Agenda Bakgrunn for forprosjektrapporten Rapporten og nøkkelinformasjon Hovedkonklusjoner og anbefalinger Kort svare på spørsmål
Bakgrunn for forprosjektet Styret i Regionrådet Vest vedtok 30.08.2010 å etablere et forpliktende IKT-samarbeid i I perioden frem til 01.01.2013 skal en aktivt stake ut kursen Saken har vært politisk behandlet i de fire kommunene
Gjennomsnittstall for Befolkning - 58 200 Antall ansatte (lønnsliste, ikke årsverk) - 5 750 Antall elever - 8 800 Årsverk IKT-drift 18,8 Ansatte IKT-andre 1 Lærling - 6 Sum IKT-drift 2010 kr 44 mill. Sum IKT-investering 2010 kr 13,1 mill.
Mandat for forprosjektet Godkjent i Rådmannsgruppen i 06.12.2010 Hovedoppgaven og leveransen fra forprosjektet er å Sikre forankring Sikre at viktige avklaringer og forutsetninger for et forpliktende samarbeid foreligger på et så tidlig tidspunkt som mulig
Organisering Forprosjektgruppen har bestått av IKTlederne/ansvarlige samt representanter for fagorganisasjonene i de fire kommunene Kommunalsjef Marit Rinnan har representert prosjekteier og deltatt på møtene i prosjektet Rådmannsgruppen i har vært styringsgruppe for prosjektet
Målbilde for IKT-løsningene skal støtte opp under og ikke være til hinder for tjenestesamarbeid og samarbeid om administrative oppgaver Et forpliktende og formalisert samarbeid skal Understøtte tjenestesamarbeid, effektiv drift og høyt servicenivå overfor brukerne Gi stordriftsfordeler bl.a. ved anskaffelser og implementering av løsninger
Forts. Skape større organisasjonsuavhengighet og lette omstillinger i kommunen og regionen Styrke fagmiljø og rekruttering og bidra til et kompetent og robust IKT-miljø Bidra til økt sikkerhet, økt kapasitet og redusert sårbarhet Bidra til mer robuste og fremtidsrettede kommuner Bidra til bedre tjenester overfor innbyggerne og næringsliv
Gevinster Gevinstpotensialet er større jo tettere og mer omfattende samarbeidet er jo flere kommuner som deltar og jo mer samarbeidet dreier seg om kjerneoppgaver og samarbeid på tjenestenivå Gevinstene kommer til uttrykk i Reduserte kostnader/kostnadseffektivitet Økt kvalitet/service Strategiske gevinster
En viktig oppgave for forprosjektet har vært å utrede ulike forpliktende samarbeids-og organisasjonsformer, og forprosjektgruppen legger til grunn at Forpliktende IKT-samarbeid og gevinstmuligheter sees i sammenheng med samarbeid på tjenestenivå Regionsperspektivet er viktig. Målsettingen og forutsetning for prosjektet er: - bedre, mer helhetlige og like tjenester - fagmiljø som muliggjør det - tjenestesamarbeid
Forts. Modellen bidrar til god styring, tillit og gode samarbeidsrelasjoner Modellen skal bidra til rasjonell drift og robuste kommuner Modellen skal kunne være gjennomførbar
Prosjektet har utredet ulike samarbeidsmodeller Forvaltningsorganer etter kommuneloven Selvstendige rettssubjekter underlagt kommunenes eierskapskontroll Ingen eierskapskontroll Delte ressurser 27 med begrenset myndighet 27 som selvstendig rettssubjekt Samkommune Vertskommune Interkommunalt selskap (IKS) Aksjeselskap Utsetting til 3. part Det er ingen modell som klart peker seg ut som eneste rette
Anbefalt modell basert på s n totalvurdering Flertallet i prosjektgruppen (prosjektleder og 6 medlemmer) anbefaler et samarbeid basert på kommunelovens 27. 27- samarbeidet er ikke tiltenkt å være eget rettsubjekt Mindretallet (2 medlemmer fra Fjell) anbefaler vertskommunemodell
Bakgrunn for flertallets anbefaling Ansees som en fleksibel modell Kan bidra til tillit og et godt samarbeidsklima Kommunene etablerer noe sammen, har medvirkning og er mer likeverdige deltakere Deltakerne starter med blanke ark Modellen er forpliktende, og er et reelt samarbeid. Det gjør virksomheten og IKTsamarbeidet mer robust
Eier og kundeforhold Eier Eiermøte Politiske og administrative organer i Styret Ivaretakelse av eierrollen (kontroll av selskapet, fastsettelse av prinsipper for driften) Kommunene Vest IKT (utfører) Kunde Strategi og bestillerfunksjon IKTfora Kunde Kunde Kunde Gjensidige forpliktene kontrakter SLA (tjenesteavtaler)
