernøren skal ha et distriktsråd som skal være et rådgivende organ for DG. 8.2 Distriktsrådet ledes av distriktsguvernøren og består av medlemmene i distriktsstyret, sonelederne og fagsjefene. 8.3 Det avholdes minst 2 distriktsrådsmøter i Lionsåret. Første møte i distriktsrådet skal være avholdt innen 15.september. 9 Soner Inndeling: Distriktsguvernøren inndeler distriktet i soner, som hver ikke bør ha flere enn 8 og ikke færre enn 4 klubber. Ved inndeling skal det tas tilbørlig hensyn til den geografiske lokalisering av klubbene. 10 Distriktskomiteer 10.1 Distriktets hedersråd. Distriktets hedersråd som består av tidligere distriktsguvernører. Forrige års distriktsguvernør (IPDG) er leder for hedersrådet. Det vises også til egne vedtekter for hedersrådet Valg og lovkomité for distriktet består av de tre foregående års distriktsguvernører med IPDG som leder Distriktsstyret kan også oppnevne komiteer for spesielle saksområder når det er behov for det. Funksjonstiden for slike komiteer skal være det samme som for det distriktsstyret som oppnevner dem.

4 Kapitel V Kontingenter regnskap budsjett 11 Kontingent For å kunne dekke utgifter til administrasjon av distriktet utenom det som angår det årlige Distriktsmøtet, skal det kreves inn en kontingent av hvert aktivt medlem i den enkelte klubb i distriktet. Bestemmelser om den økonomiske forvaltning skal innarbeides i distriktets arbeidsordning. Distriktskontingenten skal betales forskuddsvis og innkreves av MD 104s sekretariat (Lionskontoret) to ganger i året. Nystiftede og reorganiserte klubber er fritatt for kontingent til distriktet for gjenværende del av det halvår de stiftes/reorganiseres, samt det påfølgende halvår. Distriktsmøtet skal fastsette distriktskontingentens størrelse og dermed budsjettrammen for følgende Lionsår. Budsjett: Budsjettforslag skal utarbeides av distriktsstyret. Disponering av budsjett: Disponeringen av distriktsbudsjettet er distriktsguvernørens ansvar. Distriktskasserer skal føre distriktets regnskap. Begge er ansvarlige for at den økonomiske forvaltningen er i overensstemmelse med gjeldende lov og arbeidsordning og distriktsmøtets vedtak. 12 Dekning av kostnader for DG og DG Elect og deres ledsagere DG Elect og ledsager skal ha dekket reise og opphold til - Riksmøtet og tilhørende electskole - International Convention og tilhørende electskole i den grad disse kostnadene ikke dekkes av andre organer i Lionsbevegelsen. Når det gjelder dekning av utgifter til Convention er det utgiftene til selve grunnarrangementet som skal dekkes. Eventuelle tilleggsarrangementer dekkes av DG privat. DG og ledsager skal ha dekket reise og opphold til: Nordisk samarbeidsrådsmøte Riksmøte, Charterfester, 25- og 50-års jubileumsfester i den grad disse kostnader ikke dekkes av andre organer i Lionsbevegelsen. DG skal i tillegg ha dekket utgifter til guvernørrådsmøter og andre møter som er viktige for driften av distriktet, i den grad disse kostnader ikke dekkes av andre organer i Lionsbevegelsen. Refusjon av ovennevnte kostnader skal skje etter de retningslinjer som guvernørrådet har godkjent i Godtgjørelse for distriktsrådsmedlemmer, og på samme grunnlag som beskrevet i revisjonsreglement for Lions Clubs International. 13 Distriktsguvernørens ansvar for den økonomiske forvaltning: Distriktsguvernøren, distriktsstyret eller distriktsrådet bør ikke pådra seg økonomiske forpliktelser som vil resultere i overskridelse av budsjettet for vedkommende lionsår uten distriktsstyrets forutgående godkjennelse

