Fellesnemnda Lardal og Larvik Innkalling Saksliste nr: 10/16 Møtested: Møterom Larvik, Romberggt. 4 Møtedato: 28.09.2016 Tidspunkt: Kl 14:00-16:00 Forfall meldes på telefon 33 17 16 21 til sekretariatet, som sørger for innkalling av varamedlemmer. Forfallsgrunn må oppgis. Varamedlemmer møter kun ved spesiell innkalling. Til behandling: Sak nr. Sakstittel 048/16 Arbeidsutvalg Bli bedre kjent i den nye kommunen - oppnevning og mandat 049/16 Politisk og administrativ organisering i ny kommune 050/16 Kommunesammenslåing Larvik og Lardal kommuner - overordnet plan for prosjektet 051/16 Eventuelt Larvik den 21. september 2016 Knut Olav Omholt. Ordfører Lardal Lise Dybdahl Sekretær 1
2
ArkivsakID.: 14/5654 Arkivkode: FE - 024, FE - 002 Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 046/16 Fellesnemnda Lardal og Larvik 16.08.2016 048/16 Fellesnemnda Lardal og Larvik 28.09.2016 ARBEIDSUTVALG BLI BEDRE KJENT I DEN NYE KOMMUNEN - OPPNEVNING OG MANDAT RÅDMANNENS FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Det nedsettes et arbeidsutvalg på 4 medlemmer 2 fra Lardal kommune og 2 fra Larvik kommune. Disse personene er.. 2. Arbeidsutvalget vurderer og gis anledning til å opprette en referansegruppe med ressurspersoner fra frivillinge lag og foreninger for å komme med innspill til arbeidet. 3. Arbeidsutvalget utarbeider forslag til plan med tiltak som skal bidra til at innbyggerne gis mulighet til å bli bedre kjent i den nye kommunen. 4. Forslag til plan med tiltak og økonomiske konsekvenser legges fram for Fellesnemda for godkjenning i møte den 15.11.2016. 5. Rådmannen oppnevner sekretær til arbeidsutvalget. SAKSBEHANDLER: Rådmann Inger Anne Speilberg 16.08.2016 Fellesnemnda Lardal og Larvik Møtebehandling: Utvalgsleder tok opp spørsmålet om hvorvidt medlemmer av fellesnemndas arbeidsutvalg kun kan velges blant fellesnemndas medlemmer, eller om man også kan velge utenfor fellesnemnda, dog fra kommunestyrenes medlemmer. Omholt fremmet utsettelsesforslag til selve saken, og foreslo i tillegg følgende vedtak; Medlemmene av nye Larviks kommunestyre er valgbare til fellesnemndas arbeidsutvalg, men det skal være minimum 1 representant fra fellesnemndas medlemmer inn i arbeidsutvalget. Leder av arbeidsutvalget skal velges blant fellesnemndas medlemmer. Utsettelsesforslaget, såvel som tilleggsforslaget, ble ved votering enstemmig vedtatt. FEL- 046/16 Vedtak: Saken utsettes. 3
Medlemmene av nye Larviks kommunestyre er valgbare til fellesnemndas arbeidsutvalg, men det skal være minimum 1 representant fra fellesnemndas medlemmer inn i arbeidsutvalget. Leder av arbeidsutvalget skal velges blant fellesnemndas medlemmer. SAMMENDRAG: Lardal og Larvik kommuner har startet arbeidet med å forberede og bygge en ny kommune. Begge kommunene har sluttet seg til, og legger til grunn for videre arbeid, en felles politisk plattform for «nye» Larvik kommune, framforhandlet 2.6.2015. I den fremforhandlede politiske plattformen er det i pkt. 3 «Prinsipper for sammenslåingsprosessen» lagt til grunn at den nye kommunen skal etableres, driftes og videreutvikles med utgangspunkt i de to kommunenes identitet, fortrinn, sterke sider og utfordringer. Samarbeidet om sammenslåingen skal preges av raushet og forståelse for hverandres ståsted. Utvikling av nærdemokratiet skal gis høy prioritet ved etablering av den nye kommunen. Det skal legges vekt på at avstanden fra Lardal til Larvik sentrum er lengre enn fra andre områder i Larvik kommune til sentrum. I arbeidet med å bygge en ny kommune vil det være viktig å involvere innbyggerne, og legge til rette for at innbyggerne i eksisterende kommuner kan bli bedre kjent i hele den nye kommunen. Det foreslås derfor å nedsette et arbeidsutvalg som gis mandat til å utarbeide forslag til tiltak som vil bidra til at innbyggerne gis mulighet til å bli bedre kjent i hele den nye kommunen. Arbeidsutvalget bør involvere frivillig lag og foreninger i sitt arbeid. HANDLINGSROM: Oppdatert felles politisk plattform for etablering av sammenslått kommune Lardal Larvik, datert 24.5.16 (oppdatert etter kmst vedtak 19.11.15). KMDs veileder «Formelle rammer i byggingen av nye kommuner» KMDs veileder «Å bygge en ny kommune råd fra tidligere sammenslåinger» FAKTISKE OPPLYSNINGER: I KMDs veileder «Å bygge en ny kommune råd fra tidligere sammenslåinger» vektlegges det at en viktig del av en kommunesammenslåing vil være å bygge felles kultur og identitet på tvers av kommunegrensene. Det vil være behov for kulturbygging på ulike områder og nivåer, både i den kommunale organisasjonen og blant innbyggerne. Et av spørsmålene som kan stilles er; Hvordan kan en bygge fellesskap mellom kommunene, og hvilke tiltak og planer vil det være behov for? I veilederen vises det til Mosvik/Inderøy hvor tiltak knyttet til bygging av felles kultur og identitet trekkes fram som en suksessfaktor. I prosessen med bygging av nye Sandefjord kommune er det nedsatt en Temakomite «Bli bedre kjent i den nye kommunen». ØKONOMISKE KONSEKVENSER: Utgifter knyttet til tiltak. Budsjett for dette bør avklares av fellesnemda når arbeidsutvalget har lagt fram forslag til plan og tiltak, og Fellesnemda har godkjent dette. 4
