OPTIMA delprosjekt Personal fokusområdet tilsetting Rapport om fokusområdet tilsetting Til: OPTIMA styringsgruppe Fra: Optima Personal - delprosjektgruppen Dato: 11.11.08 Vedlegg: Fordeler og ulemper ved alternative løsninger Prosessbeskrivelser for tilsetting av vitenskapelig stilling, vitenskapelig toppstilling og teknisk/administrative stillinger Bakgrunn Delprosjektet har tidligere fremmet forslag til løsning for fremtidig situasjon innen fokusområdet rekruttering. Vedtak ble som følger: 1. Styringsgruppen ønsker at løsningen skal presiseres i forhold til: a. hvordan ikt-system skal benyttes for å bedre kommunikasjonen og øke effektiviteten b. defineringer og vurderinger av hva som er det rette tjenestetilbud til riktig kvalitet c. detaljerte roller og prosessbeskrivelser for framtidig løsning 2. Styringsgruppen ønsker at delprosjekt Personal videreutvikler sin løsning for fokusområdet rekruttering, og fremmer forslaget på nytt. Beskrivelse og vurderinger Delprosjektet har nå utarbeidet detaljerte rolle og prosessbeskrivelser for dagens løsning innen faglige og teknisk- administrative stillinger (vedlagt). Tilsetting av rektorat, dekaner og direktører er utelatt i denne omgang, da volumet av tilsettinger i disse kategoriene er relativt lavt. Fokuset har vært på selve tilsettingsprosessen, dvs at personalplanlegging og mottak og sosialisering av nytilsatte er holdt utenfor i prosessbeskrivelsen. Delprosjektets vurdering av hva som er det rette tjenestetilbud til riktig kvalitet fremgår indirekte av prosessbeskrivelsen. Dagens løsning er 7 avdelingsvise tilsettingsorgan for faglige stillinger, ett sentralt for teknisk administrative stillinger og ett sentralt for faglige toppstillinger. Saksbehandling er desentral, dvs distribuert til den enhet hvor personalet skal tilsettes. Utfordringer med dagens løsning: o Spredt kompetanse - mange involverte; saksbehandlere, ledere på de ulike nivåene og medlemmer av tilsettingsorganene. o Sårbarhet mange relativt små enheter involvert; vurderes å gi større sårbarhet enn færre og større enheter. o Ressursbruk -mange tilsatte involvert i tilsettingsprosessene totalt ved HiST. o Tidsaspektet ved tilsettinger - omfattende prosedyrer. Som alternativ til dagens løsning er det vurdert ulike kombinasjoner mellom ytterpunktene dagens løsning og en løsning med ett sentralt tilsettingsorgan og sentral saksbehandling (vurdering av fordeler og ulemper vedlagt). Delprosjektet anbefaler at dagens løsning videreføres. Begrunnelse for avdelingsvise tilsettingsorgan: Ett sentralt tilsettingsorgan for faglige stillinger har vært prøvd før uten at det ble opplevd som noen god ordning. Det er vanskelig å se for seg en sammensetning av ett fast sentralt tilsettingsorgan som dekker behovet for faglig innsikt på en god måte. Organ og saksmengde Nov. 08 Side 1 av 3
OPTIMA delprosjekt Personal fokusområdet tilsetting ville blitt for omfangsrik. Å innkalle medlemmer ved behov vurderes heller ikke som en god løsning. Avdelingene har i dag fleksible tilsettingsorgan som kan kalles sammen på kort tid. Medlemmene har stort sett inngående kjennskap til avdelingens fagportefølje, satsingsområder og strategimål, samt kunnskap om tilsettingsarbeid da de er valgt for en 4-års periode. Ett sentralt tilsettingsorgan for teknisk administrative stillinger og ett for faglige toppstillinger vurderes imidlertid fortsatt å være mest hensiktsmessig grunnet krav til sammensetning som reguleres av lovverket (hhv tjenestemannsloven og universitets- og høyskoleloven). Begrunnelse for desentral saksbehandling: Det er mulig med en løsning hvor saksbehandlingen sentraliseres