FAKULTET FOR HUMANIORA, SAMFUNNSVITENSKAP OG LÆRERUTDANNING FS - 25/2011 Til: Fakultetsstyret Møtedato: 7. april 2011 Arkivref.: 2011/134 JFO001/123 Tiltak for å bedre økonomien ved IHR og IAS Bakgrunn I sak FS- 10/2010 vedtok fakultetsstyret budsjettfordeling for 2011. Som ledd i budsjettfordelingen ble den økonomiske situasjonen på de ulike enhetene gjennomgått og kommentert. De fleste instituttene ved HSL gikk ut i tilnærmet balanse i 2010, og har i etterkant av fakultetsstyrets budsjettfordeling vedtatt egne budsjett for 2011 uten merforbruk i større omfang. Unntakene er Institutt for arkeologi og sosialantropologi og Institutt for historie og religionsvitenskap. Både IHR og IAS hadde overforbruk i 2010 og har vedtatt budsjett for 2011 med betydelig merforbruk. I sak FS- 10/2010 åpnet fakultetsstyret for at dekanen kan foreslå målrettede tiltakspakker for å bedre økonomien ved enheter som ikke har mulighet til å komme i balanse gjennom egne prioriteringer. Fakultetsstyret opprettet også et omstillingsfond, bl.a. med tanke på dette formålet. I det følgende saksfremlegget gjøres det mer detaljert rede for den økonomiske situasjonen ved IHR og IAS. Først gjennomgås bakgrunnen for de økonomiske utfordringene. Deretter diskuteres mulige virkemidler for å bringe de to enhetene i tilnærmet balanse. Busjettsituasjonen ved IHR og IAS Både IAS og IHR budsjetterer med betydelige merforbruk i 2011. IAS forventer å ende på et reelt merforbruk ved utgangen av året på ca 6,4 mill, mens IHR budsjetterer med 3,1 mill i reelt merforbruk. Tallene inkluderer overført merforbruk fra tidligere år. IHR hadde et overforbruk ved utgangen av 2010 som lå på om lag samme nivå som det budsjetterte merforbruket for 2011, det vil si at de isolert for 2011, holder seg innenfor budsjettrammen. Dette klarer de i stor grad på grunn av økte inntekter knyttet til refusjon av lønn (frikjøpsmidler, refusjon fra NAV, etc). IAS hadde ved utgangen av 2010 et reelt merforbruk på om lag 3,5 mill, og har dermed isolert for 2011 et budsjettert merforbruk på ca 2,9 mill. Begge instituttene har lagt frem nøkterne budsjett. Det er lønnsutgiftene til fast ansatte som skaper vanskelighetene. Både IHR og IAS har inneværende år lønnsutgifter til faste stillinger som overstiger totalrammen dersom en holder rekrutteringsstillingene utenfor. Noe forenklet kan man si at IHR har 1 og IAS 3 faste stillinger som de økonomisk sett ikke har dekning for i forhold til den påregnelige budsjettrammen. NO- 9037 Tromsø postmottak@uit.no http://uit.no Sentralbord: 77 64 40 00 Faks: 77 64 49 00
Årsaken til at instituttene har kommet i dette økonomiske uføret er sammensatt. Problemene skyldes dels at tidligere SV- fak og instituttene der opplevde kutt i basisbevilgningen over flere år i perioden 2006-2008. En annen hovedårsak er svikt i resultatinntektene. Som en kan se av grafene under, har begge instituttene en betydelig nedgang i resultatmidlene de siste årene. I forhold til 2009, har begge en reduksjon på om lag 1,0 mill. Alle resultattallene som skal legges til grunn for tildelingen for 2012 er ikke klar ennå, men av det vi kan se nå vil det ikke være noen betydelig bedring for IAS, og IHR vil sannsynligvis oppleve en ytterligere reduksjon på grunn av forverrede resultat for studiepoeng og antall doktorgrader. Sett i lys av endringene i basistildeling og den etterfølgende svikten i resultatinntektene er det med dagens inntektsgrunnlag ikke økonomisk dekning for alle stillingene ved IHR og IAS. Ved IAS er det ikke gjort tilsettinger i arkeologi etter fusjonen. I sosialantropologi er det gjort tilsetting i én fast stilling, samtidig som det har vært avgang i en annen (uten ny tilsetting).. Ved IHR er det gjort tilsettinger i to stillinger i teologi/religionsvitenskap etter fusjonen. Samtidig har det vært avgang i én fast stilling i historie. Denne stillingen er ikke lyst ut på nytt. 2
