AMBULANSE MIDT-NORGE HF STYRET MØTEPROTOKOLL Møtedato og tid: 27.02.2014 kl. 10:00 15:00 Møtested: Strandvegen 1, Stjørdal Saksnr: 08/14 17/14 Arkivsaksnr.: 2014/88 Møtende medlemmer: Petter Bjørdal, styreleder Torbjørg Vanvik Jens Ivar Tronshart Frank Grydeland Irene Skaget Lennart Waagan Steinar Waksvik (Brukerutvalget) Pr telefon: Kristen Rasmussen Forfall: Inger Marit Eira-Åhrén, nestleder Fra administrasjonen møtte: Administrerende direktør Håkon Gammelsæter Styresekretær Vigdis Skjerve Haarberg (referent) Økonomidirektør Bente Sollie Organisasjonsdirektør Marthe Lyng Fagdirektør Per Chr Juvkam Kommunikasjonssjef Jannicke Husevåg IKT-sjef Solveig Lilleberg Pr telefon under sak 12/14: Avdelingssjef Sør-Trøndelag Erlend Sundland Avdelingssjef Nord-Trøndelag Sturla Hammer Avdelingssjef Møre og Romsdal Lars Erik Sjømæling Innkalling til møtet med saksliste ble sendt pr. e-post 20.02.14. Ordinære sakspapirer ble lagt ut i styreadministrasjonen samme dag. Dokumenter vedr sak 12/14 mottatt etter den 20.02.14 og lagt ut i styreadministrasjonen samme dag som de ble mottatt: Side 1 av 13
- tilførsel fra Delta, Fagforbundet og NSF 24.02. - Vedr fjerning av dagbil ved Vanylven ambulansestasjon (kommuneoverlege) 24.02. - Ambulansetilbodet på Ytre Søre Sunnmøre (kommuneoverleger) 25.02. - Uttalelse fra ordførere i Tydal og Selbu kommune 25.02. - Fråsegn frå Volda kommune om Vanylven ambulansestasjon (ordfører i Volda) 25.02. - Bekymringsbrev fra ordførere på Røros, Os og Holtålen 25.02. - Bekymringsbrev fra kommuneoverlege på Røros, Os og Holtålen 25.02. - Uttalelse fra Kommunestyret i Meråker kommune 25.02. - Om ambulanseberedskapen i Surnadal kommune(ordfører i Surnadal) 25.02. - Uttalelse fra kommuneoverlegene i Værnesregionen 26.02. - Om ambulanseberedskapen i Sunndal kommune (ordfører i Sunndal) 26.02. - Innsparingstiltak i Ambulansedriften endring for stasjon Verran (ordfører) 26.02. - Mail fra Vanylven kommune ang Vanylven ambulanse 26.02. (lagt ut før møtet 27.02.) - Mail fra Roan kommune (ordfører i Roan) 26.02. (delt ut i møtet og lagt ut i styreadm i løpet av møtet) - Brev fra Orkide ang ambulanseberedskapen på Nordmøre - 27.02. (delt ut i møtet og lagt ut i styreadm i løpet av møtet) - Mail fra KS Nord-Trøndelag som støtter uttalelser fra Verran og Meråker 27.02 (delt ut i møtet og lagt ut i styreadm i løpet av møtet) Administrerende direktør orienterte at administrasjonen hadde en sak under eventuelt «Overføring av driften ved Røyrvik ambulansestasjon til stasjonen i Namsskogan». Saken ble lagt ut i styreadministrasjonen 26.02.14. Styremedlem Torbjørg Vanvik fikk permisjon etter sak 15/14. Styreleder Petter Bjørdal ønsket velkommen. Innkallingen til møtet og sakslista ble godkjent. Sak 08/14 Referatsaker Følgende saker blir lagt fram til orientering for styret: Oppnevning av kandidater til HF-styrene: Vedlegg 1: Oppnevning av representanter til styrene i HF eid av HMN RHF Vedlegg 2: Endring i prinsipper for oppnevning av styremedlemmer til helseforetakene Side 2 av 13