VURDERINGER OG KONSEKVENSER: I KMDs veileder «Å bygge en ny kommune råd fra tidligere sammenslåinger» fremheves det at en viktig del av en kommunesammenslåing vil være å bygge en felles kultur og identitet på tvers av kommunegrensene. Det vises til andre kommuner som har gjennomført eller gjennomfører sammenslåingsprosesser, og deres vektlegging av bygging av felles kultur og identitet. I prosessen med bygging av nye Sandefjord kommune er det blant annet nedsatt en egen Temakomite «Bli bedre kjent i den nye kommunen». I prosessen med bygging av nye Larvik kommune kan tiltak som bidrar til å gjøre innbyggerne kjent i hele den nye kommunen være et ledd i å bidra til å bygge en felles kultur og identitet på tvers av kommunegrensene. Det foreslås derfor å nedsette et arbeidsutvalg, som får i mandat å utarbeide en plan med tiltak som et ledd i å bygge en felles kultur og identitet på tvers av kommunegrensene. Arbeidsutvalget bør i første omgang gis mandat til å utarbeide en plan med forslag til tiltak, samt en vurdering av økonomiske konsekvenser av tiltakene. Planen legges fram for Fellesnemda for godkjenning og evt. tildeling av økonomiske midler til gjennomføring av tiltak. For å legge til rette for bred involvering og gode innspill bør arbeidsutvalget vurderes sammensatt av medlemmer fra Fellesnemda, samt at det sikres involvering av aktuelle ressurspersoner i frivillige lag og foreninger fra begge kommuner. Dersom det skal gjennomføres tiltak med formål å gjøre innbyggerne bedre kjent i hele den nye kommunen, bør det legges til rette for at tiltakene kan gjennomføres i 2017. Arbeidsutvalget bør da legge frem en plan med forslag til tiltak for godkjenning av Fellesnemda innen 15.11.2016. For at rådmannen skal ha mulighet til å utarbeide saksfremlegg til møtet den 15.11.2016 må arbeidsutvalget oversende ferdig plan med forslag til tiltak, og med en oversikt over økonomiske konsekvenser av tiltakene, til rådmannen innen 4.11.2016. 5
ArkivsakID.: 14/5654 Arkivkode: FE - 024, FE - 002 Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 020/16 Partssammensatt utvalg Larvik 28.09.2016 - Lardal 049/16 Fellesnemnda Lardal og Larvik 28.09.2016 POLITISK OG ADMINISTRATIV ORGANISERING I NY KOMMUNE RÅDMANNENS FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Fellesnemda nedsetter et arbeidsutvalg som gis i oppdrag å vurdere ulike alternativer for hvordan nærdemokratiet kan ivaretas i ny kommune, hvor det tas hensyn til avstanden fra Lardal til Larvik sentrum. 2. Arbeidsutvalget legger fram for fellesnemda forslag til hvordan nærdemokratiet bør ivaretas i ny kommune. 3. Fellesnemda gir prosjektleder i oppdrag å legge fram for fellesnemda forslag til administrativ organisering i ny kommune. SAKSBEHANDLER: Stabssjef Vilhelm Einen SAMMENDRAG: Lardal og Larvik kommuner har startet arbeidet med å forberede og bygge en ny kommune. Begge kommunene har sluttet seg til, og legger til grunn for videre arbeid, en felles politisk plattform for etablering av sammenslått kommune Lardal - Larvik, datert 2.6.2015 (oppdatert i henhold til vedtak i kommunestyrene i Larvik og Lardal 19.11.2015). I partssammensatt utvalg den 16.8.2016 ble følgende vedtatt: Det legges frem sak i neste møte hvor, hvor problemstillingen rundt politisk og administrativ organisering i den nye kommunen blir drøftet. Det er vedtatt en felles politisk plattform for etablering av sammenslått kommune, hvor det blant annet er nedfelt prinsipper for sammenslåingsprosessen, mål for den nye kommunen, lokaldemokrati, og tjenester. Flere av punktene vil være aktuelle i drøftingen rundt politisk og administrativ organisering. HANDLINGSROM: 6
Oppdatert felles politisk plattform for etablering av sammenslått kommune Lardal Larvik, datert 24.5.16 (oppdatert etter kmst vedtak 19.11.15). KMDs veileder «Formelle rammer i byggingen av nye kommuner» KMDs veileder «Å bygge en ny kommune råd fra tidligere sammenslåinger» Institutt for samfunnsforskning, Lokalpolitisk lederskap og medvirkning ved kommunesammenslåinger. http://www.ks.no/contentassets/ab7e0580fa6b4884a8f2c28a6d82d0d1/last-ned-rapportenher.pdf Regjeringen.no Politisk organisering og politikernes rolle. https://www.regjeringen.no/no/tema/kommuner-ogregioner/kommunereform/verktoy/lokaldemokrati/politisk-organisering-og-politikernesrolle/id2424162/ Institutt for samfunnsforskning Rapport 2015:09 Lokalpolitisk lederskap og medvirkning ved kommunesammenslåinger http://www.ks.no/globalassets/vedlegg-til-hvertfagomrader/samfunn-og-demokrati/lokaldemokrati-og-styring/kommunestruktur/rapportlokalpolitisk-lederskap-og-medvirkning-ved-kommunesammenslainger.pdf FAKTISKE OPPLYSNINGER: Felles politisk plattform for etablering av sammenslått kommune Lardal Larvik er vedtatt av kommunestyrene i begge kommunene, og vil således legge føringer for fellesnemdas arbeid med å samordne og forberede sammenslåingen. Under fellesnemdas mandat står det; Fellesnemda behandler politisk og administrativ organisering i den nye kommunen. Det er i fremforhandlet politisk plattform nedfelt mål for den nye kommunen, prinsipper for sammenslåingsprosessen, fellesnemdas mandat, og folkevalgte organer fra tid for sammenslåing til nytt kommunevalg. Mål for den nye kommunen Gode tjenester med tilstrekkelig bredde og kapasitet Sterke fagmiljøer og relevant kompetanse Gevinster som følge av økt effektivitet og stordrift benyttes til bedre tjenester Distanse mellom forvaltere og innbyggere for å ivareta objektivitet Lokal identitet med nærhet til basistjenester og tettstedsutvikling Aktivt lokaldemokrati med gode medvirkningsprosesser Befolkningsvekst og økt antall arbeidsplasser Prinsipper for sammenslåingsprosessen En ny kommune skal etableres, driftes og videreutvikles med utgangspunkt i hver av de to kommunenes identitet, fortrinn, sterke sider og utfordringer. Samarbeidet om sammenslåingen skal preges av raushet og forståelse for hverandres ståsted. Utvikling av nærdemokratiet skal gis høy prioritet ved etablering av den nye kommunen. Det skal legges vekt på at avstanden fra Lardal til Larvik sentrum er lengre enn fra andre områder i Larvik kommune til sentrum. 7
