VELKOMMEN TIL 104 D4`s DISTRIKTSMØTE - KONGSBERG 2019 DAGSORDEN

Transkript

1 VELKOMMEN TIL 104 D4`s DISTRIKTSMØTE - KONGSBERG 2019 DAGSORDEN Lions club Notodden/Telerosa har gleden av å ønske alle medlemmer, ledsagere og obsertvatører i distrikt 104 D4 velkommen til distriktsmøte på Quality Grand Hotel Kongsberg, april. Kjære Lions venner! Det er med stor glede jeg ønsker dere velkommen til Lions distrikt 104 D4s distriktsmøte, som holdes på Quality Grand Hotel Kongsberg 5. 7 april Denne gang valgte jeg et arrangement sted midt i vårt langstrakte Lions distrikt. Spesielt ønskes velkommen våre nye lions fra klubbene i Vest-Agder. Vi har lykkes med å holde prisene så lave som mulig, slik at flere kan komme. Alt ligger til rette til du kommer og gjør dette til et DM du husker i lang tid. Vi gleder oss til å se deg. Dagsorden følger god lesing. VEL MØTT Joan Winter Pedersen President Lions Club Notodden/Telerosa Solbjørg Kolsrud Distrikts guvernør 104 D4 Lions Club Notodden/Telerosa Dagsorden Distriktsmøtet Distrikt 104 D4, 6. april 2019 SK/rev.B Side 1

2 DAGSORDEN 6 april 2019 Innholdsliste 1. ÅPNING AV DISTRIKTSMØTE FORHANDLINGER 104 D Åpning av distriktsmøteforhandlingene av distriktsguvernør Solbjørg Kolsrud Lions Etiske Norm og tenner lys 1.2. Godkjenning av innkalling til Distriktsmøte 1.3. Valg av møteledelse 1.4. Valg av 2 referenter 1.5. Godkjenning av forretningsorden 1.6. Godkjenning av dagsorden 1.7. Valg av 2 delegater til å underskrive protokollen 1.8. Fastsettelse av delegatantall 2. RAPPORTER 2.1. Gjennomførte aksjoner etter DM Foreløpig rapport fagsjefer og prosjektledere ( se eget dokument) 2.3. Foreløpig rapport fra Distriktsguvernør Solbjørg Kolsrud for lionsåret Foreløpig rapport VDG I 2018/ Foreløpig rapport VDG II 2018/ SLuttrapporter inkl. fagsjefer og prosjekt fra IPDG Finn Bredesen for Lions året , 2.7. Status rapport 104 D4s distriktsprosjekt: Tabitasenteret V/D4s Prosjektleder 2.8. LTP førsteutgave av D4s Langtidsplan 3. REGNSKAP 3.1. Endelig regnskap for Lions året Balanse oversikt Revisjonsrapport for regnskap Foreløpig regnskap pr. 1 mars for lionsåret Foreløpig gjeld og egenkapital pr. 1 mars for lionsåret DG har ordet FILM IP Internasjonal President Gundrun Ingvasdottir 4. DISTRIKTS SAKER 4.1 Oppdatere Justering av Lov og arbeidsordning for distrikt 104 D4 4.2 Erstatte fagsjefer med prosjektledere 4.3 Endring av 6.1. Lov og arbeidsordning for distrikt 104 D4 PRC og GMT har ordet Flest nye medlemmer ( netto) FILM Lions Røde Fjær Beitostølen 4.4 VDG I Hans-Erik Grimsrud, forslag til handlingsplan for VDG I Hans-Erik Grimsrud, forslag budsjett for VDG I Hans-Erik Grimsrud, Ny sone indeling fra Lions Presentasjon - suksess historie : Lc Hisøy utviklet APP Lions Presenasjon IR distriktsprosjekt Tabitasenteret 5. RIKSMØTE SAKER Lions Presentasjon - suksess historie : Sone 8 Flytende middelskole Lions Presentasjon - suksess historie: Lc Holmestrand LCIF Campaign 100 ved PDG og prosjektleder Jonny Steindal FILM - Lions Historie Dagsorden Distriktsmøtet Distrikt 104 D4, 6. april 2019 SK/rev.B Side 2

3 6. VALG Info om valgprosedyren for 2019 ref. RM vedtak av VALGET Valg av DG distrikts guvernør for Valg av VDG I Første Vise Distrikts guvernør for Valg av VDG II Andre Vise Distrikts guvernør for *) Valg av NAC *) Valg av IRC *) Valg av YC Valg av ITC Valg av et medlem til valgkomiteen for Valg av et medlem til lovkomiteen for Valg av revisor for UTPEKE DG Utpeke - DS distriktssekretær for DG Utpeke - DK distriktskasser for DG Utpeke prosjektledere for *) faller ved vedatt lovsaker i pkt PRESTASJON AV DISTRIKSMØTE DISTRIKTSGUVERNØREN AVSLUTTER AV MØTEFORHANDLINGENE 6 APRIL Åpning av distriktsmøte 104 D4, Åpning av Distriktsmøtet 2018 ved Distriktsguvernør Solbjørg Kolsrud Distriktsguvernør Solbjørg Kolsrud åpner Distriktsmøte Lions Etiske Norm & Minnestund 1.2 Godkjenning av innkalling til Distriktsmøtet Innkallingen til Distriktsmøtet godkjennes 1.3 Valg av møteledelse Distriktsmøtet velger en møteledelse 1.4 Valg av 2 møtereferenter Distriktsmøtet velger to møtereferenter. Dagsorden Distriktsmøtet Distrikt 104 D4, 6. april 2019 SK/rev.B Side 3

4 1.5 Godkjenning av forretningsorden FORRETNINGSORDEN FOR DISTRIKT 104 D4 1. Distriktsmøtet er distriktets øverste myndighet. 2. Sittende distriktsguvernør åpner møtet, og administrerer valg av dirigent og visedirigent. 3. Møtedirigenten overtar og administrerer valg av to sekretærer og eventuelt andre møtefunksjonærer og hjelpere for møteavviklingen. Tvil om regelforståelser og behandlingsmåter som måtte oppstå under møtet, avgjøres av møtet selv. 4. Antall stemmeberettigede klargjøres ved møtets start og kontrolleres før avstemming. Stemming skjer ved delegatnummer eller stemmesedler. Delegater må selv være tilstede under avstemning. 5. Innledere eller saksordførere får inntil 10 min taletid, og dernest anledning til korte svar på direkte spørsmål. Andre talere får inntil 5 min taletid. Møtedirigent kan begrense taletiden og antall replikker når vedkommende finner dette hensiktsmessig. 6. Alle forslag framsettes skriftlig og undertegnes av forslagsstiller og med opplysninger om klubb tilhørighet. Forslagene avvises dersom det er åpenbart at de ikke har tilslutning fra andre enn forslagsstiller, eller de ikke kan relateres til dagsorden. 7. Ved personvalg har kandidatene anledning til å presentere seg selv med inntil 3 min innlegg. De konkurrerende kandidater forlater møtesalen under presentasjonen. 8. Det er ikke anledning til å fremsette benkeforslag til valg såframt det foreligger innstilling fra valgkomiteen. 9. Ved valg har hver delegat 1 stemme. Man kan ikke stemme ved fullmakt. Ved personvalg mellom flere kandidater skal det stemmes skriftlig. Valg av DG, VDG I og VDG II skal skje skriftlig. Andre valg eller avstemminger kan skje ved stemmetegn om ingen forlanger noe annet. Dersom det foreligger flere forslag enn antall kandidater som skal velges, bestemmer møtedirigenten den mest praktiske framgangsmåten for bruk av stemmesedlene ut fra hensynet til opptellingsarbeidet. Lovsaker avgjøres med 2/3 flertall. Andre saker avgjøres med alminnelig flertall. 10. Ved valg mellom flere kandidater velges den som får minst 50 % av avgitte stemmer, om nødvendig etter flere stemmerunder hvor den med færrest stemmer fjernes fra kandidatlisten og avstemmingen fortsetter. Ved stemmelikhet benyttes loddtrekning, dette gjelder også ved fjerning av kandidater som nevnt foran. Blanke stemmesedler forkastes. 11. Protokollen skal inneholde sak, talere, forslag, stemmeresultat og vedtak. Protokollen skal undertegnes av begge sekretærene, dirigent og to valgte representanter. Ved eventuell dissens mellom protokollens underskrivere, må dette avklares før utsendelse. 12. Forandringer i forretningsordenen kan vedtas av Distriktsmøtet med alminnelig flertall. Forandringer trer i kraft fra 1. juli samme år, med mindre annet tidspunkt er vedtatt. 1.6 Godkjenning av dagsorden Dagsorden er behandlet og sendt ut til alle klubber iht. gjeldene Lov Valg av 2 representanter til å underskrive protokollen Protokollen håndteres iht. gjeldene Lov 21 pkt. 1,2 og Fastsettelse av delegatantall Delegatantall fastsettes. Dagsorden Distriktsmøtet Distrikt 104 D4, 6. april 2019 SK/rev.B Side 4