er: Vedlegg 3: styremøte Helse Midt-Norge RHF 06.02.14 Vedlegg 4: Regionalt Brukerutvalg 03.02.14 Vedlegg 5: Møtereferat AMU Ambulanse Midt-Norge HF 05.02.14 Oppfølging av styresaker: Vedlegg 6: Oversikt oppfølging av styresaker pr februar 2014 : Kandidater til HF-styrene: Det ble avholdt et foretaksmøte kl 08.30 den 27.02.14 der nytt styre for Ambulanse Midt-Norge HF ble oppnevnt. Dette styret vil sitte fra 1. mars til ambulanseforetaket fusjoneres med sykehusforetakene. Foretaksmøteprotokollen ble lagt ut som vedlegg til sak 13/14 i begynnelsen av møtet. AMU-møtereferat: Håkon orienterte om situasjonen ved Ålesund ambulansestasjon og Arbeidstilsynets tilsyn ved sykehusstasjonen. Det vil bli foretatt en fyldigere orientering om situasjonen i Ålesund i neste styremøte. Styret i Ambulanse Midt-Norge HF tar fremlagte referatsaker til orientering. Sak 09/14 Ambulanse Midt-Norge HF - Status pr januar 2014 Adm. direktørs forslag til vedtak: 1. Styret i Ambulanse Midt-Norge HF tar den framlagte presentasjon om status for Ambulanse Midt-Norge HF til etterretning. 2. Styret forutsetter at administrasjonen fortsatt jobber med kostnadskontroll i alle ledd. Side 3 av 13
1. Styret i Ambulanse Midt-Norge HF tar den framlagte presentasjon om status for Ambulanse Midt-Norge HF til etterretning. 2. Styret forutsetter at administrasjonen fortsatt jobber med kostnadskontroll i alle ledd. Sak 10/14 Ambulanse Midt-Norge HF Kvalitet og Pasientsikkerhet Status pr januar 2014 Fagdirektør Per Chr Juvkam orienterte om kvalitets- og pasientsikkerhetsarbeid i Ambulanse Midt- Norge HF. 1. Styret i Ambulanse Midt-Norge HF tar den framlagte presentasjon om status for arbeidet med kvalitet og pasientsikkerhet i Ambulanse Midt-Norge HF til etterretning. 2. Styret forutsetter at dette blir en fast sak i alle foretakets styremøter. Torbjørg Vanvik kom med forslag til et ekstra punkt i vedtaket: 3. Styret ber om at administrasjonen kommer tilbake med forslag til kvalitetsindikatorer til neste styremøte. Side 4 av 13
1. Styret i Ambulanse Midt-Norge HF tar den framlagte presentasjon om status for arbeidet med kvalitet og pasientsikkerhet i Ambulanse Midt-Norge HF til etterretning. 2. Styret forutsetter at dette blir en fast sak i alle foretakets styremøter. 3. Styret ber om at administrasjonen kommer tilbake med forslag til kvalitetsindikatorer til neste styremøte. Sak 11/14 Årlig melding 2013 1. Styret i Ambulanse Midt-Norge HF vedtar Årlig melding 2013 2. Årlig melding 2013 oversendes Helse Midt-Norge RHF. 1. Styret i Ambulanse Midt-Norge HF vedtar Årlig melding 2013 2. Årlig melding 2013 oversendes Helse Midt-Norge RHF. Side 5 av 13
Sak 12/14 Budsjettoppfølging 2014 tiltakspakke og kostnadsreduksjon 1. Styret i Ambulanse Midt-Norge HF vedtar at alle listede tiltak i tiltakspakken iverksettes for å sikre et budsjett i balanse for 2014. Dette til tross for de negative konsekvenser og risiko dette utgjør mtp drift, utvikling og overføring av tjenesten. 2. Styret forutsetter at de tiltakene som påvirker ambulanseberedskapen i regionen, planlegges og iverksettes i dialog med sykehusforetakene og berørte kommuner. 3. Styret forutsetter at tiltak som påvirker ansettelsesforhold gjennomføres i tråd med Helse Midt-Norges rammeavtale for omstillingsprosesser og drøftes med de ansattes organisasjoner. 4. Styret erkjenner at det er utfordrende å få full effekt av alle listede tiltak i 2014. 5. Styret ber om at administrasjonen holder styret løpende orientert om gjennomføring av tiltakene. 6. Styret gir administrasjonen fullmakt til å gjøre justeringer innenfor hvert tiltaksområde så lenge de totale besparelsene tilsvarer utfordringsbildet på 25 mill kr. Forslag til alt vedtak fra styremedlem Jens Ivar Tronshart: 1) Styret erkjenner at det er en krevende økonomisk situasjon i Ambulanse Midt-Norge HF i 2014 og at det vil bli krevende å legge om driften slik at den blir i tråd med de økonomiske rammene for foretaket. 