Folkevalgte organer fra tid for sammenslåing til nytt kommunevalg Larvik kommunestyre og faste utvalg og komiteer i Larvik beholdes. Det foretas ingen nyvalg av politisk ledelse. Tjenester Det er et mål å styrke næringsutvikling i begge kommunene. Sentrumsutvikling og arealpolitikk Den nye kommunen skal utvikle attraktive byer og tettsteder. Svarstad skal defineres som lokalsenter. ØKONOMISKE KONSEKVENSER: Dersom det nedsettes et arbeidsutvalg til å utrede og legge fram forslag for fellesnemda, vil det medføre møtegodtgjøring for arbeidsutvalget. Økonomiske konsekvenser av mulige forslag til politisk organisering vil først kunne synliggjøres når aktuelle alternativene er utredet. ALTERNATIVE LØSNINGER: Dagens organisering kan videreføres. Fellesnemda kan vedta noe annet enn rådmannens innstilling. VURDERINGER OG KONSEKVENSER: Politisk organisering I KMDs veileder «Formelle rammer i byggingen av nye kommuner» vektlegges viktigheten av å diskutere hvordan lokaldemokratiet skal fungere i den nye kommunen. Departementet har utviklet en veileder som presenterer grunnleggende sider ved lokaldemokratiet, og har praktiske eksempler på hvordan det kan jobbes godt med lokaldemokratiske spørsmål. Det er i den politiske plattformen, under punktet Folkevalgte organer fra tid for sammenslåing til nytt kommunevalg, nedfelt at Larvik kommunestyre og faste utvalg og komiteer i Larvik beholdes. Det er samtidig nedfelt at utvikling av nærdemokratiet skal gis høy prioritet ved etablering av den nye kommunen. Det skal legges vekt på at avstanden fra Lardal til Larvik sentrum er lengre enn fra andre områder i Larvik kommune til sentrum. 8
På den ene side er det allerede avklart at kommunestyret i Larvik og faste utvalg og komiteer i Larvik beholdes. På den annen side skal utvikling av nærdemokratiet gis høy prioritet, og avstanden fra Lardal til Larvik sentrum skal vektlegges. Hvilken betydning dette skal få bør avklares nærmere, noe som vil være naturlig å drøfte politisk. Hvordan en organiserer en prosess for dette vil være opp til fellesnemda å beslutte. En mulighet kan være å nedsette et arbeidsutvalg som får i oppdrag å utrede og komme tilbake til fellesnemda med forslag til løsning og organisering. I utredningsfasen av en mulig kommunesammenslåing av Larvik og Lardal kommuner ble kommunedelsutvalg vurdert som et alternativ, men dette ble ikke videreført. I den fremforhandlede politiske plattformen er det ikke nedfelt hvordan utvikling av nærdemokratiet skal foregå, kun at det skal gis høy prioritet. Dette spørsmålet vil være naturlig å drøfte politisk som en del av politisk organisering i den nye kommunen. Spørsmål som kan vurderes aktuelt å avklare i en slik prosess kan blant annet være: Hva ligger i «utvikling av nærdemokratiet gis høy prioritet ved etablering av den nye kommunen»? Hvordan vektlegges avstanden fra Lardal til Larvik sentrum? Hvordan ivareta medvirkning med spesiell tanke på at innbyggerne i den nye kommunen kan oppleve at nærheten til de folkevalgte er svekket? Hvordan ivareta medvirkning i ulike deler av den nye kommunen, også slik at tidligere selvstendige kommuner opplever seg godt representert? I rapporten «Lokalpolitisk lederskap og medvirkning ved kommunesammenslåinger», hentet fra KS.no oppgis det at kommunene bruker mer krefter for å få til medvirkning i kommunesammenslåingsprosesser enn de gjør til vanlig. Medvirkning i nye sammenslåtte kommuner skiller seg ikke nødvendigvis fra medvirkning i ikke-sammenslåtte kommuner, men det kan være nødvendig å designe medvirkningstiltak med spesiell tanke på at innbyggerne i den nye kommunen kan oppleve at nærheten til de folkevalgte er svekket. Videre kan det være nødvendig å etablere tiltak som spesielt ivaretar ulike deler av den nye kommunen, slik at tidligere selvstendige kommuner opplever seg godt representert. Til sist kan medvirkning ha en integrerende effekt i seg selv og dermed bidra til å etablere et nytt politisk fellesskap i den nye kommunen. I henhold til kommunelovens 10 og 10 a kan kommuner opprette politiske utvalg og komiteer med bestemte oppgaver og ansvar, som enten forbereder saker for kommunestyret og, dersom de har delegert myndighet, ferdigbehandler tildelte saker. Politiske utvalg og komiteer under kommunestyret er ikke obligatoriske politiske organer. Å opprette politiske utvalg og komiteer kan være hensiktsmessig fordi det gjerne vil være behov for en viss arbeidsdeling og spesialisering, legger til rette for en bredere og dypere deltakelse i politiske beslutningsprosesser, og