TILLEGGSSAKSLISTE Møte i Kommunestyret Dato: 26.05.2011 kl 1700 Sted: Gran rådhus, møterom Granavollen SAKSLISTE 52/11 11/00604 10 Avvikling av fremfestekontrakter i Skjervum boligfelt 53/11 11/00101 6 Informasjonssikkerhet midler til endret epostløsning Ordfører og rådmannssekretariatet, Jaren 24.05.11 For ordføreren Eli Stigen konsulent 1
52/11 Avvikling av fremfestekontrakter i Skjervum boligfelt Arkivsak dok. 11/00604 10 Arkivkode. 221 Saksbehandler Anders Paulsen Saksgang Møtedato Saknr 1 Kommunestyret 26.05.2011 52/11 Rådmannens innstilling: Kommunestyret gir rådmannen fullmakt til å realisere krav om innløsning av festetomter i Skjervum boligfelt innenfor de rammer som er presentert i saken. Saksdokumenter Ingen Vedlagt Saksopplysninger: Bakgrunn: Gran kommune inngikk i juni 1965 en grunnleiekontrakt med Lars Skjervum om leie av et areal på ca. 30 mål. Arealet skulle brukes til utparsellering av tomter. Leiekontrakten var på 99 år regnet fra 1. april 1965, og er ved tilføyelse senere, åpnet for forlenging. Halvparten av arealet leide Gran kommune videre ut til boligformål, resten har blitt brukt til kommunale formål, sykehjem mv. I alt er det i dag 19 fremfestere som betaler leie til Gran kommune, mens Gran kommune betaler leie til grunneieren, som nå er Inger Johanne Sundmark. Det eksisterer således to separate leieforhold: ett mellom grunneier, som utleier og Gran kommune, som leietaker og ett mellom Gran kommune som utleier (senere kalt fremleier) og 19 leietakere (senere kalt fremleietakere.) Tomtefesteloven av 1996 gir fremfester rett til å kreve innløsing av boligtomt etter 30 år. De 5 eldste fremleiekontraktene i Skjervum boligfelt gjelder fra 1. juni 1981. Det har derfor blitt fremmet krav ovenfor Gran kommune om innløsing. Også de øvrige fremleietakerne er interessert i innløsing så snart deres fremleietid når 30 år. Foreliggende sak er sammenlignbar med tilsvarende sak i Brandbu (Lysakermoen tomtefelt i Briskebyen), hvor Gran formannskap 27. oktober 2004 (etter kommunelovens hasteparagraf) vedtok et forlik mellom kommunen og grunneier. Gran kommune kjøpte et areal på 48daa av grunneier, og 45 fremfestere kjøpte deretter sine fremfestetomter av Gran kommune. Initiativet til kommunens engasjement i saken kom etter en interpellasjon i kommunestyret. I rådmannens begrunnelse for sin innstilling heter det bl.a.: Mange hevder at det er en anakronisme at så mange i Norge har egne hus på grunn andre eier. Husmannsavtaler har noen kalt det. Dette er avtaler som skriver seg fra den tid hvor det var vanskelig å få lån til kjøp av tomt. Mange kommuner, herunder Gran, tok da egne initiativ for å skaffe til veie byggegrunn. Det har vært ført flere saker for norsk rett for å avslutte eller få regulert bestemmelser i slike fremleieavtaler. Gran kommune har nå mulighet for å slippe å sitte i en mellomstilling mellom grunneiere og fester, i et forretningsforhold som ikke har kommunal interesse. Dette vil samtidig frita Gran kommune for å gjøre et unødvendig arbeid med innfordring og overvåking av avtaleoverholdelse.. 2