5 2 Rapporter 2.1 Gjennomførte aksjoner etter DM 2018 Handlingsplan elementer er tatt inn i handlingsplan 2018/2019, mål er godtkjent av DM 2018 og S.M.A.R.T. mål i Oak Brook D4`s Lov og arbeidsorden er oppdatert etter å bli instruert av DM distriktsmøte 2018 gjennom protokoll av dato: 21 april Forløbige rapport fagsjef, prosjektledere og soneledere ( se eget dokument) Eget dokument er sendt alle klubber. God informasjon og en mulighet for læring 2.3 Forløbige rapport fra Distriktsguvernør Solbjørg Kolsrud 2018/2019 Alle rapporters foreløbige status/innhold presenteres verbalt av Distriktsguvernør Solbjørg Kolsrud Se forløbig status: Handlingsplan for 104 D Visjon Lions skal være Norges beste humanitære serviceorganisasjon. Oppgave Å skape forståelse for verdens behov for humanitær hjelp, og yte frivillig innsats med lokalt engasjement og internasjonalt samarbeid Generelle forutsetninger Lions Visjon Lions Etiske Norm Lions Mål MD (multippeldistriktets) lov og policydokument. Strategiplan for Lions Norge Langtidsplan for MD Handlingsplan for MD LCI Forward & GAT Kan justeres etter Convention 2018 Riksmøte føringer Varighet / oppdatering Planene viser de mål og tiltak som prioriteres gjennomført. Status rapporteres på handlingsplanen i forbindelse med D4 møter. Påbegynt OK Ikke Organisasjon Organisasjon & Utvikling Team Mål Handling STATUS 104 D4 skal være et Utarbeide DGs målrettet og tidsriktig handlingsplan iht. distrikt i MD 104 føringer Utvikle D4`s første Alle klubber får LTP langtidsplan. mulighet til å bidra Info om LCI forward & med sine forslag. GAT global action Utpeke team prosjektledere for å Alle klubber i D4 har deltatt i DGs/D4s handlingsplan. Vedtatt under DM18 Startet utviklingen av D4s langtidsplan Startet arbeidet med å integrere GAT i D4 Prosjektledere utpekt Dagsorden Distriktsmøtet Distrikt 104 D4, 6. april 2019 SK/rev.B Side 5

6 Generelt Økonomi PR & synlighet Budsjett for 2018/2019 Synlighet & profilering av D4s klubber Benytte distriktets hjemmeside Tilgjengelig og presentere gjøre nødvendig informasjon nå målsetninger for lions året Gjennomføre kick off august 2018 Etablere Budsjett innen 1 februar 2018 og DM 2018 Resultatkrav og budsjett kontroll gjennomføres kontinuerlig Resultater presenteres på styre og rådsmøter. Benytte IT / PR-K kontakt i klubbene Benytte alle media og besøk for å informere Lang tidsplanen presenteres i utgave 1 under prosjektgjennomgangen KickOff gjennomført Det gjennomføres 3 november en prosjektgjennomgang status iht. planer Eget møte med SL i D4 er gjennomført for første gang. Status og veien videre Det gjennomføres eget møte med Lovkomiteen 21 november. Prosjektgjennomgang er innført og utføres 3 november 18 for ledelsen i D4 Budsjett er vedtatt under DM18 ØK. Oppfølging på alle møter Iverksatt aksjoner Lions LØVENYTT er meget bra- IT - informasjonsteknologi MYLCI opplæring Opplæring i (alle) IT verktøy som distriktet og Lions Norge og 104 D4 benytter Distrikts APP eller egen sky vurderes Bruker Opplæring av Office 365 og IT systemer Klubbenes informasjons kilde: Hjemmeside oppdateres (ref. kickoff). Info. til klubbene og alle medlemmer er svært viktig. All informasjon legges på hjemmesidene. Sosiale medier ITC spiss kompetanse utreder dette i løpet av 2019 I forbindelse med D4 kick off ble det gjennomført informasjon og opplæring Trenger hjelp fra klubbene, opplæring, publisering Medlemsregister ajourført One drive utført testet, ikke funnet funksjonell Venter på nye hjemmesider, GS sitter på info Rutiner gjennomgås DM papirer er i startgropen sammen med DG Dagsorden Distriktsmøtet Distrikt 104 D4, 6. april 2019 SK/rev.B Side 6

7 GST Global Service Team Team Mål Handling LCI Forward Implementere GST Etablere handlingsplan for GST og iverksette 2018/19 planer innen Mitt Valg Fredsplakaten Tulipanaksjonen YE -ungdomsarbeid Krise- og ulykkes plan Diabetes & Kreftsykebarn Miljø Gjennomføre Mitt Valg i skoler og barnehager Gjennomføre tegnekonkurranse i flere klubber i D4 Alle klubber skal delta i Tulipanaksjonen Sende flere ungdommer på leirer i utlandet Gjennomføre en ungdomsleir for funksjonshemmede Alle medlemmer i D4 skal gjennomgå krise- og ulykkes plan for MD 104, ASAP eller innen 30 juni 2019 Videreføre D4`s prosjekt for Diabetes & Kreftsykebarn Gjennomføre Lions miljødag i D4 30 juni 2019 Aktivisere/motivere klubbene. Oppsøkekommuner/ skoler /barnehager Markedsføre og informere om ungdomsleirer i klubb besøk Invitere ungdom til å delta i «tulipan uken» Markedsføre og informere om ungdomsleirer i klubb besøk Markedsføre og informere om ungdomsleirer i klubb besøk Krise- og ulykkes plan skal være en del reisedokumentene når Lions reiser i utlandet Lokalt og nasjonalt samarbeidet. Prosjektleder informerer Planlegge en Lions miljødag i D4 Påbegynt Egen oversikt/katalog over aktiviteter fra alle klubber Aktiviteter er i gang, samt NAC kurses NAC på MITT VALG kurs Det gis prioritet Vinner er valgt Målet er å øke fra i siste år og informasjon gis i klubbmøter, info sendt klubber Fremgang, bedre resultat et tidligere år, bra! Vi sender ut flere. Ikke godt nok! Et viktig dokument som må gjøres kjent og gjennomgås i alle klubber Aksjoner iverksatt egen Prosjektleder Det er stort fokus på miljødagen og alle klubber har fått tilstrekkelig informasjon Dagsorden Distriktsmøtet Distrikt 104 D4, 6. april 2019 SK/rev.B Side 7

8 GLT Global Leadership Team Team Mål Handling GLT Opplæring Dyrke frem nye ledere Utnytte online opplæring Gjennomføre RLLI Utvikle og etablere en plan som presenteres på april DM Statusrapport på styreog rådsmøter i 2018/2019. Motivere klubbene til å finne ledere for fremtiden. Gjennomføre opplæring iht. etablering av en opplæringsplan. Opplæring gjennomføres som dag møter. Benytte de internasjonale, interaktive opplæringskurs som ligger på den internasjonale hjemmesiden Ta i bruk felles nordisk opplærings Platform, interaktivt og på samling Melde seg på RLLI helst mens man er vise SL Opplæringen er i gang mottatt status rapporter Dagsorden Distriktsmøtet Distrikt 104 D4, 6. april 2019 SK/rev.B Side 8

