Randaberg Kommune ELIN-k forprosjekt 15.04.09
Godkjent av: Torhild Lende Fjermestad Side 2 av 2 Innhold 1. Sammendrag... 3 2. Gjennomføring i henhold til prosjektplanen... 3 3. Målrealisering... 4 4. Prosjektorganisering... 5 5. Erfaringer som samspill kommune... 6 6. Viktige erfaringer... 7 7. Regnskap... 7 8. Avslutning... 8 Vedlegg... Feil! Bokmerke er ikke definert.
Godkjent av: Torhild Lende Fjermestad Side 3 av 3 1. Sammendrag Randaberg kommune (RK) har vært med ELIN-k prosjektet som en bisitterkommune til Sola. Sola kommune har deltatt som samspill 30 kommune. Prosjektperioden har vært 01.11.08 15.04.09. RK har som visjon å sammen skape den grønne landsbyen. Det betyr blant annet at kommunen ønsker samhandling for å skape et godt liv for innbyggerne. Deltakelse i ELIN-k bidrar til å skape bedre og enklere samhandling mellom i første rekke legekontor og kommunehelsetjenesten. I forprosjektet har vi tatt tak i de tekniske løsningene som må på plass for å utveksle informasjon via nettet. Det har vært en stor utfordring å sette seg inn i terminologien som omhandler tekniske løsninger og dermed forstå hva vi egentlig må ha på plass. Det har vært svært nyttig å ha tett samarbeid med Sola. Det skaper trygghet å vite at det er noen i nabokommunen som har de samme utfordringene. Nettverksamlingene og telefonmøtene har vært helt essensielle for å skape nok forståelse for å vite hva kommunen må gripe tak i for å få til dette. 2. Gjennomføring i henhold til prosjektplanen Aktivitet 1. mnd november 2. mmd desember 3. mnd januar 4. mnd februar 5. mnd mars 6 mnd april Utarbeidet innledende statusrapport Godkjent forprosjektplan Godkjent kostnads- og invisteringsplan Invitasjon sendt til legekontor Avtale med legekontor er inngått Avtale med deltjeneste er inngått Nettverkssamling gjennomført Avtale om tilknytning til Norsk Helsenett underskrevet Adresseringsnivå klarlagt E-link er bestilt fra Gerica PKI krypteringsnøkkel avklart Forslag til rutiner for avvik Retningslinjer for bruk av løsningen er utarbeidet, inkl. håndtering av avvik Opplæringsplan er utarbeidet er skrevet og godkjent. Godkjent hovedprosjektplan
Godkjent av: Torhild Lende Fjermestad Side 4 av 4 Randaberg kommune kom ikke skikkelig i gang med prosjektet før i januar 2009. Dette fordi prosjektleder begynte i systemansvarligstillingen i januar. Av den grunn ble det litt forsinkelser i starten i forhold til prosjektplanen. Dette er tatt inn igjen. 3. Målrealisering Hovedmålet vårt var at vi har lagt til rette for elektronisk informasjonsutveksling mellom et avgrenset antall aktører i helsetjenesten, og har oversikt over kommunens behov og aktiviteter for å nå dette. Randaberg har inngått avtale med Landsbylegen og hjemmetjenesten, Vardheim deltjeneste. Pilotering av meldingsutveksling vil foregå mellom disse to instansene. Kommunen har bestilt oppkopling til Norsk helsenett og Gerica elink fom 01.09.09. Virksomhetssertifikat for sikker utveksling av informasjon vil bli bestilt i juni. Kommunen har arbeidet etter delmål: ADMINISTRATIVE At innledende statusrapport er utarbeidet At prosjektplan for gjennomføring av forprosjektet er utarbeidet At prosjektplan for gjennomføring av hovedprosjektet er utarbeidet At sluttrapport er utarbeidet Som nevnt over, var det forsinkelser i starten. De er innarbeidet på en tilfredstillende måte. TEKNISKE Elin-k