Felles Studieadministrativt Tjenestesenter FSAT

Felles Studieadministrativt Tjenestesenter FSAT FSAT-16-122 Innkalling Møte i styret for Felles studieadministrativt tjenestesenter Til: Styremedlemmer Observatører Vertsorganisasjonen UiO Felles studieadministrativt tjenestesenter (FSAT) Christen Soleim, UiB (Leder) Heidi Adolfsen, UiT (Nestleder) Gunnar Bendheim, NTNU Kjetil Solvik, NMH Marianne Øhrn Johannessen, UiA Kristian Myhre, NSO Richard Borge, FSAT Joar Nybo, KD Johannes Falk Paulsen Grete Christina Lingjærde Anne Kathrine Foss Haugen Agnethe Sidselrud (referent) Tid: Onsdag 7. desember 2016 kl. 10:00-12:00 Møtested: FSAT, Fridtjof Nansens vei 19, Oslo (se veibeskrivelse) Middag kl. 17: Etter møtet er det middag på Stattholdergaarden, Rådhusgate 11 FSAT-16-122 Innkalling til møte i styret for FSAT 7.12.2016 Side 1

Agenda Kl. 10.00 12.00 Sak 1. Referat fra styremøte 19. oktober 2016 Drøftingssak: Sak 2. FSATs modell for brukerstyring og brukermedvirkning Orienteringssaker: Sak 3. Status for arbeid med risikoanalyse for FSAT Sak 4. Status for fusjoner Sak 5. Opptak 2017 status for forberedelser og risikoanalyse Sak 6. Sammenslåing av FSAT og CRIStin videre arbeid Sak 7. Seminar i KD om organisering av forvaltningsoppgaver i kunnskapssektoren 23. november Sak 8. Status for arbeid med Vitnemålsportalen Sak 9. Eventuelt FSAT-16-122 Innkalling til møte i styret for FSAT 7.12.2016 Side 2

Dokumenter til FSAT-styremøte Sak 1 Referat fra styremøte 19. oktober 2016 FSAT-16-113 Sak 2 Sak 3 Sak 4 Sak 5 Sak 6 Sak 7 Drøftingssak: FSATs modell for brukermedvirkning Saksfremlegg Notat Orienteringssaker Status for arbeid med risikoanalyse for FSAT Saksfremlegg Vedlegg Styrets risikovurdering Vedlegg Ledergruppens risikovurdering Status for arbeid med fusjoner Saksfremlegg Notat Opptak 2017 Saksfremlegg Notat Sammenslåing FSAT og CRIStin Saksfremlegg Seminar i KD 23.november Saksfremlegg Program Vedlegg 1: Informasjon til intern bruk i berørte virksomheter følgebrev Vedlegg 2: Informasjon til intern bruk i berørte virksomheter FSAT-16-115-1 FSAT-16-115 FSAT-16-123 FSAT-16-124 FSAT-16-125 FSAT-16-129-1 FSAT-16-129 FSAT-16-118-1 FSAT-16-118 FSAT-16-126 FSAT-16-127-1 FSAT-16-127-2 FSAT-16-127-3 FSAT-16-127-4 Sak 8 Status for arbeidet med Vitnemålsportalen Saksfremlegg Notat FSAT-16-130-1 FSAT-16-130 Hilsen Christen Soleim Leder for FSAT-styret Grete Christina Lingjærde Direktør for FSAT FSAT-16-122 Innkalling til møte i styret for FSAT 7.12.2016 Side 3

Felles studieadministrativt tjenestesenter - FSAT FSAT-16-113 Referat Møte i styret for FSAT 19. oktober 2016 Til stede: Styremedlemmer: Christen Soleim, UiB Gunnar Bendheim, NTNU Anne Ringen Pedersen, Nord universitet Heidrun Hole, LDH Kristian Myhre, NSO Anne Kathrine Foss Haugen, FSAT Observatør: Joar Nybo, KD Felles studieadministrativ tjenestesenter FSAT: Grete Christina Lingjærde Agnethe Sidselrud (referent) Forfall: Heidi Adolfsen, UiT Marianne Øhrn Johannessen, UiA Kjetil Solvik, NMH Richard Borge, FSAT Johannes Falk Paulsen, UiO Møteleder: Referent: Christen Soleim, UiB Agnethe Sidselrud Dato: 19.10 2016 Sist endret:

Dagsorden Sak 1. Referat fra styremøte 21. september 2016 Vedtakssaker: Sak 2. Arbeidsoppgaver og budsjett for 2017 Sak 3. Gevinstrealisering i FSATs prosjekter Orienteringssaker: Sak 4. Status for fusjoner Sak 5. Status for opptak forberedelse til neste års opptak Sak 6. Sammenslåing av FSAT og CRIStin videre arbeid Sak 7. IKT-utvalget Sak 8. Samarbeidsarena for time- og romplanlegging Sak 9. Statsbudsjettet 2017 Sak 10. Eventuelt FSAT-16-113 Referat fra møte i styret for FSAT 19.10.2016 Side 2

Det var ingen saker til Eventuelt: Dagsorden ble godkjent. 1. Referat fra møte i styret for FSAT 21. september 2016 Det var ingen merknader til referatet. Referatet ble godkjent. 2. Arbeidsoppgaver og budsjett for 2017 Styreleder innledet. Utkast til arbeidsoppgaver og budsjett for 2017 ble behandlet på styremøtet 21. september. Det var enighet om hovedprioriteringene, mens strukturen i dokumentet skulle bearbeides videre. Styret ble enige på møtet 21. september at dersom kontingenten skal økes med 10%, så bør det fremgå klart av dokumentet hvilke nye funksjoner og tjenester som skal utvikles og tilbys institusjonene, når de kan forventes og hvilke gevinster som vil kunne realiseres ved de institusjonene som tar de nye tjenestene i bruk. Direktøren orienterte om justeringer som ble foretatt i utkast til budsjett etter behandling på styremøtet 21. september: - Størrelsen på bevilgningen er justert med 1 mill for FSAT i tråd med bevilgningen i Statsbudsjettet - Inntekter fra kontingenten økes med 10% i tråd med styrets vedtak av 21. september - Det legges inn inntekter på 6 mill for Vitnemålsportalen - Det er lagt inn overførte midler fra 2016 på 4 mill. - På utgiftssiden er posten «Seminarer» redusert med 176.000, posten «Kompetanseutvikling og personalseminarer» redusert med 700.000 for å oppnå balanse med inntektssiden. Styret drøftet saken. Vedtak: Styret for FSAT vedtar det fremlagte forslaget til arbeidsoppgaver og forslag til budsjett for 2017med de innspill som fremkom i møtet. 3. Gevinstrealisering for FSATs prosjekter Styreleder innledet. Det er et mål at institusjonene i offentlig sektor effektiviserer arbeidsprosessene. En av hovedoppgavene til FSAT er å bidra til standardisering, effektivisering og kvalitetssikring av prosesser og rutiner for det studieadministrative området. Digitalisering av prosessene er et av virkemidlene for å oppnå dette. FSATs systemer og tjenester har stort potensiale for gevinstrealisering i UH-sektoren. For å sikre riktig prioritering av oppgaver for FSAT i strategiperioden samt hensiktsmessig dimensjonering av FSATs ressurser, har styret for FSAT bedt om at det FSAT-16-113 Referat fra møte i styret for FSAT 19.10.2016 Side 3