Budsjettmodellen ved UiT og HSL krever at alle resultatenheter skal gå i balanse. Dette er ikke et absolutt krav om at enhetene hvert eneste år skal gå ut i null. Fakultetet bør tillate at instituttene enkelte år har et visst merforbruk, og at enhetene gis tid til å innhente eventuelle underskudd over flere budsjettår. Når overforbruk primært er knyttet til lønn og overstiger 20-30% av tildelt budsjettramme er problemene av et så stort omfang at det er vanskelig, spesielt for små enheter, å hente seg inn ved hjelp av egne prioriteringer. Nedenfor følger en gjennomgang av forhold og tiltak som kan bidra til å bedre økonomien. Mulighetene for økte resultatinntekter fra 2013 og fremover En ideell løsning på de økonomiske utfordringene er økte resultatinntekter. Innenfor UiT og HSL- fakultetets budsjettfordelingsmodell er det først og fremst studiepoengproduksjon og uteksaminering av doktorgradskandidater som kan gi resultatinntekter av et visst omfang (de andre resultatparametrene gir forholdsvis beskjedne utslag). Det er vanskelig å lage gode prognoser for studiepoeng- og kandidatproduksjon, men opptakstall på BA-, MA og ph.d.- programmene viser i alle fall et vesentlig utgangspunkt for fremtidige resultatinntekter på disse områdene. Ser man på opptakene de to siste årene til studieprogrammene på IHR og IAS er det ingenting som tilsier vesentlige økninger i resultatinntektene fra studiepoengproduksjon sammenlignet med dagens nivå. Både programmene i sosialantropologi, historie og arkeologi har relativt god rekruttering til BA- nivå. Hovedutfordringen er å få rekruttert flere studenter fra BA til MA. Instituttene må intensivere og systematisere dette arbeidet. Opptaket til ph.d.- programmene tilsier at IHR bør kunne forvente en økning i antall doktorgradskandidater fra og med 2011. Det er rimelig å anta at dette vil øke instituttets årlige inntekter med opp mot 1. mill. Ved IAS er det (basert på opptakstallene) ikke grunn til å forvente endringer i resultatinntektene fra uteksaminering av doktorgradskandidater. Dersom instituttene får tilslag på større prosjekter hos EU (og i mindre grad også hos forskningsrådet) vil dette også kunne utløse betydelig resultatinntekter, fordi UiT gir en ekstratildeling på 0,877 kr. per tildelt krone fra EU (tilsvarende tall for tildelinger fra forskningsrådet er 0,133 kr.). 75% av dette videreføres til instituttene. Mulighetene for økt ekstern finansiering Som det fremgår av rapportene fra gjennomgangen av fagporteføljen har fagmiljøene i historie, sosialantropologi og arkeologi relativt store inntekter fra eksterne finansieringskilder, mens miljøene i religionsvitenskap/teologi har færre tildelinger. Det relativt store innslaget av ekstern finansiering per dags dato gjør at det vil bli ei stor utfordring å holde nivået på de eksterne inntektene oppe. Flere av de store prosjektene ved IAS og IHR bidrar til frikjøp av fast vitenskapelig ansatte. Når disse prosjektene er avsluttet vil de ansatte komme tilbake på instituttenes ordinære lønnsbudsjett uten at rammene endres. Det er derfor avgjørende at instituttene klarer å holde oppe og aller helst øke omfanget av ekstern finansiering i årene som kommer. Dette vil kreve stor innsats fra instituttene, og gjør det også rimelig å vurdere tiltak fra fakultetets side (se under). Selv med en vellykket satsing på eksterne inntekter mener dekanen 3