løsninger er anskaffet fra Gerica og klar til installering Det er inngått avtale med Norsk Helsenett Adresseringsnivå for meldinger er bestemt Dette er på plass PERSONELLMESSIGE Det er nedsatt arbeidsgruppe som følger utførelsen av prosjektet Det er utarbeidet opplæringsplan for ansatte i aktuelle deltjenester Det er avklart samarbeid om opplæring ved legekontor Arbeidsgruppe er opprettet. Det har vært vanskelig å vite hva de skulle brukes til. Vi startet med å utarbeide avviksrutiner, men i samarbeid med prosjektledelsen sentralt ble det raskt klart at den beste løsningen var å bruke det som var utarbeidet i Arendal. Kommunen har en godt innarbeidet avvikshåndtering i papirform. Det er avtalt opplæring i Gerica elink i slutten av august for den aktuelle deltjenesten. Det har vært vanskelig å vite hvilken opplæring legekontoret skal ha. Jeg har tatt utgangspunkt i at leverandøren har opplæring på kommunikajsonsdelen i programmet! ORGANISATORISKE Det er utarbeidet oversikt over økonomiske kostnader for de tekniske delene Det er inngått avtale med samarbeidsaktører Prosjektet er forankret i egen organisasjon Tiltak som må gjøres internt i kommunen for å ta i bruk løsningene er klargjort Rutiner for avvikshåndtering er utarbeidet Kommunen må arbeide mer med meldingsrutinene før hovedprosjektet starter. Arbeidsgruppa vil bli innkalt for å arbeid med det. Ellers er det måloppnåelse på de andre punktene.
Godkjent av: Torhild Lende Fjermestad Side 5 av 5 4. Prosjektorganisering Vi samarbeider med Sola kommune i prosjektet, og har valgt å ha en felles styringsgruppe, og en felles prosjektgruppe. Arbeidsgruppe ble nedsatt når samhandlingsaktører var på plass. (legekontor og deltjenester) 4.1 Prosjektansvarlig Rådmannen ved helse- og omsorgssjef Torild Lende Fjermestad 4.2 Styringsgruppe Leder: Vigdis Torjussen, leder for levekår Sola kommune Torild Lende Fjermestad, Helse- og omsorgsjef Randaberg kommune 4.3 Prosjektleder Reidun Moldesæter, Sola kommune Berit Immerstein, Randaberg kommune Prosjektleder rapporterer til styringsgruppa Prosjektleders ansvar i prosessen er: Holde kontakt med prosjektledelsen sentralt, herunder telefonmøter Sikre fremdrift i prosjektet Koordinere de aktiviteter som skal gjennomføres Etablere prosjektplan, fremdriftsrapporter og sluttrapport. Delta på nettverkssamlinger Sikre at foreliggende informasjon spres til interesserte parter 4.4 Prosjektgruppen Leder: Reidun D. Moldesæter (prosjektleder/sys.ansv. Gerica Sola kommune) Berit Immerstein (prosjektleder/sys.ansv. Gerica Randaberg kommune) Bjørn André Kaland (IKT, Sola kommune) Ingulf Tou (IKT, Randaberg kommune) Max Nilsen (IKT, Randaberg kommuen) Reidun V. Ølberg, (virksomhetsleder, Sola Bo og Hjemmetjenester) Elisabeth Berge, repr. fra tillitsvalgte Repr. fra samarbeidsaktør (utvalgt legekontor) Vibeke O Haga (Avdelingsleder, Vardheim) Prosjektleder i Sola og Randaberg har arbeidet tett sammen. Prosjektleder Sola startet arbeidet i november 2008, med noe hjelp av prosjektleder Randaberg. Samarbeidet har vært tettere etter nyttår. IKT-medarbeidere har vært med på 2 prosjektmøter og tre telefonmøter. Det har vært to møter hvor representanter fra Vardheim, deltjeneste har deltatt i forhold til avvikshåndtering. Prosjektleder RK har vært på et infomøte for sykepleiere på Vardheim. Hun har også hatt et kort informøte hos Landsbylegen.