Sett ut fra ren kommunal interesse mener rådmannen avtalen bør godkjennes. At rundt 40 fremfestere får bli eiere av egen grunn, er et godt tilleggsargument. Som det vil framgå nedenfor mener rådmannen at fremfesterne i Skjervum, for øvrig det siste feltet Gran kommune fremfester, bør likebehandles med de tidligere fremfesterne i Brandbu. Partene i saken: Det er 3 parter i saken, grunneier, Gran kommune og fremfesterne. Partene deler intensjonen om at fremfesterne skal få kjøpe sine festetomer. Det er uenighet om til hvilken pris og hvordan denne prisen skal beregnes. Grunneier har tilbudt en innløsningspris på kr 85.000 pr. tomt med basis i bestemmelser i tomtefesteloven. Fremfesterne på sin side mener at lovens bestemmelser tilsier en innløsningssum på rundt en 3 del av dette. Tomtefesteloven og rettsavgjørelser med basis i loven gir ikke noe entydig svar på hva prisen vil kunne bli. Rådmannen frarår derfor at Gran kommune kjøper leiearealet for kr 85.000 x 19 = kr 1.615.000, når et rettsoppgjør vil kunne bety at pålagt videresalg bare vil kunne gi en salgssum på kr 550.000, (om fremfesterne får rett.) Juridiske og andre problemstillinger: Som rådgivere i denne saken har rådmannen hatt advokatene Atle Roll Matthiesen og Inger Roll Matthiesen. Rådmannens innstilling er i tråd med tilråding fra ovennevnte. Tomtefesteloven er et juridisk vanskelig område, hvor selv rettsavgjørelser skaper lite presedens, fordi de fleste fremfesteavtaler avviker fra hverandre. I tidligere saker har parters advokater møtt med diametralt motsatte tolkninger av mange av lovens er. Dette gjelder spørsmål både om rett til innløsning, tidspunkt for innløsning, om avtalene er tidsbegrensede eller i realiteten evigvarende, om 40 % av verdi eller 25 ganger festeavgift skal bruks med mer. Rådmannen finner det vanskelig, også for egen del, å prøve å gå i dybden i dette juridiske terrenget, selv i en sak til kommunestyret. Når det gjelder omtalte tomtepriser må denne sees i sammenheng med at tomtene i Skjervum er relativt små, i gjennomsnitt rundt 750m2. Loven vektlegger også at prisen må ta hensyn til at det er tomtefesterne som har opparbeidet tomtene. En rettsavgjørelse vil gi Gran kommune rett til å innløse festetomtene. Fremfesterne trenger ikke å kjøpe tomtene fra Gran kommune. Om de ikke gjør det, vil Gran kommune bli ny grunneier og fremfesterne bli festere. I så fall vil sistnevnte måtte betale festeavgift til Gran kommune. Disse avgiftene bør være store nok til å kunne dekke Gran kommunes kapitalomkostninger ved kjøpet. De økonomiske konsekvensene for Gran kommune forventes derfor uansett ikke å bli store. Men, som nevnt, er det klare indikasjoner på at i hvert fall nesten alle fremfestere ønsker å kjøpe sine tomter. Videre framdrift: Gran kommune og grunneier har en grunnleieavtale. Tomtefesteloven gir ikke Gran kommune rett til å kreve innløsing av fremfestetomtene. En slik rett har derimot fremfesterne både ovenfor Gran kommune som fremfester, men også direkte ovenfor grunneier, etter tomtefestelovens 42. Rådmannens utgangspunkt er at Gran kommune verken skal tape eller tjene på en overdragelse, noe som tilsier at Gran kommune på nåværende tidspunkt bare har den fremforhandlede pris på kr 85.000 pr. tomt å tilby fremfesterne. Dette tilbudet har fremfesterne avslått. De har derfor i stedet valgt å prøve saken for skjønnsretten for å få en rettslig bestemt pris. På tilsvarende måte som i ovennevnte sak fra Brandbu, mener rådmannen at Gran kommune bør dekke fremfesternes saksomkostninger, herunder advokatbistand, dog under forutsetning av at kommunen på forhånd både får rett til å godkjenne fremfesternes advokat og vedkommendes honorarkrav. Saken må fremmes for skjønnsretten innen 1. juni 2011 for at saken skal kunne behandles nå. Hvis ikke vil kravet om innfrielse først kunne fremmes om 2 år. Samtidig er det viktig at fremfesterne og Gran kommune, som parter med i utgangspunktet forskjellige interesser i saken ikke har samme advokat. 3