likevel det er urealistisk å tro at eksternfinansiering alene kan løse utfordringene, spesielt ved IAS. Det er derfor helt nødvendig å se på andre tiltak. Mulighetene for å redusere lønnsutgiftene ved å holde stillinger vakant Fakultetsstyret har vedtatt at dekanen skal være tilbakeholden med å gjøre tilsettinger i vitenskapelige stillinger. I administrasjonen praktiseres det tilsvarende moderat tilsettingsstopp. Per i dag er det ikke utsikter til at vitenskapelige eller administrative stillinger på IHR vil bli vakant på kort sikt. Ved IAS ligger det an til at 1. vitenskapelig stilling og 1. teknisk- administrativ stilling blir ledig i løpet av 2011 som følge av oppsigelse og/eller permisjon. Dette gir i utgangspunktet en mulighet for innsparinger, enten ved å holde stillingene ledige, og/eller ved å engasjere erstattere fra instituttets egen stab. Mulighetene for innsparinger i administrasjonen Fakultetsstyret har vedtatt at de administrative kostnadene ved HSL- fakultetet skal reduseres med 10% fra 2010 til 2011. Denne innsparingen er planlagt uten at det er forutsatt endringer i den teknisk- administrative staben ved IHR og IAS. De økonomiske utfordringene til de to instituttene gjør det rimelig å se nærmere på midlertidige endringer i den administrative arbeidsdelinga mellom fakultetet og instituttene, som kan bidra til redusert administrativ ressursbruk. Reduksjon av antallet administrative årsverk må også vurderes. Ekstratildelinger fra universitetsstyret I prinsippet er det mulig for fakultetsstyret å be om midlertidige eller permanente ekstratildelinger fra universitetsstyret. Etter dekanens vurdering bør det da være spesifikke forhold som universitetsstyret kan sies å være direkte ansvarlig for som er årsak til de økonomiske problemene. Det var på et slikt grunnlag at fakultetsstyret i budsjettinnspillene for 2009 og 2010 ba om ekstratildelinger til Institutt for filosofi og førstesemesterstudier. De økonomiske problemene ved IFF skyldtes bl.a. at universitetsstyret hadde vedtatt at en rekke nye studieprogram ved UiT skulle ha ex.phil som et obligatorisk emne, uten at det var tatt høyde for ekstrautgiftene dette førte til for IFF. En tilsvarende situasjon kan ikke sies å foreligge ved IAS eller IHR. Dekanen mener at fakultetsstyret ikke bør gå inn på en politikk der underskudd ved enkeltenheter skal gi grunnlag for salderinger i budsjettene i andre deler av organisasjonen. En slik politikk vil i neste omgang lett kunne ramme HSL og enhetene ved fakultetet. Ekstratildelinger fra fakultetet I sak FS- 10/2010 opprettet fakultetsstyret et omstillingsfond. Fondet inneholder dels midler som er engangsbeløp og dels midler som er knyttet til basistildelingen (og som dermed vil komme inn som mer eller mindre permanente inntekter over flere år). Omstillingsfondet for 2011 er på 5,055 mill. I tillegg er det vedtatt å legge inn 1,2 mill fra 2012. Det er lagt opp til at omstillingsfondet kan øke som følge av vedtak knyttet til gjennomgangen av fagporteføljen. Fakultetsstyret står fritt til å bestemme størrelsen på omstillingsfondet fra år til år, men om dagens nivå videreføres, vil det ligge på om lag 6,2 mill i 2012 og fremover. Fondet er opprettet med to formal for øye. For det første for å lette omstillingsprosessene som kan følge i kjølvannet av den omfattende gjennomgangen av studieprogramporteføljen. For det andre for å lette budsjettsituasjonen ved enheter som ikke kan oppnå balanse ut fra egne prioriteringer. Ut fra dette kan deler av fondet benyttes til evt. ekstratildelinger til IAS og IHR. Fakultetet har også tilgjengelig avsetninger fra 2010 som skyldes inntekter fra større dekningsbidrag enn det opprinnelig var budsjettert med (omlag 3.8 mill.). Disse midlene ble ikke fordelt i den ordinære budsjettfordelingen. 4