Godkjent av: Torhild Lende Fjermestad Side 6 av 6 Prosjektleder RK har ikke fått mulighet til å sette seg godt nok inn i forutsetningene for å få til meldingsutveksling og har dermed ikke klart å få til et godt nok samarbeid med Landsbylegen. 5. Erfaringer som samspill kommune Det er spennende å være med i et nasjonalt prosjekt. IT-kunnskapene har økt betraktelig i prosjektperioden. Det har krevd mye å sette seg inn i terminologien og dermed skape seg forståelse hva dette faktisk handler om. Informasjon om ELIN-k har jeg i hovedsak innhentet fra sykepleierforbundets hjemmesider. Fra ELIN-k var informasjonen begrenset før oppstart. Det ble mye bedre etter hvert, men på grunn av at det er ny terminologi og helt ny tenkemåte, ble informasjonen vanskelig å forholde seg til. I og med at dette har vært et arbeid som jeg måtte sette meg inn i ved siden av jobben som avdelingsleder, ble det veldig mye nytt på første nettverksamling. Jeg opplevde likevel at innholdet på samlingene var relevante. Jeg måtte bare sortere og systematiser innholdet i etterkant. Det ble enklere å vite hvor jeg skulle finne informasjon om hva alt er; ebxml, HER, PKI-nøkkel, KITH, applikasjonskvittering, NHN...Det kunne vært nyttig at også andre samling var over to dager. Da var jeg kommet lenger i prosjektet og hadde hatt større mulighet til å vite hva jeg skulle spørre om. På andre samling kunne det også vært gruppearbeid. Det skaper aktivitet og for meg, bedre læring, samtidig som det også er en veldig flott måte å knytte kontakter på. Jeg har ikke benyttet meg av felles e-postadresse. Jeg har spurt kommuner direkte ut fra det jeg fikk kjennskap til om kommunen på første nettverkssamling og også på forespørsel til prosjektledelsen. Oppfølgingen fra prosjektleder har vært over all forventing. Hun har evne til å møte meg som en bekjent og legger til rette for at kommunen skal lykkes i arbeidet. Dette kommer fram både på telefonmøtene og i raske svar på e-post. Resten av prosjektledelsen har vært fraværende i mine øyne. Jeg sitter igjen med et inntrykk av at prosjektledelsen er Sissel Skarsgård. Erfaringer fra samarbeid med: NHN Kommunens IT-sjef, som sitter i prosjektgruppa, startet samarbeidet med NHN. Kommunen var allerede knyttet til helsenettet på grunn av felles IT-avdeling med Rennesøy kommune. Vi fikk tilbakemeldinger på e-postforespørsler etter ganske kort tid (1-2 uker). Alt samarbeid har foregått via e-post. Det har fungert greit, og kommunen fikk på plass avtalen med NHN innen planlagt tid. Leverandør Jeg har bestilt Gerica elink via e-post og fått tilbudet raskt tilbake. Tilbudet er underskrevet og sendt inn til Tieto pr post, men det er ikke kommet svar tilbake på det. Legekontor Jeg sendt ut invitasjon til å være med i prosjektet like før jul. Ingen hadde svart inne svarfristen. Jeg møtte personlig opp på alle legekontor i kommunen og spurte om de ville være med samtidig som de fikk kopi av invitasjonen som ble sendt ut. Jeg fikk telefonisk henvendelse fra ett legekontor at de ønsket å være med. Ingen av de andre legekontorene har svart. Jeg har ikke klart å dra dem med i arbeidet, mye fordi jeg ikke har visst hva jeg faktisk skal samarbeide med dem om nå i forprosjektet. Legekontoret er knyttet til NHN og de har en versjon av Winmed som skal være tilrettelagt for ELIN-k meldinger. I og med at Randaberg er bisitter til Sola kommune som er samspill 30 kommune, har dette prosjektet bidratt til et tett samarbeid med Sola. Det har vært nyttig også for samarbeidet kommunene har i