startes et arbeid med å lage et system som synliggjør gevinstene i sektoren. Oversikt over gevinstene vil gjøre det lettere for styret å foreta prioriteringsdiskusjonen i forbindelse med behandling av neste års budsjett. Synliggjøring av gevinstene bør også kommuniseres til institusjonene og Kunnskapsdepartementet Til møtet forelå utkast til fremdriftsplanen for arbeidet med gevinstrealisering for FSATs tjenester og systemer. Det settes av 1 årsverk til dette arbeidet. Styret har drøftet den fremlagte fremdriftsplanen og følgende momenter fremkom: - Det må sikres at det er tett dialog med institusjonene gjennom hele prosessen. - Det må sikres at medlemmer i prosjektgruppen (fra institusjonene) må inneha økonomikompetanse - Styret ønsker at brukerinstitusjonene presiseres som en av interessentgruppene - Sektoreksterne og sektorinterne interessenter må eksemplifiseres. Vedtak: Styret for FSAT vedtar den fremlagte fremdriftsplanen for arbeid med gevinstrealisering for FSATs tjenester og systemer med de innspillene som fremkom i møtet. 4. Status for fusjoner Direktøren orienterte. Arbeidet med fusjoner går etter planen og er høyt prioritert i FSAT. Fusjonen mellom VID og Høyskolen Diakonova er satt på vent. Styret tok saken til orientering. 5. Status for opptak forberedelse til neste års opptak Direktøren orienterte. FSAT arbeider med å redusere risiko i neste års opptak og dette arbeidet er en av de høyest prioriterte oppgavene. Bemanningen i Seksjon for kompetansevurdering og i Seksjon for forvaltning er styrket med nye stillinger. Det er planlagt flere prosjekter for effektivisering av FSATs interne saksbehandlingsrutiner i arbeid med opptak. Det er ønskelig at KDs arbeid med opptaksforskriften avsluttes i god tid før endringene skal legges inn i opptakssystemet. Styret tok saken til orientering. Risikomatrisen oppdateres og legges frem på neste møte. FSAT lager en tidsplan for arbeidet med opptaksforskriften som forankres i KD. 6. Sammenslåing av FSAT og CRIStin videre arbeid Direktøren orienterte. Departementet har bedt om at FSAT utarbeider forslag til vedtekter for den nye virksomheten. Forslaget ble utarbeidet av administrasjonen ved FSAT-16-113 Referat fra møte i styret for FSAT 19.10.2016 Side 4

FSAT og sendt til styret for FSAT for godkjenning på sirkulasjon. Arbeid med vedtektene ble også forankret i CRIStin. Utkastet ble sendt til departementet før fristen 15. oktober. FSAT og CRIStin sendte også en liste med forslag til mulige styremedlemmer til departementet innen 15. oktober slik departementet ønsket. FSAT og CRIStin arbeider høsten 2016 med implementering av sammenslåingen på følgende områder: stedkoder i personalsystemet, mappestrukturen i ephorte, oppdatering av nettsider og rutiner for administrative fellestjenester internt i den sammenslåtte organisasjonen. Styret tok saken til orientering. 7. IKT-utvalget Direktøren orienterte. Arbeidsgruppen har hatt ett møte etter sommeren 26. september. KDs nye organiseringsprosjekt deltok på slutten av møtet og orienterte arbeidsgruppen om prosjektet. Delstrategi for utdanning ble sendt departementet innen fristen 1. juli. I møtet ble status for samtlige delstrategier gjennomgått: Informasjonssikkerhet, infrastruktur, forskning, administrative tjenester og organisering og styring. Det ble besluttet at Forskning og -studieadministrasjon som først var definert ut av strategien til administrative tjenester skal inkluderes og gruppen skal utvides med medlem fra FSAT. Utgangspunktet for arbeidsgruppen er en datasentrisk tilnærming og brukerfokus (forsker, lærer, student, administrator/leder). Styret tok saken til orientering. 8. Samarbeidsarena for time- og romplanlegging Styreleder innledet. UNINETT arbeider med å sette opp en organisering i forlengelsen av anskaffelsen av et time-/romplanleggingssystem. UNINETT ønsker en organisering som sikrer dialog mellom rettighetshavere (universiteter/høgskoler) og leverandører, basert på avtaler og definerte prosesser. FSATS styret har ikke fått en formell forespørsel i saken. Styret tok saken til orientering. FSATs administrasjon tar videre dialog med UNINETT om saken. 9. Statsbudsjettet 2017 Direktøren orienterte. Statsbudsjettet ble lagt frem 6. oktober. Departementet foreslår 68, 4 mill i tildeling til den nye sammenslåtte enheten (FSAT og CRIStin). Det er en økning på ca. 2 mill. I tillegg foreslår departementet midler til FSAT for arbeid med en nasjonal vitnemålsdatabank. I forbindelse med revisjon av fagskoleloven, ble det opprettet et klageorgan for fagskoleutdanning. Departementet foreslår midler til FSAT til drift og sekretariatsarbeid i klagenemnda for fagskoleutdanning. Styret tok saken til orientering. FSAT-16-113 Referat fra møte i styret for FSAT 19.10.2016 Side 5

10. Eventuelt Ingen saker. FSAT-16-113 Referat fra møte i styret for FSAT 19.10.2016 Side 6

Felles studieadministrativt tjenestesenter - FSAT FSAT-16-115-1 AS Til styret Sak 2 Organisering av brukerstyring og brukermedvirkning for forvaltning og videreutvikling av systemer og tjenester Behov for økt trykk i digitaliseringsarbeidet, raske, brukertilpassede løsninger og økte krav til standardisering, effektivisering og gevinstrealisering for sektoren, gjør at FSATs modell for organisering av utvikling og forvaltning av tjenester og systemer, nå bør gjennomgås. Dette parallelt med at flere tjenester og teknologiske løsninger er utviklet, og har kommet til som følge av fusjoner (FS/SO/Cristin). En videreutvikling av FSATs modell for forvaltning og utvikling, må ivareta følgende hensyn: bruker- og eiermedvirkning- og styring raske leveranser med høy kvalitet standardisering, effektivisering og gevinstrealisering utvidet portefølje av svært ulike tjenester og teknologiske løsninger Videreutvikling av modellen må i tillegg sikre at vi ivaretar historikken og de hensynene som har vært avgjørende for utviklingen av den forvaltningsmodellen FSAT nå har hatt i flere tiår, og som har bidradd til den suksessen vi har hatt med nasjonal samordning av systemer og tjenester i Norge. Vedlagt følger et første utkast justering av FSATs modell for organisering av brukerstyring og brukermedvirkning for forvaltning og videreutvikling av systemer og tjenester. Gjennomgang av modellen er en av hovedprioriteringene i FSATs årsplan 2017. Styret inviteres til en innledende drøfting av saken. Vedlegg: - Notat «Brukerstyring og brukermedvirkning av tjenester og systemer i FSAT» FSAT-16-115-1 AS

