03/12 REPRESENTANTSKAPSSAK FORSLAG TIL BUDSJETT 2012 SAMT ØKONOMIPLAN 2012-2015 Går til Representantskapets medlemmer Representantskapsmøte 27. juni 2012 Saksbehandler Gro Eikeland Saksfremlegg Vedlagt saksframlegget følger 1. Forslag til budsjett 2012 Vest-Agder-museet IKS 2. Forslag til økonomiplan 2012-2015 Forslag til budsjett for 2012 og økonomiplan for perioden 2012-2015 ble behandlet av styret i Vest-Agder-museet IKS på styremøtet 12. desember 2011 (sak 63/11) med følgende enstemmige vedtak: "Styret innstiller overfor representantskapet å vedta forslag til budsjett 2012 samt forslag til økonomiplan 2012-2015. Styret vedtar videre at kr 650 000 av de kr 950 000 oppført som bundet driftsfond Sjølingstad omklassisfiseres til ubundet investeringsfond." Nedenfor følger en redegjørelse fra administrasjonen, gitt i styremøtet, mht.: 1. Generelt om budsjettrammene for 2012 2. Nærmere om lønns- og driftskostnader 3. Oppsparte fondsmidler Side 1 av 10
4. Økonomiplan 2012-2015 1. Generelt om budsjettrammene for 2012 Administrasjonens forslag til budsjett for 2012 er stramt. Det legges ikke opp til noen økning i rammene til avdelingene. Forslaget til budsjett for 2012 er behandlet i ledergruppen i møte 1. desember 2011, og avdelingene stiller seg bak forslaget. Hovedårsaken til de stramme rammene er først og fremst svak eller ingen vekst i flere av de offentlige tilskuddene. Økningen i tilskuddene kompenserer ikke for den generelle lønns- og prisstigningen. Med hensyn til indeksregulering av tilskudd til avdelingene har styret og representantskapet i Vest- Agder-museet IKS tidligere signalisert at der vertskommunen ikke følger opp en evt. økning i det statlige og fylkeskommunale tilskuddet, kan det ikke automatisk påregnes at man får sin andel av dette dersom ikke kommunen også følger opp med en tilsvarende økning eller mer. Kommunene er også underrettet om dette i eget brev av 3. september 2009. Administrasjonen vil foreslå at man går bort i fra dette prinsippet fra og med budsjettet for 2012. 1.1 Vest-Agder fylkeskommune (VAF) Tilskudd 2011 7 550 000 Tilskudd 2012 7 725 000 Endring 175 000 1.1.1 Kanonmuseet Vest-Agder fylkeskommune (VAF) har i 2012 foreslått å øke tilskuddet med kr 175 000 hvorav kr 150 000 av økningen er knyttet til konsolideringen med Kanonmuseet. De kr 150 000 til Kanonmuseet er foreløpig ikke fordelt ut i vedlagte budsjettforslag. Holder vi de kr 150 000 til Kanonmuseet utenom betyr dette at tilskuddet til VAM er økt med kr 25 000. I vedlagte budsjettforslag er disse kr 25 000 foreslått avsatt faggruppene. Tatt i betraktning av at vi i 2011 Side 2 av 10
ikke fikk noen økning betyr dette at vi nærmest er på 2010 nivå mht det fylkeskommunale tilskuddet. 1.1.2 Regional museumsformidler I tillegg har VAF i 2012 foreslått å bidra med kr 200 000 til regional museumsformidler. Det var ifm opprettelsen av den 3 årige prosjektstillingen som regional museumsfomidler i utgangspunktet forutsatt at VAF skulle finansiere halve stillingen (kr 350 000), og Lindesnes regionråd den andre halvdelen. Lindesnes regionråd videreførte sin støtte til prosjektet i 2011 men som tidligere nevnt fant ikke VAF rom for å kunne videreføre sitt tilskudd til regional museumsformidler i 2011. I 2012 er det imidlertid lagt inn kr 200 000 til dette prosjektet. Dette inngår imidlertid ikke i det ordinære driftstilskuddet. 