Eventuelle ekstratildelinger til IHR og IAS kan tenkes brukt på flere måter. De mest aktuelle er vurdert nedenfor:. a) Økning av basistildelingen. Inntektene til IHR og IAS kan styrkes gjennom permanent økning av basistildelingen. Basistildelingen til instituttene ved HSL varierer sterkt. Den relative andelen som basistildelingen utgjør i forhold til tildelt ramme i 2011 fremgår av oversiktene under. Basistildelingen til tekniske stillinger på Visuelle kulturstudier, samt administrative stillinger på Registreringssentralen for historiske data er holdt utenom. I tillegg er det som i budsjettfordelingssaken ble tildelt som Spesiell basistildeling holdt utenom. Dette gjelder blant annet ekstratildeling for norskundervisning for utenlandske ansatte og studenter, ekstratildeling til Pilot i Nord, etc. 5
I grafen under er absolutte verdiene knyttet til de samme delene av totalrammen satt opp. ILP er her holdt utenom for å letter kunne sammenligne de øvrige instituttene. Dersom IHR og IAS skulle fått finansiert kostnadene til henholdsvis 1 og 3 stillinger måtte basisandelen justeres opp til henholdsvis 65,8% (IHR) og 73,9% (IAS). Ulempene med denne løsningen er åpenbar. For det første ville fakultetet forpliktet seg på store, permanente overføringer (2,1 mill. per år til IAS, 0.7 mill per år til IHR), som ikke gir noen insitamenter til endring. For det andre er det vanskelig å rettferdiggjøre permanente endringer i basis uten samtidig å øke basis ved andre institutter som har tilsvarende eller lavere basistildeling enn IHR og IAS (les ISS). Dekanen vil fraråde denne løsningen, både av økonomiske hensyn og av rettferdighetshensyn. Eventuelle permanente endringer i basistildelingen bør i alle tilfeller settes på vent til endringene i programporteføljen er fastlagt.. b) Midlertidig økning av basis i påvente av naturlig avgang/økte inntekter Et annet alternativ er midlertidig økning av basis i påvente av økte resultatinntekter, naturlig avgang eller andre innsparingstiltak. Dersom IAS og IHR i to år blir tilført midler som tilsvarer utgiftene til henholdsvis 1 og 3 faste stillinger (for IHR: 0,7 mill x 2, for IAS 2,1 mill x 2) vil instituttene bli avlastet økonomisk samtidig som de gis tid til å foreta nødvendige omstillinger. Det er to ulemper med dette virkemiddelet. Den ene er kostnadene. Dersom omstillingsfondet skal finansiere dette tiltaket i 2011 og 2012 må totalt nærmere 50% av fondet benyttes. En annen ulempe er at tiltaket i seg selv verken bidrar til omstilling eller økt aktivitet, men er et rent økonomisk tilskudd. c) Målrettet frikjøp av ansatte 6
Et alternativ eller supplement til en midlertidig økning i basistildelingen, er målrettet frikjøp av enkeltansatte for å kunne realisere større oppgaver som ellers ikke ville latt seg gjennomføre. Fordelen med ordningen er at fakultetet og instituttene vil kunne få faglige gevinster igjen for ekstratildelingen. Dekanen har i samtaler med instituttlederne kartlagt flere større forskningsprosjekt ved IHR/IAS som eventuelle frikjøp kan knyttes til. Skal dette tiltaket ha økonomisk effekt forutsetter det at den/de som frikjøpes ikke erstattes i perioden frikjøpet varer. Kostnadene vil på kort sikt i utgangspunktet være de samme som ved midlertidig økning av basisitildelingen, men dersom frikjøpet helt eller delvis