Lyngen kommune Møteprotokoll Lyngen valgstyre Utvalg: Møtested: Kommunestyresalen, Lyngseidet Dato: 03.06.2013 Tidspunkt: 15:20 15:40 Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Liv Solberg Medlem LYAP Karl Arvid Brose Medlem LYSP Sølvi Gunn Jensen Leder LYAP Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Reidar Lund Medl LYKRF Hans Karlsen Medl LYFRP Følgende varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Line van Gemert Reidar Lund LYHØ Merknader Innkalling og saksliste godkjent. Liv Solberg og Karl Arvid Brose valgt til å skrive under protokollen. Fra administrasjonen møtte: Navn Inger-Helene B. Isaksen Stilling Utvalgssekretær
Underskrift: Vi bekrefter med underskriftene våre at det som er ført på de sidene vi har signert i møteboka, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet. Lyngseidet 03.06.13 Liv Solberg Karl Arvid Brose Sølvi Jensen leder Inger-Helene B. Isaksen utvalgssekretær
Saksliste Utv.saksnr Sakstittel U.Off Arkivsaksnr PS 2/13 Sekretær/-er for valgstyret 2012/2317 PS 3/13 Delegasjon av myndighet 2012/2317 PS 4/13 Oppnevning av forhåndstemmemottakere 2012/2317 PS 5/13 Forhåndsstemmegivning 2012/2317
Lyngen kommune Arkivsaknr: 2012/2317-8 Arkiv: 011 Saksbehandler: Inger-Helene Isaksen Dato: 24.05.2013 Saksfremlegg Utvalgssak Utvalgsnavn Møtedato 2/13 Lyngen valgstyre 03.06.2013 Sekretær/-er for valgstyret Henvisning til lovverk: Valgloven Saksprotokoll i Lyngen valgstyre - 03.06.2013 Behandling: VEDTAK: Valgstyret tiltrer rådmannens innstilling til vedtak. Enst Vedtak: Bjørg Skogvang og Inger-Helene B. Isaksen oppnevnes som sekretærer for valgstyret 2013. Rådmannens innstilling Bjørg Skogvang og Inger-Helene B. Isaksen oppnevnes som sekretærer for valgstyret 2013. Saksopplysninger Generelle opplysninger om saken Valgstyret har ansvar for gjennomføringen av Stortings- og Sametingsvalget 2013. Den enkelte kommune bestemmer selv organisering av de administrative oppgavene. Det har vært vanlig at valgstyret selv har utpekt sekretær/-er som tar seg av de administrative og praktiske arbeidet i forbindelse med tilretteleggingen og gjennomføringen av valget. De senere årene har det blitt oppnevnt to sekretærer som har overlappet hverandre og til en viss grad
fordelt arbeidsoppgaver. Ved dette valget krever dessuten Kommunaldepartementet at det skal være minst to fra hver kommune som får opplæring i valgprogrammet EVA. Forhold til overordnet plan og øvrige vedtak Økonomiske konsekvenser Sekretærene gis en godtgjøring for det ansvaret valget medfører (fastsettes i egen sak). Risiko- og sikkerhetsmessige konsekvenser Miljøkonsekvenser Vurdering av alternativer og konsekvenser Rådmannen vil tilrå at ordningen med to sekretærer videreføres og at kommunen benytter seg av den kompetansen Skogvang/Isaksen har opparbeidet seg på valg.
Lyngen kommune Arkivsaknr: 2012/2317-9 Arkiv: 011 Saksbehandler: Inger-Helene Isaksen Dato: 24.05.2013 Saksfremlegg Utvalgssak Utvalgsnavn Møtedato 3/13 Lyngen valgstyre 03.06.2013 Delegasjon av myndighet Henvisning til lovverk: Kommunelovene og valgloven Saksprotokoll i Lyngen valgstyre - 03.06.2013 Behandling: VEDTAK: Valgstyret tiltrer rådmannens innstilling til vedtak. Enst Vedtak: Rådmannen innvilges delegasjonsfullmakt i alle enkeltsaker eller type saker som ikke er av prinsipiell betydning der vedtaksmyndigheten er tillagt valgstyret etter valgloven. Vedtaket er fattet med hjemmel i kommunelovens 10 nr. 4 og 23 nr. 4. Rådmannens innstilling Rådmannen innvilges delegasjonsfullmakt i alle enkeltsaker eller type saker som ikke er av prinsipiell betydning der vedtaksmyndigheten er tillagt valgstyret etter valgloven. Vedtaket er fattet med hjemmel i kommunelovens 10 nr. 4 og 23 nr. 4. Saksopplysninger Generelle opplysninger om saken Kommunelovens bestemmelser om delegering av myndighet kommer til anvendelse. Delegeringsadgangen omfatter enkeltsaker eller type saker som ikke er av prinsipiell betydning.