9 GMT Global Membership Team Team Mål Handling Medlemsrekruttering +1 netto i alle klubber i D4 Ta vare på hverandre vi har ingen å miste Opprettholde totalt antall medlemmer og redusere nedleggelse av klubber Flere kvinner i lions Et nytt medlem netto i hver klubb innen 30 juni 2019 Å dyrke det vi er gode på Etablere nye arenaer for kvinner 30 juni 2019 Oppfordre kvinner til å ta verv Gulrot prosjekt er iverksatt og følges av PRC og VDGII Alle klubber under 15 følges opp av D -GMT Fadder ordningen skjerpes i alle klubber Lions Konferanse IP program New Voices aksjoner og brosjyre fordelt. På Lions Konferansen og via GAT teamet status: 31 nye medlemmer utmeldinger LAN- Lions Aid Norway Team Mål Handling IR-Katalogen Gjennomføre opplæring om IR katalogen i D4 Å sørge for at IR katalogen er oppdatert til enhver tid Eget punkt på klubb besøk. Alle IR aktiviteter / prosjekter registreres Nytt IR D4 prosjekt MD 2018 velger nytt D4 Lojal til vedtak IR prosjekt LCIF koordinator LCIF oppgaver gjennomføres PDG ansvarlig i D4 gjennomfører oppgaven IR katalogen skal gjennomgås i alle klubber har startet Prosjektet er etablert og ledes av IRC og DK følger opp økonomi Prosjektet presenteres under prosjektgjennomgangen. Promotere Melvin Jones Fellow Distriktsrådets forslag til vedtak: distriktsmøte vedtar distriktsguvernørens foreløpig rapport for 2018/2019 Dagsorden Distriktsmøtet Distrikt 104 D4, 6. april 2019 SK/rev.B Side 9

10 2.4 Forløbige rapport VDG I Forløbig status Pos AKTIVITET Antall STATUS/UTFØRT 1 Guvernørrådsmøter 2 Gardermoen og Grønolen 2 VDG I Kurs 2 Gardermoen og Grønolen 3 DRM distriktsrådsmøter i D4 3 Tønsberg og Kongsberg 4 Lions konferansen Tønsberg 5 Lovkomiteen utvidet møte 1 Stathelle 6 DG møter 3 Tønsberg 7 Klubb besøk D Distrikt E6 klubb besøk 1 LC Kristiansand/Tveit 9 Distrikt E6 møte nye soner til D 1 Mandal 10 NSR-Nordisk samarbeids råd 1 Gardermoen Distriktsrådets forslag til vedtak: distriktsmøte tar VDGI`s foreløpig rapport til etterretning 2.5 Forløbige rapport VDG II Pos AKTIVITET Antall STATUS/UTFØRT 1 Div Opplæring MD MD Deltatt på opplæring Sonemøte på Prestfoss 29/8-18 Med opplæring av styreweb. Sone 7 v/jon Biringvad Motta sjekk kr til brønn Styre web utgikk 3 Årets klubb i D4 VDGII og Plan i arbeid/løvenytt PRC 4 Besøke Tvedestrand 50 å VDGII Rep. DG 5 Klubb besøk med VDG Bl. Annet Hemsedal og Gol 6 Delta på NSR på Gardermoen MD Observatør 7 Sonemøte Soneleder Deltok på sonemøte sone 10 på Gol. Rep. DG 8 Planlegger div klubb besøk våren 2019 VDGI 9 Delta på rådsmøte i februar DG 10 Delta på rådsmøte og DM DG Distriktsrådets forslag til vedtak: distriktsmøte tar VDGII`s foreløpig rapport til etterretning Dagsorden Distriktsmøtet Distrikt 104 D4, 6. april 2019 SK/rev.B Side 10

11 2.6 Slutt rapport inkl. fagsjefer og prosjekter fra IPDG Finn Bredesen 2017/2018 Se følgende sluttrapport ENDELIG RAPPORT FRA IPDG FINN BREDESEN Rapporten inneholder følgende poster: 1. Sammensetningen av Distriktsstyre/Distriktsråd 2. møtevirksomhet 3. opplæring 4. medlemsutvikling 5. IPDGS handlingsplan 6. Rapporter fra fagsjefene 7. Rapporter fra sonelederne 8. Gjennomførte prosjekter 9. Gjennomførte aktiviteter. 10. VDGIs arbeider 11. VDCIIs arbeider 12. Distrikts guvernørens arbeid. 1 Sammensetning av Distriktsstyre og Distriktsråd. Distriktsrådet har i Lionsåret bestått av 23 personer. Sone 6 ble nedlagt tidlig i perioden på grunn av manglende soneleder. VDG I Solbjørg Kolsrud ble valgt og har fungert meget bra som VDG I hele perioden. Styre har bestått av: DG, VDGI, VDGII, sekretær og kasserer, en representant fra sonelederne og en representant fra fagsjefene. Rådet har bestått av: Styret, samt fagsjefer og soneledere. 2. Møtevirksomhet. Det er gjennomført tre styremøter og tre Distriktsrådsmøter i perioden. Syv av sonene har gjennomført sonemøter og flere av dem er gjennomført som kombinerte klubb- og sonemøter. Dette har bidratt til at klubbene drar nytte av hverandres forskjellig aktiviteter. DG har deltatt på tre av disse sonemøtene og hatt som mål å ta opp de temaene som soneledere/ klubbene har ønsket. DG har også hatt møte med sonelederne for å informere om Lions Forward. Distriktets GMT og GLT har hatt og har jevnlig foredrag og opplæring om MyLCI og styre Web på sonemøtene. At klubbene ser disse møtene som nyttige vises av deltagelsen og engasjementene under møtene. Lions Norge var vertskap da verdenspresidenten kom på besøk i oktober. Han besøkte Lions kontoret, Lions førerhundskole og Kastellet skole som hadde innført Mitt valg i undervisningen. Presidenten uttrykte sin tilfredsstillelse på måten Lions Norge styrte virksomheten på. Hans besøk ble avsluttet med en middag på Ekebergrestauranten. 3 Opplæring. 1. Presidentopplæring. Det er gjennomført to presidentopplæringer i inneværende år. Et ble arrangert i Arendal 15. oktober og et arrangert på Gol november. Disse to var primært for de presidenter som av forskjellige grunner ikke hadde fått gjennomført dette før de tiltrådte. Deltagelsen var ikke all verden, 6 stykker i Arendal og 4 stykker på Gol. Potensialet var mye større. Det som imidlertid var Dagsorden Distriktsmøtet Distrikt 104 D4, 6. april 2019 SK/rev.B Side 11