kan brukes til utvikling av fremtidige prosjekter med mulighet for ekstern finansiering, vil det også være inntjeningsmuligheter i forlengelsen av tiltaket Nedbemanninger Den økonomiske situasjonen kan tvinge instituttene og fakultetet til å foreta nedbemanninger. Mulighetene for å unngå dette er størst ved IHR. Dersom IHR gis midlertidige ekstratildelinger i det omfanget som er omtalt ovenfor, og reduserer de administrative kostnadene samtidig som nivået på eksterne inntekter opprettholdes eller øker, vil instituttet fra 2013/2014 ha realistiske muligheter for å gå i balanse. I den grad nedbemanninger likevel skulle vise seg å være nødvendig vil omfanget trolig ikke omfatte mer enn 1 stilling. For IAS vil det være langt vanskeligere å unngå en reell reduksjon i antall stillinger. Utover de tiltakene som er nevnt ovenfor bør man derfor vurdere mulighetene for nedbemanning av inntil 3 stillinger på kort eller mellomlang sikt. a) Naturlig avgang Den enkleste og minst smertefulle form for nedbemanning er å knytte reduksjon i stillingstallet til naturlig avgang. Alderssammensetningen i den vitenskapelige staben ved IHR og IAS (se vedlegg) tilsier at ingen av instituttene vil få naturlig avgang de to nærmeste årene. Ved IHR kommer den første avgangen i 2013 (de to neste i 2015 og 2016), ved IAS kommer de tre første avgangene i 2016. Det vil alltid være en mulighet for at ansatte vil velge å gå av med pensjon før fylte 70 år, men det er ikke tilrådelig å drive økonomistyring med dette som en forutsetning. I administrasjonen er det heller ikke utsikter til naturlig avgang de nærmeste årene. Dekanen legger derfor til grunn at naturlig avgang ikke vil kunne avhjelpe den økonomiske situasjonen på kort sikt, og at andre tiltak er nødvendig i det minste i perioden frem til naturlige avganger kommer (se ovenfor). b) Sluttvederlag Tiltak som kan benyttes ved nedbemanning er bl.a. regulert av en sentral særavtale for bruk av virkemidler ved omstilling i staten (se vedlegg). Avtalen skisserer en rekke tilbud som arbeidsgiver kan gi ansatte med sikte på å få til frivillig avgang, bl.a. studiestønad, sluttvederlag og kompetanseutvikling. For vitenskapelig ansatte anser dekanen sluttvederlag som det eneste aktuelle av disse alternativene (se særavtalens pkt. 8.). Ved sluttvederlag inngås det en avtale mellom arbeidsgiver og arbeidstager, der sistnevnte gis en lønnskompensasjon mot å tre ut av arbeidsforholdet. Størrelsen på sluttvederlaget varierer fra min. 6 til maks. 24 måneders lønn. Kun arbeidstagere med såkalt sterkt stillingsvern i henhold til tjenestemannslovens bestemmelser kan gis tilbud om sluttvederlag. Utover dette er det arbeidsgiver som, etter drøftinger med tjenestemannsorganisasjonene og individuelle vurderinger, avgjør hvilke personer tilbudet skal omfatte. For nærmere detaljer om selve ordningen henviser vi til den vedlagte avtaleteksten. Fordelene med bruk av sluttvederlag er at tilbudene trolig vil fremstå som attraktive for visse grupper av ansatte, og derfor også vil gi økonomisk effekt så snart periodene med etterlønn har løpt ut. Man unngår samtidig å måtte sette i verk tiltak for nedbemanning som ikke er basert på frivillighet (se under). Ulempene er flere. Nedbemanninger gjennom 7