og legges organisatorisk under Seksjon for personal- og organisasjonsutvikling (SPO). Et tungtveiende argument i mot er at tilsettingsarbeid bare utgjør en del av saksbehandlernes arbeid. Sentralisering av saksbehandlingen av alt tilsettingsarbeid vil kanskje kreve 2-3 årsverk. En mulig løsning kunne være også å sentralisere resterende årsverk eller la dem som fortsatt blir i dekanstabene dele seg på færre avdelinger. En evt. sammenslåing av avdelinger vurderes imidlertid å være utenfor delprosjektets mandat. En annen løsning kunne være en sammenslåing til færre (personal-)administrative enheter der hver enhet betjener flere avdelinger, slik at alle dekanstabene har tilgang til noe personaladministrativ kompetanse. Delprosjektets vurderer det slik dagens løsning med desentral saksbehandling er det mest hensiktsmessige, blant annet grunnet viktigheten av fysisk nærhet mellom saksbehandler og øvrige aktører i prosessen. Prosesskartet viser at saksbehandler fungerer som et slags nav og en pådriver i prosessen. En mer sentralisert løsning, med større grad av formalisert samhandling, vurderes å gi en lavere effektivitet i prosessen. Kvalitet, så vel som framdrift, i rekrutteringsarbeidet fremmes av de tette relasjonene på avdelingen, der saksbehandler har kontinuerlig og tett kontakt med dekan, programansvarlige og andre som til enhver tid er involvert i tilsettingsprosessen. Man kan vanskelig trekke ut selve rekrutteringsprosessen fra personalkonsulentens gjøremål uten å se dette i sammenheng med alle de andre oppgavene som ligger til dette ansvarsområdet; både de som skal behandles i tilsettingsorganer og øvrige personaladministrative saker. Det foregår en tett samhandling ute på avdeling, der saksbehandler/personalkonsulent, på daglig basis, fungerer som en ressurs og støtte for dekan og programansvarlige. Ressurs- og kompetansevurdering: Tidligere ressurskartlegging av tid brukt til tilsettingsarbeid ved HiST viser at dette utgjør ca 4,5 årsverk. Her må det tas forbehold om kartleggingens validitet. Ved sentralisering av saksbehandling og tilsettingsorgan vil det muligvis være potensial for å spare inn ca ett årsverk. Den største gevinsten ville man kunne hente ved økt grad av sentralisert saksbehandling. Dette vil etter vår vurdering ikke veie opp for ulempene. Det faktum at 7 avdelinger har nærmest like prosesser er et tydelig tegn på at høgskolen har gode og gjennomarbeidede rutiner på dette området. Saksbehandlerne ute på avdelingene er pr i dag godt utnyttet da disse også har også har andre oppgaver de utfører for dekaner og programansvarlige. Sårbarheten ved dagens løsning vurderes å være håndterbar. Ved å videreføre personalforum skapes ett nettverk på personalsiden som bidrar til å øke samhandling og støtte på tvers av enhetene. I utsatte perioder, f eks ved sykdom, permisjoner og oppsigelser, kan man også Nov. 08 Side 2 av 3
OPTIMA delprosjekt Personal fokusområdet tilsetting risikere at mellomledere må ta et større løft i tilsettingsprosessen og en økt bruk av SPO. Dette vurderes ikke å være kritisk på kort sikt. Kvalitet i tilsettingsarbeidet er viktig da prosessene er omfattende og det er snakk om store og langsiktige investeringer. Utfordringer mht spredt og noe variabel kompetanse foreslås å løses ved ulike tiltak som tar sikte på å øke kompetansen blant interne deltakere i prosessen. Forslag til løsning Arbeidsgruppens prinsipielle løsning: Ut i fra en administrativ innfallsvinkel er det ikke nødvendig å endre på dagens rutiner, ansvarsfordeling og prosesser i høgskolen angående rekruttering. Det anbefales å iverksette tiltak for å bedre dokumentasjon av prosessene kompetansen til og opplæring av tilsatte som er involvert i tilsettingsprosessen kommunikasjonen og redusere dobbeltarbeid i tilsettingsprosessen ved mer effektiv bruk av ikt-systemer. Arbeidsgruppen viser til 8 foreslåtte tiltak: 1. Prosessdokumentasjon - oppdateres og gjøres lett tilgjengelig. 