Felles studieadministrativt tjenestesenter FSAT-16-115 KFH Brukerstyring og brukermedvirkning i utvikling av tjenester og systemer i FSAT Brukerstyring og brukermedvirkning er en viktig og sentral faktor i utviklingen av tjenestene og systemene som leveres av FSAT. Utviklingsmetodikken er basert på analyse av arbeidsprosesser i samarbeid med brukerne av systemene. FSAT skal bidra til standardisering, effektivisering, digitalisering og kvalitetssikring av studieadministrative rutiner ved institusjonene i sektoren. Digitalisering av prosesser og rutiner gir gevinster på alle områdene. Uten et tett og nært samarbeid med brukerne av systemene og tjenestene vil det ikke være mulig å bidra til dette. En helhetlig tilnærming til prosesser og rutiner vil bedre kvalitet i tjenester for brukerne. Systemene er unike i internasjonal sammenheng. Arbeidet med fellessystemene har helt fra oppstarten vært drevet frem av både av eiere og brukere: Departementet ønsket standardisering og felles praksis på de ulike områdene samtidig som institusjonene hadde behov for egenutviklete løsninger, da kommersielle løsninger tilpasset norske forhold ikke var tilgjengelig. Felles studentsystem (FS) og Frida, forløper til CRIStin, ble utviklet ved at universitetene samarbeidet om kravspesifisering. Utvikling og vedlikehold skjedde i tett samarbeid med brukerinstitusjonene for å dekke institusjonenes behov for systemstøtte for administrative oppgaver. Tilsvarende er det samordnede opptaket til høyere utdanning basert på tett samarbeid mellom alle parter. Det er viktig at FSATs tjenester og løsninger, som svarer på komplekse behov, må utvikles og tilbys i nær kontakt med brukerne. Bruker- og eierstyrt utvikling har vært en av suksseskriteriene for FSATs systemer og tjenester. Det er derfor vesentlig at FSAT sikrer sektorens brukerstyring og brukermedvirkning, samtidig som eierinteressene ivaretas Behov for økt trykk i digitaliseringsarbeidet, raske, brukertilpassede løsninger og økte krav til standardisering, effektivisering og gevinstrealisering for sektoren, gjør at FSATs modell for organisering av utvikling og forvaltning av tjenester og systemer, nå bør gjennomgås. Dette parallelt med at flere tjenester og teknologiske løsninger er utviklet, og har kommet til som følge av fusjoner (FS/SO/Cristin). En videreutvikling av FSATs modell for forvaltning og utvikling, må ivareta følgende hensyn: bruker- og eiermedvirkning- og styring raske leveranser med høy kvalitet standardisering, effektivisering og gevinstrealisering 1

utvidet portefølje av svært ulike tjenester og teknologiske løsninger Videreutvikling av modellen må i tillegg sikre at vi ivaretar historikken og de hensynene som har vært avgjørende for utviklingen av den forvaltningsmodellen FSAT nå har hatt i flere tiår, og som har bidradd til den suksessen vi har hatt med nasjonal samordning av systemer og tjenester i Norge. Under er det skissert et forslag til hvordan brukerstyring og brukermedvirkning kan organiseres i FSAT. 2

Møter, seminarer og nettverk Formål, oppgaver og mandat Deltakere FS-kontaktforum Nettverk for FS-kontaktpersoner. Seminar omtrent hvert halvår med aktuelle tema innen FS-kontaktpersoner FS. Programmet blir laget i samarbeid med koordingeringsgruppen. Opptakslederforum Nettverk for opptaksledere. Epostliste for å kunne ha nærmere kontakt med opptaksledere. Alle opptaksledere møtes to ganger i året på seminarene som arrangeres av FSAT. Opptaksledere fra den enkelte institusjon Opptaksseminarer FSAT arrangerer årlig både oppstarts- og oppsummeringsseminar. Opptaksledere og sentrale opptaksmedarbeidere fra institusjonene. Saksbehandlerseminar De ulike regionene arrangerer saksbehandlerseminarer og FSAT bidrar med innledere og oppgaver. Opptaksmedarbeidere inviteres til seminarene. Studieadministrativt seminar FSAT arrangerer et stort seminar for studieadministrasjonene. Programmet vil bestå av aktuelle temaer. Koordineringsgruppene skal delta i faglig planlegging av seminaret. Institusjonene kan sende ønsket antall deltakere til seminaret. Møte med IT-nettverk Regelmessige møter med IT-nettverket ved UH-institusjonene. It-ledere ved institusjonene 4

Sentrale kontaktpunkter for FSAT ved institusjonene FS-kontaktperson Opptaksledere Formål, oppgaver og mandat Bindeledd mellom FS og institusjonen Skal ha overblikk over FS-systemet og kunnskap om bruk av FS ved egen institusjon Må holde seg oppdatert på endringer i FS Videreformidle informasjon, kompetanse og spørsmål mellom de aktuelle parter. Pådriver i forhold til hvordan institusjonen skal kunne ta i bruk eksisterende og nye løsninger i FS Videreformidle endringsønsker fra institusjonen Ansvar for å koordinere intern opplæring i FS og innføring av nye felles rutiner Bindeledd mellom SO og institusjonen Skal ha overblikk over og kunnskap om opptaket ved egen institusjon Følge opp oppgaver i henhold til NOM-kalenderen Må holde seg oppdatert på endringer i opptaket Videreformidle informasjon, kompetanse og spørsmål mellom de aktuelle parter. Videreformidle endringsønsker fra institusjonen Ansvar for å koordinere intern opplæring innen opptak og innføring av nye felles rutiner Deltakere En kontaktperson ved hver institusjon. En opptaksleder ved hver institusjon. 5

Råd og grupper som oppnevnes av FSAT Strategisk prioriteringsråd Koordineringsgrupper Formål, oppgaver og mandat Prioritere oppgaver i FSAT Å gi strategiske råd om de langsiktige planene for FSAT. Sikre forankring i sektoren Det kan ved behov opprettes flere prioriteringsråd for ulike saksfelt for eksempel FS, SO og datavarehus. Delta i planlegging av faglig innhold til Studieadministrativt seminar og Kontaktforum. Vurdere saker som ikke hører hjemme i en ekspertgruppe, prioritere endringsønsker i disse og eventuelt opprette ekspertgruppe for slike saker når de har et slikt omfang. Følge opp beslutninger Rådgivere i saksfeltet Felles rutiner Det kan være flere koordineringsgrupper for eksempel FS og SO Ekspertgrupper Opprettes ved behov Arbeider med videreutvikling og forbedringer av enkeltmoduler i FS eller enkeltapplikasjoner Spesifikasjon av nye løsninger Testing Prioriterer mindre endringsønsker Felles rutiner Det kan med fordel opprettes ekspertgruppe på tvers av systemene SO og FS på de områdene som er i skjæringspunktet mellom disse systemene. Dette for å sikre helhetlige opptaksløsninger. Deltakere Ledere i sektoren på ulike nivåer oppnevnes av styret for inntil 4 år. Det kan være inntil 10 medlemmer i koordineringsgruppen fra forskjellige institusjoner. Sammensetning av gruppen skal vurderes ut ifra institusjonenes størrelse, slik at små, middels og store institusjoner er representert. Det må også være medlemmer fra både statlige og private institusjoner. Medlemmene må være FS-kontaktperson og oppnevnes av FSAT for 4 år. 6-8 medlemmer i hver gruppe avhengig av behov. Hovedregelen er kun ett medlem fra hver institusjon. Medlemme må ha inngående kjennskap til aktuelt saksfelt. I gruppene må det være representanter fra små, middels og store institusjoner. Det må også være medlemmer fra både statlige og private institusjoner. Gruppene oppnevnes av koordineringsgruppen. Utredningsgrupper Effektive mindre grupper for å utrede nye behov Representanter fra sektoren. Antall medlemmerr bør være rundt 5. Sammensetningen av gruppene vil variere fra virksomhetsområde til virksomhetsområde (Opptak, FS, STAR, etc.). Den foreslåtte strukturen vil også kunne implenenteres for CRIStin etter fusjonstidspunktet. 6