5 14 Distriktskasserers ansvar: Distriktskassererens disposisjoner skal være begrenset til beløp som er godkjent av distriktsguvernøren. 15 Godkjenning av regnskapet: Distriktets revisor skal sørge for revisjon av regnskaper og konti som distriktskasserer benytter i forbindelse med distriktets administrasjon minst en gang årlig. Revidert regnskap skal foreligge senest 30/9 og sendes til Lions Clubs International sammen med revisors beretning. Det reviderte regnskapet skal forelegges det kommende Distriktsmøtet for godkjennelse. Klubbene skal senest 30/10 få tilsendt regnskap eller regnskapsoversikt med nøkkeltall for fjorårets distriktsregnskap. Kapitel VI Distriktsmøter 16 Tid for Distriktsmøtet: Det skal holdes årlig distriktsmøte ved slutten av distriktsguvernørens arbeidsår, dog senest 30 dager før Riksmøtet. 17 Avvikling av Distriktsmøtet: Distriktsguvernøren er ansvarlig for gjennomføring av Distriktsmøtet, men kan overlate til en eller flere klubber å forestå den praktiske gjennomføringen. 18 Delegater 18.1 Hver klubb som har betalt kontingent pr. 31.mars til distriktet, multippeldistriktet og til Lions Clubs International, har rett til å sende delegater til distriktsmøtet etter samme kvoteordning som til riksmøter. Denne er: Klubber til og med 14 medlemmer har rett til 1 delegat. 15 til og med 24 medlemmer har rett til 2 delegater. 25 til og med 34 medlemmer har rett til 3 delegater. 35 til og med 44 medlemmer har rett til 4 delegater. 45 til og med 54 medlemmer har rett til 5 delegater, osv. Hver klubb har plikt til å sende minst en delegat til distriktsmøtet Tidligere medlemmer i det internasjonale styret og tidligere distriktsguvernører har full delegatstatus utenom sin klubbs kvote på distriktsmøtet. 19 Innkalling behandling av forslag 19.1 Distriktssekretæren skal sende klubbene melding om tid og sted for kommende distriktsmøte senest 15.desember. Distriktssekretæren minner samtidig om frist for innsending av forslag som ønskes behandlet Forslag som ønskes behandlet på Distriktsmøtet, må fremsettes av en klubb, av distriktsstyret eller av en komité nedsatt av distriktsstyret, og postlegges til distriktssekretæren senest 1. februar. Eventuelt sendes forslag som e-postvedlegg Distriktsstyret behandler alle forslag og gir sin innstilling til Distriktsmøtet.

6 19.4 Innkalling til Distriktsmøtet vedlagt dagsorden, beretning, inneværende års regnskapsstatus, fjorårets endelige regnskap og innkomne forslag med distriktsstyrets innstilling, sendes klubbene senest 30 dager før distriktsmøtet. 20 Distriktsmøtets funksjon Distriktsmøtet skal bl.a.: 20.1 Behandle og fatte endelige vedtak i alle saker som gjelder eget distrikt, herunder: - sluttrapport fra forrige års distriktsguvernør - foreløpig rapport fra distriktsguvernøren - revidert regnskap for forrige lionsår - foreløpig regnskapsrapport for inneværende år. - fastsette distriktskontingent for kommende lionsår - velge ny distriktsguvernør - velge nye visedistriktsguvernør 1 og 2 - velge revisor - distriktets langtidsplan - behandle innkomne forslag og rapporter Foreta en grundig og rådgivende behandling av saker som er fremmet til årets riksmøte. 21 Stemmegivning: 21.1 Ved avstemning har hver frammøtt delegat en stemme, så fremt klubben har oppfylt sine forpliktelser, jfr. 18. Det kan ikke stemmes etter fullmakt Valg mellom flere kandidater skal skje skriftlig. Alle andre avstemninger kan, hvis ikke annet forlanges, skje ved stemmetegn. Ved valg nyttes for øvrig samme fremgangsmåte som ved valg på riksmøter. (jfr. Lov for MD ) Kandidater som er på valg under Distriktsmøtet forlater salen under øvrige kandidaters presentasjon. 22 Ansvar for gjennomføring av distriktsmøtets beslutninger 22.1 Det påligger distriktsguvernøren å gjennomføre Distriktsmøtets beslutninger Protokoll fra Distriktsmøtet skal innen 30 dager sendes til Lions Clubs International, sekretariatet for MD 104, klubbene i distriktet og tidligere distriktsguvernører. Kapitel VII Distriktsmøtets finansiering 23 Registreringsavgift