sluttvederlag vil umiddelbart føre til redusert faglig aktivitet, og vil kunne gjøre det nødvendig å foreta kutt i deler av studietilbudet på de berørte enhetene. En annen ulempe med sluttvederlag er naturligvis at ordningen har betydelige kostnader (avhengig av antall sluttvederlag og størrelsen på lønnskompensasjonen). Det faktum at naturlige avganger vil komme på begge instituttene innen relativt få år, kan være et argument mot å benytte sluttvederlag som virkemiddel. En siste ulempe med sluttvederlag er at ansatte på IAS og IHR vil gis tilbud om attraktive sluttavtaler som ikke kan gjøres tilgjengelig for andre. c) Oppsigelser I siste instans er oppsigelser et virkemiddel for nedbemanning og innsparinger. Oppsigelser er regulert av tjenestemannslovens 10 nr.1.:fast tilsatt tjenestemann med mer enn to års sammenhengende tjeneste og midlertidig tjenestemann med mer enn fire års sammenhengende tjeneste kan sies opp med seks måneders frist når stillingen inndras eller arbeidet faller bort. Dekanen ønsker ikke å diskutere mulighetene for stillingsinndragelse/oppsigelser på det nåværende tidspunkt. Dekanen legger likevel til grunn at dette er en reell opsjon dersom fakultetsstyret ikke ser det som mulig å gå inn med ekstratildelinger, og /eller instituttene ikke viser tilstrekkelig evne til omstilling. I en slik situasjon vil dekanen kunne bli nødt til å vurdere forslag om oppsigelser ved neste korsvei. Konklusjon/sammenfatning Dekanen mener at det er rimelig å stille krav til de to instituttene om større inntjening og kostnadsreduksjon..disse prosessene vil kunne kreve noe tid og det er viktig at de legges opp i nær dialog med de berørte enhetene. Samtidig er det urealistisk å tro at dette alene vil kunne føre til budsjettbalanse på kort sikt. I valget mellom tiltakene som er diskutert ovenfor anbefaler dekanen at det i 2011 og 2012 brukes midler fra fakultetet til målrettet frikjøp av ansatte og midlertidig økning av basistildelingen. Før budsjettbehandlingen i 2012 må de to instituttene lage en plan for hvordan enhetene skal få en godt økonomisk grunnlag videre. Forslag til vedtak 1. Fakultetsstyret gir en ekstrabevilgning på 0,7 mill i 2011 og 2012 (i alt 1,4 mill) fra omstillingsfondet til IHR. Bevilgningene skal fortrinnsvis benyttes til målrettet frikjøp av ansatte (som ikke erstattes i den aktuelle perioden). Dersom dette ikke fullt ut lar seg gjøre gis den resterende bevilgningen som en ekstraordinær basistildeling. Dekanen gis fullmakt til å avtale frikjøp med instituttleder og den enkelte ansatte. 2. Fakultetsstyret gir en ekstrabevilgning på 2,1 mill i 2011 og 2012 (i alt 4,2 mill) fra omstillingsfondet til IAS. Bevilgningene skal fortrinnsvis benyttes til målrettet frikjøp av ansatte (som ikke erstattes i den aktuelle perioden). Dersom dette ikke fullt ut lar seg gjøre gis den resterende bevilgningen som en ekstraordinær basistildeling. Dekanen gis fullmakt til å avtale frikjøp med instituttleder og den enkelte ansatte. 3. IHR og IAS må i løpet av 2011 arbeide med å redusere kostnadene og må i samråd med fakultetet lage en plan for hvordan enhetene på sikt skal kunne oppnå økonomisk balanse. Tiltak som skal benyttes er: Økt innsats for å bedre studentrekrutteringen, spesielt til mastergradsnivå Økt innsats for å opprettholde/øke eksterne inntekter Vakanser i vitenskapelige og administrative stillinger Reduksjon av administrative kostnader 8
Dersom disse virkemidlene ikke er tilstrekkelige må instituttenes planer også inneholde forslag som innebærer nedbemanning. Planene legges frem for fakultetsstyret til endelig behandling. Tromsø, 31.03.2011 Petter Nafstad Dekan Jørgen Fossland fakultetsdirektør Saksbehandlere: fakultetsdirektør Jørgen Fossland og seniorrådgiver Frode Larsen Vedlegg: 1. Rapporter fra gjennomgang av studieprogramporteføljen: Arkeologi Sosialantropologi Historie Religionsvitenskap og teologi 2. Virkemidler til bruk ved omstilling i staten 9