1.1.3 Utvikling av Odderøya I tillegg er det satt av kr 500 000 til utvikling av Odderøya. Dette inngår heller ikke i det ordinære driftstilskuddet fra VAF 1.2 Kulturdepartementet KKD Tilskudd 2011 13 636 000 Tilskudd 2012 14 059 000 Endring 423 000 (3,1%) KKD indeksregulerer tilskuddet med 3,1%, som tilsvarer det andre museer med statstilskudd får. Det foreslås at kr 200 000 av indeksreguleringen legges inn i rammen til administrasjonen til dekning av utgifter til innleie av ekstern konsulent for organisasjonsgjennomgang. Videre foreslås det at de resterende kr 223 000 avsettes til faggruppene, som et ledd i styrkingen av disse. Side 3 av 10
1.3 De kommunale tilskuddene Tilskudd 2011 5 938 864 Tilskudd 2012 6 608 864 Endring 670 000 Nivået på alle de kommunale tilskuddene ved fremleggelsen av dette forslaget er ikke kjent, men noe utover indeksregulering er ikke å forvente med de stramme rammene som kommunene rår over. Enkelte kommune kommer imidlertid til å øke tilskuddet i 2012 vesentlig, og det vi p.t vet i den forbindelse er at: Kristiansand kommune øker sitt tilskudd med kr 670 000 (fra kr 2 910 000 til kr 3 580 000) hvorav kr 610 000 er relatert til at Kanonmuseet konosolideres inn i VAM. Fratrukket økningen ifm Kanonmuseet betyr dette en økning i den ordinære driftstilskuddet på kr 60 000 (2%). Da konsolideringen med Kanonmuseet fortsatt ikke er sluttført har vi foreløpig ikke lagt denne økningen inn i vedlagte budsjettforslag. Vi vil imidlertid foreslå at den delen av økningen i det ordinære driftstilskuddet fra Kristiansand kommune på kr 60 000 tildeles faggruppene. I tillegg har Vennesla kommune signalisert at de vil øke sitt tilskudd med kr 200 000, under visse forutsetninger. I tillegg har Farsund kommune og Flekkefjord kommune foreslått noen små oppjusteringer i sine tilskudd til museet. 1.4 Egeninntektene Egeninntekter 2011 3 310 000 Egeninntekter 2012 3 410 000 Endring 100 000 Når det gjelder egeninntektene er det i budsjettforslaget foreslått en en liten oppjustering ifht. Side 4 av 10
2011. Dette er gjort i lys av regskapstall så langt i 2011. Det er imidlertid usikkerhet forbundet med Setesdalsbanen og anslaget på egeninntektene der, fordi det også i 2012 vil kunne bli mindre kjøring enn i normalsesong. 1.5 Andre inntekter Andre inntekter 2011 4 325 210 Andre inntekter 2012 3 755 210 Endring 570 000 I fjor ble det budsjettert med tilskudd på kr 1 mill til dekning av rente og avdragskostnader ifm evt. låneopptak til brannsikring Gimle Gård. Dette låneopptaket ble det som kjent ikke noe av og det er derfor er dette beløpet trukket ut. Det er en økning på kr 400 000 for avd Listas del og dette har sammenheng med betaling fra VAF for drift av nybygget på Nordberg. Til slutt er det en økning fra 350 000 til 550 000 for administrasjonen, og dette skyldes tilskudd på kr 200 000 fra VAF til regional museumsformidler. 2. Nærmere om lønns- og driftskostnader 2.1 Lønn Nesten 75% av budsjettet er bundet bundet opp i faste og variable lønnskostnader. Denne %- andelen har økt over tid og har sammenheng med at inntektene ikke har vokst så raskt som den generelle lønns- og prisveksten. Det er ikke langt flere ansatte i VAM nå enn i 2006. Som figur 1 nedenunder viser har antall årsverk ved museet vært relativt stabil over tid. Økte lønnskostnader skyldes harmonisering av lønnsforskjeller mellom avdelingene/museene, lønnsoppgjør og økte pensjonskostnader. Side 5 av 10