12 en interessant observasjon var at det å gjennomføre Lions Lederkurs 1 i så små grupper også ga gode resultater. 2. Lions Lederkurs februar var 14 stykker samlet i Tønsberg for å gjennomføre Lions Lederkurs 1. Tilbakemeldingene så langt tyder på at dette var et vellykket kurs hvor deltagernes forventninger ble innfridd. Neste Lions Lederkurs 1 ble gjennomført på Gol 10, og 11. mars her var det ikke så mange deltagere, men vi så det samme som i Arendal tidligere på året, at Lions Lederkurs i små grupper gir gode resultater. 3. Sonelederopplæring Dvs. opplæring i oppgaver og ansvarsområder for påtroppende soneledere, er gjennomført i Tønsberg 3. og 4. mars Opplæring av kasserere og sekretærer. Gjennomført i følgende soner: 3, 4, 7, 8, 9 og 10. Noen justeringer er gjort, og noen tilpasninger er nødvendige, alt etter antall og lokale forhold. Det er spesielt lagt vekk på at alle sekretærer og kasserere skal opprette sin profil på MyLCI for å kunne lette arbeidet. Videre blir StyreWeb promotert for klubbene som et nyttig og brukervennlig verktøy, og det vil bringe klubbene på linje med både Distrikt og MD hva styringverktøy angår. 5. Opplæring av NAK / Mitt valg. 18. november ble det gjennomført et Mitt Valg-seminar i Tønsberg med ca 20 deltagere. Dette var vellykket og det arbeides nå med ytterligere et seminar for klubbenes NAK er. Dette vil muligens skje i samarbeid med distrikt E6. 4. medlemsutvikling GMT Medlemsutvikling. Selvstudium gjennomført av relevante dokumenter. Deltatt på fagsamling for fagsjefer. Minst 100 nye medlemmer, for året fikk vi 81 innmeldinger. Maks 120 utmeldinger, for året fikk vi 108 utmeldinger og 26 døde. Ved årets utgang er vi 1920 medlemmer, en nedgang på 53 fra året før. Dialog med DG, pågår kontinuerlig. Dialog med SL og delta på SLM, alle soner er besøkt. Utarbeide forslagspakke/foredrag med fokus på medlemskapsverdi, medlemmenes alder og kvinneandel som forankres med DG, gjort. Presenterer dette for sonene i distriktet, alle soner er besøkt. Stabilisere innmeldingene i distriktet på minst 100, som i år Forslagspakke/foredrag presentert på sonemøter, gjennomført. Dagsorden Distriktsmøtet Distrikt 104 D4, 6. april 2019 SK/rev.B Side 12

13 DG Finn Bredesen Handlingsplan for REVIDERT REVIDERT BILAG TIL ENDELIG RAPPORT Nr. Tema Mål Virkemidler Ansvarlig Status 1. Organisasjon og opplæring 1.0 Beholde antall medlemmer Ikke ha reduksjon av medlemmer. Nye klubber, nye medlemmer DG, GMT, klubbene. 1.1 Følge opp styrking Presidenter, av klubbene DG GLT Utført Klubbene lager egne handlingsplaner. Spørreundersøkels e i klubbene under andre klubbmøte Implementere HP il alle medlemmer I løpet av perioden Medlemstallet ble redusert med 1.2 Styrke soneleddet ASL gjennomfører Regional Lions Leadership Institute (RLLI) - Styrke 1.3 Lære opp sekretærer og kasserer i klubbene å gi innføring i systemene. 1.4 Følge opp rullerende planverk Klubb og medlemsutvikling Gi sekretærer og kasserer opplæring under hvert sonemøte. Forankre alle handlingsplaner i langtidsplan under første DRM. Sonelederne besøker klubbene og inspirerer til et godt klubbmiljø. Foreta sjekk under klubbesøkene Måle medlemstall Melde på AS på RLLI kurs før vedkommende blir SL. GLT rapporterer til DG at kurset er gjennomført. Benytte fagsjef og rådgiver til utdannelsen. Få bekreftet under sonemøte at kurset er gjennomført La Sonelederteame t delta aktivt i utviklingen av dette. DG Presidenten utarbeider plan sammen med sitt styre President GLT SL, rådgiver og GLT. DG-Teamet SL DG implementere r Oppstart av prosjektet til SL. Soneleddet ble styrket ved å benytte sonelderne til å arrangere sonemøter og besøke klubbene. De fikk eget budsjett 6 kurs ble gjennomført Gjennomført Gjennomført som planlagt Dagsorden Distriktsmøtet Distrikt 104 D4, 6. april 2019 SK/rev.B Side 13

14 1.6 LIONS 100 år Benytte jubileet til å synliggjøre Lions ved å lage arrangementer under Jonnys sykkeltur gjennom distriktet LIONS konferansen Dette er et distriktsprosjekt og skal gjennomføres årlig Benytte koordinator til hjelp for å arrangere. Prosjektet finansieres av deltagerne 100 års koordinator og klubbstyret. Utpeke Prosjektleder. UTFØRT Se egen rapport for gjennomføringen Konferansen ble gjennomført som planlgt med godt rsultat. 2. Barne og ungdomsarbeide 2.1 Tulipanaksjonen Klubbene i distriktet deltar i aksjonen. Dagen for aksjonen er siste lørdag i april, og varsle klubbene tidlig 2.2 Diabetes Engasjere distriktet i diabetes saken 2.3 Det er mitt valg Øke antall skoler for å bruke mitt valg. Sjekke antallet før jul Bry deg uteliv Få flere utesteder i distriktet til å gå inn for prosjektet. 2.5 LIONS Tegnekonkurrans e Tegnekonkurranse n til flere skoler i distriktet. Før skolene tar sommer feie Bevilge midler saken Inspirere sonelederne og presidentene. Implementere prosjektet for alle klubbene i sonen I løpet av første sonemøte Gjøre avtale med rektor og besøke skolene og informere om prosjektet DG, NAC, soneledere og presidenter Utpeke prosjektleder DG-team, sl og nac. Utpeke Prosjektleder DG tar initiativ overfor YEC, NAC og SL. Aksjonen ble gjennomført som planlagt. Helene D. Steindal gjennomførte møte med diabetesforeninge n Skolene i distriktet som bruker programmet har økt med. MariannValla Har gjennomført aktiviteten på en meget tilfredsstillende måte Fredsplakat konkuransen ble gjennomført som planlagt. Vinner ble kåret og kr er overført til Billingstad skole Dagsorden Distriktsmøtet Distrikt 104 D4, 6. april 2019 SK/rev.B Side 14

15 3. Hjepearbeider 3.1 Lokalt Inspirere klubber og soner til å følge opp eksiterende og nye prosjekter i lokalmiljøet Kreftsyke barn Nasjonalt MDs prosjekter og andre nasjonale prosjekter skal følges opp. Klubber via soneledere skal gi tilbakemelding under hvert sonemøte om status 3.3 Internasjonalt MDs internasjonale prosjekter skal følges opp. Klubber via soneledere skal gi tilbakemelding under hvert sonemøte om status Øke samarbeide mellom klubber og soneledelse ved at SL / ASL følger opp klubbenes HP Det pålegges SL å inspirere, men gi klubbene selv valget om hvilke prosjekter det satses på. De det satses på skal følges opp i hht SL HP. DG skal ha samlet rapport under hvert DRM om status for disse prosjektene. DG, SL og ASL DG, SL, ASL DG og SL. Aktiviteten har pågått kontinuerlig. Prosjektleder Helene D. Steindal Gjennomført under sonemøter Og presidentmøter gjennomført 4. Kommunikasjon, informasjon og PR 4.1 I distriktet DGs månedsbrev sendes alle medlemmer i slutten av hver måned. Første månedsbrev er august Synlighet utad Støtte klubbene i kommunikasjon med lokal presse. Spesielt med IT som kommunikasjons plattform års jubileet Fagsjefene legger inn informasjon på distriktets hjemmesider. ITC gir input til dette Fagsjefene gir input til DGs månedsbrev. Redaksjonen ledes av PRC som innsamler data Bygge PR team i samarbeide med PRC, soneledere og 100 års koordinator. Opplæring av fagsjefer, klubbkasserere, klubbsekretærer, SL og ASL. PRC, DG, FAGSJEFER, ITC og DS. DG OG PRC GLT, PRC, ITC. Månedsbrev er sendt ut, men grunnet arbeidsapress var det nødbemdig å så sammen noen måneder. Ble Delvis gjennomført Pågikk kontinuerlig og er svaluttet. Dagsorden Distriktsmøtet Distrikt 104 D4, 6. april 2019 SK/rev.B Side 15