vil kunne gi innbyggerne flere kontaktpunkter til kommuneorganisasjonen og den enkelte folkevalgte. Slik kan flere interesser og synspunkt i kommunepolitikken synliggjøres, de folkevalgtes ombudsrolle kan styrkes og i noen tilfeller kan det føre til ny rekruttering inn i kommunepolitikken. Samtidig kan etablering av politiske utvalg og komiteer også representere styrings- og demokrati-utfordringer. Et stort antall politiske organer med ulike ansvarsområder kan gi en mer fragmentert kommuneorganisasjon med større koordineringsbehov, ansvarsuklarhet og redusert styrings- og beslutningseffektivitet. Formålsprinsipp Organisering ut fra et formålsprinsipp innebærer at inndelingen mellom utvalgene/komiteene baseres på ulike sektorer, saksfelt eller tjenestetyper som kommunen ivaretar. Den 9
tradisjonelle hovedutvalgsmodellen, med fire utvalg inndelt etter sektor (undervisning, helse og sosial, kultur og teknisk sektor) er et eksempel på organisering etter et formålsprinsipp. Funksjonsprinsipp Inndeling etter et funksjonsprinsipp innebærer en inndeling på tvers av tjenestetype eller sektor, der inndelingen i stedet baseres på oppgavetyper som innebærer samme administrative prosesser, f.eks. driftsoppgaver (undervisning og helse- og sosial/ omsorg), utviklingsoppgaver (kultur, næring og miljø) og forvaltningsoppgaver (plan- og finanssaker). Det kan stilles spørsmål ved om endrede inndelingsprinsipper og arbeidsformer representerer en utfordring for politikernes grunnleggende behov for informasjon og saksinnsikt på spesifikke saksområder. Informasjon dreier seg både om å ha nok saksinnsikt til å kunne styre iverksettingen av tiltak og om å høste erfaringer og forstå effekter av tiltak for folk flest. Dette fordrer at det iverksettes tiltak som reduserer et potensielt informasjonsunderskudd. En type tilbakeføringsmekanisme er rutiner for tilbakeføring av resultatinformasjon knyttet til tjenesteproduksjon, kvalitetskontroll, benchmarking, evaluering av klager, forvaltningsrevisjon og bruker- og innbyggerundersøkelser. En annen mekanisme er å stimulere til mer direkte kontakt mellom innbyggere og politikere. I en kommunestruktur med større kommuner vil innbyggerrettede tilbakeføringsmekanismer bli særlig viktig. Administrativ organisering: Et viktig aspekt ved demokratiet er samspillet mellom politikk og forvaltning. En forutsetning for skillet mellom politikk og forvaltning har vært at mens tjenestemenn i forvaltningen er rekruttert på bakgrunn av utdanning og ekspertise, er politiske organer rekruttert av lekfolk som med sunn fornuft skal uttrykke folkeviljen og avgjøre verdispørsmål som det ikke finnes "ekspertsvar" på. De har en politisk kompetanse. Et styrende prinsipp har lenge vært at politikerne skal fatte vedtak, mens administrasjonen iverksetter. Men politikerne trenger utredninger og forslag (innstillinger) fra administrasjonen som beslutningsgrunnlag før de fatter sitt vedtak. Institutt for samfunnsforskning har laget en rapport om «Lokalpolitisk lederskap og medvirkning ved kommunesammenslåinger». Rapporten ligger tilgjengelig på KS.no. I denne rapporten står det blant annet følgende om politisk og administrativ lederskap: Politisk lederskap skiller seg fra administrativt lederskap ved at det er mål- og retningsgivende (Kellerman 2004). Mens administrasjonen skal forvalte mål som alt er gitt, skal politisk lederskap utarbeide disse målene. Politisk lederskap blir dermed et verktøy for å handle utenfor og utover rutiniserte prosesser (Selznick 1957). Som nevnt ovenfor skal det politiske lederskapet utarbeide mål, mens administrasjonen skal forvalte målene. Fellsenemda vedtok i møte 26.4.2016 at gjeldende kommuneplaner i de to kommunene ikke rulleres, men gjelder som to sidestilte overordnede styringsdokumenter for den nye kommunen. Prosess med utarbeiding av kommuneplan for den nye kommunen startes opp første halvår 2018, og behandles av det nye kommunestyret som tiltrer høsten 2019. Det betyr at de overordnede målsettingene som er vedtatt i begge kommunenes kommuneplaner er gjeldende, og bør således få betydning for administrasjonens mål. Kommuneloven definerer klart og tydelig hva som er rådmannens ansvar i 23 «Administrasjonssjefens oppgaver og myndighet». Rådmannen er øverste leder for den samlede kommunale administrasjonen. En sentral del av denne ledelsesfunksjonen er plikten til å sørge for at tjenestemannsapparatet til enhver tid fungerer på hensiktsmessig 10
måte. Rådmannen er også ansvarlig for samordning og effektivisering av hele den kommunale virksomheten. Det administrative ledelsesansvaret kan ikke fratas administrasjonssjefen, administrasjonssjefen har full instruksjonsmyndighet overfor alle ansatte. Ansvar og myndighet må henge sammen. Siden rådmannen er øverste leder for hele administrasjonen, og med en plikt til å sørge for at denne fungerer på en hensiktsmessig, samordnet og effektiv, må rådmannen også har myndigheten som er nødvendig for å kunne følge opp ansvaret som er tillagt stillingen. På den annen side vil det være av politisk interesse å vurdere vesentlige endringer i kommunens tjenestetilbud. Det bør i tillegg være en sammenheng mellom politisk organisering og administrativ organisering. Det prinsipp som ligger til grunn for den politiske