Figur 1 Som en følge av at lønn binder opp en stor del, og stadig større del, av budsjettet er administrasjonen restriktiv mht. tilsettinger i vakante stillinger. I de tilfeller ansatte som slutter erstattes, gjøres tilsetting som hovedregel kun midlertidig. Dette er i tråd med signaler gitt fra styret tidligere. I tillegg legges det opp til en reduksjon i de variable lønnsutgiftene i 2012. 2.2 Andre driftskostnader Ved fremleggelsen av budsjettet for 2011 ble det pekt på at det er et betydelig etterslep på vedlikehold av den kulturhistoriske bygningsmassen på bl.a. Kongsgård, samt investeringsbehov i driftsmateriell og anlegg på for eksempel Setesdalsbanen og Sjølingstad. Vi har over sett at lønn legger beslag på ca. 75 % av budsjettet. Når det i tillegg gjøres fratrekk for øvrige faste løpende faste driftskostnader som husleie, IT, telefon, vakthold, forsikring og revisjon er det ikke mye igjen av budsjettrammene til nødvendig vedlikehold og investeringer (se tabell nedenfor). Side 6 av 10
Utvalgte budsjettposter 6300 - HUSLEIE 975 000 6340 - STRØM 1 095 000 6552 - IT-DRIFT 740 500 6725- KONSULENTBISTAND 235 500 6730 - VAKTHOLD 273 000 7321 - ANNONSEKOSTNADER 370 000 7320 - EGNE UTSTILLINGSKOSTN 110 000 7335- STØTTE TIL ANDRE PROSJEKTER 200 000 7400 - KONTINGENTER 151 000 7500 - FORSIKRINGER 455 000 6710 - REVISJONSHONORAR 120 000 Også for denne typen kostnader har det vært en høyere prisvekst enn det inntektene og de offentlige tilskuddene har økt. Figuren nedenunder viser fordeling av kostnader på hovedpostnivå: Figur 2 Side 7 av 10
2.3 Avsetning 2012 kr 276 720 Til tross for stramme budsjettrammer er det likevel foreslått å følge opp styrets tidligere vedtak om å bygge opp en buffer mot uforutsette utgifter, investeringer m.v. I likhet med 2011 er den foreslåtte avsetning begrenset til 2% av tilskuddet fra KKD, i og med at det ikke foreslått noen fordeling ut på avdelingene av indeksreguleringene, er dette det samme beløp som i 2011, kr 276 720. 3. Oppsparte fondsmidler pr 31.12.2010 3.1 Disposisjonsfond Pr 31.12.2010 hadde de enkelte avdelingene følgende oppsparte fondsmidler (se kolonnen i gult) : Disposisjonsfond Pr 01.01.2010 Sjølingstad kr 573 728 VAM Kristiansand kr (200 217) Setesdalsbanen kr 605 835 VAM Administrasj. 1) kr 2 137 421 Lista 1) kr (522 584) Mandal kr (66 695) Flekkefjord kr 517 145 Gimle gård kr (20 261) TOTALT kr 3 024 372 Netto driftsresultat kr (13 191) kr 17 640 kr (368 790) kr 59 355 kr 184 694 kr 198 925 kr 14 326 kr (48 082) kr 44 878 Overf. kapital Overført mellom regnskapet avdelingene kr (39 784) kr (676 884) kr (244 024) kr 676 884 kr (283 808) kr - Pr 31.12.2010 Etter ovf driftsfond kr 240 537 kr (83 510) kr 342 664 kr 1 033 416 kr 94 971 kr 132 230 kr 531 471 kr (68 343) kr 