16 5. Økonomi 5.1 Sikre effektiv drift av distriktet i henhold til godkjent budsjett Samarbeide med DK, fagsjefer og sl for å sikre rett bruk av distriktets midler Følge opp budsjettet og avlegge rapport under DRM DK og DG+ Se endelig regnskap 6 RAPPORT FRA FAGSJEFENE IRC Øyvind Rose Gjennomført og avsluttet Children`s Burn Care Bidratt til gjennomføringen av riksmøte vedtak Utarbeidet IR-Katalogen. Fulgt opp Bygging av Safe senter og «de glemte barna» Fulgt opp brønnprosjektene. Deltatt i distriktets arrangementer og holdt innlegg under sonemøter. Bidratt til at beslutninger har i seg miljømessig omtanke. ITC ASBJØRN LARSEN Opprettet Dropbox for alle rådsmedlemmer med rettigheter for eier. Deltatt i ajourføring av medlemsregisteret. Deltatt i utviklingen av ITC og DS nettsider Oppi publisering av LIONS nettsider. Tiltak for å få medlemmene til å benytte klubbenes hjemmesider. Lage distriktsmøtepapirene sammen med DG. Ansvarlig for presentasjonene under Lions konferansen. NAC Torill Bottegård Har jobbet med å spre kunnskap om MITT valg til soner og klubbene i distriktet. Deltatt i komiteen for LIONS konferansen PRC Helene Dale Steindal Helene er ansvarlig for løvenytt som sendes ut hver måned og gir et innblikk i hva som skjer rundt i distriktet. Hun er også distriktets kontakt mor diabetesforeningen og prosjektleder for barnekreft prosjektet. YCEC Jo Henriksen 7 Ungdommer ble sendt utenlands til henholdsvis: USA, Japan, Hawai, Canada, Belgia, Engeland og Italia. De skriver rapport fra sine respektive besøk. Rapportene kan fås ved å henvende seg til Jon Henriksen. Utsendelsene ble gjort i samarbeide med Tove Anexstad. GLT Yngve Lindgaard Berntsen Se rapport under post 3 opplæring. GMT Jon Andersen Se rapport under post 4 medlemsutvikling Dagsorden Distriktsmøtet Distrikt 104 D4, 6. april 2019 SK/rev.B Side 16

17 GST Dag Erling Pedersen Har jobbet mest med å få klubben til å melde inn sine antikviteter i MY LCI. Dette er et forsømt område som det må jobbes videre med. 100-årskoordinator: Tove Annexstad D4s hovedprosjekt i forbindelse med LIONS 100 års jubileum ble daværende Jonny Steindals sykkeltur gjennom hele distriktet og hvor inntektene skulle gå til barnekreftforeningen. Prosjektet ble gjennomført med stor suksess og dert ble gitt kr ,- til barnekreftforeningen. Full rapport om gjennomføringen kan fås hos Tove Annexstad i LC Asker/ Røyrinn. 7 RAPPORT FRA SONELEDERNE Sone 1 Roald Axelsen Det er gjennomført 3 sonemøter i perioden. Sonemøtene har behandlet sommerlekene i Froland som er en soneaktivitet, de har invitert til å undervise i bruk av MYLCI, rapporter fra klubbene i sonen er behandlet, de har utviklet en egen APP som kan benyttes av mennesker som trenger transport. De har deltatt i planleggingen av Arendals uka. Soneleder har besøkt klubbene i sonen i henhold til DGs handlingsplan og presidentene i sonen har fått opplæring. Sone 2 Alexander Grønvold Det er gjennomført to sonemøter og sonen arrangerer LIONS lekene i Vegårdshei skisenter for 33 gang. Sonen foreslo nytt IR-prosjekt under DM i 2018 og gikk av med seieren. De jobber mye med å gjøre LIONS mer synlige i sitt område. Noe som er en prioritet oppgave. Det er utarbeidet referater fra sonemøtene og soneleder har besøkt klubber i sonen i henhold til DGs handlingsplan. Sone 3 Christer Dubrefjord Her er det gjennomført tre sonemøter hvor opplæring og medlemsutvikling er prioritert. Soneleder har også gjennomført klubbesøk på vegne av DG i henhold til DGs handlingsplan. Sone 4 Jon Andersen Som GMT i distriktet i perioden har sonelederen brukt mye av tiden til å jobbe med utvikling av sonens medlemmer. Han har videre vært sterkt engasjert i Bry deg prosjektet i samarbeide med Marian Valla. Under hans Sonemøter har bruken av MYLCI blitt prioritert. Sone 5 Paul Reggestad Soneleder har gjennomført sonemøter. Aktivitetene deres er sanitetsforeningen, julegaveaksjonen. Sonemøtene gjennomføres med å orientere om klubbene i sonens aktiviteter. Sone 6 Ble nedlagt i 2018 Det foreligger derfor ingen rapport fra denne sonen. Sone 7 John Biringvad Soneleder har gjennomført to sonemøter samt fellesmøter for klubbene. Prioriteringene har vært medlemsutvikling opplæring av tillitsvalgte og klubbenes prioriteringer. De etterstreber å ha foredragsholdere under møtene. Dagsorden Distriktsmøtet Distrikt 104 D4, 6. april 2019 SK/rev.B Side 17

18 Sone 8 Hans Jørgensen Sonen har gjennomført o sonemøter og to presidenttreff.soneleder har besøkt klubbene i sonen på vegna av DG i henhold til DGs handlingsplan. De hadde overskudd i forbindelse med LIOS hundre årsfeiring og ble overført til barnekreftforeningen: Det ble gjennomført stormøte for prosjektsamarbeid mellom klubbene i sonen. Soneleder har besøkt klubbene i sonen på vegne av DG. Sone 9 Odd Harald Espegren Det er gjennomført sonemøter hvor prioriteringene har vært opplæring av tillitsvalgte, utpeking av mitt valg koordinater samt å beslutte nye soneaktiviteter. Det er også gjennomført fellesmøte for sone 9 0g 10 hvor opplæring var en av prioriteringene. Videre har soneleder gjennomført 10 klubbesøk på vegne av DG. Sone 10 Ragnar Rokne. Sonen har gjennomført to sonemøter hvor prioriteringene ha vært støtte til tiltakene i Colombia, ungdomsutveksling og tulipanaksjonen. Videre har soneleder besøkt b\klubbene i sonen på vegne av DG i henhold til DGs handlingsplan. 8 GJENNOMFØRTE PROSJEKTER DET VISES I DENNE FORBINDELSE TIL RAPPORTER FRA FAGSJEFER OG SONELEDERE. 9 GJENNOMFØRTE AKTIVITETER. Distriktet har hatt og har et en meget viktig distrikts aktivitet som ledes av og gjennomføres av Mariann Valla. «Bry deg» går ut på å skolere de som arbeider i utelivsbransjen til å fange opp og forebygge rusmisbrukere i byene i distriktet. Aktiviteten har stor gjennomslagskraft i Tønsberg, og det jobbes med å få flere byer i distriktet med på aktiviteten. Aktiviteten er underlagt NAC i henhold til beslutning under DRM. Aktiviteten er et samarbeide mellom LIONS og Norsk Narkotika Politiforening (NNPF) Under DM i 2018 ble det holdt foredrag av Tønsberg Politi som var meget førnøyd med samarbeidet. VDGIS ARBEIDER. VDGI har gjennomført en god opplæring i forkant av sitt LIONS år. Hun har besøkt klubber og soner på vegne av DG og opptrådt på hans vegne i mange anledninger. Hun har deltatt på alle DRM (Distriktsrådsmøter) og styremøter samt LIONS konferansen og vært sentral i distriktets videre utvikling og ledelse. Hun har også vært sentral i utarbeidelsen av distriktets langtidsplan. VDGIIS ARBEIDER VDGII har deltatt på DRM og gjennomført de oppgaver som han er blitt pålagt i løpet av perioden. Blant annet har han representert DG ved flere anledninger. Han har deltatt i utarbeidelsen av Distriktets langtidsplan. Dagsorden Distriktsmøtet Distrikt 104 D4, 6. april 2019 SK/rev.B Side 18