Valgstyrets leder, et arbeidsutvalg eller rådmannen kan gis vedtaksmyndighet om tillegger valgstyret etter loven. Konkrete enkeltsaker kan delegeres. I tillegg gis det adgang til delegering i «typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning.» Myndighet som typisk vil være av prinsipiell betydning og som dermed ikke kan delegeres, er f.eks forkasting av stemmesedler. Vurdering av alternativer og konsekvenser Rådmannen viser til at det av praktiske hensyn for gjennomføringen av forberedelsene til valget er nødvendig med delegasjon av kurante og konkrete enkeltsaker. Det gjelder saker av ren praktisk art f.eks å sette opp manntall, utlegging, kunngjøringer etc.
Lyngen kommune Arkivsaknr: 2012/2317-10 Arkiv: 011 Saksbehandler: Inger-Helene Isaksen Dato: 24.05.2013 Saksfremlegg Utvalgssak Utvalgsnavn Møtedato 4/13 Lyngen valgstyre 03.06.2013 Oppnevning av forhåndstemmemottakere Henvisning til lovverk: Valgloven med forskrift Saksprotokoll i Lyngen valgstyre - 03.06.2013 Behandling: VEDTAK: Valgstyret tiltrer rådmannens innstilling til vedtak. Enst Vedtak: Som forhåndstemmemottakere i Lyngen kommune oppnevnes: Bjørg Skogvang, Inger-Helene B. Isaksen, Eva Holm, Åse Henriksen, Tove Nilsen, Tone Lyngdal, Ellinor Larsen, Synnøve Samuelsen og Hanne Jakobsen. Rådmannens innstilling Som forhåndstemmemottakere i Lyngen kommune oppnevnes: Bjørg Skogvang, Inger-Helene B. Isaksen, Eva Holm, Åse Henriksen, Tove Nilsen, Tone Lyngdal, Ellinor Larsen, Synnøve Samuelsen og Hanne Jakobsen. Saksopplysninger Generelle opplysninger om saken I forbindelse med forhåndsstemmegivningen må det oppnevnes et tilstrekkelig antall forhåndsstemmemottakere for å ta seg av den ordinære forhåndsstemmingen, tidligstemmegivning, ambulerende stemmegivning og forhåndsstemmegivning på institusjonene. Det skal være to stemmemottakere tilstede ved mottak av alle typer forhåndsstemmer. Forhåndsstemmemottakerne skal gis nødvendig opplæring.
Det følger av valglovens 8-2 a) at det er valgstyret som oppnevner stemmemottakere innenriks. Listekandidater kan ikke være forhåndsstemmemottakere. Vurdering av alternativer og konsekvenser Det må oppnevnes det antall stemmemottaker som er nødvendig for å gjennomføre forhåndsstemmegivningen på en tilfredsstillende måte.
Lyngen kommune Arkivsaknr: 2012/2317-11 Arkiv: 011 Saksbehandler: Inger-Helene Isaksen Dato: 24.05.2013 Saksfremlegg Utvalgssak Utvalgsnavn Møtedato 5/13 Lyngen valgstyre 03.06.2013 Forhåndsstemmegivning Henvisning til lovverk: Valgloven Saksprotokoll i Lyngen valgstyre - 03.06.2013 Behandling: VEDTAK: Valgstyret tiltrer rådmannens innstilling til vedtak. Enst Vedtak: Forhåndstemmegivningen i Lyngen vil bli gjennomført slik: Servicekontoret på Rådhuset, Lyngseidet fra den 12.august til og med 6.september 2013 mellom kl 08.00 og kl 15.00 på hverdager. Videre holdes det åpent lørdag 31.august fra kl 10.00 13.00 og torsdag 5.september fra kl 15.00-18.00. Lenangen omsorgssenter den 3.september 2013 mellom kl 11.00 og kl 18.00. Videre fredag 30. august 2013 på Lenangen skole fra kl 12.00 19.00. Lyngstunet helse- og omsorgssenter 5.september 2013 mellom kl 10.00 og kl 14.00. Frist for søknad om ambulerende forhåndsstemmegivning settes til tirsdag 3.september 2013. Valgsekretærene i samråd med valgstyrets leder gis myndighet til å foreta endinger og evt gjennomføre nye tiltak i forbindelse med økt påtrykk for å avgi forhåndsstemmer.