2. Årlige kurs/samlinger - for ledere, saksbehandlere og medlemmer av tilsettingsorgan. 3. Grunnkurs ved oppstart samlet opplæring for nye ledere, saksbehandlere og medlemmer av tilsettingsorgan. 4. Individuell opplæringspakke for dem som ikke fanges opp av grunnkurs ved oppstart. 5. Videreføre personalforum. 6. Utarbeide maler i ephorte (standarder for brev til søkerne, tilbudsbrev osv). 7. Elektronisk saksbehandling og kommunikasjon som standard i alle ledd i tilsettingsprosessen. 8. Felles rutiner for mottak av nytilsatte. Delprosjektgruppen har i tillegg ansvars- og tidssatt hvem som bør gjennomføre tiltakene. For dette fokusområdet er derfor M5 Når tiltaksplaner foreligger og M6 Gjennomføringsplan for tiltakene i stor grad gjort. Konsekvenser av forslag: Delprosjektets anbefaling medfører ingen endringer av organisering, ansvar, tilsettingsmyndighet etc. Det påpekes at dagens prosesskart vil kunne anvendes uavhengig av avdelingenes fremtidige størrelse og lokalisering. Størrelse på enhetene vil imidlertid påvirke grad av saksmengde og derigjennom profesjonalisering. En endring i organisering og lokalisering vil være et grunnlag for å vurdere organisering av de personaladministrative funksjonene, herunder tilsettingsarbeidet, på nytt. Ved en eventuell sammenslåing av avdelinger og større grad av samlokalisering vil det også være aktuelt med en større grad av sentralisering av tilsettingsarbeidet. Nov. 08 Side 3 av 3
OPTIMA Personal - fokusområdet tilsetting vedlegg 1 1/2 organ /"sentral" saksbehandling 8/9 organ / desentral saksbehandling fordeler ulemper fordeler ulemper profesjonalisering av saksbehandlingkonsentrasjon av kompetanse profesjonalisering av tilsettingsorgankonsentrasjon av kompetanse underskudd på lokal medbestemmelse nærhet Kompetanse i saksbehandling Kompetanse i tilsettingsarbeid i tilsettingsorganet underskudd på lokalkunnskap lokalkunnskap redusert sårbarhet reisetid mindre reisetid sårbarhet færre involverte i tilsettingsorganene geografisk avstand lokal medbestemmelse samordnet saksbehandling ensformig arbeid fleksibel saksbehandling færre saksbehandlere færre årsverk? formalisering og standardisering lite faglig kompetanse i tilsettingsorgan relatert til hver sak vanskeligere for saksbehandler å være pådriver i prosessen Stor saksbehandlingsmengde Antatte vansker med å rekruttere medlemmer av tilsettingsorgan dersom stor arbeidsmengde større bredde på diskusjonene faglig kompetanse i tilsettingsorgan enklere for saksbehandler å være pådriver i prosessen nærhet - uformelle diskusjoner med leder ulik saksbehandling ulik organbeslutning
Tilsetting av tekn/adm-stillinger del 1 Tilset.råd Pers.dir SPO søker Leder Personalkonsu lent avd./spo dekan/ seksj.dir. Behov for tilsetting Utarb. Av / - AVD / oversending Kontroll av til tilsetn.råd vedtaksforslag Vedtak Faglig innspill til - AVD Kontroll av / Saks.f.legg SEKSJONER Utarb. Utlysningstekst / saksf.legg- SEKSJONER utlysning Søknad Søkerlister, bekreftelse etc. Bekreftelse, orientering, søkerliste 1
Tilsetting av tekn/adm-stillinger del 2 søker leder Utvelgelse til intervju Innkalling til intervju Intervjuer Ref.sjekk etc. Vurdere første lønnstilbud Tilbud 2 Personalko nsulent avd./spo 1 Innkal. intervju Utarb. innstilling 3 Dekan / seksj.dir Godkj innstilling spo Saksb. sv tilbud Pers.dir /HD Tilset.råd Vedtaksforslag Vedtak tillsetn. Beslutte første lønnstilbud
