Møteprotokoll Kontrollutvalget Moss Møtedato: 22.04.2015, Tidspunkt: fra kl. 16:00 til kl. 17.35 Møtested: Kirkegata 14, 2. etg, møterom "Kirkegata 14 b" Fra til saksnr.: 15/14-15/26 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Kirsten Aasen, leder x Georg Brynildsen Forfall Gunn Salbuvik Henry Pongo x Ole Podhorny x Dag Robertsen x Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5 Møtende fra sekretariatet: Anne-Karin Femanger Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: seksjonsleder Jolanta Betker, kommuneansvarlig revisor Catrine Wernersen og forvaltningsrevisor Bjørnar Eriksen Møtende fra administrasjonen: Rådmann Bente Hedum, økonomisjef Per Sverre Sanden og regnskapssjef Svein Larsen, alle til sak 15/15 Merknader Innkalling og dagsorden: Kontrollutvalgets møter er åpne. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpne under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking. For åpne dører ble det vedtatt alle saker skulle behandles for åpne dører... Kirsten Aasen Ole Podhorny Gunn Salbuvik (vara)
Kontrollutvalget Moss møte 22.04.2015 Sakliste PS 15/14 PS 15/15 PS 15/16 Valg av to til å undertegne protokoll Uttalelse til årsregnskapet 2014 - Moss kommune Moss Kommunale Eiendomsselskap KF - uttalelse til årsregnskapet 2014 PS 15/17 Moss Drift og Anlegg KF - Uttalelse til årsregnskapet 2014 PS 15/18 Moss Havn KF - Uttalelse til årsregnskapet for 2014 PS 15/19 PS 15/20 PS 15/21 Prosjektplan Utskrivningsklare pasienter Revisjonsrapport - Avslutning av investeringsprosjekt "Melløs skole" Revisjonsrapport - Avslutning av investeringsprosjekt "Trollskogen barnehage" PS 15/22 Revisjonsnotat vedrørende budsjett for 2014 PS 15/23 PS 15/24 PS 15/25 PS 15/26 Revisjonsnotat etter gjennomførte kontroller vedr. sosiale utlån i 2014 Bestilling fra bystyret - kontroll med bruken av 22. juli-midlene Referater og meldinger Eventuelt PS 15/14 Valg av to til å undertegne protokoll 1. Til å undertegne og godkjenne protokollen sammen med utvalgets leder, velges.. og Leder foreslo Gunn Salbuvik og Ole Podhorny til å signere og godkjenne protokollen 1. Til å undertegne og godkjenne protokollen sammen med utvalgets leder, velges Gunn Salbuvik og Ole Podhorny PS 15/15 Uttalelse til årsregnskapet 2014 - Moss kommune 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskaper 2014 for Moss kommune som vist i vedlegg 1.
2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2014 sendes bystyret med kopi til formannskapet. Rådmann, økonomisjef og regnskapssjef redegjorde kort for regnskap og årsberetning. Revisjonen redegjorde for revisjonsberetningen. 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskaper 2014 for Moss kommune som vist i vedlegg 1. 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2014 sendes bystyret med kopi til formannskapet. PS 15/16 Moss Kommunale Eiendomsselskap KF - uttalelse til årsregnskapet 2014 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til Moss Kommunale Eiendomsselskap KF årsregnskap for 2014 som vist i vedlegg 1. 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for 2014 sendes bystyret i Moss Revisjonen redegjorde for revisjonsberetningen 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til Moss Kommunale Eiendomsselskap KF årsregnskap for 2014 som vist i vedlegg 1. 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for 2014 sendes bystyret i Moss PS 15/17 Moss Drift og Anlegg KF - Uttalelse til årsregnskapet 2014 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til Moss Drift og Anlegg KF årsregnskap for 2014 som vist i vedlegg 1. 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2014 sendes bystyret i Moss Revisjonen redegjorde for revisjonsberetningen
1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til Moss Drift og Anlegg KF årsregnskap for 2014 som vist i vedlegg 1. 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2014 sendes bystyret i Moss PS 15/18 Moss Havn KF - Uttalelse til årsregnskapet for 2014 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2014 for Moss Havn KF som vist i vedlegg 1. 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2014 sendes bystyret i Moss Revisjonen redegjorde for revisjonsberetningen 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2014 for Moss Havn KF som vist i vedlegg 1. 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2014 sendes bystyret i Moss PS 15/19 Prosjektplan Utskrivningsklare pasienter 1. Prosjektplan Utskrivningsklare pasienter, godkjennes 2. I tillegg til de problemstillingene som er beskrevet i planen, ber kontrollutvalget om at revisjonens inkluderer en problemstilling angående reinnleggelser, da det oppleves at dette er et symptom på at pasienter skrives ut for tidlig. 3. Ressursrammen økes til 350 timer. Revisor foreslo følgende problemstilling nr. 5 «I hvilket omfang reinnlegges pasienter i Moss kommune sammenlignet med andre kommuner.» Kontrollutvalget sluttet seg til dette. 1. Prosjektplan Utskrivningsklare pasienter, godkjennes, med følgende tilleggsproblemstilling nr. 5: «I hvilket omfang reinnlegges pasienter i Moss kommune sammenlignet med andre kommuner.» 2. Ressursrammen økes til 350 timer.