organiseringen (styringsprinsipp eller funksjonsprinsipp) bør gjenspeiles i den administrative organiseringen. Det vil være viktig å gi rådmannen ansvar og myndighet for at administrasjonen fungerer hensiktsmessig, samordnet og effektivt. Men prinsipielle beslutninger som omhandler vesentlige endringer i tjenestetilbud kan legges til fellesnemda. Fellesnemda har vedtatt at det skal ansettes en prosjektleder som skal bli rådmann i den nye kommunen. Det gir en anledning til å gi prosjektleder/ny rådmann ansvar for å forslå administrativ organisering av den nye kommunen, med formål å oppnå overordnede vedtatte målsettinger, en hensiktsmessig, samordnet og effektiv administrasjon. Fellesnemda kan beslutte at den administrative organiseringen skal henge sammen med den politiske organiseringen, og be prosjektleder legge fram forslag til overordnet administrativ organisering for endelig godkjenning av fellesnemda. Hovedavtalen har som formål å sikre medvirkning hos ansatte i blant annet endringsprosesser. Det er avgjørende for et godt resultat at de ansatte og deres organisasjoner involveres så tidlig som mulig når omstillinger og reformer skal gjennomføres. Hovedavtalen skal gjennom ordningen med tillitsvalgte gi arbeidstakerne reell innflytelse på hvordan arbeidsplassen skal organiseres, og hvordan arbeidsmetodene skal utvikles, slik at dette bidrar til en fleksibel og brukervennlig tjenesteyting. Dette er et område som rådmann har ansvar for å følge opp i daglig drift, og som det er naturlig at prosjektleder/ny rådmann håndterer i videre arbeid med administrativ organisering. Anbefaling: Fellesnemda nedsetter et arbeidsutvalg som gis i oppdrag å vurdere ulike alternativer for hvordan nærdemokratiet kan ivaretas i ny kommune, hvor det tas hensyn til avstanden fra Lardal til Larvik sentrum. Arbeidsutvalget legger fram for fellesnemda forslag til hvordan nærdemokratiet bør ivaretas i ny kommune. Fellesnemda gir prosjektleder i oppdrag å legge fram for fellesnemda forslag til administrativ organisering i ny kommune 11
12
ArkivsakID.: 14/5654 Arkivkode: FE - 024, FE - 002 Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 021/16 Partssammensatt utvalg Larvik 28.09.2016 - Lardal 050/16 Fellesnemnda Lardal og Larvik 28.09.2016 KOMMUNESAMMENSLÅING LARVIK OG LARDAL KOMMUNER - OVERORDNET PLAN FOR PROSJEKTET RÅDMANNENS FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Beskrivelse av plan for hovedprosjektet «Omstilling og oppbygging av nye kommune» legges til grunn som overordnet prosjektbeskrivelse for sammenslåingsprosessen Larvik og Lardal kommuner. 2. Prosjektleder gis ansvar for oppdatering og revidering av prosjektbeskrivelsen og budsjettet underveis i sammenslåingsprosessen. 3. Bruken av vedtatte økonomiske ressurser i delprosjekter rapporteres til fellesnemda kvartalsvis. SAKSBEHANDLER: Stabssjef Vilhelm Einen SAMMENDRAG: Fellesnemda vedtok under eventuelt den 16.8.2016 følgende: FEL- 047/16 Vedtak: Fellesnemnda ber om foreløpig budsjett, fremdriftsplan, milepæler og prosjektorganisasjon. Administrativ styringsgruppe har utarbeidet forslag til plan for hovedprosjektet «Omstilling og oppbygging av ny kommune». Hensikten med planen er å gi de overordnede retningslinjer for arbeidet med prosjektet, og beskrive oppdraget mellom bestiller og prosjektleder. Planen vil måtte revideres og oppdateres underveis i prosessen, ansvaret for dette bør legges til prosjektleder. HANDLINGSROM: Oppdatert felles politisk plattform for etablering av sammenslått kommune Lardal Larvik, 13
datert 24.5.16 (oppdatert etter kmst vedtak 19.11.15). KMDs veileder «Formelle rammer i byggingen av nye kommuner» KMDs veileder «Å bygge en ny kommune råd fra tidligere sammenslåinger» FAKTISKE OPPLYSNINGER: Felles politisk plattform for etablering av sammenslått kommune Lardal Larvik er vedtatt av kommunestyrene i begge kommunene, og vil således legge føringer for fellesnemdas arbeid med å samordne og forberede sammenslåingen. Det er i fremforhandlet politisk plattform nedfelt blant annet prinsipper for sammenslåingsprosessen, mål for den nye kommunen, og mandat til fellesnemda. Dette er tatt inn i plan for hovedprosjektet. Plan for hovedprosjektet synliggjør politisk og administrativ organisering og mandat, hvilke temakomiteer som er vedtatt, prosjektets hovedfaser, milepeler og aktiviteter, delprosjekter, ressurser og bemanning i prosjektet, fremdriftsplan, informasjon og økonomi. Plan for hovedprosjekt vil måtte revideres og oppdateres underveis i prosessen. Ansvaret for revidering og oppdatering bør legges til prosjektleder. ØKONOMISKE KONSEKVENSER: Plan for hovedprosjektet gir i seg selv ingen økonomiske konsekvenser. Planen inneholder en oversikt over budsjett for prosjektet, og må oppdateres med bakgrunn i fellesnemdas vedtak. Det bør utarbeides rutiner for rapportering av bruken av midler i prosjektet. ALTERNATIVE LØSNINGER: Fellesnemda kan vedta noe annet en rådmannens innstilling i saken. Fellesnemda kan be rådmennene endre prosjektbeskrivelsen. Det bør da angis hva som skal endres. VURDERINGER OG KONSEKVENSER: Sammenslåing av to kommuner er et stort og omfattende prosjekt. En plan med overordnede retningslinjer for arbeidet gir oversikt og struktur, noe som vil være viktig, både for fellesnemda og prosjektleder. Prosjektbeskrivelsen skal beskrive oppdraget, og synliggjør mandat for fellesnemda og prosjektleder. I hovedsak skal beskrivelsen synliggjøre hvorfor prosjektet skal gjennomføres, hva som skal gjøres, når det skal være fullført, og hvilke ressurser som stilles til disposisjon. Rådmennene mener beskrivelse av plan for gjennomføring av hovedprosjekt «Omstilling og oppbygging av ny kommune» gir en god oversikt over prosessen pr. nå. Planen vil måtte revideres og oppdateres underveis i prosessen. Ansvaret for revidering og oppdatering bør 14