2 223 436 1) Styret vedtok i 2010 at VAM Adm skulle dekke inn avd Lista's negative disp fond på kr 522.584 i tillegg til egenfinansieringen av innredningen på Mabergåsen på kr 154.300. Beløpet, totalt kr 676.884, er ført direkte mot de aktuelle konti for disposisjonsfond i balansen. Det bokførte akk. premieavviket medfører at disp. fondet til VAM adm ved utgangen av 2010 er kr 301.416 lavere enn om premieavviket ikke hadde blitt balanseført. Videre har styret har fattet følgende vedtak mht. bruk av fond i 2011: 06/11 Budsjett 2011 forslag til justering Enstemmig vedtak: 1. Styret vedtar enstemmig at administrasjonen kan benytte inntil kr 235 00 fra oppspart disposisjonsfond til prosjektet Ikke bare plast. En evt innvilgelse av omsøkt beløp fra ABM innebærer en tilsvarende tilbakeføring til disposisjonfond. Side 8 av 10
2. Styret vedtar enstemmig at avd Setesdalsbanen kan benytte inntil kr 400 000 fra oppspart disposisjonsfond til nødvendig vedlikeholdsarbeider. Regnskapet for 2011 er ikke ferdig, så vi vet derfor ikke noe endelig om størrelsen på disposisjonsfondet for 2012, og dermed hvor mye man evt. har tilgjengelig i 2012. Vi vil imidlertid be om styrets tilslutning til bruk av disposisjonsfondet ved de avdelingene som har anledning til og behov for dette i 2012. Dette gjelder: Avd. Flekkefjord er i gang med Krambua og vil ha behov for å benytte seg av inntil kr 500 000 av disposisjonsfondet til dette. Avd. Setesdalsbanen har også i 2012 behov for å kunne benytte oppsparte disposisjonmidler til nødvendige vedlikeholdsarbeider, dersom det fortsatt er tilgjenglige midler på disposisjonsfondet bes det om styrets samtykke til å benytte inntil kr 200 000 av oppsparte fondsmidler til dette. Avd. Sjølingstad planlegger større vedlikeholdsarbeider som det ikke er dekning for innenfor ordinære budsjettrammer, og ønsker derfor å benytte inntil kr 200 000 av oppsparte fondsmidler til dette. Til sammen foreslås det å bruke inntil kr 900 000 av disposisjonsfondet i 2011. 3.2 Bundet driftsfond Bundet driftsfond Overført til Overført fra Pr 01.01.2010 bundet driftsfond bundet driftsfond Pr 31.12.2010 Sjølingstad kr 630 000 kr 320 000 kr - kr 950 000 VAM Kristiansand kr 525 225 kr 426 158 kr (525 225) kr 426 158 Setesdalsbanen kr 594 318 kr 167 081 kr (272 700) kr 488 699 VAM Administrasjon kr 80 000 kr 526 692 kr (80 000) kr 526 692 TOTALT kr 1 829 543 kr 1 439 931 kr (877 925) kr 2 391 549 Side 9 av 10
Kr 650 000 av de kr 950 000 oppført som bundet driftsfond Sjølingstad er feilklassifisert og det foreslås at de klassisfiseres som ubundet investeringsfond. Det bes om at Sjølingstad får benytte inntil kr 650 000 til ferdigstillelse av heis. Midlene er tidligere gitte tilskudd øremerket heisen. 4. Økonomiplan 2012-2015 Vedlagt følger også forslag til økonomiplan 2012-2015. Det vil bli gitt en nærmere redegjørelse for denne i representantskapsmøtet. Forslag til vedtak Representantskapet godkjenner budsjett for 2012 og økonomiplan for perioden 2012 2015 og slutter seg til Styrets vedtak om at kr 650 000 av de kr 950 000 oppført som bundet driftsfond Sjølingstad omklassisfiseres til ubundet investeringsfond. Vest-Agder-museet IKS Side 10 av 10