Parallelt med at det begjæres skjønn, vil også kommunen forsøke å forhandle videre med grunneier med tanke på å komme fram til en minnelig ordning. Denne dialogen vil starte tidlig i juni, og festerne vil holdes orientert om slik forhandling. Dersom det oppnås en minnelig ordning, kan begjæring om skjønn trekkes tilbake. Vurdering: Framfesterne har en rett til å kreve innløsning. Fremfesterne kan uansett kreve saken behandlet i skjønnsretten. Rådmannen finner bruk av en nøytral rettsinstans fornuftig. Kommunen bør også i slike saker tilstrebe nøytral og upartisk avgjørelse hvor avstanden mellom partene er stor og muligheten til å komme til enighet gjennom forhandlinger synes vanskelig. Rådmannen vil derfor anbefale at kommunestyret gir rådmannen fullmakt til å realisere innløsning for festerne innenfor de rammer som er presentert i saken. 4
53/11 INFORMASJONSSIKKERHET MIDLER TIL ENDRET EPOSTLØSNING Arkivsak dok. 11/00604 10 Saksbehandler Anders Paulsen Saksgang Møtedato Saknr 1 Kommunestyret 26.05.2011 52/11 Rådmannens innstilling: 1. Kommunestyret vedtar å bevilge 750 000 kroner inklusive moms til oppgradering og ny organisering av kommunens epostløsning for å følge opp Datatilsynets pålegg av 16.3.11. 2. Midlene bevilges fra disposisjonsfond, kto nr 2569905. til prosjekt ny epostløsning. 3. Kommunestyret ber rådmannen innen 15.09.11 utrede til budsjettarbeidet løsning og kostnader for en ny teknisk sikkerhetsløsning (ny soneløsning ) som også løser bruk av saksbehandlingssystemet P360 på sikker sone. Saksdokumenter Varsel om vedtak Foreløpig kontrollrapport Gran kommune Internkontroll og informasjonssikkerhet. Varselbrev fra Datatilsynet 15.12.10 Varsel om vedtak Foreløpig kontrollrapport Gran kommune Internkontroll og informasjonssikkerhet. Foreløpig kontrollrapport fra Datatilsynet 15.12.10 Internkontroll og informasjonssikkerhet vedrørende varsel om vedtak (foreløpig kontrollrapport for Gran kommune. Vedtak om pålegg kontroll hos Gran kommune Internkontroll og informasjonssikkerhet. Vedtaksbrev fra Datatilsynet 16.3.11 Vedtak om pålegg kontroll hos Gran kommune Internkontroll og informasjonssikkerhet. Endelig kontrollrapport fra Datatilsynet 16.3.11 N N N J J Vedlagt Saksopplysninger: Datatilsynet gjennomførte 6.12.10 kontroll med Gran kommunes håndtering av informasjonssikkerhet. Temaet for kontrollen var kommunens behandling av personopplysninger, med særlig vekt på internkontrollsystem og tilfredsstillende informasjonssikkerhet. Blant de påpekninger som ble gjort under kontrollen, var to svært konkrete forhold: Datatilsynet underkjente kommunens epostløsning E secure for ansatte som sitter i sikker sone, det vil si har arbeidsplass i den delen i kommunens datanettverk som omfatter PCer, programmer og data som håndterer sensitive personopplysninger (barnevern, sosialtjeneste, pleie og omsorg, bl.a.). Løsningen ble i sin tid valgt som det beste tekniske kompromisset mellom tilgjengelighet og konfidensialitet ( holde fortrolig ) og var gitt strenge organisatoriske skranker ( regler ). Tilsynet beskriver forholdet slik i varsel og foreløpig rapport 15.12.10: Sensitive personopplysninger ble behandlet og lagret i sikker sone med tilgang til usikker e postløsning. Klienter [saksbehandlers merknad: Datamaskiner] i sikker sone kan benytte seg av virksomhetens e postløsning til utveksling av sensitive personopplysninger og opplasting av vedlegg kan oversendes ukryptert til mottakere. Datatilsynet konkluderte med at de organisatoriske sikkerhetstiltakene ikke var tilstrekkelige til å ivareta konfidensialitetshensyn etter regelverket, og anser en slik praksis å være i konflikt med kommunens plikt til å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet[ ] (foreløpig rapport, punkt 6.6). Datatilsynet fant videre at mulighet for kopiering av sensitive personopplysninger til eksterne lagringsmedier i form av minnepinner, DVD og CD var tilgjengelig for klienter [altså PCer, 5
