MN-fakultetet: Administrativt utviklingsprosjekt

Transkript

1 MN-fakultetet: Administrativt utviklingsprosjekt Referat fra møte 2.desember 2014 Arbeidsgruppe for personal og driftsstøtte Tilstede: Andrea Grimnes, Astrid Breivik, Bjørn Arild Pettersen, Linda Vagtskjold, Elin Pedersen, Tove-Lise Størksen, Jan Petter Hansen, Nina Berg-Johannesen, Anne Lien Referent: Kristine Breivik 1) Orientering: Hva har skjedd siden sist? Komiteer postdoc: De nye reglene skaper reaksjoner. Totrinns-behandling med sakkyndigkomite og intervjukomite som skal arbeide uavhengig synes tungvint. Mister helhetsvurderingen, ikke godt nok grunnlag. Er en totalitet, og to adskilte rapporter kan gi dårligere kvalitet i bedømmelsen. Postdoktorkandidater har ikke så stor produksjon. Oppsummering: Politisk spørsmål utenfor gruppens ansvarsfelt, men kan muligens kommenteres i rapporten. Personalforum: Ny organisering avtalt. 1 gang pr måned, oftere ved behov. Linda, Terje R. og Bente Jensen har fått ansvar for vårsemesteret Det har vært avholdt to møter i personalforum siden sist arbeidsgruppe møte. Wiki for personaladm på plass. Sjekklisten fra 2012-prosjektetet kan legges ut på wikien slik den er nå, med kommentar «Blir gjennomgått i 2015». Helge har holdt presentasjon for styringsgruppen for det sentrale organisasjonsutviklingsprosjektet. Strategiprosessen har fått egne nettsider, og torsdag 27. november ble det avholdt allmøte om prosessen. Administrativt utviklingsprosjekt ble omtalt som et viktig delprosjekt i strategiprosessen 2) Status rutiner og maler (lenke til wiki) Personalwikien/ressursdatabasen Gode tilbakemeldinger på strukturen på wikien. Mange muligheter for videreutvikling. Viktig at vi ikke lager to systemer, mye finnes allerede på nett på de sentrale sidene. Vi skal ikke dublere! Eksempel: Medarbeiderhåndboken, lederhåndboken. Folk må lære seg å bruke de sentrale sidene. Bør lage en innledning til wikisidene som beskriver hvor man kan finne den ulike informasjonen og hva som ligger på den lokale wikien. Godt egnet for deling av «best practice» Wikien må utformes på en måte som gjør den lett å vedlikeholde. Hvordan skal vi organisere det fremover? Foreløpig kan ansvaret ligge hos Annette S. nå i prosessen. Andrea får fullmakt til å jobbe sammen med Annette Vedlikehold: Driftsfasen- komme tilbake til dette Må definere oppgaver og definere roller Definere organisering

2 2 Gjennomgang av sjekklister og utarbeide rutinebeskrivelser Gruppen som ble nedsatt i sist arbeidsgruppemøte for å gjennomgå sjekklister og utarbeide rutinebeskrivelser, vil kunne starte opp på nyåret. Astrid tar ansvar for å finne et siste medlem og definere ansvar for igangsetting av arbeidet. 3) Organisering av personalarbeidet ved fakultetet Hovedfokus: Dagens modell kan vi få til mer tilnærmet ettnivåbehandling? Hva kan endres? Andrea oppsummerte fra diskusjonen forrige gang: Rekrutteringseksjon vurdert tidligere, denne gangen er temaet hva vi kan få til innenfor dagens modell. Momenter fra diskusjonen: Hva kan vi gjøre innenfor dagens modell? Storvariasjon på instituttenes behov. Finnes ingen enkel løsning. Verdt å høre på de instituttene som er store. Bør etterstrebe å få en struktur som er likest mulig som de store instituttene. Samlokalisering er en viktig del av dette. Personalsaker løses best der folk er. Nærhet. Fakultetet er et strategisk nivå. Regelverket krever at ting kvalitetssikres på fakultetsnivået. Går an å tenke fremtidsrettet, foreslå løsninger som kan implementeres senere Om robusthet Administrativ robusthet ikke godt argument for sammenslåing faglig vurdering avgjørende. Det enkle: beholder strukturen vi har idag - låne medarbeidere ved behov. Prioritering av egen enhet vil være en utfordring. Ide: Forpliktende teamsamarbeid med fakultetet Flytt opp: Systematisert utlånskapasitet Vanskelig å vedta en modell for hjelpsomhet. Idag er det veldig fleksibelt, vi låner ut ved behov. Krever formalisering og planlegging med ledig kapasitet. Hvis vi skal gå for dagens modell: Hvordan skal vi få til enhetlig saksbehandling? Felles rutiner, struktur, spisskompetanse, informasjonsdeling, gode maler, definere ansvar Sikrer også at ting kan løses lokalt. Selv de små skal fungere. Når vi har fått på plass rutinebeskrivelsene, da vil vi se kva vi trenger. Flytte myndighet er et helt annet spørsmål. God på å dele vs et nivå. Klargjøre hva som trengs å gjøres hvor. Teamgrupper? Ansvar sammen. Fakultetet idag: spisskompetanse. Fremtid: kjenner det enkelte institutt bedre Robusthet på fakultetet vs robusthet ved instituttene