Felles studieadministrativt tjenestesenter - FSAT FSAT-16-123 AS Orienteringssak Til styret Sak 3 Status for arbeid med risikovurdering av FSAT 1. Bakgrunn og tidligere behandlinger i styret for FSAT Styret for FSAT har vedtatt risikovurdering som en av hovedprioriteringene i FSATs Årsplan for 2016. Tidsplan for gjennomføring ble behandlet på styremøtet 15. juni 2016. 2. Status for arbeidet Styret for FSAT har gjennomført en risikovurdering av FSATs strategiske mål på seminaret 21. september 2016 (vedlegg 1). Det ble identifisert risikoer under hvert strategisk mål. Det ble også foretatt vurdering av sannsynlighet og konsekvens for en del av risikoene. Styrets risikovurdering ble foretatt med utgangspunktet i følgende temaer: - Måloppnåelse ift FSATs strategiske mål - Gjennomføringsevne av hovedleveranser fra Årsplan 2016 - Omdømmebygging og ekstern kommunikasjon - Brukermedvirkning - Kompetanse og kapasitet Ledergruppen for FSAT viderefører arbeidet med riskovurderingen og identifiserer forslag til tiltak. Ledergruppen for FSAT har gjennomført sin egen risikovurdering av måloppnåelse innenfor hvert strategiske mål (vedlegg 2). Vurderingen ble gjennomført på lederseminaret 22. september og 14. november 2016. Ledergruppens risikovurdering ble foretatt med utgangspunkt i følgende temaer: Tjeneste- og systemforvaltning - Måloppnåelse ift FSATs strategiske mål - Gjennomføringsevne av hovedleveranser fra Årsplan 2016 - Omdømmebygging og ekstern kommunikasjon - Brukermedvirkning - Kompetanse og kapasitet Systemutvikling - Brukermedvirkning - Kompetanse og kapasitet Systemdrift - Applikasjonsdrift FSAT-16-123 AS

- Databasedrift Drift av virksomheten - Økonomiforvaltning - Personalforvaltning - Intern organisering og intern kommunikasjon Planleggingsgruppe for FS har på møtet 23. november 2016 identifisert riskoene innenfor temaene tjeneste- og systemforvaltning og systemutvikling. Arbeidet med risikovurderingen fortsetter vinteren 2016-2017 med involvering av følgende grupper: lærestedene ved opptaksledere og nasjonale utvalg samt driftsleverandøren. Resultatet av arbeidet samles i ett dokument. Det legges ved to delleveranser (styrets vurdering og ledergruppens vurdering) til styrets orientering. Vedlegg: 1. Risikovurdering for FSAT, gjennomført av styret for FSAT, 21. september 2016. 2. Risikovurdering for FSAT, gjennomført av ledergruppen for FSAT, 14. november 2016. FSAT-16-123 AS

Felles studieadministrativt tjenestesenter - FSAT FSAT-16-129-1 KFH Orienteringssak Til styret Sak 4 Status for fusjoner i 2016-2017 og risikovurdering Styret for FSAT har bedt om at status for fusjonsarbeidet ved FSAT legges frem på hvert styremøte. Vedlagt følger notat som inneholder en statusrapport og en risikovurdering. Risikovurderingen inneholder de samme risikoene som for fusjoner i perioden 2015-2016. I del 1 får styret informasjon om hvilke grep FSAT har gjort for å møte sektorens behov for bistand til fusjonering av FS-databaser med virkningstidspunkt 1. januar 2017. Del 2 inneholder risikovurderingen som styret vil følge på styremøtene fremover. Statusnotatet legges med dette fram til orientering. Vedlegg: - Notat Status for fusjoner i 2016-2017 og risikovurdering FSAT-16-078-1

Felles studieadministrativt tjenestesenter - FSAT FSAT-16-129 OMN Til styret Status fusjoner i 2016-2017, konsekvenser og risikovurdering Bakgrunn Dette notatet er todelt, en statusrapport og en risikovurdering. Risikovurderingen inneholder de samme risikoene som for fusjoner i perioden 2015-2016. I del 1 får styret informasjon om hvilke grep FSAT har gjort for å møte sektorens behov for bistand til fusjonering av FS-databaser med virkningstidspunkt 1. januar 2017. Del 2 inneholder risikovurderingen som styret vil følge på styremøtene fremover. Del 1: Statusrapport 1.1 Stortingsmelding 18: «Konsentrasjon for kvalitet Strukturreform i universitets- og høyskolesektoren» I 2015 kom Kunnskapsdepartementet (KD) med stortingsmeldingen «Konsentrasjon for kvalitet Strukturreform i universitets- og høyskolesektoren» https://www.regjeringen.no/nb/dokumenter/meld.-st.-18-2014-2015/id2402377/ Stortingsmeldingen lager et nytt kart over utdannings-norge og angir hvilke sammenslåinger KD anbefaler med virkningsdato 1. januar 2016 (kategori 1), og hvilke som må utredes nærmere (kategori 2 og Kategori 3). https://www.regjeringen.no/contentassets/9269702f54224a75abf4889ce2833faa/sammenslaing-avlaresteder-21.03_endelig.pdf Noen av fusjonsforslagene i kategori 2 og kategori 3 er nå foreslått vedtatt med virkningsdato 1. januar 2017. Fusjonene vil endelig vedtas ved Kongelig resolusjon i juni 2016. FSAT-16-129