Tilsetting av tekn/adm-stillinger del 3 søker Leder 2 Svar, evt nytt lønnskrav Vurdere lønnskrav Tilbud / svar Aksept / avslag Arbeidsavtale, + + Brev til alle søkere Personalko nsulent Lønnskrav? Framlegge lønnskrav Nytt tilbudsbrev Aksept? Utarb. arbeidsavtale Avslutte sak nei Dekan / seksj.dir Innstilling lønnskrav 3 SØR / arkiv SPO/HD Tilset.utvalg Beslutte lønnstilbud saksdok
Tilsetting av vitenskapelige stillinger del 1 Personalkons Sakky. utvalg Tilset.utvalg dekan søker Faglig leder ulent Behov for tilsetting Utarb. av sakaframlegg Vedtak utlysningtekst Faglig innspill til utlysning Søknad Søkerregistering Forslag til medlemmer sakky. utvalg Saksframlegg sakkyndig utvalg Vedtak sakkyndig utvalg Sønader etc. Bekreftelse, off. søkerliste Orientering om tilset. prosess. Utsendelse søkere, sakky.utv, div papirer etc.. Vurdering 1
Tilsetting av vitenskapelige stillinger del 2 søker Faglig leder Sakky. uttalelse Sakky. uttalelse Søkers merknader Evt. tillegsutalelse fra saksky. ut. Evt. tillegsutalelse fra saksky. ut. Utvelgelse til intervju Innkalling til intervju, evt. prøveforelesning Gjennomføre intervjuer / prøveforelesninger Ref.sjekk etc. Vurdere lønnstilbud Tilbud 2 Personalkons ulent Utsending sakkyndig uttalelse Saksbeh merkn. Etc. Innkal. Intervju / prøveforelesning Saksbeh. innstilling Tilbud- saksbeh 3 dekan / innstilling Tilset.- utvalg Vedtak tilsetting Sakky. utvalg 1 Sakky uttalelse Behandle søkernes merknader SPO / HD Beslutte evt. høyere lønnsinnplasseing
Tilsetting av vitenskapelige stillinger del 3 søker Faglig leder 2 Svar, evt nye krav Vurdere krav Tilbud / svar Aksept / avslag arbeidsavtale Brev til alle søkere Personalkon sulent krav? ja Saksbeh. krav Nytt tilbudsbrev Aksept? ja Utarb. arbeidsavtale Avslutte sak nei SPO/HD Sakkj. utvalg Tilset.utvalg dekan Innstilling krav nei Beslutte tilbud 3 Til SØR / arkiv
Tilsetting av vitenskapelig toppstillinger del 1 Personalkonsulent Rektor / HD SPO Sakky. utvalg Tilset.utvalg dekan søker Faglig leder Behov for tilsetting Utarb. av Vedtak forslag til utlysningtekst Lage Faglig innspill til utlysning Søknad Søkerlister, etc. Forslag til medlemmer sakky. utvalg Saksbeh. Opprett sakkyndig utvalg Vedtak forslag sakkyndig utvalg Lage sakkyndig utvalg Bekreftelse, off. søkerliste Orientering om tilset. prosess. Utsendelse til søkere, sakky.utv, Sønader etc. Vurdering 1 HS tilsetn. utvalg Vedta Vedta sakkyndig utvalg
Tilsetting av vitenskapelig toppstillinger del 2 søker Faglig leder Sakky. uttalelse Sakky. uttalelse Søkers merknader Evt. tillegsutalelse fra saksky. ut. Evt. tillegsutalelse fra saksky. ut. Utvelgelse til intervju Innkalling til intervju, evt. prøveforelesning Gjennomføre intervjuer / prøveforelesninger Ref.sjekk etc. Tilbud 2 Personalkonsulent Utsending sakkyndig uttalelse Saksbeh merkn. Etc. Innkal. Intervju / prøveforelesning Saksbeh. innstilling Rektor / HD SPO Sakky. utvalg Tilset.utvalg dekan 1 Sakkyndig uttalelse Behandle søkernes merknader Saksframlegg innstilling Vedtak av forslag til tilsetting Saksbeh. tilsetting Vurdere lønnstilbud Tilbud- saksbeh Beslutte tilbud 3 HS tilsetn. utvalg Vedtak tilsetting
Tilsetting av vitenskapelig toppstillinger del 3 søker Faglig leder 2 Svar, evt nye krav Tilbud / svar Behandle tilbud arbeidsavtale Brev til alle søkere Personalkonsulent Avslutte sak Rektor / HD SPO Sakkj. utvalg Tilset.utvalg dekan krav? ja Vurdere krav Saksbeh. krav Beslutte tilbud nei Nytt tilbudsbrev HS tilsetn.u tvalg Aksept? nei ja 3 Utarb. arbeidsavtale Til SØR / arkiv