2) Styret viser til vedtak i sak 04/14 og berømmer administrasjonen for å ha gjort et grundig arbeid for å vise styret mulige tiltak med tilhørende økonomisk effekt. 3) Ambulanse Midt-Norge HF har pr i dag dokumenterte oversikter på oppdragsmengden pr. stasjon noe som gir et godt grunnlag for å tilpasse ressursbruk i forhold til behovet for ambulansetjenester og bringe virksomheten i økonomisk balanse med riktig inngangsfart i 2015. 4) I tråd med administrerende direktørs anbefaling i saksutredningen ber styret om at det gjennomføres en risikovurdering av effekten endringen i ressursdisponeringen vil få for den Side 6 av 13
samlede beredskapen i regionen før arbeidet med endringene settes i verk. 5) Styret forutsetter at tiltak som påvirker ambulanseberedskapen i regionen planlegges og iverksettes i god dialog med sykehusforetakene og berørte kommuner. 6) Med henvisning til saksutredningen slutter styret seg til at administrasjonen setter i verk tiltak på følgende områder: a. Kutt i innkjøp, investeringer og drift b. Reduksjon i driftskostnader IKT c. Kommunikasjon d. Overføre nasjonale og regionale prosjekter til HMN RHF g. Kutt i ledelse og staber Ambulanse Midt-Norge HF står overfor store oppgaver i 2014 og styret ber administrerende direktør om at det ikke gjennomføres en reduksjon i ledelse og stabsstillinger som vil medføre en utilrådelig svekkelse av HMS-situasjonen for ledelse/stab, risiko for redusert ivaretakelse av daglig drift og redusert kvalitet i prosjekt for overføring av ambulansetjenesten til sykehusforetakene. h. Kutt i faglige kompetansetiltak Styret ber administrerende direktør om å videreføre den planlagte paramedicutdanningen. Det tilligger administrerende direktørs fullmakt å gjøre nødvendige justeringer innenfor hvert tiltaksområde 7) På etterfølgende områder slutter styret seg til at administrerende direktør starter arbeidet med omorganisering av ressurser e. Omorganisering av ressurser Vanylven stasjon Styret viser til invitasjon til samarbeidsavtale med Vanylven kommune og ber om at dette utredes og legges frem for styret Ulstein stasjon Surnadal stasjon Sunndal stasjon Roan stasjon Det bes om en særskilt vurdering av avstandsproblematikk i området Meråker, Verran og Leksvik stasjon Røros stasjon Oppdal stasjon Side 7 av 13
Styret ber om at AMN HF legger helårsvirkning til grunn og vil fraråde at det gjennomføres tiltak i 2014 som fremtvinges av at foretaket kun vil oppnå delårsvirkning inneværende år. 8) Antatte strukturelle endringer (pkt f) Strukturelle endringer herunder endringer foreslått under punkt e. Omorganisering av ressurser på Tydal stasjon vil medføre delvis eller full nedleggelse av stasjoner og er ikke i tråd med vedtakskompetansen til styret i AMN HF. Foreslåtte tiltak kalt «Antatte strukturelle endringer» er begrunnet ut fra manglende rekruttering og faglige kompetansevedlikehold. Styret ber administrerende direktør videreføre arbeidet med en finne en løsning i samarbeid med berørte kommuner og Helse Nord- Trøndelag HF. 9) Styret forutsetter at tiltak som påvirker ansettelsesforhold gjennomføres i tråd med Helse Midt- Norges rammeavtale for omstillingsprosesser og drøftes med de ansattes organisasjoner. 