1.2 Institusjonenes behov for bistand fra FSAT Følgende institusjoner har bedt om bistand til fusjon: - Universitetet i Bergen og Kunst- og designhøgskolen i Bergen - Høgskolen i Sørøst-Norge - Høgskulen på Vestlandet: Høgskolen Stord/Haugesund, Høgskolen i Bergen og Høgskolen i Sogn og fjordane - VID Vitenskapelige Høgskole og Høyskolen Diakonova UiB har i tillegg bedt om bistand til å flytte drift av FS-databasen fra UiB til USIT. Det er nå utført. FSAT ledet flytteprosjektet i samarbeid med prosjektleder fra UiB. Høgskolen Stord/Haugesund, Høgskolen i Bergen og Høgskolen i Sogn og fjordane har vedtatt å kalle seg Høgskulen på Vestlandet når den nye institusjonen trer i kraft fra 1. januar 2017. Fusjonen mellom VID og Høyskolen Diakonova er satt på vent til høsten 2017. 1.3 Møter med UH-sektoren 1.3.1 Felles workshop om fusjon av FS-databaser 2. 3. juni 2016 FSAT inviterte alle FS-institusjonene som har inngått avtale om fusjonsbistand til seminar om fusjoner 2. - 3. juni. Det var totalt 29 deltakere, hvorav 5 fra FSAT. De påmeldte bestod av både studieadministrativt ansatte og IT-ansatte. Prosjektleder for fusjonsprosjektet fra FSAT, Knut Løvold, var ansvarlig for programmet. Innholdet var fokusert på egenrefleksjon fra de ulike institusjonene, i tillegg til deling av erfaringer fra Espen Kristensen ved UiT om deres fusjoner, VID-fusjonen og fusjonen Høgskolen Buskerud/Vestfold. 1.3.2 Flytting av drift av FS for UiB UiB har driftet FS på egenhånd siden 1996, men har bestemt seg for å flytte driften til FSAT/USIT. Flytting av drift av FS for UiB ble utført helgen 10. - 12. juni. Flyttingen ble svært vellykket med så godt som ingen brukerhenvendelser etter flytting. God testing i forkant, samt god testing og feilretting i løpet av flyttehelgen bidro til det gode resultatet. 1.3.3 Felles workshop om fusjon av FS-databaser II, 31. oktober 1. november 2016 FSAT inviterte alle FS-institusjonene som har inngått avtale om fusjonsbistand til seminar om fusjoner 31. oktober 1. november. Seminaret var en oppfølging av seminaret i juni, samtidig som prøvefusjonsrunde nr. 1 var gjennomført og man hadde høstet erfaringer fra denne. Tema var todelt, en del med statusrapport fra de ulike fusjonspartnerne og deretter fokusområder frem mot reell fusjonsdato som er 1. januar 2016. Da skal institusjonene blant annet ha identiske FSAT-16-129

vitnemål og Studentweb, men uten at databasene er fusjonert. Det ble også avholdt individuelle møter mellom FSAT og de enkelte fusjonspartnerne. Uninett holdt en innledning om ID-håndtering og Feide i forbindelse med en fusjon. Bibsys holdt en innledning om sine erfaringer med overgang til det nye biblioteksystemet Alma, knyttet til fusjoner. 1.3.4 Prøvefusjon nr 1 FSAT er nå ferdig med fusjonsrunde nr. 1 i tråd med prosjektplanen. Alle prøvefusjonene i runde nr. 1 ble fullført innen seminaret 31. oktober 1. november. Hovedformålet med prøvefusjon nr. 1 var å teste fusjons-scriptene og se at databasene lar seg fusjonere. For at det skulle være mulig var man avhengig av at institusjonene hadde ryddet i sine data slik at det ikke er koder og andre data som kommer i konflikt med hverandre. Resultatene er gode og basene har latt seg fusjonere uten store problemer. Det er oppdaget noen småting og disse skal det ryddes i. Resultatet er som forventet og avdekking av feil er en del av målet med prøvefusjonene. 1.4 Overordnet tidsramme for fusjonsprosjektet av FS-baser: - Prosjektstart: Gjennomført o Uke 33 - Testperiode flytting av drift av FS for UiB Gjennomført o April - Seminar 1: Gjennomført o 2. 3. juni - Flytting av drift av FS for UiB Gjennomført o 10. 12. juni - Prøvefusjon 1: Gjennomført o Oktober - Seminar 2: Gjennomført o 31. oktober 1. november - 1. januar 2016: o Fusjonspartnerne benytter dagens FS-databaser, men har identiske vitnemål, Studentweb mv. - Prøvefusjon 2: o Januar/februar 2017 - Fusjon av databaser: o Februar/mars 2017 - Semesterstart høsten 2017 o Klargjøring innen 1. juli 2017 FSAT-16-129

Del 2: Risikovurdering 2.1 Risikovurdering Risiko Styret følger 4 risikoer i fusjonsprosjektet. De er utilstrekkelige ressurser, manglende kompetanse, manglende oppfølging fra institusjonene og flytting av drift for UiB til USIT. Det er ikke avdekket forhold som skulle tilsi risiko for at målene i prosjektet ikke vil oppnås. A) Utilstrekkelige ressurser FSAT gjennomførte en intern organisasjonsendring og flyttet til nye lokaler i 2015. Ny organisasjon er i ferd med å sette seg. Alle løpende ordinære oppgaver skal gjennomføres i 2016 og det må utføres en del oppgaver som ble nedprioritert i 2015. Det gjelder spesielt dokumentasjon og flere kurs. Vitnemålsbanken og Emrex skal i produksjon fra 1. januar 2017. Studentweb 3 er i produksjon for alle institusjoner, men det er nå mange ønsker til ny funksjonalitet. Fagpersonweb og Evuweb skal skrives om til ny plattform, og EPN skal omskrives. Gruppe for FS, GAUS og RUST i FSAT er prosjektleder for fusjonsprosjektet, men har fått tilført flere ressurser enn i 2015. Bemanningen anses nå som tilstrekkelig, men sårbar. Tiltak for å redusere risiko knyttet til utilstrekkelige ressurser vil være: Utarbeide en prioritert liste over oppgaver som skal utføres av FS-støtte Være tydelig på prioriteringene utad slik at brukerne har realistiske forventninger. Vurdere å øke ressursene i FS-støtte midlertidig gjennom bemanningsøkning ved uforutsette behov Risiko er vurdert med utgangspunkt i at planlagte tiltak blir gjennomført (gjenværende risiko). Vi vurderer sannsynligheten for at vi i 2016 har utilstrekkelige ressurser til å nå målene om fusjonene for og konsekvensen av at vi ikke har tilstrekkelige ressurser til å nå målet. Sannsynlighet: 1 Konsekvens: 4 FSAT-16-129

B) Manglende kompetanse FSAT har god erfaring med fusjonering av FS-databaser både for prosjektlederkompetanse og på databasesiden. Det ble i 2015 etablert et fusjonsteam i FSAT. Det samme teamet vil håndtere fusjonene i 2016. Tiltak for å redusere risiko knyttet til manglende kompetanse ressurser vil være: Opprette fusjonsteam i FSAT Flere personer er involvert i fusjon av databaser Planlagte tiltak er gjennomført. FSAT vurderer sannsynligheten for at vi i 2016 har manglende kompetanse til å nå målet og konsekvensen av at vi ikke har tilstrekkelig kompetanse til å nå målet Sannsynlighet: 1 Konsekvens: 4 C) Manglende oppfølging fra FS-institusjonene FSAT er avhengig av å gjennomføre et stramt tidsløp med lite rom for avvik fra prosjektplanen. Vi er derfor avhengig av at den enkelte institusjon følger opp krav fra prosjektleder i FSAT. I møtene med institusjonene som skal fusjonere har fusjonsteamet i FSAT vært opptatt av ledelsesforankring og prosjektorganisering av det kommende arbeidet. Tiltak for å redusere risiko knyttet til manglende oppfølging fra FS-institusjonen vil være: Ledelsesforankring på møtene med institusjonene som skal fusjonere Krav om prosjektorganisasjon for fusjon av FS-databasene på institusjonene som skal fusjonere Gjennomføring av to seminarer som planlagt i prosjektplanen Jevnlig oppfølging av prosjektlederne ved fusjonsinstitusjonene Bruk av verktøyet Jira for å se hvilke oppgaver som er utført og hvilke som gjenstår. Oppfølging fra institusjonene om ting FSAT påpeker er viktige for å komme i havn Risiko er vurdert med utgangspunkt i at tiltakene er gjennomført eller igangsatt. Vi vurderer sannsynligheten for at vi i 2016 har manglende oppfølging fra FS-institusjonene til å nå målet og konsekvensen av at vi ikke får tilstrekkelige oppfølging til å nå målet. Sannsynlighet: 1 Konsekvens: 4 FSAT-16-129