Grad av tjenestenivå Alt Basis Lavt Vulkan Store investeringer over tid Nye krav til kompetanse og ressurser Evolusjon Små investeringer over tid Uendret eller senket krav til kompetanse og ressursbruk Tempo i innføring Big bang Stor, direkte investering Nye krav til kompetanse og ressurser Kinaputt Mindre, direkte investering Uendret eller senket krav til kompetanse og ressursbruk Høyt
Realisering av anbefalt modell Organisasjonsmessig samordning Medarbeidere som skal inngå i ny virksomhet organiseres samlet fra dag én Teknologisamordning En gradvis utvikling mot felles og like systemer Bygge på det en har, og i første omgang gjennomføre systemmessige og tekniske tiltak som er nødvendig for å starte på et minimumsnivå
forts. Dette omfatter først og fremst: Standardisering/sikring av kapasitet av kommunikasjonsløsning i og mellom kommunene Etablering av driftssenter (ett eller to) og system for fjerndrift Etablering av felles nettverksovervåkingssystem, Helpdesk- og forvaltningssystem Anskaffelse/leie av nødvendig maskinvare Nødvendig standardisering av systemer/lisenser
Prioriterte satsingsområder For å etablere samarbeidet vil prosjektgruppen pr. dags dato anbefale følgende prioritering mht. tiltak/systemer. Det er satt kryss for når implementering bør være avsluttet. System V 2012 H 2012 V2013 H2013 V2014 H 2014 E-post- kontorstøtte x Etablering av felles x driftssenter(ett eller to) Harmonisering av x infrastruktur Helpdesk- og x forvaltningssystem Arkiv/sak/dokument x Økonomi, lønn og x personal Drift pedagogisk nett x
Kostnadsutvikling uten samarbeid Drift 2012 2013 2014 2015 2016 Askøy 24516 27704 31305 35375 39973 Fjell 15834 17892 20218 22846 25816 Sund 7853 8874 10027 11331 12804 Øygarden 7917 8946 10109 11423 12908 Sum 56120 63415 71659 80975 91502 Tallene er basert på regnskap 2010, prognostisert årlig økning 13% (vekst 10%, inflasjon 3%) Investering 2012 2013 2014 2015 2016 Askøy 10000 6500 4000 4000 4000 Fjell 4000 4000 4000 4000 4000 Sund 0 0 0 0 0 Øygarden 0 0 0 0 0 Sum 14000 10500 8000 8000 8000 Tall er basert på gjeldende investeringsplaner
Kostnadsutvikling, uten samarbeid 2012 2013 2014 2015 2016 Askøy 34 516 34 204 35 305 39 375 43 973 Fjell 19834 21892 24218 26846 29816 Sund 7853 8874 10027 11331 12804 Øygarden 7917 8946 10109 11423 12908 Sum 70120 73915 79659 88975 99502
Etableringskostnader/merkostnad - felles IKT-drift 2012 2013 2014 2015 2016 Prosjekt Utgifter til prosjektgjennomføring 500 700 Etableringskostnader Juridisk bistand, Brønnøysund, Revisor 100 Næringsmekling-søk etter lokaler 50 Rekruttering av daglig leder 50 Drift/investering Lønn daglig leder 500 800 824 849 874 Leie/drift av lokaler (ca 500 kvm) 50 525 950 1074 1213 Harmonisering av infrastruktur 700 700 50 50 50 Kjøp av maskinvare/utstyr 400 800 50 50 50 Spesialistkompetanse/opplæring 300 400 300 300 300 Felles Helpdesk og forvaltningsystem 200 500 100 100 100 Uforutsette kostnader og standardisering lisenser 100 100 100 100 100 Sum 2950 4525 2374 2522 2687 Tall for 2012 er hovedsakelig tenkt for ultimo 2012
Forventet kostnadsutvikling og lønnsomhet Tall fra 0-alternativet er lagt til grunn med følgende tillegg/forutsetninger: Etablerings-/merkostnader relatert til samarbeidsetablering er tatt med Forventet effektiviseringsgevinst: 2013:0%, 2014:3%, 2015:10%, 2016:15%. Kostnader relatert til behovet for bestillerkompetanse i hver enkelt kommune er ikke tatt med Forventet kostnadsutvikling med samarbeid 2012 2013 2014 2015 2016 Utgifter IKT-driftsutgifter 56 120 63 415 71659 80975 91502 Etablering/ekstra 2950 4525 2374 2522 2687 investeringar 14 000 10 500 8000 8000 8000 Sum utgifter 73 070 78 440 82033 91497 102 189 Effektiviseringsgevinst (utgiftsreduksjon) 0 0-2 390-8898 -14 925 Sum korrigerte utgifter 73 070 78 440 79644 82600 87264 Kommunenes samlede IKT-budsjett * -70 120-73 915-79659 -88975-99 502 Resultat -2950-4525 16 6375 12238
Veien videre forprosjektets anbefaling Å foreta ytterligere kartlegging, avklaringer etc. før en endelig organisasjon etableres Etablere et hovedprosjekt som foretar ytterligere avklaringer basert på anbefalingene i denne rapport Prosjektet vil også ha ansvar for implementering slik at en felles organisasjon er på plass 01.01.2013
Mange kritiske suksessfaktorer, men hva er den største fallgruben?