10) Styret erkjenner at det er utfordrende å få full effekt av alle listede tiltak. Styret ber derfor om at administrasjonen utarbeider en oversikt som viser antatt effekt i 2014 og holder styret løpende orientert om gjennomføring og effekt av tiltakene. Det ble avholdt gruppemøter etter at alt. forslag til vedtak ble lagt fram. Jens Ivar Tronshart foreslo etter disse møtene at pkt 7 e i alt. forslag til vedtak endres: 7) e. Omorganisering av ressurser vedr Meråker, Verran og Leksvik stasjon tas bort. Avstemming: For opprinnelig forslag til vedtak: 0 For alt forlag til vedtak: Enstemmig 1) Styret erkjenner at det er en krevende økonomisk situasjon i Ambulanse Midt-Norge HF i 2014 og at det vil bli krevende å legge om driften slik at den blir i tråd med de økonomiske rammene for foretaket. 2) Styret viser til vedtak i sak 04/14 og berømmer administrasjonen for å ha gjort et grundig arbeid for å vise styret mulige tiltak med tilhørende økonomisk effekt. Side 8 av 13
3) Ambulanse Midt-Norge HF har pr i dag dokumenterte oversikter på oppdragsmengden pr. stasjon noe som gir et godt grunnlag for å tilpasse ressursbruk i forhold til behovet for ambulansetjenester og bringe virksomheten i økonomisk balanse med riktig inngangsfart i 2015. 4) I tråd med administrerende direktørs anbefaling i saksutredningen ber styret om at det gjennomføres en risikovurdering av effekten endringen i ressursdisponeringen vil få for den samlede beredskapen i regionen før arbeidet med endringene settes i verk. 5) Styret forutsetter at tiltak som påvirker ambulanseberedskapen i regionen planlegges og iverksettes i god dialog med sykehusforetakene og berørte kommuner. 6) Med henvisning til saksutredningen slutter styret seg til at administrasjonen setter i verk tiltak på følgende områder: a. Kutt i innkjøp, investeringer og drift b. Reduksjon i driftskostnader IKT c. Kommunikasjon d. Overføre nasjonale og regionale prosjekter til HMN RHF g Kutt i ledelse og staber Ambulanse Midt-Norge HF står overfor store oppgaver i 2014 og styret ber administrerende direktør om at det ikke gjennomføres en reduksjon i ledelse og stabsstillinger som vil medføre en utilrådelig svekkelse av HMS-situasjonen for ledelse/stab, risiko for redusert ivaretakelse av daglig drift og redusert kvalitet i prosjekt for overføring av ambulansetjenesten til sykehusforetakene. h. Kutt i faglige kompetansetiltak Styret ber administrerende direktør om å videreføre den planlagte paramedicutdanningen. Det tilligger administrerende direktørs fullmakt å gjøre nødvendige justeringer innenfor hvert tiltaksområde 7) På etterfølgende områder slutter styret seg til at administrerende direktør starter arbeidet med omorganisering av ressurser e.omorganisering av ressurser - Vanylven stasjon * Styret viser til invitasjon til samarbeidsavtale med Vanylven kommune og ber om at dette utredes og legges frem for styret - Ulstein stasjon - Surnadal stasjon - Sunndal stasjon - Roan stasjon Side 9 av 13
* Det bes om en særskilt vurdering av avstandsproblematikk i området - Røros stasjon - Oppdal stasjon Styret ber om at AMN HF legger helårsvirkning til grunn og vil fraråde at det gjennomføres tiltak i 2014 som fremtvinges av at foretaket kun vil oppnå delårsvirkning inneværende år. 8) Antatte strukturelle endringer (pkt f) Strukturelle endringer herunder endringer foreslått under punkt e. Omorganisering av ressurser på Tydal stasjon vil medføre delvis eller full nedleggelse av stasjoner og er ikke i tråd med vedtakskompetansen til styret i AMN HF. Foreslåtte tiltak kalt «Antatte strukturelle endringer» er begrunnet ut fra manglende rekruttering og faglige kompetansevedlikehold. Styret ber administrerende direktør videreføre arbeidet med en finne en løsning i samarbeid med berørte kommuner og Helse Nord- Trøndelag HF. 9) Styret forutsetter at tiltak som påvirker ansettelsesforhold gjennomføres i tråd med Helse Midt-Norges rammeavtale for omstillingsprosesser og drøftes med de ansattes organisasjoner. 