Risikomatrise: Sannsynlighet/konsekvens 1 2 3 4 5 5 4 3 2 1 AB C FSAT-16-129

Felles studieadministrativt tjenestesenter - FSAT FSAT-16-118-1 AS Til styret Sak 5 Forberedelse til opptaket 2017 Gjennomføring av opptak er en høyt prioritert oppgave ved FSAT. Styret for FSAT har bedt om at status for arbeidet med forberedelser til gjennomføring av opptak 2017 legges frem til styrets orientering på hvert styremøte. Risikoanalysen for gjennomføring av opptak er oppdatert med tanke på neste års opptak og legges ved til orientering. Vedlegg: - Notat «Forberedelse til opptaket 2017» FSAT-16-118-1 AS

Felles studieadministrativt tjenestesenter - FSAT FSAT-16-126 AS Til styret Sak 6 Sammenslåing av FSAT og CRIStin videre arbeid Kunnskapsdepartementet har besluttet at FSAT og CRIStin samorganiseres fra 1. januar 2017. Utkast til vedtektene ble sendt til departementet før fristen 15. oktober. Det har i ettertid vært jobbet med avklaringer mellom KD, HOD, FSAT og CRIStin rundt dette utkastet. FSAT og CRIStin arbeider høsten 2016 med implementering av sammenslåingen på følgende områder: - Innelggelse av felles budsjett i UiO-systemet - stedkoder i personalsystemet, - mappestrukturen i ephorte - oppdatering av nettsider - rutiner for administrative fellestjenester internt i den sammenslåtte organisasjonen. FSAT-16-126 AS

Felles studieadministrativt tjenestesenter - FSAT FSAT-16-127-1 Til styret Orienteringssak Sak 7 Seminar om Organiseringsprosjektet i Kunnskapsdepartementet 23. november 2016 Kunnskapsdepartementet har startet et organisasjonsprosjekt som skal vurdere organiseringen av forvaltningsoppgaver, fellestjenester og felles ressurser i kunnskapssektoren, herunder forvaltningsorganene under Kunnskapsdepartementet og organisering av relevante forvaltningsoppgaver i departementet. For å orientere om prosjektets fremdrift og diskutere mulige forslag til modeller for organisering, inviterte Kunnskapsdepartementet til et dagsseminar med styreledere og direktører i foretakene under Kunnskapsdepartementet. Vedlagt er seminarprogram samt brev og notat med informasjon til internt bruk i berørte virksomheter. Sammen legges dette fram til orientering. Vedlegg: - Program 23. november - Brev datert 14.11.2016 - Notat med informasjon til internt bruk i berørte virksomheter FSAT-16-127-1

Program for seminaret, Kirkegata 18, 23. november 2016 kl. 11 til 15. 10.45-11.00: Hentes i resepsjon, hente kaffe, finne plassene 11.00-11.15: Innledning ved departementsråd Petter Skarheim 11.15-11.45: Innledninger fra brukere, ved områdedirektør Helge Eide, KS og prorektor Anne Lise Fimreite, UiB 11.45-12.15: Orientering fra prosjektet ved prosjektleder Trond Fevolden 12.15-12.45 Pause med enkel servering 12.45-13.45: Gruppediskusjoner 13.45-14.00: Pause 14.00-14.50: Plenumsdiskusjon 14.50-15.00: Oppsummering og avrunding Nærmere om gruppeinndelingen Gruppe Delprosjekt 1 Assisterende departementsråd Espen Aasen leder diskusjonen. I tillegg sekretær fra KD. Følgende virksomheter deltar, med virksomhetsleder: Kunnskapssenter for utdanning, Senter for IKT i utdanningen, Udir,Vox Gruppe Delprosjekt 2, forvaltning Ekspedisjonssjef Toril Johansson leder diskusjonen. I tillegg sekretær fra KD. Følgende virksomheter deltar i gruppen, med virksomhetsleder: NOKUT, Norsk senter for realfagsrekruttering, Program for kunstnerisk utviklingsarbeid, SIU, UHR, FSAT, Kunnskapsdepartementet Gruppe Delprosjekt 2, tjenester Ekspedisjonssjef Eivind Heder leder diskusjonen. I tillegg sekretær fra KD. Følgende virksomheter deltar i gruppen: BIBSYS, CRIStin, FSAT, NSD, NUV, IKT-senteret, UHR, UNINETT Gruppe: Tverrgående IKT Ekspedisjonssjef Johan Raaum leder diskusjonen. I tillegg sekretær fra KD. Følgende virksomheter deltar i gruppen: BIBSYS, CRIStin, Senter for IKT i utdanningen, NSD, NUV, Udir, UNINETT, Vox Gruppe Tilsyn og kontroll, tilskudds- og programforvaltning Ekspedisjonssjef Knut Børve leder diskusjonen. I tillegg sekretær fra KD. Følgende virksomheter deltar i gruppen: NOKUT, NUV, PKU, SIU, Udir, Vox.

Ifølge liste Deres ref Vår ref Dato 16/5526-14.11.2016 Informasjon til intern bruk i berørte virksomheter - Organiseringsprosjektet i Kunnskapsdepartementet har invitert berørte virksomheter til et seminar 23.11.16, og har sendt ut et brev og et notat som grunnlag for diskusjonen i seminaret og videre arbeid framover. Prosjektet ønsker at de ansatte i virksomhetene skal få god informasjon om arbeidet. Dette gjøres på den måten virksomhetslederne finner hensiktsmessig. Vedlagt finner dere informasjonsmateriale som kan benyttes til å informere om prosjektet internt i virksomheten. Med hilsen Trond Fevolden (e.f.) spesialrådgiver Trond Risa seniorrådgiver Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer. Postadresse Kontoradresse Telefon* Administrasjons- og Saksbehandler Postboks 8119 Dep Kirkeg. 18 22 24 90 90* økonomiavdelingen Trond Risa 0032 Oslo Org no. 22247459 postmottak@kd.dep.no http://www.kd.dep.no/ 872 417 842

Adresseliste BIBSYS 7491 TRONDHEIM CRIStin Current Research Information System in Norway Postboks 1059 Blindern 0316 OSLO Felles studieadministrativt tjenestesenter Postboks 1133 Blindern 0318 OSLO Kunnskapssenter for utdanning Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen Postboks 578 1327 LYSAKER Nasjonalt senter for realfagsrekruttering NTNU, Realfagbygget 7491 TRONDHEIM Norgesuniversitetet Universitetet i Tromsø 9037 TROMSØ NSD - Norsk senter for forskningsdata AS Harald Hårfagres gate 29 5007 BERGEN Program for kunstnerisk Kunst- og designhøgskolen i utviklingsarbeid Bergen Strømgaten 1 5015 BERGEN Senter for IKT i utdanningen Postboks 530 9256 TROMSØ Senter for internasjonalisering Postboks 1093 5809 BERGEN av utdanning UNINETT AS Postboks 4769 Sluppen 7465 TRONDHEIM Universitets- og høgskolerådet Stortorvet 2 0155 OSLO Utdanningsdirektoratet Postboks 9359 Grønland 0135 OSLO Vox Nasjonalt fagorgan for kompetansepolitikk PB 236 Sentrum 0103 OSLO Side 2

