Arkiv: 2013/1270 SAKSNOTAT Avdelingsstyremøte ved Avdeling for teknologi Til: Avdelingsstyret Møtedato: 7.6.2013 Fra: Dekan Saksbehandler: Rolf Krey Dising Sak 8/13 Regnskap for AFT 1. tertial 2013 Vedlegg: 1. Regnskap AFT samlet 2. Regnskap BFV AFT 3. Regnskap BOA AFT Forlag til vedtak: Det framlagte regnskapet for 1. tertial 2013 tas til etterretning 1. Ledelseskommentar pr. 30.4.2013 Alle tall er i hele 1 000. I ledelseskommentarene betyr positive tall mindreforbruk/overskudd, negative tall betyr merforbruk/underskudd. I regnskapet er dette motsatt uttrykt. 1.1. Avdelingen totalt (BFV og BOA) AFT har et resultat sin samlede aktivitet på kr 4 512, mot et budsjettert resultat på kr 1 684. På samme tid i 2012, var avdelingens samlede resultat kr 6 148. Resultatet for 1. tertial er ca 27 % svakere enn for 1. tertial 2012. Svekkelsen er innen bevilgningsfinansiert virksomhet (BFV), mens bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) har styrket seg i samme tidsrom. Resultat og prognose fordeler seg slik på de ulike regnskapsdelene 1 : Resultat BFV 2 298 569 1 729 Resultat BOA-virksomhet 2 214 1 115 1 099 Samlet resultat 2 4 512 1 684 2 828 1 Avrundinger i beløpene kan medføre avvik i summene
Side 2 av 7 1.2. Bevilgningsfinansiert virksomhet (BFV) BFV har et resultat på kr 2 298, som er et avvik på kr 1 729 ifht. budsjett. Av resultatet er ca kr 2 736 knyttet til ordinær drift, mens kr - 438 er knyttet til ulike interne prosjekter. Dvs. at interne prosjekter bygger ned sin oppsamlede kapital, mens ordinær drift øker sin oppsamlede kapital i perioden. Denne delingen fremgår ikke av regnskapsrapporten, som kun tar utgangspunkt i totalen. Når det gjelder interne prosjekter, så er midlene her avsatt til et bestemt formål. Det er da tildelinger og tidspunktet for når prosjektene realiseres og prosjektene avsluttes, som styrer resultatet. I de videre kommentarene skilles det ikke på hvorvidt det dreier seg om ordinær drift eller interne prosjekter. Budsjettavviket på samlede inntekter er 1,8 %. For samlede kostnader er avviket på 1,9 %. 1.2.1 Inntekter Inntekter - BFV 47 634 46 769 865 Det samlede inntektsavviket er på 1,8 %. Dette er omtrent på budsjett og innenfor de rammer som er satt for akseptable avvik. 1.2.2 Kostnader Lønn og sos. kostnader - -36 878-38 329 1 451 BFV Andre driftskostnader - BFV -8 458-7 872-586 Finanskostnader - BFV 0 0 0 Sum driftskostn. - BFV -45 336-46 201 864 Samlet budsjettavvik for kostnader er på kr 864 (1,9 %), mot kr 2 070 (4,9 %) pr. 1. tertial 2012. Lønnsavviket er på 3,8 % i perioden. Dette er innenfor akseptable grenser og omtales ikke i det videre. 2 Positive tall betyr mindreforbruk/overskudd, negative tall betyr merforbruk/underskudd. I regnskapet er dette motsatt uttrykt. Det samme gjelder forholdet mellom inntekter og kostnader.
Side 3 av 7 Andre driftskostnader (ADK) ADK har et samlet budsjettavvik (merforbruk) på kr - 586 (29,4 %) mot kr 1 386 ved utgangen av 1. tertial 2012. Vi kommenterer derfor flg. større avvik under ADK, jfr. note 4: 1. «Investeringer» har et forbruk på kr 3 847, mens budsjetterte investeringer var kr 3 434. Dette gir et merforbruk på kr 413. Når det gjelder investeringer, vil hver investering normalt gjelde et større beløp. I en slik sammenheng er derfor avviket lite. Posten «Verktøy, inventar og driftsmidler mindre kjøp» har videre et mindreforbruk på kr 137. Erfaringsmessig vil noen innkjøp være budsjettert under «Investeringer», men ende opp under posten «Verktøy, inventar og driftsmidler mindre kjøp» når faktura føres i regnskapet. Og vice versa. Avvikene utligner hverandre delvis, og samlet nto. merforbruk er på kr 278. Noe som er akseptabelt på disse postene. 2. «Kontorkostnader inkl. telefon og porto» har et merforbruk på kr 349. Hovedtyngden av avviket dreier seg om periodisering av programseminar ved BIO, der seminaret ble avholdt i mai men ligger budsjettert i april måned. For øvrig er det kun mindre beløpsmessige avvik på ADK, jfr. note 4 1.3. Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) BOA har et samlet resultat på kr 2 214, som er et avvik på kr 1 099 (98,6 %) ifht. budsjett. Budsjetteringen av BOA-virksomheten skjer på prosjektnivå, mens innlegging av budsjett i økonomisystemet er foretatt med grunnlag i regnskap for 2012. Dette gjør at det ikke blir en god kopling mellom budsjett på overordnet- og prosjektnivå. Dette vil ventelig ikke bedres før prosjektstyringsverktøy, med mulighet for periodisering og aggregering av de enkelte prosjektbudsjett på tvers av det enkelte regnskaps-/budsjettår, innføres. Gjennom de krav som settes til prosjektbudsjettene og oppstart av BOA-prosjekt, er vi likevel nokså sikre på det økonomiske utfallet til det enkelte prosjekt, spesielt innen OAvirksomheten. Men det kan oppstå til dels store avvik mellom budsjett og regnskap, som følge av metoden for budsjettering. Generelt holder heller ikke AFT på med prosjekter med stort risikopotensial. Vi anser derfor ikke budsjettavvikene på BOA som et vesentlig problem.