19 12 DISTRIKTS GUVERNØRENS ARBEID. Distriktsguvernørens arbeid. DG har i henhold til sin handlingsplan delegert de fleste klubbesøk til sonelederne, fagsjefer og VDGI En organisering som viser seg å bære frukter. Dette har knyttet sonevervene nærmere klubbene og alle fagsjefer og soneledere har gjort en fin jobb som DGs representant. Både soneledere og fagsjefer og rådsmedlemmer har ivaretatt sine verv på en utmerket måte. Noe som bekrefter at delegering av oppgavene er en riktig vei å gå. Mine prioriteringer har vært å gjennomføre de oppgaver som er pålagt av styre og råd samt arbeidet i GRAU (Guvernørrådets arbeidsutvalg) og GR ( guvernørråd) Noa av jobben har også bestått i å omforme lovendringsforslag som i fjor ble utsatt til Distriktsmøte i Arbeidet med Lions nye internkontroll system har vært, er og vil bli en stor del av arbeidet fremover da systemet skal implementeres i alle klubben i hele Norge. Jeg er utpekt til å gjennomføre en del av dette arbeidet. Etter DM i fjor er det nå utarbeidet en ny forretningsorden. Klubbene har jobbet med nye IR-prosjekter som er gått gjennom av styre og råd og alle 6 ble presentert på DM. Nytt IR prosjekt ble forslaget fra sone 2 i samarbeide med LC Sem. Vi ønsker dem lykke til med prosjektet. Mye av min tid har gått til å utarbeide forslag til ny distriktsinndeling og det forelå et endelig forslag som ble godkjent av Riksmøtet Finn Bredesen Distrikts guvernør 104 D Distriktsrådets forslag til vedtak: distriktsmøte vedtar IPDG`s sluttrapport for lionsåret 2017/ Status rapport distrikts IR prosjekt, Tabitasenteret Denne rapporten er også en del av den utsendte fag og prosjektrapprot IR prosjektet TabitaSenteret Rapport fra prosjektgruppen etter besøk i Ogre Mariann Valla, John W. Lysø og Alexander Grønvold tok av fra Torp, Sandefjord, onsdag 5. desember med Wizz Air, destinasjon Riga. Vi ble møtt på flyplassen av ledere fra TabitaSenteret. Etter ca. 50 minutters kjøring, ankom vi senteret som ligger i utkanten av Ogre. Leder for senteret, Mudite Mardoka viste oss rundt i et fint oppusset bygg som for lengst var tatt i bruk for å gi utsatte barn en bedre hverdag. Det var fint å se at bygget fremsto godt oppusset, og at alt så ut til å være gjort kvalitetsmessig. Mye av denne oppussingen er utført av norske håndverkere på dugnad. Etter omvisningen ble vi servert lunsj hvor morgendagens aktiviteter ble diskutert og forskjellige oppgaver fordelt. På torsdag 6. desember ankom en fullastet semitrailer med varer fra Norge; mat, klær, sko, husgeråd, sykler og diverse utstyr. Traileren var en av fem trailere i forbindelse med hjelpeaksjonen SAS Julefly varene i de fem trailerne ble fordelt mellom Peeteli i Tallinn og TabitaSenteret i Riga. Vi fra Lions deltok med å få semitraileren tømt og innholdet fordelt på diverse lagre samt på selve senteret. Samme dag fikk John mulighet til å besøke tre leiligheter i en sosialblokk med unge Dagsorden Distriktsmøtet Distrikt 104 D4, 6. april 2019 SK/rev.B Side 19

20 familier. Mariann deltok på TabitaSenteret for å forberede en aktivitet samme helgen, mens Alexander besøkte en familie på landsbygda. John besøkte sosialblokken sammen med Mudite Mardoka for å se og oppleve under hvilke forhold barn tilknyttet TabitaSenteret lever under sammen med familiene sine. På forhånd hadde John kjøpt inn en mengde mat, såkalte matposer, som han gav til familiene han besøkte. Dette ble tatt vel imot med stor takk! Sosialblokken var på fem etasjer med 17 familier i hver etasje. Leilighetene var på 9-10 kvadratmeter uten innlagt vann og toalett, og bar preg av både manglende vedlikehold og renhold. I hver leilighet bodde det i snitt 5 personer og opptil 5 katter. Stanken var ubeskrivelig. 17 familier delte tre toalett, ett badekar med hånddusj og en vaskemaskin i fellesrom i hver etasje. Her bar det også preg av total mangel på vedlikehold og renhold. Familie-faren var stort sett fraværende, og i de tilfellene hvor far bodde sammen med familien, var han for det meste alkoholisert eller hadde andre rusproblemer. Noen av mødrene drev prostitusjon med leiligheten på 9 kvadratmeter som base. Det er vanskelig å tenke seg hvilke utfordringer disse barna har. Det var sterkt å høre at disse barna ble mobbet på skolen fordi de var fillete og luktet vondt. Det ville kanskje være en idé å veilede disse familiene i renhold og personlig hygiene, men til det trengs det både økonomiske midler og flere hjelpere. Stort sett er familiene her født inn i fattigdommen og trenger hjelp for å få livet til å fungere. Mudite besøker disse familiene så ofte hun kan, men det er en umulig oppgave for en person som i tillegg skal drive senteret. Det er derfor av stor verdi at barna kan komme til TabitaSenteret her får de mat, de får dusje og de får rene klær. På TabitaSenteret får de også meningsfylt voksenkontakt og leksehjelp. Alexander besøkte en svært fattig familie på landsbygda. Familien bodde på en gård med falleferdige uthus og et våningshus i mur som nok engang hadde vært en god bolig. Total mangel på vedlikehold og ingen forståelse for drift av bygningen hadde satt den i elendig forfatning. Før de nåværende eierne kjøpte huset, hadde det vært brann i 2. etasje uten at reparasjoner ble gjennomført i etterkant. «Nytt» tak ble reist over delvis brannskadet trekonstruksjon. 2. etasje var stengt av da den var ubeboelig. Taket i seg selv var noenlunde tett, men et stort vindu manglet og regn og vind kom inn. Familien bodde i 1. etasje med total mangel på renhold, og fyring i en farlig vedovn. TabitaSenteret hadde sørget for ny ovn, men den gamle var fortsatt i bruk og lakk avgasser. Familiens to år gamle sønn ble eksponert for helsefarlig inneatmosfære som hadde resultert i begynnende kols. Deler av huset var blitt reddet fra sammenrasing ved at man hadde fornyet et fundament. Huset hadde ikke innlagt vann, utedoen var i et blikkskur med høyst usanitære forhold. Utenfor huset løp to hunder og diverse katter og gjorde fra seg. De samme dyrene gikk inn og ut, opp i møbler og senger. Både interiøret og de som bodde der fremsto som et resultat av manglende hygiene og manglende kunnskap om hva som kreves av et noenlunde forsvarlig oppvekstmiljø for barn. En ting var positivt; familien har ikke rusproblemer. TabitaSenteret sørger nå for at huset og familien får nødvendig støtte og hjelp det kommende halvåret. Beskrivelsene over et ment for å gi et innblikk i hvordan en hverdag ser ut for mange fattige familier i Latvia og spesielt ute på landsbygda. Mariann brukte tiden på TabitaSenteret da det var mye som skulle klargjøres i forbindelse med kommende aktiviteter. I og med at Mariann har deltatt i hjelpeaksjonen SAS Julefly adskillige ganger til Tallinn og i 2017 til Riga, i tillegg til flere private besøk, var det av større verdi for henne å hjelpe til på senteret. Det hun nå opplever i Riga og spesielt rundt Ogre, er det samme som møtte henne i Tallinn og i Kopli for mer enn 10 år siden. Innsatsen som Lions gjorde med sitt IR prosjekt Peeteli har gitt verdifulle bidrag til positive forandringer i Tallinn. Nå ser hun for seg at Lions kan gjøre en stor forskjell med IR prosjektet TabitaSenteret. Kanskje vi også her kan knytte bånd, og at Lions-klubber kan hjelpe utover de tre årene IR prosjektet er tiltenkt. Dagsorden Distriktsmøtet Distrikt 104 D4, 6. april 2019 SK/rev.B Side 20