Lanserer skisser til modeller Organiseringsprosjektet i Kunnskapsdepartementet legger nå frem skisser til ulike modeller for hvordan sektoren kan organiseres, og ønsker en tett dialog med sektoren for å finne styrker og svakheter ved de ulike modellene. Organiseringsprosjektet skal forenkle og forbedre organiseringen av de underliggende virksomhetene til Kunnskapsdepartementet. Prosjektet skal også se på oppgavefordelingen mellom departementet og de underliggende virksomhetene. - Jeg vil takke for alle innspillene som vi har fått. De har bidratt til å identifisere utfordringene i sektoren, og har vært viktige i prosjektets arbeid, sier prosjektleder Trond Fevolden. Ingenting besluttet Prosjektet har nå utarbeidet en rekke ulike skisser til modeller for hvordan sektoren kan organiseres. Disse modellene er beskrevet i et brev som er sendt til alle berørte virksomheter og relevante brukere. Mottakerne blir også invitert til et seminar i Kunnskapsdepartementet 23. november hvor disse modellene skal diskuteres. - Det er viktig å understreke at ingenting er besluttet ennå. Prosjektet ønsker å ha høre hva sektoren mener om de ulike skissene til modeller før vi går videre med vårt arbeid, sier Fevolden. Virksomhetene har også mulighet til å komme med skriftlige innspill innen 15. desember. På bakgrunn av dette vil prosjektet gå videre med å utvikle de mest aktuelle modellene. Prosjektet vil invitere berørte virksomheter til et nytt seminar tidlig i 2017. Vurderingskriterier Den nye organiseringen skal legge til rette for bedre måloppnåelse i sektoren, økt brukerorientering og mer effektiv oppgaveløsning. Samtidig er det et mål å øke omstillingsevnen, få en bedre styring av virksomhetene og legge flere oppgaver og tjenester utenfor Oslo. Prosjektet vil legge vekt på at: 1. Departementets fremste oppgave er å stå for policy-utvikling, utredning og planlegging av den overordnede sektorstyringen. Departementet bør i størst mulig grad rendyrkes som et faglig sekretariat for politisk ledelse, mens behandling av enkeltsaker og driftsoppgaver i størst mulig grad bør flyttes ut. 2. De offentlige forvaltningsfunksjonene bør være så nær brukerne som mulig, og utføres av det laveste effektive ledd i forvaltningskjeden. 3. En klar arbeids- og rollefordeling mellom virksomhetene. Et typisk område er mellom akkreditering, tilsyn og kontroll på den ene siden og ansvaret for utvikling og ressursfordeling på den andre siden. 4. Etablere miljøer som er tilstrekkelig robuste. Samling av flere og likeartede oppgaver kan gi gode faglige og administrative synergieffekter. - Vurderingskriteriene vil stå sentralt i vårt videre arbeid. Det er viktige avveininger som skal gjøres, og vi trenger å kunne støtte oss på innspill fra virksomhetene, sier prosjektleder Fevolden.

I arbeidet med å utvikle skissene har prosjektet tatt utgangspunkt i oppgavene som skal løses. - Mange vil derfor ikke finne igjen sin virksomhet i disse modellene. Det betyr selvsagt ikke at virksomheten er støket av kartet. Dette betyr at vi ser på oppgavene og foreslår organisering ut fra det, sier prosjektleder Fevolden. Tverrgående oppgaver Prosjektet mener at det er fire oppgaver som er særlig aktuelle for tverrgående organisering. Disse fire oppgavene er internasjonalisering, tilsyn og kontroll, IKT samt tilskudd- og programforvaltning. To av disse er skissert under: Modell 1: En virksomhet for internasjonalisering Ett forvaltningsorgan for deler av internasjonaliseringsoppgavene, enten beholde SIU som tverrgående virksomhet, eventuelt med justert oppgaveportefølje eller inkludere SIUs oppgaveportefølje i en virksomhet som også har andre oppgavetyper for UHsektoren. Modell 2: To virksomheter Internasjonalisering og IKT-infrastruktur Ett forvaltningsorgan for deler av internasjonaliseringsoppgavene, enten beholde SIU som tverrgående virksomhet, ev. med justert oppgaveportefølje eller inkludere SIUs oppgaveportefølje i en virksomhet som også har andre oppgavetyper for UH-sektoren. Enten egen virksomhet eller som del av sektororgan for høyere utdanning. Barnehage, grunnopplæring, kompetansepolitikk Organiseringsprosjektet er delt i to delprosjekter. Delprosjekt 1 gjennomgår virksomhetene som utfører ulike forvaltningsoppgaver og tjenester for barnehage-, grunnopplærings- og kompetansepolitikksektorene. Utdanningsdirektoratet, Senter for IKT i utdanningen, Vox, Nasjonalt senter for realfagsrekruttering og kunnskapssenter for utdanningen blir berørt av delprosjekt 1, og enkelte oppgaver hos Fylkesmannen, NOKUT, SIU og Kunnskapsdepartementet. Prosjektet ber om innspill til fire ulike modeller. Modell 1 en virksomhet Ett forvaltningsorgan for kompetansepolitikk, formell og uformell voksenopplæring, barnehage og grunnopplæring, inkludert IKT og ev. godkjenning utenlandsk utdanning. Modell 2 to virksomheter Ett forvaltningsorgan for kompetansepolitikk og formell og uformell voksenopplæring, ev. utdanning.no og godkjenning av utenlandsk utdanning med mer og ett forvaltningsorgan for barnehage og grunnopplæring barn/unge, inkludert IKT. Modell 3 to virksomheter Ett forvaltningsorgan for kompetansepolitikk og uformell voksenopplæring og ett forvaltningsorgan for barnehage og grunnopplæring, inkludert IKT. Modell 4 tre virksomheter Dagens modell med mindre justeringer. Universitets-, høyskole- og fagskolesektoren