PS 15/20 Revisjonsrapport - Avslutning av investeringsprosjekt "Melløs skole" 1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapport: Avslutning av investeringsprosjekt «Melløs skole», til orientering 2. Revisjonsrapport og MKE styrets behandling av saken oversendes bystyret med følgende innstilling: 1. Revidert regnskap for investeringsprosjekt «Melløs skole», godkjennes. 2. Byggeregnskapet for Melløs skole, nytt varme- og tappevannsanlegg, objekt 6554, godkjennes med en samlet utgift på kr. 9 746 096. Prosjektet finansieres med serielån over 30 år på 7 908 427.- og momskompensasjon på kr. 1 837 669.-. 1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapport: Avslutning av investeringsprosjekt «Melløs skole», til orientering 2. Revisjonsrapport og MKE styrets behandling av saken oversendes bystyret med følgende innstilling: 1. Revidert regnskap for investeringsprosjekt «Melløs skole», godkjennes. 2. Byggeregnskapet for Melløs skole, nytt varme- og tappevannsanlegg, objekt 6554, godkjennes med en samlet utgift på kr. 9 746 096. Prosjektet finansieres med serielån over 30 år på 7 908 427.- og momskompensasjon på kr. 1 837 669.-. PS 15/21 Revisjonsrapport - Avslutning av investeringsprosjekt "Trollskogen barnehage" 1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapport: Avslutning av investeringsprosjekt «Trollskogen barnehage», til orientering, med følgende kommentar: «Kontrollutvalget ber administrasjonen i MKEiendom om å sørge for at gjeldende lovverk følges for protokollføring ved direkte anskaffelser over terskelverdier.» 2. Revisjonsrapport og MKE styrets behandling av saken oversendes bystyret med følgende innstilling: 1. Revidert regnskap for investeringsprosjekt «Trollskogen barnehage», godkjennes. 2. Byggeregnskapet for Trollskogen barnehage, objekt 6524, godkjennes med et samlet forbruk på kr. 4 547 137.-. Prosjektet finansieres med serielån over 20 år på 3 429 830.-, momskompensasjon på kr. 617 307.- og med en overføring fra Trollskogen Naturbarnehage med kr. 500 000,-.
1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapport: Avslutning av investeringsprosjekt «Trollskogen barnehage», til orientering, med følgende kommentar: «Kontrollutvalget ber administrasjonen i MKEiendom om å sørge for at gjeldende lovverk følges for protokollføring ved direkte anskaffelser over terskelverdier.» 2. Revisjonsrapport og MKE styrets behandling av saken oversendes bystyret med følgende innstilling: 1. Revidert regnskap for investeringsprosjekt «Trollskogen barnehage», godkjennes. 2. Byggeregnskapet for Trollskogen barnehage, objekt 6524, godkjennes med et samlet forbruk på kr. 4 547 137.-. Prosjektet finansieres med serielån over 20 år på 3 429 830.-, momskompensasjon på kr. 617 307.- og med en overføring fra Trollskogen Naturbarnehage med kr. 500 000,-. PS 15/22 Revisjonsnotat vedrørende budsjett for 2014 1. Revisjonsnotatet etter gjennomført kontroll vedrørende budsjett for 2014, tas orientering. 1. Revisjonsnotatet etter gjennomført kontroll vedrørende budsjett for 2014, tas orientering. PS 15/23 Revisjonsnotat etter gjennomførte kontroller vedr. sosiale utlån i 2014 1. Kontrollutvalget tar revisjonsnotat etter gjennomførte kontroller vedrørende sosiale utlån 2014 til etterretning. 2. Kontrollutvalget merker seg NAV Moss har foreslåtte tiltak til å lukke avvikene. Kontrollutvalget ber revisjonen om å foreta en oppfølgingskontroll i løpet av sommeren for å se til at tiltakene har ønsket effekt. Revisjonen gir tilbakemelding til kontrollutvalget til første møte på høsten 2015.. 1. Kontrollutvalget tar revisjonsnotat etter gjennomførte kontroller vedrørende sosiale utlån 2014 til etterretning. 2. Kontrollutvalget merker seg NAV Moss har foreslåtte tiltak til å lukke avvikene. Kontrollutvalget ber revisjonen om å foreta en oppfølgingskontroll i løpet av sommeren/høsten for å se til at tiltakene har ønsket effekt. Revisjonen gir tilbakemelding til kontrollutvalget til første møte på høsten 2015.