saksbehandlers merknad] i sikker sone. Også her underkjente Datatilsynet de organisatoriske sikkerhetstiltakene ( regler ) som utilstrekkelige og [ ] i konflikt med kommunens plikt [ ]. Begge forhold ble tatt raskt til behandling og tiltak beslutta foreløpig meddelt Datatilsynet i epost 17.12.10 og formelt i kommunens tilsvar til foreløpig kontrollrapport, sendt 3.2.11: Ad varselbrevets pkt. 2c konfigurasjonskontroll kan meddeles særskilt: Rådmannen har beslutta at muligheten for skriving til USB og til DVD/CD skal sperres for PCer på sikker sone. Inntil dette er utført teknisk, er enhetene instruert om umiddelbart å anskaffe og benytte kryptert minnepinne i den grad minnepinne er nødvendig. Dette tiltaket skal etter planen være fullført innen 28.2.2011. [Sperring rapportert gjennomført primo mars av IKT avdelingen; saksbehandler merknad]. Videre er det tatt beslutning om å flytte Outlook ut fra sikker sone. Dette medfører kostnader utover tildelt ramme for IKT funksjonen og gjennomføring er avhengig av finansiering [saksbehandlers markering april 2011]. Kartlegging og kostnadsoverslag skal gjennomføres med sikte på framlegging av politisk sak i mai d.å. Kommunen har videre meldt Datatilsynet at 31.12.11 er satt som frist for lukking av påpekte avvik (svarbrevets punkt 2): Etablere tilfredsstillende informasjonssikkerhet avstemmes mot prosjekt, framdrift vurderes innen 31.8.11. og handlingsplan vedtas (med intensjon om at restavvik er lukket per 31.12.11.) Datatilsynet kommenterer disse strakstiltakene i oversendelse av endelig rapport 16.3.11 sitat fra vedtaksbrevet: Informasjonssikkerheten, jf. punkt 2 i vårt varsel om vedtak. Datatilsynet viser til at virksomheten etter tilsynet gjorde enkelte strakstiltak for å ivareta informasjonssikkerheten knyttet opp mot virksomhetens behandling av personopplysninger. Datatilsynet har vurdert tiltakene som er beskrevet i deres brev av 3. februar og i henhold til vedtak 2 c, skaffe tilstrekkelig kontroll over informasjonssystemet slik at det er i samsvar med personopplysningsforskriftens 2 7 og 2 11 som tilfredsstillende [saksbehandlers markering april 2011]. [ ] Internkontroll, jf. punkt 1 i vårt varsel om vedtak. [ ] Kommunen har for øvrig bekreftet at avvik som dannet grunnlag for varsel om vedtak er planlagt brakt til opphør senest og innen 31.12.2011. Datatilsynet legger dette til grunn og fastsetter frist for gjennomføring av vedtak i henhold til dette. Vurdering: Epost er i dag et innarbeida arbeidsverktøy. I Gran kommune benyttes Microsoft Outlook som også tilbyr kalender som er et viktig hjelpemiddel i samarbeid internt og eksternt. Saksbehandlere og ledere i sikker sone trenger derfor tilgang til epost på linje med øvrige (administrativt) ansatte. Dagens sikkerhets og soneløsning er over ti år gammel. IKT avdelingen har under arbeidet med å kartlegge løsninger og kostnader ved å flytte epost fra sikker sone slik Datatilsynet nå forutsetter at kommunen gjør registrert at det tilbys nye tekniske soneløsninger som letter dataarbeidet i hverdagen for PCbrukerne (på sikker sone ) og forenkler driftsoppgavene for IKTavdelingen. Men en ser at en med de løsninger som nå tegner seg, vil kunne spare midler på en ellers nødvendig kommende utvidelse av saksbehandlingssystemet P360 til sikker sone, og få noe reduserte lisenskostnader, bl.a. Videre er det grunn til å tro at en ny sikkerhets og soneløsning også vil løse problemstillingene omkring skriving til minnepinne og redusere behovet for å kryptere ( gjøre 6