3 3 Om dagens organisering ved fakultetsadministrasjonen: 1. Dagens organisering og ansvarsfordeling er historisk betinget Vil endre seg i forbindelse med generasjonsskiftet Har vært en styrke så langt Det er allerede endel overlapp 2) Rekruttering Kan godt være et utviklingspunkt Kapasiteten i dag en utfordring - de ulike saksbehandlerne har svært klare ansvarsområder og stor arbeidsbyrde 3) Feltet personal er mer myndighetsstyrt enn mange andre administrative områder Det kan vi ikke gjøre noe med Alternativ modeller: A) To minifakulteter nytt forslag fremmet i møtet (kan det gjøre UiB bedre?). Krever lokal service ved instituttet, kan være inne i modellen. Nærhetsbehovet må dekkes i modellen. Institutt og fakultetsnivå i ett. Administrasjonssjef og førstelinjetjeneste ved instituttene (ref Oslo) Et fakultet (fakultetsadministrasjon) på Marineholmen, et i høyden. Dele fakultetsadministrasjonen, lokalisere deler på Marineholmen. Vi må tørre å tenke nye løsninger! B) Rekrutteringsseksjon diskutert som et mulig alternativ i forrige møte. Rekrutteringsseksjonen som ved MOF. Modellen støttes av flere i arbeidsgruppen- særlig sjeldne utlysninger. Sikrer spisskompetanse. Personalkonsulenten (fra fakultetet) på siste møte. C) Kan man samle alt på fakultetet? Ressursene Kompetansen Eierskap til sakene Hvis vi hadde bedre overlapp, ville vi vært mer robuste. I motstrid til nærhetstanken. Hvordan skal vi lande dette??? Et lederansvar å bestemme Rapporten skal inneholde for og motargumenter Hvordan skal vi klare å gjøre objektive vurderinger? Hva trenger vi for å kunne konkludere (når vi sender rapporten)? Ønsker vi å konkludere? Forholde oss til mandatet Dissens er uproblematisk Spørsmålet om å avgi ressurser Overgangsfase med mer ressurser mulig?

4 4 4) Førstelinjetjenesten (status og videre oppfølging) Fellesekspedisjon Fellesrutiner og maler Dokumentsenterfunksjonen bør utredes Kristine og Nina kaller inn til møte. 5) Kontakt vitenskapelige utsendte spørsmål Det er sendt ut forespørsel om innspill fra vitenskapelige sparringpartnere, svarfrist 9. desember. Fra vår gruppe lyder spørsmålene: REKRUTTERING AV NYE MEDARBEIDERE -Hva mener du er de største utfordringene knyttet til UiB/MN/Instituttets gjennomføring av rekrutteringsprosesser? -Hvordan kan administrasjonenen bidra til å avhjelpe disse? -Hvilke andre tidstyver (ikke-administrative) ser du, og hva kan gjøres? 6) Plan for videre arbeid Detaljert tidsplan Arbeidsgruppe for personal og driftsstøtte Detaljert tidsplan Arbeidsgrupp e for personal og driftsstøtte Tidspunkt Hendelse Aktivitet/Orga Ansvarlig Status n 29.sep Oppstartsmøte med gruppeledere AG KB Fullført 03.okt Survey til alle ansatte AGL Fullført 24.okt Oppstartsmøte AGL Fullført 05.nov Møte(r) med representanter på MOF AGL Fullført 07.nov Gruppemøte: Saksbehandling på ett nivå - AG AGL Fullført Innledende diskusjon og premisser for videre arbeid. 19.nov Gruppemøte: Nye AG AGL Planlagt medarbeidere/kompetanse/organisering 02.des Gruppemøte: Rutiner og maler/dagens AG AGL Planlagt modell 17.des Julemøte Arbeidsgrupper og PG/AG JG Bestilt Prosjektgruppe. Status og Quickwins. Oppgaver i grenseland. 16.des Gruppeledermøte KB Planlagt 17.des Fellesmøte AGL Planlagt

5 5 22.des Sende innkalling og sammenfatning så KB Planlagt langt Uke 2 Møte i arbeidsgruppen AG AGL Planlagt Uke 4 Rapportmøte i arbeidsgruppen AG AGL Planlagt Uke 5 Oversendelse av rapporter AG AGL Planlagt 7) Eventuelt Notat om prøvetidsreglene ble utdelt. Kan legges på wikien, og brukes for mal for lignende notater egnet til å gi kortfattet orientering om regelverk. 12.desember 2014 Andrea Grimnes og Kristine Breivik