legges til prosjektleder. Det er behov for avklaring av rapportering på bruk av økonomiske ressurser i prosjektet. Rådmennene anbefaler at økonomisk rapportering på bruken av midler til prosjekt sammenslåing Larvik og Lardal kommuner følger kommunenes ordinære rapporteringsrutiner med kvartalsvis økonomisk rapportering. Det betyr at fellesnemda da vil få statusrapport på bruken av midler til de ulike delprosjektene kvartalsvis. Vedlegg: Nye Larvik kommune - Beskrivelse av plan for hovedprosjektet «Omstilling og oppbygging av nye kommune». Vedlegg: Dok.dato Tittel Dok.ID 21.09.2016 Hovedprosjektplan pr sept 2016 1232107 15
NYE LARVIK KOMMUNE Kommunesammenslåing Lardal-Larvik Omstilling og oppbygging av ny kommune 5.2.2016 31.12.2018 BESKRIVELSE AV PLAN HOVEDPROSJEKTET 1 16
1. Innledning...3 1.1. Hensikt med prosjektbeskrivelsen...3 1.2. Bakgrunn for prosjektet...3 2. Referanser...3 3. Organisering av hovedprosjektet...4 3.1. Politisk organisering og mandat...4 3.2. Administrativ organisering og mandat...5 4. Prosjektplan...5 4.1. Målbeskrivelse...5 4.2. Prosjektets hovedfaser, milepeler og aktiviteter...6 4.4 Ressurser / bemanning i prosjektet...8 4.4. Fremdriftsplan...8 5. Informasjon...9 6. Økonomi...9 7. Gjennomføring... 10 7.1. Administrasjon av prosjektet... 10 8. Rapportering... 11 8.1. Rapport Kartlegging... 11 2 17
1. Innledning 1.1. Hensikt med prosjektbeskrivelsen Hensikten med dette dokumentet er å gi de overordnede retningslinjer for arbeidet med prosjektet. Prosjektbeskrivelsen skal beskrive oppdraget mellom bestiller og prosjektleder og angir: Hvorfor prosjektet skal gjennomføres Hva som skal gjøres Når det skal være fullført og hvilke ressurser som stilles til disposisjon. Alle medlemmer av prosjektgruppa har et ansvar for å være oppdatert på de styrende dokumenter som gjelder for prosjektet. 1.2. Bakgrunn for prosjektet Kommunestyrene i Larvik og i Lardal vedtok den 19.11.2015 sammenslåing av de to kommunene fra 1.1.2018. Vedtakene om sammenslåing ble stadfestet i Kongelig resolusjon av 5.2.2016 Fremforhandlet «Felles politisk plattform for etablering av sammenslått kommune Larvik og Lardal» sist oppdatert 24.5.2016 legges til grunn for sammenslåingen. Utredning «Mulig sammenslåing av Lardal og Larvik kommune» dannet bakgrunn for forhandlinger om den politiske plattform og vedtaket om sammenslåing. 2. Referanser Følgende styrende dokumenter gjelder: Utredning datert 14.5. 2015 «Mulig sammenslåing av Lardal og Larvik kommune» Felles politisk plattform for etablering av sammenslått kommune Lardal Larvik datert 24.5.16 (oppdatert etter kmst vedtak 19.11.15) Inndelingsloven av 15.06.70 Kommunestyrevedtak Lardal Kmst 59/14 Utredning av en mulig sammenslåing av Larvik og Lardal kommuner Kmst 46/15 Søknad om sammenslåing av Lardal kommune og Larvik kommune Kmst 76/15 Søknad om sammenslåing av Lardal kommune og Larvik kommune Kmst 91/15 Etablering av fellesnemd Kommunestyrevedtak Larvik: Kmst 118/14: Prosess for utredning av kommunestruktur Larvik Lardal Kmst 083/15: Søknad om sammenslåing av Larvik kommune og Lardal kommune Kmst 158/15: Søknad om sammenslåing av Larvik kommune og Lardal kommune Kmst 159/15: Opprettelse av fellesnemd 3 18
Veileder 1 og 2 fra kommunal og moderniseringsdepartementet 3. Organisering av hovedprosjektet 3.1. Politisk organisering og mandat Politisk nivå: Fellesnemd er opprettet jfr. Inndelingsloven 26 for å forberede sammenslåing av kommunene. Fellesnemda består av 12 personer: 7 folkevalgte fra Larvik og 5 folkevalgte fra Lardal Leder fellesnemda: Nestleder fellesnemda: Ordfører i Lardal Knut Olav Omholt Ordfører i Larvik Rune Høiseth Mandat fellesnemda: Jfr. Inndelingsloven 26 - forberede sammenslåing av kommunene Jfr. Fremforhandlet politisk plattform: o Fellesnemda skal avklare rådmannsstilling i ny kommune og rammer for organisering av prosjekt for prosess for sammenslåing av den nye kommunen. o Fellesnemda behandler politisk og administrativ organisering i den nye kommunen. o Fellesnemda skal sørge for at regler og avtaler om ansattes og tillitsvalgtes medvirkning ved sammenslåingen blir ivaretatt. o Fellesnemdas medlemmer skal utgjøre arbeidsgivers representanter i det partssammensatte utvalg for sammenslåingsprosessen. o Fellesnemda behandler revisjonsordning for den nye kommunen etter innstilling fra kontrollutvalgene i de to kommuner. o Fellesnemda skal gjennomgå og vurdere alle prinsipielle forhold i sammenslåingsprosessen. o Hver av kommunene har i perioden frem til sammenslåing ansvar for sin ordinære drift, men spørsmål som kan ha betydning for den nye kommunen bør drøftes i fellesnemda. Fellesnemda kan uttale seg om saker som er til behandling i folkevalgte organer der sakene vurderes å ha betydning for den nye kommunen. Det etableres et Partssammensatt utvalg for sammenslåingsprosessen. Utvalget skal fra arbeidsgiversiden bestå av fellesnemdas 12 medlemmer og fra arbeidstakersiden 4 medlemmer oppnevnt av de ansatte, to fra hver av kommunene. Det partssammensatte utvalget skal behandle saker som gjelder forholdet mellom den nye kommunen som arbeidsgiver og de ansatte, herunder ansettelser av øverste administrativ ledelse. 4 19