7 Til dekning av utgiftene som Distriktsmøtet medfører, skal det kreves inn registreringsavgift, som klubbene plikter å betale uavhengig av påmeldte delegater. Avgiften kreves inn via medlemsavgiften. Virkning fra og med lionsåret 2011/ Dekning av fondsavsetninger I tillegg til slik registreringsavgift som nevnt i 23, kan utgiftene i forbindelse med Distriktsmøtet dekkes over et fond, som kan opprettes for dette formål. (jfr. D 104 Hs arbeidsordning kapitel IX 4 punkt a og b) Kapitel VIII Endringer ikrafttreden 25 Endringer 25.1 Endringer i loven kan bare skje ved beslutning på distriktsmøtet med minst 2/3 flertall. Forslag til lovendring må være fremsatt i rett tid, og må være ført opp på dagsorden. Forslaget må videre være utsendt til klubbene sammen med innkallingen til distriktsmøtet Ikrafttreden: De vedtatte endringer trer i kraft fra 1. juli samme år, om intet annet er vedtatt.

8 B. ARBEIDSORDNING FOR DISTRIKT 104 H Kapitel 1 Distriktsråd og distriktsstyremøter a Distriktsrådets medlemmer har møteplikt til distriktsrådets møter. Distriktsstyrets medlemmer har møteplikt til distriktsstyrets møter. b Distriktssekretæren fører referater for møtene i distriktsrådet og distriktsstyret. Distriktsrådet og distriktsstyret kan innkalle Lions som har spesiell tilknytning til saker som behandles (f.eks. komitéledere fra faste og/eller oppnevnte komitéer, president og/eller andre representanter fra arrangørklubben(e) for kommende distriktsmøte o.l.) c Møteplan for distriktets møter skal i størst mulig grad koordineres med MDs møteplan. d Distriktsrådet bør holde seg orientert om saker som tas opp på GRM. Kapitel II DG Elect og dennes plikter a Perioden etter distriktsmøtet og inntil de valgte distriktsguvernører er innsatt i sine funksjoner (skjer på den internasjonale Convention ), bærer disse tittelen DG Elect. b DG Elect har rett og plikt til å delta i den internasjonale Convention og i Distriktsguvernørskolen, som arrangeres i tilknytning til Convention. DG Elect har videre plikt til å delta i den orientering som gis for DG Elect i forbindelse med riksmøtet. c Før DG Elect reiser til den internasjonale Convention, skal det utpekes distriktssekretær og distriktskasserer. d DG Elect utpeker de fagsjefer som det måtte være behov for. e DG Elect inndeler distriktet i soner i henhold til distriktets lov Kapitel IV 9.1, Soneleder blir valgt på sonemøte. f Før avreisen til Convention skal DG Elect avgi rapport til multippeldistriktets sekretær om soneinndelingen, og om hvilke Lions som er utpekt i de ovennevnte tillitsverv. Rapporten gis på skjema som MD 104 har fastsatt for dette.