utilgjengelig for uvedkommende ) bærbare PCer. Løsningen er, så langt kjent, under etablering i flere kommuner. Rådmannens vurdering er likevel at det er litt for tidlig å realitetsbehandle en overgang til modernisert infrastruktur (sikkerhetssoner, sørvere og nett) nå selv om det på mange vis, saklig og økonomisk, ville vært en viss gevinst i å gjøre det samtidig med reetablering av epostsystemet. Rådmannen ønsker derfor å komme tilbake til kommunestyret med en kvalitetssikret utredning om ny sonestruktur til kommunestyrets oppstart av budsjettarbeidet for 2012. Per dato har en bare et usikkert overslag på rundt 500 000 kroner inkludert moms; og ikke fullgod oversikt over forbedret funksjonalitet (for eksempel forbedret portalløsning med nye tjenester for publikum), følgekostnader og ditto innsparinger. Det foreslås derfor et vedtaksledd som setter temaet på dagsorden for høstens budsjettarbeid. En slik utsettelse er uproblematisk for herværende sak. Flytting av eposten ut fra sikker sone til en felles løsning i åpen sone (eller intern sone, altså bare tilgjengelig for PCer inne i kommunens nettverk) kan gjennomføres uten at det forkludrer ombygging til en ny teknisk og sikkerhetsmessig infrastruktur som omtalt over. Eneste aber er en beregnet midlertidig merkostnad på ca. 100 000 kroner for nødvendige lisenser fram til ny sonestruktur er etablert. Rådmannen anbefaler derfor at ny epostløsning etableres i inneværende år, i samsvar med framdrift meddelt Datatilsynet. (Alternativet vil da kunne være å vedta at tiltaket innarbeides i budsjett 2012 sammen med midler til ny soneløsning. ) Ny epostløsning for sikker sone løses etter rådmannens syn, mest fleksibelt og framtidsretta, gjennom å slå sammen epostløsningene for åpen og sikker sone og samtidig oppgradere epostsørveren (Exchangesørver) til 2010 versjon. Da løses også følgende utfordringer vi står overfor i dag (med 2003 versjonen): Saksbehandlingssystemet, økonomisystemet (med moduler) og personalsystemet krever at saksbehandlerne har 2010 versjonen av Microsofts kontorstøtteprogrammer (Word, Excel, osv.), herunder Outlook 2010 klient ( brukerprogrammet for epost ), på sin PC. Denne bruker epostprogramvaren snakker ikke godt med sørverens 2003 programvare. Programvaren på epostsørveren (Exchange 2003) har ikke kapasitet til å håndtere det volumet eposter som i dag ligger i postkassene. Det vil si: Problemet er at kommunen ved et datakræsj ikke sikkert kan gjenskape tapte eposter fra sikkerhetskopien( e), fordi Postkontoret (sørveren) ikke klarer å holde god nok orden på posten. Dette er i seg selv en sikkerhetsrisiko, da vi per dags dato ikke kan sikre tilgjengelighet til informasjonen. Med anskaffelse av nødvendig hardvare ( bokser på datarommet, utstyr som for øvrig vil være i bruk i en framtidig ny soneløsning) og midlertidig økte lisenskostnader, er prosjektet beregna til 750 000 kroner (inkludert moms). Dette er ikke mulig å løse innenfor IKTavdelingens investeringsbudsjett. Rådmannen innstiller derfor på at kommunestyret bevilger ekstra investeringsmidler for 2011 for å gjennomføre tiltaket. Alternativet, å bare flytte epostsørver for sikker sone, for å spare anslagsvis kr 50 80 000 anbefales ikke. 7