10) Styret erkjenner at det er utfordrende å få full effekt av alle listede tiltak. Styret ber derfor om at administrasjonen utarbeider en oversikt som viser antatt effekt i 2014 og holder styret løpende orientert om gjennomføring og effekt av tiltakene. Sak 13/14 Styringsdokument og Foretaksprotokoll 2014 Styret i Ambulanse Midt-Norge HF tar orienteringen om Styringsdokumentet og Foretaksprotokollen for 2014 til etterretning. Side 10 av 13
Styret i Ambulanse Midt-Norge HF tar orienteringen om Styringsdokumentet og Foretaksprotokollen for 2014 til etterretning. Sak 14/14 Årsplanlegging styresaker 2014 Årsplanlegger styresaker 2014 vedtas med de endringer som styret bestemmer. Styremøte 15.05.14: Langtidsbudsjett /plan Helse Midt-Norge Må legges inn i årsplanleggeren. Årsplanlegger styresaker 2014 vedtas med de endringer som styret bestemmer. Side 11 av 13
Sak 15/14 Organisatorisk integrering av Ambulanse Midt-Norge HF i sykehusforetakene Orientering om overføringsprosjekt 1. Styret i Ambulanse Midt-Norge HF tar den framlagte presentasjon av prosjekt for overføring av Ambulanse Midt-Norge HF til sykehusforetakene til orientering. 2. Styret ber om å bli holdt løpende orientert om framdrift og status i prosjektet gjennom en fast sak i foretakets styremøter fram til overføring. 1. Styret i Ambulanse Midt-Norge HF tar den framlagte presentasjon av prosjekt for overføring av Ambulanse Midt-Norge HF til sykehusforetakene til orientering. 2. Styret ber om å bli holdt løpende orientert om framdrift og status i prosjektet gjennom en fast sak i foretakets styremøter fram til overføring. Sak 16/14 Eventuelt Overføring av driften ved Røyrvik ambulansestasjon til stasjonen i Namsskogan 1. Styret i Ambulanse Midt-Norge HF tar redegjørelsen om situasjonen ved ambulansestasjonene i Namsskogan og Røyrvik til etterretning. 2. Styret er innforstått med administrasjonens beslutning om overføring av beredskapen ved stasjonen i Røyrvik til stasjonen i Namsskogan. 3. Formelt er dette en midlertidig beslutning. Styret ber om at saken fremmes for styret i Helse Midt-Norge RHF for bekreftelse. Side 12 av 13
4. Styret forutsetter at endringer i ansettelsesforhold ved de to stasjonene håndteres i tråd med Helse Midt-Norges rammeavtale for omstillingsprosesser og drøftes med de ansattes organisasjoner. På grunn av at styremedlemmene ikke har hatt tid til å sette seg inn i saken da den ble lagt ut sent på kvelden 26.02, vil ikke styret behandle denne saken på dette møtet, men tar dette som en orientering fra administrerende direktør. Dette er en sak som krever en grundig behandling. Styret i Ambulanse Midt-Norge HF tar redegjørelsen om situasjonen ved ambulansestasjonene i Namsskogan og Røyrvik til orientering.. SAK 17/14 Godkjenning og signering av møteprotokoll fra møtet 27.02.14 ble godkjent og signert. Stjørdal, 27.02.14 Petter Bjørdal Inger Marit Eira-Åhrén Torbjørg Vanvik Jens Ivar Tronshart Kristen Rasmussen Lennart Waagan Frank Grydeland Irene Skaget Side 13 av 13