PS 15/24 Bestilling fra bystyret - kontroll med bruken av 22. julimidlene 1. Kontrollutvalget tar Notat etter gjennomførte kontroller vedrørende Moss kommunes bruk av midler som følge av terroren 22.07.2011, til etterretning. Revisjonens gjennomgang viser at bruk av midler på kr 1 091 160 ikke er dokumentert, og bare kr 72 000 av totalt kr 1 500 000 er bokført. Dette er ikke tilfredsstillende. Kommunen burde kunne dokumentere hva midlene er benyttet til. Revisjonens anbefaling om eget objekt i økonomisystemet for alle tilsvarende tilskudd/prosjektmidler for å sikre sporbarhet, er fornuftig. Kontrollutvalget merker seg at rådmannen har tatt revisjonens konklusjoner og anbefalinger tas til etterretning. 2. Notatet sendes til bystyret med følgende innstilling 1. Bystyret tar Notat etter gjennomførte kontroller vedrørende Moss kommunes bruk av midler som følge av terroren 22.07.2011, til etterretning. 2. Revisjonens gjennomgang viser at bruk av midler på kr 1 091 160 ikke er dokumentert, og bare kr 72 000 av totalt kr 1 500 000 er bokført. Dette er ikke tilfredsstillende. Rådmannen burde kunne dokumentere hva midlene er benyttet til. Revisjonens anbefaling om eget objekt i økonomisystemet for alle tilsvarende tilskudd/prosjektmidler for å sikre sporbarhet, er fornuftig. Bystyret merker seg at rådmannen har tatt revisjonens konklusjoner og anbefalinger tas til etterretning. Før møtet hadde rådmannen gjort sekretariat og revisjonen oppmerksom på formuleringer i revisjonsnotatet og saksfremlegget som er misvisende i forhold til faktiske forhold, og som dermed gir et feil inntrykk av hvordan kommunen har håndtert tilskuddet. Det var enighet om at revisjonen oversender nytt notat til sekretariatet der formuleringen «..er de eneste utgiftene som er bokført i regnskapet», rettes til «er de eneste utgiftene i regnskapet som er direkte sporbare». Tilsvarende endring ble gjort i kontrollutvalgets vedtak og innstilling til bystyret. Som en følge av dette var det enighet om å stryke setningen «Dette er ikke tilfredsstillende», fra kontrollutvalgets vedtak og innstilling til bystyret. 1. Kontrollutvalget tar Notat etter gjennomførte kontroller vedrørende Moss kommunes bruk av midler som følge av terroren 22.07.2011, til etterretning. Revisjonens gjennomgang viser at bruk av midler på kr 1 091 160 ikke er dokumentert, og bare kr 72 000 av totalt kr 1 500 000 er direkte sporbare. Kommunen burde kunne dokumentere hva midlene er benyttet til. Revisjonens anbefaling om eget objekt i økonomisystemet for alle tilsvarende tilskudd/prosjektmidler for å sikre sporbarhet, er fornuftig. Kontrollutvalget merker seg at rådmannen har tatt revisjonens konklusjoner og anbefalinger tas til etterretning.
2. Notatet sendes til bystyret med følgende innstilling 1. Bystyret tar Notat etter gjennomførte kontroller vedrørende Moss kommunes bruk av midler som følge av terroren 22.07.2011, til etterretning. 2. Revisjonens gjennomgang viser at bruk av midler på kr 1 091 160 ikke er dokumentert, og bare kr 72 000 av totalt kr 1 500 000 er direkte sporbare. Rådmannen burde kunne dokumentere hva midlene er benyttet til. Revisjonens anbefaling om eget objekt i økonomisystemet for alle tilsvarende tilskudd/prosjektmidler for å sikre sporbarhet, er fornuftig. Bystyret merker seg at rådmannen har tatt revisjonens konklusjoner og anbefalinger tas til etterretning. PS 15/25 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger tas til orientering 1. Referater og meldinger tas til orientering PS 15/26 Eventuelt Revisjonen og kontrollutvalget diskuterte bestillingen fra forrige møte; «Oversikt over styreverv for politikere og administrative ledere i Moss kommune». Det var enighet om at revisjonen i første omgang utarbeider en oversikt over nøkkelpersoner i kommunen. Kontrollutvalget er innforstått med at revisjonens arbeid i første omgang også begrenses til informasjon som kan hentes ut fra offentlige registre og informasjon som ellers tilflyter revisjonen. Ole Podhorny hadde mottatt en henvendelse angående kursholdere som NAV har avtale med. Kontrollutvalget var enige om at han kan formidle videre at rette person å henvende seg til i dette tilfelle er NAV-leder eller rådmann.