21 Kjøkkenet som Lions bygger, der er både elektriker og rørlegger i sving, og flisleggerne var ferdige med deler av kjøkkenet. Vi var noe i tvil om man hadde tatt behørig hensyn til avløp fra kjøkken og rommet som oppvaskmaskinene skulle stå. Etter et møte med rørlegger, fikk vi avklart at dette ble forskriftsmessig tatt vare på. Stålbenker til kjøkkenet er ankommet, og resten av det tekniske utstyret er tegningsmessig plassert på kjøkken og oppvaskrom. Det meste av dette utstyret vil bli kjøpt inn lokalt da man har fått gunstige innkjøpspriser. Fremdriften på kjøkkenet har ligget litt etter planen, da senteret måtte prioritere å ta imot de mange barna som trenger hjelp. Behovet er stort for dusj og rene klær, leksehjelp, samt positiv og trygg voksenkontakt. Januar 2019 Mariann Valla, John W. Lysø, Alexander Grønvold Distriktsrådets forslag til vedtak: distriktsmøte tar statusrapport fra D4`s IR prosjekt Tabitasenteret til etterretning 2.8 LTP- første utgave av D4s langtidsplan Alle kommentarer samles etter kommentarer fra DM 2019 og integreres i planen som planlegges gyldig fra 1/7/2019. Se LTP Langtidsplan arbeid for 104 D4 Prosjektleder Tom V. Sletner PDG/MJF MDs langtidsplan gjelder for perioden og har følgende visjon: Visjon Lions skal være Norges beste humanitære serviceorganisasjon. Oppgave Å skape forståelse for verdens behov for humanitær hjelp, og yte frivillig innsats med lokalt engasjement og internasjonalt samarbeid Ved utarbeidelse / vedlikehold av LTP er det en forutsetning at det tas hensyn til: Lions Etiske Norm Lions Mål MD104 Strategiplan MD 104 Lov- og arbeidsordning MD 104 Langtidsplan for Langtidsplanens inneholder detaljerte beskrivelser/forutsetninger for bl. annet: Organisasjonen Administrasjonen GAT team: DG, GMT, GLT, GST LAN-Lions Aid Norway Bakgrunn Med bakgrunn i langtidsplanen er det utarbeidet strategiplan for perioden Denne inneholder de samme elementene som langtidsplanen, på et mer overordnet nivå. 104 D har en detaljert og grundig handlingsplan. De tillitsvalgte i D bør benytte og ha MD 104/LPT langtidsplanen som underlag og de gitte forutsetninger ved gjennomføring av LPT og handlingsplanarbeidet. Dagsorden Distriktsmøtet Distrikt 104 D4, 6. april 2019 SK/rev.B Side 21

22 Handlingsplan D dannet grunnlaget for de kommende handlingsplaner (rullerende) Organisasjon & Utvikling Generelt Økonomi PR & synlighet Organisasjon Team Mål Handling 104 D skal være et målrettet og tidsriktig distrikt i MD 104 og iht. LA4 Videreføre utvikling av D`s første LTP langtidsplan. Integrere LCI forward & GAT global action team Budsjett Synlighet & profilering av Ds klubber Benytte distriktets hjemmeside og andre media Tilgjengelig og presentere gjøre nødvendig informasjon Utarbeide DGs handlingsplan iht. føringer Alle klubber får mulighet til å bidra med sine forslag. Utpeke prosjektledere for å nå målsetninger for lions året Fagsjefer erstattes av prosjektledere Råds og styremøte slås sammen til et styret Etablere gode resultatkrav Engen gjennomgang av Ds styringsdokumenter Etablere Budsjett innen 1 februar Resultatkrav og budsjett kontroll gjennomføres kontinuerlig Resultater presenteres på styremøter Benytte IT / PR-K kontakt i klubbene Benytte alle media og besøk for å informere Fortelle om Lions i skoleverket IT - informasjonsteknologi MYLCI opplæring Opplæring i (alle) IT verktøy som distriktet og Lions Norge og 104 D benytter Distrikts APP eller egen sky vurderes Bruker Opplæring av Office 365 og IT systemer Klubbenes informasjons kilde: Hjemmeside oppdateres (ref. kick off). Info. til klubbene og alle medlemmer er svært viktig. All informasjon legges på hjemmesidene. Sosiale medier ITC spiss kompetanse utreder D-APP i løpet av perioden GST Global Service Team Team Mål Handling LCI Forward Implementere GST Etablere handlingsplan for GST og iverksette planer 2019/2020 Etablere klubbaktivitets katalog Mitt Valg Gjennomføre Mitt Valg i skoler og barnehager Aktivisere/motivere klubbene. Oppsøkekommuner/ skoler /barnehager Fredsplakaten Gjennomføre tegnekonkurranse i flere klubber i D4 Markedsføre og informere om ungdomsleirer i klubb besøk Tulipanaksjonen Alle klubber skal delta i Tulipanaksjonen Invitere ungdom til å delta i «tulipan uken» Markedsføre og informere om ungdomsleirer i klubb besøk YE -ungdomsarbeid Sende flere ungdommer på leirer i utlandet Gjennomføre en ungdomsleir for funksjonshemmede Markedsføre og informere om ungdomsleirer i klubb besøk Dagsorden Distriktsmøtet Distrikt 104 D4, 6. april 2019 SK/rev.B Side 22

23 Krise- og ulykkes plan Diabetes & Kreftsykebarn Alle medlemmer i D4 skal gjennomgå krise- og ulykkes plan for MD 104, ASAP eller innen lionsåret Videreføre D4`s prosjekt for Diabetes & Kreftsykebarn Krise- og ulykkes plan skal være en del reisedokumentene når Lions reiser i utlandet Lokalt og nasjonalt samarbeidet. Prosjektleder informerer Miljø Gjennomføre Lions miljødag i D4 Planlegge en Lions miljødag i D4 GLT Global Leadership Team Team Mål Handling GLT Opplæring Dyrke frem nye ledere Utnytte online opplæring Gjennomføre RLLI Utvikle og etablere en plan som presenteres og Statusrapport på styremøte Motivere klubbene til å finne ledere for fremtiden. Gjennomføre opplæring iht. etablering av en opplæringsplan. Opplæring gjennomføres som dag møter. Benytte de internasjonale, interaktive opplæringskurs som ligger på den internasjonale hjemmesiden Ta i bruk felles nordisk opplærings Platform, interaktivt og på samling Melde seg på RLLI helst mens man er vise SL GMT Global Membership Team Team Mål Handling Medlemsrekruttering +1 netto i alle klubber i D Ta vare på hverandre vi har ingen å miste Opprettholde totalt antall medlemmer og redusere nedleggelse av klubber Flere kvinner i lions Et nytt medlem netto i hver klubb innen lions året Å dyrke det vi er gode på Utvikle nye «medlemstyper» for unge Etablere nye arenaer for kvinner Oppfordre kvinner til å ta verv LAN- Lions Aid Norway Team Mål Handling IR-Katalogen Gjennomføre opplæring om IR katalogen i D Å sørge for at IR katalogen er oppdatert til enhver tid Eget punkt på klubb besøk. Alle IRaktiviteter / prosjekter registreres Nytt IR D4 prosjekt MD 2018 velger nytt D4 IR prosjekt Lojal til vedtak og jobbe mor målet LCIF koordinator LCIF oppgaver gjennomføres PDG ansvarlig i D4 gjennomfører oppgaven Distriktsrådets forslag til vedtak: distriktsmøte tar D4`s LTP- langtidsplan til etterretning Dagsorden Distriktsmøtet Distrikt 104 D4, 6. april 2019 SK/rev.B Side 23