Rådmannens innstilling Forhåndstemmegivningen i Lyngen vil bli gjennomført slik: Servicekontoret på Rådhuset, Lyngseidet fra den 12.august til og med 6.september 2013 mellom kl 08.00 og kl 15.00 på hverdager. Videre holdes det åpent lørdag 31.august fra kl 10.00 13.00 og torsdag 5.september fra kl 15.00-18.00. Lenangen omsorgssenter den 3.september 2013 mellom kl 11.00 og kl 18.00. Videre fredag 30. august 2013 på Lenangen skole fra kl 12.00 19.00. Lyngstunet helse- og omsorgssenter 5.september 2013 mellom kl 10.00 og kl 14.00. Frist for søknad om ambulerende forhåndsstemmegivning settes til tirsdag 3.september 2013. Valgsekretærene i samråd med valgstyrets leder gis myndighet til å foreta endinger og evt gjennomføre nye tiltak i forbindelse med økt påtrykk for å avgi forhåndsstemmer. Saksopplysninger Generelle opplysninger om saken I forbindelse med årets valg skal det være anledning til å avgi forhåndsstemmer. Innenriks foregår forhåndsstemmegivningen fra og med 12. august og fram til siste fredag før valget, jfr. valglovens 8-1. I år vil det også vært mulig å avgi tidlig forhåndsstemme fra 1.juli. Valgstyret bestemmer hvor det skal mottas forhåndsstemmer. Det er imidlertid et lovfestet krav om at det skal avholdes forhåndsstemmegivning på helse- og sosialinstitusjoner. Valgstyret må vurdere hvor mange steder det er behov for å ha forhåndsstemmemottak i kommunen. Det samme gjelder lokalenes åpningstider. Loven bygger på en forutsetning om at det i hele perioden skal være mulig å forhåndsstemme minst ett sted. Dette gjelder bare på vanlige arbeidsdager. Videre er det nå fastsatt krav om at det skal være internett tilgjengelig på forhåndsstemmelokaler. Valgsystemet EVA skal benyttes og at alle velgerne skal legge stemmeseddelen rett i urna. Kommunene blir oppfordret til å tenke nytt og kreativt mht forhåndsstemmegivningen. Videre blir kommunene oppfordret til å vurdere åpningstidene nøye. Departementet mener det er grunn til å ha langåpent og kommunen bør også vurdere å holde åpent lørdager. Servicekontoret på kommunehuset på Lyngseidet vil være åpen hele forhåndsstemmeperioden, på hverdager fra kl 08.00 15.00. I Ytre Lyngen legges det opp til at befolkningen gis muligheter til å forhåndsstemme på Lenangen omsorgssenter samme dag som beboerne får tilbud til å avgi forhåndsstemme. Videre legges det opp til ett forhåndsstemmemottak på Lyngstunet helse- og omsorgssenter. Velgere som på grunn av sykdom eller uførhet ikke kan avgi stemme der det avholdes forhåndsstemmegivning, kan etter søknad til valgstyret avgi forhåndsstemme der de oppholder seg. Valgstyret fastsetter frist for når søknaden må være kommet til kommunen. Fristen skal settes til et tidspunkt mellom tirsdag og fredag den siste uken før valget. Ordningen skal også kunngjøres.
Ved valget i 2011 ble det avholdt forhåndsstemmegivning på Støa og på Joker i Nord-Lenangen en lørdag tidlig i september. Det var ikke stor oppslutning om dette tilbudet. Siden det nå er krav om internett i forhåndsstemmelokalet anbefales det nå at det gis ett utvida tilbud på Rådhuset (lørdag/langdag) og at en også gis tilbud på Lenangen skole i forbindelse med at flere fra rådhuset har en «utekontordag» der. Valgstyret skal kunngjøre tid og sted for forhåndsstemmegivningen. Økonomiske konsekvenser Åpningstid og tilbud utover vanlig ekspedisjonstid på Servicekontoret vil medføre økte kostnader til bla skyss og lønn. Vurdering av alternativer og konsekvenser Siden det nå er krav om at EVA skal benyttes ved forhåndsstemmegivningen bør en i stor grad legge forhåndsstemmemottak til lokaler der vi har sikkert internett tilgang. Rådmannen vil derfor rå til at det gis et utvida tilbud på Rådhuset og at en gir tilbud i Ytre Lyngen på en «utekontordag» på Lenangen skole i tillegg til det lovbestemte tilbudet. Valgsekretærene må uansett følger nøye med i utviklingen i pågang for å avgi forhåndsstemmer og evt iverksette tiltak for å imøtekomme et økende behov for å avgi stemmer.