Godkjent av: Torhild Lende Fjermestad Side 7 av 7 forhold til Gerica. Dt har dermed også lettet samarbeidet inn mot de andre gericakommunene i Rogaland. I det videre arbeidet vil det være av stor nytte med videre oppfølging som samspillkommune. Fortsatt er vi avhengig av ekstern kompetanse for å gå i rett retning når det gjelder elektronisk meldingsutveksling. Det er så mange risikoer i forhold til sikkerhet og kvalitetssikring at oppfølging er sentralt. 6. Viktige erfaringer Ved oppstart av prosjekt hvor det er så mye nytt i forhold til det jeg har jobbet med tidligere, er det særlig viktig å få tid til å sette seg inn i hva dette er. Det har tatt tid å få oversikt over hva som må prioriteres. Jeg fikk tidlig inntrykk av at avvikshåndtering var spesielt viktig å ha gode rutiner på. Det har tatt tid å forstå at det var kommunens egne generelle rutiner for avvikshåndtering som måtte være gode og ikke bare for avvik spesielt for ELIN-k meldingene. Dette er bare et eksempel på at jeg har gjort ting vanskeligere enn nødvendig. Jeg har trodd at alt var komplisert fordi det var mye nytt og uvant. Randaberg (RK) er bisitter til Sola (SK). RK var for sendt ute til å melde seg på som samspillkommune og var veldig takknemlig når vi ble invitert med Sola. Vi som ble prosjektledere i hver vår kommune hadde veldig likt utgangspunkt. Vi hadde begge jobbet som avdelingsledere og skulle begge to inn i ny jobb som systemansvarlig på omtrent samme tidspunkt. Vi opplevde begge å være svært usikre på hva vi gikk inn. Disse faktorene har bundet oss sammen og bidratt til et meget godt samarbeid. Samarbeidet har vært på e-post, via telefon og møter. RK har derfor ikke opplevd at vi bare har vært et bisitter. Vi opplever at vi nesten er en fullverdig samspillkommune. RK valgte tidlig å levere alle rapporter som selvstendig kommune, og det mener jeg er en stor fordel for kommunen i det videre arbeidet med hovedprosjektet. Kommuneledelsen ved helse- og omsorgsjefen har vært pådriver i dette prosjektet. Hun er stadig i kontakt med rådmannen. Jeg opplever derfor at det er stor vilje for å legge til rette for at dette skal bli en suksess. 7. Regnskap Randaberg kommune har ikke vært samspillkommune. Kommunen har derfor ikke satt av midler til prosjektstilling for ELIN-k. Kommunen har imidlertid opprettet en 100% prosjektstilling for fagprogrammer i helse- og omsorg (Gerica og Gat). Det ble naturlig at innehaver av denne stillingen også ble prosjektleder for ELIN-k forprosjektet. Budsjett og regnskap: Aktiviteter i prosjektet Budsjett Beløp Oppkopling NHN Kr 67 760 Kr 67 760 Innkjøp Gerica elink Kr 146 000 Kr 146 000 Nettverksamlinger Kr 7 500 Kr 7 500 Virksomhetssertifikat Kr 4 375
Godkjent av: Torhild Lende Fjermestad Side 8 av 8 Innkjøp av virksomhetssertifikat må anses å være uforutsette utgifter. Det handler om ukjent terminologi. Det er så mye tekniske løsninger som skal på plass for å få dette til å fungere, at det har tatt tid å sette seg inn i terminologien og dermed få forståelse for hva kommunen trenger for å ta ELIN-k i bruk. Kostnader i forhold til opplæring er det vanskelig å ta stilling til i dag. Opplæringen av Gerica elink skal være i august og det er personellkostnadene jeg ikke har oversikt over enda. Sola og Randaberg prøver å få til en felles opplæring av høgskoleutdannede i de respektive deltjenestene. Dette kan gi innsparinger i forhold til leverandørutgiftene. 8. Avslutning Det videre arbeidet blir å lage meldingsrutiner. Prosjektgruppa skal i gang med dette arbeidet i slutten av april. Samarbeidet med legekontoret må få en hensiktsmessig form. Til nå har ikke legekontoret deltatt i noe samarbeidsforum. I arbeidet med meldingsrutinene vil det være naturlig å trekke dem med i arbeidet. Oppstart på testing av meldingene er satt til 01.09.09. Innen den tid vil opplæring av Gerica elink, meldingsrutiner ig avvikshåndtering være på plass. RK vil fortsatt ha et tett samarbeid med Sola.