Det er opprettet følgende Temakomitéer: Temakomité Adm. støtte Referanse Ferdig 1 Kommunevåpen og ordførerkjede Kulturkonsulent Sak FE 2 Ansettelse av prosjektleder/ rådmann HR-sjef 3 «Bli kjent i nye Larvik» Fellesnemnda kan opprette underkomitéer etter behov. 3.2. Administrativ organisering og mandat Prosjektleder / rådmann nye Larvik kommune Fellesnemda har i vedtak den 18.03.16 besluttet at en administrativ prosjektleder skal ha ansvar for å planlegge, administrere og tilrettelegge sammenslåingsprosessen. Prosjektleder skal sørge for at politisk nivå får seg forelagt saker til nødvendig avklaring og har innstillingsrett til møter i partssammensatte utvalg og fellesnemda. Prosjektleder skal sørge for at vedtak fattet i på folkevalgt nivå i sammenslåingsprosessen følges opp. Prosjektlederstillingen skal jfr. vedtak i Fellesnemda den 30.6.16, lyses ut og den som tilsettes skal også bli rådmann i nye Larvik kommune fra 1.1.2018. Inntil prosjektleder/ ny rådmann har tiltrådt har rådmannen i Larvik innstillingsrett overfor Fellesnemnda. Administrativ styringsgruppe hovedprosjektet Leder: Prosjektleder / rådmann i nye Larvik kommune Medlemmer: Rådmann i Lardal Rådmann i Larvik Prosjektkoordinator sammenslåingsprosessen (sekretær for gruppa) Stabsleder i Larvik Tillitsvalgte i saker som berører ansatte Andre ressurspersoner ved behov Styringsgruppa skal samordne, koordinere og sørge for fremdrift i prosjektet. For å sikre forankring, samordning og informasjonsutveksling i sammenslåingsprosessen vil det gjennomføres jevnlige ledermøter med ledergruppene i Larvik og Lardal kommuner. Lederne i begge kommuner har et spesielt ansvar for informasjon ut i organisasjonene i sammenslåingsprosessen. 4. Prosjektplan 4.1. Målbeskrivelse Prosjektet skal tilrettelegge for og forberede sammenslåing av Lardal og Larvik kommune fra 1.1.2018. Prosjektet omfatter både politiske og administrative forberedelser av sammenslåingen. 5 20
Mål for den nye kommunen Den nye kommunen skal sikre: Gode tjenester med tilstrekkelig bredde og kapasitet Sterke fagmiljøer og relevant kompetanse Gevinster som følge av økt effektivitet og stordrift benyttes til bedre tjenester Distanse mellom forvaltere og innbyggere for å ivareta objektivitet Lokal identitet med nærhet til basistjenester og tettstedsutvikling Aktivt lokaldemokrati med gode medvirkningsprosesser Befolkningsvekst og økt antall arbeidsplasser. 4.2. Prosjektets hovedfaser, milepeler og aktiviteter Fellesnemndas ansvar: # Hovedoppgaver i prosjektet Ansvarlig Frist 1 Avklare prosjektledelse/ ny rådmann Fellesnemnda 08.2016 2 Definere og etablere politiske temakomiteer Fellesnemda 3 Igangsette ulike kartlegginger på særlige tema Fellesnemda 4 Involvering av tillitsvalgte og utvelgelse av tillitsvalgte som skal være medvirkende i prosessen Fellesnemda 5 Politisk organisering og rammeverk/reglementer Fellesnemda 6 Ny personalpolitikk Fellesnemda 7 Avklare lokalisering Fellesnemda 8 Prosjektleders ansvar: # Hovedoppgaver i prosjektet Ansvarlig Frist 1 Utarbeidelse/oppdatering av overordnet prosjektplan Prosjektleder 2 Igangsette ulike kartlegginger tjenester Prosjektleder 3 Involvering av tillitsvalgte som skal være medvirkende i prosessen Prosjektleder 4 Administrativ organisering Prosjektleder 5 Rekruttere administrativ ledelse Prosjektleder 6 Utrede lokalisering Prosjektleder 4.3 Delprosjekter tema og tjenester Delprosjekter knyttet til særlige tema er opprettet av fellesnemda og følges opp av styringsgruppen: 6 21
Delprosjekt Ansvarlig Referanse Ressurser Ferdig 1 Kartlegging IT, avtaler, Vilhelm FEL 200.000 Nov. 2016 innkjøp 2 Kartlegging HR/ personal Kari FEL 200.000 Nov. 2016 3 Kartlegging eiendom Britt FEL 250.000 Nov. 2016 4 Arkivprosjekt Vilhelm FEL 2,7 mill 2018 5 Geodata/ kart prosjekt FEL 1 mill 6 Kommunikasjonsstrategi Nils Fredrik FEL 1,5 mill 2018 7 Det utarbeides prosjektbeskrivelses for hver av delprosjektene. Tillitsvalgte involveres i delprosjektene. Delprosjekt tjenesteområdene Mandat delprosjekt tjenesteområdene: Kartlegge innhold, organisering og lokalisering for tjenesteområdene. Jfr. utredning av mulig sammenslåing datert 14.5.2015. Arbeidet skal danne grunnlag for avklaring av innhold, organisering og lokalisering av tjenestene i ny kommune. Jfr. politisk plattform pkt. 4; Mål for den nye kommunen Den nye kommunen skal sikre: Gode tjenester med tilstrekkelig bredde og kapasitet Sterke fagmiljøer og relevant kompetanse Gevinster som følge av økt effektivitet og stordrift benyttes til bedre tjenester Distanse mellom forvaltere og innbyggere for å ivareta objektivitet Lokal identitet med nærhet til basistjenester og tettstedsutvikling Aktivt lokaldemokrati med gode medvirkningsprosesser Befolkningsvekst og økt antall arbeidsplasser. Følgende delprosjekter på tjenestene opprettes: Delprosjekt Ansvarlig Referanse Ressurser Ferdig 1 Kultur og oppvekst Kommunalsjefer i Larvik og Lardal 7 22