9 Kapitel III Distriktsguvernørens rettigheter og plikter a Distriktsguvernørens funksjonstid er et år, og regnes fra innsettelsen på den internasjonale Convention og til etterfølger på samme måte innsettes i funksjonen det påfølgende år. b Distriktsguvernøren representerer klubbene i sitt distrikt overfor Multippeldistriktet, i det nordiske og i det europeiske samarbeid og overfor Lions Clubs International. På den annen side representerer DG den internasjonale president og Lions Clubs International overfor klubbene. DG er medlem av guvernørrådet (GR) og eventuelt andre komitéer GR velger DG til. c Distriktsguvernøren orienterer om saker av interesse fra Guvernørrådsmøter. Kapitel IV Visedistriktsguvernørenes rettigheter og plikter. a Visedistriktsguvernørene deltar i distriktsledelsen som medlemmer av distriktsstyret. De skal gjøre seg kjent med distriktsguvernørens arbeidsoppgaver og forberede sitt år som kommende distriktsguvernører. VDG 1 og 2 skal utføre de oppdrag som blir pålagt dem av distriktsguvernøren og det internasjonale styret. b Hvis distriktsguvernøren skulle avgå ved døden i løpet av sin funksjonstid, eller på grunn av sykdom eller av andre årsaker blir avskåret fra å utøve sin funksjon, skal guvernørrådet etter forslag fra distriktets hedersråd overføre distriktsguvernørens funksjon til visedistriktsguvernør 1, eventuelt til visedistriktsguvernør 2. Lions Clubs Internationals godkjenning må innhentes før overføringen er gyldig. c Hvis visedistriktsguvernørene opptrer i distriktsguvernørens sted, dekkes omkostningene av Lions Clubs International etter de samme regler som gjelder for distriktsguvernøren. Kapitel V Internasjonalt samarbeid og ungdomsutveksling IR arbeidet for MD 104 ledes av MD IRC. Ungdomsutveksling og ungdomsarbeidet ledes av MD YC. Begge er valgt av riksmøtet og er direkte ansvarlige overfor dette. Begge skal ha et nært samarbeid med distriktsguvernøren. Distriktsguvernøren utpeker en eller to spesielle fagsjefer for disse arbeidsoppgavene. Om det opprettes en fagsjef IRC/YC, så skal denne ha ansvar for begge arbeidsområder. Oppnevnes to fagsjefer, så skal en av dem ha ansvar for det internasjonale samarbeid (IRC), og den andre skal ha

10 ansvar for ungdomsutveksling og ungdomsarbeide (YC). Den eller de som oppnevnes skal være distriktsguvernørens og MD IRCs og MD YCs kontakt(er) overfor klubbene. Kapitel VI Presse og informasjon Distriktsguvernøren utpeker en spesiell fagsjef (PRC) til å ta seg av PR og informasjonsarbeid i distriktet. PRC er distriktsguvernørens PR ansvarlige kontaktledd utad og overfor klubbene i distriktet. Kapitel VII Spesielle prosjektledere fagsjefer a Distriktsguvernøren har anledning til å utpeke fagsjefer for andre spesielle prosjekter. Disse er distriktsguvernørens kontakter overfor klubbene i distriktet. b Ved utpeking av andre spesielle fagsjefer bør distriktsguvernøren, så langt denne finner det mulig og hensiktsmessig, ta økonomiske hensyn. c Distriktsguvernøren utpeker et lionsmedlem til å ta hånd om og sikre trygg oppbevaring av distriktets møteprotokoller (arkivar). d Hedersrådets lovkomité har ansvar for oppdatering av Distrikt 104Hs lov og arbeidsordning. Kapitel VIII Stifting av nye klubber Distriktsguvernøren er ansvarlig for stifting av nye klubber i samarbeid med distriktets koordinator for GMT.. Stifting av nye klubber skal skje etter direktiver og retningslinjer utarbeidet for Lions Clubs International. Kapitel IX Tillitsvalgtes godtgjørelse - bestemmelser om den økonomiske forvaltning. 1. Bestemmelser om den økonomiske forvaltning 1a I henhold til Distrikt 104 Hs lov, kapitel V, skal det innkreves en årlig kontingent av hvert aktivt medlem i Distrikt 104 H. 1b