24 3 Regnskap 3.1 Endelig regnskap for Lionsåret 2017/2018 LIONS DISTRIKT 104 D4 REGNSKAP PR 30/ INNTEKTER Regnskap Budsjett Bedre/(verre) 3111 Refusjon fra LCI Refusjon fra MD Medlemskontingent Distriktsmøteavgift Egenandel LLLI-kurs Renteinntekter Andre inntekter SUM INNTEKTER UTGIFTER 5111 Conventionreise (DG-Elect + leds.) Riksmøte/GRM (DG-Elect + leds.) Riksmøte/Guvernørrådsmøte DG Distriktsrådsmøter Distriktsmøte NSR / Europaforum Sone / Klubb-besøk Gaver / Bannere Diverse utgifter SUM UTGIFTER DG OG DG-ELECT DISTRIKTSRÅDET 5211 Distriktsrådsmøter Distriktsmøte Rådet Distriktsmøte komiteer Distriktsmøte kostnader Distriktets Melvin Jones Div. utgifter / Utvikling av distriktet SUM UTGIFTER DISTRIKTSRÅDET FAGANSVARLIGE 5311 President- og Sonelederopplæring Annen opplæring tillitsvalgte Sonelederapparatet GMT / GLT Sonebesøk IRC / ITC Sonebesøk PRC / YCEC Sonebesøk NAC Sonebesøk NAC Tegnekonkurranse Diverse utgifter fagansvarlige Utgifter ved etablering av klubber SUM UTGIFTER FAGANSVARLIGE SUM UTGIFTER RESULTAT Dagsorden Distriktsmøtet Distrikt 104 D4, 6. april 2019 SK/rev.B Side 24

25 3.2 Balanse Konto LIONS DISTRIKT 104 D4 2017/2018 Oppdatert pr: Kontonavn Fond Driftskonto ,92 Fondskonto ,77 Bankkonto IR Fond 0,00 Bokførte ikke innbetalte inntekter 2 850,00 Bokførte ikke betalte kostnader 0,00 Andre midler (Se note 1) 4 262,45 Totalt ,14 Pr Pr Posteringer Kommentarer 2050 Udisponert resultat fra forrige år , ,52 0, DG's beredskapsfond ,00 0, , Distriktsutviklingsfond , , , Diverse IR Fond og prosjekter , , , Avsatte kostnader , , ,16 Se Note 2 Annet 0,00 0,00 0,00 Sum Fond , , ,07 Kontroll Årets resultat 0, , ,07 Avvikskontroll 0,00 Spesifikasjon IR Fond og prosjekter ID Kontonavn Pr Posteringer Pr Kommentarer Children Burn and Wound Care 13 Foundation 4 460, ,15 0,00 Se Note 3 14 Lions Sykkelaksjon , , ,65 overført til barnekreftforeningen 0,00 15 Lionskonferansen , , ,45 Annet 0,00 0,00 0,00 Sum IR Fond og prosjekter , , ,45 Avvikskontroll 0,00 0,00 0,00 Dagsorden Distriktsmøtet Distrikt 104 D4, 6. april 2019 SK/rev.B Side 25

26 Kommentarer Note 1: Innestående på prosjekt konto for Lionskonferansen kr 4.262,45, her er det eget regnskap. Note 2: - Kr 8.710,04 forhåndsbetalt reisekostnader for DG-Elect + ledsager til Convention i Las Vegas, belastes 2018/19 regnskapet + Kr 3.817,65 refudert for DG Elects reise til Convention i Las Vegas, godskrives 2018/19 regnskapet + Kr ,26 er avsatt for fakturaer mottatt etter 1/7 belastet 2017/18 regnskapet utbetalt i 2018/2019 Note 3: Kr ,- innbetalt fra klubbene, 4.460,15 av tidligere midler og ,- til formålet 2017/2018 totalt ,- i Revisjonsrapport for regnskapsåret 2017/2018 Bjørn Andre Arstad Homannsbyveien Heggedal REVISJONSBERETNING 2017/2018 LIONS DISTRIKT 104 D4 Jeg har revidert regnskapet for Lions Distrikt 104 D4 for 2017/2018 som viser et overskudd på kr ,07. Årsregnskapet består resultat, balanse med noter samt kontoutskrift fra bank. Jeg har også hatt tilgang til regnskapssystemet og har tatt stikkprøver av diverse bilag og kontrollert at: Den løpende bokføringen stemmer med mottatt underlag og er dokumentert med bilag Balansepostene er avstemt og dokumentert Resultatpostene stemmer med løpende bokføring Noteopplysningene stemmer med grunnlaget På bakgrunn av dette, mener jeg at årsregnskapet for 2017/2018 gir et riktig uttrykk for den økonomiske stillingen pr. 30. juni Som revisor tar jeg forbehold om at alle kostnader er mottatt og bokført. Forbeholdet er basert på note 2 i balansen hvor det har vært nødvendig avsette totalt kr ,- for kostnader som har dukket opp svært sent. Revisor mener også det er nødvendig å presisere at den økonomiske forvaltningen utført av DG, slik den er beskrevet i Arbeidsordning for 104/D4 i kapittel X, og Lov for Distrikt 104/D4 Kapittel V..11, ikke har vært tilfredsstillende. Heggedal 25. februar 2019 Bjørn Andre Arstad Revisor Distriktsrådets forslag til vedtak: Distriktsrådet ber distriktsmøte godkjenne regnskapet for Lionsåret 2017/2018 og tar revisjonsrapporten til etterretning. Overskuddet på kr ,07 overføres distriktsutviklingsfondet. Dagsorden Distriktsmøtet Distrikt 104 D4, 6. april 2019 SK/rev.B Side 26

27 3.4 Foreløpig regnskap pr. 1 mars 2019 for lionsåret 2018/2019 Inntekter Resultat distriktsregnskap D4, pr Konto Medlemsinntekter Tilskudd Andre inntekter Utgående balanse Budsjett 3200 Medlemskontingent , , , Distriktsmøteavgift , , ,00 Sum Medlemsinntekter , , , Refusjon fra LCI , ,00 356, Refusjon fra MD , , , Egenandeler LLI-kurs , ,00 Sum Tilskudd , , , Andre inntekter, Sponsorer? 5 008, ,00-8, Distriktsprosjekt , , ,85 Sum Andre inntekter , , ,12 Sum Inntekter , , ,76 Kostnader Prosjektkostnader Personell 4140 Distriktsprosjekt , , , Lionkonferansen , ,00 Sum Prosjektkostnader , , , Conventionreise (DG-Elect + leds.) , , , Riksmøte/GRM (dg-elect+leds.) , , Riksmøte/Guvernørrådsmøte DG 6 333, , , Distriktsrådsmøter 5 340, , , Distriktsmøte , , NSR / Europaforum , , , Sone - og klubb besøk , , ,66 Sum Personell , , ,15 Rest Dagsorden Distriktsmøtet Distrikt 104 D4, 6. april 2019 SK/rev.B Side 27

28 Annen driftskostnad 6000 Gaver, Bannere , , , Diverse utgifter , , , Distriktsrådsmøter og DG's ledermøter , , , Distriktsrådsmøte nr 1. - kick off , , , Distriktsmøte Rådet , , Distriktsmøte komiteer , , Distriktsmøte kostnader , , Videreutvikle/organisering av D , ,00-589, Prosjekt: Kvinner i Lions 18/19 750, , , Prosjekt: LTP 18/ , , Prosjekt: IT utvikling 18/ , , Prosjekt LCI Forward 18/ , , President- og Sonelederopplæring , , , Annen opplæring tillitsvalgte , , , SONELEDER apparatet , , , GMT/GLT/GST Sonebesøk 771, , , IRC/ITC Sonebesøk , , PRC/YCEC Sonebesøk , , NAC Sonebesøk , , NAC Tegnekonkuranse 1 718, ,00-218, Bankgebyrer 1 121, , Andre Prosjekter , , Utgifter fra 2017/ , ,55 Sum Annen driftskostnad , , ,15 Sum inntekter , , ,76 Sum Kostnader , , ,30 Årets overskudd ,54 0, ,54 Dagsorden Distriktsmøtet Distrikt 104 D4, 6. april 2019 SK/rev.B Side 28

29 3.5 Foreløpig gjeld og egenkapital pr. 1. mars for lionsåret 2018/2019 Distriktsrådets forslag til vedtak: Distriktsrådet ber distiktsmøte ta foreløpig regnskap og balanse for lionsåret til etterretning DG -distriktsguvernør Solbjørg Kolsrud har ordet FILM IP Internasjonal President Gudrun Yngvavottir Dagsorden Distriktsmøtet Distrikt 104 D4, 6. april 2019 SK/rev.B Side 29