Delprosjekt 2 ser på virksomhetene som utfører ulike forvaltningsoppgaver og fellestjenester/fellesressurser innenfor universitets- og høyskolesektoren og fagskolesektoren. BIBSYS, CRIStin, FSAT, Kunnskapssenter for utdanning, Nasjonalt senter for realfagsrekruttering, NOKUT, Norgesuniversitetet, NSD Norsk senter for forskningsdata, Program for kunstnerisk utviklingsarbeid, Senter for IKT i utdanningen, SIU, UNINETT, Universitets- og høyskolerådet (UHR), Utdanningsdirektoratet, Vox og Kunnskapsdepartementet vil bli berørt av dette delprosjektet. - Prosjektet anbefaler at etatsstyringen, det vil si styringsdialogen med universiteter og høyskoler, fortsatt skal ligge i departementet. Men vi er åpne for at en del av oppgavene som i dag ligger i departementet, bør delegeres til andre. Her vil vi vurdere flere ulike modeller, sier Fevolden. Prosjektet ber om innspill til følgende modeller, men i tillegg er full sammenslåing av virksomheter og dagens organisering alternative modeller. Modell 1: Et samlet forvaltningsorgan Ett samlet forvaltningsorgan som løser forvaltningsoppgaver i uh-sektoren og fagskolesektoren innenfor oppgaveområdene: o Akkreditering, kvalitetssikring og kontroll o Økonomisk/administrativt tilsyn og kontroll o Regelverksforvaltning o Godkjenning av utenlandsk utdanning o Internasjonalisering o Kvalitetsfremmende tiltak og virkemidler o Dokumentasjon, statistikk, analyse og kunnskapsspredning Modell 2: To forvaltningsorganer To forvaltningsorganer med samling av regulatoriske virkemidlene for seg og de økonomiske og "pedagogiske" virkemidlene for seg Ett med ansvar for: o Akkreditering, faglig tilsyn og kontroll o Økonomisk/administrativt tilsyn og kontroll o Tilskuddsforvaltning (unntatt kvalitetsfremmende virkemidler) o Regelverksforvaltning o Dokumentasjon og statistikk Et med ansvar for: o Internasjonalisering o Godkjenning av utenlandsk utdanning o Kvalitetsfremmende tiltak og virkemidler inkludert tilskuddsforvaltning av disse o Analyse og kunnskapsspredning Modell 3: To forvaltningsorganer

To forvaltningsorganer gjennom å beholde organiseringen av internasjonalisering som i dag og samle øvrige forvaltningsoppgaver i et forvaltningsorgan Et med ansvar for o Akkreditering, faglig tilsyn og kontroll o Økonomisk/administrativt tilsyn og kontroll o Tilskuddsforvaltning) o Regelverksforvaltning o Dokumentasjon, statistikk, analyse og kunnskapsspredning o Godkjenning av utenlandsk utdanning o Kvalitetsfremmende tiltak og virkemidler inkludert tilskuddsforvaltning av disse Et med ansvar for o Internasjonalisering Modell 4: Tre forvaltningsorganer Tre forvaltningsorganer med fortsatt å rendyrke faglig kvalitetssikringsorgan og beholde organiseringen av internasjonalisering som i dag og samle øvrige forvaltningsoppgaver i et nytt forvaltningsorgan. Et med ansvar for o Tilskuddsforvaltning o Regelverksforvaltning o Dokumentasjon, statistikk, analyse og kunnskapsspredning o Godkjenning av utenlandsk utdanning o Kvalitetsfremmende tiltak og virkemidler inkludert tilskuddsforvaltning av disse Et med ansvar for o Akkreditering, faglig tilsyn og kontroll o Økonomisk/administrativt tilsyn og kontroll Et med ansvar for o Internasjonalisering Modell 5: Et samlet tjenesteorgan Et samlet tjenesteorgan som får et overordnet forvaltningsansvar for IKT-løsninger i høyere utdanningssektoren (inkludert tjenester til forskningssektoren) alternativt også i sektorene under delprosjekt 1. o IKT, infrastruktur o Tjenester til forskning o Tjenester til utdanningen o Administrative tjenester o Overordnet IKT-forvaltning Modell 6 Et samlet tjenesteorgan og konsortiemodell Et samlet tjenesteorgan får et overordnet forvaltningsansvar for IKT-løsninger i høyere utdanningssektoren (inkludert tjenester til forskningssektoren) alternativt også i sektorene under delprosjekt 1. Administrative tjenester trekkes ut og løses en i en institusjonsbasert konsortiemodell. I et tjenesteorgan

o IKT, infrastruktur o Tjenester til forskningen o Tjenester til utdanningen o Overordnet IKT-forvaltning I en konsortiemodell o Administrative tjenester legges på institusjonsnivå Modell 7: To tjenesteorganer To tjenesteorganer. Et som samler infrastrukturoppgaver og tjenester og ressurser til forskningen, samt overordnet ansvar for IKT-forvaltningen, og et med ansvar for tjenester til utdanning og administrasjon Et tjenesteorgan som har ansvar for o IKT, infrastruktur o Tjenester til forskningen o Overordnet IKT-forvaltning Et tjenesteorgan som har ansvar for o Tjenester til utdanningen o Administrative tjenester Modell 8: Et infrastrukturorgan og et tjenesteorgan To tjenesteorganer. Et infrastrukturorgan som får et overordnet forvaltningsansvar for IKT-løsninger i høyere utdanningssektoren (inkludert tjenester til forskningssektoren) alternativt også i sektorene under delprosjekt 1, og et samlet tjenesteorgan for forskning, utdanning og administrasjon Infrastrukturorganet får ansvar for o IKT, infrastruktur o Overordnet IKT-forvaltning Tjenesteorganet får ansvar for o Tjenester til forskningen o Tjenester til utdanningen o Administrative tjenester

Felles studieadministrativt tjenestesenter - FSAT FSAT-16-130-1 KFH Orienteringssak Til styret Sak 8 Den nasjonale vitnemåls- og karakterportalen Bakgrunn for Den nasjonale vitnemåls- og karakterportal (Vitnemålsportalen) var at FSAT (den gang USIT) i 2012 ble bedt av Kunnskapsdepartementet om å lage en spesifikasjon av en slik tjeneste. Forslag til kravspesifikasjon ble levert i januar 2013. Prosjektet ble tildelt midler fra KD i 2015 og utviklingen startet da. Første versjon av portalen lanseres 1.1.2017. Offentlig lansering er planlagt i begynnelsen av februar 2017. Saken legges med dette frem til orientering. Vedlegg: - Notat om Den nasjonale vitnemåls- og karakterportalen FSAT-16-130-1

Felles studieadministrativt tjenestesenter - FSAT FSAT-16-XXX KFH Til styret Notat om Den nasjonale vitnemåls- og karakterportalen (Vitnemålsportalen) Bakgrunn for vitnemålsportalen var at FSAT (den gang USIT) i 2012 ble bedt av Kunnskapsdepartementet om å lage en spesifikasjon av en slik tjeneste. Forslag til kravspesifikasjon ble levert i januar 2013. Prosjektet ble tildelt midler fra KD i 2015 og utviklingen startet da. Første versjon av portalen lanseres 1.1.2017. Offentlig lansering er planlagt i begynnelsen av februar. FSAT er nå i sluttfasen av utvikling av første versjon. I begynnelsen av desember åpnes portalen for testing både av noen enkeltpersoner og FS-institusjonene. Sluttrapport vil bli skrevet når prosjektet er avsluttet og vitnemålsportalen er i produksjon. Vitnemålsportalen vil gi stor besparing ved institusjonene, være en god og etterspurt tjeneste for norske borgere, og gi kvalitetssikret informasjon til bruk i ansettelsesprosesser. Formålet med portalen er å sikre at resultater som deles er korrekte og at ulike prosesser kan forenkles. Det vil også redusere behovet for papirutskrifter. I portalen, som skal være tilgjengelig for alle norske borgere med resultater innenfor høyere utdanning. Innlogging foretas med enten med ID-porten eller Feide. Portalen tilbys på bokmål, nynorsk og engelsk. 1