11 Distriktskassereren skal føre distriktets regnskap. Denne er ansvarlig for at kontingenten mottas i overensstemmelse med gitte bestemmelser. Kasserer skal plassere pengene i bank på den for distriktets mest lønnsomme måte. 1c Etter anmodning fra distriktsguvernøren foretar distriktskassereren nødvendige utbetalinger. Alle utbetalinger skal dokumenteres med bilag. Distriktskassererens disposisjonsrett og garantiordning (forsikring) skal være begrenset oppad til det beløp distriktsguvernøren fastsetter. Omkostningene for garantiordninger skal betraktes som administrativ utgift og belastes distriktets regnskap. 1d Distriktsguvernøren, distriktsstyret eller distriktsrådet bør ikke fatte vedtak om økonomiske forpliktelser som ikke er godkjent i det vedtatte budsjett. Overskridelser av budsjettets totale ramme bør ikke forekomme. Det er en forutsetning at budsjettoverskridelsen (alternativt: anskaffelsen) finansieres ved bruk av likvide midler og ikke vil kreve låneopptak. 1e Distriktets regnskapsår er fra 1/7 til 30/6. Distriktsstyret skal legge fram foreløpig regnskapsrapport (status) for inneværende år for distriktsmøtet. Neste års distriktsstyre fremlegger for neste års distriktsmøte det endelige reviderte regnskap til godkjenning. 1f Midler som samles inn i aktivitetssammenheng på distriktsplan skal det avlegges revidert regnskap for på Distriktsmøtet. Slike aktiviteter skal på forhånd godkjennes av distriktsguvernøren. Opprettelse av konti og deres formål skal meddeles multippeldistriktets sekretariat. Overskudd av distriktsaktiviteter tilføres distriktets aktivitetskasse, og eventuelt underskudd ved distriktsaktiviteter dekkes av distriktets aktivitetskasse. Midler som er innbetalt til øremerkede formål, som det ikke er aktuelt å realisere, skal tilbakebetales til klubbene. Avsluttede prosjekters ubenyttede midler tilfaller distriktets aktivitetskasse. Alternativt kan DM godkjenne at pengene omdisponeres til et annet prosjekt. Distriktsstyret kan bestemme og sette bort distriktsaktiviteter til en eller flere klubber, og at deler av overskuddet, maks 50 %, tilfaller arrangørene. 2. Tillitsvalgtes godtgjørelse Distriktsmøtet skal vedta at distriktets tillitsvalgte kan gis godtgjørelse for reiser og representasjon ved deltaking i møter, jubileer o.l. som ikke dekkes av Lions Clubs Internasjonals hovedkontor eller av Multippeldistriktet. Som regulativ gjelder den ordning som er fastsatt for MD 104s tillitsvalgte. 3. Spesielle utgifter Det skal avsettes en rådighetssum på distriktets budsjett hvert år. Denne rådighetssum skal kunne disponeres av distriktsguvernøren til dekning av utgifter til f. eks: - jubileumsgaver

12 - trykking av viktig informasjon - ordinære utgifter innen fagsjefenes områder - ekstraordinære utgifter av samme art Også slike utgifter skal dokumenteres og regnskapsføres i distriktets regnskap. 4. Fondsavsetninger 4a Distriktsmøtet kan gjennom budsjettvedtak foreta avsetninger til fonds til f.eks.: - anskaffelse av distriktsflagg og distriktsbanner - fond til dekning av utgifter i forbindelse med Distriktsmøtet - tilskudd til ungdomsleire i distriktet - tilskudd til IR-tiltak som distriktets klubber er engasjerte i - tilskudd til spesielle tiltak innen distriktet etter forslag fra en eller flere klubber - tilskudd til kurser for distriktets tillitsvalgte 4b Eventuelle fondsmidler skal kunne disponeres av distriktsrådet etter nærmere godkjenning av Distriktsmøtet (statutter). Kapitel X Endringer i arbeidsordningen a Endringer i distriktets arbeidsordning skal vedtas av Distriktsmøtet med alminnelig flertall. b Eventuelle endringer trer i kraft fra 1.juli samme år som de vedtas i.