Side 4 av 7 1.3.1 Oppdragsaktivitet (OA) Bokført resultat for OA-virksomheten er på kr 2 140 mot kr 1 107 på samme tidspunkt i 2012: Inntekter - OA 3 847 2 289 1 558 Lønn og sos. kostnader - OA -942-759 -183 Andre driftskostnader OA -765-576 -189 Finanskostnader - OA 0 0 0 Resultat OA 2 140 955 1 186 Ifht. budsjett er det et avvik på kr 1 186. Budsjettavvikene fordeler med kr 1 558 i høyere inntekter og kr 372 i høyere kostnader på prosjektene. Overskuddsgraden er på hele 52,5 %. Til sammenligning hadde AFT et resultat på kr 1 107 pr. 1. tertial 2012. Dette ga en overskuddsgrad på 35,8 %. Den gang lå det 9 avsluttede prosjekter bak resultatet. For 2012 samlet var overskuddet kr 2 557 med en overskuddsgrad på 43,4 %. Bak resultatet for 1. tertial 2012 ligger avslutning av 6 prosjekt. Det er spesielt et prosjekt for Norsk Industri som drar resultatet kraftig opp. Dette kullet har svært mange deltakere, og forventes også å gi pene overskudd de kommende 2 årene. Gledelig er at det sannsynligvis også starter opp et rekordstort kull kommende høst. Slik at den økonomiske horisonten på oppdragssiden synes god kommende år. Budsjettet for 2013 legger opp til et resultat på ca kr 2 550. Dette er på linje med resultatet for 2012, som så langt er historiens beste ved AFT. Det ligger pr. i dag an til at avdelingen vil slå denne rekorden i 2013. Det er vi naturlig nok svært fornøyde med! 1.3.2 Bidragsaktivitet (BA) og NFR-prosjekter Regnskapsreglene for hvordan BA-prosjekter skal avsluttes ved periodeoppgjør har en vesentlig innvirkning, ettersom prosjektene skal balansere etter regnskapsavslutningen. Nedenfor følger hovedtallene for disse regnskapsområdene: Inntekter - BA 1 103 1 079 24 Lønn og sos. kostnader - BA -1 071-533 -538 Andre driftskostnader BA -32-318 286 Finanskostnader - BA 0 0 0 Resultat BA 0 228-228 Inntekter NFR 845 300 545 Lønn og sos. kostnader - -624-285 -339 NFR Andre driftskostnader NFR -146-83 -63 Finanskostnader NFR 0 0 0 Resultat NFR 74-68 143
Side 5 av 7 Innen AFTs BA/NFR-virksomhet er det i all vesentlighet snakk om FoU-prosjekter. Normalt skal disse gå med et underskudd, som skal dekkes opp av midler fra BFV-siden ved prosjektslutt (bidrag fra HiST). Dette skjer i så fall på slutten av det enkelte prosjekts levetid og/eller når de eksterne midlene er brukt opp (jfr. regnskapsrutine). I 1. tertial 2013 er det overført kr 250 til et EU-prosjekt, der eksterne midler var brukt opp. Men generelt er erfaringene at prosjektene i en del tilfeller kommer ut med et positivt resultat ved prosjektavslutningen. Dette kan skyldes flere ting, eksempelvis: for få timer belastet prosjektene ila. prosjektperioden,- enten som følge av mindre arbeid i prosjektene enn planlagt eller som følge av underrapportering. bedre prosjektøkonomi enn opprinnelig forutsatt. Dette er ting som vi i dag ikke har god nok oversikt over, og som vi sannsynligvis ikke vil få bedre styring med før prosjektstyringsverktøy innføres ved HiST. 1.4. Spesielle hendelser i 2013 Ombyggingen av Gunnerus gate 1 skaper fortsatt utfordringer for avdelingen. Tjenestenivået fra Drift og vedlikehold ser ut til å ha kommet opp på et mer akseptabelt nivå. Det rapporteres i alle fall mindre problemer til dekan, noe som kan sees på som en indikator på at ting glir bedre. Men usikkerheten på hvorvidt oppussingen i søndre del av Gunnerus gate kan gjennomføres, skaper usikkerhet. Den uavklarte situasjonen mellom Statsbygg og HiST må løses til fordel for HiST og AFT. HiST har i revidert nasjonalbudsjett fått tildelt kr 12 000 i oppstartsbevilgning til nytt teknologibygg. Dette er svært viktig både for AFT, HiST, Trondheim og nasjonen Norge. Vi er derfor svært tilfreds med at 40 års ørkenvandring synes å nærme seg en lykkelig slutt! 1.5. Vesentlige investeringer AFT har i 2013 satset spesielt på utdanningskvalitet gjennom studentaktive læringsmetoder. Satsingen dras for alvor i gang gjennom et eget avdelingsseminar 3-4. juni på Oppdal. Programmet kombinerer nasjonale ressurser på sine fagområder med lokal HiST-kompetanse. Som et ledd i satsingen er det investert i 22 smartboards, som monteres opp på alle avdelingens undervisningsrom. Disse kommer i tillegg til de som allerede er innkjøpt over det enkelte programs budsjett. I tillegg kommer PC er, styringenheter mv. Samlet investering i utstyr ventes å ligge i området 1 200-1 400 kroner, hvorav kr 1 040 er tatt inn i regnskapet pr. 1. tertial. AFT har forøvrig et vedvarende stort investeringsbehov, og samlede investeringer beløper seg til kr 3 847 innen BFV i 1. tertial. Av dette er kr 2 473 definert som forsknings- og labutstyr. Jfr. forøvrig kommentarer under pkt. 1.2.2 over.