2 Helse og omsorg Kommunalsjefer i Larvik og Lardal 3 Areal og teknikk Kommunalsjefer i Larvik og Lardal 4 Eiendom Kommunalsjefer i Larvik og Lardal 5 Økonomi Økonomisjef 6 HR/ personal HR sjef Larvik, fagansvarlig personal Lardal 7 NAV NAV leder Larvik og Lardal Ansatte representanter involveres i prosessen 4.4 Ressurser / bemanning i prosjektet Tidsbruk i prosjektet: Prosjektleder vil bruke hele sin stilling til prosjektet i den tiden prosjektet varer. Styringsgruppe- og prosjektgruppemedlemmene må regne med å bruke timer av sin stilling til prosjekt-arbeidet. Behovet for arbeidskraft og kompetanse kan variere gjennom prosjektperioden. I vedtak i Fellesnemnda den 30.6.16 ble det oppretter en midlertidig prosjektkoordinator i inntil 100 % stilling for å bistå i prosjektarbeidet. Stillingen lyses ut internt og videreføring og omfang av stilling som prosjektkoordinator avklares av prosjektleder når denne tiltrer. Berørte enheter kompenseres for tidsbruk i prosjekter og for eventuelle behov for å innleie av ekstraressurser fra mottatte midler til kommunereformen jfr. også myndighet gitt i vedtak i fellesnemda 18.03.16. Timene som brukes på prosjektene føres i eget regneark for å ha oversikt over totalt timeforbruk. 4.4. Fremdriftsplan 8 23
Prosjektkoordinator, og prosjektleder når denne er tiltrådt, utarbeider detaljert framdriftsplan for prosjektet. 5. Informasjon Det utarbeides en kommunikasjonsstrategi for sammenslåingsprosessen og avsettes ressurser for oppfølging av denne. FEL den 26.4 fastsatte strategi for kommunikasjon. Kommunikasjonsstrategien og tiltaksplanen er et verktøy for å sikre et felles, samkjørt kommunikasjonsarbeid fra og med våren 2016 og fram til kommunesammenslåingen 1.januar 2018. Strategien og tiltakene er knyttet til kommunikasjonsarbeidet rundt selve sammenslåingsprosessen. Kommunikasjonsmål: Bidra til at innbyggere, ansatte og folkevalgte til enhver tid holdes orientert om kommunesammenslåingens målsettinger, prosesser og resultater Bidra til å skape oppslutning og tillit til sammenslåingsprosessen og til den nye kommunen Bidra til å skape entusiasme rundt sammenslåingen og en felles identitet og kultur på tvers av kommunegrensene Prinsipper for kommunikasjon: Åpen Samkjørt og med én stemme Fokus på samspill og dialog Alle folkevalgte og ledere i Lardal og Larvik kommuner gis et spesielt ansvar for å følge opp og bidra til etterlevelse av kommunikasjonsmålene. 6. Økonomi Budsjett og regnskap for sammenslåingsprosessen holdes adskilt fra øvrig kommunal drift i de to kommuner. Kostnader til prosessen dekkes av reformmidler/ engangskostnader ved kommunesammenslåing mottatt i mars 2016 av sentrale myndigheter på kr. 25 millioner. Det vil i tillegg utbetales reformstøtte på kr. 25 mill. kr. disse er ikke utbetalt ennå. Det utarbeides budsjett for bruk av midlene. Larvik kommune fører regnskap for bruk av midlene. Telemark kommunerevisjon er revisor for sammenslåingsprosessen. 9 24
Foreløpig budsjett for sammenslåingsprosjektet Inntekter 2016 2017 2018 Sum Diversenummer Reformmidler 25 mill. 7 000 000 15 000 000 3 000 000 25 000 000 Utgifter 9700 Fellesnemnd godtgjørelser folkevalgte 150 000 200 000 350 000 9701 Godtgjørelse tillitsvalgte 0 9702 Temakomite kommunevåpen/ordførerkj. 0 9703 Temakomite prosjektleder/ rådmann 300 000 300 000 9704 Temakomite «Bli kjent» 0 9705 Prosjektleder - ny rådmann 200 000 1 600 000 1 800 000 9706 Prosjektkoordinator 200 000 1 000 000 1 200 000 9707 Administrasjon/saksforberedelser 300 000 500 000 9708 Kommunikasjonsarbeid 500 000 1 500 000 2 000 000 9709 Delprosjekt avtaler/ IT 200 000 200 000 400 000 9710 Delprosjekt HR 200 000 500 000 700 000 9711 Delprosjekt Geodata 500 000 1 000 000 1 500 000 9712 Delprosjekt arkiv 500 000 2 000 000 200 000 2 700 000 9713 Reform felles lønnssystem 9714 Reform felles økonomisystem IKT-utstyr og maskinvare IKT-Nettverk / Infastruktur IKT-Programvare Sum 3 050 000 8 500 000 200 000 10 950 000 Budsjettet må justeres i takt med vedtak i fellesenemnda. Når prosjektleder/ny rådmann er på plass må vedkommende detaljere budsjettet ytterligere ut fra de aktuelle aktiviteter og behov som vil vise seg nødvendige. 7. Gjennomføring Udisponert 3 950 000 6 500 000 2 800 000 14 050 000 7.1. Administrasjon av prosjektet Prosjektarkiv: All dokumentasjon fra prosjektet samles i Larvik kommunens arkiv, elektronisk i Websak. Det er opprettet egen arkivdel til formålet. Den som lager et originaldokument skal sende dette til prosjektleder for arkivering. Protokoll/ referat: Ved hvert prosjektmøte skrives referat som distribueres ut til alle prosjektgruppemedlemmer og til prosjektansvarlig. Alle referater skrives i Websak og følger en fast mal. Prosjektleder har ansvar for at dokumentstandard følges og at arkiveringsrutiner fungerer. 10 25
8. Rapportering 8.1. Rapport Kartlegging Rapporten skal konkludere med forslag til framdriftsplan for de oppgaver som må gjennomføres som en konsekvens av kartleggingen som ligger i delprosjektet. 11 26
ArkivsakID.: 16/8100 Arkivkode: FE - 033 Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 051/16 Fellesnemnda Lardal og Larvik 28.09.2016 EVENTUELT SAKSBEHANDLER: Sekretær Lise Dybdahl 27