Side 6 av 7 2. Regnskap 2013 Kommentarer til regnskapet er gitt under pkt. 1. Jfr. forøvrig vedlagte regnskapsutskrifter pr 30.4.2013 for Avdeling AFT samlet vedlegg 1 BFV avdeling AFT vedlegg 2 BOA avdeling AFT vedlegg 3 3. Spesielle tiltak Avdelingen har fortsatt en god økonomi, og det er ikke noe i avdelingens kortsiktige økonomiske situasjon som tilsier at spesielle tiltak må iverksettes umiddelbart. Men avdelingen er inne i en prosess med fremtidige satsinger. Fornybar energi er nytt studieprogram under oppbygging. Og nye emner forventes å se dagens lys, eksempelvis innen olje og gass. Samtidig er AFT i ferd med å innføre ny studieplan for ingeniørutdanningen, noe som gjør at flere program vil måtte undervise etter ny og gammel plan i to år fremover. Dette er kostbart. Samtidig har AFT mistet sin uttelling for EU-prosjektene i KDs budsjettfordelingsmodell som følge av endret klassifisering. Dette utgjorde ca kr 8 300 i redusert bevilgning i 2013. Videre taper avdelingen kr 8 630 i perioden 2013-2016 på innføring av endret budsjettfordelingsmodell ved HiST. I sum betyr dette at AFT vil måtte stramme inn på sine kostnader/aktiviteter i årene fremover, samtidig med at videreutvikling av avdelingen må finne sted. AFT går derfor inn i en meget krevende periode de kommende år, gitt at avdelingens rammebetingelser forblir uendret.
Side 7 av 7 4. Risikovurdering Pr. i dag er det få risiker ved avdelingens virksomhet: Avdelingens BOA-virksomhet går godt, og skaffer viktig finansiering inn mot kjernevirksomheten. Vi har stabil og økende søkertilgang fra studenter. Det var varslet og det ble lavere studiepoengsproduksjon i 2012, som medfører lavere resultattildeling i 2014. Foreløpig estimert til kr - 1 300 Redusert tildeling fra HiST som følge av endret budsjettmodell Avdelingen har store avsetninger i balansen, noe som gir trygghet og handlingsrom i tiden fremover ifht. reduserte tildelinger. Avdelingen har endelig fått oppstartsbevilgning til nytt teknologibygg med kr 12 000 i revidert nasjonalbudsjett! Dette vil gi oss mulighet til mer rasjonell drift tilpasset morgendagens ingeniørutdanning. Samtidig forventer vi at nye studenter og ansatte lettere kan rekrutteres når vi kan tilby topp moderne lokaliteter. Det som imidlertid er usikkert og kan skape utfordringer for avdelingen er: Kvalifiserte søkere til utlyste stillinger. AFT har i flere år hatt problemer med rekruttering av kompetente søkere til noen av avdelingens fagområder. Noen stillinger er utlyst 4-5 ganger uten at rekruttering er oppnådd. For andre typer stillinger er det periodevis vanskelig å skaffe kompetent personale pga. bransjemessige svingninger. Dette skaper selvsagt utfordringer for de program det gjelder, og vil gå ut over både undervisning og FoU-virksomheten inne fagområdet. Avdelingen jobber kontinuerlig med å løse disse problemene, og har fått aksept for en økt lønnsdifferensiering for konkurranseutsatte områder, som et virkemiddel dette arbeidet. Representanter for HiST og AFT deltok tidligere i år på jobbmesse rettet mot ingeniører i Aten. Jobbmessen var i regi av NAV Eures. Det vurderes deltakelse på tilsvarende tiltak i Portugal.